PROJEKT UMOWY Zawarta w dniu (data) w Warszawie pomiędzy Województwem Mazowieckim, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, NIP 1132453940, REGON 015528910, reprezentowanym przez (imię, nazwisko), na podstawie upoważnienia (numer stosownego upoważnienia), zwanym dalej Zamawiającym, a (nazwa Wykonawcy, NIP, REGON, KRS oraz imię i nazwisko osoby reprezentującej) zwanym dalej Wykonawcą. Do umowy ( Umowa ) nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.), gdyż wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza równowartości 30 000 EURO, zgodnie z art. 4 pkt 8 ww. ustawy. paragraf 1 1. Przedmiotem Umowy jest przygotowanie i przeprowadzenie projektu doradczo szkoleniowego pt. Wypracowanie narzędzi i rozwiązań wzmacniających efektywność szkoleń w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w oparciu o model SEB/SEA. 2. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić projekt doradczo-szkoleniowy, o którym mowa w ust.1, zgodnie z harmonogramem projektu, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy, zgodnie z harmonogramem spotkań roboczych, który stanowi załącznik nr 2 do Umowy, zgodnie z celami oraz harmonogramem warsztatów, stanowiącymi załącznik nr 3 do Umowy oraz z cennikiem stanowiącym załącznik nr 4 do Umowy. paragraf 2 1. Projekt szkoleniowy zostanie przeprowadzony w okresie kwiecień-listopad 2019 r., zgodnie z terminami wskazanymi w harmonogramie projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. 2. Wykonawca zapewnia do realizacji przedmiotu Umowy minimum dwóch trenerów-konsultantów, z których jeden będzie pełnił rolę wiodącą tj. będzie pełnił nadzór merytoryczny nad każdym etapem projektu doradczo-szkoleniowego, będzie uczestniczył w jego kluczowych etapach oraz będzie odpowiedzialny za poprawną realizację przedmiotu zapytania ofertowego ( trener-konsultant wiodący ), a drugi trener-konsultant będzie pełnił rolę wspierającą, której zakres będzie uzgadniany stosownie do bieżących potrzeb pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym ( trener-konsultant wspierający. 3. Projekt szkoleniowy zostanie przeprowadzony przez następujących trenerów-konsultantów: (imię i nazwisko trenera). trenera-konsultanta wiodącego oraz (imię i nazwisko trenera) trenera konsultanta wspierającego. 4. Terminy realizacji poszczególnych działań projektu wskazanych w harmonogramie projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy, mogą ulec zmianie z przyczyn losowych niezależnych od Wykonawcy. 5. W przypadku określonym w ust. 4, Wykonawca zobowiązany jest zgłosić do akceptacji Zamawiającemu propozycję nowego terminu realizacji poszczególnych działań projektu. paragraf 3 W ramach realizacji projektu szkoleniowego, o którym mowa w paragrafie 1, Wykonawca: 1) przygotuje i poprowadzi 14 spotkań roboczych podczas których zostaną opracowane mapy kluczowych procesów wpływających na efektywność systemu szkoleń w Urzędzie oraz konkretne narzędzia, w podziale na 4 moduły tematyczne, w tym: 1 spotkanie otwierające, którego celem będzie zaplanowanie pracy zespołu projektowego oraz 1 spotkanie zamykające, podsumowujące efekty pracy; www.mazovia.pl
2) przygotuje i przekaże wnioski i rekomendacje niezbędne do wdrożenia wypracowanych zmian/ rozwiązań/ narzędzi, w formie raportu cząstkowego; 3) przygotuje i przeprowadzi warsztaty wdrożeniowe dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów, przy udziale przedstawicieli Urzędu jako osób współprowadzących; 4) przygotuje i przekaże raport końcowy, podsumowujący efekty realizacji przedmiotu zamówienia ( raport podsumowujący ); 5) omówi raport podsumowujący podczas spotkania indywidualnego z Zastępcą Dyrektora Urzędu ds. Kadr i Płac i/lub Sekretarzem Województwa - Dyrektorem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. paragraf 4 1. Wykonawca zrealizuje maksymalnie 14 spotkań roboczych, o których mowa w paragrafie 3 pkt 1, trwających po 4 godziny zegarowe każde, maksymalnie 1 spotkanie tygodniowo, chyba że Zamawiający i Wykonawca dojdą do porozumienia co do potrzeby i możliwości zwiększenia częstotliwości spotkań. 2. Celem spotkań roboczych jest modyfikacja standardów, metod i narzędzi dotyczących realizacji polityki szkoleniowej w celu podniesienia efektywności działań szkoleniowych realizowanych w Urzędzie. 3. Wykonawca zrealizuje spotkania robocze zgodnie z harmonogramem projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz harmonogramem spotkań roboczych stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy. 4. W projekcie stanowiącym przedmiot Umowy, aktywnie i stosownie do potrzeb (celów projektu) uczestniczyć będą pracownicy Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji, stanowiący zespół projektowy. 5. Członkowie zespołu projektowego będą pracować podczas spotkań roboczych oraz pomiędzy spotkaniami, wypracowując konkretne narzędzia niezbędne do wdrożenia zmian, które zostały zarekomendowane na etapie diagnozy efektywności szkoleń w Urzędzie (np. ankiety badania potrzeb szkoleniowych, zmodyfikowane wnioski, scenariusze rozmów etc.). 6. Członkowie zespołu projektowego będą pracować częściowo wspólnie, a częściowo w podgrupach, w podziale na obszar specjalizacji. 7. Po stronie Urzędu, w spotkaniu roboczym będzie uczestniczyć do 12 osób. 8. Spotkania robocze będą odbywać się w salach zapewnionych przez Zamawiającego, w siedzibie Urzędu. 9. Pracę zespołu projektowego podczas każdego spotkania roboczego, prowadził będzie minimum jeden trener-konsultant ze strony Wykonawcy trener konsultant wiodący i/lub trener-konsultant wspierający. 10. Spotkania robocze będą prowadzone przez następujących trenerów-konsultantów: (imię i nazwisko trenerakonsultanta) 11. Trener-konsultant prowadzący spotkania robocze powinien wykorzystywać zróżnicowane metody pracy: facylitacja, moderacja pracy zespołowej, burza mózgów, analiza przypadków, dyskusja nad wypracowywanymi rozwiązaniami, elementy wykładu poparte przykładami, konsultacje indywidualne, praca w mniejszych zespołach, praca indywidualna, symulacje. Ww. wymienione metody pracy stanowią katalog otwarty tj. będą dobierane adekwatnie do celu danego spotkania, określonego wspólnie z zespołem. 12. Praca zespołu projektowego podczas spotkań roboczych będzie obejmować 4 kluczowe moduły tematyczne, w ramach których realizowane są spotkania robocze - każdy moduł uwzględnia 1 z 4 kluczowych obszarów: 1) Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych (IPS) 2) Szkolenia grupowe 3) Szkolenia indywidualne 4) Rozwój zasobów wewnętrznych (wspieranie rozwoju trenerów wewnętrznych, mentoringu); 13. Przed każdym spotkaniem roboczym Wykonawca opracuje ramowy plan spotkania roboczego (zawierający, stosownie do bieżących potrzeb zespołu roboczego: agendę spotkania, status realizowanych tematów, zakres, w jakim grupy lub poszczególne osoby powinny przygotować się do spotkania) oraz przekaże go Zamawiającemu w wersji elektronicznej, do akceptacji minimum 3 dni robocze przed rozpoczęciem spotkania. 14. W przypadku uwag Zamawiającego do przedstawionego programu, Wykonawca jest zobowiązany je uwzględnić i przesłać program do ponownej akceptacji, minimum 24h przed rozpoczęciem spotkania, chyba że Zamawiający i Wykonawca dojdą do porozumienia o innym terminie. 15. Wszelkie materiały dydaktyczne oraz materiały pomocnicze, jakie Wykonawca zastosuje podczas spotkań roboczych zostaną przekazane Zamawiającemu w formie elektronicznej wraz z klauzulą: Materiały szkoleniowe przeznaczone wyłącznie do użytku służbowego pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do opublikowania ww. materiałów na intranetowej stronie Urzędu. www.mazovia.pl 2
16. Po spotkaniu roboczym kończącym pracę zespołu projektowego, Wykonawca przygotuje raport cząstkowy, tj. raport z prac zespołu projektowego, zawierający m.in.: 1) cel projektu; 2) szczegółowy harmonogram zrealizowanych działań wraz z informacją, jakie osoby uczestniczyły w poszczególnych działaniach po stronie Zamawiającego i po stronie Wykonawcy; 3) informację o liczbie i terminach przeprowadzonych spotkań roboczych; 4) jakościowe podsumowanie efektów prac zespołu projektowego (w ramach każdego modułu oraz zbiorczo); 5) opis/prezentację narzędzi i procesów, które zostały wypracowane w wyniku prac zespołu roboczego wraz ze wskazaniem funkcji każdego nowego bądź udoskonalonego narzędzia, wskazaniem, w jaki sposób dane rozwiązanie wpłynie na podniesienie efektywności szkoleń oraz rekomendacji do uwzględnienia podczas przygotowywania wdrożenia w organizacji (mocne strony, słabe strony, szanse, ryzyka). paragraf 5 1. Wykonawca przygotuje i przeprowadzi warsztaty wdrożeniowe, o których mowa w paragrafie 3 pkt 3, dla pracowników Urzędu: dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur, przy udziale przedstawicieli Urzędu jako osób współprowadzących, zgodnie z celami i harmonogramem warsztatów wdrożeniowych, stanowiącymi załącznik nr 3 do Umowy. 2. Terminy warsztatów wdrożeniowych zostaną ustalone zgodnie z harmonogramem projektu stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy, po zakończeniu ostatniego spotkania roboczego (zamykającego). 3. Warsztaty wdrożeniowe odbędą się w salach zapewnionych przez Zamawiającego, w siedzibie Urzędu, w Warszawie. 4. Warsztaty wdrożeniowe zostaną zrealizowane w podziale na 3 dni i 3 grupy (1 dzień /1 grupa), liczące maksymalnie 18 osób każda, łącznie dla około 50 osób. 5. Warsztaty dla każdej grupy, w ramach jednego dnia, będą trwały 8 godzin dydaktycznych. 