ZASADY PRZYZNAWANIA I REALIZACJI STYPENDIÓW ZAGRANICZNYCH PROGRAMU ERASMUS W INSTYTUCIE INFORMACJI NAUKOWEJ I BIBLIOTEKOZNAWSTWA UJ od roku akademickiego 2010/2011 Dokument dotyczący zasad rekrutacji studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie, w ramach programu Unii Europejskiej ERASMUS zwanych dalej w skrócie "Zasadami rekrutacji", określa podstawowe kryteria przeprowadzania rekrutacji studentów na studia za granicą w ramach wyżej wymienionego programu. Rekrutacja Kandydatów jest przeprowadzana w oparciu o umowy bilateralne zawarte w ramach programu ERASMUS, pomiędzy Instytutem Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa Uniwersytetu Jagiellońskiego a zagranicznymi uczelniami partnerskimi (wykaz umów bilateralnych dostępny jest na stronie WWW Instytutu INiB UJ oraz u Koordynatora programu ERASMUS). I. Zasady ogólne 1. Studenci Instytutu Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa UJ, ubiegający się o stypendium zagraniczne w ramach programu ERASMUS, zwane dalej stypendium, podlegają procedurze rekrutacji koordynowanej przez Komisję Rekrutacyjną IINiB UJ we współpracy z Koordynatorem ogólnouczelnianym. 2. Stypendium zagraniczne w ramach programu ERASMUS przyznawane jest na jeden semestr lub rok akademicki, podczas którego student realizuje kursy w zagranicznej uczelni partnerskiej. 3. Wyjazd na stypendium zagraniczne przysługuje studentowi tylko raz w trakcie toku studiów, niezależnie od uczelni, na której podjął naukę. 4. O stypendium ubiegać się może osoba, spełniająca łącznie następujące warunki: a) jest studentem IINiB UJ: I lub II roku stacjonarnych lub niestacjonarnych studiów I stopnia, II, III lub IV roku stacjonarnych lub niestacjonarnych studiów jednolitych magisterskich, I roku stacjonarnych i niestacjonarnych studiów II stopnia. UWAGA! O stypendium zagraniczne w programie ERASMUS mogą ubiegać się również studenci III roku stacjonarnych lub niestacjonarnych studiów I stopnia, aby zyskać możliwość wyjazdu w trakcie I roku studiów II stopnia. W takich przypadkach stypendium będzie przyznawane warunkowo. Ostateczne otrzymanie stypendium przez zakwalifikowane osoby będzie możliwe po spełnieniu standardowych warunków wymienionych w dalszej części niniejszego dokumentu oraz po formalnym przyjęciu na I rok studiów II stopnia w Instytucie INiB UJ.
b) wypełniła i złożyła w wyznaczonym terminie formularz zgłoszeniowy wraz z wymaganymi załącznikami (formularze aplikacyjne złożone po wyznaczonym terminie rekrutacji nie będą rozpatrywane). 5. Stypendium otrzymać może osoba, która spełnia warunki wymienione w punkcie 4, pomyślnie przeszła procedurę kwalifikacyjną i jednocześnie: a) zaliczyła rok studiów w roku akademickim poprzedzającym planowany wyjazd na stypendium i uzyskała wpis na kolejny rok studiów, a w przypadku studentów I roku studiów II stopnia, została formalnie przyjęta na studia, b) w momencie wyjazdu i w trakcie pobytu na stypendium programu ERASMUS jest pełnoprawnym studentem Instytutu INiB, c) uzyskała zgodę na indywidualny tok studiów na semestr, w którym planowany jest wyjazd na stypendium (jeśli w danym przypadku taka zgoda jest wymagana). 6. W przypadku studentów studiów niestacjonarnych, wyjazd na stypendium zagraniczne w ramach programu ERASMUS nie zwalnia z obowiązku opłacenia czesnego w Instytucie INiB UJ. II. Postępowanie kwalifikacyjne 1. Oceny kandydatów na wyjazd dokonuje Komisja Rekrutacyjna. 2. W skład Komisji Rekrutacyjnej wchodzą: Dyrektor i Wicedyrektor Instytutu INiB UJ, Koordynator instytutowy programu ERASMUS, przedstawiciel Samorządu Studentów. 