5.1. Praca z aplikacją

5.1. Praca z aplikacją 5.1.1. Podstawy baz danych 5.1.1.1. Znajomość pojęcia baza danych. Baza danych pojecie komputerowe oznaczające zbiór informacji dotyczących określonego tematu czy zagadnienia biznesowego. Bazy danych pomagają zorganizować informacje w logiczny sposób, oferując łatwy do nich dostęp. Tradycyjne bazy danych (fizyczne) - ludzie, papier, teczki, szafy, itp. Bazy komputerowe zautomatyzowane bazy fizyczne. 5.1.1.2. Organizacja bazy danych, znajomość pojęć: tabela miejsce przechowywania danych, rekord wiersze tabeli, pole kolumny tabeli. wartość przecięcie wiersza(rekordu) i kolumny(pola) Typy danych i właściwości pola. typy danych: tekst znaki alfanumeryczne o długości do 255 znaków nota - znaki alfanumeryczne, długie łańcuchy znaków do 65538(64k) znaków liczba wartości liczbowe wielu typów i formatów data/godzina data i czas walutowy dane finansowe autonumerowanie automatycznie zwiększający się licznik liczbowy tak/nie wartości logiczne typu tak/nie, prawda/fałsz obiekty OLE - obrazy, rysunki, dźwięki, pliki filmowe, dokumenty edytorów tekstów oraz arkusze kalkulacyjne hiperłącze pole będące skrótem do obrazu, rysunku, dźwięku, pliku filmowego, dokumentu edytora teksu lub arkusza kalkulacyjnego właściwości pola dolna część okna widoku projektu zawierająca opis pola Obiekty Accessa: tabele przechowuje dane kwerendy pozwalają na wyszukiwanie, sortowanie i pobieranie określonych danych formularze pozwalają na wprowadzanie i wyświetlanie danych w zdefiniowanym wcześniej polu raporty pozwalają na wyświetlanie i drukowanie sformatowanych danych wraz z obliczeniami i podsumowaniami strony dostępu do danych pozwalają na publikowanie interaktywnych formularzy w sieci lokalnej makra oferują łatwe w użyciu polecenia umożliwiające automatyzację pewnych działań bez konieczności programowania moduły pozwalają na tworzenie programów w języku VBA 5.1.1.3. Znajomość pojęcia klucz główny (podstawowy). Łączenie jednej grupy danych z inną dokonywane jest za pomocą specjalnych pól zwanych kluczami. klucz główny jedno lub kilka pól z wartościami unikalnymi dla każdego rekordu; powinna posiadać go każda tabela; klucze główne gwarantują unikalność w ramach tabeli oraz są wykorzystywane do łączenia tabeli z powiązanymi rekordami w innej tabeli; pole łączące jest to pole (lub pola) przechowujące dokładnie ten sam typ danych, co pole klucza głównego w łączonej tabeli; to pole (lub pola) nazywane jest kluczem obcym; 5.1.1.4. Znajomość pojęcia indeks.

