Czechowice-Dziedzice, dn. 23.10.2012 PKM/302/2012 Do Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia Dotyczy: przetargu nieograniczonego na dostawę oleju napędowego dla potrzeb Przedsiębiorstwa Komunikacji Miejskiej w Czechowicach-Dziedzicach nr sprawy UE/01/2012. W związku z pytaniami złożonymi przez Wykonawcę, w sprawie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( t.j. Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 ze zm.) przekazuję odpowiedzi na zadane pytania: Pytanie nr 1 Czy zamawiany olej napędowy będzie wykorzystywany przez Zamawiającego wyłącznie dla celów własnych? Odpowiedź nr 1 Pytanie nr 2 Z uwagi na brak jednolitej definicji dni roboczych prosimy o wyjaśnienie, jakie dni należy rozumieć pod tym wyrażeniem użytym treści wzoru umowy. Czy są to dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 roku o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4 poz. 28 z póź. zm.)? Odpowiedź nr 2 Strony za dni robocze umowy będą uważały dni inne niż soboty oraz dni inne niż dni ustawowo wolne od pracy w rozumieniu ustawy z dn. 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 1951 r., Nr 4, poz. 28 ze zm.).
Pytanie nr 3 Jakiej pojemności zbiornik na olej napędowy Państwo posiadają i jaki sposób rozładunku do niego paliwa z autocysterny jest wymagany, grawitacyjny czy przy zastosowaniu pompy przy autocysternie? Odpowiedź nr 3 Zbiornik posiada pojemność 10 m 3. Sposób rozładunku grawitacyjny lub przy zastosowaniu pompy przy autocysternie. Pytanie nr 4 Czy Zamawiający dopuszcza przekazywanie faktur VAT w formie elektronicznej zgodnie z artykułem 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zmianami) oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2011 r. nr 68 poz. 360)? Odpowiedź nr 4 Nie Pytanie nr 5 Wnosimy o modyfikacje parametrów (punkt I ppkt. 1 siwz) jakie ma spełniać dostarczany olej napędowy. Według obowiązującej polskiej normy PN-EN 590:2011 oraz Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 9 grudnia 2008 r w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2008r, Nr 221 poz. 1441, z poź. zm.) sprzedawany olej opałowy lekki napędowy na mieć następujące parametry: - Zawartość wielopierścieniowych węglowodanów aromatycznych max. 10 %(m/m), a nie max 8 %(m/m), - Zawartość estrów metylowych kwasów tłuszczowych max. 7% (v/v), a nie max 5% (v/v). Odpowiedź nr 5 Parametry zmodyfikowano. Dostarczany olej napędowy ma spełniać parametry zgodne z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 9 grudnia 2008 r w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2008 r, Nr 221 poz. 1441, ze zm.). - Zawartość wielopierścieniowych węglowodorów aromatycznych max. 8% (m/m), - Zawartość estrów metylowych kwasów tłuszczowych max.7% (v/v), Pytanie nr 6 Czy Zamawiający przy określeniu faktycznie dostarczonej ilości oleju napędowego zgodnie z 3 ust. 3 wzoru umowy oraz punktem I ppkt. 6 siwz będzie uwzględniał dopuszczalny błąd pomiaru paliwa
w zbiorniku zgodny z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 22 stycznia 2008 roku w sprawie wymagań, którymi powinny odpowiadać zbiorniki pomiarowe oraz szczegółowego zakresu badań i sprawdzeń wykonywanych podczas prawnej kontroli metrologicznej tych przyrządów pomiarowych? Odpowiedź nr 6 Zamawiający nie będzie uwzględniał dopuszczalnego błędu pomiarowego. Rozliczenie ilości oleju napędowego będzie oparte na jednostkach objętościowych w temperaturze referencyjnej 15 o C. Pytanie nr 7 Czy urządzenia pomiarowe, które będą używane do określenia ilości dostarczonego paliwa do zbiornika Zamawiającego zgodnie z zgodnie z 3 ust. 3 wzoru umowy oraz punktem I ppkt. 6 siwz posiadają i czy będą posiadały w trakcie realizacji zamówienia ważne legalizacje? Odpowiedź nr 7 Urządzenia pomiarowe, które będą używane do określania ilości dostarczonego paliwa do zbiornika będą posiadały w trakcie realizacji zamówienia ważne legalizacje. Pytanie nr 8 Ile pojemników na pobierane próbki oleju napędowego z autocysterny wykonawcy będzie zobowiązany dostarczyć Wykonawca zgodnie z zgodnie z 3 ust. 3 wzoru umowy oraz punktem I ppkt. 6 siwz? Odpowiedź nr 8 2 Pytanie nr 9 Czy pobrane próbki zgodnie z 3 ust. 3 wzoru umowy oraz punktem I ppkt. 6 siwz paliwa będą przechowywane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 1 września 2009 r. w sprawie sposobu pobierania próbek paliw ciekłych i biopaliw ciekłych (Dz.U. 2009 nr 147 poz. 1189 )? Odpowiedź nr 9 Pytanie nr 10 Czy podczas pobierania próbek paliwa z autocysterny dostawcy, zgodnie z 3 ust. 3 wzoru umowy oraz punktem I ppkt. 6 siwz będą przestrzegane wytyczne w tym zakresie opisane w normie PN-EN ISO 3170 (Ciekłe przetwory naftowe Ręczne pobieranie próbek)? Wnosimy o umieszczenie w umowie stosownego zapisu regulującego tą kwestie. Uzyskanie reprezentatywnej próbki ciekłych produktów naftowych wymaga wielkiej staranności, przestrzegania
właściwej procedury oraz zachowania odpowiednich środków ostrożności. Zagadnienia te zostały opisane w przytoczonej normie i na tą normę powołują się polska norma PN-EN 590 dla oleju napędowego. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 1 września 2009 r. w sprawie sposobu pobierania próbek paliw ciekłych i biopaliw ciekłych (Dz.U. 2009, nr 147, poz. 1189) opisując sposób postępowania przy pobieraniu próbek, postępowania z próbkami oraz wymagań dotyczących bezpieczeństwa w tym zakresie również powołuje się na normę PN-EN ISO 3170. Odpowiedź nr 10 Na podstawie art. 38 ust 4 ustawy Zamawiający zmienia treść projekt umowy w zakresie 3 pkt 3, który otrzymuje brzmienie: przygotowanie dwóch próbek oleju napędowego, które przechowuje się przez pięć dostaw, w szklanych, zaplombowanych pojemnikach. Pojemniki dostarczone przez Wykonawcę muszą być oznakowane etykietami, na których podaje się co najmniej: datę pobrania, produkt, dostawę, atest (świadectwo jakości), temperaturę i gęstość, nazwisko i podpis przedstawiciela Dostawcy i przedstawiciela Zamawiającego. Próbki będą pobierane z autocysterny zgodnie z normą PN-EN ISO 3170 i plombowane przez przedstawiciela Dostawcy w obecności przedstawiciela Zamawiającego. Pytanie nr 11 Zgodnie z punktem V siwz wartość netto zamówienia na dzień rozpoczęcia umowy zostanie skorygowana o zmiany cen wprowadzone przez dwóch największych polskich producentów tj. PKN ORLEN S.A. i Grupę LOTOS S.A., które będą miały miejsce od dnia otwarcia ofert tj. 06.11.2012r do dnia podpisania umowy. Ponieważ cenę ofertową oleju napędowego należy wyznaczyć w oparciu o ceny hurtowe oleju napędowego polskich producentów na dzień 23.10.2012r, to również o zmiany cen tych producentów począwszy od tej daty do dnia podpisania umowy powinna być skorygowana wartość netto zamówienia na dzień rozpoczęcia umowy. W związku z powyższym wnosimy o stosowną modyfikację punktu V siwz. Odpowiedź nr 11 Na podstawie art. 38 ust. 4 Zamawiający zmienia zapis dodając w punkcie V cena oleju napędowego będzie skorygowana na dzień rozpoczęcia umowy. Pytanie nr 12 Czy w opisie Wykonawcy, jako strony umowy znajdą się wszystkie wymagane informacje zgodne z art. 206 Kodeksu spółek handlowych? Odpowiedź nr 12 W opisie Wykonawcy, jako strony umowy znajdą się wszystkie wymagane informacje dotyczące oznaczenia spółki kapitałowej, zgodnie z art. 206 kodeksu spółek handlowych dla spółki z ograniczoną
odpowiedzialnością lub art. 374 kodeksu spółek handlowych dla spółki akcyjnej, w przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty wykonawcy będącego spółką kapitałową. Pytanie nr 13 Czy próbki oleju napędowego, o których mowa w 4 ust. 3 wzoru umowy i które będą poddawane badaniom pobierane będą z autocysterny Wykonawcy realizującej dostawę i czy podczas ich pobierania będą przestrzegane wytyczne w tym zakresie opisane w normie PN-EN ISO 3170 (Ciekłe przetwory naftowe Ręczne pobieranie próbek)? Od momentu zlania paliwa z autocysterny Wykonawcy do zbiorników Zamawiającego i podpisania przez niego dokumentu dostawy (WZ), paliwo staje się własnością Zamawiającego i na nim spoczywa odpowiedzialność za utrzymanie jego należytej jakości. Pomimo zaplombowania spustów zbiornika Zamawiającego, nie można wykluczyć ryzyka ingerencji osób trzecich w skład jakościowy paliwa np. poprzez dolanie lub wypompowywanie paliwa. Wykonawca może ponosić jedynie konsekwencje złej jakości paliwa powstałej z jego winny, dlatego przedmiotem analizy właściwości fizyko-chemicznych dostarczonego paliwa oraz podstawą do roszczeń powinny być próbki pobierane zgodnie z polską normą PN-EN ISO 3170 z jego autocysterny. Odpowiedź nr 13 Pytanie nr 14 Wobec wymagania postawionego w 4 ust. 3 wzoru umowy (generującego koszty dla Wykonawcy) prosimy o wyjaśnienie czy w kwestii okresowych badań jakości paliw Zamawiający będzie wykonywał pełne badanie wszystkich parametrów oleju napędowego - czy jedynie badanie podstawowe i w jakim zakresie? Prosimy o podanie kosztu takiego badania zlecanego przez Zamawiającego. Odpowiedź nr 14 Zgodnie z zapisami SIWZ badania wykonywane będą w zakresie tam określonym a koszt badania zależy również od wyceny tych badań przez akredytowane laboratoria. Pytanie nr 15 Czy Zamawiający przy porównywaniu wyników badań laboratoryjnych przebadanych próbek oleju napędowego z atestem jakościowym dołączonym do dostawy, z których pochodziły ta próbki będzie uwzględniał normatywne błędy pomiarów dla poszczególnych metod badań, którymi określone są poszczególne parametry oleju napędowego? Metody badań, którymi określone są poszczególne parametry paliw płynnych mają określone błędy pomiarowe dlatego wyniki badań parametrów pobranych próbek paliwa mogą się różnić w granicach
tych właśnie błędów w stosunku do wskazanych w załączonych do dostaw świadectwach jakości, ale muszą się mieścić w granicach przewidzianych obowiązującymi przepisami. Niezgodność wyniku badań parametrów próbki paliwa z świadectwem jakości nie oznacza, że paliwo to straciło swe użytkowe właściwości. O tym, że paliwo jest wadliwe, złej jakości decyduje wynik badań próbki potwierdzający, że dostarczone paliwo jest niezgodne z obowiązującymi norami i Rozporządzeniami Ministra Gospodarki. Odpowiedź nr 15 Pytanie nr 16 Czy Zamawiający będzie stwierdzał zgodnie z 4 ust. 4 wzoru umowy, że jakość dostarczonego paliwa jest niższa niż wynikająca z umowy na podstawie badań laboratoryjnych próbek tego paliwa pobranych z autocysterny Wykonawcy? Odpowiedź nr 16 Pytanie nr 17 Co Zamawiający miał na myśli pod określeniem odstępstw od jakości paliwa jako niewielkie użytym w 4 ust.7 wzoru umowy? Niewielkie czyli jakie? Odpowiedź nr 17 Niewielkie to takie, które po przeprowadzeniu badań są niższe od normatywnych a nie wpływają na właściwą prace silników pojazdów Zamawiającego i nie skutkują uszkodzeniem pojazdów z tytułu zastosowania dostarczonego oleju napędowego o niższych od normatywnych parametrów. Pytanie nr 18 Zapis 4 ust 7 wzoru umowy jest nieprecyzyjny. Jak obliczyć w jakim stopniu miałoby nastąpić obniżenie wynagrodzenia Wykonawcy? Odpowiedź nr 18 Obliczenie wartości wynagrodzenia będzie przeprowadzone w drodze negocjacji. Zamawiający wprowadzając cytowany zapis pragnie zabezpieczyć swoje prawa, ale w praktyce nie dopuszcza dostarczenia oleju napędowego o niższych parametrach.
Pytanie nr 19 Czy Zamawiający skłonny jest zrezygnować z konieczności wskazywania w treści umowy konta bankowego, na które Zamawiający dokonywać będzie płatności za dostarczone paliwo? Wnosimy, aby płatności były dokonywane na koto wskazane na fakturze VAT. Sztywne wskazanie rachunku bankowego, na który należy dokonywać płatności uniemożliwia Wykonawcy zmianę Banku obsługującego jego płatności. Okoliczność zmiany umowy wynikająca ze zmiany rachunku bankowego na który należy realizować płatności faktur za dostarczone paliwo nie została przewidziana w żadnych zapisach siwz. Odpowiedź nr 19 Zamawiający nie zgadza się na zmianę rachunku bankowego, na które Zamawiający dokonywać będzie płatności za dostarczony olej napędowy. Pytanie nr 20 Czy w sytuacji nie dotrzymania przez Zamawiającego terminu płatności Wykonawca będzie mógł wstrzymać dostawy produktów do momentu uregulowania przez Zamawiającego przeterminowanych zobowiązań finansowych? U wagi na dużą wartość umowy wnosimy o wprowadzenie do wzoru umowy (załącznik nr 5 do siwz) zapisów regulujących tą kwestię np. w brzmieniu: Wykonawca zastrzega sobie prawo odmowy realizacji kolejnego zamówienia w przypadku zalęgłości płatniczych Zamawiająco. ie zachowanie Wykonawcy nie będzie traktowane jako niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Odpowiedź nr 20 Na podstawie art. 38 ust. 4 Zamawiający zmienia treść projektu umowy. Do 5 dodaje się pkt 11, który otrzymuje brzmienie: Wykonawcy przysługuje prawo odmowy realizacji zamówienia w przypadku zaległości płatniczych (których termin płatności minął) z trzech poprzednich dostaw oleju napędowego do Zamawiającego. Pytanie nr 21 Wnosimy o zaznaczenie w 6 ust. 1-4 i 7 ust. 3 wzoru umowy, że Zamawiający będzie mógł zastosować sankcje przewidziane tymi zapisami w stosunku do wykonawcy w razie zwłoki, a nie opóźnienia. W obecnym brzmieniu cytowanych zapisów wzoru umowy nieistotne są przyczyny powstania opóźnienia w realizacji zamówienia. Wykonawca w przypadku nie zrealizowania dostawy w terminie z dowolnych przyczyn, również w sytuacjach przez niego niezawinionych np. sytuacji zaistnienia działania siły wyższej będzie zobligowany ponieść skutki finansowe i prawne tj. zapłacić kary umowne i ponieść konsekwencje odstąpienia przez Zamawiającego od umowy.
Odpowiedź nr 21 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę 6 ust1 4 i 7 ust.3 wzoru umowy. Pytanie nr 22 Wnosimy o znaczne obniżenie wysokości kar przewidzianych w 4 ust. 6, w 6 ust.1 i w 7 ust. 3 wzoru umowy. Kary na obecnym poziomie tj. 20% wartości brutto (należy doprecyzować podstawę naliczania przedmiotowej kary) np. niezrealizowanej części umowy w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy, 20% wartości niedostarczonego oleju napędowego za każdy dzień opóźnienia w realizacji dostawy oraz 20% wartości zakwestionowanego paliwa są w naszej ocenie zbyt wygórowane i znacząco przewyższające rzeczywiste koszty, jakie by poniósł Zamawiający w sytuacji zaistnienia przesłanek do ich zastosowania. wysoki pozom kar jest tym bardziej nieuzasadniony w świetle zapisów 6 ust. 2 i 4 ust. 5 wzoru umowa, w których Zamawiający zastrzegł sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych oraz pokrycia przez wykonawcę kosztów poniesionych przez Zamawiającego w wyniku dostarczenia paliwa o niewłaściwej jakości. Przykładowo gdyby doszło do odstąpienia od umowy z winny Wykonawcy na początku obowiązywania umowy, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty Zamawiającemu kary w kwocie ok. 1 330 000,00 zł biorąc pod uwagę obecny poziom cen oleju napędowego. W sytuacji natomiast opóźniania dostawy lub dostarczenia oleju napędowego o niewłaściwych parametrach przy założeniu, że dostawy te miałaby wynosić 9 tyś litrów, kary te wynosiły by odpowiednio ok. 10 000,00 zł za każdy dzień opóźnienia i ok. 10 000,00 zł za każdy ujawniony przypadek dostarczania paliwa niezgodnego z wymogami. Odpowiedź nr 22 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę 4 ust. 6, w 6 ust.1 i w 7 ust. 3 wzoru umowy. Pytanie nr 23 Od jakiej podstawy będzie liczona kara umowna zgodna z 7 ust. 3 wzoru umowy? Odpowiedź nr 23 Na podstawie art. 38 ust. 4 Zamawiający zmienia treść projektu umowy 7 ust. 3 otrzymuje brzmienie: Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym przez odstąpienie od umowy w wypadkach opisanych w 4 ust. 4 oraz w 6 ust. 1 i 3, gdy opóźnienie dostawy przekracza 2 dni Zamawiającemu przysługuje od Wykonawcy kara umowna w wysokości 20 % wartości brutto z tytułu odstąpienia umowy niezrealizowanej części w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.
Pytanie nr 24 Wnosimy do dodanie w 8 wzoru umowy zapisu, że w sytuacjach nie uregulowanych tą umową będzie miała zastosowanie również ustawa Prawo zamówień publicznych. Odpowiedź nr 24 Dodanie do wzoru umowy zapisu, że w sytuacjach nieuregulowanych tą umową będzie miała również zastosowanie ustawa Prawo zamówień publicznych jest zbędne, albowiem zgodnie z art. 139 i następnymi ustawy Prawo zamówień publicznych do umów w sprawie zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie stanowią inaczej. Dlatego należy przyjąć, że ustawa Prawo zamówień publicznych to przepisy szczególne, które mają pierwszeństwo zastosowania i są bezwzględne wiążące, a to z mocy samej ustawy, bez względu na wolę stron w tym zakresie, jak również bez względu na to, czy strony umowy zamieściły w niej odesłanie do tych przepisów. Z poważaniem