Zastosowanie nowoczesnych narzędzi w skutecznym zarządzaniu Jednostkami Samorządu Terytorialnego Jacek Teska Manager Strategicznej Jednostki Biznesu Rozwiązania dla Samorządów
Jednostka Samorządu Terytorialnego zakres działań Odkąd w 1990 roku przywrócono w Polsce samorząd terytorialny przekazując uprawnienia oraz odpowiedzialność publiczno-prawnąprawną dotąd należącą do rządu i jego administracji terenowej, Jednostki Samorządu Terytorialnego (dalej JST) stały się odpowiedzialne przed mieszkańcami za zaspokajanie potrzeb wielu dziedzinżycia zbiorowego. Obecnie liczba JST w Polsce sięga 2900 (16 województw, prawie 2500 gmin oraz ponad 350 powiatów): realizują około 600 usług publicznych oraz szeregu zadań, które nie wiążą się bezpośrednio z usługami publicznymi, ale wymagają zasobów gminnych lub powiatowych, zatrudniają od kilku dziesięciu do kilkuset pracowników, obsługują wielomilionowe, a nawet miliardowe budżety oraz zarządzają dużym majątkiem Z punktu widzenia bardzo szerokiego zakresu obowiązków i zadań związanych z realizacją usług publicznych, JST są kompetencyjnie w pewnym sensie mikro-państwami.
Jednostka Samorządu Terytorialnego a prywatny podmiot gospodarczy Ocenia się, że samorządy poświęcają od 80% do 90% swoich środków na produkcję i dostarczanie usług, a stopień skomplikowania prowadzonych przez nie działań przyrównuje się do średnich i dużych podmiotów gospodarczych działających na rynku. Zatem z punktu widzenia wymagają zarządzania firma, czyli: gospodarności, podobnego JST jak tak jak firma, która poprawia sprawność zarządzania pod presją rynku, tak JST muszą poprawiać efektywność swojego zarządzania pod presją odpowiedzialności publiczno-prawnej prawnej za właściwe dysponowanie środkami publicznymi podobnie jak firma, JST zarządzają ograniczonymi zasobami, które muszą pozwolić jej na jak najbardziej skuteczną realizację celów, określonych przez prawo, jak również przez rosnące oczekiwania obywateli
Rola efektywnego zarządzania Jednostką Samorządu Terytorialnego O dużej wadze, jaką kładzie się obecnie na efektywność zarządzania w jednostkach publicznych niechświadczą między innymi: prace Ustawodawcy związane z wdrożeniem planowania budżetów JST w układzie zadaniowym, co ma na celu usprawnianie osiągania zamierzonych rezultatów przy efektywniejszym gospodarowaniuśrodkami coraz częstsze stosowanie w działalności samorządowej metodyk i standardów związanych z podniesieniem efektywności zarządzania, jak na przykład prowadzenie projektów w ramach zadań publicznych zgodnie z metodyką PRINCE2 Podstawowymi narzędziami, które przez ostatnie 20 lat w coraz większym stopniu wpływały na efektywność zarządzania na rynku samorządowym były systemy informatyczne. Począwszy od prowadzenia rachunkowości z wykorzystaniem baz danych, poprzez dostęp do coraz szerszej, bardziej aktualnej, bardziej zintegrowanej informacji o różnych aspektach działania organizacji. Jak wynika z analizy popytu na rynku samorządowym, rośnie zapotrzebowanie na rozwiązania wspierające efektywne zarządzenie jednostką, które miałyby dostarczać w przystępnej formie rzetelnych informacji mogących stanowić podstawy do podejmowania decyzji strategicznych, taktycznych oraz operacyjnych przez kierownictwo JST.
