Portal Pracowniczy. elektroniczne umowy cywilno prawne

Portal Pracowniczy elektroniczne umowy cywilno- prawne Instrukcja dla pracowników UŁ elektroniczne umowy cywilno prawne Sierpień 2019 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019

Instrukcja dla pracowników UŁ elektroniczne umowy cywilno prawne Spis treści SPIS TREŚCI... 1 1. WPROWADZENIE... 2 WYKAZ ELEKTRONICZNYCH UMÓW CYWILNO-PRAWNYCH... 3 2. JAK UTWORZYĆ ELEKTRONICZNĄ UMOWĘ CYWILNO- PRAWNĄ, RACHUNEK ZA UMOWĘ ORAZ ANEKS DO UMOWY? ETAPY OBIEGU DOKUMENTÓW... 5 TWORZENIE ELEKTRONICZNEGO DOKUMENTU Z GRUPY UMOWY CYWILNO- PRAWNE... 6 ETAPY OBIEGU ELEKTRONICZNEJ UMOWY CYWILNO- PRAWNEJ, RACHUNKU ZA UMOWĘ ORAZ ANEKSU DO UMOWY... 8 3. ELEKTRONICZNA UMOWA CYWILNO PRAWNA SZCZEGÓŁOWY OPIS ETAPÓW... 14 3.1. ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1... 14 3.2. AKCEPTACJA DYSPONENTA ŚRODKÓW KROK 2... 34 3.3. AKCEPTACJA DZIAŁU PŁAC, AKCEPTACJA ADMINISTRACJI CENTRALNEJ KROKI 3 I 4... 35 3.4. UMOWA PODPISYWANA ELEKTRONICZNIE: AKCEPTACJA WYKONAWCY/ ZLECENIOBIORCY, AKCEPTACJA ZAMAWIAJĄCEGO/ ZLECENIODAWCY KROKI 5 I 6... 36 AKCEPTACJA UMOWY CYWILNO-PRAWNEJ PROCES SKŁADANIA PODPISU ELEKTRONICZNEGO (NIEKWALIFIKOWANEGO) 36 3.5. UMOWA PODPISYWANA ODRĘCZNIE: GENEROWANIE WYDRUKU UMOWY, AKCEPTACJA DZIAŁU PŁAC (WYDRUKI) KROKI 5 I 6... 41 4. ELEKTRONICZNY RACHUNEK ZA UMOWĘ CYWILNO-PRAWNĄ SZCZEGÓŁOWY OPIS ETAPÓW... 43 4.1. ETAP TWORZENIA KROK 1... 44 4.2. AKCEPTACJA DYSPONENTA ŚRODKÓW - FAKULTATYWNY KROK 2... 57 4.3. AKCEPTACJA DZIAŁU PŁAC, AKCEPTACJA ADMINISTRACJI CENTRALNEJ - KROKI 2 I 3... 57 4.4. RACHUNEK PODPISYWANY ELEKTRONICZNE: AKCEPTACJA WYKONAWCY / ZLECENIOBIORCY, AKCEPTACJA OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO ODBIORU DZIEŁA W IMIENIU ZAMAWIAJĄCEGO, AKCEPTACJA ZAMAWIAJĄCEGO/ ZLECENIODAWCY, AKCEPTACJA KWESTORA - KROKI 4, 5, 6 I 7... 59 4.5. RACHUNEK PODPISYWANY ODRĘCZNIE: GENEROWANIE WYDRUKU RACHUNKU, AKCEPTACJA DZIAŁU PŁAC (WYDRUKI) KROKI 3 I 4... 61 5. ELEKTRONICZNY ANEKS DO UMOWY SZCZEGÓŁOWY OPIS ETAPÓW... 63 5.1. ETAP TWORZENIA KROK 1... 63 5.2. AKCEPTACJA DYSPONENTA ŚRODKÓW (FAKULTATYWNA), AKCEPTACJA DZIAŁU PŁAC - KROKI 2 I 3... 68 5.3. ANEKS DO UMOWY PODPISYWANY ELEKTRONICZNIE: AKCEPTACJA WYKONAWCY / ZLECENIOBIORCY, AKCEPTACJA ZAMAWIAJĄCEGO / ZLECENIODAWCY KROKI 3 I 4 LUB 4 I 5.... 68 5.4. ANEKS DO UMOWY PODPISYWANY ODRĘCZNIE: GENEROWANIE WYDRUKU RACHUNKU, AKCEPTACJA DZIAŁU PŁAC (WYDRUKI) KROKI 3 I 4 LUB 4 I 5... 71 RACHUNEK ZA ANEKSOWANĄ UMOWĘ... 73 SPIS RYSUNKÓW... 74 COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 1

1. Wprowadzenie Umowy cywilno - prawne w Portalu Pracowniczym stanowią grupę elektronicznych dokumentów, umożliwiającą pracownikom Uniwersytetu Łódzkiego, za pośrednictwem systemu utworzenie i przeprocesowanie umów cywilno prawnych a następnie rozliczenie ich za pomocą generowanych w aplikacji rachunków. Elektroniczne dokumenty są w systemie utworzone w uzgodnieniu merytorycznym z Władzami UŁ i są zgodne ze wzorami dokumentów stanowiących załączniki do Zarządzenia nr 39 Rektora UŁ z dnia 25.02.2019 r. w sprawie: zasad obowiązujących w Uniwersytecie Łódzkim przy zawieraniu umów o dzieło i umów zlecenie. Celem wprowadzenia elektronicznych umów cywilno-prawnych jest ujednolicenie procesu ich obsługi oraz prowadzenie rejestru dokumentów w systemie. Od dnia 01.03.2019 r. umowy o dzieło oraz umowy zlecenie wraz z rachunkami objęte Zarządzeniem nr 39 Rektora UŁ z dnia 25.02.2019 r. należy przygotowywać za pośrednictwem systemu Portal Pracowniczy. Oznacza to, że umowa powinna być utworzona w systemie, następnie w nim zweryfikowana i zatwierdzona do realizacji przez osoby upoważnione na UŁ (dysponenta środków oraz jednostki Administracji Centralnej UŁ) a na końcu podpisana przez Strony umowy (elektronicznie z pracownikiem UŁ lub odręcznie z osobą spoza UŁ). Po podpisaniu i zatwierdzeniu umowy, można wystawić do niej elektroniczny rachunek. Umowy cywilno- prawne zawarte do 28.02.2019 r. mają formę wyłącznie papierową, nie należy ich wprowadzać do Portalu Pracowniczego. Rachunki do umów zawartych w wersji papierowej również będą miały formę papierową i nie podlegają rejestracji w systemie. Podpisywanie dokumentów możliwe jest w dwóch formach: gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą umowy jest pracownik UŁ to obieg dokumentów jest w całości elektroniczny. Strony umowy podpisują dokument w systemie za pomocą podpisów cyfrowych UŁ (niekwalifikowanych), bez potrzeby generowania wydruku umowy. Uwaga: W przypadku umów cywilno-prawnych, wymagających do ich rozliczenia dodatkowo formy papierowej po zakończeniu obiegu, będzie można wygenerować z systemu druk umowy. Umowami wymagającymi dodatkowo formy papierowej są np. umowy współfinansowane z projektów ze środków zewnętrznych i UE. gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą umowy jest osoba spoza UŁ to obieg dokumentów jest mieszany, częściowo poza aplikacją. Strony umowy składają podpisy na wygenerowanym z systemu druku dokumentu. W związku z koniecznością złożenia podpisu cyfrowego przez pracownika UŁ na elektronicznej umowie cywilno-prawnej oraz rachunku prosimy, aby osoby, które będą Stronami umów i nie posiadają certyfikatów cyfrowych UŁ skontaktowały się z COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 2

Centrum Informatyki UŁ. Od pozostałych osób uczestniczących w obiegu dokumentów w systemie podczas akceptacji nie jest wymagany podpis elektroniczny. Uwaga: 1. Umowa powinna być zarejestrowana w systemie przed jej rozpoczęciem lub niezwłocznie po jej rozpoczęciu, jak tylko będzie to możliwe. 2. Data zawarcia umowy może być późniejsza niż data rozpoczęcia jej realizacji. Dotyczy to przypadków, gdy Strony umowy uzgodniły warunki wykonywania pracy ustnie przed jej realizacją. Sporządzenie elektronicznej umowy niezbędne jest do wystawienia rachunku a jej rejestracja w systemie powinna nastąpić niezwłocznie po rozpoczęciu trwania umowy. 3. Datą zawarcia umowy oraz wystawienia rachunku do niej jest dzień złożenia podpisu przez Stronę reprezentującą Uczelnię: a. Dla umów zawieranych z pracownikami UŁ data zawarcia automatycznie będzie wstawiana na umowie na ostatnim kroku jako data złożenia podpisu elektronicznego przez Zamawiającego (umowy o dzieło) lub Zleceniodawcę (umowy zlecenie). Analogicznie będzie z elektronicznymi rachunkami oraz aneksami do umowy. b. Dla umów zawieranych z osobami spoza UŁ data zawarcia będzie wskazywana ręcznie przez pracownika wystawiającego umowę w systemie na kroku generowania wydruku umowy. Datę jaką należy wprowadzić to dzień złożenia podpisu odręcznego na umowie przez Zamawiającego lub Zleceniodawcę. Skan podpisanej przez Strony umowy należy dołączyć do elektronicznego dokumentu. Jeżeli skan umowy będzie dołączony powyżej 14 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy (tj. złożenia podpisu przez Zamawiającego lub Zleceniodawcę) będzie wymagane w systemie podanie przyczyny opóźnienia dołączenia dokumentu. Analogicznie będzie z elektronicznymi rachunkami oraz aneksami do umowy. Wykaz elektronicznych umów cywilno-prawnych Grupa elektronicznych umów cywilno-prawnych składa się z 15 dokumentów (7 typów umów, 7 typów rachunków do umowy oraz aneksu do umowy): Umowa zlecenie (skrót dokumentu UZ) - umowa zawierana pomiędzy Zleceniodawcą (osobę upoważnioną do reprezentowania UŁ) a Zleceniobiorcą (pracownikiem UŁ lub osobą spoza UŁ) w celu wykonania określonej czynności prawnej (świadczenia usługi), Treść dokumentu zgodna z zał. nr 1 do Zarządzenia Rektora UŁ. Umowa o dzieło recenzja doktoratu (skrót dokumentu UODRD) - umowa zawierana jest pomiędzy Zamawiającym (Dziekanem Wydziału UŁ) a Wykonawcą (pracownikiem UŁ lub osobą spoza UŁ) w celu sporządzenia recenzji rozprawy doktorskiej. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 24 do Zarządzenia Rektora UŁ. Umowa o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (skrót dokumentu UODR) umowa zawierana jest pomiędzy Zamawiającym (Dziekanem Wydziału UŁ) a Wykonawcą (pracownikiem UŁ lub osobą COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 3

spoza UŁ) w celu sporządzenia recenzji w postępowaniu habilitacyjnym lub o nadanie tytułu profesora. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 18 do Zarządzenia Rektora UŁ. Umowa o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (skrót dokumentu UODPD) - umowa zawierana jest pomiędzy Zamawiającym (Dziekanem Wydziału UŁ) a Wykonawcą (pracownikiem UŁ lub osobą spoza UŁ) za promotorstwo w przewodzie doktorskim. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 22 do Zarządzenia Rektora UŁ. Umowa o dzieło ogólna (skrót dokumentu UODO) umowa zawierana pomiędzy Zamawiającym (osobę upoważnioną do reprezentowania UŁ) a Wykonawcą (pracownikiem UŁ lub osobą spoza UŁ) w celu wykonania dzieła. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 12 do Zarządzenia Rektora UŁ. Umowa o dzieło dydaktyczna (skrót dokumentu UODD) umowa zawierana pomiędzy Zamawiającym (Dziekanem Wydziału UŁ lub osobą upoważniona przez Dziekana) a Wykonawcą (pracownikiem UŁ lub osobą spoza UŁ) w celu opracowania programu i przeprowadzenia zajęć dydaktycznych na UŁ. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 28 do Zarządzenia Rektora UŁ. Umowa o dzieło członek komisji habilitacyjnej (skrót dokumentu UODK) umowa zawierana pomiędzy Członkiem Komisji habilitacyjnej (pracownikiem UŁ lub osobą spoza UŁ) a Uczelnią (Dziekanem Wydziału UŁ) za członkostwo w komisji habilitacyjnej. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 16 do Zarządzenia Rektora UŁ. Rachunek za umowę zlecenie (skrót dokumentu RUZ) - rachunek za umowę zlecenie wystawiany jest przez Zleceniobiorcę (lub osobę upoważnioną do wystawienia rachunku w Jego imieniu) za wykonaną usługę. Jeżeli umowa wskazuje możliwość wypłaty wynagrodzenie miesięcznie, to można do niej wystawić więcej niż jeden rachunek, gdzie każdy ma inny okresem rozliczeniowy. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 3 do Zarządzenia Rektora UŁ. Rachunek za umowę o dzieło recenzja doktoratu (skrót dokumentu RUODRD) rachunek za umowę o dzieło wystawiany jest przez Wykonawcę (lub osobę upoważnioną do wystawienia rachunku w Jego imieniu) za sporządzenie recenzji doktoratu. Można wystawić tylko jeden rachunek za umowę. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 26 do Zarządzenia Rektora UŁ. Rachunek za umowę o dzieło recenzja w postepowaniu habilitacyjnym/o nadanie tytułu profesora (skrót dokumentu RUODR) - rachunek za umowę o dzieło wystawiany jest przez Wykonawcę (lub osobę upoważnioną do wystawienia rachunku w Jego imieniu) za sporządzenie recenzji w postepowaniu habilitacyjnym lub o nadanie tytułu profesora. Można wystawić tylko jeden rachunek za umowę. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 20 do Zarządzenia Rektora UŁ. Rachunek za umowę o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (skrót dokumentu RUODPD) - rachunek za umowę o dzieło wystawiany jest przez Wykonawcę (lub osobę upoważnioną do wystawienia rachunku w Jego imieniu) za promotorstwo w przewodzie doktorskim. Można wystawić tylko jeden rachunek za umowę. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 26 do Zarządzenia Rektora UŁ. Rachunek za umowę o dzieło ogólna (skrót dokumentu RUODO) rachunek za umowę o dzieło wystawiany jest przez Wykonawcę (lub osobę upoważnioną do wystawienia rachunku w Jego imieniu) po wykonaniu dzieła. Jeżeli umowa wskazuje możliwość wypłaty wynagrodzenie w ratach lub miesięcznie to można do niej wystawić więcej niż jeden rachunek, gdzie każdy ma inny okresem rozliczeniowy. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 14 do Zarządzenia Rektora UŁ. Rachunek za umowę o dzieło dydaktyczna (skrót dokumentu RUODD) rachunek za umowę o dzieło wystawiany jest przez Wykonawcę (lub osobę upoważnioną do wystawienia rachunku w Jego imieniu) za przeprowadzenie zajęć COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 4

dydaktycznych. Jeżeli umowa wskazuje możliwość wypłaty wynagrodzenie w ratach lub miesięcznie to można do niej wystawić więcej niż jeden rachunek, gdzie każdy ma inny okresem rozliczeniowy. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 30 do Zarządzenia Rektora UŁ. Rachunek za umowę o dzieło członek komisji habilitacyjnej (skrót dokumentu RUODK) rachunek za umowę o dzieło wystawiany jest przez Członka Komisji habilitacyjnej (lub osobę upoważnioną do wystawienia rachunku w Jego imieniu) za członkostwo w komisji habilitacyjnej. Można wystawić tylko jeden rachunek za umowę. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 14 do Zarządzenia Rektora UŁ. Aneks do umowy (skrót dokumentu AU) aneks do umowy o dzieło lub zlecenie sporządzany jest w trakcie jej trwania, w przypadku zmiany warunków umowy w zakresie kwoty (ilości / stawki) oraz przedłużenia terminu jej wykonania. Zmiany pozostałych warunków wymagają zawarcia nowej umowy. Treść dokumentu zgodna z zał. nr 32 do Zarządzenia Rektora UŁ. Szczegółowy opis każdego ww. typu dokumentu w dalszej części instrukcji. 2. Jak utworzyć elektroniczną umowę cywilno- prawną, rachunek za umowę oraz aneks do umowy? Etapy obiegu dokumentów Pełen proces elektronicznej umowy cywilno- prawnej, rachunku oraz aneksu do umowy (jeżeli wymagane będzie jego wystawienie), od utworzenia do podpisania dokumentów odbywa się w Portalu Pracowniczym. W pierwszej kolejności w systemie musi być utworzona, przeprocesowana, zatwierdzona i podpisana umowa cywilno-prawna a następnie można wystawić do niej rachunek. Aneks do umowy można utworzyć wyłącznie w trakcie trwania umowy. Po zatwierdzeniu i podpisaniu aneksu, elektroniczna umowa automatycznie jest archiwizowana a rachunki wystawiane są do obowiązującego aneksu do umowy. Dostęp do grupy elektronicznych umów cywilno-prawnych regulowany jest w systemie za pomocą: Uprawnień dostępu do grupy umów cywilno prawnych nadawanych pracownikowi UŁ. Uprawnienia umożliwiające utworzenie umowy/ aneksu do umowy i rachunku to rola sekretariatu (przeznaczona dla pracowników wydziałowych) oraz poziomy wyższe: rola administracji centralnej i administratora. Upoważnień nadawanych pracownikom UŁ - wnioskodawcom, autorom dokumentów w systemie, umożliwiających sporządzenie umowy / aneksu do umowy i rachunku dla wskazanego Wykonawcy / Zleceniobiorcy umowy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 5

pracownika UŁ. Upoważnienie może być nadawane poprzez wskazanie konkretnych pracowników UŁ dla których sporządzane będą umowy lub wskazanie jednostki gdzie zatrudnieni są pracownicy, którym będą wystawiane umowy. Działanie funkcjonalności uprawnień i upoważnień jest analogicznie jak dla delegacji krajowych. Uwaga: Pracownik UŁ wyznaczony do wystawiania w systemie elektronicznym umów cywilno- prawnych musi mieć nadane stosowne uprawnienia i upoważnienia. W tym celu należy skontaktować się z Administratorem systemu: helpdesk@uni.lodz.pl. Pozostali pracownicy UŁ uczestniczący w obiegu elektronicznych dokumentów tj. dysponenci środków, Strony umowy i rachunku nie muszą mieć nadawanych dodatkowych uprawnień i upoważnień. Pracownicy UŁ uczestniczący w obiegu elektronicznych umów cywilno-prawnych, mają na bieżąco wgląd do treści dokumentu oraz na jakim etapie obiegu się on znajduje. Podgląd do treści oraz historii obiegu dokumentu aktywnego (tj. w trakcie jego procedowania w systemie) możliwy jest z zakładki Dokumenty -> Moje dokumenty (dla autora dokumentów) oraz Dokumenty -> Dokumenty powiązane (dla pozostałych osób uczestniczących w procesie). Podgląd do treści oraz historii obiegu dokumentu zakończonego (tj. po zakończeniu procesu, dla dokumentu zarchiwizowanego) możliwy jest z zakładki Dokumenty -> Moje archiwum lub Dokumenty -> Archiwum dokumentów powiązanych. Tworzenie elektronicznego dokumentu z grupy umowy cywilno- prawne Pracownik UŁ z uprawnieniami roli sekretariatu (lub wyższego poziomu) w celu utworzenia umowy cywilno-prawnej w systemie wybiera w zakładce Dokumenty > Dodaj a następnie na stronie Dodawanie dokumentów wskazuje Grupę dokumentów: Umowy cywilno- prawne i wybiera Typ umowy jaką chce utworzyć, następnie klika Dodaj nowy dokument. Typy dokumentów dla grupy Umowy cywilno-prawne: Umowa zlecenie Umowa o dzieło sporządzenie recenzji rozprawy doktorskiej Umowa o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora Umowa o dzieło promotor w przewodzie doktorskim Umowa o dzieło ogólna Umowa o dzieło dydaktyczna Umowa o dzieło członek komisji habilitacyjnej Rachunek za umowę zlecenie Rachunek za umowę o dzieło sporządzenie recenzji rozprawy doktorskiej Rachunek za umowę o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 6

Rachunek za umowę o dzieło promotor w przewodzie doktorskim Rachunek za umowę o dzieło ogólna Rachunek za umowę o dzieło dydaktyczna Rachunek za umowę o dzieło członek komisji habilitacyjnej Aneks do umowy Po wybraniu Typu umowy i kliknięciu Dodaj nowy dokument, wskazana umowa cywilno-prawna automatycznie zapisywana jest na Liście zadań pracownika. System domyślnie, po dodaniu nowego dokumentu otwiera jego formularz do edycji na pierwszym kroku. Jeżeli pracownik chce w późniejszym czasie wypełnić utworzoną umowę to może kliknąć na formularzu Przerwij i zachowaj jako roboczy. Dokument zostanie zapisany i zamknięty, pracownik będzie mógł go odszukać na swojej Liście zadań. W celu dokończenia wypełniania umowy, z Listy zadań należy otworzyć umowę poprzez kliknięcie na nazwę dokumentu lub za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE -> Otwórz dokument. Dodawanie dokumentów wybór Grupy dokumentów: Umowy cywilno- prawne W sekcji Lista zadań widok złożony dla każdego typu dokumentu widoczna jest oddzielna tabela. Moduł Umowy cywilno- prawne pogrupowany jest odpowiednio w tabelach: Bieżące umowy o dzieło ogólne Bieżące umowy o dzieło dydaktyczne Bieżące umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej Bieżące umowy o dzieło recenzja w postepowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora Bieżące umowy o dzieło promotor w przewodzie doktorskim Bieżące umowy o dzieło recenzja doktoratu Bieżące umowy zlecenie Bieżące rachunki za umowy o dzieło ogólne Bieżące rachunki za umowy o dzieło dydaktyczne COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 7

Bieżące rachunki za umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej Bieżące rachunki za umowy o dzieło recenzja w postepowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora Bieżące rachunki za umowy o dzieło - promotor w przewodzie doktorskim Bieżące rachunki za umowy o dzieło recenzja doktoratu Bieżące rachunki za umowy o dzieło recenzja w postepowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora Bieżące rachunki za umowy zlecenie Bieżące aneksy do umowy Pracownik na Liście zadań widok złożony widoczne ma tylko te tabele z grupy umów cywilno- prawnych, dla których utworzył lub otrzymał podczas obiegu dokument do akceptacji. Etapy obiegu elektronicznej umowy cywilno- prawnej, rachunku za umowę oraz aneksu do umowy Proces obiegu elektronicznej umowy cywilno prawnej od utworzenia dokumentu a następnie jego akceptacji przez osoby upoważnione (tj. dysponenta środków oraz pracowników Administracji Centralnej UŁ) w całości odbywa się w Portalu Pracowniczym. Następnie w zależności czy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ czy osoba spoza UŁ, Strony umowy podpisują ją w systemie za pomocą podpisów cyfrowych (pracownik UŁ) lub umowa podpisywana jest poza systemem (osoba spoza UŁ). Obieg każdej umowy cywilno-prawnej, rachunku oraz aneksu do umowy (jeżeli będzie potrzebny) wygląda tak samo, według niżej przedstawionej kolejności: UMOWA O DZIEŁO i UMOWA ZLECENIE 1. Etap wnioskowania (krok 1) wnioskodawcą/ autorem umowy o dzieło może być Wykonawca - pracownik UŁ lub pracownik UŁ upoważniony do wystawienia umowy w imieniu Wykonawcy/ Zleceniobiorcy. Na etapie wnioskowania na formularzu umowy wypełniane są wszystkie dane do umowy: a. należy wskazać Zamawiającego i Wykonawcę (dla umowy o dzieło) lub Zleceniodawcę i Zleceniobiorcę (dla umowy zlecenie). Wykonawcą/ Zleceniobiorcą może być pracownik UŁ lub osoba spoza UŁ. b. wypełnić przedmiot/y i wartość umowy, c. podać źródło/a finansowania umowy, d. wskazać okres trwania umowy - tylko dla umowy o dzieło ogólnej i dydaktycznej oraz umowy zlecenie. e. określić tryb postępowania dla umowy tylko dla umowy zlecenie. W przypadku umowy o dzieło ogólnej i dydaktycznej tryb postępowania pojawia się automatycznie po wskazaniu wartości przedmiotu umowy. Pozostałe umowy o dzieło zgodnie z 4 Zarządzenia nr 39 Rektora UŁ z COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 8

dn.25.02.2019 r. nie podlegają obowiązkowi ustalania trybu zamówień publicznych. 2. Akceptacja dysponenta środków (krok 2) umowa trafia do akceptacji dysponenta/ dysponentów środków według wskazanych na kroku 1 źródła/eł finansowania umowy. 3. Akceptacja Działu Płac (krok 3) pracownik Działu Płac UŁ dokonuje weryfikacji umowy pod względem formalno-merytorycznym. W przypadku wątpliwości prawnych Dział Płac może dodatkowo przesłać na tym kroku umowę do zaopiniowania przez Zespół Radców Prawnych UŁ. 4. Akceptacja Administracji Centralnej (krok 4) - pracownik jednostki administracji centralnej UŁ: Działu Rachunkowości Zarządczej, Działu Finansowego lub Centrum Nauki - odpowiedni wg. wskazanego na umowie źródła/eł finansowania, weryfikuje umowę pod względem formalno-rachunkowym. Po krokach akceptacji jednostek administracji centralnej UŁ, Strony umowy mogą podpisać dokument. Podpisanie umowy cywilno-prawnej możliwe jest w dwóch formach: Gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą umowy jest pracownik UŁ to obieg umowy jest w pełni elektroniczny (bez potrzeby generowania wydruku). Oznacza to, że Strony umowy (Wykonawca i Zamawiający dla umów o dzieło lub Zleceniobiorca i Zleceniodawca dla umów zlecenie) na kolejnych krokach otrzymują dokument na swoją Listę zadań w systemie i za pomocą certyfikatów cyfrowych UŁ składają podpisy elektroniczne (niekwalifikowane). Złożenie podpisu cyfrowego przez pracownika UŁ jest adekwatne ze składanym przez Niego podpisem na papierowej wersji dokumentu. Po zakończeniu obiegu dokumentu, jeżeli zajdzie taka potrzeba, można wygenerować treść umowy wraz z historią złożonych na niej podpisów cyfrowych. Uwaga: W przypadku umów wymagających do rozliczenia dodatkowo formy papierowej po zakończeniu obiegu, można wygenerować z systemu druk umowy z miejscem na podpisy odręczne. Poniżej dalsze kroki obiegu dla umowy, gdy Strony umowy podpisują dokument w systemie: 5. Akceptacja Wykonawcy / Zleceniobiorcy (krok 5) Wykonawca/ Zleceniobiorca - pracownik UŁ zapoznaje się z treścią umowy i składa podpis cyfrowy UŁ. 6. Akceptacja Zamawiającego / Zleceniodawcy (krok 6) Zamawiający/ Zleceniodawca zapoznaje się z treścią umowy i składa podpis cyfrowy UŁ. System automatycznie wstawia datę zawarcia umowy, jako dzień złożenia podpisu elektronicznego przez Zamawiającego/ Zleceniodawcę. Po złożeniu ostatniego podpisu elektronicznego, umowa kończy obieg w systemie. Po wykonaniu dzieła/ zlecenia można wystawić do niej rachunek/ki w systemie. Gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą umowy jest osoba spoza UŁ to obieg dokumentu również odbywa się w systemie, ale Strony umowy składają odręczne podpisy, poza aplikacją na wygenerowanym druku dokumentu z systemu. Następnie podpisana umowa jest załączana w formie skanu do formularza dokumentu w systemie. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 9

Poniżej dalsze kroki obiegu dla umowy cywilno- prawnej, gdy Strony umowy podpisują dokument poza systemem w formie papierowej: 5. Generowanie wydruku umowy (krok 5) po akceptacjach jednostek administracji centralnej UŁ umowa trafia do Wnioskodawcy/ autora umowy, który generuje wydruk umowy z danymi z systemu (wydruki zgodne są ze wzorami załączników do Zarządzenia Rektora). Następnie odpowiedzialny jest za zebranie podpisów od Stron umowy. Umowę ze wszystkimi podpisami skanuje i dołącza do formularza umowy w systemie. 6. Akceptacja Działu Płac (wydruki) (krok 6) pracownik Działu Płac UŁ weryfikuje załączoną umowę. Po zatwierdzeniu dokument kończy obieg w systemie i zostaje zarchiwizowany. Po wykonaniu dzieła/ zlecenia można wystawić do umowy rachunek/ki w systemie. RACHUNEK ZA UMOWĘ O DZIEŁO I ZLECENIE Rachunek wystawić można tylko za umowę cywilno- prawną, która przeszła cały proces w systemie tj. została zaakceptowana przez dysponenta środków, zweryfikowana przez jednostki administracji centralnej UŁ o podpisana przez Strony umowy a jej obieg został zakończony. Obieg rachunku od utworzenia do akceptacji przez osoby upoważnione tj. dysponenta środków (fakultatywne, gdy nowe źródła) oraz pracowników Administracji Centralnej UŁ w całości odbywa się w Portalu Pracowniczym. 1. Etap tworzenia (krok 1) Wnioskodawcą/autorem rachunku za umowę cywilno-prawną w systemie może być Wykonawca/ Zleceniobiorca (pracownik UŁ), autor umowy w systemie (pracownik upoważniony do wystawiania umów) oraz pracownicy zatrudnieni w jednostce autora umowy. Na etapie tworzenia rachunku należy: a. wskazać za jaką umowę jest wystawiany rachunek - wówczas wyświetlą się dane z umowy, b. wypełnić szczegóły rachunku - okres rozliczenia (dla umów o dzieło ogólnej i dydaktycznej oraz umów zlecenie), wskazać rozliczane rachunkiem przedmiot/y umowy wraz z kwotą oraz źródła finansowania z umowy, c. dołączyć do formularza rachunku wymagane załączniki (jeżeli dany typ rachunku wymaga): i. do rachunku za umowę zlecenie zał. 5 (wykaz godzin); ii. do rachunków za umowy zawarte z osobami spoza UŁ zał. 6 lub 7 oraz 8 dla umów zleceń. 2. Akceptacja dysponenta środków (krok 2 fakultatywny) etap występuje tylko w przypadku, gdy na kroku 1 rachunku zostanie dodane nowe źródło finansowania, które nie było wskazane na umowie. 3. Akceptacja Działu Płac (krok 2 fakultatywny) etap ten występuje gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą umowy jest pracownik UŁ i umowa nie wymaga papierowej formy w celu jej rozliczenia. Gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą umowy jest osoba spoza UŁ krok ten pojawia się dopiero jako ostatni w procesie obiegu dokumentu. Pracownik Działu Płac UŁ dokonuje weryfikacji rachunku wraz COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 10

załącznikami pod względem formalno-merytorycznym oraz określa dla rachunku dodatkowe parametry płacowe. 4. Akceptacja Administracji Centralnej (krok 2 lub 3) - pracownik jednostki administracji centralnej UŁ: Działu Rachunkowości Zarządczej, Działu Finansowego lub Centrum Nauki (odpowiedni wg. źródła/eł finansowania) weryfikuje rachunek pod względem formalno-rachunkowym. Po krokach akceptacji jednostek administracji centralnej UŁ rachunek za umowę cywilnoprawną może być podpisany w formie elektronicznej lub odręcznie na wygenerowanym wydruku dokumentu: W przypadku, gdy umowa podpisana była przez Strony w formie elektronicznej i jej rozliczenie nie wymaga dodatkowo papierowej formy umowy, wówczas rachunek za umowę również podpisywany będzie elektronicznie - bez potrzeby generowania wydruku dokumentu: 5. Akceptacja Wykonawcy / Zleceniobiorcy (krok 4) - Wykonawca/ Zleceniobiorca - pracownik UŁ zapoznaje się z treścią rachunku i składa podpis cyfrowy UŁ. 6. Akceptacja osoby upoważnionej do odbioru dzieła w imieniu Zamawiającego (krok 5 fakultatywny) występuje tylko dla rachunków za umowy o dzieło: ogólną, recenzję w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora, za promotorstwo w przewodzie doktorskim oraz recenzję doktoratu - gdy została wyznaczona do odbioru dzieła osoba inna niż Zamawiający. Upoważniony pracownik UŁ zapoznaje się z treścią rachunku i składa podpis cyfrowy UŁ. 7. Akceptacja Zamawiającego / Zleceniodawcy (krok 5) - Zamawiający/ Zleceniodawca zapoznaje się z treścią rachunku i składa podpis cyfrowy UŁ. System automatycznie wstawia datę wystawienia rachunku, jako dzień złożenia podpisu elektronicznego przez Zamawiającego/ Zleceniodawcę. 8. Akceptacja Kwestora (krok 6) - Kwestor UŁ zapoznaje się z treścią rachunku i umowy a następnie składa na rachunku podpis cyfrowy UŁ. Po złożeniu ostatniego podpisu elektronicznego, rachunek kończy obieg w systemie, zostaje zarchiwizowany. W przypadku, gdy umowa podpisana była przez Strony odręcznie (gdy Wykonawcą/Zleceniobiorcą osoba spoza UŁ), lub elektronicznie ale jej rozliczenie wymaga dodatkowo papierowej formy umowy (gdy na umowie z Wykonawcą/Zleceniobiorcą pracownikiem UŁ oznaczono rozliczenie w formie papierowej), wówczas rachunek za umowę również podpisywany będzie poza systemem na wygenerowanym wydruku dokumentu: 5. Generowanie wydruku rachunku (krok 3) po akceptacji Administracji Centralnej UŁ dokument trafia do Wnioskodawcy/ autora rachunku, który generuje jego wydruk z danymi z systemu (wydruki zgodne są ze wzorami załączników do Zarządzenia Rektora). Następnie odpowiedzialny jest za zebranie podpisów od Stron rachunku. Rachunek ze wszystkimi podpisami skanuje i dołącza do formularza rachunku w systemie. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 11

6. Akceptacja Działu Płac (wydruki) (krok 4) pracownik Działu Płac UŁ weryfikuje załączony rachunek za umowę pod względem formalno-merytorycznym oraz określa dodatkowe parametry płacowe. Po zatwierdzeniu dokument kończy obieg w systemie i zostaje zarchiwizowany. Rachunek wraz z umową cywilno-prawną migrowane są do systemu Kadrowo-Płacowego, gdzie Dział Płac UŁ dokonuje rozliczeń niezbędnych do wypłaty Wykonawcy/ Zleceniobiorcy wynagrodzenia za wykonanie umowy. ANEKS DO UMOWY Aneks do umowy można utworzyć wyłącznie w trakcie trwania umowy, w przypadku zmiany jej warunków w zakresie kwoty (ilości / stawki) oraz przedłużenia terminu wykonania. Zmiana pozostałych zapisów wymaga zawarcia nowej umowy. Do umowy rozliczonej w całości nie można wystawić aneksu. Obieg aneksu do umowy tj. utworzenie dokumentu oraz akceptacje przez osoby upoważnione dysponenta środków (fakultatywnie) i pracownika Działu Płac UŁ w całości odbywa się w Portalu Pracowniczym. 1. Etap tworzenia (krok 1) Wnioskodawcą/ autorem aneksu do umowy cywilnoprawnej w systemie może być Wykonawca/ Zleceniobiorca (pracownik UŁ), autor umowy w systemie (pracownik upoważniony do wystawiania umów) oraz pracownicy zatrudnieni w jednostce autora umowy. Na etapie tworzenia aneksu należy: a. wskazać dla jakiej umowy wystawiany jest aneks - wówczas wyświetlą się dane z umowy, b. wskazać co jest przedmiotem zmiany do edycji: wartość przedmiotu umowy (ilość i stawka) oraz termin zakończenia trwania umowy (dla umowy o dzieło ogólnej i dydaktycznej oraz umowy zlecenie), c. w przypadku zmiany wartości umowy należy skorygować lub dodać nowe źródło finansowania aneksu do umowy. 2. Akceptacja dysponenta środków (krok 2 fakultatywny) etap występuje tylko w przypadku, gdy na kroku 1 zwiększona została kwota brutto lub dodano nowe źródło finansowania, wcześniej nie wskazane na umowie. 3. Akceptacja Działu Płac (krok 2 lub 3) pracownik Działu Płac UŁ dokonuje weryfikacji aneksu umowy pod względem formalno-merytorycznym. Po akceptacji Działu Płac UŁ, strony umowy mogą podpisać aneks do umowy. Podpisanie aneksu do umowy cywilno-prawnej możliwe jest w dwóch formach: W przypadku, gdy umowa podpisana była przez Strony w formie elektronicznej i jej rozliczenie nie wymaga dodatkowo papierowej formy umowy, wówczas aneks do umowy również podpisywany będzie elektronicznie - bez potrzeby generowania wydruku dokumentu: 4. Akceptacja Wykonawcy / Zleceniobiorcy (krok 3 lub 4) - Wykonawca/ Zleceniobiorca - pracownik UŁ zapoznaje się z treścią aneksu do umowy i składa podpis cyfrowy UŁ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 12

5. Akceptacja Zamawiającego / