Załącznik do zarządzenia nr 1 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 2 stycznia 2013 r. Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 70 z dnia 2 września 2010 r. Rektora UŚ Rzeczowy Wykaz kt Uniwersytetu Śląskiego 1
Wykaz haseł klasyfikacyjnych I i II rzędu 0 ZRZĄDZNIE 00 Organy kolegialne s. 4 01 Organizacja uczelni s. 5 02 kty normatywne i pomoc prawna s. 7 03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, statystyka s. 8 04 Informatyka s. 9 05 Skargi, zażalenia i wnioski s. 10 06 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi s. 10 07 Współpraca z zagranicą s. 11 08 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka s. 11 09 Kancelaria niejawna s. 12 1 KDRY 10 Ogólne zasady pracy i płac s. 14 11 Zatrudnianie s. 14 12 Ewidencja osobowa, legitymacje s. 15 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy s. 15 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników s. 16 15 Dyscyplina pracy, urlopy s. 16 16 Sprawy socjalno-bytowe s. 16 17 Ubezpieczenia osobowe s. 17 18 Postępowanie dyscyplinarne s. 17 2 ŚRODKI RZECZOWE 21 Inwestycje budowlane s. 18 22 dministracja nieruchomości s. 19 23 Gospodarka materiałowa s. 20 24 Transport i łączność s. 20 25 Ochrona zakładu pracy s. 21 2
3 EKONOMIK 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe s. 22 31 Finanse, Księgowość s. 22 32 Księgowość finansowa s. 22 33 Rozliczenia płac s. 23 34 Księgowość majątkowa s. 24 35 Koszty s. 24 36 Fundusze specjalne s. 24 37 Inwentaryzacja s. 24 38 Zamówienia publiczne s. 25 39 Dyscyplina finansowa s. 25 4 NUK 40 Tytuły i stopnie naukowe s. 26 41 Prace naukowo-badawcze s. 27 42 Patenty s. 27 5 DYDKTYK, STUDENCI 50 Dydaktyka s. 28 51 Rekrutacja s. 28 52 Dokumentacja przebiegu studiów s. 29 53 Organizacja i tok studiów s. 29 54 Sprawy socjalno-bytowe studentów s. 30 55 Sprawy dyscyplinarne studentów s. 30 56 Organizacje studenckie s. 30 57 Samorząd studencki s. 30 58 Sport, turystyka, kultura s. 30 6 WYDWNICTW, PROMOCJ 62 Teki wydawnicze s. 31 65 Promocja s. 31 3
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 0 ZRZĄDZNIE 00 ORGNY KOLEGILNE 000 Organy uchwałodawcze dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki 0000 Senat protokoły posiedzeń, materiały na posiedzenia, skład osobowy 0001 Rada wydziału - j.w. - 0002 Rada naukowa instytutu, jednostki poza i międzywydziałowej - j.w. - 0003 Rada wydawnicza - j.w. - 0004 Rada biblioteczna - j.w.- 0005 Rada Programowa ds. Informatyki - j.w.- 001 Komisje 0010 Komisje uczelniane stałe skład osobowy, protokoły posiedzeń, referaty, wnioski, sprawozdania 0011 Komisje uczelniane doraźne - j.w.- 0012 Komisje wydziałowe stałe 0013 Komisje wydziałowe doraźne 002 Kolegia składy osobowe, protokoły posiedzeń, referaty, wnioski, sprawozdania 0020 Kolegium rektorskie 0021 Kolegium dziekańskie 0022 Kolegium dyrektora instytutu 0023 Kolegium biblioteki 4
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 003 Zjazdy, konferencje, sympozja organizowane przez UŚ programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania 004 Udział w obcych zjazdach, konferencjach, naradach do kategorii zalicza się tylko własne wystąpienia pozostałe materiały kat. B-2 005 Regionalna Konferencja Rektorów 006 Narady operatywne Dyrekcji BE-5 protokoły, sprawozdania, notatki, wnioski 007 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych 01 ORGNIZCJ UCZELNI Bc korespondencja operatywna 010 Podstawy prawne działania Uczelni przepisy prawne organów władzy i administracji rządowej, akt erekcyjny, itp. 011 Organizacja Uczelni statut i schemat organizacyjny, regulamin organizacyjny 012 Organizacja jednostek uczelnianych wydziałów, instytutów, filii, administracji ogólnouczelnianej; zakresy czynności 013 Biurowość 0130 Przepisy kancelaryjne instrukcja kancelaryjna i wykaz akt, instrukcje obiegu dokumentacji finansowej i materiałowej, technicznej, itp. 0131 Wzory formularzy 0132 Wzory odciskowe pieczęci 0133 Ewidencja i kontrola obiegu dokumentów dzienniki korespondencji, pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych i wartościowych 5