indeks przyspiesza dostęp do danych; jest to wewnętrzna tabela składająca się z dwóch kolumn: wartości indeksowanego pola (lub pól) oraz wskaźnika do rekordu tabeli zawierającego tę wartość 5.1.1.5. Znajomość pojęcia relacje między tabelami i celu ich definiowania. Bazy danych w Microsoft Access zawierają dane z wielu tabel. po utworzeniu tabel i ustaleniu klucza podstawowego, trzeba utworzyć relacje między tabelami. Są one wykorzystywane do pobierania danych z wielu tabel i umieszczanie ich w jednym formularzu, raporcie lub kwerendzie. Po zaprojektowaniu różnych tabel dla poszczególnych tematów bazy danych, potrzebny jest sposób na powiązanie zawartych w nich informacji. Pierwszym krokiem w tym procesie jest zdefiniowanie relacji pomiędzy tabelami. Gdy się to zrobi, można tworzyć kwerendy, formularze i raporty pozwalające wyświetlać za jednym razem informacje z różnych tabel. Wyróżniamy relacje jeden-do jednego, jeden-do-wielu, wiele-do-jednego i wiele-do-wielu. 5.1.1.6. Znajomość warunków koniecznych do utworzenia relacji między tabelami. Aby utworzyć relacje między tabelami, tabele muszą mieć określone swoje klucze podstawowe. Relację definiuje para pól dopasowanych wartościami w dwóch tabelach. Pole związane podstawowej tabeli relacji jest jej kluczem głównym. W drugiej tabeli jest to zwykłe pole, określane jako klucz obcy. Nazwy połączonych pól nie mają znaczenia. Istotne jet aby zawierały ten sam typ danych. 5.1.2. Czynności podstawowe 5.1.2.1. Uruchomienie programu obsługi bazy danych. Zakończenie pracy z programem obsługi baz danych. Aby uruchomić MS Access należy wybrać odpowiednią ikonę z menu Start\Wszystkie programy (w MS Windows XP). Aby zakończyć pracę z MS Access należy zamknąć program zgodnie z ogólnymi zasadami. 5.1.2.2. Otwieranie, wchodzenie do istniejącej bazy. Aby otworzyć istniejącą bazę danych należy wybrać Plik\Otwórz, a następnie odpowiednią ścieżkę i nazwę pliku. Przy otwieraniu bazy podane zostaną ostrzeżenia. Należy wybrać odpowiednią opcję. Przy otwieraniu baz utworzonych w starszych wersjach programu pojawi się monit w sprawie konwersji typu pliku bazy. 5.1.2.3. Tworzenie nowej bazy danych. Aby utworzyć nowa bazę danych wybieramy Plik\Nowy lub naciskamy ikonę, a następnie z okna Nowy plik Pusta baza danych. W kolejny kroku zapisujemy plik bazy danych. 5.1.2.4. Zapisywanie bazy danych we wskazanym miejscu na dysku. Po otwarciu istniejącej bazy danych możemy zapisać ją we wskazanym miejscu za pomocą Plik\Zapisz jako. 5.1.2.5. Wykorzystanie dostępnej funkcji Pomoc. Pomoc włączmy wybierając menu Pomoc lub naciskając klawisz F1. Okno pomoc (prawa strona ekranu) umożliwia wyszukiwanie informacji wg podanego hasła. Przeszukiwany może być dysk lokalny oraz serwis internetowy. 5.1.2.6. Zamykanie bazy danych. Bazę zamykamy naciskając ikonę zamknięcia w oknie otwartej bazy danych lub otwierając nową bazę

5.1.3. Ustawienia programu 5.1.3.1. Zmiana trybu wyświetlania obiektów bazy danych: tabel, formularzy, raportów. Tryb wyświetlania zmieniamy w menu Widok lub naciskając ikonę Widok w Pasku narzędzi. Najczęściej korzystamy z Widoku projektu i Widoku arkusz danych (formularza, raportu). Rysunek przedstawia sytuację po naciśnięciu ikony widok przy otwartej tabeli. 5.1.3.2. Wyświetlanie, ukrywanie pasków narzędzi. 5.2. Tabele Aby to uczynić wybieramy menu Widok\Paski narzędi\dostosuj, a następnie odpowiednie paski. 5.2.1. Operacje podstawowe 5.2.1.1. Tworzenie, zapisywanie tabeli. Tworzenie pól (kolumn) i wybór typów danych. Aby utworzyć tabelę wybieramy pozycję Tabele w z menu Obiekty (lewa strona okna bazy). Następnie wybieramy widok w jakim będziemy tworzyć tabelę. Można również nacisnąć ikonę Nowy w pasku narzędziowym okna bazy danych, a następnie odpowiedni widok. 5.2.1.2. Dodawanie, usuwanie rekordów z tabeli. Otwieramy odpowiednią tabelę. Dodawanie rekordów. Należy przejść do ostatniego wiersza w tabeli i wprowadzić dane. Przejście do ostatniego wiersza można wykonać na trzy sposoby: za pomocą myszy; wybierając menu Wstaw\Nowy rekord; Naciskając ikonę Nowy rekord na pasku narzędzi.

