INFORMACJA dla beneficjentów działania 1.4 Promocja gospodarcza i aktywizacja inwestycyjna regionu Schemat B Projekty pozainwestycyjne Oś I Konkurencyjna i innowacyjna gospodarka Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 Niniejsza informacja ma na celu zapoznanie beneficjentów z zasadami korzystania ze wsparcia w ramach działania 1.4 Promocja gospodarcza i aktywizacja inwestycyjna Schemat B Projekty pozainwestycyjne. Podmiotami uprawnionymi do złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach działania są: mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa 1, instytucje otoczenia biznesu, szkoły wyższe, jednostki naukowe, organizacje pozarządowe, jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych (w tym jednostki samorządu terytorialnego), stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego posiadające osobowość prawną, mające siedzibę na terenie województwa podkarpackiego (w przypadku osób prawnych) lub mające miejsce zamieszkania i zakład główny, w którym wykonywana jest działalność gospodarcza, na terenie województwa podkarpackiego (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wszystkich wspólników spółki cywilnej, jeżeli wnioskodawcą jest spółka cywilna) i spełniające wymogi określone w Szczegółowym opisie priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013, w szczególności: uprawnione do wsparcia w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013 (niewykluczone na mocy Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 2 października 2007 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. 2007, Nr 185, poz. 1317) oraz Linią demarkacyjną pomiędzy Programami Operacyjnymi Polityki Spójności, Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybackiej). 1 Według rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) do kategorii mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) należą przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów EUR a/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów EUR. W kategorii MŚP przedsiębiorstwo małe definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 50 pracowników i którego roczny obrót i/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 10 milionów EUR. W kategorii MŚP mikroprzedsiębiorstwo definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 10 pracowników i którego roczny obrót i/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 2 milionów EUR. Jednocześnie art. 3 załącznika nr I do rozporządzenia Komisji (WE) 800/2008 definiuje przedsiębiorstwa samodzielne, które można zaliczyć do kategorii MŚP. Podmioty które mogą ubiegać się o wsparcie w ramach innych Programów Operacyjnych - zgodnie z Linią demarkacyjną pomiędzy Programami Operacyjnymi Polityki Spójności, Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybackiej.
Pomocne definicje: a) Przedsiębiorcy podmiot prowadzący działalność gospodarczą bez względu na jego formę prawną. Zalicza się tu w szczególności osoby prowadzące działalność na własny rachunek oraz firmy rodzinne zajmujące się rzemiosłem lub inną działalnością, a także spółki lub konsorcja prowadzące regularną działalność gospodarczą [Załącznik nr I Definicja małych i średnich przedsiębiorstw do Rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej 9.8.2008 (L 214/3)]. b) Instytucje otoczenia biznesu mikroprzedsiębiorca, mały lub średni przedsiębiorca, a także duży przedsiębiorca, bez względu na formę prawną, który nie działa dla zysku lub przeznacza zysk na cele statutowe i prowadzi działalność służącą tworzeniu korzystnych warunków dla rozwoju przedsiębiorczości ( 2.3 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 20 maja 2009 r. w sprawie udzielania pomocy na wzmacnianie potencjału instytucji otoczenia biznesu w ramach regionalnych programów operacyjnych - Dz. U. Nr 85, poz. 719)2[1], c) Szkoły wyższe, tj. uczelnie są to szkoły prowadzące studia wyższe, utworzone w sposób określony w ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm). Uczelnią publiczną jest uczelnia utworzona przez państwo reprezentowane przez właściwy organ władzy lub administracji publicznej, natomiast uczelnią niepubliczną jest uczelnia utworzona przez osobę fizyczną albo osobę prawną niebędącą państwową ani samorządową osobą prawną (art. 2 ust. 1 pkt. 1-3 ww. ustawy). d) Jednostki naukowe, zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy z 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2008 r., Nr 169, poz. 1049) należy rozumieć jednostkę prowadzącą w sposób ciągły badania naukowe lub prace rozwojowe, taką jak: a) podstawowe jednostki organizacyjne uczelni w rozumieniu statutów tych uczelni, b) placówki naukowe Polskiej Akademii Nauk, c) jednostki badawczo-rozwojowe, d) międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych przepisów, e) jednostki organizacyjne posiadające status jednostki badawczo-rozwojowej, f) Polską Akademię Umiejętności, g) inne jednostki organizacyjne, niewymienione w lit. a-f, posiadające osobowość prawną i siedzibę w Rzeczypospolitej Polskiej, w tym przedsiębiorcy posiadający status centrum badawczo-rozwojowego nadawany na podstawie przepisów o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej. e) Organizacje pozarządowe - niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, osoby prawne lub jednostki nieposiadające osobowości prawnej utworzone na podstawie przepisów ustaw, w tym fundacje i stowarzyszenia, z zastrzeżeniem ust. 4. cytowanego artykułu ustawy (art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie - Dz. U. z 2003 r., Nr 96, poz. 873 z późn. zm.).
