ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE AUDYTU PROJEKTU

Warszawa, 26 lutego 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE AUDYTU PROJEKTU Na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu Zostać przedsiębiorczym program edukacyjny z multimedialnym pakietem dydaktycznym dla gimnazjum Nr POKL.03.03.04-00-099/10-01 w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.5 Projekty innowacyjne I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Fundacja Młodzieżowej Przedsiębiorczości, ul. Kielecka 1/1, 02-504 Warszawa, tel. (22) 845 0881 lub (22) 8450876, faks (22) 8450881 wew. 30 Adres strony internetowej zamawiającego: www.junior.org.pl PRZEDMIOT ZAPYTANIA II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAPYTANIA II.1.1) Nazwa nadana przedmiotowi zapytania przez zamawiającego: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego Projektu Zostać przedsiębiorczym program edukacyjny z multimedialnym pakietem dydaktycznym dla gimnazjum w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu. Kwota dofinansowania projektu: 3 006 991,00 zł Okres realizacji projektu: 1 stycznia 2011 r. 31 grudnia 2014r. Liczba Uczestników Projektu: 2345 os. Kwota przewidziana w budżecie Projektu na powyższą usługę to 54 000 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt cztery tysiące złotych brutto). Kwota niniejsza jest nieprzekraczalna. Zapytanie niniejsze ma charakter zapytania ofertowego. Kody zamówienia zgodnie z kodami CPV to: CPV: 79.21.20.00 usługa audytu II.1.2) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zapytania: Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu Zostać przedsiębiorczym program edukacyjny z multimedialnym pakietem dydaktycznym dla gimnazjum w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.5 Projekty innowacyjne 1

prowadzonego w partnerstwie, składającego się z: 1) oceny zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu i zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a w szczególności: a) ocenę prawidłowości rozliczeń finansowych, b) sposób rekrutacji uczestników projektu, c) sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu, d) zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, e) ocenę prawidłowości stosowania zasady konkurencyjności, f) sposób realizacji działań promocyjnych, g) sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu, h) zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi. 2) wydania raportu z audytu zewnętrznego, II.1.3) Wymagania odnośnie sposobu pracy 1. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu International Standards of Auditing ISA a osoba podpisująca raport powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez ww. organizację. 2. Audyt jest audytem zgodności, nie audytem statutowym. 3. Firma przeprowadzająca audyt w ramach niniejszego zapytania ofertowego dysponuje potencjałem kadrowym, który posiada udokumentowane doświadczenie w zakresie przeprowadzenia co najmniej 5 audytów projektów współfinansowanych ze środków UE o wartości co najmniej 1 500 000,00 zł oraz posiada odpowiednie kwalifikacje zgodne z wymogami określonymi w art. 286 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Przedmiot zamówienia zostanie wykonany do dnia 29 marca 2013 r. III. INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wadium. 2

III.2) WARUNKI UDZIAŁU III.2.1) Opis warunków udziału w postępowaniu w ramach zapytania ofertowego oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: O wykonanie zamówienia w ramach niniejszego zapytania ofertowego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy złożą ważną i odpowiadającą treści zapytania ofertę oraz: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia; 2) posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu projektów dofinansowanych ze środków UE, co najmniej 5 w okresie dwóch ostatnich lat; 3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) spełniają warunki dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej; 5) nie posiadają powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym, tj. Fundacją Młodzieżowej Przedsiębiorczości, ul. Kielecka 1/1, 02-504 Warszawa 6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) III.2.2) Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków: Na potwierdzenie spełniania warunków złożą oświadczenie (załącznik nr 2), że spełniają warunki określone w pkt od III.2.1.1) do III.2.1.4) oraz że nie podlegają wykluczeniu na podstawie przesłanek, o których mowa w pkt III.2.1.5) Ocena będzie dokonana w formule spełnia/nie spełnia. IV: PROCEDURA IV.1) TRYB REALIZACJI ZAMÓWIENIA Szacunkowa wartość zamówienia będącego przedmiotem Zapytania ofertowego nie przekracza kwoty 14 tyś. euro netto. Zamówienie zostanie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2012 r. nr 113, poz. 759 tj. z późn. zm., nie dotyczy art. 3 ust. 1 pkt. 1-5,7). Zamówienie zostanie udzielone podmiotowi spełniającemu kryteria zapytania ofertowego wyłonionemu w toku niniejszego Zapytania ofertowego, na podstawie zawartej z nim Umowy na realizację przedmiotu zamówienia (vide. wzór umowy - Załącznik Nr 3, Istotne postanowienia umowy). IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT IV.2.1) Kryteria oceny ofert: 1) cena - 80%, 2) doświadczenie 20%. 3

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE IV.3.1) Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, przygotowywania ofert, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. IV.3.1.1) Formy porozumiewania się z zamawiającym: 1) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub elektronicznie. 2) Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. IV.3.1.2) Opis sposobu przygotowania ofert: 1) Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim, według formularza załączonego do niniejszego Zapytania (załącznik nr 1), w postaci wydruku komputerowego lub maszynopisu. Ofertę stanowić będzie formularz oferty wraz z załącznikami w szczególności oświadczeniem (załącznik nr 2) i zaakceptowanym wzorem umowy (załącznik nr 3). Oferta może być przekazana w formie elektronicznej, za pomocą poczty internetowej i zostanie przyjęta jak oferta pisemna, o ile elektronicznie (w postaci skanu dokumentu) zostanie przekazana kopia podpisanego oryginału oferty. Wraz ze złożeniem oferty elektronicznie, zamawiający wymaga złożenia oferty pisemnej w terminie 3 dni. 2) Wszystkie dokumenty załączone do oferty powinny być aktualne w terminie składania ofert i przedłożone w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Dokumenty te składane są w formie pisemnej wraz z ofertą. 3) Oferta oraz wszelkie oświadczenia powinny być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy. 4) W przypadku, gdy wykonawca dołączy jako załącznik do oferty kopię jakiegoś pisma, kopia ta powinna być potwierdzona przez osobę lub osoby podpisujące ofertę. 5) Oferta powinna zawierać spis wszystkich przedkładanych dokumentów, w tym załączników. 6) Wszelkie poprawki dokonane w treści oferty (przed jej złożeniem) powinny być opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. Jeżeli oferta jest podpisana przez pełnomocnika, pełnomocnictwo do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów załączonych do oferty. Brak podpisu powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą. 7) O ile upoważnienie nie wynika z dokumentów rejestrowych, w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika, należy załączyć pełnomocnictwo w formie: oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. 4

IV.3.1.3) Sposób udzielania wyjaśnień dotyczących zapytania ofertowego oraz składania ofert konkursowych: Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego, kierując swoje zapytania pocztą elektroniczną (na piśmie pod adresem zamawiającego). Zamawiający niezwłocznie prześle treść zapytania oraz udzieli wyjaśnień wszystkim wykonawcom, którym doręczono zapytanie, bez ujawnienia źródła zapytania. IV.3.1.4) Osoby do kontaktu z wykonawcami: Zamawiający wyznacza do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami: Małgorzata Sobkowicz E-mail: małgorzata.sobkowicz@junior.org.pl IV.3.2) Sposób złożenia oferty w ramach zapytania ofertowego: Zaleca się, aby oznaczenie oferty zawierało co najmniej: a) adres zamawiającego: b) posiadała oznaczenie: Oferta złożona w ramach zapytania ofertowego na usługę audytu zewnętrznego projektu Zostać przedsiębiorczym program edukacyjny z multimedialnym pakietem dydaktycznym dla gimnazjum. Termin składania ofert upływa w dniu 08. 03. 2013 r., godz. 12.00 IV.3.3) Termin i miejsce składania ofert: IV.3.3.1) Termin składania ofert: 08. 03. 2013 r., godz. 12.00 IV.3.3.2) Miejsce: Fundacja Młodzieżowej Przedsiębiorczości, ul. Kielecka 1/1, 02-504 Warszawa. IV.3.4) Termin związania ofertą: Okres w dniach: 30. IV.3.5) Wykaz załączników: Załącznik Nr 1 Formularz oferty. Załącznik Nr 2 Oświadczenie (zgodne z formularzem). Załącznik Nr 3 Istotne Postanowienia Umowy. Pozostałe załączniki należy złożyć zgodnie z wymaganiami zapytania ofertowego, w formie sporządzonej przez odpowiednią instytucję lub wykonawcę (o ile będą wymagane). 5

Załącznik Nr 1 Formularz oferty OFERTA z dnia... 2013 r. Nazwa i siedziba wykonawcy...... Numer REGON..., NIP... Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia. 2013 r., składamy ofertę na ; oferujemy wykonanie zamówienia, o którym mowa w ww. zapytaniu na zasadach określonych w zapytaniu ofertowym, oraz zgodnie z wymogami zawartymi w wymienionym na wstępie zapytaniu. 1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w zapytaniu ofertowym za łączną kwotę: netto..., (słownie:.) brutto..., (słownie:.) 2. Warunki płatności: - przelew bankowy w terminie dni od dnia złożenia prawidłowo wystawionej faktury u zamawiającego. 3. Termin wykonania zamówienia:... 4. Pozostałe warunki realizacji*:... 5. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z zapytaniem ofertowym i nie wnosimy do niego oraz zapisanych tam procedur zastrzeżeń a także zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. 6. Oświadczamy, że uważamy się związani niniejszą ofertą przez czas wskazany w zapytaniu ofertowym. 7. Oświadczamy, że zawarte w zapytaniu ofertowym warunki zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wyżej wymienionych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez zamawiającego. 6

8. Oświadczamy, iż część realizacji zamówienia polegającą na..... zamierzamy powierzyć podwykonawcom. Załącznikami do niniejszej oferty są: a) Zaproponowane przez wykonawcę założenia i opis sposobu wykonania zamówienia; b)... c) etc. Podpis... (uprawniony przedstawiciel wykonawcy) * wpisać odpowiednio do wymagań zapytania ofertowego i składania ofert. 7

Załącznik Nr 2 Formularz oświadczenia Nazwa i siedziba wykonawcy...... Numer REGON..., NIP... 1. Oświadczam, że: 1) posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia; 2) posiadam wiedzę i doświadczenie w zakresie realizacji projektów edukacyjnych dla młodzieży; 3) dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) spełniam warunki dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej, 5) nie posiadam powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym, tj. Fundacją Młodzieżowej Przedsiębiorczości, ul. Kielecka 1/1, 02-504 Warszawa 6) nie podlegam wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Podpis... (uprawniony przedstawiciel wykonawcy) 8

Załącznik Nr 3 Istotne postanowienia umowy 1. Umowa została zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w ramach zapytania ofertowego..... 2. 1.) Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu Zostać przedsiębiorczym program edukacyjny z multimedialnym pakietem dydaktycznym dla gimnazjum w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.5 Projekty innowacyjne prowadzonego w partnerstwie, składającego się z: 1) oceny zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu i zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a w szczególności: a) ocenę prawidłowości rozliczeń finansowych, b) sposób rekrutacji uczestników projektu, c) sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu, d) zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, e) ocenę prawidłowości stosowania zasady konkurencyjności, f) sposób realizacji działań promocyjnych, g) sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu, h) zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi. 2.) Wydania raportu z audytu zewnętrznego. 3. Za przedmiot zamówienia określony w 2 Strony ustalają łączne wynagrodzenie umowne.. 4. Termin wykonania umowy strony ustalają na dzień 29 marca 2013 r. 9

5. 1. W razie zwłoki w wykonaniu prac określonych w 1 Zamawiający może: 1) odstąpić od umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10% umówionej kwoty wynagrodzenia albo 2) udzielić dodatkowego terminu do wykonania pracy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,15% umówionego wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki. 2. Zapłata nastąpi po odbiorze protokolarnym wykonanych materiałów. Zamawiający zastrzega sobie prawo nieprzyjęcia produktu, jeśli będzie on przygotowany niezgodnie ze specyfikacją lub nie uwzględni uwag Zamawiającego. 3. Niezależnie od powyższych roszczeń, w przypadku gdyby Zamawiający poniósł szkodę wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, może od dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. 6. Umowa niniejsza zostaje zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany i uzupełnienia umowy muszą być dokonywane za zgodą stron na piśmie. 7. Do spraw nieuregulowanych w niniejszej umowie, mają zastosowanie w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego. 8. Spory wynikłe w związku z realizacją powyższej umowy strony będą rozstrzygać w drodze polubownej, a w wypadku nie osiągnięcia porozumienia, zostaną one poddane pod rozstrzygnięcie właściwemu sądowi powszechnemu. 9. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Integralną częścią umowy są: 10. Zapytanie ofertowe Oferta Wykonawcy ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 10