Usuwanie rekordów. Należy zaznaczyć odpowiedni rekord, a następnie nacisnąć klawisz Del lub ikonę Usuń rekord na pasku narzędziowym. Wyboru rekordu można dokonać za pomocą myszy lub przycisków nawigacji znajdujących sie na dole tabeli. 5.2.1.3. Dodawanie pól (kolumn) do istniejącej tabeli. Należy otworzyć tabelę w widoku projektu, a następnie wstawić opis nowego pola. 5.2.1.4. Dodawanie, modyfikowanie danych w rekordzie. Należy otworzyć tabelę w widoku arkusza danych i wprowadzić odpowiednie zmiany. 5.2.1.5. Usuwanie danych z rekordu. Jak w p. 5.2.1.4. 5.2.1.6. Użycie funkcji Cofnij. Funkcję cofnij można wywołać na trzy sposoby: wybierając menu Edycja\Cofnij; używając skrótu klawiszowego Ctrl Z; naciskając ikonę cofnij na pasku narzędziowym. 5.2.1.7. Przechodzenie w tabeli do: następnego, poprzedniego, pierwszego, ostatniego i wybranego rekordu. Używamy do tego celu przycisków nawigacyjnych znajdujących się na dole tabeli. pierwszy rekord nowy rekord (na końcu) ostatni rekord poprzedni rekord numer rekordu następny rekord Przejście do wybranego rekordu można wykonać za pomocą myszy, kursorów lub wpisując numer wybieranego rekordu w polu numer rekordu. 5.2.1.8. Usuwanie tabeli. Aby usunąć tabelę należy zaznaczyć ją w oknie bazy danych, a następnie wykonać jedną z trzech czynności: nacisnąć klawisz Del; nacisnąć ikonę usuń w pasku narzędziowy bazy danych; wybrać menu Edycja\Usuń.

5.2.1.9. Zapisywanie i zamykanie tabeli. Tabelę zamykamy standardowym przyciskiem zamknij. Tabela jest zapisywana po wprowadzeniu zmian. Przy zamykaniu tabeli nie pojawia się monit o zapisaniu. 5.2.2. Definiowanie kluczy 5.2.2.1. Definiowanie klucza głównego (podstawowego). Aby zdefiniować należy, w widoku projektu tabeli zaznaczyć pole klucza, a następnie wybrać menu Edycja\Klucz podstawowy lub nacisnąć ikonę klucz podstawowy narzędziowym. na pasku 5.2.2.2. Indeksowanie pól tabeli: bez powtórzeń, z powtórzeniami. Indeks wprowadzamy naciskając ikonę indeks w pasku narzędziowym. Następnie w oknie Indeks Extra w polu Unikatowy wybieramy Tak (gdy nie chcemy powtórzeń wartości) lub Nie (gdy zezwalamy na powtórzenie wartości). 5.2.3. Projektowanie tabeli/układu tabeli Dokonujemy tego w oknie Widoku Projektu tabeli wybierając odpowiednie opcje. 5.2.3.1. Zmiana właściwości pola: rozmiar pola, format liczb, format daty. Zmian tych dokonujemy w oknie Widok Projektu tabeli zaznaczając odpowiednie pole, a następnie wprowadzając stosowne wartości. 5.2.3.2. Znajomość konsekwencji jakie powoduje w tabeli zmiana rozmiaru pola. Wpływa to na możliwość wprowadzania danych o określonej wielkości. 5.2.3.3. Tworzenie prostych reguł poprawności dla danych typu liczba, tekst, data/czas oraz waluta. Reguły poprawności wprowadzamy w Widoku Projektu tabeli. W zakładce Ogólne wybieramy pozycję Reguły sprawdzania poprawności. Naciskamy ikonę zawierającą... i formułujemy odpowiednie wyrażenie. 5.2.3.4. Zmiana szerokości kolumn tabeli. Zmianę szerokości tabeli możemy wykonać jedną z poniższych metod: ustawić kursor w pasku tytułowym tabeli na granicy kolumn i pociągnąć (kursor ma wtedy kształt kreski z podwójną strzałką); wybrać menu Format\Szerokość kolumny...; zaznaczyć kolumnę, nacisnąć prawy klawisz myszy i wybrać Szerokość kolumny....

5.2.3.5. Przenoszenie kolumn w tabeli. Można to wykonać dwoma metodami. w Widoku arkusza danych zaznaczamy kolumnę, umieszamy kursor w polu tytuł kolumny i przeciągamy kolumnę w żądane miejsce; w Widoku projektu zaznaczamy wiersz odpowiadający polu tabeli, umieszczamy kursor w kolumnie roboczej (bez tytułu) i przeciągamy myszą w odpowiednie miejsce. 5.2.4. Relacje między tabelami Pojęcie relacji wprowadzone zostało w punkcie 5.1.1.5. Okno relacji możemy wywołać wybierając menu Narzędzia\Relacje lub naciskając, na pasku narzędziowym ikonę Relacje. 5.2.4.1. Tworzenie relacji między tabelami typu jeden do jednego, jeden do wielu. Aby operować na relacjach należy otworzyć okno Relacje. Jeśli w bazie nie jeszcze żadnych relacji po poleceniu Relacje otworzy się okno pozwalające na wybranie tabel między którymi będą tworzone relacje. Po wybraniu tabel otworzy się okno Relacje. Aby utworzyć relację jeden do jeden należy przeciągnąć pole wybranej tabeli na pole innej tabeli. Aby utworzyć relację jeden do wielu należy przeciągnąć pole wybranej tabeli na kilka pół innych tabel. 5.2.4.2. Usuwanie relacji między tabelami. Aby usunąć relację należy w oknie relacje zaznaczyć usuwaną relację i nacisnąć klawisz Del lub nacisnąć prawy klawisz myszy i wybrać Usuń. 5.2.4.3. Znajomość zasady uniemożliwiającej usunięcie pola tabeli tak długo, jak długo istnieje relacja pomiędzy tabelami oparta na tym polu. Aby zapewnić podany warunek należy w oknie relacji wykonać dwuklik na wybranej relacji. Otworzy się okno Edytowanie relacji. Należy zaznaczyć pole Wymuszone więzy integralności. 5.3. Formularze 5.3.1. Praca z formularzami 5.3.1.1. Otwieranie formularza. Aby otworzyć formularz należy, w menu Obiekty bazy danych, pole Formularze. następnie należy wybrać odpowiedni formularz i nacisnąć lewy przycisk myszy. 5.3.1.2. Tworzenie i zapisywanie formularza. Aby utworzyć formularz należy, po wybraniu formularzy wybrać tworzenie za pomocą kreatora lub w widoku projektu. Przy tworzeniu za pomocą kreatora należy postępować zgodnie ze wskazówkami programu. Przy tworzeniu w widoku projektu należy wprowadzać poszczególne pola formularza przy pomocy narzędzi dostępnych w przyborniku.

