W OJEW ODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia grudnia 2018 r. FB-KF.431.31.2018.SL Pan Piotr Lech Burm istrz Gminy Milicz W YSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach od 04 września do 10 września, 12 września oraz 03 października 2018 r. na podstawie art. 175 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn. zm.), zespół kontrolny Wydziału Finansów i Budżetu Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: 1) Sławomir Lewandowski- inspektor wojewódzki, przewodniczący zespołu, 2) Łukasz Konefał - inspektor wojewódzki, członek zespołu, przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Miejskim w Miliczu, ul. Trzebnicka 2, 56-300 Milicz. Tem at kontroli: Prawidłowość realizacji wydatków budżetu państwa dokonywanych w związku z realizacją przez js t zadań z zakresu administracji rządowej, realizowanych przez nie na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rządowej O kres objęty kontrolą: od dnia 01.01.2017 r. do dnia 31.12.2017 r. Kontrolę przeprowadzono zgodnie z zatwierdzonym w dniu 05 czerwca 2018 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego planem kontroli na II półrocze 2018 r. (NK-KE.430.5.2018.DD). Kontrolę odnotowano w książce kontroli Urzędu Miejskiego w Miliczu pod pozycją 4/2018. 1
W okresie objętym kontrolą oraz podczas przeprowadzania czynności kontrolnych funkcje kierownicze w Gminie Milicz pełnili, w szczególności: 1. Pan Piotr Lech - Burmistrz Gminy Milicz, wybrany w wyborach, które odbyły się dnia 30 listopada 2014 r.1, 2. Pan Sławomir Strzelecki - Zastępca Burmistrza Gminy Milicz, powołany na stanowisko z dniem 12 grudnia 2014 r. (Zarządzenie nr 4/2014 Burmistrza Gminy Milicz z dnia 11 grudnia 2014 r.), 3. Pani M ałgorzata Kokot - Skarbnik Gminy Milicz, powołana na stanowisko z dniem 30 marca 2018 r. (Uchwała Nr LIII/319/2018 Rady Miejskiej w Miliczu z dnia 22 marca 2018 r.) 2, 4. Pan Tadeusz Ciesielski - Skarbnik Gminy Milicz, powołany na stanowisko z dniem 16 września 2004 r. (Uchwała Nr XX/174/04 Rady Miejskiej w Miliczu z dnia 16 września 2004 r.) - pełniący funkcje do dnia 29 marca 2018 r.. Za wykonywanie zadań w zakresie kontrolowanego zagadnienia odpowiedzialni byli pracownicy Urzędu Miejskiego w Miliczu, których zakresy obowiązków służbowych wraz ze stosownymi upoważnieniami zostały przedłożone kontrolującym. [Dowód: akta kontroli str. 13-54] W wyniku kontroli poszczególnych zagadnień, działalność Gminy Milicz w zakresie prawidłowości realizacji wydatków budżetu państwa dokonywanych w związku z realizacją przez jst zadań z zakresu administracji rządowej, realizowanych przez nie na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rządowej oceniono pozytywnie. Powyższa ocena wynika z ocen cząstkowych badanych obszarów tj.: I. Ujęcie środków udzielonych z budżetu państwa w planie finansowym jednostki - oceniono pozytywnie. II. Wykorzystanie środków dotacji z budżetu państwa - oceniono pozytywnie. III. Dokumentowanie i ewidencjonowanie operacji gospodarczych - oceniono pozytywnie. IV. Sprawozdawczość i rozliczenie otrzymanych środków dotacji z budżetu państwa - oceniono pozytywnie. 1Zaśw iadczenie Miejskiej Kom isji W yborczej w M iliczu z dnia 30 listopada 2014 r. 2 W okresie od dnia 28 m aja 2018 r. do dnia 06 listopada 2018 r. Skarbnik G m iny M ilicz przebyw ał na zw olnieniu lekarskim. J Odwołanie ze stanowiska Skarbnika Gminy M ilicz w zw iązku z przejściem na emeryturę. (Uchwała N r L III/318/2018 Rady M iejskiej w M iliczu z dnia 22 m arca 2018 r. w sprawie odw ołania Skarbnika Gminy Milicz).
