REGULAMIN Załącznik do Zarządzenia Starosty Biłgorajskiego Nr 24/2011 z dnia 1 kwietnia 2011 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Niniejszy Regulamin opracowany jest w szczególności na podstawie: 1. Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 214, poz. 1407 z późn. zm.); 2. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2011 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej (Dz. U. z 2011 r. Nr 62, poz. 317); 3. Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu (WE) do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 379 z 28.12.2006 r., str. 5). 2 Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa jest o: 1. Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 214, poz. 1407 z późn. zm.); 2. Rozporządzeniu - należy przez to rozumieć Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2011 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej (Dz. U. z 2011 r. Nr 62, poz. 317); 3. Staroście - należy przez to rozumieć Starostę Biłgorajskiego; 1
4. Urzędzie - należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Biłgoraju; 5. Komisji należy przez to rozumieć Komisję powołaną przez Starostę Biłgorajskiego do rozpatrzenia wniosków na realizację zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej, na które przeznacza się środki PFRON; 6. Osobie niepełnosprawnej - oznacza to osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna albo poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu, w rozumieniu przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; 7. Niepełnosprawności - oznacza to trwałą lub okresową niezdolność do wypełniania ról społecznych z powodu stałego lub długotrwałego naruszenia sprawności organizmu, w szczególności powodującą niezdolność do pracy; 8. Pracodawcy - oznacza to jednostkę organizacyjną choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osobę fizyczną, jeżeli zatrudniają one co najmniej jednego pracownika przez min. 12 miesięcy; 9. Funduszu - należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych; 10. Przeciętnym wynagrodzeniu - należy przez to rozumieć przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w formie komunikatu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski, na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 224 i Nr 134, poz. 903). 3 Zgodnie z art. 26e ustawy oraz rozporządzeniem, Starosta może ze środków Funduszu zwrócić Pracodawcy koszty wyposażenia stanowiska pracy zwane dalej refundacją w wysokości określonej w umowie, nie wyższej jednak niż 15-krotność przeciętnego wynagrodzenia. 2
4 1. Środki, o których mowa w 3 Regulaminu mogą być przyznane Pracodawcy, jeżeli: 1) zobowiązał się do zatrudniania osoby niepełnosprawnej przez okres co najmniej 36 miesięcy; 2) złożył wniosek o przyznanie refundacji, zwany dalej wnioskiem. 2. Środki, o których mowa w 3 Regulaminu nie mogą być przyznane Pracodawcy, jeżeli: 1) prowadził działalność gospodarczą i zatrudniał minimum jedną osobę przez okres krótszy niż 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku o refundację; 2) posiada zaległości w zobowiązaniach wobec Funduszu; 3) posiada zaległości z opłacaniem w terminie podatków i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych; 4) znajduje się w trudnej sytuacji ekonomicznej według kryteriów określonych w przepisach prawa Unii Europejskiej dotyczących udzielania pomocy publicznej zgodnie z kryteriami określonymi w pkt. 9-11 wytycznych wspólnotowych dotyczących pomocy państwa w celu ratowania i restrukturyzacji zagrożonych przedsiębiorstw (Dz. Urz. UE C 224 z dnia 1 października 2004 r.); 5) toczy się w stosunku do niego postępowanie upadłościowe lub został zgłoszony wniosek o likwidację; 6) był karany w okresie 2 lat przed dniem złożenia wniosku za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu w rozumieniu ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.); 7) ubiega się o refundację stanowiska pracy, na które powiatowy urząd pracy nie może skierować osób niepełnosprawnych ze względu na brak w rejestrze osób o kwalifikacjach wymaganych do pracy na tym stanowisku pracy. 3