5.3.1.3. Użycie formularza do wprowadzania, modyfikacji, usuwania rekordów. Przyciski nawigacyjne zostały przedstawione w punkcie 5.2.1.7. Aby wprowadzić nowy rekord należy przejść do ostatniego rekordu i wprowadzić dane. Aby dokonać modyfikacji rekordu należy przejść do tego rekordu i dokonać zmian. Aby skasować rekord należy wybrać rekord i z menu edycja wybrać Usuń rekord. 5.3.1.4. Przechodzenie do następnego rekordu, poprzedniego rekordu, wybranego rekordu z wykorzystaniem formularza. Wykorzystujemy do tego celu przyciski nawigacyjne przedstawione w punkcie 5.2.1.7. Aby przejść do rekordu o określonym numerze można wpisać jego numer w polu numeru rekordu. 5.3.1.5. Dodawanie i modyfikacja nagłówka oraz stopki formularza. Dodawanie i modyfikację nagłówka i stopki formularza wykonujemy w widoku projektu formularza. 5.3.1.6. Usuwanie formularza. Aby usunąć formularz zaznaczamy go w oknie bazy danych i wykonujemy jedną z czynności: naciskamy ikonę kasowania; naciskamy klawisz Del; naciskamy prawy klawisz myszy i wybieramy kasuj; wybieramy menu Edycja\Usuń. 5.3.1.7. Zapisywanie i zamykanie formularza. Formularz zamykamy standardowym przyciskiem zamknij. O zapisie, w przypadku dokonania zmian, przypomina program. 5.4. Wybieranie informacji z bazy 5.4.1. Podstawowe operacje 5.4.1.1. Zastosowanie funkcji wyszukiwania określonego słowa, liczby, daty w polach rekordów. Otwieramy tabelę, w której chcemy wyszukać określoną zawartość. Wybieramy menu Edycja\Znajdź. W oknie Znajdź wpisujemy poszukiwane słowo. W oknie Szukaj w wybieramy odpowiednie pole. Naciskamy przycisk Znajdź następny. 5.4.1.2. Zastosowanie filtrów w tabeli, formularzu. Otwieramy tabelę lub formularz. Z menu Rekordy\Filtr wybieramy potrzebny rodzaj filtrowania, Program wyświetli tylko rekordy spełniające wybrany warunek. Rodzaj filtrowania można wybrać również naciskając odpowiednią ikonę na pasku narzędziowym. Filtruj według wyboru Filtruj według formularza Zastosuj filtr filtrowanie według formularza oparte jest na ustawieniach wprowadzonych w odpowiednim formularzu.

5.4.1.3. Usuwanie filtrów z tabeli, formularza. Aby wyłączyć filtr należy wycisnąć ikonę Zastosuj filtr. 5.4.2. Zapytania (kwerendy) 5.4.2.1. Tworzenie i zapisywanie kwerendy opartej na jednej tabeli, kwerendy opartej na kilku tabelach. Zastosowanie kryteriów wybierania rekordów. Aby utworzyć kwerendę włączamy kreatora prostych kwerend i w kolejnych krokach wybieramy pola z tabel, które chcemy umieścić w kwerendzie. Kryteria wybierania rekordów wpisujemy w wierszu Kryteria, który dostępny jest w Widoku projektu kwerendy. 5.4.2.2. Dodawanie do kwerendy kryteriów wybierania rekordów z wykorzystaniem operatorów arytmetycznych: < (mniejszy niż), <= (mniejszy lub równy), > (większy), >= (większy lub równy), = (równy), <> (różny niż) i operatorów logicznych And (I), Or (Lub). W kryteriach można używać operatorów logicznych. W konstruowaniu kryteriów można wykorzystać Konstruktora wyrażeń. Uruchamiamy go naciskając jego ikonę narzędzi. na pasku 5.4.2.3. Edycja kwerendy: dodawanie, usuwanie kryteriów wybierania rekordów. Wszystkie te operacje wykonujemy w Widoku projektu kwerendy. 5.4.2.4. Edycja kwerendy: dodawanie, usuwanie, przenoszenie, ukrywanie, wyświetlanie pól. j.w. 5.4.2.5. Uruchamianie kwerendy. W oknie bazy danych wybieramy okno Kwerendy z menu Obiekty. Wybieramy odpowiednią kwerendę naciskając na niej lewy przycisk myszy. 5.4.2.6. Usuwanie kwerendy. Wybieramy kwerendę przeznaczoną do kasowania. Naciskamy przycisk Del lub naciskamy przycisk Kasuj w pasku narzędziowym okna bazy danych. 5.4.2.7. Zapisywanie i zamykanie kwerendy. Kwerendę zamykamy standardowym przyciskiem Windows. Przy zamykaniu Widoku projektu program przypomina o zapisie, w przypadku dokonania zmian.

5.4.3. Sortowanie rekordów 5.4.3.1. Sortowanie danych w tabeli, formularzu, kwerendzie w kolejności rosnącej, malejącej dla danych liczbowych, w kolejności alfabetycznej dla danych tekstowych. Aby zastosować sortowanie należy, po otwarciu odpowiedniego obiektu, wybrać menu Rekordy\Sortuj i porządek sortowania lub nacisnąć jedną z poniższych ikon. Sortuj rosnąco Sortuj malejąco 5.5. Raporty 5.5.1. Praca z raportami 5.5.1.1. Tworzenie i zapisywanie raportu opartego na tabeli, kwerendzie. W oknie bazy danych wybieramy, z Obiektów, Raporty. Uruchamiamy kreatora tworzenia raportów. Wybieramy tabele lub kwerendy, z których pobierane będą dane do raportu. Wybieramy opcje proponowane przez program. Zapisujemy raport pod wybraną nazwą. 5.5.1.2. Zmiana rozmieszczenia pól i nagłówków w raporcie. Wszelkie zmiany wykonywane są w Widoku projektu raportu. 5.5.1.3. Tworzenie poziomów grupowania danych oraz sortowanie w porządku rosnącym lub malejącym. Przy tworzeniu raportu za pomocą kreatora mamy możliwość wybrania poziomów grupowania danych i sortowania. W przypadku tworzenia raportu w widoku projektu lub określania właściwości istniejącego raportu sortowanie i grupowanie ustawiamy po naciśnięciu ikony Sortowanie i grupowanie w pasku narzędzi. 5.5.1.4. Zastosowanie w raportach funkcji sumowania, wyznaczania średniej, minimum, maksimum na określonych poziomach grupowania danych. Gdy wybierzemy w kreatorze raportów grupowanie według wartości liczbowej to mamy możliwość wybrania, w kolejnym kroku, Opcji podsumowania. Umożliwia to wprowadzenie do raportu sumy, średniej, min i max. 5.5.1.5. Dodawanie, modyfikowanie tekstu nagłówka, stopki w raporcie. Wykonujemy to widoku projektu raportu. 5.5.1.6. Usuwanie raportu. W oknie bazy danych zaznaczamy raport przeznaczony do usunięcia. Naciskamy ikonę kasowania w pasku narzędzi bazy danych lub naciskamy klawisz Del. 5.5.1.7. Zapisywanie i zamykanie raportu. Raport tworzony za pomocą kreatora zapisujemy w ostatnim kroku kreatora. Po dokonaniu zmian w widoku projektu program, przy zamykaniu widoku, przypomina o zapisie.

5.6. Drukowanie 5.6.1. Przygotowanie do wydruku 5.6.1.1. Podgląd tabeli, formularza, raportu przed wydrukiem. Podgląd wydruku włączmy wybierając menu Plik\Podgląd wydruku lub naciskając ikonę Podgląd wydruku na pasku narzędzi. Podgląd daje możliwość ustawienia parametrów wydruku i obejrzenia skutków ustawień 5.6.1.2. Zmiana orientacji strony: pozioma, pionowa. Zmiana rozmiaru strony. Zmian tych dokonujemy w podglądzie wydrukupo wybraniu ikony Ustawienia z paska narzędziowego. 5.6.2. Opcje wydruku 5.6.2.1. Drukowanie strony, określonego rekordu lub rekordów, całej tabeli. Wybieramy obiekt do drukowania, a w oknie Drukowanie stosowne polecenia. 5.6.2.2. Drukowanie wszystkich rekordów z formularza, wybranych stron formularza. Wzbieramy co trzeba w oknie Drukowanie 5.6.2.3. Drukowanie wyników kwerend. j.w. 5.6.2.4. Drukowanie określonych stron raportu, całego raportu. j.w.