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 0134 Prenumerata czasopism i innych publikacji nie prowadzona przez bibliotekę (biblioteka kl. 0152) 014 rchiwum 0140 Przepisy dotyczące archiwum przepisy władz nadrzędnych, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum 0141 Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum 0142 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum 0143 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń wraz z ich wykazem (rejestrem) B-2 karty udostępniania okres przechowywania liczy się od 1 stycznia roku następnego po oddaniu dokumentacji 0144 Skontrum zasobu archiwum okres przechowywania do czasu przeprowadzenia następnego skontrum 0145 0146 Zagubienie lub utrata akt Nadzór nad narastającym zasobem postępowanie wyjaśniające, wykazy braków 0147 Inne formy ewidencji 0148 Zabezpieczanie i konserwacja zasobu i zbiorów 0149 Wyposażanie i zabezpieczanie magazynów 015 Biblioteka 0150 Przepisy dotyczące systemu bibliotecznego B-10 0151 Gromadzenia zbiorów sprawy metodyczne, dokumentacja i ewidencja wstępna, ocena darowizn 0152 Zakup zbiorów zamówienia, oferty, dokumentacja zakupów, prenumerata (nie 6
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI prowadzona przez bibliotekę kl. 0134), wymiana, depozyty 0153 Ewidencja zbiorów księgi inwentarzowe i rejestr ubytków, katalogi, bazy danych 0154 Udostępnianie i wypożyczanie 0155 Informacje o zbiorach 0156 Wymiana międzybiblioteczna BE-10 odrębna teczka dla każdej biblioteki (umowa, protokoły przekazania, korespondencja); okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 0157 Poradnictwo metodyczne B-10 0158 Skontrum zbiorów bibliotecznych 0159 Selekcja i usuwanie zbiorów zdezaktualizowanych 016 0160 Informacja naukowa Kwerendy archiwalne BE-10 0161 Kwerendy biblioteczne BE-10 0162 Inne kwerendy BE-10 017 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów BE-10 kwerendy o charakterze dokumentacyjnym kat. 02 KTY NORMTYWNE I POMOC PRWN dotyczy aktów gromadzonych w innej formie niż zbiory dzienników ustaw, monitorów, dzienników urzędowych; dla każdego rodzaju aktów prawnych gromadzi się oddzielne zbiory 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych B-10 021 Zbiór aktów normatywnych władz Uczelni uchwały, zarządzenia, pisma okólne; dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki 7
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 022 Interpretacja przepisów prawnych wykładnia własnych aktów normatywnych 023 Opinie prawne B-10 024 Sprawy cywilne B-10 okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 025 Sprawy arbitrażowe B-3 026 Sprawy karne 027 Sprawy o wykroczenia B-3 028 Sprawy sądowo-administracyjne B-10 03 STRTEGIE, PROGRMY, PLNOWNIE, SPRWOZDWCZOŚĆ, STTYSTYK 030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości, opracowania strategii i programów założenia, wskaźniki, instrukcje 031 Strategie, programy, prognozowanie i planowanie perspektywiczne 0310 Strategie i programy perspektywiczne rozwoju Uczelni 0311 Opracowania jednostek organizacyjnych 032 Strategie, programy, plany i sprawozdania wieloletnie 0320 Strategie, programy, plany wieloletnie zbiorcze Uczelni 0321 Strategie, programy, plany wieloletnie jednostek organizacyjnych 0322 Strategie, programy, sprawozdania za okresy wieloletnie zbiorcze Uczelni 0323 Sprawozdania za okresy wieloletnie jednostek organizacyjnych 8
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 033 Strategie, programy, plany i sprawozdania roczne i okresowe 0330 Roczne strategie, programy i plany działalności Uczelni i plany finansowe 0331 Roczne strategie, programy i plany działalności jednostek organizacyjnych 0332 Strategie, programy i sprawozdania roczne z działalności Uczelni oraz bilans Uczelni 0333 Strategie, programy i sprawozdania roczne z działalności jednostek organizacyjnych 034 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość 035 Statystyka miesięczne, półroczne, kwartalne 0350 Źródłowe materiały statystyczne BE-5 ankiety, karty, formularze; okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego 0351 Statystyczne opracowania cząstkowe B-2 0352 Statystyczne opracowania końcowe 0353 Publikacje statystyczne GUS Bc 036 nalizy działalności analizy robocze B5 04 INFORMTYK 040 Planowanie, projektowanie i koordynacja 0400 Plany komputeryzacji i informatyzacji Uczelni 0401 Projektowanie systemów dotyczy własnych baz danych 0402 Wnioski o przyznanie środków 0403 Nadzór nad zakupem sprzętu i oprogramowania B-3 0404 Nadzorowanie budowy i eksploatacji sieci komputerowych 0405 Licencje oprogramowania okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu B-3 9
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 0406 Śląska kademicka Sieć Komputerowa protokoły posiedzeń 0407 Nadzorowanie usług internetu B-3 w tym redagowanie i aktualizacja stron internetowych Uczelni 041 Eksploatacja systemów teleinformatycznych 0410 Ewidencja systemów teleinformatycznych 0411 Zasady archiwizowania danych 0412 Ustalanie uprawnień dostępu do systemów teleinformatycznych 0413 Dokumentacja oprogramowania użytkowanych systemów teleinformatycznych 0414 0415 Dokumentacja techniczna warstwy sprzętowej systemów teleinformatycznych Nadzorowanie funkcjonowania systemów teleinformatycznych 05 SKRGI, ZŻLENI I WNIOSKI Bc przechowuje się przez cały okres eksploatacji sprzętu 050 Przepisy w sprawach załatwiania skarg i wniosków 051 Skargi, zażalenia i wnioski załatwiane bezpośrednio BE-5 rejestr i akta spraw; do kategorii kwalifikuje się 5-10 % spraw 052 Skargi, zażalenia i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości B-3 053 nalizy skarg i wniosków BE-5 06 WSPÓŁPRC Z KRJOWYMI JEDNOSTKMI ORGNIZCYJNYMI umowy, porozumienia, programy współpracy korespondencja nie związana z aktami innych klas 060 Współpraca z organami administracji rządowej 061 Współpraca z organami samorządu terytorialnego 062 Współpraca z innymi podmiotami w tym z org. społecznymi i zawodowymi 063 Współpraca z innymi uczelniami 064 Współpraca z samorządem studenckim 10
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 065 Współpraca między jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu Śląskiego BE-5 066 Reprezentacja B-2 zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja władz Uczelni 07 WSPÓŁPRC Z ZGRNICĄ 070 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej 071 Umowy i porozumienia z zagranicznymi jednostkami naukowymi opracowania własne; opracowania zewnętrzne kat. 0710 Umowy międzyrządowe umowy, plany realizacji, korespondencja dotyczące działań UŚ 0711 Umowy międzyresortowe 0712 Umowy Uniwersytetu Śląskiego z zagranicznymi jednostkami naukowymi 0713 Koordynacja programów współpracy 072 Wyjazdy zagraniczne pracowników i studentów 0720 Wyjazdy na staże dokumentacja związana z wyjazdami i pobytem (wnioski, decyzje, rozliczenia) 0721 Wyjazdy na stypendia, studia doktoranckie - j.w. - 0722 Wyjazdy na stanowiska lektorów - j.w. - 0723 Wyjazdy na konferencje, kongresy, zjazdy, posiedzenia, seminaria, kolokwia 0724 Sprawozdania z wyjazdów zagranicę 0725 Zagraniczne praktyki studenckie 073 Przyjazdy cudzoziemców 0730 Wizyty delegacji zagranicznych BE-5 0731 Przyjazdy stypendystów, na studia doktoranckie 0732 Kursy wakacyjne (językowe) - j.w. - 08 KONTROLE, UDYT, SZCOWNIE RYZYK 080 Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli przepisy własne, wytyczne przeprowadzania kontroli 11
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 081 Kontrole zewnętrzne przeprowadzone przez organy państwowe (NIK, PIP, Straż Pożarna, Sanepid, Urząd Skarbowy) 0810 Kontrole kompleksowe i problemowe protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia, sprawozdania z ich realizacji; każda kontrola stanowi odrębną sprawę 0811 Kontrole doraźne BE-5 - j.w. - 0812 Kontrole wycinkowe - j.w. - 0813 Książka kontroli 082 083 Kontrole wewnętrzne udyt BE-5 nie dotyczy przeglądów technicznych, stanu BHP i spraw p.poż. 084 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań 09 KNCELRI NIEJWN 090 Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne 0900 0901 0902 0903 Rejestr teczek (rejestr klas końcowych) Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności Dziennik wykonanej dokumentacji Przekazanie dokumentacji spraw zakończonych, zawierających informacje niejawne, między jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi BE-50 B-10 091 Ochrona informacji niejawnych 0910 0911 Przepisy dotyczące ochrony informacji niejawnych Wykazy rodzajów dokumentacji zawierających informacje niejawne B-10 B-10 12
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 0912 Postępowanie dopuszczające do dostępu do informacji niejawnych BE-20 0913 kta osób dopuszczonych do dostępu do informacji niejawnych BE-20 0914 Szkolenia w zakresie informacji niejawnych B-10 092 Ochrona danych osobowych udostępnianie danych osobowych, w tym zapytania i odpowiedzi (kopie odkłada się do akt osobowych pracowników/teczek osobowych studentów) 13
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 1 KDRY 10 OGÓLNE ZSDY PRCY I PŁC 100 Umowy zbiorowe i zakładowe 101 Taryfikatory kwalifikacyjne wykazy stanowisk 102 Regulaminy pracy 103 Zasady wynagradzania i premiowania siatki płac, stawek, dodatki 11 ZTRUDNINIE 110 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy B-2 oferty odrzucone Bc; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do teczek akt osobowych 111 Konkursy na stanowiska akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; dokumentacje posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 001 1110 Nauczycieli akademickich 1111 Pracowników niebędących nauczycielami akademickimi 112 Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych 113 Opiniowanie i ocenianie pracowników BE-5 odkłada się do akt osobowych pracownika 114 Prace zlecone (umowy cywilnoprawne) 1140 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne 1141 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne 0 B-10 115 Umowy 0 ze składką ZUS, bez składki ZUS kat. 116 Wykazy etatów 117 Nagrody, odznaczenia 1170 Nagrody, wyróżnienia B-10 kopie pism odkłada się do akt osobowych 1171 Wnioski o przyznanie odznaczeń 1172 Ewidencja osób odznaczonych 0 118 Sprawy wojskowe pracowników 14
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 12 EWIDENCJ OSOBOW, LEGITYMCJE 120 kta osobowe pracowników BE50 akta należy prowadzić w sposób wymieniony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) 121 Ewidencja akt osobowych 0 skorowidze, karty personalne, wykazy, itp. 122 Ewidencje pracowników wg stanowisk, jednostek organizacyjnych, itp. 0 123 Ewidencja dodatków za staż pracy stale aktualizowana 124 Ewidencja nagród jubileuszowych 125 Legitymacje służbowe rejestr 126 Zaświadczenia w sprawach osobowych 127 Dodatki uczelniane, funkcyjne i specjalne np. dodatek za pracę w warunkach szkodliwych 13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIEN PRCY 130 Przepisy dotyczące BHP B-10 131 Szkolenia pracowników w zakresie BHP 132 Odzież ochronna i środki ochrony osobistej kartoteki 133 Kontrole stanowisk pracy 134 Pomiary czynników szkodliwych na stanowiskach pracy 135 Wypadki, choroby zawodowe 1350 Wypadki przy pracy rejestr i dokumentacja; wypadki śmiertelne i zbiorowe, inwalidztwa; pozostałe kat. B-10 1351 Wypadki w drodze do pracy i z pracy 1352 Choroby zawodowe 0 rejestr i dokumentacja 1353 naliza wypadków i chorób zawodowych 136 Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe 15
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 14 SZKOLENIE I DOSKONLENIE ZWODOWE PRCOWNIKÓW 140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego 1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia ustalenia własne 1401 Plany i programy szkoleń 1402 Rekrutacja uczestników B-2 1403 Dzienniki lekcyjne szkoleń 1404 Protokoły egzaminacyjne 0 dotyczy szkoleń zakończonych wydaniem świadectw lub zaświadczeń, nadających określone uprawnienia 1405 Dokumentacja kursokonferencji, seminariów B-3 listy obecności, harmonogramy 1406 Praktyki i staże zawodowe 1407 Obsługa administracyjna szkoleń 15 DYSCYPLIN PRCY, URLOPY 150 Karty ewidencji czasu pracy B-10 okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika 151 Listy obecności 152 Ewidencja wyjść w godzinach służbowych 153 bsencje chorobowe B-3 zwolnienia lekarskie 154 Urlopy pracownicze 1540 Plany urlopów i karty urlopowe dotyczy urlopów wypoczynkowych 1541 Urlopy macierzyńskie, wychowawcze, ojcowskie 1542 Urlopy dla poratowania zdrowia 1543 Urlopy bezpłatne 1544 Urlopy okolicznościowe 1545 Urlopy dla celów naukowych 16 SPRWY SOCJLNO-BYTOWE 160 Podstawowe zasady własne ustalenia Uczelni 161 Sprawy mieszkaniowe pracowników wnioski o przydział miejsc w domach asystenta, itp. 162 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników 16
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 163 Wczasy pracownicze B-3 164 Kolonie, obozy, zielone szkoły B-3 165 Działalność kulturalno-oświatowa B-3 166 Działalność sportowo-rekreacyjna B-3 167 Pożyczki rejestr, wnioski, umowy 168 Zapomogi 169 Opieka nad emerytami i rencistami rejestry osobowe, zapomogi, pożyczki, paczki, imprezy 17 UBEZPIECZENI OSOBOWE 170 Przepisy ubezpieczeniowe B-10 171 Ubezpieczenia społeczne 172 Ubezpieczenia zdrowotne 172 Zasiłki rodzinne, chorobowe, pogrzebowe, macierzyńskie, ojcowskie 173 Wnioski o emerytury 174 Wnioski o rentę 175 Legitymacje ubezpieczeniowe 176 Ewidencja emerytów i rencistów B-10 dowody uprawnień do zasiłków 18 POSTĘPOWNIE DYSCYPLINRNE dotyczy pracowników 180 Teczki osobowe akt postępowania dyscyplinarnego wraz z ich rejestrem; dotyczy także postępowania wyjaśniającego 181 Orzeczenia Komisji Dyscyplinarnej B-10 jeden egzemplarz odkłada się do teczki osobowej 182 Odwołania i decyzje w sprawie odwołań B-10 - j.w. - 17
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 INWESTYCJE BUDOWLNE 210 Planowanie inwestycji własne ustalenia 2100 Ogólne zasady inwestycji wytyczne własne, analizy potrzeb 2101 Wnioski dotyczące potrzeb inwestycyjnych opracowywane przez jednostki organizacyjne Uczelni, przechowywane zbiorczo w Dziale Inwestycji i Infrastruktury Budowlanej 2102 Wnioski aplikacyjne o środki inwestycyjne zewnętrzne, np. samorządowe, MNiSW (z rozliczeniem) 211 Przygotowanie inwestycji 2110 Założenia do prac projektowych 2111 Zlecenia na wykonanie dokumentacji prace projektowe z wnioskiem o pozwolenie na budowę 2112 Zlecenia wykonania opinii i ekspertyz technicznych np. sondowanie, mapy do celów projektowych, lokalizacja inwestycji; opinie i ekspertyzy przechowuje się w teczkach obiektów 2113 Dokumentacja pozwoleń budowlanych BE-5 wraz z wnioskami o pozwolenie na budowę jeżeli jest w zakresie zamawiającego 2114 Harmonogramy rzeczowo-finansowe zadań inwestycyjnych 2115 Umowy o wykonanie prac budowlanych B-10 212 Realizacja inwestycji, dokumentacja obiektów 2120 Dokumentacja budowy BE-5 w tym: Generalny Wykonawca (GW), Inżynier Kontraktu (IK),Nadzór utorski (N) 2121 Dokumentacja powykonawcza BE-5 dziennik budowy, oświadczenie kierownika budowy, protokoły badań i sprawdzeń, inwentaryzacja 18
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI geodezyjna powykonawcza, książka obmiarów 2122 Książki obiektów budowlanych BE-5 przechowuje się przez cały okres eksploatacji budynku 2123 Dokumentacja prawna i techniczna budynków BE-5 dla każdego obiektu odrębne teczki; okres przechowywania liczy się od daty zaprzestania eksploatacji obiektu 2124 Ewidencja użytkowanych obiektów 22 DMINISTRCJ NIERUCHOMOŚCI 220 Nabywanie, zbywanie nieruchomości 221 Przejmowanie w użytkowanie lub zarząd B-10 okres przechowywania liczy się od roku zaprzestania użytkowania 222 Najem nieruchomości okres przechowywania liczy się od roku zaprzestania użytkowania 223 Ewidencja mieszkańców i sprawy meldunkowe domy studenta i domy asystenta 224 Ubezpieczenia budynków ubezpieczenia rzeczowe 223 Remonty 2230 Plany remontów z podziałem na obiekty; decyzje dot. remontów 2231 Remonty obiektów budowlanych dla każdego obiektu zakłada się odrębne teczki zawierające dokumentację dot. remontów 2232 daptacje pomieszczeń i urządzeń dla niepełnosprawnych 2233 Ocena stanu technicznego instalacji i urządzeń 2234 warie, wypadki losowe B-3 zlecanie napraw 2235 Konserwacja i drobne remonty bieżące 224 Eksploatacja nieruchomości 2240 Podatki i opłaty publiczne B-10 deklaracje, wymiary, korespondencja za wyjątkiem dowodów księgowych 2241 Umowy na dostawę energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu, wody, usuwanie nieczystości dla każdego rodzaju usługi zakłada się odrębne teczki 19
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 2242 Inne usługi eksploatacyjne B-3 utrzymanie czystości, odśnieżanie, usługi kominiarskie, itp. 2243 Kontrola techniczna obiektów i przeglądy instalacji 23 GOSPODRK MTERIŁOW 230 Zaopatrzenie 2300 Dokumentacja związana z zapotrzebowaniem na zakup materiałów, środków trwałych (wartości niematerialnych i prawnych) 2301 Dokumentacja związana z zapotrzebowaniem na realizację usługi 2302 Dokumentacja związana z realizacją zakupu lub usługi poza granicami RP 2304 Przeglądy, konserwacja i naprawy aparatury i urządzeń 231 Magazynowanie 2310 Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych w tym zamówienia, realizacja dostaw, protokoły przejęcia, reklamacja, korespondencja handlowa z dostawcami w tym dokumentacja dotycząca ustalenia wartości szacunkowej, opisu przedmiotu itd. BE-5 w tym korespondencja z Urzędem Celnym B-2 zlecenia naprawy kartoteki, dowody: przyjęcia, rozchodu, przemieszczenia, zestawienia wyposażenia 24 TRNSPORT I ŁĄCZNOŚĆ 240 Zakupy i rejestracja środków transportu wraz z dokumentacją pojazdów; odrębna teczka dla każdego pojazdu 241 Ewidencja środków transportu 242 Eksploatacja pojazdów 2420 Zamówienia na środki transportu składane prze poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni 2421 Książka kontroli wyjazdów i zjazdów 2422 Wykazy przejechanych kilometrów dla jednostek zewnętrznych i wewnętrznych B-3 zestawienia miesięczne 2423 Karty drogowe w odrębnych teczkach dla każdego pojazdu 2424 Książka kontroli wydanych kart drogowych 2425 Rejestr zakupu paliw 20
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 2426 Miesięczne zastawienia (rejestry) zużycia paliw i olejów 2427 Rejestr zleceń napraw warsztatowych i obsługi technicznej 243 Ryczałty samochodowe zatwierdzone listy uprawnionych, umowy 244 Środki łączności 2440 Zakładanie i przebudowa sieci telefonicznych 2441 Harmonogramy przeglądów central i sieci telefonicznych 2442 Umowy i abonamenty telefoniczne i RTV 25 OCHRON ZKŁDU PRCY 250 Obrona cywilna 2500 Plany obrony cywilnej 2501 Sprzęt obrony cywilnej wykazy, przechowywanie i konserwacja 2502 Szkolenia O.C. plany i realizacja szkoleń 2503 Zwalczanie skutków klęsk żywiołowych 251 Ochrona mienia 2510 Plany ochrony mienia wraz z korespondencją dot. uzgodnień 2511 2512 Organizacja ochrony Ubezpieczenia majątkowe 252 Ochrona przeciw pożarowa B-10 harmonogramy, dzienniki służby, raporty, rejestry przepustek okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 2520 Kontrola p.poż. obiektów dot. przeglądów wewnątrzuczelnianych; kontrole Straży Pożarnej zob. hasło 081 2521 Kontrola sprzętu p.poż. 2522 Instalacje i sprzęt p.poż. 21
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 3 EKONOMIK 30 PODSTWOWE ZSDY EKONOMICZNO-FINNSOWE 300 System finansowy ustalenia własne Uczelni 301 System księgowości obejmuje również sprawy informatyzacji księgowości 302 Plan kont 31 FINNSE, KSIĘGOWOŚĆ 310 Obrót gotówkowy 3100 Plany kasowe 3101 Raporty kasowe 3102 Grzbiety książeczek czekowych 3103 Kopie asygnat i kwitariuszy 3104 Protokoły kontroli kasy 311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Rozliczenia z budżetem 3111 Finansowanie własnej jednostki 3112 Finansowanie jednostek podległych 3113 Zasady kredytowania korespondencja z bankiem finansującym 3114 Finansowanie inwestycji wewnętrzne uruchamianie zadania, zmiana wysokości środków itd.; inwestycje zewnętrzne kl. 2102 312 313 Dotacje i pożyczki Realizacja budżetu Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu BE-10 32 KSIĘGOWOŚĆ FINNSOW 320 Dowody księgowe 321 Księgi rachunkowe 3210 Dzienniki finansowe 3211 Ewidencja syntetyczna 3212 Ewidencja analityczna 3213 Zestawienie obrotów i sald 322 Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami 22
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI ubezpieczeniowymi, itp. 323 Windykacje należności 324 Uzgadnianie sald 325 Ewidencja środków trwałych 33 ROZLICZENI PŁC 330 Dokumentacja płac materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac 3300 Karty pracy 3301 Zestawienia nagród 3302 Zestawienia premii 3303 Zestawienia innych należności pracowników 331 Dokumentacja potrąceń z płac 3310 Zajęcia sądowe 3311 Podatki 3312 Składki związkowe 3313 Pożyczki 3314 Kary 332 Listy płac 0 333 Karty zbiorcze płac 0 334 Zaświadczenia o płacach Bc rejestry wydanych zaświadczeń 335 Podatki 3350 Dokumentacja podatku dochodowego miesięczne listy ze stosunku pracy, prac zleconych, umów o dzieło, stypendialne 3351 Oświadczenia pracowników PIT-2, PIT-2B, PIT-12 3352 Wykazy dot. 50 % kosztów uzyskania dla nauczycieli akademickich i innych 3353 Rozliczenia roczne 3354 Informacje o osiągniętych dochodach u płatnika PIT-11 3355 Zmiany sytuacji dochodowej pracowników 3356 Miesięczne informacje o osiągniętych dochodach u płatnika z prac zleconych 3357 Korespondencja z urzędami skarbowymi 23
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 34 KSIĘGOWOŚĆ MJĄTKOW 340 Dowody księgowe faktury własne i obce 341 Dokumentacja księgowości majątkowej 3410 Kartoteka środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych 3411 Potwierdzenia odbioru środków trwałych OT 3412 Zmiany miejsca użytkowania MT 3413 Miesięczne kartoteki stanów magazynowych 3414 Ewidencja i rozliczenia metali kolorowych 3415 Ewidencja przychodów i rozchodów księgozbiorów 3416 Plan amortyzacji środków trwałych prowadzona w układach: wg GUS, wg pracowników, wg jednostek organizacyjnych rozliczenia - w tym dowody bibliotek (ubytki, dary, z innych źródeł) 3417 Dowody magazynowe prowadzone w zbiorach: PZ, ZW, RW, WZ 3418 Tabulogramy obrotu magazynowego 35 KOSZTY 350 Kalkulacje kosztów i cen dla najemców, czynszów, itp. 351 nalizy kosztów robocze opracowania kat. 36 FUNDUSZE SPECJLNE 360 Zasady gospodarowania funduszami ustalenia własne 361 Realizacja funduszy 37 INWENTRYZCJ 370 Dowody inwentaryzacyjne wartości niematerialnych i prawnych 371 Inwentaryzacja stanów magazynowych 372 Inwentaryzacje ciągłe B-25 373 Inwentaryzacje okresowe B-25 374 Inwentaryzacje doraźne 375 Inwentaryzacje dodatkowe i kontrolne 376 Weryfikacja spisów i wyjaśnianie różnic B-25 377 Kasacja środków trwałych rejestr i oryginały faktur 24
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 378 Kasacja przedmiotów nietrwałych i materiałów protokoły i dowody likwidacji 38 ZMÓWIENI PUBLICZNE 380 Rejestr zamówień publicznych - w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych 381 Dokumentacja postępowania w trybie zamówienia publicznego B-10 382 Oferty odrzucone B-3 383 Umowy zawarte w wyniku postępowania przetargowego 384 Rejestr sprzedanych specyfikacji istotnych warunków zamówienia 385 Zapotrzebowania na dostawy, usługi i roboty budowlane 386 Wzory dokumentacji do poszczególnych trybów zamówień publicznych 39 Dyscyplina finansowa B-10 wniosek o przygotowanie postępowania, ogłoszenie przetargu, powołanie komisji przetargowej, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, protokóły komisji, korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych B-10 oryginały w działach zamawiających, kopie w aktach postępowania przetargowego 390 Nadzór Głównego księgowego BE-5 interwencje B-3 391 Korespondencja finansowa 25
