Strona1 Warszawa, dnia 02.09.2014 r. ZAMAWIAJĄCY Uczelnia Techniczno-Handlowa im. Heleny Chodkowskiej Aleje Jerozolimskie 200, 02-486 Warszawa NIP: 5222243421 ecdl@uth.edu.pl ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 01/09/ECDLMAZ/2014 WPROWADZENIE Uczelnia Techniczno-Handlowa im. Heleny Chodkowskiej z siedzibą w Warszawie, na podstawie umowy z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, realizuje Projekt ST@RT - kursy komputerowe ECDL dla mieszkańców woj. mazowieckiego, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (zwany w dalszej części Projekt ). Usługi wynikające z wykonywania umowy będącej przedmiotem zapytania ofertowego współfinansowane są ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim wykonawcom, do których zostały wysłane oferty i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej www.chodkowska.edu.pl, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu.
Strona2 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa szkoleń komputerowych w ramach projektu ST@RT - kursy komputerowe ECDL dla mieszkańców woj. mazowieckiego obejmująca: - Przygotowanie stołów, obrusów, dekoracji, ekspozycji menu, posprzątania po dostarczeniu posiłków, - Zapewnienia własnych naczyń (termosów, podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, szklanek, łyżeczek, cukiernic itp.), zgodnie z wymaganiami menu, - Dowozu cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji szkoleń, wskazane przez Zamawiającego, na terenie województwa mazowieckiego, zgodnie z harmonogramem dostarczonym przed rozpoczęciem szkolenia każdej z grup, - Świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie, - Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.). Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. Zamówienie zostało podzielone na 2 części, co oznacza, iż wykonawca każdej z części zostanie wyłoniony odrębnie. Oferenci mogą składać oferty na jedną lub dwie części zamówienia: 1) CZĘŚĆ PIERWSZA - Przerwa kawowa obejmuje przygotowanie i dostarczenie następujących produktów: Napoje gorące kawa, herbata, cukier, mleczko do kawy, śmietana, cytryna Napoje zimne woda mineralna (minimum 0,5 litra na 1 uczestnika szkolenia w każdym dniu), soki (minimum 0,5 litra na 1 uczestnika szkolenia w każdym dniu) Ciastka kruche minimum 3 rodzaje w każdym dniu szkolenia
Strona3 Składniki wchodzące w skład przerwy kawowej mają być przygotowane do dyspozycji Uczestników od godziny rozpoczęcia szkolenia do jego zakończenia w dniu wskazanym przez Zamawiającego, w miejscu i pomieszczeniu przez niego wskazanym. 2) CZĘŚĆ DRUGA - Przerwa kawowa + lunch obejmuje przygotowanie i dostarczenie następujących produktów: Napoje gorące kawa, herbata, cukier, mleczko do kawy, śmietana Napoje zimne woda mineralna (minimum 0,5 litra na 1 uczestnika szkolenia w każdym dniu), soki (minimum 0,5 litra na 1 uczestnika szkolenia w każdym dniu) Ciastka kruche minimum 3 rodzaje w każdym dniu szkolenia zupa 400 g drugie danie (mięso 200 g, surówka 140 g, dodatki skrobiowe np. ryż, frytki, ziemniaki 200 g) zimny napój 0,5 litra na 1 uczestnika Składniki wchodzące w skład przerwy kawowej mają być przygotowane do dyspozycji Uczestników od godziny rozpoczęcia szkolenia do jego zakończenia w dniu wskazanym przez Zamawiającego, w miejscu i pomieszczeniu przez niego wskazanym. 3) W przypadku udziału w projekcie osób deklarujących chęć otrzymywania dań bezmięsnych, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć drugie danie jarskie. 4) Lunche przygotowane i dostarczane będą w godz. pomiędzy 12.30 a 14.30 w godzinie i dniu wskazanym przez Usługodawcę oraz w miejscu i pomieszczeniu przez niego wskazanym. 5) Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia własnych naczyń, sztućców i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej realizacji usługi, w tym do wysprzątania każdorazowo pomieszczenia po zakończeniu lunchu oraz po zakończeniu szkolenia, podczas którego serwowana jest tylko przerwa kawowa. 6) Projekt zakłada przeszkolenie 144 osób w podziale na grupy 12 osobowe, w okresie od września 2014 r. do czerwca 2015 r. 7) Zamawiający planuje zrealizować: - W odniesieniu do Części I zamówienia przerwa kawowa. Zamawiający planuje zorganizować 144 dni szkoleniowe, podczas których serwowana będzie przerwa kawowa. Łącznie planowane jest przygotowanie 1728 osoboposiłków. - W odniesieniu do Części II zamówienia przerwa kawowa + lunch. Zamawiający planuje zorganizować 72 dni szkoleniowe podczas, których serwowana będzie przerwa kawowa + lunch. Łącznie planowane jest przygotowanie 864 osoboposiłków.
Strona4 8) Założenia przyjęte w pkt. 7) wynikają z treści zapisów wniosku o dofinansowanie. Zamawiający na moment opublikowania Zapytania ofertowego, nie ma możliwości podania faktycznej liczby uczestników, którym będzie serwowana jedynie przerwa kawowa i faktycznej liczby uczestników, którzy otrzymają przerwę kawową + lunch, 9) Realizacja zajęć będzie odbywać się w dni powszednie, dwa razy w tygodniu, w godzinach 17.00 20.30 oraz w weekendy (1-2 dni) w godzinach 09.00-17.00 Uczestnicy szkoleń w dni powszednie będą otrzymywać catering w formie przerwy kawowej, natomiast w weekendy catering w formie lunchu i przerwy kawowej. 10) Ostateczna liczba grup szkoleniowych oraz osób, które skorzystają z cateringu może ulec zmianie. Płatności za realizowane usługi dokonywane będą na podstawie zgłaszanego przez Zamawiającego zapotrzebowania. Zapotrzebowanie będzie zgłaszane na co najmniej 24h przed dniem szkolenia. 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA WEDŁUG KODÓW PCV: 1) 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków; 2) 55320000-9 Usługi podawania posiłków 3) 55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków 4) 55521200-0 Usługi dowożenia posiłków 3. WYMAGANIA ODNOŚNIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA : 1. Miejsce - Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i dostarczenia cateringu w miejscach i terminach wskazanych przez Zamawiającego. Szkolenia będą odbywały się na terenie województwa mazowieckiego, w Kampusach Uczelni Techniczno Handlowej im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie i w oddziale zamiejscowym w Płońsku. Każdorazowo Zamawiający wskaże Wykonawcy miejsce świadczenia usługi. 2. Terminy - Usługi świadczone będą w dni powszednie, głównie w godzinach popołudniowych oraz w weekendy. Dokładne miejsce, rodzaj świadczonej usługi, terminy będą przekazywane Wykonawcy najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed realizacją szkoleń, mając na uwadze zapisy pkt. 9) PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Godziny podawania lunchu zostaną określone każdorazowo przed realizacją zajęć w grupie, mając na uwadze zapisy pkt. 4) PRZEDMIOTU ZAMÓWNIEA
Strona5 4. INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAMÓWIENIU: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy łącznie spełniają następujące warunki: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej czynności lub działalności, jeśli ustawy nakładają taki obowiązek; b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; c) nie są podmiotami powiązanymi z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przez które rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki wykonawca spełnia. Nie spełnienie chociażby jednego warunku, skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów dotyczących przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych. 2. Kryteria wyboru Zamawiający oceniał będzie niezależnie oferty na każdą z dwóch części zamówienia, dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych. Kryteria oceny ofert cena - 100 % a) Cenę za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. b) Podstawą oceny oferty jest cena ryczałtowa brutto (cena za zapewnienie cateringu dla 1 osoby uczestnika szkolenia w ciągu 1 dnia szkoleniowego) skalkulowana:
Strona6 - W Części I zapytania - dla cateringu w formie przerwy kawowej, zgodnie z zapisami w pkt. 1 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA. - W Części II zapytania dla przerwy kawowej + lunchu, zgodnie z zapisami w pkt. 1 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA. c) Wszystkie ceny i wartości należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty musi być podana w PLN w kwocie brutto (tj. z uwzględnieniem ewentualnego należnego podatku VAT). Wykonawca nie może zmienić ceny po złożeniu oferty. d) Przygotowując ofertę, Wykonawca powinien uwzględnić lokalizację miejsca szkoleń, zgodnie z zapisami znajdującymi się w pkt. 3.1 MIEJSCE, niniejszego zapytania. f) W odniesieniu do: - Części I zapytania - Oferta, z najniższą ceną zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą - Części II zapytania - Oferta, z najniższą ceną zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą 3. Opis przygotowania oferty cenowej: a) Ofertę należy złożyć do dnia 16 września 2014 r. do godziny 16:00 decyduje data wpłynięcia oferty. b) Ofertę można dostarczyć: - osobiście, listowanie lub kurierem na adres Uczelni Techniczno-Handlowej im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 200, 02-486 Warszawa, w dni powszednie od godziny 8.00 do 16:00. c) Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej danymi Wykonawcy oraz poniższym opisem: Oferta na świadczenie usługi cateringowej szkoleń komputerowych w ramach projektu ST@RT - kursy komputerowe ECDL dla mieszkańców woj. mazowieckiego - nie otwierać przed 16.09.2014 r. godzina 16.00. d) Oferta powinna zawierać: 1) Wypełniony formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania; 2) Podpisane oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania; 3) JEŚLI DOTYCZY OFERENTA - pełnomocnictwo dla osoby, której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentów określonych w punkcie 4.1 (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez mocodawcę.
Strona7 e) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pod rygorem nieważności w formie pisemnej (na maszynie, komputerze lub czytelnym pismem ręcznym) oraz podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy. Podpis na ofercie musi być zgodny z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie umocowywać do podpisania oferty. f) Zaleca się, aby oferta wraz ze wszystkimi załącznikami była trwale spięta, a wszystkie strony oferty i załączników ponumerowane i ułożone wg kolejności przedstawionej w formularzu ofertowym i cenowym. g) Dokumenty składające się na ofertę mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. h) Poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz parafowane przez osobę podpisującą ofertę. i) Każdy wykonawca może złożyć w niniejszym zapytaniu tylko 1 ofertę. Oferty składane są w jednym egzemplarzu. j) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. k) Oferta nie spełniająca wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu. Powodem do odrzucenia oferty będzie także podanie ceny przewyższającej zaplanowany budżet Projektu dla przedmiotu zamówienia w danej pozycji budżetowej. 4. Termin związania ofertą a) Podmiot składający ofertę jest z nią związany przez 30 dni. b) Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. c) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. 5. Informacja dotycząca wyboru oferty a) Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie wysłana podmiotom, którzy złożyli ofertę w ciągu 10 dni roboczych po zakończeniu postępowania. b) Jeśli podmiot, który został wybrany uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
Strona8 c) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. d) Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 6. Warunki realizacji zamówienia: a) Zamawiający przewiduje zapłatę za wykonane usługi w okresach miesięcznych za zrealizowane w danym miesiącu kalendarzowym usługi cateringowe. Dopuszcza się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia wartość zaliczki zostanie uzgodniona z wybranym Wykonawcą usług, decyzję o jej udzieleniu i wysokości ostatecznie podejmuje Zamawiający. b) Z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana, zostanie podpisana umowa w uzgodnionym przez strony terminie. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy obejmują: i) płatności za świadczone usługi dokonywane będą na podstawie poprawnie wystawionych przez Oferenta faktur lub rachunków. ii) płatności będą regulowane w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego poprawnie wystawionej faktury/rachunku wystawionej przez Oferenta. iii) Oferent zobowiąże się do umożliwienia organom kontrolującym realizację Projektu, wglądu do dokumentów Oferenta związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy z Oferentem w każdym czasie, w formie pisemnej, za dwutygodniowym okresem wypowiedzenia. d) Z ważnych powodów umowa może być wypowiedziana przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym. e) Wykonawcy nie przysługuje prawo do wynagrodzenia, jeśli nie wykonywał usługi. f) Wykonawcy nie przysługuje prawo do wynagrodzenia, jeśli wykonywał usługi nienależycie, w szczególności niezgodnie z zapisami niniejszego zapytania. 7. Udzielanie informacji a) Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela p. Katarzyna Dobrowolska, tel. (022) 5391 985, e-mail: ecdl@uth.edu.pl b) Zawiadomienia, wyjaśnienia, oświadczenia, wnioski oraz wszelkie inne informacje przekazywane przez zamawiającego i wykonawców podczas postępowania wymagają dla zachowania ważności formy pisemnej. c) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert - pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął do
Strona9 Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert, tj. do dnia: 09.09.2014 r. d) Postępowanie o udzielenie zamówienia realizowane jest na podstawie obowiązującej zasady konkurencyjności określonej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Załącznik do zapytania ofertowego: Załącznik Nr 1: Wzór Formularza Oferty, Załącznik Nr 2: Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych