Szkolenie w zakresie wniosków o płatność Beneficjenta realizującego projekt w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na

Szkolenie w zakresie wniosków o płatność Beneficjenta realizującego projekt w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007 2013 1

Sposób wypełniania wniosku o płatność Wniosek beneficjenta o płatność wypełniamy przy wykorzystaniu aplikacji Generator Wniosków o Płatność dla RPOWP (GWP) Aplikacja dostępna na stronie internetowej RPOWP na lata 2007-2013 www.rpowp.wrotapodlasia.pl Zakładka: Dokumenty / Generator Wniosków Płatniczych Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność dla Osi Priorytetowych I VI (sierpień 2010r.) 2

Utworzenie poprawnego wniosku Beneficjenta o płatność jest możliwe jedynie po wczytaniu do aplikacji pliku startowego, przygotowanego przez Instytucję Zarządzającą na podstawie wniosku o dofinansowanie, stanowiącego Załącznik nr 1 do aktualnej umowy o dofinansowanie projektu. Każdorazowe zawarcie aneksu do umowy/zmiany decyzji wymaga przygotowania wniosku o płatność w oparciu o nowy plik startowy. 3

Częstotliwość i terminowość składania wniosków o płatność Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu tj.: 7 ust. 1-2 oraz ust. 16 Beneficjent składa wniosek o płatność nie rzadziej niż 1 raz na kwartał i nie częściej niż 1 raz w miesiącu /kalendarzowo/ Umowa o dofinansowanie projektu dopuszcza możliwość złożenia 2 wniosków o płatność w danym miesiącu, pod warunkiem zgody IZ RPOWP (np.: drugim wnioskiem o płatność jest wniosek o płatność końcową) 4

Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 25 dni kalendarzowych od dnia zakończenia finansowego realizacji Projektu /punkt IV.7 wniosku o dofinansowanie/ W przypadku gdy umowa o dofinansowanie Projektu została podpisana po zakończeniu finansowym realizacji Projektu, wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 25 dni kalendarzowych od dnia jej podpisania. /decyduje data wpływu wniosku do IZ RPOWP Kancelarii Departamentu Zarządzania RPO/ 5

7 umowy o dofinansowanie projektu Istnieje możliwość dwukrotnej poprawy wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca RPOWP może dokonać uzupełnienia lub poprawy wniosku o płatność, o czym informuje Beneficjenta IZ nie może poprawiać lub uzupełniać załączonych do wniosku o płatność kserokopii dokumentów 6

Wymagania formalne dot. wniosków o płatność Wersja papierowa i elektroniczna wniosku o płatność należy złożyć w Kancelarii Departamentu Zarządzania RPOWP (płyta CD powinna być opisana) Wniosek o płatność nie musi być parafowany na każdej stronie Wniosek musi być podpisany przez osobę upoważnioną (kontrasygnata skarbnika nie jest wymagana) Wniosek nie może być wydrukiem próbnym Każda strona wniosku musi posiadać taką samą sumę kontrolną 7

Cel składnia wniosku beneficjenta o płatność Wnioskowanie o pierwszą płatność zaliczkową Wniosek o pierwszą płatność w formie zaliczki / Płatność: Zaliczkowa Rozliczenie otrzymanej transzy zaliczki Płatność: Rozliczenie zaliczki bądź Płatność: Pośrednia Wnioskowanie o refundację poniesionych wydatków Płatność: Pośrednia Sprawozdawanie z realizacji projektu Wniosek dotyczy jedynie części sprawozdawczej / Płatność: Nie dotyczy (funkcja sprawozdawcza) 8

Wniosek pełniący funkcję sprawozdawczą Składany jest w nieprzekraczalnym terminie do 5-go dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału kalendarzowego tj. do 05.04, 05.07, 05.10, 05.01. Beneficjent wypełnia poz. 1-7, 15-21, 22 /wybrane/, 23 Z obowiązku złożenia wniosku zwolnieni są Beneficjenci, którzy: w danym kwartale złożyli już wniosek o płatność pośrednią (refundacja lub rozliczenie zaliczki) obejmujący swoim zakresem dany kwartał podpisali umowę o dofinansowanie w ostatnim miesiącu danego kwartału 9

Wnioskowanie o przyznanie płatności zaliczkowej Beneficjent wypełnia poz. 2-8, 10, 16, 19, 21, 22 /wybrane/, 23 Z poz.17 należy usunąć wszystkie wskaźniki produktu i rezultatu 6 umowy/decyzji o dofinansowanie Projektu Zaliczka zostaje przekazana Beneficjentowi przed poniesieniem wydatków na realizację Projektu Pierwsza transza zaliczki, stanowiąca nie więcej niż 35% dofinansowania Jeśli Beneficjent nie jest zaliczany do sektora finansów publicznych, pierwsza transza zaliczki nie może być wyższa niż 1.000.000,00 PLN 10

Wnioskowanie o przyznanie płatności zaliczkowej 6 umowy/decyzji o dofinansowanie Projektu Kolejna transza zaliczki, jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 80% ostatniej otrzymanej transzy zaliczki, a jej wysokość może wynosić nie więcej niż 60% dofinansowania 11

Wniosek rozliczający otrzymaną zaliczkę Beneficjent wypełnia poz. 1 23 Rozliczenie zaliczki Złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność, w którym wykazane zostały wydatki kwalifikowalne lub nastąpił zwrot zaliczki Powinno nastąpić niezwłocznie po wydatkowaniu środków, jednak w terminie nie dłuższym niż 60 dni kalendarzowych od dnia ich otrzymania 12