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 4 NUK 40 TYTUŁY I STOPNIE NUKOWE 400 Zasady nadawania stopni i tytułu naukowego 401 Tytuły naukowe ewidencja 4010 Nadanie tytułu naukowego profesora 4011 Nadanie tytułu doktora honoris causa 402 Stopnie naukowe 4020 Doktoraty dla każdego doktoranta zakłada się odrębną teczkę zawierającą podanie o wszczęcie przewodu doktorskiego, konspekt pracy, wykaz publikacji, odpis dyplomu magisterskiego, opinie promotora, protokoły egzaminów doktorskich, protokoły posiedzeń komisji, rad, autoreferat, recenzje, pismo do CK, zawiadomienie o nadaniu stopnia, odpis dyplomu, pracę doktorską 4021 Rejestr doktoratów księga wydanych dyplomów doktorskich 4022 Habilitacje jak przy klasie 4020 4023 Rejestr habilitacji księga wydanych dyplomów 4024 Organizacja promocji B-10 403 DOKUMENTCJ MINOWNI dokumentacja formalno-prawna; mianowania, powołania, angaże poszczególnych osób odkłada się do teczek akt osobowych klasa 120 4030 Mianowanie na stanowisko profesora nadzwyczajnego osoby posiadającej tytuł naukowy 4031 Mianowanie na stanowisko profesora zwyczajnego BE10 BE10 404 DOKUMENTCJ FUNKCJI uwagi jak przy haśle 403 4040 Rektorzy i prorektorzy BE10 4041 Dziekani i prodziekani BE10 26
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 4042 Dyrektorzy instytutów oraz kierownicy katedr i zakładów BE10 4043 Inne funkcje BE10 405 Studia doktoranckie programy, rekrutacja, akta osobowe uczestnika studiów doktoranckich, z tym, że w przypadku uczestnika studiów doktoranckich: - zaświadczenia w sprawach osobowych uczestnika kl. 527; -Odwołania w sprawie toku studiów kl. 536; - sprawy socjalnobytowe kl. 54; - sprawy dyscyplinarne kl. 55 406 Staże naukowe i zawodowe (krajowe) 407 Stypendia naukowe 408 Zatrudnienie dodatkowe nauczycieli akademickich poza Uczelnią 41 PRCE NUKOWO BDWCZE 410 Dokumentacja projektów badawczych 411 Dokumentacja inwestycji dla celów naukowych 412 Dokumentacja zleconych prac badawczych 413 Dokumentacja działalności statutowej 42 PTENTY 420 Przepisy dotyczące postępowania patentowego B-10 421 Rejestr zgłoszeń 422 Postępowanie patentowe BE10 27
KLSYFIKCYJNE HSŁ KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN UWGI 5 DYDKTYK, STUDENCI 50 DYDKTYK założenia organizacyjnoprogramowe studiów wyższych 500 Programy i plany studiów stacjonarnych magisterskich 501 Programy i plany studiów stacjonarnych licencjackich/inżynierskich 502 Programy i plany niestacjonarnych studiów magisterskich 503 Programy i plany niestacjonarnych studiów licencjackich/inżynierskich 504 Plany studiów podyplomowych 505 Indywidualne programy i plany studiów 506 Szkolenie wojskowe i obrona cywilna studentów sprawy porządkowe, szkolenia 507 Rozkład zajęć dydaktycznych B-2 siatki godzin, dyspozycja lokalami dydaktycznymi oraz indywidualne karty obciążeń dydaktycznych nauczycieli akademickich 51 REKRUTCJ 510 Podstawowe zasady zarządzenia i wytyczne w sprawach organizacyjnych i zasad przyjęć 511 Limity przyjęć na studia 512 Egzaminy wstępne 5120 Zbiorcze protokoły wydziałowych komisji rekrutacyjnych 5121 Indywidualne protokoły kandydatów przyjętych na studia 0 BE50 odkłada się do teczek osobowych studentów hasło 520 5122 Indywidualne protokoły kandydatów nieprzyjętych 5123 nkiety osobowe wraz z decyzją o przyjęciu lub nieprzyjęciu na studia B-2 w przypadku osób, które nie podjęły studiów B-2 513 Odwołania w sprawie przyjęć na studia 514 Kursy przygotowawcze dla kandydatów na studia listy zgłoszeń, organizacja zajęć, siatka godzin 28