Centrum Doskonalenia Zawodowego CREDO Gdańsk, 15. 03. 2011 ul. Sowińskiego 12 80-143 Gdańsk mail: biuro@credo.gda.pl ZAPYTANIE OFERTOWE Wynajem sal szkoleniowych oraz zapewnienie usługi noclegowej i cateringowej podczas serii szkoleń w ramach projektu Tak, jestem ekspertem! finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego nr projektu WND-POKL.08.01.01-22-404/10 Nr postępowania: POKL/02/2011 1. Nazwa i adres Zamawiającego Centrum Doskonalenia Zawodowego CREDO ul. Sowińskiego 12 80-143 Gdańsk 2. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem niniejszego zamówienia jest: PCV 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego PCV 55100000-1 Usługi hotelarskie 1. Zapewnienie usługi noclegowej CPV 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe 2. Zapewnienie usługi cateringowej CPV 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 3. Wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposaŝeniem CPV 55130000-0 Inne usługi hotelarskie Ad. 1 Usługa noclegowa Opis: - obiekt musi znajdować się na terenie województwa pomorskiego - obiekt musi zagwarantować miejsca noclegowe na czas szkolenia 11 grup uczestników po 17 osób w kaŝdej grupie. Grupa odbywa szkolenia wg weekendowego harmonogramu: piątek, sobota, niedziela. Łącznie1496 noclegów dla uczestników szkolenia w okresie od czerwca 2011 r. do października 2012 r. - obiekt musi dysponować pokojami 2-3 osobowymi dla 15 uczestników oraz pokojami jednoosobowymi dla 2 trenerów; kaŝdy pokój wyposaŝony w łazienkę - w pokojach musi być dostęp do Internetu
- przy obiekcie musi być zlokalizowany bezpłatny parking na minimum 17 samochodów osobowych, ewentualnie cena ma obejmować miejsca parkingowe. Wykonawca umoŝliwi uczestnikom szkolenia dostęp do urządzeń i innych elementów infrastruktury hotelowej i rekreacyjnej będącej w normalnej ofercie ceny pokoju. Ad. 2 Usługa cateringowa Opis: Dla kaŝdej z 11 grup Wykonawca zapewni: a) 8 śniadań standard dla 17 osób w postaci szwedzkiego stołu, w tym co najmniej jedno danie ciepłe - łącznie 11 grup x 8 śniadań x 17 osób = 1396 porcji b) 13 przerw kawowych dla 17 osób w postaci: kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki łącznie 11 grup x 13 przerw x 17 osób = 2431 porcji c) 10 dwudaniowych obiadów dla 17 osób w postaci: gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne lub rybne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser - łącznie 11 grup x 10 śniadań x 17 osób = 1870 porcji d) 7 kolacji standardowych dla 17 osób w postaci szwedzkiego stołu: m.in. przystawki, danie ciepłe, deser, napoje zimne i ciepłe - łącznie 11 grup x 7 kolacji x 17 osób = 1309 porcji, e) 1 kolację uroczystą dla 17 osób (wg propozycji hotelu) - łącznie 11 grup x 1 kolacja x 17 osób = 187 porcji Ponadto Wykonawca zapewni stałe uzupełnianie składników przerw kawowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przedstawionych przez wybranego Wykonawcę. Ad. 3 Wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposaŝeniem Opis: - Wykonawca zapewni salę szkoleniową w kaŝdym dniu szkolenia w następujących godzinach: piątek 17-22; sobota 9-19; niedziela 9-16 a) klimatyzowana sala na 20 osób z moŝliwością indywidualnej aranŝacji ; dostęp do bezprzewodowego Internetu, sala musi być standardowo wyposaŝona w tablicę multimedialną lub ekran, rzutnik, laptop, 3 stojaki flipchart, markery. Sala posiada moŝliwość podłączenia dodatkowych 10 laptopów b) 2 salki do indywidualnych konsultacji mieszczących 4 osoby, z dostępem do internetu wykorzystywanych przez dwa dni dla kaŝdej z grup (weekend 4). 