I. Ujęcie środków udzielonych z budżetu państw a w planie finansowym jednostki W związku z przyjętym projektem ustawy budżetowej na rok 2017, Wojewoda Dolnośląski pismem nr FB-BP.3110.9.2016.KSz z dnia 21 października 2016 r. przekazał informację o kwotach dotacji celowych na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami dla gminy Milicz w łącznej wysokości 26 715 494,00 zł, w tym na zadanie objęte kontrolą w wysokości 9 595 000,00 zł. Dochody Na podstawie ww. pisma Gmina Milicz przyjęła w uchwale budżetowej na rok 2017, po stronie dochodów kwotę w wysokości 9 595 000,00 zł w zakresie działu 855 - Rodzina, rozdziału 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 2010 - Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami. W trakcie 2017 roku, Wojewoda Dolnośląski przekazywał, do Urzędu Miejskiego w Miliczu, informacje o zmianach kwoty dotacji dla ww. działu i rozdziału tj.: - pismem nr FB-BP.3111.418.2017.KR4 z dnia 10 października 2017 r., przekazał informację o zwiększeniu planu dotacji przekazywanych z budżetu państwa w wysokości 315 782,00 zł. - pismem nr FB-BP.3111.557.2017.KR3 z dnia 13 listopada 2017 r., przekazał informację o zwiększeniu planu dotacji przekazywanych z budżetu państwa w wysokości 293 084,00 zł. Powyższe pisma Wojewody Dolnośląskiego stanowiły podstawę do dokonania zmian budżetu Gminy Milicz na 2017 r. Zwiększenie środków, pochodzących z rezerwy celowej (część 83, poz.34), przeznaczone było na realizację świadczeń rodzinnych na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych, na realizację świadczenia z funduszu alimentacyjnego na podstawie ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz na realizację zasiłku dla opiekuna na podstawie ustawy o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów. Zmiany w budżecie Gminy Milicz w 2017 roku, w zakresie ww. kwot dochodów, zaprezentowano w Tabeli nr 1. Tabela nr 1 (dane w zł) Dochody Podstawa zmiany planu Dział Rozdział Przed zmianą Zmiana Po zmianie 1 2 3 4 5 6 7 Uchwała budżetowa na rok 2017 Gminy Milicz Nr XXXV/228/2016 z dnia 28 grudnia 2016 r. 855 85502 2010-9 595 000,00 9 595 000,00 4 W zw iązku z decyzją M inistra Rozwoju i Finansów (M F/FS4.4143.3.484.2017.M F.3049) z dnia 21 września 2017 r. w sprawie zm ian w budżecie państw a na rok 2017. 5 W związku z decyzją M inistra Rozwoju i Finansów (M F/FS4.4143.3.484.2017.M F.3049) z dnia 21 września 2017 r. w sprawie zm ian w budżecie państw a na rok 2017.
1 2 3 4 5 6 7 Zarządzenie Nr 773/2017 Burmistrza Gminy Milicz z dnia 19 października 2017 r. w sprawie zmian w budżecie gminy Milcz na 2017 rok Zarządzenie Nr 797/2017 Burmistrza Gminy Milicz z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie zmian w budżecie gminy Milcz na 2017 rok 855 85502 2010 9 595 000,00 315 782,00 9 910 782,00 855 85502 2010 9 910 782,00 293 084,00 10 203 866,00 W ydatki Gmina Milicz w uchwale budżetowej na rok 2017, w zakresie zadań zleconych, w ramach działu 855 - Rodzina, rozdziału 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego zaplanowała po stronie wydatków kwotę w łącznej wysokości 9 595 000,00 zł. W trakcie 2017 roku w budżecie Gminy Milicz, w obrębie ww. działu i rozdziału, dokonywano zmian w paragrafach klasyfikacji budżetowej w zakresie przesunięć środków finansowych w ramach paragrafów, jak również wskutek zwiększenia kwoty otrzymanej dotacji celowej na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami (por. Tabela nr 2). Tabela nr 2 (dane w zl) W ydatki Podstawa zmiany planu Dział Rozdział Przed zmianą Zmiana Po zmianie 1 2 3 4 5 6 7 3110-8 787 098,00 8 787 098,00 4010-165 000,00 165 000,00 4040-14 025,00 14 025,00 4110-549 994,00 549 994,00 Uchwała budżetowa na rok 2017 Gminy Milicz Nr XXXV/228/2016 z dnia28 grudnia2016 r. 855 85502 4120-4 042,00 4 042,00 4210-14 841,00 14 841,00 4270-3 000,00 3 000,00 4300-36 000,00 36 000,00 4360-7 000,00 7 000,00 4430-7 000,00 7 000,00 4440-7 000,00 7 000,00 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502-9 595 000,00 9 595 000,00 Zarządzenie Nr 691/2017 Burmistrza Gminy Milicz z dnia 30 czerwca 2017 r. w sprawie zmian w budżecie gminy Milcz na 2017 rok Zarządzenie Nr 764/2017 Burmistrza Gminy Milicz z dnia 29 września 2017 r. w sprawie zmian w budżecie gminy Milcz na 2017 rok 4300 36 000,00-1 400,00 34 600,00 4700-1 400,00 1 400,00 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502 9 595 000,00 0,00 9 595 000,00 4120 4 042,00 200,00 4 242,00 855 85502 4300 34 600,00-200,00 34 400,00 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502 9 595 000,00 0,00 9 595 000,00 4 (j/()f
1 2 3 4 5 6 7 Zarządzenie Nr 773/2017 Burmistrza Gminy Milicz z dnia 19 października 2017 r. w sprawie zmian w budżecie gminy Milcz na 2017 rok Zarządzenie Nr 797/2017 Burmistrza Gminy Milicz z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie zmian w budżecie gminy Milcz na 2017 rok 3110 8 787 098,00 306 308,54 9 093 406,54 855 85502 4010 165 000,00 9 473,46 174 473,46 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502 9 595 000,00 315 782,00 9 910 782,00 3110 9 093 406,54 284 292,00 9 377 698,54 85502 4010 174 473,46 8 792,00 183 265,46 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502 9 910 782,00 293 084,00 10 203 866,00 Uchwała Nr XLIX/3 03/2017 Rady Miejskiej w Miliczu z dnia 14 grudnia 2017 r. w sprawie zmian budżetu Gminy Milicz na 2017 rok. 855 85502 4010 183 265,46 17 373,00 200 638,46 4110 549 994,00 5 000,00 554 994,00 4120 4 242,00 1 490,00 5 732,00 4270 3 000,00-3 000,00 0,00 4300 34 400,00-21 177,00 13 223,00 Razem dla Dz. 855, Rozdz.85502 10 203 866,00-314,00 10 203 552,00 3110 9 377 698,54-11 325,37 9 366 373,17 Zarządzenie Nr 830/2017 Burmistrza Gminy Milicz z dnia 30 grudnia 2017 r. w sprawie zmian w budżecie gminy Milcz na 2017 rok 855 85502 4010 200 638,46 37,90 200 676,36 4110 554 994,00 11 325,37 566 319,37 4120 5 732,00-31,41 5 700,59 4300 13 223,00 313,86 13 536,86 4700 1 400,00-6,35 1 393,65 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502 10 203 552,00 +314,00 10 203 866,00 W wyniku kontroli ustalono, że środki udzielone z budżetu państwa na zadania realizowane przez Gminę Milicz w ramach działu 855 - Rodzina, rozdziału 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego zostały prawidłowo ujęte w uchwale budżetowej na rok 2017 Gminy Milicz. Zmiany w zakresie środków objętych kontrolą, po stronie dochodów i wydatków budżetowych wprowadzano w drodze Uchwały Rady Miejskiej w Miliczu oraz w drodze Zarządzeń Burmistrza Gminy Milicz w podziałkach zgodnych z obowiązującą klasyfikacją budżetową. Działania te były zgodne z: - art. 39 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, który wskazuje, iż dochody publiczne, wydatki publiczne (...) klasyfikuje się (...) według działów, rozdziałów - określających rodzaj działalności; paragrafów - określających rodzaj dochodu, wydatku, - art. 257 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, iż w toku wykonywania budżetu zarząd może dokonywać zmian w planie dochodów i wydatków budżetu jst polegających na zmianach planu dochodów i wydatków związanych ze zmianą kwot lub uzyskaniem dotacji przekazywanych z budżetu państwa. [Dowód: akta kontroli str. 55-181] Działalność jednostki w ramach ujęcia środków udzielonych z budżetu państwa w planie finansowym jednostki oceniono pozytywnie. 5 M \ \ f
II. W ykorzystanie środków dotacji z budżetu państw a U stalenia organizacyjne Realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami w tym m.in, realizacją zadań w zakresie świadczeń rodzinnych na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych, prowadzeniem postępowań w sprawie świadczeń z funduszu alimentacyjnego na podstawie ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, realizacją zasiłków dla opiekunów na podstawie ustawy o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów, zajmuje się Wydział Świadczeń Rodzinnych. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Miliczu6 do obowiązków Wydział Świadczeń Rodzinnych, należy w szczególności: 1) przyjmowanie wniosków i analiza danych zawartych we wnioskach, 2) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach z zakresu działania wydziału, 3) prowadzenie postępowań w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, 4) ustalenie prawa do świadczeń i przygotowanie decyzji o przyznaniu bądź odmowie przyznania świadczeń, 5) sporządzanie dyspozycji przelewów oraz informacji dotyczących wypłat świadczeń dla potrzeb Wydziału Finansowo-Budżetowego, 6) prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawach o zwrot nienależnie pobranych świadczeń, 7) podejmowanie kompleksowych działań wobec dłużników alimentacyjnych, 8) sporządzanie sprawozdań o wypłatach świadczeń rodzinnych, wydatkach z funduszu alimentacyjnego i innych dotyczących zakresu pracy wydziału. W pływ dotacji na realizację zdania objętego kontrolą W roku 2017 Gmina Milicz otrzymała (numer rachunku bankowego 61 95820000 2000 0000 0358 0008) dotacje z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej w ramach działu 855 - Rodzina, rozdziału 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, w ogólnej wysokości 9 908 519,00 zł. Na wypłatę świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego, Gmina Milicz przekazywała otrzymane środki dotacji każdorazowo do jednostki bezpośrednio realizującej zadanie Urzędu Miejskiego w Miliczu - na rachunek bankowy o numerze 31 95820000 2000 00000 0358 0160, w dniach w których następowała wypłata świadczeń rodzinnych oraz 5 Tekst ujednolicony pow stały n a podstaw ie zarządzeń: 1) N r 122/2015 Burm istrza G m iny M ilicz z dnia 10 m arca 2015 roku w sprawie regulam inu organizacyjnego U rzędu M iejskiego w Miliczu, 2) N r 131/2015 Burm istrza G m iny M ilicz z dnia 23 m arca 2015 r. w sprawie zm iany regulam inu organizacyjnego U rzędu M iejskiego w M iliczu, 3) N r 376/2015 Burm istrza Gminy M ilicz z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie zm iany regulam inu organizacyjnego U rzędu M iejskiego w M iliczu, 4) N r 418/2016 Burm istrza Gminy M ilicz z dnia 31 m arca 2016 r. sprawie zm iany regulam inu organizacyjnego U rzędu M iejskiego w Miliczu. 6 W 'ł
świadczeń z funduszu alimentacyjnego, na podstawie list wypłat sporządzanych przez Wydział Świadczeń Rodzinnych. Ponadto, w ramach kontrolowanego działu 855 - Rodzina, rozdziału 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, jednostka wydatkowała środki finansowe na wydatki rzeczowe oraz osobowe w ramach kosztów obsługi realizowanego zadania. [Dowód: akta kontroli str. 182-407] P róba skontrolow anych w ydatków Na podstawie analizy sprawozdania Rb-50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za IV kwartał 2017, ustalono, że Gmina Milicz zrealizowała wydatki w dziale 855 - Rodzina, rozdziale 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego w wysokości 9 825 907,29 zł. tj. w 99,17% otrzymanej dotacji. Wydatkowanie środków z dotacji z uwzględnieniem poszczególnych paragrafów klasyfikacji budżetowej przedstawiono w Tabeli nr 3. Tabela nr 3 (dane w zł) Kwota otrzymanej dotacji Wydatki poniesione ze środków dotacji 9 908 519,00 paragraf kwota 3010 9 016 573,91 4010 200 476,26 4040 14 025,00 4110 566 319,37 4120 5 700,59 4210 10 842,71 4300 3 575,80 4440 7 000,00 4700 1 393,65 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502 9 825 907,29 Z uwagi na fakt, że Gmina Milicz największe wydatki poniosła w 3110 - Świadczenia społeczne, do szczegółowej kontroli przewidziano wydatki poniesione w IV kwartale 2017 roku w powyższym paragrafie. Próbę skontrolowanych wydatków w ramach wydatków dokonanych ze środków dotacji zaprezentowano w Tabeli nr 4. Tabela nr 4 (dane w zł) Opis Kwota poniesionych wydatków w roku 2017 Kwota objęta kontrolą Udział w % 3110 Świadczenia społeczne 9 016 573,91 1 992 308,477 22,10 Razem dla wydatków w ramach rozdziału 85502 9 825 907,29 1 992 308,47 20,28 7 Z tego kw ota 1 774 163,16 zł dotyczy w ydatków tytułem w ypłaty świadczeń rodzinnych oraz kw ota 218 145,31 tytułem w ypłaty św iadczeń z funduszu alim entacyjnego.
W ydatki w ram ach realizacji zadania objętego kontrolą W zakresie kontrolowanego działu 855 - Rodzina, rozdziału 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego Gmina Milicz wypłacała: * Świadczenia rodzinne, w szczególności zasiłki rodzinne oraz dodatki do zasiłków rodzinnych, świadczenia opiekuńcze, jednorazowe zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka oraz świadczenia rodzicielskie. Świadczenia z funduszu alimentacyjnego dla osób uprawnionych do alimentów od rodzica na podstawie tytułu wykonawczego pochodzącego lub zatwierdzonego przez sąd (jeżeli egzekucja okazała się bezskuteczna). Na prośbę kontrolujących jednostka przedłożyła do kontroli wnioski o wypłatę świadczenia oraz wydane na ich podstawie decyzje administracyjne8 (15 świadczeniobiorców), co do których kontrolujący nie wnieśli uwag. Kontrolą objęto wydatki w wysokości 1 992 308,47 zł, dokonane w 3110 - Świadczenia społeczne w okresie od dnia 01.10.2017 r. do dnia 31.12.2017 r. tj. 22,10 % łącznych wydatków poniesionych w 2017 roku. Na potwierdzenie wydatkowania środków dotacji przedłożono kontrolującym dokumenty źródłowe tj. listy wypłat świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego, wyciągi bankowe, dokumenty księgowe oraz ewidencję księgową. Zbiorcze zestawienie skontrolowanych dokumentów źródłowych oraz wydatkowanie środków z otrzymanej dotacji zaprezentowano w Tabeli nr 5. 8 W ydawane przez kierow nika W ydziału Świadczeń Rodzinnych U rzędu M iejskiego w M iliczu na podstawie upoważnienia do załatwiania indywidualnych spraw pozostających we w łaściw ości wydziału, w tym w ydaw ania decyzji adm inistracyjnych w kontrolow anym obszarze. 8
Tabela nr 5 (dane w zł) Nr listy Data Kwota z list Kwota W yciąg bank owy Rodzaj świadczenia sporządzenia naliczona potrącona do w ypłaty w ypłacona data nr 0001/10/2017 20.10.2017 r. 628 005,25 428,239 627 577,02 Rodzinne 627 577,02 0001/10/2017 20.10.2017 r. 61 285,80 714,40' 60 571,40 Fundusz alim entacyjny 60 571,40 20.10.2017 r. 110 0002/10/2017 30.10.2017 r. 5 563,00-5 563,00 Rodzinne 5 563,00 0002/10/2017 30.10.2017 r. 2 350,00-2 350,00 Fundusz alim entacyjny 2 350,00 30.10.2017 r. 112 0001/11/2017 21.11.2017 r. 452 002,21 153,00" 451 849,21 Rodzinne 451 014,21 21.11.2017 r. 120 835,00 22.11.2017 r. 121 0001/11/2017 21.11.2017 r. 77 490,00 532,9212 76 957,08 Fundusz alim entacyjny 76 957,08 21.11.2017 r. 120 0003/11/2017 29.11.2017 r. 37 769,79-37 769,79 Rodzinne 37 769,79 29.11.2017 r. 125 0002/11/2017 29.11.2017 r. 1 000,00-1 000,00 Fundusz alim entacyjny 1 000,00 29.11.2017 r. 125 0003/11/2017 30.11.2017 r. 124,00 124,00 Rodzinne 124,00 30.11.2017 r. 127 0001/12/2017 19.12.2017 r. 663 992,78 153,0 0 13 663 839,78 Rodzinne 663 839,78 0001/12/2017 19.12.2017 r. 76 293,23 1 374,63 14 74 918,60 Fundusz alim entacyjny 74 918,60 19.12.2017 r. 133 0002/12/2017 20.12.2017 r. 99,96-99,96 Rodzinne 99,96 20.12.2017 r. 134 0003/12/2017 21.12.2017 r. 138,00-138,00 Rodzinne 138,00 22.12.2017 r. 135 RAZEM 2 006 114,02 3 356,18 2 002 757,84-2 002 757,84-9 N ienależnie pobrane św iadczenia rodzinne za lata ubiegłe, w tym: należność głów na 369,40 zł oraz odsetki 58,83 zł. 10 N ienależnie pobrane św iadczenia z funduszu alim entacyjnego za lata ubiegłe, w tym: należność głów na 618,60 zł oraz odsetki 95,80 zł. 11 N ienależnie pobrane świadczenia rodzinne za lata ubiegłe, w tym: należność główna 97,40 zł oraz odsetki 55,60 zł. 12 N ienależnie pobrane św iadczenia z funduszu alim entacyjnego za lata ubiegłe, w tym: należność głów na 522,80 zł oraz odsetki 10,12 zł 13 N ienależnie pobrane św iadczenia rodzinne za lata ubiegłe, w tym: należność głów na 97,40 zł oraz odsetki 55,60 zł 14 N ienależnie pobrane świadczenia z funduszu alimentacyjnego: za rok bieżący - należność główna 201,90 zł i odsetki 8,06 zł oraz za lata ubiegłe: należność głów na 882,00 zł i odsetki 282,67 zł.
Na podstawie weryfikacji list wypłat, wyciągów bankowych, dokumentów księgowych oraz ewidencji księgowej potwierdzono, że na wypłatę świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego w IV kwartale 2017 r. wydatkowano kwotę w wysokości 2 006 114,02 zł, z czego: - 2 002 757,84 zł przekazano poleceniami przelewu na indywidualne rachunki bankowe świadczeniobiorców; - 3 356,18 zł potrącono na listach wypłat tytułem nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych15 i nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego16 za lata ubiegłe w łącznej wysokości 3 146,22 zł oraz tytułem nienależnie pobranego świadczenia z funduszu alimentacyjnego za rok bieżący w wysokości 209,96 zł. Na prośbę kontrolujących jednostka przedłożyła do kontroli decyzje administracyjne 0 ustaleniu i zwrocie nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego, na podstawie których dokonywano potrąceń z wypłacanych na bieżąco świadczeń w okresie od 01.10.2017 r. do 31.12.2017 r., co do których kontrolujący nie wnoszą uwag. Wpływy ze zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego dokonane w okresie od 01.10. 2017 r. do 31.12.2017 r., a dotyczące lat ubiegłych, Gmina Milicz ujęła po stronie dochodów w dziale 855, rozdz. 85502, 0940 - Wpływy z rozliczeń/zwrotów z lat ubiegłych w kwocie 2 587,60. Odsetki naliczone od nienależnie pobranych świadczeń ujęto natomiast 0920 - Wpływy z pozostałych odsetek w kwocie 558,62 zł. Powyższe kwoty zostały przekazane na rachunek bankowy dochodów o numerze [64 1010 1674 0000 5522 3100 0000] dysponenta części budżetowej 85/02 - Wojewody Dolnośląskiego, poleceniem przelewu dokonanym w dniu 08.01.2018 r.17 Ponadto, kontrolujący na podstawie przedłożonej ewidencji księgowej stwierdzili, że kwota wpływów ze zwrotu nienależnie pobranych świadczeń wypłaconych przez Gminę Milicz 1 dokonanych w tym samym roku budżetowym tj. pomniejszających wykonanie dotacji w 2017 r. w zakresie: - świadczeń rodzinnych wyniosła 5 531,83 zł, - świadczeń z funduszu alimentacyjnego wyniosła 273,72 zł. Różnica pomiędzy rzeczywistą kwotą skontrolowanych wydatków w wysokości 2 006 114,02 zł a kwotą wydatków, wynikającą z ewidencji księgowej w wysokości 1 992 308,47 zł, dokonanych dla 3110 w okresie od dnia 01.10.2017 r. do dnia 31.12.2017 r. wynika: 15 Zgodnie z art. 30 ustawy o świadczeniach rodzinnych osoba, która pobrała nienależnie świadczenia rodzinne, je st obowiązana do ich zwrotu. K woty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych ustalone ostateczną decyzją podlegają potrąceniu z w ypłacanych świadczeń rodzinnych, wypłacanych zasiłków dla opiekunów, oraz wypłacanego świadczenia wychowawczego. Kwoty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych podlegają zwrotowi łącznie z odsetkam i ustawowym i za opóźnienie na rachunek bankowy wskazany przez organ właściwy. 16 Zgodnie z art. 23. ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, osoba, która pobrała nienależnie świadczenia, jest obow iązana do ich zwrotu. Kwoty nienależnie pobranych świadczeń w raz z odsetkam i ustalone ostateczną decyzją podlegają potrąceniu z bieżąco wypłacanych św iadczeń z funduszu. 17 W yciąg bankowy N r 5 z dnia 08.01.2018 r. do rachunku nr 61 95820000 2000 0000 0358 0008.
- z dokonania przeksięgowania niewłaściwie zaksięgowanej w klasyfikacji Dz. 855 Rozdz. 85502 3110 w okresie stycznia i marca 2017 r. kwoty 8 000,00 zł (wewnętrzny dowód księgowy PK 1255 z dnia 31.12.2017 r.) na klasyfikację Dz. 855 Rozdz. 85595 3110, - z wpływów ze zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych oraz z funduszu alimentacyjnego pobranych w 2017 roku oraz zwróconych w okresie od dnia 01.10.2017 r. do dnia 31.12.2017 r., które to zmniejszają wydatki tego roku, odpowiednio w wysokości 5 531,83 zł oraz 273,72 zł. Na podstawie dokumentów przedłożonych do kontroli stwierdzono, iż wydatków dokonano w granicach kwot określonych w planie finansowym oraz zgodnie z planowanym przeznaczeniem, co jest zgodne z art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Koszty obsługi zadania Koszty obsługi świadczeń rodzinnych oraz koszty obsługi świadczeń z funduszu alimentacyjnego są finansowane w formie dotacji