f) Jednostki sektora finansów publicznych - zalicza się do nich: a) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały, b) gminy, powiaty i samorząd województwa, zwane dalej "jednostkami samorządu terytorialnego", oraz ich związki, c) jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych, d) państwowe i samorządowe fundusze celowe, e) uczelnie publiczne, f) jednostki badawczo-rozwojowe, g) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, h) państwowe i samorządowe instytucje kultury, i) Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i zarządzane przez nie fundusze, j) Narodowy Fundusz Zdrowia, k) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, l) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego (art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - Dz. U. Nr 157, poz. 1240). Przykładowe rodzaje projektów: 1. Udział w charakterze wystawcy w imprezach targowo wystawienniczych organizowanych poza granicami kraju. 2. Udział w charakterze wystawcy w krajowych imprezach targowo - wystawienniczych o charakterze międzynarodowym. 3. Udział przedsiębiorców w misjach gospodarczych za granicą (w tym w misjach połączonych z udziałem w targach/imprezach wystawienniczych w charakterze wystawcy lub zwiedzającego). 4. Realizacja kampanii promocyjnych województwa podkarpackiego. I. PRAWIDŁOWA REALIZACJA PROJEKTU. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników projektu (produktu i rezultatu) zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Beneficjent podczas realizacji projektu powinien przestrzegać oraz stosować się do wszystkich zapisów Umowy/Decyzji o dofinansowanie projektu, która reguluje jego prawa i obowiązki. Beneficjent realizujący projekty polegające na udziale w targach/wystawach/misjach gospodarczych, organizacji targów/wystaw, organizacji kampanii promocyjnej, powinien pamiętać o należytym dokumentowaniu ponoszonych wydatków w ramach realizowanego przedsięwzięcia. W celu uniknięcia nieprawidłowego wydatkowania środków przez beneficjentów, a także uznawania wydatków poniesionych przez beneficjenta za niekwalifikowane na etapie wniosku o płatność lub podczas przeprowadzania kontroli, Instytucja Zarządzająca Programem określiła w punkcie II dokumenty, które będą akceptowane na etapie rozliczania przez beneficjenta projektu.
II. DOKUMENTY AKCEPTOWANE PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ PROGRAMEM NA ETAPIE ROZLICZENIA PROJEKTU. Raportowanie z udziału targów oraz udziału w misjach gospodarczych 1. Wydatki na wynajem sprzętu multimedialnego niezbędnego do realizacji projektu w okresie, w którym jest on niezbędny do realizacji projektu: umowa/zlecenie wynajmu sprzętu, faktura za wynajem, dowód zapłaty faktury. 2. Wydatki na transport i podróże służbowe oraz zakwaterowanie osób biorących udział w przedsięwzięciu w okresie nie dłuższym niż dwa dni przed rozpoczęciem i dwa dni po zakończeniu imprezy targowo-wystawienniczej (do łącznej wysokości nie przekraczającej 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu): polecenie podróży służbowej, rozliczenie kosztów podróży służbowej wraz z wymaganymi dokumentami potwierdzającymi zapłatę na rzecz odbywającego podróż służbową, umowa z wykonawcą usługi za przejazd, faktura za zakwaterowanie, zawierająca wskazanie osób korzystających z noclegu, wraz z dowodami zapłaty, w przypadku rozliczania kosztów transportu na podstawie kosztów zużycia paliwa należy dołączyć fakturę za paliwo wraz z dokumentacją rozliczającą wyjazd (np. karty drogowe), w przypadku przelotu osób uczestniczących w targach/wystawach/misjach gospodarczych należy załączyć kserokopię biletów lotniczych, w przypadku przejazdu pociągiem/autobusem osób uczestniczących w targach/wystawach/misjach gospodarczych należy załączyć kserokopie biletów kolejowych/autobusowych, w przypadku, gdy osoby uczestniczące nie są pracownikami beneficjenta, należy przedstawić dokumenty potwierdzające ich relacje z podmiotem realizującym projekt. Uwaga: Koszty podróży służbowej (zakwaterowanie, transport, diety) ponoszone muszą być zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 z 30 grudnia 2002, poz. 1991) oraz Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 z 30 grudnia 2002, poz. 1990), Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 26 marca 2002, poz. 271), (analogicznie dokonywany będzie zwrot kosztów używania środków transportu będących własnością Wnioskodawcy).