3. Termin wykonania zamówienia Od dnia 17 czerwca 2011 do dnia 28 października 2012 według schematu: grupa Weekend 1 Weekend 2 Weekend 3 Weekend 4 Weekend 5 Grupa 1 17-19. 06. 2011 2-3. 07. 2011 15-17. 07. 2011 29-31. 07. 2011 20-21. 08. 2011 Grupa 2 8-10. 07. 2011 23-24. 07. 2011 5-8. 08. 2011 2-4. 09. 2011 17-18. 09. 2011 Grupa 3 23-25. 09. 2011 1-2. 10. 2011 7-9. 10. 2011 21-23. 10. 2011 5-6. 11. 2011 Grupa 4 14-16. 10. 2011 29-30. 10. 2011 18-20. 11. 2011 25-27. 11. 2011 10-11. 12. 2011 Grupa 5 16-18. 12. 2011 14-15. 01. 2012 27-29. 01. 2012 3-5. 02. 2012 18-19. 02. 2012 Grupa 6 10-12. 02. 2012 25-26. 02. 2012 9-11. 03. 2012 16-18. 03. 2012 31. 03-1. 04. 2012
Grupa 7 13-15. 04. 2012 21-22. 04. 2012 11-13. 05. 2012 25-27. 05. 2012 2-3. 06. 2012 Grupa 8 18-20. 05. 2012 16-17. 06. 2012 22-24. 06. 2012 6-8. 07. 2012 21-22. 07. 2012 Grupa 9 29. 06-1. 07. 2012 14-15. 07. 2012 27-29. 07. 2012 10-12. 08. 2012 25-26. 08. 2012 Grupa 10 17-19. 08. 2012 1-2. 09. 2012 14-16. 09. 2012 28-30. 09. 2012 13-14. 10. 2012 Grupa 11 7-9. 09. 2012 22-23. 09. 2012 5-7. 10. 2012 19-21. 10. 2012 27-28. 10. 2012 4. Warunki udziału w postępowaniu 1. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niŝej wymienione warunki udziału w postępowaniu: 1) Dysponować odpowiednio wyposaŝonym obiektem z adekwatnym do zamówienia potencjałem technicznym, umoŝliwiającym przeprowadzenie w nim wszystkich elementów zamówienia. 2. Ocena spełniania przedstawionych powyŝej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia nie spełnia. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony w postępowaniu. 5. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełniania warunków Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych w punkcie 4 wymaga przedłoŝenia następujących dokumentów: Opisu obiektu wskazujący co najmniej jego połoŝenie, otoczenie, wyposaŝenie (w tym posiadanych sal konferencyjnych, pokoi, zaplecza rekreacyjnego), ilość miejsc parkingowych. Zamawiający zastrzega moŝliwość sprawdzenia powyŝszych informacji. Oświadczenie o standardzie i uzyskanej kategoryzacji w systemie numerycznym lub gwiazdkowym. 6. Waluta, w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia. Cena oferty zostanie podana przez Wykonawcę w PLN. 7. Opis sposobu przygotowania oferty. 1. Wymagania podstawowe 1) KaŜdy Wykonawca moŝe złoŝyć tylko jedną ofertę. 2) Oferta musi być podpisana przez osoby upowaŝnione do reprezentowania Wykonawcy. Oznacza to, iŝ jeŝeli z dokumentu(-ów) określającego(-ych) status prawny Wykonawcy(-ów) lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iŝ do reprezentowania Wykonawcy(-ów) upowaŝnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby. 3) UpowaŜnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, Ŝe jeŝeli upowaŝnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej który naleŝy dołączyć do oferty) to do oferty naleŝy dołączyć oryginał lub poświadczoną notarialnie kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upowaŝnione. 4) Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty bądź teŝ przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem. 5) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złoŝeniem oferty. 2. Forma oferty 1) Oferta moŝe być złoŝona wyłącznie w formie pisemnej.
2) Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii. 3) Zamawiający moŝe Ŝądać przedstawienia oryginału, gdy złoŝona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości. 3. Zawartość oferty Kompletna oferta musi zawierać: 1) Wypełniony Formularz Oferty 2) Dokument stwierdzający status prawny Wykonawcy (odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 3) Pełnomocnictwo jeŝeli upowaŝnienie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 4) Dokumenty wymienione w punkcie 5 niniejszego Zapytania Ofertowego, tj. opis obiektu. 8. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami. Osobami(-ą) upowaŝnionymi(-ą) przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest: 1) Karina Lupińska Specjalista ds. administracyjnych tel. 58 305 37 11; e-mail: biuro@credo.gda.pl 2) Roman Sikora Trener koordynator tel. 515 076 141 9. Miejsce, termin i sposób złoŝenia oferty. Ofertę naleŝy złoŝyć w formie elektronicznej (scany) lub pisemnej na adres Zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie do dnia: 2011.03.23 do godz. 15:00 10. Kryteria oceny ofert 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Maksymalna liczba Znaczenie punktów, jakie moŝe procentowe otrzymać oferta kryterium za dane kryterium Cena [C] 60% 60 punktów Standard obiektu ustalany na podstawie obowiązującej 15% 15 punktów kategoryzacji obiektów numerycznej lub gwiazdkowej [S] Lokalizacja [L] równomierna odległość od ośrodków Słupsk, Gdańsk 25% 25 punktów 3. Zasady oceny kryterium "Cena" (C). W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z działania: Pi (C) = C min /C i x Max (C)
gdzie: Pi(C) C min C i Max (C) liczba punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Cena"; najniŝsza cena spośród wszystkich waŝnych i nieodrzuconych ofert; cena oferty "i"; maksymalna ilość punktów jakie moŝe otrzymać oferta za kryterium "Cena", tj. 60 punktów. 4. Zasady oceny kryterium "Standard (S). W przypadku tego kryterium oceniane będzie cyfra standardu lub liczba gwiazdek wg kryterium: 1lub * - 3 punkty 2 lub ** - 6 punktów 3 lub *** - 9 punktów 4 lub **** - 12 punktów 5 lub ***** - 15 punktów 5. Zasady oceny kryterium "lokalizacja (L). L = 25 - W r gdzie: L liczba przyznanych punktów, W r - współczynnik róŝnicy odległości wyznaczany na podstawie wartości bezwzględnej róŝnicy odległości Gdańsk - obiekt hotelowy i Słupsk obiekt hotelowy ustalane na podstawie kalkulatora odległości http://map24.interia.pl W r =0 róŝnica wynosi do 10 km W r =5 róŝnica wynosi do 20 km W r =10 róŝnica wynosi do 40 km W r =15 róŝnica wynosi do 60 km W r =20 róŝnica wynosi do 80 km W r =25 róŝnica wynosi do100 km i powyŝej 6. Ostateczna ocena punktowa oferty Wykonawca maksymalnie moŝe zdobyć 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów. JeŜeli nie moŝna wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, Ŝe dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niŝszą. 11. Finansowanie. Zamówienie jest finansowane ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach projektu Tak, jestem ekspertem!.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego wzór Formularza Oferty OFERTA ZŁOśONA W ZAPYTANIU OFERTOWYM NA Wynajem sal szkoleniowych oraz zapewnienie usługi noclegowej i cateringowej podczas serii szkoleń w ramach projektu Tak, jestem ekspertem! Nr postępowania: POKL/02/2011. 1. ZAMAWIAJĄCY: Centrum Doskonalenia Zawodowego CREDO ul. Sowińskiego 12 80-143 Gdańsk 2. WYKONAWCA: Niniejsza oferta zostaje złoŝona przez: Imię i nazwisko (nazwa firmy) Adres Nr telefonu Nr faksu Adres e-mail 3. Ja (my) niŝej podpisany(-i) oświadczam(-y), Ŝe: 1) zapoznałem się z treścią zapytania dla niniejszego zamówienia, 2) gwarantuję wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania; 3) wynagrodzenie za: Wynajem sal szkoleniowych oraz zapewnienie usługi noclegowej i cateringowej podczas serii szkoleń w ramach projektu Tak, jestem ekspertem! w dniach 17.06.2011 28.10.2012 roku wynosi brutto... zł (słownie:......) 4) W przypadku udzielenia zamówienia zobowiązuję się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego; 5) Oświadczam(-y), Ŝe zapoznałem(zapoznaliśmy) się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartymi w Zapytaniu Ofertowym oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia. Nieznajomość powyŝszego stanu nie moŝe być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych...., dnia... (podpis) (data) Załączniki: Opis obiektu i jego lokalizacji
Oświadczenie o standardzie