celowej z budżetu państwa. Koszty obsługi, o których mowa powyżej wynoszą: - 3% otrzymanej dotacji na świadczenia rodzinne oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, nie mniej jednak niż 6000,00 zł rocznie, - 3% otrzymanej dotacji na świadczenia z funduszu alimentacyjnego, - 30,00 zł od wydanej decyzji administracyjnej w sprawie świadczenia rodzicielskiego. Gmina Milicz, w związku z realizacją zadania w dziale 855 - Rodzina, rozdziale 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wydatkowała na koszty obsługi łączną kwotę 279 868,00 zł. W wyniku analizy przedłożonej dokumentacji, w tym ewidencji księgowej kontrolujący stwierdzili, że koszty obsługi ww. świadczeń finansowane z otrzymanej dotacji nie przekroczyły dopuszczalnej kwoty 279 868,15 zł. Szczegółowe zestawienie wyliczenia kwoty kosztów obsługi przedstawiono w Tabeli nr 6. Tabela nr 6 (dane w zł) L.p. Wyliczenie kwoty kosztów obsługi razem 1. Kwota otrzymanej w 2017 r. dotacji w rozdziale 85502 9 908 519,00 2. Kwota dotacji otrzymana na świadczenia rodzinne (z wyłączeniem świadczenia rodzicielskiego) 9 260 938,40 3. Koszty obsługi świadczeń rodzinnych (z wyłączeniem świadczenia rodzicielskiego) oraz 277 828,15 funduszu alimentacyjnego (poz.2 x 3,00%) 4. Kwota wykorzystanej dotacji na świadczenia rodzicielskie 647 580,60 5. Liczba decyzji wydanych w 2017 r. dot. świadczenia rodzicielskiego 68 6. Koszty obsługi świadczenia rodzicielskiego (poz.5 x 30,00 zł) 2 040,00 7. Limit dotacji na koszty obsługi razem (poz.3 + poz.6) 279 868,15 8. Kwota wydatkowana na koszty obsługi 279 868,00 Różnica 0,15 Wydatki poniesione na koszty obsługi zadania w łącznej kwocie 279 868,00 zł z podziałem na paragrafy klasyfikacji budżetowej zaprezentowano w Tabeli nr 7. 11
Tabela nr 7 (dane w zł) dział rozdział paragraf Wydatki poniesione ze środków dotacji 855 85502 4010 200 476,26 4040 14 025,00 4110 36 853,99 4120 5 700,59 4210 10 842,71 4300 3 575,80 4440 7 000,00 4700 1 393,65 Razem 279 868,00 Jednostka prowadziła wyodrębnioną ewidencję księgową na koszty obsługi realizacji zadania z otrzymanej dotacji. Kwota wydatków poniesionych na koszty obsługi świadczeń znajduje odzwierciedlenie w ewidencji księgowej. Rozliczenie dotacji Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, że kwota niewykorzystanej dotacji w dziale 855 - Rodzina, rozdział 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego wyniosła ogółem 82 611,71 zł (por. Tabela nr 8). Tabela nr 8 (dane w zł) Kwota otrzymanej dotacji Kwota wydatkowanej dotacji Kwota niewykorzystanej dotacji 9 908 519,00 9 825 907,29 82 611,71 Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 82 611,71 zl Gmina Milicz zwróciła na rachunek bankowy dochodów o numerze [64 1010 1674 0000 5522 3100 0000] dysponenta części budżetowej 85/02 - Wojewody Dolnośląskiego, poleceniem przelewu dokonanym w dniu 02.02.2018 r. W związku z niedochowaniem terminu wynikającego z art. 168 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dotacje udzielone z budżetu państwa w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do budżetu państwa odpowiednio do dnia 31 stycznia następnego roku, Gmina Milicz odprowadziła w tym samym dniu należne budżetowi państwa odsetki od nieterminowego zwrotu niewykorzystanej dotacji w wysokości 36,21 zł. [Dowód: akta kontroli str. 408-1352] Działania jednostki w zakresie zgodności wydatków z planowanym przeznaczeniem oceniono pozytywnie. 12
III. D okum entow anie i ewidencjonowanie operacji gospodarczych. Gmina Milicz do kontroli przedłożyła: zapisy księgowe, za okres od 2017-10-01 do 2017-12-31 na kontach (organu): - Obroty na Klasyfikacjach Dochodów - klasyfikacja 855 85502 2010 za 2017 rok, - 133-1-2 DO CHODYBUDŻETU, - 222-3 zwrot zasiłku rodzinnego NP. (zwrot zasiłku rodzinnego -nienależnie pobranego) ", - 222-4 Odsetki od NP. zasiłku rodzinnego, - 224-3 rozrachunki budżetu, - Obroty na Klasyfikacjach Dochodów klasyfikacja 855 85502 0920 za 2017 rok, - Obroty na Klasyfikacjach Dochodów - klasyfikacja 855 85502 0940 za 2017 rok. zapisy księgowe, za okres od 2017-10-01 do 2017-12-31 na kontach (urzędu): - 130-3 Wydatki Urzędu(31 9582 0000 2000 0000 0358 0160-zadania Rządowe), - 130-3-1 WYPŁATA-FUNDUSZ ALIMENTACYJNY(FA), - 130-3-2 WYPŁA TA ŚWIADCZENIA RODZINNE, - 240-259 F-sz alimentacyjny- do wypłaty, - 240-259-1 ZWROT Z4 LATA UB FA(ZWROT NIENALEŻNIE POBRANEGO ŚWIADCZENIA Z FUNDUSZU ALIMENTACYJNEGO Z4 LATA UBIEGŁE, - 240-172-1 Świadczenia rodzinne - wypłaty, - 240-172-1-1 ŚWID.RODZINNE ZA LATA UBIEGŁE(NIENALEŻNIE POBRANE ŚWIADCZENIA RODZINNE Z4 LATA UBIEGŁE) - Obroty na Klasyfikacjach Wydatków - klasyfikacja 855 85502 3110 Z za rok 2017, - Realizacja wydatków budżetowych- klasyfikacja 855 85502 za rok 2017. wyciągi bankowe w zakresie objętym kontrolą, listy wypłat w zakresie świadczeń społecznych oraz polecenia księgowania (PK) w zakresie objętym kontrolą. Ewidencja księgowa w zakresie środków objętych kontrolą spełniała wymagania określone w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art. 20 ust 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w badanych księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej - listy wypłat świadczeń społecznych, polecenia księgowania (PK) oraz wyciągi bankowe. Zapisy w przedłożonych do kontroli księgach rachunkowych zawierały dane wskazane w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. uwzględniały daty dokonania operacji gospodarczych, określały rodzaj i numery identyfikacyjne dowodów księgowych, zawierały zrozumiały tekst lub skrót opisu operacji, kwoty i daty zapisów, oznaczenie kont, których zapisy dotyczą. [Dowód: akta kontroli str. 1353-1578] Działania jednostki w zakresie dokumentowania i ewidencjonowania wydatków dokonanych ze środków objętych kontrolą oceniono pozytywnie. 13 w y
IV. Sprawozdawczość i rozliczenie otrzym anych środków dotacji z budżetu państw a Prawidłowość sporządzania sprawozdań Rb-50 o dotacjach / wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, w zakresie objętym kontrolą została oceniona poprzez zbadanie zgodności danych zawartych w ewidencji księgowej z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach zbiorczych sporządzonych i przedłożonych kontrolującym przez Gminę Milicz. W ramach działu 855 - Rodzina, rozdz. 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, stwierdzono zgodność danych zawartych w sprawozdaniu budżetowym Rb-50 o dotacjach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za IV kwartał 2017 r. z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Dane zawarte w sprawozdaniu budżetowym Rb-50 o dotacjach prezentuje Tabela nr 9. Tabela nr 9 (dane w zł) Klasyfikacja budź etowa dział rozdział paragraf Plan (po zmianach) Wykonanie 855 85502 2010 10 203 866,00 9 908 519,00 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502 10 203 866,00 9 908 519,00 W ramach rozdziału 855 - Rodzina, rozdz. 85502 - Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, stwierdzono zgodność danych zawartych w sprawozdaniu budżetowym Rb-50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za IV kwartał 2017 r. z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Dane zawarte w sprawozdaniu budżetowym Rb-50 o wydatkach prezentuje Tabela nr 10. Tabela nr 10 (dane w zł) Klasyfikacja budź etowa dział rozdział paragraf Plan (po zmianach) Wykonanie 1 2 3 4 5 855 85502 3010 9 366 373,17 9 016 573,91 855 85502 4010 200 676,36 200 476,26 855 85502 4040 14 025,00 14 025,00 855 85502 4110 566 319,37 566 319,37 855 85502 4120 5 700,59 5 700,59 855 85502 4210 14 841,00 10 842,71 855 85502 4300 13 536,86 3 575,80 14
1 2 3 4 5 855 85502 4360 7 000,00 0,00 855 85502 4430 7 000,00 0,00 855 85502 4440 7 000,00 7 000,00 855 85502 4700 1 393,65 1 393,65 Razem dla Dz.855, Rozdz.85502 10 203 866,00 9 825 907,29 [Dowód: akta kontroli str. 1579-1630] Działania jednostki w zakresie sporządzania sprawozdań w zakresie środków objętych kontrolą oceniono pozytywnie. Na tym wystąpienie pokontrolne sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach zakończono. Jeden egzemplarz przesłano kierownikowi jednostki kontrolowanej. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. N r 185, poz. 1092), od w ystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. 2 up. WOJEWODY DOLNOŚLĄSKIEGO Celina M an efad zledziak DYRM t e ilału... Podpis kierownika je Inostki kontrolującej (wojewody lub\upoważnionej osoby)