3. Wydatki na przedsięwzięcia z zakresu promocji regionu prowadzone podczas trwania imprez targowo-wystawienniczych lub misji gospodarczych z wykorzystaniem różnorodnych kanałów przepływu informacji (np. radio, telewizja, prasa, Internet, kampanie billboardowe): oryginały informacji umieszczonych w prasie wraz z podaniem tytułu i numeru czasopisma oraz daty jego publikacji, wydruk informacji umieszczonych w Internecie, wraz z podaniem nazwy strony www oraz daty publikacji, nośniki magnetyczne (płyty CD, DVD, kasety) w przypadku spotów reklamowych albo innych form promocji w radiu lub telewizji, próbki materiałów promocyjnych po jednym oryginalnym egzemplarzu, umowa lub zlecenie wynajmu sali (np. w celu zorganizowania konferencji prasowej, spotkania informacyjno promocyjnego, itp.), faktura za wynajem sali, faktura za organizację konferencji prasowej dowód zapłaty faktury, dokumentacja zdjęciowa potwierdzająca odbycie konferencji prasowej, spotkania informacyjno promocyjnego, harmonogram i zakres tematyczny konferencji prasowej, spotkania informacyjno promocyjnego, lista organizatorów ze strony Beneficjenta oraz lista uczestników konferencji prasowej, spotkania informacyjno promocyjnego. 4. Wydatki związane z uzyskaniem niezbędnych wiz dla osób zaangażowanych w realizację projektu oraz ubezpieczenia związane z realizacją projektu: potwierdzenie uzyskania wizy, dowód zapłaty za wizę, polisa ubezpieczeniowa, dowód zapłaty za ubezpieczenie. 5. Wydatki związane z udziałem w imprezach targowo wystawienniczych oraz misjach gospodarczych: a) Wydatki na wynajęcie powierzchni wystawienniczej: umowa lub zlecenie wynajmu powierzchni wystawienniczej, faktura za wynajem powierzchni wystawienniczej, dowód zapłaty faktury, dokumentacja zdjęciowa przedstawiająca powierzchnię wystawienniczą, w przypadku, gdy Beneficjent posiada wynajętą powierzchnię wystawienniczą wspólnie z inną firmą/lub obok innej firmy (bez ścianek oddzielających podmioty gospodarcze) - z załączonych dokumentów musi wynikać, iż na powierzchni wystawienniczej, o której refundację kosztów ubiega się projektodawca, wystawiał się tylko wnioskujący.
