Tel/FAKS 52 3322280w46 EMAIL; sekretarz@swiekatowo.pl GMINA ŚWIEKATOWO ul. Dworcowa 20a 86-182 Świekatowo (Nazwa i adres firmy lub pieczątka firmowa/ Imię i nazwisko, adres, tel. ) Ogłoszenie na stronie internetowej www.bip.swiekatowo.lo.pl ZAPYTANIE OFERTOWE Zwracam/y się z prośbą o przedstawienie oferty* na: Gmina Świekatowo zwraca się zapytaniem ofertowym o cenę wykonania usług: Audytu i kompleksowej aktualizacji dokumentacji systemu ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy Świekatowo oraz szkolenie pracowników Urzędu Gminy z zakresu ochrony danych osobowych. Szczegóły zamówienia określono w szczegółach zapytania ofertowego stanowiącego załącznik do zapytania. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej: nazwę i adres oferenta, opis nawiązujący do parametrów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym, wartość oferty (netto oraz brutto), termin ważności oferty, Wskazane jest, by oferta zawierała również inne, dodatkowe informacje, np. warunki gwarancji, sposób realizacji usług, warunki płatności, maksymalny czas realizacji, kosztorys ofertowy itd. szczegóły zapytania zawiera załącznik nr 1 Oferta powinna być sporządzona na papierze firmowym oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera bądź też odebrana osobiście przez zamawiającego/kupującego. Termin składania ofert upływa w 17.12.2013 r. godz. 13:00 dniu Podpis osoby uprawnionej Marek Topoliński Wójt Gminy Świekatowo
Załącznik Szczegóły zapytania ofertowego Wymagania/warunki zamówienia w trybie zapytania ofertowego o wartości szacunkowej poniżej 14.000 EURO bez stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 1. Zamawiający: Gmina Świekatowo z siedzibą 86-182 Świekatowo ul. Dworcowa 20a, NIP: 559-14-18-187, Regon: 092351073, Reprezentowana przez: Marka Topolińskiego Wójta Gminy Świekatowo, zwaną dalej ZAMAWIAJĄCYM, zwraca się zapytaniem ofertowym o podanie ceny wykonania usług: Audytu i kompleksowej aktualizacji dokumentacji systemu ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy Świekatowo oraz szkolenie pracowników Urzędu Gminy z zakresu ochrony danych osobowych. 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego o wartości szacunkowej poniżej 14.000 EURO bez stosowania ustawy Pzp. 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA USŁUGA 1. Audyt systemu ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy Świekatowo oraz przygotowanie pisemnego raportu z przeprowadzonego audytu. Usługa audytu powinna obejmować: a) oględziny systemu informatycznego, pomieszczeń, sprzętu i zabezpieczeń osobowych; b) sprawdzenie systemów informatycznych przetwarzających dane osobowe pod kątem zgodności z właściwymi przepisami; c) analizę zabezpieczeń (osobowe, fizyczne, informatyczne) obszaru przetwarzania danych osobowych; d) analizę przyjętej Polityki bezpieczeństwa danych osobowych pod kątem prawnym i w zakresie jej przestrzegania; e) analizę przyjętej Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do prze - twarzania danych osobowych pod kątem prawnym i w zakresie jej przestrzegania; f) analizę wszystkich powstałych zbiorów danych osobowych pod kątem zgodności z przepisami prawa i stanem faktycznym oraz wskazanie wszystkich nie zgłoszonych zbiorów danych osobowych; g) analizę wszelkich procedur i dokumentów ochrony danych osobowych nie objętych Polityką bezpieczeństwa i Instrukcją zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych; h) sprawdzenie działań związanych z przyjętą w Urzędzie polityką kontroli okresowych i szkoleń;
i) weryfikację umów związanych z powierzeniem przetwarzania danych pod kątem prawnym; j) przygotowanie pisemnego raportu z przeprowadzonego audytu z rekomendacją działań zmierzających do poprawy systemu ochrony danych Urzędu. USŁUGA 2. Kompleksowa aktualizacja dokumentacji ochrony danych osobowych Urzędu Gminy Świekatowo wraz z przygotowaniem wszystkich wniosków zgłoszeniowych lub aktualizacyjnych zbiorów danych osobowych. Usługa wdrożenia powinna obejmować: a) wdrożenie nowej lub aktualizację Polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych i jej załączników; b) wdrożenie nowej lub aktualizację Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych i jej załączników; c) aktualizację innych wymaganych prawem dokumentów w tym aktualizację wzoru upoważnienia i przygotowanie upoważnień dla pracowników;. d) przygotowanie wzorów protokołów/raportów związanych z okresową kontrolą danych osobowych; e) wzór oświadczenia o zaznajomieniu się z wdrożonymi procedurami; f) wzór umowy powierzenia przetwarzania danych; g) wzór pisma do GIODO w przedmiocie zgłoszenia do rejestracji lub aktualizacji zbiorów danych osobowych; h) aktualizację wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych; i) przygotowanie wzoru zarządzenia w sprawie ochrony danych osobowych j) przygotowanie upoważnień dla pracowników; k) przygotowanie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; l) przygotowanie wszystkich wniosków zgłoszeniowych lub aktualizacyjnych zbiorów danych osobowych w liczbie, w zależności od wyników audytu i bieżących potrzeb - 40-60 wniosków zgłoszeniowych lub aktualizacyjnych zbiorów danych osobowych. USŁUGA 3. Szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych dla grupy do 20 osób. Usługa szkole - niowa powinna obejmować: a) wprowadzenie do problematyki ochrony danych osobowych, kluczowe pojęcia i zagadnienia; b) zasady przetwarzania danych osobowych; c) obowiązki administratora danych osobowych i obowiązki pracowników; d) procedury zabezpieczania danych osobowych i wymagane prawem dokumenty; odpowiedzialność z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych (cywilna, karna, administracyjna). 4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wykonawca zobowiązany jest realizować cały przedmiot zamówienia w terminie 29.03.2014r. Termin realizacji umowy może ulec zmianie w przypadku wydłużenia terminu realizacji zadań.
5. WARUNKI UDZIAŁU I OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający uzna ten warunek za spełniony na podstawie złożonej oferty załącznik nr 1 6. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH,JAKIE NALEŻY DOSTARCZYĆ ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o ofercie - załączniku nr 1. Zamawiający uzna ten warunek za spełniony na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia w ofercie na załączniku nr 1. 7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: Wykonawca może złożyć na dane zamówienie tylko jedną ofertę w języku polskim w formie pisemnej wg wzoru określonego w załączniku nr 1. 8. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY, MIEJSCE, TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT ORAZ TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY 1. Oferty należy złożyć w kopercie z napisem Oferta Audytu i kompleksowej aktualizacji dokumentacji systemu ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy Świekatowo oraz szkolenie pracowników Urzędu Gminy z zakresu ochrony danych osobowych. - nie otwierać do godziny 13:00, 2. Ofertę należy składać w pokoju nr 12 w siedzibie Urzędu Gminy w Świekatowie do dnia 17.12.2013 do godz. 13:00. Oferta może być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera. Zamawiający umieści zestawienie otwartych ofert na stronie internetowej www.bip.swiekatowo.lo.pl 3. Termin ważności oferty ustala się na okres 30 dni. 9. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY Wykonawca określi cenę oferty netto i brutto, która stanowić będzie wynagrodzenie ryczałtowe za realizację całego przedmiotu zamówienia. Sposób wypełnienia oferowanej ceny określa formularz oferty załącznik nr 1. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
10. KRYTERIA I SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY OFERT: 1. Zamawiający będzie oceniał oferty według następujących kryteriów: Nr Nazwa kryterium Waga 1. Cena 100 % 2. Punkty przyznawane za podane kryteria będą liczone według następujących wzorów: Nr kryterium 1. Cena najniższa Wzór Ocena wg. następującego wzoru: C w = (C min: C x) x 100 pkt. gdzie: C w - ilość punktów przyznanych ofercie ocenianej, C min - minimalna cena oferty zakwalifikowanej do udziału w zapytaniu, C x cena oferty ocenianej. Wybrana będzie oferta z najniższą ceną i odpowiadająca wymaganiom określonych w ogłoszeniu ( zapytaniu ofertowym) 11. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Zamawiający powiadomi o wyniku zapytania wszystkich Wykonawców na stronie internetowej www.bip.swiekatowo.lo.pl 12. Warunki płatności: do 30 dni od daty potwierdzenia faktury wykonawcy. 12. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY 1. Zamawiający podpisze umowę z wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę z punktu widzenia kryteriów przyjętych w niniejszym zapytaniu. Umowa zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszego zapytania oraz danych zawartych w ofercie. Załączniki: 1. Druki do wypełnienia: a) Formularz ofertowy (zał. nr 1)