3. W procesie kwalifikacyjnym Komisja Rekrutacyjna bierze pod uwagę: a) średnią ocen kandydata z dotychczasowego toku studiów (włącznie z semestrem poprzedzającym składanie aplikacji). Średnią wylicza sekretariat Instytutu INiB UJ. W przypadku studentów I roku studiów I stopnia stypendium przyznawane jest warunkowo, a obowiązkiem kandydata jest przedstawienie dodatkowo, po zaliczeniu I roku, dokumentu informującego o średniej z całego roku studiów. Średnia ocen powinna wynosić minimum 3,5; b) udokumentowaną znajomość języka obcego, w którym prowadzone są zajęcia w uczelni partnerskiej, w stopniu umożliwiającym studia (kopie certyfikatów, dyplomów lub zaświadczeń od lektora) przedstawienie stosownego dokumentu jest obligatoryjne dla wszystkich kandydatów starających się o stypendium; c) motywy wyboru uczelni zagranicznych wyrażone w liście intencyjnym kandydata (student ma możliwość wskazania 3 ośrodków zagranicznych, w których chciałby odbyć stypendium Socrates/ERASMUS), d) działalność kandydata w kołach naukowych, zaangażowanie w działania badawcze, publikacje, uczestnictwo w sesjach naukowych IINiB UJ, uczestnictwo w konferencjach i konkursach, działalność na rzecz Uczelni, stypendia naukowe i twórcze przyznane przez
Uniwersytet Jagielloński i inne ośrodki oraz aktywność pozauczelnianą przedstawione przez kandydata w liście intencyjnym, e) w uzasadnionych przypadkach Komisja Rekrutacyjna może wezwać kandydata lub kandydatów na rozmowę w celu wyjaśnienia wszystkich okoliczności. 4. Wynik kwalifikacji ustala się, dodając do siebie średnią ocen, ocenę za list intencyjny wyrażoną w skali trzystopniowej od 0 do 2 oraz ocenę dodatkowej działalności kandydata także wyrażoną w skali trzystopniowej od 0 do 2. 5. Kandydat jest zobowiązany do przedłożenia wypełnionego w wersji elektronicznej oraz wydrukowanego formularza aplikacyjnego. Udostępniony jest on zawsze na stronie Biura Obsługi Studentów Zagranicznych w momencie rozpoczęcia naboru do programu ERASMUS. Wszystkie dokumenty student zobowiązany jest złożyć osobiście w teczce opisanej imieniem, nazwiskiem, kierunkiem i rokiem studiów do koordynatora programu ERASMUS w Instytucie Informacji Naukowej UJ najpóźniej do siedmiu dni od zakończenia rekrutacji elektronicznej. 6. W wyniku prac Komisji Rekrutacyjnej zostają wybrani kandydaci na wyjazd w ramach stypendium w Programie ERASMUS. Kandydaci, którzy zgłosili się do konkursu, mają wysokie kwalifikacje oraz średnią ocen, a nie zmieścili się w limicie przyznawanych miejsc oferowanych przez uczelnię zagraniczną, są wpisywani na listę rezerwową. 7. Student zakwalifikowany na wyjazd stypendialny w ramach programu ERASMUS jest zobowiązany podpisać umowę z Uniwersytetem Jagiellońskim wskazaną przez Koordynatora ogólnouczelnianego. 8. Po zakwalifikowaniu na wyjazd i otrzymaniu stypendium student jest zobowiązany do: a) przedłożenia dokumentu przynajmniej na dwa miesiące przed wyjazdem, przedstawiającego wybrane przedmioty na uczelni (Learning Agreement), w której będzie uczęszczał na kursy. Wybrane przedmioty muszą być zaakceptowane przez obie jednostki uczelniane IINiB UJ oraz instytut zagraniczny. Wszelkie zmiany wprowadzone w trakcie roku akademickiego na uczelni zagranicznej powinny być zgłoszone w trybie pilnym Koordynatorowi instytutowemu. b) przedłożenia podania (wzór dostępny w serwisie WWW Instytutu INiB UJ, www.inib.uj.edu.pl w Centrum podań oraz u koordynatora programu ERASMUS) o przeniesienie na indywidualny tok studiów (po konsultacji z Zastępcą Dyrektora IINiB UJ) wraz z wymaganą dokumentacją: wypełnioną i podpisaną kartą studenta występującego o indywidualny tok studiów oraz wypełnionymi i podpisanymi kartami zasad eksternistycznego zaliczania zajęć dla tych wszystkich przedmiotów, które będą w trakcie pobytu na stypendium realizowane w Instytucie INiB UJ w trybie eksternistycznym (wzory kart dostępne są u Koordynatora instytutowego programu ERASMUS, przedmioty do zaliczenia wskazuje Zastępca Dyrektora IINiB UJ). Ze względu na długotrwałe procedury, podanie o indywidualny tok studiów należy składać przynajmniej na dwa miesiące przed rozpoczęciem semestru, którego dotyczy.