b) Wydatki na wpis do katalogu targowego: faktura za dokonany wpis, dowód zapłaty faktury, kserokopia katalogu targowego zawierająca co najmniej pierwsze strony katalogu z opisem targów oraz kserokopia strony z wpisem Beneficjenta, jako uczestnika w imprezie targowo wystawienniczej.. c) Wydatki na opłatę rejestracyjną: karta zgłoszenia udziału w imprezie targowo wystawienniczej, faktura za dokonaną opłatę rejestracyjną, dowód zapłaty faktury, d) Wydatki na zakup usług związanych z opracowaniem projektu i/lub wykonaniem stoiska: dokumentacja fotograficzna stoiska targowego, na której musi znajdować się stoisko wystawiennicze oznakowane zgodnie z zasadami promocji projektu, opisanymi w punkcie III (Promocja projektu). e) Wydatki na transport oraz odprawę celną eksponatów: umowa z wykonawcą lub zlecenie wykonania usługi (w przypadku transportu eksponatów własnymi środkami transportu dokumenty potwierdzające faktyczny koszt transportu np. faktury za paliwo wraz z kalkulacją wartości zużytego paliwa, karty drogowe, itp.) dokumentacja fotograficzna miejsca docelowego (np. główne wejście lub miejsce charakterystyczne dla danej imprezy targowo wystawienniczej). f) Wydatki na zakup usług w zakresie obsługi technicznej stoiska: dokumentacja fotograficzna stoiska targowego, na której musi znajdować się stoisko wystawiennicze oznakowane zgodnie z zasadami promocji projektu, opisanymi w punkcie III (Promocja projektu). g) Wydatki na zakup usług tłumaczeń: dokumenty potwierdzające kwalifikacje lub uprawnienia wykonawcy do wykonania konkretnej usługi tłumacza.
6. Wydatki na opracowanie oraz wykonanie materiałów reklamowych oraz informacyjno promocyjnych takich jak: ulotki, foldery, gadżety promocyjne, płyty CD/DVD z nagraną prezentacją firmy, itp.: próbki materiałów reklamowych oraz promocyjnych po jednym oryginalnym egzemplarzu (w przypadku gadżetów promocyjnych, dopuszcza się przedstawienie dokumentacji fotograficznej, potwierdzającej zastosowanie obowiązkowej promocji i identyfikującej zleceniodawcę Beneficjenta). 7. Wydatki poniesione na zakup kart wstępu na targi lub wystawy: faktura za zakup, dowód zapłaty faktury, kserokopia kart wstępu na targi lub wystawy. Raportowanie kampanii promocyjnej a) w przypadku telewizji: udokumentowaną liczbę emisji. b) w przypadku Radia: oświadczenia o wykonanej liczbie emisji podpisanej/przygotowanej przez stacje realizujące kampanię. c) w przypadku Prasy: zestawienie zbiorcze z emisji reklamy prasowej oraz egzemplarze dowodowe (oryginalne egz. gazet, bądź potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie, zawierające co najmniej pierwszą stronę oraz stronę, gdzie umieszczona została reklama). d) w przypadku Internetu: potwierdzenie wykonania usługi (np. raport zawierający wydruk ze strony internetowej). e) w przypadku kampanii outdoorowej (np.billboardy, nośniki wielkoformatowe i inne):
raportu z realizacji listy lokalizacji z harmonogramem ekspozycji oraz zdjęciami na płycie CD, f) w przypadku pozostałych zaproponowanych w ofercie działań, należy przedstawić możliwe do zbadania wiarygodne wyniki i informacje pokazujące efektywność przedmiotowych działań. Raport należy przedstawić w formie pisemnej i elektronicznej; Wzór opisu faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej: Potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną, zgodnie z zapisami Instrukcji do wniosku Beneficjenta o płatność kserokopie oryginałów faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać opis (który jest kopią opisu widniejącego na oryginale faktury), posiadający co najmniej: a) Numer umowy o dofinansowanie projektu, b) Nazwę projektu, c) Opis związku wydatku z projektem należy zaznaczyć w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, do której kategorii kosztu przedstawionego we wniosku o dofinansowanie projektu odnosi się wydatek opisany fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy wydatek mieści się w kilku kategoriach ujętych we wniosku o dofinansowanie projektu, wówczas należy dokonać podziału kwotowego wydatku z przyporządkowaniem do właściwych kategorii: jeżeli wydatki ujęte na fakturze mają różne stawki VAT należy je wyodrębnić i pogrupować według stawek podając w opisie ich nazwę, ilość i wartość oraz sumę, w przypadku, gdy nie wszystkie pozycje faktury są kwalifikowane w projekcie, należy na odwrocie wyszczególnić te pozycje, które beneficjent przedkłada do rozliczenia, podając ich nazwę, ilość i wartość (oraz zakreślić markerem na kopii faktury), jeżeli wydatki ujęte na fakturze dotyczą różnych projektów w opisie faktury należy wyszczególnić wszystkie zakupione artykuły, ich ilość i wartość oraz przypisać je do właściwych projektów (a na kopii faktury należy zakreślić pozycje, które dotyczą wniosku o płatność), jeżeli nie wszystkie wydatki ujęte na fakturze są wydatkami związanymi z realizowanym projektem, na odwrocie faktury należy wykazać wydatki kwalifikowane i ich wartość, a także wskazać wydatki nie związane z projektem i ich wartość, jeżeli wydatki na fakturze zostały ujęte w sposób ogólny, w opisie faktury należy wyszczególnić wszystkie koszty składające się na kategorię ogólną. Ponadto w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej należy zamieścić zapis: Wydatek jest kwalifikowalny w wysokości. PLN. d) Informację o poprawności formalnej i merytorycznej, e) Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP.