Jednostka Samorządu Terytorialnego a Business Intelligence Jednym z najszybciej rozwijających się dzisiaj sektorów rynku teleinformatycznego, który zajmuje się podnoszeniem efektywności zarządzania, jest rynek rozwiązań Business Intelligence (BI). Według wyników badań przeprowadzonych przez Gartnera rynek BI będzie ciągle się rozwijał. Prognozy analityków Gartnera wskazują, że inwestycje związane z rozbudowaniem narzędzi, takich jak systemy ERP o BI będą priorytetem wśród wielu dyrektorów działów informatycznych. Raport Gartnera powstał w wyniku przeanalizowania odpowiedzi 1,4 tys. dyrektorów ds. informatyki (CIO) w przedsiębiorstwach. Zdecydowana większość badanych potwierdziła, że zwiększanie efektywności i optymalizacja działania ich firm ściśle wiąże się z inwestycjami w rozwiązania Business Intelligence. Jak w swoim raporcie "Business Intelligence Market Dynamic" przewidują analitycy Gartnera, wdrożenie aplikacji BI będzie najważniejszym spośród priorytetów biznesowych w zakresie IT. Znacznie ważniejszym niż wdrożenie nowych mechanizmów wspierających bezpieczeństwo, wprowadzenie rozwiązań mobilnych czy aktualizacja systemów ERP.
Jednostka Samorządu Terytorialnego a Business Intelligence Również według międzynarodowej firmy analitycznej IDC w najbliższych latach nastąpi dynamiczny wzrost analityki biznesowej. Coraz więcej firm będzie decydowało się na systemy raportujące typu BI. Analitycy wskazują, że dotychczasowe projekty wdrażały firmy duże z sektora finansowego i telekomunikacyjnego. Aktualnie przed wyzwaniem stoją firmy i instytucje z innych sektorów, w tym sektora publicznego. W Polsce rynek aplikacji BI jest już stosunkowo dojrzały. Najwięksi producenci oprogramowania oferują podmiotom gospodarczym rozwiązania, które po pewnym dostosowaniu do specyfiki danej organizacji są w niej wdrażane. Od wielu lat wskazuje się, iż wzorem organizacji komercyjnych, tak podmioty publiczne, w tym JST, dla podniesienia swojej efektywności zarządzania powinny wdrażać rozwiązania BI.
Czym jest Business Intelligence? Business Intelligence jest pojęciem bardzo szerokim. Najbardziej ogólnie można przedstawić go jako: proces przekształcania danych w informację, a informacji w wiedzę Rozwiązania Business Intelligence (dalej: rozwiązania BI) zajmują się gromadzeniem, przetwarzaniem i analizą informacji o działaniach organizacji i jej otoczenia oraz prezentowaniem ich w formie raportów, które mogą bezpośrednio lub pośrednio wpłynąć na podejmowane decyzje zarządcze na różnych szczeblach organizacji. Business Intelligence to oprogramowanie pozwalające wychwycić ukryte związki między danymi pochodzącymi z różnych źródeł. Zapewnia dostarczanie aktualnej i odpowiednio wyselekcjonowanej informacji w dowolnym momencie oraz we właściwej, zrozumiałej formie.
Business Intelligence co umożliwia, wymagania Według wyników badań przeprowadzonych przez Gartnera obecnie około 70% czasu, kadra kierownicza spędza na zbieraniu i porządkowaniu danych, a zaledwie 30% na ich analizę i podejmowanie decyzji. Obecnie dzięki Business Intelligence te proporcje się odwracają. Business Intelligence (BI) umożliwia analizowanie zebranych danych wspomagając tym samym proces podejmowania decyzji Wymogi stawiane rozwiązaniom Business Intelligence (BI): Integrowanie danych z wielu źródeł w jeden, podstawowy i spójny magazyn danych Oferowanie wielu sposobów prezentowania danych (grafika, tabele, zestawienia gotowe i ad-hoc) Umożliwianie użytkownikowi uzupełniania aplikacji elementami będącymi ekstraktem jego własnej inteligencji Prostota i intuicyjność w użyciu Zapewnienie funkcjonalności zabezpieczającej - bezpieczeństwo i limitowanie dostępu do danych
Kompletne rozwiązanie Business Intelligence Aplikacje analityczne Platforma Business Intelligence Platforma integracji danych
Business Intelligence różne sposoby prezentowania danych Dane prezentowane w postaci: tabel, wykresów, kokpitów menedżerskich
Business Intelligence - prosty sposób budowy raportów