Wniosek rozliczający otrzymaną zaliczkę W uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek Beneficjenta /złożony minimum 10 dni kalendarzowych przed upływem terminu rozliczenia zaliczki / termin rozliczenia zaliczki może zostać wydłużony maksymalnie o 14 dni kalendarzowych W przypadku rozliczenia zaliczki w terminie późniejszym lub w kwocie mniejszej niż przekazana kwota zaliczki, od środków rozliczanych po terminie nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub ich zwrotu. 13

Wniosek rozliczający otrzymaną zaliczkę W przypadku nie rozliczenia przynajmniej 80% zaliczki w określonym terminie kolejne transze dofinansowania będą przekazane Beneficjentowi wyłącznie w formie refundacji 14

Wniosek o płatność pośrednią Beneficjent wypełnia poz. 1 23 W przypadku gdy Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym Instytucji Zarządzającej w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia Pola zaznaczone na szaro we wniosku o płatność nie są wypełniane przez Beneficjenta. Wypełnia je pracownik IZ RPOWP dokonujący weryfikacji wniosku złożonego przez Beneficjenta 15

1. Wniosek za okres do 1. Data złożenia wniosku do IZ RPOWP 2. Najpóźniejsza data zapłaty wydatku 3. Ostatni dzień okresu, za który składany jest wniosek (dot. wniosku pełniącego funkcję sprawozdawczą) 4. W przypadku wniosku o płatność końcową data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowego realizacji projektu 16

8a. Kwota płatności otrzymanych w ramach projektu 8b. Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem Punkt 8a: Łączna kwota jaką Beneficjent otrzymał tytułem wcześniej złożonych wniosków o płatność do okresu, o którym mowa w pkt. 1 wniosku o płatność Punkt 8b: łączna kwota wydatków objętych danym wnioskiem o płatność (zarówno kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych) 17

10. Wnioskowana kwota Kwota dofinansowania w punkcie 10 wniosku o płatność powinna być równa sumie kwot dofinansowania z poszczególnych faktur (opis oraz dekretacja wg klasyfikacji budżetowej) i powinna być wyliczana zgodnie z montażem, o którym mowa w instrukcji wypełniania wniosku o płatność, tj. np.: Kwota wnioskowana = 500 000,00 PLN (poz. 9) x [2 500 000,00 PLN (kwota dof. wynikająca z umowy) / 6 800 000,00 PLN (wydatki kwalifikowalne objęte umową)]= 500 000,00 PLN x 0,36764705882 = 183 823,52 (9) PLN 18

11. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Kolumna 4 : Data zapłaty Jeżeli płatność była dokonywana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty dla danego dokumentu 19

11. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Kolumna 5: wyczerpująca nazwa towaru lub przedmiotu/rodzaju usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji na przedstawianym dokumencie księgowym opis ten powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie jakiej usługi lub towaru dana pozycja dotyczy; jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury; w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT 20

12. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność W górnym polu należy wykazać odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność (nie dotyczy jst) W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniły się zarówno wydatki, zdaniem Beneficjenta, kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne należy zadeklarować część dochodu odpowiadającą relacji wydatków kwalifikowalnych do wydatków ogółem, które przyczyniły się do powstania dochodu 21

13. Korekty finansowe Punkt wypełniany jest przez Beneficjentów w przypadku, gdy dostrzegli niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już wcześniej i rozliczonych przez IZ RPOWP wnioskach o płatność 22

15. Postęp rzeczowo finansowy realizacji projektu Kolumny 3 i 4: wypełnia się zgodnie z obowiązującą umową Kolumny 5 i 6: wypełnia się zgodnie ze stanem faktycznym, poniesionymi wydatkami Kolumna 1: należy podać nazwę kategorii wg harmonogramu rzeczowofinansowego (w kwotach brutto) 23

15 A. Przebieg rzeczowy realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność Należy przedstawić krótki opis działań podjętych w danym okresie rozliczeniowym 15 C. Sposób promocji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność Należy zamieścić krótki opis sposobu promocji udziału Unii Europejskiej (oraz budżetu państwa jeśli występuje) w finansowaniu projektu /Wniosek o dofinansowanie III.7 Promocja projektu/ 24

15B. Dane dotyczące kontraktów z wykonawcami projektu W zestawieniu nie ujmuje się kontraktów, których wartość netto nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt.8 ustawy Pzp Kolumna nr 4: należy podać nazwę trybu udzielonego zamówienia Kolumna nr 1: należy podać numer i nazwę kontraktu oraz nazwę wykonawcy/dostawcy Kolumna nr 5: należy podać nr zamówienia publicznego, tj. numer sprawy nadany przez zamawiającego oraz numer ogłoszenia o udzielonym zamówieniu 25

16. Planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność Należy opisać w kilku zdaniach działania, jakie Beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku /wniosek o płatność końcową nie dotyczy / 26

17A. Wskaźniki produktu Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla każdego wniosku o płatność (za wyjątkiem płatności zaliczkowej) Dane zaczytywane są automatycznie z wniosku o dofinansowanie Należy wypełnić jedynie kolumny 5 i 6 Kolumna stopień realizacji wskaźnika wyliczana jest automatycznie przez aplikację (7=6/4 x 100%) 27

17B. Wskaźniki rezultatu Tabela dotycząca wskaźników rezultatu powinna być wypełniana przede wszystkim dla wniosku o płatność końcową, za wyjątkiem sytuacji gdy Beneficjent jeszcze w trakcie realizacji projektu osiągnął wartość docelową któregoś wskaźnika Dane zaczytywane są automatycznie z wniosku o dofinansowanie Należy wypełnić jedynie kolumnę 5 Kolumna stopień realizacji wskaźnika wyliczana jest automatycznie przez aplikację 6=((5-3)/(4-3))x 100% 28

18. Informacja na temat problemów Rodzaje problemów Przyczyny ich wystąpienia Sposób rozwiązania Wniosek o płatność końcową należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie realizacji wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników 29

19. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały Punkt 19: Należy podać informację o wydatkach kwalifikowalnych jakie Beneficjent planuje ponieść w kolejnych 4 kwartałach realizacji projektu. Uwaga: 1. Jeżeli dany wniosek o płatność obejmuje okres np. do 15 stycznia, pierwszym wypełnianym kwartałem powinien być II kwartał danego roku 30

20. Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych TAK lub NIE Równości szans Ochrony środowiska Społeczeństwa informacyjnego Konkurencji Zamówień publicznych 31

21. Oświadczenia Beneficjnta Punkt 21: data powinna być zgodna z tą podaną na dokumentach księgowych w adnotacji Ujęto we wniosku o płatność z dnia Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem 32

Wniosek o płatność pełniący funkcję sprawozdawczą Załączniki: nr 8 - Harmonogram składania wniosków o płatność, nr 10 - Oświadczenie o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych, nr 12 - Oświadczenie potwierdzające, iż realizacja projektu następuje z zachowaniem zasad wspólnotowych, zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 33

Wniosek o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki Załączniki: nr 5 - Oświadczenie o kwalifikowalności VAT (Beneficjenci, dla których podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym) w przypadku projektu partnerskiego oświadczenie składa również partner projektu, nr 6 - Oświadczenie o generowaniu dochodu (Beneficjenci, którzy realizując projekt wyczerpują przesłanki art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006 r.), nr 8 - Harmonogram składania wniosków o płatność, nr 10 - Oświadczenie o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych, nr 12 - Oświadczenie potwierdzające, iż realizacja projektu następuje z zachowaniem zasad wspólnotowych, zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 34

Wymagania formalne 1) Załączniki do wniosku o płatność muszą być podpisane i poświadczone za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta (lub osobę przez niego upoważnioną) Do wniosku należy dołączyć kopie obu stron dokumentu. Obie strony muszą być poświadczone przez Beneficjenta (lub osobę przez niego upoważnioną) za zgodność z oryginałem. Prawidłowo poświadczona za zgodność z oryginałem kopia to: - podpis i data na każdej stronie np. z zapisem potwierdzam za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem lub - podpis na pierwszej stronie z zapisem potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony do strony. dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest poświadczane za zgodność z oryginałem; 2) Załączniki powinny być pogrupowane wg pozycji wskazanych w pkt 11 wniosku o płatność i ułożone wg następującej kolejności: dokument księgowy - wyciąg bankowy - protokół odbioru - umowa z wykonawcą/dostawcą. Każdy z załączników powinien zostać trwale spięty; 35

Wymagania formalne cd. 3) Na wszystkich pozostałych dokumentach związanych z realizacją projektu powinien znaleźć się zapis: Dotyczy projektu [Podać nr i nazwę] realizowanego w ramach umowy [Podać nr umowy] zawartej dnia..; 4) Jeżeli na dołączonej do wniosku fakturze lub innym dokumencie księgowym znajdują się zarówno wydatki kwalifikowlane (ujęte w Tab. 11 wniosku o płatność) oraz niekwalifikowalne dotyczące projektu (ujęte w Załączniku 9 wniosku o płatność) daną fakturę /inny dokument księgowy Beneficjent dołącza do wniosku w jednej kopii; 5) Jeżeli do załącznika (np. protokół odbioru, umowa itp.) nie było uwag przy weryfikacji przez IZ RPOWP wniosku o płatność, Beneficjent nie ma obowiązku składając korektę wniosku ponownego dołączania niniejszych załączników; 36

Wymagania formalne cd. 6) Jeżeli załączniki (np. umowa, dokumentacja przetargowa itp.) została dołączona np. do aneksu lub poprzedniego wniosku o płatność i zweryfikowana przez IZ RPOWP, Beneficjent nie ma obowiązku ponownego dołączania już zweryfikowanych dokumentów. Jednakże Beneficjent ma obowiązek w piśmie przewodnim do wniosku o płatność poinformować kiedy w/w dokumenty były przekazane do IZ oraz dokonać stosownej adnotacji w Załączniku 22 do wniosku o płatność poprzez wybranie opcji Tak ; 7) Jeżeli załączniki dotyczące kontroli (IC, IA, NIK, KE, ETO) oraz w przypadku przeprowadzenia audytu zewnętrznego (jeśli jest on wymagany dla danego projektu) tj. poświadczone za zgodność informacje pokontrolne, które otrzymał Beneficjent, zalecenia pokontrolne skierowane do Beneficjenta oraz kopię stanowiska Beneficjenta w sprawie/informacji o wykorzystaniu zaleceń pokontrolnych były przekazane do IZ RPOWP, Beneficjent ma obowiązek w piśmie przewodnim do wniosku o płatność poinformować kiedy w/w dokumenty były przekazane do IZ oraz dokonać stosownej adnotacji w Załączniku 22 do wniosku o płatność poprzez wybranie opcji Tak ; 37

Wymagania formalne cd. 8) Wyciąg bankowy proszę zakreślać wydatki, które dotyczą danego wniosku o płatność. W przypadku wielu kwot na wyciągu lub gdy faktura ma kilka dat zapłaty wyszczególnienie właściwych wydatków dotyczących danego wniosku usprawnia i przyśpiesza proces weryfikacji wniosku o płatność. 38

Załączniki będące wzorami opracowanymi przez IZ RPOWP (załączniki nr: 5, 6, 8, 9, 11 i 12) wypełniane są automatycznie/uzupełniane w aplikacji. Uzupełnienia wymagają jedynie załączniki nr: 6, 8 i 9, a załącznik nr 11 wymaga wskazania opcji Tak lub Nie. Możliwe do uzupełnienia są wyłącznie załączniki, przy których Beneficjent wskazał (pkt 22 wniosku) opcję Tak tylko te są również drukowane. 39