Na fakturze należy zamieścić adnotację, np.: Wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655) na podstawie art... podany art. będzie wskazywał na powód stosowania ustawy do danych wydatków lub na powód wyłączenia przepisów ustawy. W odniesieniu do zamówień i do beneficjentów, do których nie mają zastosowania przepisy Prawo zamówień publicznych beneficjent zobowiązany jest opisać fakturę w sposób następujący : Wydatki zostały poniesione w ramach realizacji zamówień udzielonych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych. W uzasadnionych przypadkach, gdy nie ma możliwości opisania oryginału faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie, dopuszcza się możliwość umieszczenia powyższego opisu na oddzielnej kartce stanowiącej załącznik do faktury (spięty lub przyklejony do faktury). W takim przypadku opis na odwrocie faktury powinien zawierać przynajmniej: numer umowy, nazwę projektu, adnotację, że szczegółowy opis znajduje się w załączniku. Załącznik powinien być podpisany przez upoważnione osoby ze strony beneficjenta. Z opisu załącznika powinno również wynikać jakiej faktury dotyczy. Wszystkie kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego upoważnioną wraz ze wskazaniem daty dokonania potwierdzenia. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie np. z zapisem potwierdzam za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem lub podpis na pierwszej stronie z zapisem potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony do strony. dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem. UWAGA! Istnieje obowiązek nadawania oryginałom faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej oznaczenia informującego o Programie i Funduszu, z którego finansowane są wydatki. W związku z tym faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013", w przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu Państwa, do powyższego opisu należy odpowiednio dodać: oraz z budżetu Państwa". Adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury (przed jej skopiowaniem). Zapis ten może występować również w formie pieczęci. Dodatkowo na pierwszej stronie oryginału faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, należy zamieścić informację identyfikującą wniosek o płatność w którym wykazano wydatek do rozliczenia. W związku z tym faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, powinny być opatrzone adnotacją: Ujęto we wniosku o płatność za okres od do (dzień/miesiąc/rok - tożsama z datą w pkt 1 wniosku beneficjenta o płatność). W sytuacji, gdy faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej została zapłacona gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest umieszczona na niej
klauzula zapłacono gotówką opatrzona podpisem i datą osoby przyjmującej zapłatę (wystawcy/sprzedawcy) oraz dołączona kopia raportu kasowego. W przypadku zapłaty za fakturę transzami do refundacji należy przedstawić fakturę w całości zapłaconą. Dokument, który nie został w całości opłacony nie może być umieszczony we wniosku o płatność. Sposób rozliczania faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w walutach obcych: a) W przypadku rozliczania faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w walutach obcych należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. nr 76, poz. 694 ze zm.), tj. art.30 ust. 2: Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia - o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej - odpowiednio po kursie: 1. Faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań, 2. Średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji. b) Na fakturach/ dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić: kurs waluty po jakim zostały zaksięgowane jako koszt w PLN (z podaniem daty i numeru tabeli NBP), kurs waluty po jakim została dokonana płatność oraz jego datę, równowartość faktury w PLN przeliczoną według powyższych kursów. Kwalifikowanym jest wydatek faktycznie poniesiony, jako zapłata za fakturę wyrażona w walucie obcej, przeliczona na PLN Faktury i inne równoważne dowody księgowe wystawione w języku obcym muszą zostać przetłumaczone na język polski i potwierdzone przez osobę do tego upoważnioną. Dowody zapłaty powinny być opisane w sposób umożliwiający ich powiązanie z dokumentem źródłowym. Jako dowody zapłaty należy przedstawić poświadczone za zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie: wyciągów z rachunku bankowego beneficjenta, bądź historię rachunku lub kopię dowodu kasowego, potwierdzające poniesienie wydatków za okres, którego dotyczy wniosek o płatność. Wyciąg z rachunku bankowego beneficjenta powinien zawierać: nr rachunku bankowego beneficjenta, nazwę dostawcy/wykonawcy (w przypadku wynagrodzeń imię i nazwisko pracownika/zleceniobiorcy), nr faktury/rachunku (w przypadku wynagrodzeń nr listy płac), kwotę przelewu. W sytuacji, gdy wyciąg z rachunku bankowego nie zawiera powyższych danych, beneficjent zobowiązany jest dołączyć do wyciągu kopię przelewu bankowego zawierającego brakujące dane. Jeżeli przelew nie jest przedstawiony w postaci wydruku komputerowego, lecz na blankiecie polecenia przelewu, wówczas
dołączona kopia przelewu powinna zawierać potwierdzenie przyjęcia do realizacji przez bank. Zgodność z oryginałem kopii dokumentu poświadczana jest przez umieszczenie np. słów za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem, oraz daty i odręcznego podpisu osoby z pionu finansowego (np. główny księgowy) lub innej osoby upoważnionej pisemnie przez beneficjenta, wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka). Na wyciągu z rachunku bankowego należy podkreślić markerem pozycję, która odnosi się do konkretnej faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy tylko część wydatku z zakreślonej kwoty jest kwalifikowana w ramach projektu (np. w sytuacji, gdy nie wszystkie pozycje z faktury są kwalifikowane) to w dolnej części wyciągu należy umieścić zapis: W kwocie. znajduje się kwota. stanowiąca wydatek kwalifikowany w ramach projektu. III. PROMOCJA PROJEKTU Zaplanowane przez beneficjenta działania dotyczące informacji i promocji muszą być realizowane zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz wniosku o dofinansowanie. Beneficjent projektu ma obowiązek informowania opinii publicznej o uzyskaniu wsparcia z funduszy europejskich, zgodnie z art. 8 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. określającym przepisy wykonawcze do Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 odnośnie obowiązków informacyjnych i komunikacyjnych stosowanych przez Państwa Członkowskie. Wszelkie materiały informacyjne i promocyjne dotyczące projektów realizowanych w ramach udziału w targach/wystawach lub misjach gospodarczych powinny być zgodne z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WP na lata 2007-2013 dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji, dostępnymi na stronie www.wrota.podkarpackie.pl. W przypadku udziału w targach/wystawach/misjach gospodarczych muszą być bezwzględnie oznakowane: wynajęta powierzchnia wystawiennicza, materiały reklamowe oraz informacyjno - promocyjne, przedsięwzięcia promocyjne, np. konferencje prasowe, informacja prasowa, spotkania informacyjno-promocyjne. Beneficjent realizując projekt musi umieścić informację o współfinansowaniu projektu w widocznym miejscu. Należy pamiętać o tym, że brak oznakowania w powyższy sposób materiałów reklamowych oraz informacyjno promocyjnych, powierzchni wystawienniczej, miejsca konferencji prasowej, spotkania informacyjno - promocyjnego będzie skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny. IV. POZOSTAŁE INFORMACJE Przypomina się, że aby wydatki mogły być uznane za kwalifikowalne na etapie rozliczania i kontroli Beneficjenci zobowiązani są do stosowania Wytycznych Instytucji Zarządzającej, znajdujących się na stronie internetowej http://www.si.podkarpackie.pl/wp/pl/rpo/vademecum/rpo_os1/inne.htm a w szczególności: 1. Wytyczne dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji. 2. Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WP na lata 2007-2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych.
3. Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WP z dnia 23 września 2008 roku w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 wraz z załącznikiem.