Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Partnerskie Projekty Szkół Aspekty finansowe
Spis treści Dofinansowanie w formie ryczałtowej Po jakim kursie rozliczać wydatki? Co zrobić gdy zostały środki finansowe? Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane Dieta Zakup sprzętu Odsetki Zakwaterowanie uczniów Rozliczenia uczniów Opłata za partnerów stanowisko KE Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać? Inne koszty podczas podróży zagranicznej np. wizyta w muzeum, wycieczka itp. czy jest to koszt uprawniony? Dokumentowanie projektu ze szczególnym uwzględnieniem wyjazdów zagranicznych Faktury zagraniczne Nagrody w konkursach Obniżenie kwoty dofinansowania Wynagrodzenie Gadżety Niedopuszczalne dodatkowe obciążenia finansowe rodziców uczniów
Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego powinien być w stanie udowodnić, że działanie dla którego udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych wydatków Jeżeli działanie, na które udzielono dofinansowania zostanie zrealizowane w zadawalający sposób, pełna kwota dofinansowania zostanie zatwierdzona. W przypadku niepełnej realizacji, wymagany będzie zwrot (części) udzielonego dofinansowania na podstawie kryteriów określonych dla tego typu projektu. W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może zaakceptować brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie spowodowane jest działaniem siły wyższej.
80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało po podpisaniu umowy finansowej Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję raportu końcowego. Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków.
Zalecane jest podejście ekonomiczne w wydatkowaniu środków - sugerujemy rozważne wykorzystywanie dofinansowania Brak ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki związane z realizacją projektu. Beneficjent sam określa kwoty, jakie zostaną przez niego wydatkowane na realizację poszczególnych działań w projekcie Wydatkowanie na cele bezpośrednio związane z realizowanym projektem, zgodne z planem pracy i celami danego projektu, tj. wszelkie środki finansowe, jakie zostały przyznane beneficjentowi muszą być wykorzystane wyłącznie na działania służące prawidłowej realizacji projektu.
Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowalności oraz ponoszenie kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie trwania projektu od 1 sierpnia 2011r. do 31 lipca 2013r. Zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy.
Po jakim kursie rozliczać wydatki? Narodowa Agencja sugeruje aby koszty poniesione w walucie obcej rozliczać zgodnie z obowiązującą polityką kursową, przyjętą w danej instytucji.
Co zrobić gdy zostały środki finansowe? Nadwyżkę można przeznaczyć na dodatkową mobilność ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu nie jest uprawniony. Jeśli wyjazd nie jest możliwy z przyczyn leżących po stronie partnera to nadwyżkę można wydać na tzw. "działania lokalne" związane z tym konkretnym projektem. Można podjąć dodatkowe działania, które nie były planowane ale będą wiązać się z tematem projektu.
Przykłady działań, jakie mogą być dofinansowane : spotkania partnerów projektu, seminaria, konferencje wyjazdy do organizacji partnerskich pracowników organizacji Beneficjenta i uczniów uczestniczących w projekcie, wymiana doświadczeń i praktyk, z wykorzystaniem odpowiednich środków, a szczególnie ICT (www, e-mail, videokonferencje) opracowanie, publikacja i rozpowszechnianie materiałów i dokumentacji dotyczących działań prowadzonych w ramach projektu organizowanie wystaw, przedstawień, festynów zaplanowanych we wniosku prace w terenie, analizy i badania dot. tematyki projektu, etc. wykonywanie prac artystycznych i innych dot. tematyki projektu przygotowanie językowe osób zaangażowanych w realizację projektu, aby zapewnić dobrą komunikację z partnerami w języku roboczym projektu rozpowszechnianie doświadczeń i efektów projektu (w tym publikacje, materiały, strony internetowe, wystawy) wymiana doświadczeń z instytucjami w regionie, współpraca z innymi projektami dot. podobnych obszarów tematycznych (np. włącznie z wyjazdami)
Dieta Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady: 1) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) za niepełną dobę: a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety, c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków: 1) śniadanie - 15% diety, 2) obiad - 30% diety, 3) kolacja - 30% diety, 4) inne wydatki - 25% diety. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany fakturą (rachunkiem).
Zakup sprzętu Jeśli sprzęt jest niezbędny do realizacji zaplanowanych działań, a szkoła takiego sprzętu nie posiada na swoim stanie, lub posiada w stopniu uniemożliwiającym jego wykorzystanie na rzecz projektu można dokonać zakupu sprzętu elektronicznego w ramach projektu np. aparatów cyfrowych, kamer, tablic interaktywnych itp. Zakup sprzętu nie powinien być dokonany kosztem zaplanowanych działań. Jeśli chodzi o zakup innych sprzętów trwałych to można dokonać zakupu gablot lub tablic korkowych, które posłużą do prezentacji efektów pracy oraz promocji. Zakup biurek, krzeseł, regałów powinien być poczyniony z innych źródeł niż otrzymane dofinansowanie.
Odsetki W domyśle i zgodnie z ustawą o dochodach jednostek terytorialnych odsetki wygenerowane na koncie OP są dochodem własnym OP i nie podlegają zwrotowi do Narodowej Agencji. Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania można wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie różnic kursowych, prowizji lub utrzymanie konta
Zakwaterowanie uczniów Ogólna zasada - uczniowie są zakwaterowani u rodzin uczniów szkoły partnerskiej. Przyjmując szkołę partnerską w Polsce, Państwo również zapewniają zakwaterowanie u rodzin swoich uczniów, uczniom przyjeżdżającym. Należy pamiętać, że goszczenie uczniów zagranicznych jest dla rodziców uczniów sporym obciążeniem, dlatego nie można na nich nakładać żadnych dodatkowych kosztów pobytu uczestnikówobcokrajowców. Jeśli zakwaterowanie u rodzin nie jest możliwe szkoła powinna posiadać wyjaśnienie od szkoły partnerskiej o braku możliwości zakwaterowania uczniów u rodzin szkoły goszczącej. Na tej podstawie mogą Państwo rozliczyć koszty zakwaterowania i wyżywienia, mające pokrycie w otrzymanych fakturach.
Rozliczenia uczniów Ponieważ zarówno przepisy unijne jak i krajowe nie określają zasad przyznawania diet dla uczniów, sugerujemy rozliczanie kosztów dla uczniów wg wydatków rzeczywistych. Uczniowie mogą być rozliczani również na podstawie uchwały OP mówiącej o wypłaceniu diet wg Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej W ramach programu nie funkcjonuje pojęcie "kieszonkowe dla uczniów".
Opłata za partnerów stanowisko KE Stanowisko KE i NA w sprawie finansowania projektów jest następujące: każdy beneficjent pokrywa z własnego dofinansowania działania w ramach projektu realizowane przez swoich pracowników i uczniów. Unikamy w ten sposób podwójnego finansowania niektórych działań oraz ewentualnych nieporozumień w grupach partnerskich. Jeśli uzgodniliście Państwo inne warunki, określające np. kto za kogo płaci i w którym momencie i jest to akceptowane przez wszystkie organizacje biorące udział w projekcie a koszty rozkładają się równomiernie to NA może zaakceptować takie rozwiązanie. Należy jednak pamiętać, ze potwierdzenie takich ustaleń w formie pisemnej musi znaleźć się w dokumentacji projektu. Ryzyko wycofania się któregoś z partnerów z ustaleń jest ryzykiem danej grupy partnerskiej i ewentualne dodatkowe koszty winny być pokryte z innych źródeł niż otrzymane dofinansowanie.
Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać? Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po kursie aktualnym banku NA. Jest to niezależne od NA. Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np. z dnia składania wniosku do OP o zabezpieczenie tej kwoty w budżecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości dokonywać korekty tego planu. Tylko w ten sposób można uniknąć znacznych różnic kursowych. Jeśli różnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP, jeśli ujemna - stratę (koszt) OP.
Inne koszty podczas podróży zagranicznej np. wizyta w muzeum, wycieczka itp. czy jest to koszt uprawniony? Jest to uzależnione od tego jaki jest cel wycieczki i czy była ona przewidziana w programie spotkania wyjazdowego. Jeśli jest to jedno z działań dotyczących realizacji projektu to mogą Państwo pokryć ten koszt z otrzymanego dofinansowania, jeśli jednak wycieczka stanowi wypełnienie wolnego czasu podczas trwania spotkania czyli tzw. atrakcja - koszt ten powinien być pokryty z innych źródeł niż dofinansowanie. Z przyznanego grantu można zakupić podstawowe ubezpieczenie podczas wyjazdu do partnera.
Dokumentowanie projektu W związku z realizowanym projektem powinien być prowadzony w instytucji, w dowolnej formie Dziennik Projektu. Zawiera on wszelkie informacje dotyczące podejmowanych działań, oraz dokumenty takie jak: zgody rodziców na udział uczniów w projekcie, regulamin wyboru uczniów do udziału w projekcie, regulaminy organizowanych konkursów dotyczących projektu, protokoły ze spotkań z rodzicami, a także imienne potwierdzenia wyjazdu zagranicznego itp.
Dokumentowanie wyjazdów Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu, dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to: Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego. Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien zawierać: Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji, Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania, Okres trwania wizyty roboczej, Miejsce spotkania, Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej partnera goszczącego.
Dokumentowanie wyjazdów c.d. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów: Pociąg bilety, Samolot karty pokładowe, ewentualnie bilety, Samochód osobowy prywatny oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego Samochód osobowy służbowy oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego Wynajęty autokar faktura plus ewentualnie lista uczestników Własny autokar oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu oraz ewentualnie lista uczestników Autobus rejsowy bilety, Prom bilety, Inny środek transportu do uzgodnienia z pracownikiem NA.
Zalecane opisywanie dowodów źródłowych: Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, nr umowy, źródło finansowania wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w ramach umowy nr krótki opis czego dotyczy dany wydatek dekretacja ZGODNIE Z USTAWĄ O RACHUNKOWOŚCI oraz wewnętrznymi zasadami przyjętymi w polityce rachunkowości instytucji
Faktury zagraniczne Faktura zagraniczna powinna być przetłumaczona na język polski. Nie wymagane jest tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego. Może to zrobić pracownik, który odebrał fakturę wystawioną w języku obcym. Nagrody w konkursach Koszty nagród dla laureatów konkursów nie jest uprawniony w ramach dofinansowania i powinien być pokryty z innych źródeł. Sugerujemy jednak, aby "nagrodzić" wszystkich uczniów biorących udział w projekcie przekazując im wyprodukowane prze siebie gadżety w ramach realizowanego projektu (np. długopisy, notesy, smycze z logo Projektu Comenius).
Obniżenie kwoty dofinansowania Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie nie pokrywają się z działaniami, wyjazdami i wynikami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie (Załącznik I) i nie odnoszą się do danego partnerskiego projektu. Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym wypadku wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej Beneficjentowi (Art. 3.1 Umowy Finansowej).
Obniżenie kwoty dofinansowania c.d. Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i spełniających wymagania wyjazdów zagranicznych wskazanych w Art. 3.1 Umowy finansowej. Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania za każdy wyjazd zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi. Jeżeli nie zrealizowano żadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna kwota dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej Beneficjentowi.
Wynagrodzenie Księgowa, koordynator bądź inny pracownik instytucji zaangażowani w projekt mogą otrzymać wynagrodzenie na podstawie np. Umowy o pracę, dzieło, zlecenie czy na zasadzie tzw. nadgodzin. Podstawy prawne ustala Organ Prowadzący/ Dyrektor szkoły Gadżety NA nie narzuca żadnych limitów finansowych na wyprodukowanie np. gadżetów, produktów końcowych. Należy jednak pamiętać o zasadzie ekonomiczności w wydatkowaniu przyznanego grantu.
Dodatkowe obciążenia finansowe rodziców uczniów uczestniczących w projekcie W związku z interwencjami oraz pytaniami rodziców kierowanymi do Narodowej Agencji przypominamy, że niedopuszczalne jest obciążanie rodzin, goszczących w swych domach zagranicznych uczniów, kosztami dodatkowych atrakcji takich jak np. odpłatne wycieczki.
W sprawach finansowych prosimy o kontakt z Joanną Kaszewską e-mail: jkaszewska@frse.org.pl Telefon: 224-631-147 lub z Koordynatorem Zespołu Rozliczeń Finansowych panią Małgorzatą Sztarbałą e-mail: msztarbala@frse.org.pl Telefon: 224-631-134
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Dziękuję za uwagę