3. Refundacja obejmuje: 1) udokumentowane koszty zakupu lub wytworzenia wyposażenia stanowiska pracy, na którym będzie wykonywać pracę osoba niepełnosprawna; 2) kwotę niepodlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, związanych z przedmiotami opodatkowania określonymi w ust. 3 pkt 1. 4. W celu potwierdzenia warunków, o których mowa w 4, Urząd może żądać złożenia dodatkowych dokumentów. 5. Refundacja środków na wyposażenie stanowiska pracy jest pomocą de minimis. 1) Zasada de minimis w ramach Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu (WE) do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 379 z 28.12.2006 r., str. 5). nie ma zastosowania w odniesieniu m.in. do przedsiębiorstw zajmujących się produkcją pierwotną produktów rolnych, sektora rybołówstwa oraz sektora węglowego. 2) Zasady dopuszczalności pomocy de minimis w sektorze rolnym w odniesieniu do produkcji podstawowej produktów rolnych określa Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1535/2007 z dnia 20 grudnia 2007 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy de minimis w sektorze produkcji rolnej (Dz. Urz. UE L 337 z 21.12.2007, str. 35). 3) W sektorze rybołówstwa - Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 875/2007 z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu w odniesieniu do pomocy w ramach zasady de minimis dla sektora rybołówstwa i zmieniającym Rozporządzenie (WE) nr 1860/2004 (Dz. Urz. UE L 193 z 25.07.2007, str. 6). 4) Pomoc de minimis nie może być wydatkowana na zakup środków transportu wykorzystywanych do prowadzenia działalności w zakresie transportu drogowego towarów. 6. Wniosek składa się do starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej. 4
ROZDZIAŁ II TRYB SKŁADANIA I ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW 5 1. W celu uzyskania środków na wyposażenie stanowiska pracy dla skierowanej osoby niepełnosprawnej Pracodawca składa w Urzędzie wniosek o przyznanie refundacji ze środków Funduszu kosztów wyposażenia stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej z odpowiednimi załącznikami. 2. Do wniosku o udzielenie pomocy Pracodawca winien dołączyć zaświadczenia o pomocy de minimis otrzymanej w okresie obejmującym bieżący rok kalendarzowy i poprzedzające go dwa lata kalendarzowe oraz informację o innej pomocy dotyczącej tych samych kosztów kwalifikowalnych. Wzór stanowi Załącznik nr 1 do wniosku pracodawcy o refundację kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej. 3. Do wniosku Pracodawca składa informację o aktualnym stanie zatrudnienia. Wzór stanowi Załącznik nr 2. 4. Do wniosku należy dołączyć ponadto : 1) kserokopia zaświadczenia z właściwego urzędu gminy o wpisie do EDG z adnotacją o aktualności albo KRS (poświadczone za zgodność z oryginałem); 2) kserokopia zaświadczenia GUS o nadaniu nr REGON (poświadczona za zgodność z oryginałem); 3) kserokopia zaświadczenia US o nadaniu nr NIP (poświadczona za zgodność z oryginałem); 4) oryginał zaświadczenia US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości (ZAS-W); 5) oryginał zaświadczenia ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek; 6) aktualne zaświadczenie z banku o posiadanych środkach finansowych, obrotach na rachunku za ostatni rok, ewentualnym zadłużeniu i prawnej formie zabezpieczenia oraz lokatach terminowych; 7) w przypadku podmiotów sporządzających bilans bilans i rachunek zysków i strat, w pozostałych przypadkach roczne rozliczenie podatkowe za ostatnie dwa lata, wraz z dowodem przyjęcia przez US lub poświadczone przez audytora albo z dowodem nadania do US (poświadczone za zgodność z oryginałem); 5
8) kserokopia tytułu prawnego do lokalu (poświadczona za zgodność z oryginałem); 5. Wskazane jest aby Pracodawca przedłożył ofertę na produkt, który będzie stanowił wyposażenie stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej. 6. Starosta może żądać przedłożenia dodatkowych dokumentów, które ułatwią weryfikację wniosku. 6 1. Urząd sprawdza wniosek pod względem rachunkowym oraz formalnym. 2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku: 1) informuje się Pracodawcę o nieprawidłowościach w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku; 2) wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. 3. Termin, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, podlega przedłużeniu na wniosek Pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie Pracodawcy. 4. W przypadku niezachowania terminu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, lub terminu określonego zgodnie z ust. 3 Starosta informuje Pracodawcę o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia. 5. Przy rozpatrywaniu wniosków brane pod uwagę będą następujące kryteria: 1) potrzeby lokalnego rynku pracy; 2) liczbę osób niepełnosprawnych o określonych kwalifikacjach zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy; 3) koszty wyposażenia stanowiska pracy. Nie mogą to być koszty wynagrodzenia osoby niepełnosprawnej; 4) wkład Pracodawcy w wyposażenie tworzonego stanowiska pracy; 5) wysokość posiadanych środków Funduszu przeznaczonych na ten cel w danym roku. 6
7 1. Komisja jest organem opiniodawczym Starosty Biłgorajskiego powołanym do celów opiniowania i rozpatrywania wniosków m.in. na podstawie kryteriów wykazanych w 6 ust. 5. 2. Komisja przedstawia Staroście propozycję przyznania wysokości środków. 3. Ostateczna akceptacja lub odmowa przyjęcia wniosku należy do Starosty Biłgorajskiego. 4. O sposobie rozpatrzenia wniosku Starosta powiadamia Pracodawcę w formie pisemnej w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku wraz z niezbędnymi do jego rozpatrzenia dokumentami, jednak nie wcześniej niż w dniu podjęcia przez Radę Powiatu w Biłgoraju uchwały, o której mowa w art. 35a ust. 3 ustawy. 5. W sytuacji gdy termin określony w 7 ust. 4 Regulaminu stał się wymagalny, a brak aktualnych przepisów Rozporządzenia, Urząd informuje o niemożliwości rozpatrzenia sprawy w terminie na podstawie art. 36 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). 6. W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku sporządza się uzasadnienie. 7. W przypadku braku środków wniosek należy rozpatrzyć negatywnie. Gdy w danym roku zostaną przydzielone dodatkowe środki i zostaną przyznane na zadania z zakresu rehabilitacji zawodowej, to Pracodawca składa nowy wniosek. 8. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku Starosta informuje pisemnie Pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. 9. Negocjacje dotyczą tego wszystkiego, co następnie będzie uwzględnione w umowie i obejmują m.in. następujące zagadnienia: warunki umowy, dopracowanie katalogu wydatków, ustalenie wysokości przyznanej kwoty, wybór formy zabezpieczenia zwrotu kwoty refundacji. 10. Negocjacje powinny zakończyć się sporządzeniem stosownego protokołu w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. 11. Protokół negocjacji powinien być podpisany przez Pracodawcę i Starostę w dniu negocjacji. 7
ROZDZIAŁ III PODSTAWOWE POSTANOWIENIA UMOWY 8 1. W terminie 14 dni od zakończenia negocjacji Starosta zawiera umowę z Pracodawcą. 2. Umowa zawiera w szczególności: 1) zobowiązanie Starosty do: a) wypłaty refundacji w kwocie ustalonej w wyniku negocjacji; b) co najmniej jednokrotnego zweryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez Pracodawcę w czasie obowiązywania umowy. 2) zobowiązanie Pracodawcy do: a) poniesienia wskazanych w umowie kosztów oraz zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, której dotyczy refundacja w terminie do 3 miesięcy od dnia zawarcia umowy; b) umożliwienia wykonania przez Urząd czynności dotyczących zweryfikowania realizacji umowy; c) informowania o wszelkich zmianach dotyczących realizacji umowy w terminie 7 dni od dnia wystąpienia tych zmian; d) rozliczenia otrzymanej refundacji w terminie określonym w umowie; e) zwrotu otrzymanej refundacji oraz zapłacenia odsetek od refundacji, naliczonych od dnia jej otrzymania w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wezwania Starosty do zapłaty lub ujawnienia naruszenia co najmniej jednego z warunków umowy; f) zabezpieczenia zwrotu kwoty refundacji - w formie ustalonej w wyniku negocjacji. Akceptacja formy zabezpieczenia należy do Starosty. Preferowana forma to akt notarialny o poddaniu się egzekucji przez dłużnika; g) zatrudnienia skierowanej osoby niepełnosprawnej na łączny okres 36 miesięcy; h) udokumentowania realizacji umowy na wezwanie Starosty; i) składania kwartalnych informacji o zatrudnionej w zakładzie pracy osobie niepełnosprawnej (deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA, kopia raportu imiennego ZUS RCA i ZUS RSA, kopia przelewów składek ZUS, kopia listy płac, kopia list obecności); 8
3. Ustanowienie przez Pracodawcę pełnomocnictwa w sytuacji niemożliwości wykonywania przez niego obowiązków wynikających z umowy. 4. Umowę zawiera się w formie pisemnej. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej. 5. W dniu podpisania umowy Starosta wydaje Pracodawcy zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis. W przypadku gdy kwota określona w umowie różni się od kwoty refundacji, Urząd wystawia korektę zaświadczenia w terminie 14 dni. ROZDZIAŁ IV WARUNKI REFUNDACJI KOSZTÓW WYPOSAŻENIA STANOWISKA PRACY OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNEJ 9 Pracodawcy, który poniósł koszty wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej pod warunkiem jej zatrudnienia przez okres co najmniej 36 miesięcy, może być dokonana refundacja tych kosztów w wysokości określonej w umowie, nie wyższej jednak niż do wysokości 15-krotnego przeciętnego wynagrodzenia obowiązującego na dzień zawarcia umowy pomiędzy Starostą a Pracodawcą. 10 1. Refundacja kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej jest dokonywana po przedłożeniu przez Pracodawcę w ciągu 7 dni od dnia poniesienia ostatniego z kosztów następujących dokumentów: 1) części II wniosku Wn-W; 2) zestawienia poniesionych kosztów podlegających refundacji. Zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej dokonuje się do wysokości faktycznie poniesionych kosztów; 3) kopii dowodów poniesienia tych kosztów. Zakup wyposażenia objętego refundacją dokumentuje się fakturą, rachunkiem lub dowodem zapłaty; 4) orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność tej osoby; 9
5) kopii umowy o pracę zawartej z osobą niepełnosprawną zatrudnioną na refundowanym stanowisku pracy; 6) wytworzenie wyposażenia stanowiska pracy Pracodawca dokumentuje, przedstawiając ocenę techniczną rzeczoznawcy wraz z dokonaną przez niego wyceną. Cenę nabycia i koszt wytworzenia wyposażenia objętego refundacją ustala się i dokumentuje zgodnie z przepisami o rachunkowości. Koszty oceny i wyceny rzeczoznawcy finansuje Pracodawca; 7) dopuszcza się zakup sprzętu używanego. Zakup ten Pracodawca dokumentuje dodatkowo oceną techniczną rzeczoznawcy co do kosztów zakupionego sprzętu i okresu przydatności minimum 5 lat; 2. Pracodawca zobowiązuje się do ubezpieczenia maszyn i urządzeń stanowiących wyposażenie stanowiska pracy o wartości powyżej 3.500 zł (słownie: trzy tysiące pięćset złotych) na wypadek kradzieży, klęsk żywiołowych i ekologicznych lub innych zdarzeń losowych; 3. Pracodawca zobowiązany jest wyposażyć stanowisko pracy osoby niepełnosprawnej w urządzenia utracone w przypadku zdarzeń określonych w 10 ust. 2 Regulaminu w terminie do 3 miesięcy od daty ujawnienia tego faktu bez zaangażowania dodatkowych środków PFRON. 4. W ciągu 30 dni od zakupienia sprzętu stanowiącego wyposażenie stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej Pracodawca ma obowiązek wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych. 11 Umowa, o której mowa w 8 Regulaminu wygasa w przypadku nieprzedstawienia zestawienia poniesionych kosztów podlegających refundacji oraz kopii dowodu ich poniesienia w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. 12 1. W terminie 7 dni od dnia dostarczenia Staroście dokumentów, o których mowa w 10 Regulaminu, Starosta występuje do Państwowej Inspekcji Pracy z wnioskiem o wydanie opinii, odpowiednio, o przystosowaniu do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby zatrudnionej na wyposażonym stanowisku pracy lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na tym stanowisku. 10
2. Po uzyskaniu pozytywnej opinii PIP upoważniony przez Starostę pracownik Urzędu przeprowadza kontrolę u Pracodawcy celem zweryfikowania prawidłowości realizacji umowy. 13 Refundację przekazuje Starosta na rachunek bankowy wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia uzyskania przez Pracodawcę pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy, o której mowa w 12 ust. 1 Regulaminu. 14 1. Pracodawca dokonując rozliczenia refundacji, posługuje się w szczególności danymi zawartymi we wniosku i umowie, o której mowa w 8. 1) Jeżeli refundacja została wypłacona Pracodawcy w wysokości wyższej od należnej, Pracodawca informuje Starostę o wysokości nienależnie pobranej kwoty refundacji oraz dokonuje zwrotu tej kwoty w terminie 3 miesięcy od dnia jej ujawnienia. 2) Jeżeli refundacja została wypłacona Pracodawcy w wysokości niższej od należnej, Pracodawca może poinformować Starostę o wysokości kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą należną, a kwotą wypłaconą Pracodawcy oraz złożyć wniosek o wypłatę tej kwoty w terminie do dnia 15 lutego roku następującego po roku, w którym przypadał okres zatrudnienia na stanowisku pracy, którego dotyczy wniosek. 2. Pracodawca korzystający z refundacji na podstawie umowy zawartej ze Starostą zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami Rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy. ROZDZIAŁ V POSTANOWIENIA KOŃCOWE 15 1. Zmian niniejszego Regulaminu dokonuje Starosta Biłgorajski. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1, nie mogą wpływać na umowę zawartą przed dokonaniem zmian w Regulaminie, chyba że strony wyrażą zgodę na zmianę umowy stosownym aneksem do umowy. 11