6. Warsztaty zostaną przeprowadzone przez trenera-konsultanta wiodącego (imię i nazwisko trenerakonsultanta) oraz trenera-konsultanta wspierającego (imię i nazwisko trenera-konsultanta). 7. Po przekazaniu raportu cząstkowego przez Wykonawcę, Zamawiający uzgodni i przekaże Wykonawcy ostatecznie zatwierdzony zakres zmian wprowadzanych w obszarze narzędzi i procedur związanych ze szkoleniami (wybór i zatwierdzenie konkretnych narzędzi do wdrożenia i przedstawienia w ramach warsztatów wdrożeniowych), na podstawie którego Wykonawca przygotuje program warsztatów wdrożeniowych do akceptacji Zamawiającego, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. 8. W razie potrzeby, Wykonawca zapewni Zamawiającemu konsultacje i/lub spotkanie z trenerem w celu dostosowania programu warsztatów wdrożeniowych do potrzeb Zamawiającego. 9. Wykonawca prześle Zamawiającemu program warsztatów wdrożeniowych, w wersji edytowalnej oraz w wersji pdf przed terminem warsztatów, zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. 10. W trakcie warsztatów wdrożeniowych zostaną zastosowane aktywizujące techniki i narzędzia prowadzenia zajęć m.in. prezentacje, praca zespołowa, konsultacje indywidualne, burza mózgów, analiza przypadków, dyskusja nad osiągniętymi wynikami. 11. Na warsztaty wdrożeniowe Wykonawca, w oparciu o program warsztatów, przygotuje materiały szkoleniowe, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i przekazane Zamawiającemu w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej dla każdego uczestnika na warsztatach. 12. Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, zgodnie z harmonogramem projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna materiałów szkoleniowych nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w terminie uzgodnionym z Zamawiającym dokonać zasugerowanych zmian i przesłać materiały do ostatecznej akceptacji. 13. Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi warsztatu materiały szkoleniowe w wersji drukowanej. 14. Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi warsztatu materiały piśmiennicze tj. notes i długopis. 15. Zamawiający otrzyma w dniu szkolenia dodatkowy egzemplarz materiałów szkoleniowych w wersji drukowanej do dokumentacji. 16. Wykonawca przekaże Zamawiającemu materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej opatrzone klauzulą: Materiały szkoleniowe wyłącznie do użytku służbowego pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w celu ich umieszczenia na stronie intranetowej Urzędu. www.mazovia.pl 3
17. Na podstawie list uczestników przesłanych przez Zamawiającego, Zamawiający przygotuje dla każdego uczestnika warsztatów zaświadczenie o ich ukończeniu, które będzie zawierało m.in. program warsztatów, termin oraz informację o liczbie godzin dydaktycznych. Każde zaświadczenie zostanie przekazane w drugim dniu warsztatów w teczce nie oznaczonej logo. 18. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu ww. zaświadczenia, w wersji kolorowej wraz z czarno-białymi kopiami zaświadczeń, najpóźniej w dniu warsztatów (oryginały zaświadczeń zostaną przekazane uczestnikom, kopie są niezbędne dla Zamawiającego w celach ewidencyjnych). paragraf 6 1. Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu raport podsumowujący, o którym mowa w paragrafie 3 pkt 4, który będzie dokumentować przebieg wszystkich etapów projektu jak również stanowić źródło informacji na temat jego efektów oraz punkt odniesienia podczas spotkania podsumowującego, zawierając następujące elementy: 1) nazwę i cel projektu; 2) informacje z raportu cząstkowego, o którym mowa w paragrafie 4 ust. 16 ( tj. szczegółowy harmonogram zrealizowanych działań wraz z informacją, jakie osoby uczestniczyły w poszczególnych działaniach po stronie Zamawiającego i po stronie Wykonawcy, informację o liczbie i terminach przeprowadzonych spotkań roboczych, jakościowe podsumowanie efektów prac zespołu roboczego, w ramach każdego modułu oraz zbiorczo); 3) opis/prezentację narzędzi i procesów które zostały zatwierdzone przez Urząd do wdrożenia, na podstawie raportu cząstkowego, wraz ze wskazaniem funkcji każdego nowego bądź udoskonalonego narzędzia, wskazaniem, w jaki sposób dane rozwiązanie wpłynie na podniesienie efektywności szkoleń; 4) informację o liczbie i terminach przeprowadzonych warsztatów wdrożeniowych; 5) informację o liczbie uczestników warsztatów wdrożeniowych; 6) harmonogram i program warsztatów wdrożeniowych; 7) jakościowe podsumowanie efektów warsztatów wdrożeniowych, w tym rekomendacje dla Urzędu dotyczące ewentualnych modyfikacji lub udoskonaleń, jeśli taka potrzeba została zidentyfikowana podczas warsztatów; 8) końcowe wnioski i rekomendacje dla Urzędu w kontekście dalszego monitorowania i podnoszenia efektywności polityki szkoleniowej. 2. Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji treść raportu podsumowującego (zbiorczą analizę realizacji projektu wraz z podsumowaniem jego efektów) w wersji elektronicznej w terminie zgodnym z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. 1) Raport będzie przygotowany w sposób poprawny merytorycznie, logicznie, stylistycznie i językowo, z dbałością o estetykę graficzną (w wersji kolorowej), przejrzysty od strony struktury, układu tekstu i treści. 2) W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna raportu podsumowującego nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w terminie zgodnym z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy, dokonać zasugerowanych zmian i przesłać ostateczny raport podsumowujący Zamawiającemu. 3) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu ostateczną wersję raportu podsumowującego, zaakceptowaną uprzednio przez Zamawiającego, w wersji elektronicznej oraz papierowej, podpisanej przez Wykonawcę, w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem projektu. 3. Po przekazaniu ostatecznej wersji raportu podsumowującego, o którym mowa w ust.1, Wykonawca spotka się z Zamawiającym w celu omówienia rezultatów przeprowadzonego projektu oraz omówienia wspólnie z Zamawiającym informacji zawartych w raporcie podsumowującym, w terminie zgodnym z harmonogramem projektu stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. 4. Spotkanie podsumowujące, o którym mowa w ust. 3, będzie trwało minimum jedną godzinę zegarową. Termin spotkania zostanie zaproponowany przez Zamawiającego i zostanie uzgodniony z Wykonawcą. paragraf 7 1. Zamawiający zobowiązuje się wypłacić Wykonawcy wynagrodzenie za realizację przedmiotu Umowy, w łącznej wysokości nie większej niż.. zł brutto (słownie złotych: 00/100). 2. Strony ustalają, że wynagrodzenie z tytułu przeprowadzenia przez Wykonawcę przedmiotu Umowy, o którym mowa w paragrafie 1 ust. 1 Umowy, w zakresie, o którym mowa w paragrafach 2-6, płatne będzie przez Zamawiającego w czterech częściach, w sposób następujący: www.mazovia.pl 4
1) I część - płatna po realizacji wszystkich spotkań roboczych, o których mowa w paragrafie 4 ust. 1-15 oraz po przekazaniu raportu cząstkowego, zaakceptowanego przez Zamawiającego, podpisanego przez Wykonawcę, w wersji papierowej i elektronicznej, o którym mowa w paragrafie 4 ust. 16; 2) II część płatna po realizacji warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur, o których mowa w paragrafie 5; 3) III część płatna po dostarczeniu zaakceptowanego przez Zamawiającego raportu podsumowującego, podpisanego przez Wykonawcę, w wersji papierowej i elektronicznej, o którym mowa w paragrafie 6 ust. 1 i 2 oraz omówieniu ww. raportu podczas spotkania podsumowującego z Zamawiającym, o którym mowa w paragrafie 6 ust. 3 i 4. 3. Wykonawca uprawniony jest do wystawienia i dostarczenia faktur/rachunków za działania, o których mowa w ust. 2, przeprowadzone zgodnie z harmonogramem projektu, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy, zgodnie z celami oraz harmonogramem warsztatów wdrożeniowych, stanowiącymi załącznik nr 3 do Umowy, a także cennikiem stanowiącym załącznik nr 4 do Umowy. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1,2,3 będzie wypłacone na podstawie faktur/rachunków wystawionych po trzech kolejnych częściach projektu, zgodnie z ust. 2, po wykonaniu przedmiotu Umowy, w terminie 14 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionych faktur/rachunków przez Wykonawcę. 5. Faktury/rachunki, o których mowa w ust. 4, zostaną wystawione zgodnie z poniższymi danymi: 1) Nabywca usługi: Województwo Mazowieckie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, NIP 113-245-39-40; 2) Płatnik/Odbiorca faktury: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa. 6. W treści faktur/rachunków powinien być wskazany numer Umowy. 7. Za datę dokonania płatności Strony będą uważały datę przekazania przez Zamawiającego polecenia przelewu do banku prowadzącego jego rachunek. paragraf 8 1. W ramach realizacji przedmiotu Umowy, o którym mowa w paragrafie 1, Zamawiający zobowiązuje się do: 1) udostępnienia Wykonawcy wszelkich informacji i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia projektu doradczo-szkoleniowego stanowiącego przedmiotu Umowy oraz udzielenia odpowiedzi na zadawane pytania drogą elektroniczną lub telefoniczną; 2) bieżącego informowania Wykonawcy o wszelkich faktach mogących mieć wpływ na realizację działań wynikających z przedmiotu Umowy; 3) zapewnienia sal niezbędnych do przeprowadzenia spotkań roboczych, warsztatów wdrożeniowych, spotkania podsumowującego oraz bieżących konsultacji. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby uczestników spotkań roboczych, o których mowa w paragrafie 4 ust. 1-15, oraz uczestników warsztatów wdrożeniowych, o których mowa paragrafie 5 Umowy, w tym liczebności grup warsztatowych, w szczególności wynikających ze zmiany statusu zatrudnienia bądź zgłoszonej przez pracownika nieobecności oraz prawo do niezrealizowania usługi w całości lub częściowo lub zmiany planowanych terminów spotkań i warsztatów, w przypadku trudności organizacyjno-technicznych niezależnych od Zamawiającego (w tym kwestii związanych z terminem i/lub miejscem spotkań roboczych, warsztatów wdrożeniowych i/lub spotkania podsumowującego). paragraf 9 1. Z momentem przekazania Zamawiającemu materiałów szkoleniowych, określonych w paragrafie 5 ust.11-16, Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej na czas nieoznaczony na korzystanie z ww. materiałów szkoleniowych na następujących polach eksploatacji: 1) wprowadzania materiałów do pamięci komputera, w tym serwerów systemów informatycznych oraz wewnętrznej sieci komputerowej do użytku służbowego pracowników Urzędu; 2) zwielokrotniania materiałów dowolną techniką, w tym też wyświetlania, w celu ich wykorzystania służbowego przez pracowników Zamawiającego. 2. Udzielenie licencji do korzystania z materiałów szkoleniowych, o których mowa w paragrafie 5 ust. 11-16, następuje w ramach wynagrodzenia określonego w paragrafie 7 ust. 1 Umowy. www.mazovia.pl 5
3. Z momentem przekazania Zamawiającemu raportu cząstkowego, o którym mowa w paragrafie 4 ust. 16 oraz raportu podsumowującego, o którym mowa w paragrafie 6 ust. 1 i 2 Umowy, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do ww. raportów. 4. Przejście praw autorskich powoduje przejście na Zamawiającego własności przekazanych egzemplarzy raportów, o których mowa w paragrafie 4 ust. 16 oraz paragrafie 6 ust. 1 i 2 Umowy. 5. Przekazanie praw autorskich do raportów, o których mowa w ust. 4 oraz przejście praw autorskich, następuje w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w paragrafie 7 ust.1 Umowy. 6. Wykonawca zobowiązuje się, że nie powierzy osobom trzecim, tych części przedmiotu Umowy, których treść odnosi się bezpośrednio do Zamawiającego i jego pracowników. paragraf 10 1. Wykonawca zobowiązuje się do nieujawniania w jakiejkolwiek formie informacji uzyskanych w trakcie realizacji Umowy jakiejkolwiek osobie trzeciej, z wyjątkiem organów do tego upoważnionych, na ich pisemne żądanie. 2. W przypadku wykrycia przez Zamawiającego, że Wykonawca postępuje niezgodnie z treścią Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego przywrócenia stanu zgodności. paragraf 11 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % wynagrodzenia stanowiącego równowartość wynagrodzenia za 1 spotkanie robocze, obliczonej zgodnie z cennikiem stanowiącym załącznik nr 4 do Umowy, za nienależyte i/lub za niezgodne z harmonogramem projektu, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy, wykonanie części przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, polegające w szczególności na odwołaniu spotkania roboczego w terminie krótszym niż 2 dni robocze/48 godzin przed umówioną z Zamawiającym godziną rozpoczęcia spotkania. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia stanowiącego równowartość II części wynagrodzenia, obliczonej zgodnie z paragrafem 7 ust. 2 pkt. 2 oraz cennikiem stanowiącym załącznik nr 3 do Umowy, za nienależyte i/lub za niezgodne z harmonogramem projektu, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy, wykonanie przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, polegające w szczególności na: 1) rozpoczęciu warsztatów wdrożeniowych po ustalonej godzinie (wskazanej w celach i harmonogramie warsztatów wdrożeniowych, stanowiących załącznik nr 3 do Umowy) z winy Wykonawcy; 2) zakończeniu warsztatów wdrożeniowych przed planowaną godziną (wskazaną w celach i harmonogramie warsztatów wdrożeniowych, stanowiących załącznik nr 3 do Umowy) z winy Wykonawcy; 3) nieprzekazaniu Zamawiającemu materiałów szkoleniowych zgodnie z paragrafem 5 ust. 11-13 w terminie zgodnym z harmonogramem projektu, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy; 4) nieprzekazaniu Zamawiającemu zaświadczeń zgodnie z paragrafem 5 ust.17 i 18, w terminie zgodnym z harmonogramem projektu, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy; 3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia stanowiącego równowartość III części wynagrodzenia, obliczonej zgodnie z paragrafem 7 ust. 2 pkt 3 Umowy oraz cennikiem stanowiącym załącznik nr 4 do Umowy, za nienależyte i/lub za niezgodne z harmonogramem projektu, który stanowi załącznik nr 1 do Umowy, wykonanie przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, polegające w szczególności na nieprzekazaniu w terminie Zamawiającemu raportu podsumowującego, o którym mowa w paragrafie 6 ust. 1 i 2 Umowy. 4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia określonego w paragrafie 7 ust. 1 za niewykonanie przedmiotu Umowy z winy Wykonawcy, tj. w przypadku: 1) nieprzeprowadzenia zaplanowanych z Zamawiającym spotkań roboczych, o których mowa w paragrafie 4 Umowy, z winy Wykonawcy; 2) nieprzygotowania raportu cząstkowego, o którym mowa w paragrafie 4 ust. 16 Umowy; 3) nieprzygotowania raportu podsumowującego, o którym mowa w paragrafie 6 ust. 1 i 2 Umowy 5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia określonego w paragrafie 7 ust. 1 w przypadku naruszenia paragrafu 10. 6. Kary umowne, o których mowa w ust.1, 2, 3, 4 podlegają sumowaniu. 7. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne. www.mazovia.pl 6
8. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie naliczonych kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia. 9. Kary umowne, o których mowa w ust. 1, 2, 3, 4 nie mają zastosowania w przypadku, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy jest następstwem okoliczności wynikających z działania siły wyższej. Za siłę wyższą uważa się zdarzenia zewnętrzne, których skutków nie da się przewidzieć ani im zapobiec. W szczególności za siłę wyższą będzie się uważać zamieszki, działania władz państwowych, wojnę oraz działania sił przyrody takie jak: huragan, trzęsienie ziemi, powódź. paragraf 12 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy ze skutkiem natychmiastowym, bez wyznaczenia dodatkowego terminu w przypadku, gdy Wykonawca w sposób rażący naruszy postanowienia Umowy. 2. Przez pojęcie rażącego naruszenia Umowy należy rozumieć naruszenie przez Wykonawcę obowiązków, o których mowa w paragrafie 2, jak również naruszenia paragrafu 10. 3. Rażące naruszenie obowiązków wynikających z Umowy przez Wykonawcę, daje Zamawiającemu prawo do odstąpienia od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. paragraf 13 (jeśli dotyczy) 1. Nie później niż w dniu podpisania Umowy Wykonawca zobowiązany jest zatrudnić (minimum na czas trwania realizacji przedmiotu Umowy) przynajmniej dwie osoby, które spełniają warunki klauzuli społecznej, deklarowanej przez Wykonawcę w złożonej ofercie z dnia (data). 2. Wykonawca w dniu podpisania Umowy i na każde wezwanie Zamawiającego w trakcie obowiązywania umowy, przedstawi Zamawiającemu oświadczenie potwierdzające zatrudnienie osób wskazanych w ust. 1. 3. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, powinno zawierać w szczególności: określenie Wykonawcy, datę złożenia oświadczenia, wskazanie czynności, które wykonują osoby zatrudnione wraz ze wskazaniem liczby tych osób oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy. 4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia określonego w paragrafie 7 ust. 1 w przypadku nieudokumentowania w trakcie trwania Umowy, na wezwanie Zamawiającego, że zatrudnienie osób wskazanych w ust. 1 jest kontynuowane w ramach przedmiotu Umowy. paragraf 14 Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że fakt zawarcia Umowy, dane go identyfikujące w zakresie (nazwy/imienia i nazwiska) oraz wynagrodzenia określonego w paragrafie 7 ust. 1 Umowy, stanowią informację publiczną i mogą być udostępniane w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U z 2018 r. poz.1330 z późn. zm.), na co wyraża on zgodę. paragraf 15 Wszelkie spory wynikające z Umowy lub powstające w związku z nią, Strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia w sprawie, spory rozstrzygał będzie sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. paragraf 16 W sprawach nie uregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy ustawy Kodeksu cywilnego oraz inne przepisy powszechnie obowiązujące. www.mazovia.pl 7
paragraf 17 Wszystkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. paragraf 18 1. Umowa sporządzona zostaje w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. 2. Integralną część Umowy stanowią załączniki: 1) harmonogram projektu; 2) harmonogram spotkań roboczych 3) cele i harmonogram warsztatów wdrożeniowych 4) cennik. Załączniki do Umowy: Załącznik nr 1 - Harmonogram projektu Załącznik nr 2 Harmonogram spotkań roboczych Załącznik nr 3 - Cele i harmonogram warsztatów wdrożeniowych Załącznik nr 4 Cennik...... (Wykonawca) (Zamawiający) www.mazovia.pl 8
Załącznik nr 1 do Umowy - Harmonogram projektu L.P. Działanie Planowany termin realizacji I. Spotkanie otwierające z udziałem zespołu projektowego kwiecień 2019 r. II. III. IV. Przekazanie zakresu i programu spotkań roboczych, w wersji elektronicznej, do akceptacji Zamawiającego Przekazanie ostatecznej wersji zakresu i programu spotkań roboczych Zamawiającemu, w wersji elektronicznej Moduł I realizowany w trybie 4 spotkań roboczych, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym Minimum 3 dni robocze przed każdym kolejnym spotkaniem roboczym 1 dzień roboczy (24h) przed każdym kolejnym spotkaniem roboczym kwiecień - czerwiec 2019 r. V. Moduł II realizowany w trybie 3 spotkań roboczych, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym maj - lipiec 2019 r. VI. Moduł III realizowany w trybie 3 spotkań roboczych, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym maj lipiec 2019 r. VII. Moduł IV realizowany w trybie 2 spotkań roboczych, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym czerwiec sierpień 2019 r. VIII. Spotkanie zamykające pracę zespołu projektowego maksymalnie 14 dni roboczych po realizacji ostatniego IV modułu wrzesień 2019 r. IX. Przygotowanie i przekazanie raportu cząstkowego do akceptacji Zamawiającego, w wersji elektronicznej wrzesień 2019 r. (w ciągu 10 dni roboczych od zakończenia spotkania zamykającego pracę zespołu projektowego) X. XI. XII. Przekazanie ostatecznej wersji raportu cząstkowego, uwzględniającego ewentualne uwagi Zamawiającego, w wersji elektronicznej i papierowej (podpisanej przez Wykonawcę) Uzgodnienie z Wykonawcą terminu warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/ delegatur Przygotowanie programu warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur i przekazanie programu do akceptacji Zamawiającemu, w wersji elektronicznej. wrzesień/październik 2019 r. w ciągu 7 dni roboczych po przekazaniu raportu cząstkowego w ostatecznej wersji wrzesień/październik 2019 r. minimum 10 dni roboczych przed warsztatami XIII. XIV. Przekazanie ostatecznej wersji programu warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców departamentów/kancelarii/delegatur, w wersji elektronicznej. Przekazanie materiałów szkoleniowych na warsztaty wdrożeniowe, w wersji elektronicznej (do akceptacji Zamawiającego) minimum 5 dni roboczych przed warsztatami wrzesień/październik 2019 r. minimum 5 dni robocze przed warsztatami www.mazovia.pl 9
XV. XVI. XVII. Przekazanie materiałów szkoleniowych na warsztaty wdrożeniowe, w wersji elektronicznej, ostatecznej, uwzględniającej ewentualne uwagi Zamawiającego. Przekazanie wzorów zaświadczeń dla uczestników warsztatów, do akceptacji Zamawiającego Przekazanie zaświadczeń uczestnikom warsztatów (kolorowy oryginał oraz czarno-biała kopia dla każdego uczestnika) wrzesień/październik 2019 r minimum 2 dni robocze przed warsztatami wrzesień/październik 2019 r minimum 3 dni robocze przed warsztatami w dniu warsztatów XVIII. Przekazanie materiałów szkoleniowych w wersji papierowej, w tym 1 dodatkowego egzemplarza dla Zamawiającego, w celu ewidencji w dniu warsztatów XIX. Realizacja warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur październik 2019 r. XX. Przygotowanie i dostarczenie raportu podsumowującego w wersji elektronicznej, do akceptacji Zamawiającego październik/listopad 2019 r. XXI. Przekazanie ostatecznej wersji raportu podsumowującego w wersji elektronicznej i papierowej, podpisanej przez Wykonawcę październik/listopad 2019 r. XXII. Spotkanie podsumowujące całość projektu do 29 listopada 2019 r. www.mazovia.pl 10
Załącznik nr 2 do Umowy Harmonogram spotkań roboczych Moduł Zakres tematyczny pracy Liczba spotkań Termin Spotkanie otwierające pracę zespołu projektowego Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych (IPS) zgodnie z modelem SEB/SEA 1 spotkanie robocze II kwartał 2019 r. I. (narzędzia w ramach procedury zbierania i analizowania obszarów do doskonalenia, efektywne sposoby współpracy z klientem wewnętrznym tj. poszczególnymi interesariuszami: komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz kierownictwem Urzędu) 4 spotkania robocze II kwartał 2019 r. II. III. IV. Szkolenia grupowe (planowanie, organizacja i pomiar efektywności szkoleń grupowych, realizowanych w formule zamkniętej, w oparciu o model SEB/SEA ) Szkolenia indywidualne (planowanie, organizacja i pomiar efektywności działań szkoleniowych realizowanych w formule otwartej, w oparciu o model SEB/SEA ) Rozwój zasobów wewnętrznych (narzędzia i programy budujące i rozwijające zespół trenerów wewnętrznych oraz zespół mentorów w Urzędzie, w celu podniesienia efektywności szkoleń wewnętrznych oraz Indywidualnego Programu Mentoringu) 3 spotkania robocze II/III kwartał 2019 r. 3 spotkania robocze II/III kwartał 2019 r. 2 spotkania robocze II/III kwartał 2019 r. Spotkanie zamykające pracę zespołu projektowego 1 spotkanie robocze III kwartał 2019 r. www.mazovia.pl 11
Załącznik nr 3 do Umowy - Cele i harmonogram warsztatów wdrożeniowych I. Cele warsztatów wdrożeniowych 1. Cele ogólne warsztatów wdrożeniowych: a) przedstawienie celu wdrożenia zmian w obszarze planowania, realizacji i oceny efektywności szkoleń, na poziomie Urzędu; b) zaprezentowanie i omówienie z dyrektorami i zastępcami dyrektorów departamentów/kancelarii/ delegatur wdrażanych rozwiązań i narzędzi; c) określenie obszarów wpływu dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz podległych im kierowników na poziom efektywności szkoleń, w oparciu o model SEB/SEA i nowe zasady wdrażane w Urzędzie, związane z podnoszeniem kwalifikacji i rozwojem kompetencji pracowników; d) wskazanie korzyści z działań ukierunkowanych na podnoszenie efektywności szkoleń, z różnych perspektyw: pracownika, przełożonego oraz całego Urzędu. 2. Po warsztatach wdrożeniowych uczestnik: a) będzie wiedział, na czym polega zmiana w sposobie realizacji polityki szkoleniowej, jakie jest jej uzasadnienie i cel oraz jakie modyfikacje narzędzi i procedur zostały wprowadzone; b) będzie wiedział, jakie są kolejne etapy organizowania i realizacji szkoleń indywidualnych, grupowych oraz innych form rozwoju pracowników, znajdujących się w obszarze działania Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji oraz będzie znał różne możliwe formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz rozwijania kompetencji; c) będzie znał podstawowe założenia modelu SEB/SEA w zakresie niezbędnym do pełnienia swojej roli, jako interesariusza procesu szkoleniowego; d) będzie potrafił identyfikować i analizować potrzeby w zakresie rozwoju ludzi i zespołów w podległym departamencie/kancelarii/delegaturze, zgodnie z przyjętymi w Urzędzie zasadami, skorzystać z odpowiednich narzędzi i kanałów komunikacji przy zgłaszaniu ww. potrzeb; e) będzie potrafił wesprzeć podległych kierowników zespołów w tym, aby odpowiednio motywowali pracowników swojej komórki organizacyjnej, uczestniczących w szkoleniach, poprzez określone narzędzia i działania przypisane do roli kierowniczej. f) będzie rozumiał, w jaki sposób, na których etapach i poprzez jakie narzędzia i działania może i powinien wpływać na efektywność procesów szkoleniowych pracowników w ramach podległej komórki organizacyjnej. g) będzie świadomy swojej roli i odpowiedzialności w zakresie monitorowania i oceny efektywności szkoleń wśród pracowników podległych komórek organizacyjnych. *Cele szczegółowe warsztatów, na poziomie wiedzy, umiejętności i postawy mogą zostać doprecyzowane i uzupełnione na etapie spotkań roboczych, w zależności od konkretnych wypracowanych rozwiązań i priorytetów nadanych tym rozwiązaniom. II. Harmonogram warsztatów wdrożeniowych: 1. Warsztaty wdrożeniowe zostaną przeprowadzone zgodnie z podziałem na 3 grupy/dni a) I dzień I grupa (8 godzin dydaktycznych) b) II dzień II grupa (8 godzin dydaktycznych) c) III dzień III grupa (8 godzin dydaktycznych) 2. Każdy warsztat wdrożeniowy zostanie przeprowadzony zgodnie z następującym harmonogramem: a) rejestracja uczestników w godz. 8:00-8:30; b) warsztaty w godz. 8:30-15:30 (8 godzin dydaktycznych); c) liczba i czas trwania przerw: 3, ok. 2x15 min. oraz 1x30 min.; d) podsumowanie warsztatów oraz ankieta oceniająca w godz. 15:30-16:00. www.mazovia.pl 12
Załącznik nr 4 do Umowy Cennik L.P. Koszt brutto Kwota w złotych brutto Słownie złotych brutto Koszt jednostkowy (za 1 grupę/spotkanie) przeprowadzenia spotkania roboczego, 1. 2. 3. 4. 5. 6. z uwzględnieniem przygotowania zakresu merytorycznego spotkania (ramowego programu dla zespołu projektowego) i bieżącymi konsultacjami telefonicznymi i/lub mailowymi. Łączny koszt przeprowadzenia maksymalnie 14 spotkań roboczych z zespołem projektowym, z uwzględnieniem przygotowania zakresu merytorycznego każdego spotkania oraz konsultacji telefonicznych i/lub mailowych pomiędzy spotkaniami, w przypadku wystąpienia takiej potrzeby (rozumiany jako iloczyn, tj.14 x koszt 1 spotkania roboczego) Koszt przygotowania raportu cząstkowego, po zakończeniu wszystkich spotkań roboczych Koszt jednostkowy (za 1 grupę warsztatową) przeprowadzenia warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur (grupa licząca około 18 osób), uwzględniający zaprojektowanie ww. warsztatów oraz przygotowanie i przeprowadzenie ankiety oceniającej wśród uczestników warsztatów. Łączny koszt przeprowadzenia warsztatów wdrożeniowych dla dyrektorów i zastępców dyrektorów departamentów/kancelarii/delegatur, dla maksymalnie 3 grup warsztatowych, uwzględniający zaprojektowanie ww. warsztatów oraz przygotowanie i przeprowadzenie ankiety oceniającej wśród uczestników warsztatów (rozumiany jako iloczyn tj. 3 x koszt warsztatu dla 1 grupy) Koszt przygotowania i przekazania Zamawiającemu raportu podsumowującego cały projekt wraz z kosztem przeprowadzenia spotkania podsumowującego z Zamawiającym. 7. SUMA: łączny koszt realizacji przedmiotu zamówienia rozumiany jako suma ww. kosztów, bez kosztów jednostkowych suma pozycji: 2,3,5 i 6 tabeli. www.mazovia.pl 13