III. Okres stypendium 1. Stypendium przyznawane jest na jeden semestr lub na jeden rok akademicki, w zależności od tego, na jaki okres podpisana jest umowa między IINiB UJ a uczelnią partnerską. 2. Student, który uzyskał stypendium na semestr zimowy, ma prawo przedłużyć stypendium programu ERASMUS, pod warunkiem uzyskania zgody na przedłużenie stypendium od uczelni partnerskiej oraz Zastępcy Dyrektora IINiB UJ i Koordynatorów instytutowego i ogólnouczelnianego, a także ponownego przedłożenia podania o przyznanie indywidualnego toku studiów (po wcześniejszej konsultacji z Koordynatorem instytutowym) na kolejny semestr wraz z wszystkimi obowiązującymi dokumentami (zob. 6b). 3. O przedłużenie stypendium można starać się jedynie w ciągu tego samego roku akademickiego, w którym student otrzymał stypendium. 4. Podania w sprawie przedłużenia stypendium mogą być składane osobiście (bezpośrednio do Koordynatora instytutowego), faksem lub przesyłką pocztową, ze wszystkimi załącznikami do Instytutu Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa UJ, ul. Prof. Stanisława Łojasiewicza 4, 30-348 Kraków, faks: +48 12 6645854 5. W przypadku, o którym mowa w pkt. 2, za okres przedłużonego pobytu na stypendium, student studiów niestacjonarnych zobowiązany jest zapłacić czesne w IINiB UJ. 6. Możliwość realizacji kursów w IINiB UJ w trakcie przebywania studenta na stypendium wymaga pozytywnej decyzji Zastępcy Dyrektora IINiB UJ, wydanej w odpowiedzi na złożone w tej sprawie podanie studenta. IV. Uznawanie okresu studiów odbytych za granicą 1. Rozliczenie okresu studiów odbytego w uczelni partnerskiej odbywa się na podstawie uzgodnionego z Zastępcą Dyrektora IINiB ds. studiów i podpisanego przed wyjazdem przez studenta i Zastępcę Dyrektora IINiB oraz Koordynatora instytutowego, Learning Agreement (Porozumienia o Programie Zajęć) oraz uzyskanego w uczelni partnerskiej Transcript of Records (świadectwa zaliczenia zajęć wraz z ocenami), a także warunków indywidualnego toku studiów. W sytuacji, kiedy Learning Agreement oraz dokumentacja indywidualnego toku studiów nie zostaną sporządzone lub student nie uzyska zgody na indywidualny tok studiów, zajęcia zrealizowane w uczelni goszczącej nie zostaną zaliczone w IINiB UJ. 2. Zaliczenie roku studiów jest możliwe pod warunkiem uzyskania łącznie (w uczelni zagranicznej i w IINiB UJ) wymaganej przez Regulamin studiów UJ liczby punktów ECTS oraz wypełnieniu wszystkich warunków określonych dla indywidualnego toku studiów. 4. Zajęcia realizowane w ramach programu ERASMUS mogą w różnym stopniu odpowiadać programowi studiów realizowanemu w IINiB UJ. Ze względu na uregulowania prawne IINiB UJ rozlicza studentów zgodnie z określonymi dla danego kierunku standardami kształcenia, uwzględniając liczbę godzin, formę oraz zawartość merytoryczną zrealizowanych kursów po powrocie ze stypendium. W związku z tym możliwe jest, że liczba punktów ECTS zaliczona w IINiB UJ na podstawie planu studiów będzie się różniła od liczby punktów ECTS z zajęć zrealizowanych za granicą.
5. Po powrocie student jest zobowiązany do przedłożenia dokumentu Rozliczenie semestru realizowanego w ramach indywidualnego toku studiów (dostępny w serwisie WWW Instytutu INiB UJ w zakładce Studia/ERASMUS lub u Koordynatora instytutowego programu) w trybie do 15 dni po powrocie ze stypendium ERASMUS. 6. Po powrocie ze stypendium student zobowiązany jest do wypełnienia ankiety online (na stronie internetowej Narodowej Agencji Programu Socrates ERASMUS). V. Grant Programu ERASMUS 1. Na czas pobytu na stypendium studenci otrzymują grant fundowany przez program ERASMUS. Grant ten nie zapewnia pokrycia pełnych kosztów związanych z pobytem za granicą, a jedynie pokrywa różnicę w kosztach utrzymania w Polsce, a krajem goszczącym. 2. Wysokość grantu jest uzależniona od tego, do jakiego kraju wyjeżdża student i nie jest zwykle znana w momencie przeprowadzania rekrutacji. Wytyczne, co do wysokości grantów na każdy rok akademicki podaje Narodowa Agencja Programu ERASMUS. Informacje o wysokości stypendium na rok poprzedzający wyjazd kandydata do zagranicznej uczelni podane są także w serwisie WWW IINiB UJ oraz Uniwersytetu Jagiellońskiego, Dziale Współpracy Międzynarodowej Biurze Obsługi Studentów Zagranicznych. (http://www.uj.edu.pl/isoffice/) 3. Po powrocie ze stypendium student zobowiązany jest do przedłożenia odpowiedniego sprawozdania z pobytu do Koordynatora instytutowego oraz przedłożenia stosownych dokumentów do Koordynatora uniwersyteckiego. VI. Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio Regulamin Studiów Uniwersytetu Jagiellońskiego. Załącznik 1. Zasady sporządzania Learning Agreement Zasady sporządzania Learning Agreement: 1) Student sporządza Learning Agreement w porozumieniu z Koordynatorem Programu ERASMUS Instytutu oraz Dyrektorem Instytutu, który go akceptuje. 2) Student powinien w ciągu semestru w uczelni partnerskiej zrealizować 30 punktów ECTS (w ciągu roku akademickiego 60 punktów ECTS). 3) Zajęcia wybierane do realizacji w uczelni partnerskiej powinny być jak najbardziej zbliżone do zajęć, które student realizowałby w danym roku akademickim w IINiB UJ. 7) Student wyjeżdżający na stypendium przesyła zaakceptowane Learning Agreement do uczelni partnerskiej, po uprzednim złożeniu kopii w Instytucie INiB UJ. Załącznik 2. Postępowanie przy przedstawianiu Transcript of Records
W celu uzyskania zaliczenia zajęć zrealizowanych w uczelni partnerskiej należy: 1) uzyskać w uczelni partnerskiej Transcript of Records. Niektóre uczelnie przesyłają Transcript of Records bezpośrednio do Instytutu Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa UJ lub do Koordynatora ogólnouczelnianego, jednak będąc jeszcze za granicą należy się upewnić, czy tak się stanie. 2) złożyć podanie do odpowiedniego Dyrektora Instytutu przez Koordynatora Programu ERASMUS w Instytucie z prośbą o zaliczenie odbytych zajęć w uczelni partnerskiej, załączając do niego tłumaczenie oraz kopie świadectw uzyskanych za granicą. Przeliczenia ocen dokonuje się wg poniższej skali: ECTS grades A+ Excellent with distinction = 6.0 Celujący A Excellent = 5.0 Bardzo dobry B Very Good = 4,5 Bardzo dobry C Good = 4.0 Dobry D Satisfactory = 3.5 Dostateczny + E Sufficient = 3.0 Dostateczny FX Fail = 2.0 Niedostateczny F Fail = 2.0 Niedostateczny Wszelkie informacje dla kandydatów ubiegających się o wyjazd na stypendium w ramach programu ERASMUS są dostępne także na stronie WWW Biura Obsługi Studentów Zagranicznych - http://www.uj.edu.pl/isoffice/erasmus_outgoing_pl.htm