Korzyści jakie dostarcza Business Intelligence JST Łatwy dostęp kierownictwa i pracowników wiarygodnych i aktualnych danych JST do Usprawnienie procesu podejmowania decyzji - rzetelna, aktualna informacja Umożliwienie dokonywania analiz i raportów ad-hoc (funkcja drill-up/down analiza danych od ogółu do szczegółu) Obniżenie kosztów i skrócenie czasu przygotowywania raportów oraz analiz Duża elastyczność i łatwość dostosowywania raportów do indywidualnych wymagań klientów
Kiedy warto wdrożyć Business Intelligence w JST JST bardzo często bada swoją sytuację i analizuje zmiany w niej zachodzące Występuje duża złożoność prowadzonej działalności Występuje trudność w zbieraniu danych z różnych źródeł i ich uspójnienia aby uzyskać odpowiednią informację Dostarczane raporty przez systemy istniejące już w firmie są nie satysfakcjonujące pod względem analizowania właściwych danych Istnieje brak czytelnych relacji przyczynowo-skutkowych pomiędzy poszczególnymi elementami raportów
Przykłady istotnych tematów do raportowania zarządczego Nadzorowanie stanu wykonania planów budżetowych Nadzorowanie wysokości zaciągniętych zobowiązań Raportowanie o kształtowaniu się wykonania planów budżetowych, zadłużenia jednostki w latach Raportowanie o stanie rozrachunków - zobowiązania i należności wymagalne Raportowanie o finansowym rozliczeniu inwestycji Raportowanie o stanie spraw związanych z postępowaniem windykacyjnym Kontrola realizacji projektów finansowanych z udziałemśrodków UE Stan budżetu JST Stan finansów JST Raportowanie związanie z zamykaniem roku budżetowego
Narzędzie BI, Aplikacje analityczne oraz Model pośredni Model pośredni Aplikacje analityczne Narzędzie BI Wykresy i Raporty Reporting Services Development Tools Analysis Services Integration Services ETL Server Relational Engine Management Tools
Bussines Intelligence - budowa Modelu Pośredniego
Zastosowanie narzędzi Bussines Intelligence w Urzędzie Miasta Łodzi Moduł Raportujący (BI) w ramach Zintegrowanego Systemu Informatycznego przy wykorzystaniu narzędzia
Cel i zakres wdrożenia pilotażowego narzędzi raportujących klasy BI CEL PILOTAŻU: Przekonanie o słuszności wprowadzania rozwiązania BI Zapoznanie Użytkowników z możliwościami raportującymi Reporting Services Korzystanie z narzędzia BI przez Biznes i dzięki temu większe zaangażowanie w proces budowy przyszłego, docelowego rozwiązania Wnioski z wdrażania prototypu jako podstawa budowy kompletnego rozwiązania, wspomagającego raportowanie zarządcze ZAKRES PILOTAŻU: Wykonanie Modułu Raportowania w oparciu o narzędzie BI W ramach Modułu wykonanie: zaawansowanych raportów/analiz na podstawie danych zgromadzonych w systemie backoffice owym urzędu zgodnie z wymaganiami, modelu pośredniego stanowiącego podstawę do tworzenia raportów ad hoc Realizacja pilotażu w oparciu o narzędzie Reporting Services, zawartej w produkcie SQL Server 2008 firmy Microsoft: Warstwa prezentacyjna realizowana poprzez aplikację Report Manager (składnik Reporting Services) umożliwiającą odświeżanie raportów oraz zapisywanie do wybranych formatów Budowanie raportów ad - hoc realizowane za pomocą Report Builder'a (składnik Reporting Services)
Przykład raportu prezentacja graficzna
Przykład raportu od ogółu
Przykład raportu od szczegółu
Przykład raportu przekrojowego (w latach)
Przykład raportu przekrojowego (w latach) - szczegóły
Przykład raportu tworzonego ad-hoc
Podsumowanie Jednostki Samorządu terytorialnego to często organizacje z dużym budżetem zajmujące się szerokim zakresem spraw. Organizacje porównywalne do średnich i dużych przedsiębiorstw. Dlatego zarządzanie nimi powinno zostać wsparte przez odpowiednie narzędzia. Obecnie wykorzystywane narzędzia BI dają ogromne możliwości raportowania, pomocne w zarządzaniu organizacją. Podejmowanie decyzji wymaga sprawnego dostępu do coraz większej ilości danych. Stosowanie narzędzi BI w JST wymaga większego (niż dla przedsiębiorstw) zaangażowania we właściwe uporządkowanie danych, które umożliwi uzyskiwanie ważnych informacji biznesowych.
ERROR: ioerror OFFENDING COMMAND: image STACK: