15.05.2018 L.dz. 123/2018/W ZAPYTANIE OFERTOWE Termin składania ofert do dnia 22.05.2018 Nazwa Zamawiającego MDJ ELECTRONIC Sp. z o.o. Adres Zamawiającego: ul. Gliwicka 233, 43-190 Mikołów Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę oferty@mdj.pl Za termin dostarczenia oferty rozumie się termin wpływu oferty na adres poczty elektronicznej. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. Do oferty należy także dołączyć Załączniki nr 2 i 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Sposób składania ofert Wykonawcy mają obowiązek zapoznać się dokładnie z treścią zapytania ofertowego wraz z załącznikami. Wykonawcy przygotują i przedstawią swoje oferty zgodnie z wymaganiami zapytania ofertowego wraz z załącznikami. Załączone przez Wykonawcę do oferty oświadczenia muszą swoją treścią być zgodne z zaproponowanymi przez Zamawiającego wzorami tychże oświadczeń będących załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim w sposób czytelny. Składający ofertę winien oznaczyć termin ważności oferty. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w niniejszym postępowaniu. Oferta nie powinna zawierać żadnych nieczytelnych lub nieautoryzowanych poprawek i skreśleń. Ewentualne poprawki lub korekty błędów należy nanieść czytelnie oraz datować i zaopatrzyć podpisem co najmniej jednej z osób podpisujących ofertę. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana (podpis i pieczątka) przez Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w dokumencie rejestrowym Wykonawcy lub przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu. Składana oferta wraz z załącznikami w postaci oświadczeń powinna być złożona w formie oryginału. Inne dokumenty mogą być złożone jako kopie potwierdzone przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem. Zamawiający nie zwraca Wykonawcom dokumentów zawartych w ofercie. S t r o n a 1 7
Koszty przygotowania oferty ponosi Wykonawca. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonych ofert pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian, poprawek, modyfikacji i uzupełnień przed upływem terminu do składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone według takich samych wymagań jak składana oferta tj. odpowiednio oznakowana z dopiskiem ZMIANA. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia według takich samych zasad jak wprowadzenie zmian, poprawek, modyfikacji i uzupełnień - z dopiskiem WYCOFANE. Oferta wycofana nie będzie rozpatrywana. Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia Joanna Przeliorz, nr tel. 32 326 00 40 Kategoria ogłoszenia Usługi Podkategoria ogłoszenia Usługi inne Miejsce realizacji zamówienia Województwo: śląskie, powiat: Mikołów, miejscowość: Mikołów Cel zapytania ofertowego Celem zapytania ofertowego jest wyłonienie Wykonawcy usługi polegającej na prawidłowej realizacji zadań związanych z udziałem w Międzynarodowych Targach Technologii Górniczych i Wydobycia UGOLROSII&MINING 2018, Novokuźnieck, Rosja w dniach 5 czerwca 2018-8 czerwca 2018 dla beneficjentów w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020, Poddziałanie 3.3.3: Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych GO TO BRAND. Skrócony opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wykonanie materiałów informacyjnopromocyjnych, zaprojektowanie sposobu ich oznakowania, oznakowanie i dostarczenie w/w do siedziby Zamawiającego, zgodnie z otrzymanymi od Zamawiającego założeniami, na potrzeby przewidzianego udziału w Międzynarodowych Targach Technologii Górniczych i Wydobycia UGOLROSII&MINING 2018, Novokuźnieck, Rosja w dniach 5 czerwca 2018-8 czerwca 2018r. dla beneficjentów w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020, Poddziałanie 3.3.3: Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych GO TO BRAND, zgodnie z otrzymanymi od Zamawiającego założeniami. S t r o n a 2 7
Kod CPV 22462000-6 Nazwa kodu CPV Materiały reklamowe Przedmiot zamówienia Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wykonanie materiałów informacyjnopromocyjnych, zaprojektowanie sposobu ich oznakowania, oznakowanie i dostarczenie w/w do siedziby Zamawiającego, zgodnie z otrzymanymi od Zamawiającego założeniami, na potrzeby przewidzianego udziału w Międzynarodowych Targach Technologii Górniczych i Wydobycia UGOLROSII&MINING 2018, Novokuźnieck, Rosja w dniach 5 czerwca 2018-8 czerwca 2018r. dla beneficjentów w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020, Poddziałanie 3.3.3: Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych GO TO BRAND, zgodnie z otrzymanymi od Zamawiającego założeniami. W ramach realizacji usługi Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych zgodnie z zakresem rzeczowym określonym w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania, w którym zamieszczono listę zamawianych materiałów wraz ze wskazaniem ich ilości oraz opisem zakładanego sposobu ich oznakowania 2. Przygotowania i przekazania do akceptacji Zamawiającemu w wersjach elektronicznych projektu graficznego oznakowania przed przystąpieniem do produkcji docelowej materiałów objętych przedmiotem zamówienia (odpowiednia metoda znakowania dobrana do poszczególnych przedmiotów zamówienia) oraz oznakowanie materiałów informacyjno-promocyjnych zgodnie z opisem zamieszczonym w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania oraz zgodnie z zapisami Księgi Marki Polskiej Gospodarki - Program Operacyjny Inteligentny Rozwój, 2014-2020, Poddziałanie 3.3.3: Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych GO TO BRAND i Ogólnymi zasadami promocji i oznakowania projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. Oferta powinna zawierać wizualizację gadżetów z logotypami Funduszy Europejskich, MDJ oraz Unii Europejskiej zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej (http://rpo.slaskie.pl/file/download/667) oraz znakiem Marki Polskiej Gospodarki zgodnie z Księgą wizualizacji MPG (https://www.trade.gov.pl/pl/f/v/350237/ppe_pl_mpg%20panel%20promocyjny%20na%20strone.p df). 3. Dostarczenia w ramach wynagrodzenia materiałów w liczbie oraz rodzaju wskazanym przez Zamawiającego na adres ul. Gliwicka 233, 43-190 Mikołów nie później niż do dnia 1 czerwca 2018 roku. 4. Odpowiedniego opakowania materiałów i zabezpieczenia przed uszkodzeniami w trakcie transportu. Za szkody powstałe z winy nienależytego opakowania oraz/lub transportu winę ponosi Wykonawca. 5. Zapewnienia, że dostarczone przez wyłonionego Wykonawcę materiały charakteryzują się funkcjonalnością, estetycznym wykonaniem, trwałością i dobrą jakością zarówno samych materiałów, jak i naniesionych oznakowań, w tym przede wszystkim: 1) materiały muszą zapewniać łatwe i bezproblemowe korzystanie z nich, 2) materiały piśmiennicze powinny być niezawodne w stopniu przyjętym dla artykułów danego rodzaju, np.: podczas pisania nie mogą przerywać po kilkukrotnej próbie zapisania, 3) poszczególne części materiałów muszą być dobrze do siebie dopasowane oraz zamocowane, S t r o n a 3 7
4) materiały nie mogą ulegać zniszczeniu przy korzystaniu zgodnie z ich przeznaczeniem, 5) ruchome elementy materiałów powinny zapewnić ich właściwe funkcjonowanie 6) naniesione oznakowanie musi być odporne na ścieranie, rozmazywanie, wykruszanie 7) oznakowania materiałów muszą być dokładnie naniesione (np. pola barwne nie mogą nachodzić na siebie), 8) naniesione oznakowania muszą być czytelne. 6. W celu oceny wymaganej jakości gadżetów promocyjnych będących przedmiotem Zapytania ofertowego Zamawiający wymaga załączenia do oferty po jednym z wzorów gadżetów odpowiadającym opisowi przedmiotu zamówienia. Próbki złożonych materiałów promocyjnych z/bez oznaczeń/logotypów. Wykonawca przekazuje próbki bezpłatnie. Próbki po wyborze oferty przez Zamawiającego podlegają zwrotowi. Wykonawca zobowiązany jest do samodzielnego odbioru próbek. Oferty bez załączonych egzemplarzy próbnych nie będą rozpatrywane. Harmonogram realizacji zamówienia Wykonane i oznakowane materiały w liczbie oraz rodzaju wskazanym przez Zamawiającego zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego na adres ul. Gliwicka 233, 43-190 Mikołów nie później niż do dnia 1 czerwca 2018 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizowanego przedmiotu zamówienia w przypadku, gdy Zamawiający nie będzie w stanie realizować przedmiotu zamówienia. Wykonawcy z tego tytułu nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia finansowe w stosunku do Zamawiającego. Pytania i wyjaśnienia Brak pytań i wyjaśnień Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności Oferent powinien prowadzić działalność zgodną z przedmiotem niniejszego zapytania. Wiedza i doświadczenie Oferent winien posiadać wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego (zał. 3 - oświadczenie) oraz działać na rynku minimum 4 lata. Potencjał techniczny Oferent winien posiadać potencjał techniczny niezbędny do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego (zał. 3 - oświadczenie). Osoby zdolne do wykonania zamówienia Oferent winien posiadać wykwalifikowaną kadrę, niezbędną do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego (zał. 3 - oświadczenie) S t r o n a 4 7
Sytuacja ekonomiczna i finansowa Oferent winien posiadać środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego (zał. 3 - oświadczenie) Ocena oferty Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji 1. Cena: 80 pkt. (Najniższa cena/badana cena) 2. Jakość: 12 pkt. Punkty za kryterium jakość produktów zostaną przyznane w skali punktowej do 12 punktów (max. 4 pkt. za każdy gadżet). Kryteria jakości zostały określone w załączniku nr 1. 3. Termin płatności: 8 pkt. do 10 dni - 0 pkt. 11-25 dni - 4 pkt. 26-40 dni i więcej 8 pkt. Łączna ocena obejmie sumę punktów uzyskanych przez ofertę w kryteriach 1-3. Z Oferentem, którego oferta uzyska najwyższą sumę punktów w ocenie łącznej, zostanie zawarta umowa na realizację zadań objętych niniejszym zapytaniem ofertowym. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymogom zawartym w zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona w podanym kryterium wyboru jako najkorzystniejsza - uzyskując najwyższą liczbę punktów. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia wymagania zapytania ofertowego i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone zostały oferty uzyskały taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia - w terminie określonym przez Zamawiającego - ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Warunki zmiany umowy Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku zaistnienia okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, np. termin realizacji zamówienia, warunki płatności, zmiana wartości zamówienia wynikająca ze zmniejszenia/rozszerzenia zakresu rzeczowego. Zastrzeżenia S t r o n a 5 7
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy ani do rozpoczęcia negocjacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia lub zamknięcia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyn, w tym bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego w przypadku odrzucenia jego oferty lub w przypadku wykluczenia Oferenta z postępowania. Wykluczenia Zamawiający Wykluczy Wykonawcę z postępowania, w przypadku niespełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa powyżej oraz niezłożenia oświadczeń, zgodnie z załącznikiem nr 2 i 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. Zamawiający odrzuci ofertę: Złożoną w terminie lub miejscu innym niż określone w Zapytaniu ofertowym oraz w sposób inny niż określony w Zapytaniu ofertowym Niezgodną z treścią zapytania ofertowego Zawierającą błędy w obliczeniu ceny, niebędące oczywistymi omyłkami rachunkowymi Zawierającą rażąco niską cenę Niezawierającą wymaganych wizualizacji przedmiotu zapytania ofertowego Niezawierającą prawidłowo zastosowanych oznakowań zawartych w zapytaniu ofertowym W przypadku uzyskania negatywnych opinii związanych z działalnością Oferenta Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego rozeznania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. Uwagi Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji ze złożenia zamówienia. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień oraz dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w zapytaniu ofertowym. Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych w zakresie wskazanym w niniejszym Zapytaniu ofertowym. W przypadku złożenia oferty równoważnej wymaga się, aby produkt równoważny posiadał identyczne lub lepsze parametry od produktu wskazanego przez Zamawiającego. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek udowodnienia, iż zaoferowane produkty są równoważne w stosunku do produktów określonych przez Zamawiającego. Zamawiający może zweryfikować podane przez Wykonawcę informacje również w bezpośrednim kontakcie z podmiotami, na rzecz których usługi były świadczone. Załączniki Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Przedmiot zapytania ofertowego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego Oświadczenie o braku powiązań Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego Oświadczenie o spełnieniu warunków S t r o n a 6 7
Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy Oferta zgodna z założeniami Zał. 2 - Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym Zał. 3 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Wydatek zostanie poniesiony w ramach projektu (POIR.03.03.03.24-0075/17) w ramach programu działanie 3.3 Wsparcie promocji oraz internacjonalizacji innowacyjnych przedsiębiorstw; poddziałanie 3.3.3 Wsparcie MŚP w promocji marek produktowych Go to Brand. S t r o n a 7 7