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 1) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (zgodne z poz. 11. wniosku) wraz z dowodami zapłaty, tj. stosownymi wyciągami bankowymi; 40

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 2) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających: odbiór/wykonanie prac (jeżeli obowiązek sporządzania tych dokumentów wynika z przepisów prawa); przyjęcie materiałów na magazyn (w przypadku urządzeń, które nie zostały zamontowane) wraz ze wskazaniem miejsca ich składowania. Jeżeli w danym wniosku o płatność rozliczeniu podlegają nabyte środki trwałe należy dodatkowo przedłożyć poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię wyciągu/ewidencji środków trwałych lub dokumentu potwierdzającego wpis do ewidencji środków trwałych Beneficjenta. 41

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 3) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących zamówień publicznych w sytuacji, gdy Beneficjent nie korzysta lub nie może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego/przedmiotowego ze stosowania ustawy Pzp: SIWZ, protokoły z postępowania o zamówienie publiczne (druki ZP), protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, dowód dokonania zamieszczenia ogłoszeń o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (tj. wydruk ogłoszeń - ogłoszenie o zamówieniu, o zmianie zamówienia (jeśli dotyczy), o udzielonym zamówieniu), dowód dokonania publikacji ogłoszeń o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (tj. wydruk ogłoszeń) (jeśli dotyczy), protesty (jeśli dotyczy); 42

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: cd. 3) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących zamówień publicznych W przypadku dostarczenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii dokumentów dotyczących zamówień publicznych wraz z wcześniejszymi wnioskami o płatność lub z korespondencją do sporządzenia aneksu, w pozycji nr 3 należy zaznaczyć tak a w piśmie przewodnim lub w odrębnym oświadczeniu dokonać odpowiedniej adnotacji; 43

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 4) Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów z wykonawcami (jeżeli obowiązek sporządzania tych dokumentów wynika z przepisów prawa co do zasady wszystkie umowy w ramach projektu powinny być zawierane na piśmie); W przypadku dostarczenia poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów z wykonawcami wraz z wcześniejszymi wnioskami o płatność lub z korespondencją do sporządzenia aneksu, w pozycji nr 4 należy zaznaczyć tak a w piśmie przewodnim lub w odrębnym oświadczeniu dokonać odpowiedniej adnotacji; 44

Rozliczenie kosztów osobowych: 1) na podstawie umów cywilno-prawnych - do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: - umowy (zlecenia, o dzieło, itp.), - listy płac/rachunku; 2) na podstawie umowy o pracę - do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: - umowy o pracę, - zakresu czynności, - listy obecności, - listy płac, - kalkulację stawki godzinowej, -karty czasu pracy (w przypadku osób oddelegowanych z dotychczasowego stanowiska pracy) oraz dokument potwierdzający oddelegowanie z dotychczas zajmowanego stanowiska 45

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 5) W przypadku kiedy VAT jest kosztem kwalifikowanym w projekcie, należy dołączyć oświadczenie o kwalifikowalności VAT (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 5 do wniosku Beneficjenta o płatność). Osobne oświadczenie o kwalifikowalności VAT Beneficjent zobowiązany jest składać co roku do dnia 31 stycznia za rok ubiegły przez 3/5 lat od daty zakończenia realizacji projektu. U Beneficjentów, dla których podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowanym mogą być przeprowadzone kontrole doraźne na miejscu realizacji projektu w celu sprawdzenia prawidłowości kwalifikowalności. 46

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 6) Oświadczenie o generowaniu dochodu (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 6 do wniosku Beneficjenta o płatność) jest składane wraz z wnioskiem o płatność. Osobne oświadczenie o generowaniu dochodu Beneficjent zobowiązany jest dodatkowo składać co roku do dnia 31 stycznia za rok ubiegły przez 3/5 lat od daty zakończenia realizacji projektu. Beneficjent, który nie spełnia przesłanek art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 jest zwolniony z obowiązku składania przedmiotowego oświadczenia; 47

Dotyczy wyłącznie Beneficjentów spełniających przesłanki art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006 r. W przypadku pierwszego wniosku o płatność datą początkową powinna być data podpisania umowy o dofinansowanie. Data końcowa powinna być zgodna z datą wykazaną w polu Wniosek za okres do. W kolejnych polach należy wskazać wygenerowany dochód w ujęciu liczbowym oraz słownie. (Uzupełniając załącznik nr 6 należy kliknąć na domyślnie wskazaną przez GWP wysokość dochodu tj. 0,0). Załącznik nie dotyczy projektów zakończonych przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie projektu. 48

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 7) W przypadku przeprowadzenia kontroli u Beneficjenta przez instytucje zaangażowane w realizację RPOWP, takie jak np.: IC, IA, NIK, KE, ETO oraz w przypadku przeprowadzenia audytu zewnętrznego (jeśli jest on wymagany dla danego projektu) Beneficjent zobowiązany jest poinformować o tym zdarzeniu IZ RPOWP, a także powinien dostarczyć kopię poświadczonej przez siebie za zgodność z oryginałem: informacji pokontrolnej, którą otrzymał, zaleceń pokontrolnych skierowanych w stosunku do Beneficjenta, kopię stanowiska Beneficjenta w sprawie/informacji o wykorzystaniu zaleceń pokontrolnych. Informację tą Referaty Rozliczeń i Płatności wykorzystują przy zatwierdzaniu Listy sprawdzającej wniosku o płatność. Zgodnie z 12 umowy o dofinansowanie projektu, w przypadku naruszenia przez Beneficjenta regulacji prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych lub ustawy Prawo zamówień publicznych, IZ RPOWP nakłada na Beneficjenta korekty finansowe, w celu odzyskania środków nieprawidłowo wydatkowanych; 49

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 8) Harmonogram składania wniosków o płatność (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 8 do wniosku Beneficjenta o płatność). Załącznik obligatoryjny w przypadku wniosku pełniącego wyłącznie funkcję sprawozdawczą; Załącznik nie jest wymagany w przypadku wniosku o płatność końcową; 50

W kolejnych wierszach należy wskazać termin złożenia wniosków o płatność (także tych, które zostały już przekazane do IZ RPOWP) Poszczególne wiersze powinny sumować się do całkowitej kwoty dofinansowania określonej w aktualnej umowie o dofinansowanie projektu. Poszczególne wiersze powinny sumować się do 100% wartości dofinansowania. 51

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 9) Zestawienie dokumentów dotyczących rozliczenia wydatków niekwalifikowanych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 9 do wniosku Beneficjenta o płatność). Załącznik składany z każdym wnioskiem o płatność obejmującym wydatki niekwalifikowalne; 52

Tabela stanowi załącznik składany z każdym wnioskiem o płatność obejmującym wydatki niekwalifikowalne. Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt 11 oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt bankowy, itp. W kolumnie data zapłaty w odróżnieniu od zestawienia wydatków kwalifikowanych (pkt 11 wniosku o płatność), należy podać końcową datę uregulowania należności wynikającej z danego dowodu księgowego datę ostatniej płatności. 53

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 10) Oświadczenie o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 10 do wniosku Beneficjenta o płatność); Załącznik obligatoryjny także we wniosku pełniącym wyłącznie funkcję sprawozdawczą; 54

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 11) Oświadczenie informujące o uwzględnieniu/nie uwzględnieniu we wniosku robót dodatkowych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 11 do wniosku Beneficjenta o płatność); 55

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 12) Oświadczenie potwierdzające, że realizacja projektu następuje z zachowaniem zasad wspólnotowych, zaleceń zawartych w umowie o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z prawem polskim, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (wzór oświadczenia jest załącznikiem nr 12 do wniosku Beneficjenta o płatność). Załącznik obligatoryjny także we wniosku pełniącym wyłącznie funkcję sprawozdawczą; 56

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 13)Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych z rachunku, na który dokonywane są płatności IZ RPOWP za okres za jaki składany jest wniosek o płatność dotyczy projektów finansowanych w formie zaliczki; 57

22. Załącznikami do wniosku Beneficjenta o płatność są: 14) Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie 58

Na pierwszej stronie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej powinny znaleźć się następujące adnotacje: Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz jeżeli dotyczy budżetu państwa/województwa ; Ujęto we wniosku o płatność z dnia data powinna być tożsama z datą wypełnienia wniosku (pkt 23). 59

Zapis oraz budżetu paostwa/województwa należy stosowad tylko w sytuacji, gdy cześd dotacji pochodzi właśnie z tych środków. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu paostwa/województwa 152/2010 Białystok, dnia 13.08.2010r. Sprzedawca Bud-dróg S.A ul. Brukowa 11 15-045 Białystok NIP: 555 333 22 11 Nabywca Gmina Dobra ul. Miła 12 17-967 Dobra NIP: 113 113 13 13 FAKTURA VAT 123/10/09 ORYGINAŁ KOPIA Data sprzedaży:13.08.2010r. Numer ewidencyjny /księgowy zgodnie z prowadzoną ewidencją Forma płatności: Przelewem Bank PKO SA I O/Białystok Konto 00 1111 2222 3333 4444 5555 6666 Lp. Nazwa J.m Ilość 1 Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Przyjazny Zaułek Cena jedn. netto Wartość netto Podatek % Kwota Termin płatności: 30.10.2010r. Wartość brutto 1 143 259,99 1 143 259,99 22 251 517,20 1 394 777,19 Razem: 1 143 259,99 251 517,20 1 394 777,19 Do zapłaty: 1 394 777,19 PLN Słownie: jeden milion trzysta dziewięćdziesiąt cztery tysiące siedemset siedemdziesiąt siedem złotych dziewiętnaście groszy Osoba upoważniona do podpisania faktury Osoba upoważniona do wystawienia faktury Ujęto we wniosku o płatność z dnia. Za zgodnośd z oryginałem (data i podpis osoby upoważnionej do poświadczenia) Data powinna być tożsama z datą wypełnienia wniosku o płatność (pkt. 23) 60

Oryginały faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach RPOWP i datę jej zawarcia; Nazwę i numer projektu; Nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę Działania i Poddziałania (jeśli dotyczy); Opis związku wydatku z projektem (należy podać nr i nazwę kategorii kosztów z Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, do której odnosi się dany wydatek i wskazać jego wysokość). Jeżeli w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu określono wydatki niekwalifikowalne, należy je również opisać wskazując wartość i kategorię kosztów; 61

Oryginały faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Łączną wartość wydatków kwalifikowalnych; Wartość dofinansowania wyliczoną od łącznej wartości wydatków kwalifikowanych na jaką opiewa dany dokument księgowy; Informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej; Zatwierdzenie kwoty do wypłaty wraz z podaniem zatwierdzanej wartości; Kategorię interwencji EFRR; Dekretację na konta (dotyczy Beneficjentów prowadzących pełną księgowość) może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu; Dekretację wg klasyfikacji budżetowej (dotyczy jst); 62

Oryginały faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie powinny zawierać: Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP (należy zamieścić adnotację, iż projekt jest realizowany/wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, oraz podać podstawę prawną nr artykułu, ustępu oraz punktu ustawy, a także wskazać właściwy Dziennik Ustaw). Jeżeli Beneficjent korzysta ze zwolnienia podmiotowego od stosowania ustawy należy wskazać podstawę prawną tego zwolnienia. 63

Opis powinien znajdować się na oryginale faktury i należy go umieścić na odwrocie faktury. W przypadku braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych zapisów na drugiej stronie faktury, dopuszcza się możliwość umieszczenia w/w informacji na kartce papieru na stałe dołączonej do dokumentu księgowego z nagłówkiem: Załącznik do faktury nr z dnia.. W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się także informacja, że dany dokument posiada załącznik. 64

Należy podać nr i nazwę kategorii interwencji z punktu II.1 wniosku o dofinansowanie Dotyczy projektu nr WND-RPPD.02.01.02-20-222/09 pn. Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Przyjazny Zaułek Wydatek będzie podlegał rozliczeniu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy nr UDA-RPPD.02.01.02-20-222/09-00 z dnia 06.09.2009r. zawartej w ramach Osi Priorytetowej II Rozwój infrastruktury transportowej (w obowiązującej instrukcji nie ma obowiązku odniesienia się do Osi) Działania 2.1 Rozwój transportu drogowego Poddziałania 2.1.2 Lokalna infrastruktura drogowa (jeśli dotyczy poddziałania) Kategoria interwencji EFRR 23-drogi regionalne/lokalne Wydatki ujęte na fakturze zostały poniesione zgodnie z pozycją Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu: Należy podać nr i nazwę kategorii kosztów z Harmonogramu rzeczowofinansowego realizacji projektu, do której odnosi się dany wydatek Koszty inwestycyjne kwalifikowalne: poz. 1 roboty przygotowawcze, na kwotę: 75 210,45 zł i wskazać jego wysokość poz. 2 roboty ziemne, na kwotę: 15 013,65 zł W przypadku gdy wydatki z faktury obejmują kilka kategorii z poz. 3 odwodnienie, na kwotę: 37 945,45 zł Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu, należy w poz. 4 podbudowy, na kwotę: 267 025,06 opisie wyszczególnić te kategorie z podaniem wartości dla każdej z nich. poz. 5 nawierzchnie, na kwotę: 843 232,32 zł W przypadku gdy faktura obejmuje kilka pozycji należy podać łączną poz. 6 elementy drogi, na kwotę: 124 185,20 zł wartość wydatków kwalifikowalnych oraz wartość dofinansowania Koszty niekwalifikowalne: wyliczoną od łącznej wartości wydatków kwalifikowalnych na jaką poz. 1 elementy drogi, na kwotę: 32 165,06 zł opiewa dany dokument księgowy. Jeśli na fakturze znajdują się wydatki niekwalifikowalne nie objęte projektem uwzględniamy je również przy opisie faktury. Łączne wydatki kwalifikowalne: 1 362 612,13 zł Kwota dofinansowania EFRR 681 306,65 Wydatki niekwalifikowalne wynoszą 32 165,06 zł pokryte ze środków budżetu gminy (data z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby uprawnionej) 65

Jeżeli Beneficjent korzysta ze zwolnienia podmiotowego od stosowania ustawy należy wskazać podstawę prawną tego zwolnienia np. Skorzystano ze zwolnienia na podstawie Ustawy Prawo Zamówień Publicznych art. 3, ust. 1, pkt 5 (Dz. U. 2010 nr 113 poz. 759 j.t.) Wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych - art.39 (Dz. U. 2010 nr 113 poz. 759 j.t.) (data z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby uprawnionej) sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym (data z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby uprawnionej) Zatwierdzono do wypłaty na kwotę: 1 394 777,19 słownie: jeden milion trzysta dziewięćdziesiąt cztery tysiące siedemset siedemdziesiąt siedem złotych dziewiętnaście groszy (data z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby uprawnionej) dekretacja na konta Dotyczy Beneficjentów prowadzących pełną księgowość - może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu Dotyczy jst dekretacja wg klasyfikacji budżetowej Za zgodnośd z oryginałem (data i podpis osoby upoważnionej do poświadczenia) 66

Załącznik przeznaczony wyłącznie dla Beneficjentów nie prowadzących pełnej ewidencji księgowej Nazwa Beneficjenta: Nr umowy: Nr i tytuł projektu: WND-RPPD. Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących projektu (faktur i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) Rodzaj dowodu Lp. i jego nr identyfikacyjny Data dokonania operacji/data sporządzenia dowodu Strony dokonujące operacji gospodarczej Opis zdarzenia gospodarczego Kwota brutto Kwota wydatków kwalifikowalnych Pozycja, pod którą dokument został ujęty w ewidencji księgowej* Forma płatności wykazana na dowodzie zakupu Nr dowodu potwierdzającego dokonanie płatności oraz data dokonania zapłaty Uwagi 1 2 3 4 * Należy podać numer pozycji z zestawień sporządzanych przez Beneficjenta (np. do celów podatkowych). W przypadku braku takich ewidencji (brak obowiązku ich sporządzania wynikający z odrębnych przepisów prawa) należy podać pozycję zgodną z kolumną "Lp." Przykładowe zestawienie dokumentów księgowych, które powinno być prowadzone przez Beneficjentów nie prowadzących pełnej ewidencji księgowej. Przedmiotowy załącznik stanowi jedynie przykład zestawienia dokumentów, który ma na celu ułatwienie właściwego dokumentowania i identyfikacji wydatków w ramach realizowanego projektu w sytuacji, gdy Beneficjent prowadzi już podobne zestawienie nie ma konieczności jego ponownego sporządzania. Zestawienie dostępne na stronie http://www.rpowp.wrotapodlasia.pl/dokumenty/wniosek-o-platnosc,2.html 67

Najczęściej popełniane błędy przy wypełnianiu wniosku Beneficjenta o płatność 68

Najczęściej popełniane błędy 1. Przygotowując wniosek o płatność beneficjent pracuje na niewłaściwym pliku startowym Zalecenie: Utworzenie poprawnego wniosku beneficjenta o płatność jest możliwe jedynie po wczytaniu do aplikacji pliku startowego, przygotowanego przez Instytucję Zarządzającą na podstawie wniosku o dofinansowanie, stanowiącego Załącznik nr 1 do aktualnej umowy o dofinansowanie projektu. Uwaga! Każdorazowe zawarcie aneksu do umowy/zmiany decyzji wymaga przygotowania wniosku o płatność w oparciu o nowy plik startowy. 69

Najczęściej popełniane błędy 2. Niepoprawna data w pkt. 1 wniosku o płatność (wniosek za okres do..) - beneficjenci często wskazują datę sporządzenia/ podpisania wniosku o płatność (pkt 23 wniosku o płatność). Zalecenie: Data w pkt. 1 wniosku o płatność to jedna z 3 dat: Najpóźniejsza data zapłaty wydatku ujętego we wniosku o płatność Data złożenia wniosku o płatność do IZ RPOWP odpowiadającej za jego rozliczenie Ostatni dzień okresu za jaki składany jest wniosek o płatność (ostatni dzień kwartału kalendarzowego) dot. wniosków sprawozdawczych Uwaga! W przypadku wniosku o płatność końcową powyższa data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowego realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie projektu ( 3 ust. 1 pkt 4) 70

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 3. Niepoprawnie wyliczona kwota wnioskowana (pkt. 10 wniosku) beneficjenci niewłaściwie zaokrąglają kwotę; od kwoty wnioskowanej odejmują rozliczaną zaliczkę; kwotę wnioskowaną wyliczają % z pkt 7 wniosku o płatność (tzw. krótki procent). Zalecenie: Kwota wnioskowana jest zawsze wynikiem mnożenia kwoty z pkt. 9 (wydatki kwalifikowalne objęte wnioskiem o płatność) przez montaż wynikający z umowy (dofinansowanie/wydatki kwalifikowalne), ewentualnie zwiększona o kolejną wnioskowaną transzę zaliczki. Poza tym wynik powyższego mnożenia nie podlega regułom zaokrąglania (tj. 0,5 i więcej). Uwaga! Suma dofinansowania wskazana na poszczególnych dokumentach księgowych musi być taka sama jak kwota wnioskowana z pkt. 10 wniosku o płatność. 71

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 4. Niewłaściwie wyliczone dofinansowanie ze środków EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych. Zalecenie: Wyliczając dofinansowanie ze środków EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych należy stosować % wynikający z umowy o dofinansowanie projektu. IZ RPOWP dopuszcza możliwość wyliczania dofinansowania stosując procent wskazanych w 2 ust. 5 umowy (tzw. krótki procent ). Należy jednak pamiętać, aby tak wyliczone dofinansowanie, zsumowane z wszystkich dokumentów księgowych, równało się kwocie wnioskowanej z pkt. 10 wniosku o płatność (wyliczona zgodnie z umownym montażem finansowym, tzw. długi procent ). Najważniejsze jest dofinansowanie na całym wniosku o płatność. 72

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 5. Kolumny w pkt. 11 wniosku o płatność (zestawienie wydatków potwierdzających poniesione wydatki) nie są wypełniane zgodnie z nagłówkami tj.: Kolumna 1 brak pełnej nazwy dokumentu Kolumna 4 brak wszystkich dat zapłaty (koszty osobowe, zakupy na raty itp.) Kolumna 5 brak wskazania pozycji na dokumencie (1-pozycyjne faktury VAT) Kolumna 10 podatek VAT od wartości netto, a nie od wartości wydatków kwalifikowalnych netto Zalecenie: poszczególne kolumny powinny być wypełniane zgodnie z nagłówkami. Należy pamiętać, że fakturę VAT objętą różnymi stawkami podatku VAT wpisujemy w dwóch lub więcej wierszach (w zależności od ilości stawek podatku VAT). 73

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 6. Niepoprawnie wypełniany pkt 15, 15B i 15C wniosku o płatność tj.: W pkt 15 suma kolumn 5 i 6 nie odzwierciedla rzeczywiście poniesionych wydatków W pkt 15 B w kolumnie 1 brak numeru kontraktu, w kolumnie 5 brak numeru ogłoszenia o udzielonym zamówieniu oraz / lub numeru sprawy beneficjenta. W pkt 15 C brak wyczerpującego opisu dot. promocji projektu. Zalecenie: Pkt 15 należy uzupełniać zgodnie z rzeczywiście poniesionymi wydatkami Pkt 15B należy uzupełniać zgodnie z instrukcją a nie tylko z nagłówkami kolumn. Należy pamiętać aby w kolumnie 5 wpisać dwa numery: nr ogłoszenia o udzielonym zamówieniu oraz nr wewnętrzny sprawy W pkt. 15C należy wyczerpująco opisać promocję projektu pod kątem pkt. III.7 wniosku o dofinansowanie projektu (przede wszystkim dot. wniosków o płatność końcową) Uwaga! W pkt 15B nie ma obowiązku wpisywania kontraktów o wartości poniżej 14 tys. euro (art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych) 74

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 7. Uzupełniona tabela dot. wskaźników rezultatu we wniosku o płatność nie będącym wnioskiem o płatność końcową. Zalecenie: Tabelę dot. wskaźników rezultatu należy wypełniać (przede wszystkim) we wniosku o płatność końcową (także we wniosku stanowiącym rozliczenie ostatniej transzy zaliczki, gdy całość dofinansowania w ramach projektu przekazywana jest w formie zaliczki) Uwaga! Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosków o płatność beneficjent powinien wypełnić tabelę dot. wskaźników rezultatu, jeżeli: - w trakcie realizacji projektu osiągnął wartość docelową któregoś ze wskaźników lub - zrealizował częściowo wskaźnik dotyczący liczby utworzonych miejsc pracy w takiej sytuacji, pomimo iż składany wniosek nie jest wnioskiem o płatność końcową, ani nie stanowi wniosku rozliczającego ostatnią transzę zaliczki, przedmiotowy wskaźnik/wskaźniki powinny zostać wykazane. 75

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 8. Uzupełniona tabela dot. wskaźników rezultatu we wniosku o płatność będącym wnioskiem o płatność końcową. Zalecenie: Jeżeli beneficjent wniosek o płatność końcową składa w trakcie trwania roku a wskaźniki rezultatu zgodnie z umową o dofinansowanie zobowiązany jest osiągnąć np. do końca danego roku kalendarzowego to wraz z wnioskiem o płatność końcową należy złożyć oświadczenie, w którym beneficjent zobowiązuję się jaki wskaźnik rezultatu, w jakiej wysokości do kiedy osiągnie. Natomiast we wniosku o płatność końcową beneficjent wykazuje rzeczywisty stan osiągnięcia danego wskaźnika rezultatu. 76

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 9. Odznaczona opcja NIE w lp. 3 (kopie dokumentów dot. zamówień publicznych) i lp. 4 (kopie umów z wykonawcami), lp. 7 (kopie dokumentów dotyczących kontroli u Beneficjenta przez instytucje zaangażowane w realizację RPOWP, takie jak np.: IC, IA, NIK, KE, ETO oraz w przypadku przeprowadzenia audytu zewnętrznego jeśli jest wymagany dla danego projektu) pkt. 22 wniosku beneficjenta o płatność w sytuacji, gdy rozliczane są wydatki związane z tą dokumentacją a dokumentacja została dołączona we wcześniejszych wnioskach o płatność (ewentualnie przy prośbie o aneks). Zalecenie: W opisanej sytuacji należy odznaczyć TAK i w piśmie przewodnim lub oddzielnym oświadczeniu napisać, że przedmiotowe dokumenty zostały dołączone we wcześniejszym wniosku o płatność lub wraz z prośbą o sporządzenie aneksu do umowy. Zaproponowane rozwiązanie pozwala uniknąć dołączania przedmiotowej dokumentacji do każdego wniosku beneficjenta o płatność 77

78 Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 10. Brak załącznika nr 9 (Zestawienie dokumentów dotyczących wydatków niekwalifikowalnych) w sytuacji, gdy wniosek beneficjenta o płatność obejmuje również wydatki niekwalifikowalne (kwota w pkt. 8b różni się od kwoty w pkt. 9). Zalecenie: W przypadku, gdy wniosek beneficjenta o płatność obejmuje wydatki niekwalifikowalne należy każdorazowo wypełnić załącznik nr 9. W załączniku należy wskazać wszystkie dokumenty księgowe ujmujące wydatki niekwalifikowalne (także dokumenty wskazane w pkt. 11 wniosku beneficjenta o płatność). Uwaga! Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosków: Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt 11 oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt bankowy, itp.; W kolumnie data zapłaty w odróżnieniu od zestawienia wydatków kwalifikowanych (pkt 11 wniosku o płatność), należy podać końcową datę uregulowania należności wynikającej z danego dowodu księgowego datę ostatniej płatności.

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 11. W załączniku nr 6 (Oświadczenie o generowaniu dochodu) brak wskazania wysokości uzyskanego dochodu cyfrą. Zalecenie: Uzupełniając załącznik nr 6 należy kliknąć na domyślnie wskazaną przez GWP wysokość dochodu tj. 0,0. Uwaga! Beneficjenci nie spełniający przesłanek art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 nie mają obowiązku składnia przedmiotowego załącznika. Wówczas w pkt. 22 wniosku beneficjenta o płatność należy zaznaczyć opcję Nie dotyczy. W przypadku pierwszego wniosku o płatność datą początkową powinna być data podpisania umowy o dofinansowanie. Data końcowa powinna być zgodna z datą wykazaną w polu Wniosek za okres do. Załącznik nie dotyczy projektów zakończonych przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie projektu. 79

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 12. Niepoprawne opisy dokumentów księgowych tj.: Wskazanie przetargu nieograniczonego w sytuacji, gdy zamówienie zrealizowano w innym trybie przetargowym bądź skorzystano ze zwolnienia kwotowego (art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych) Wskazanie Dz. U. dot. ustawy Prawo zamówień publicznych, który nie obowiązywał w momencie realizacji zamówienia publicznego (dniem decydującym o właściwym Dzienniku Ustaw jest dzień podpisania kontraktu. Jeżeli beneficjent realizując zadanie nie zawarł umowy wówczas momentem decydującym jest data sprzedaży widniejąca na dokumencie rozliczeniowym) Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej niezgodna ze wskazanym dofinansowaniem ze środków EFRR (dot. jednostek samorządu terytorialnego) wkład własny 6059, EFRR 6057 Opisy na dokumentach księgowych opatrzone są nieczytelnymi podpisami (parafki) bez pieczątek imiennych Zalecenie: Dokumenty księgowe należy opisywać rzetelnie, zgodnie z dokumentem Zasady opisywania faktur i innych dokumentów księgowych 80

Najczęściej popełniane błędy (c.d.) 13. Niewłaściwie dokonywana poprawa błędów na dokumentach księgowych wskazanych przez IZ RPOWP (dot. samych dokumentów oraz ich opisów). Zalecenie: Wszelkie błędy należy poprawiać zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Uwaga! Zgodnie z Wytycznymi IZ RPOWP w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 wydatek kwalifikuje się do współfinansowanie jeżeli m.in. został właściwie udokumentowany (pkt. 5.2). W przeciwnym razie wydatek jest niekwalifikowalny. Nie można wprowadzać zmian w opisie dokumentów księgowych, które zostały dołączone do zatwierdzonego wniosku beneficjenta o płatność. 81

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Regionalny Departament Zarządzania RPO Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego ul. Handlowa 6 15-399 Białystok www.rpowp.wrotapodlasia.pl 82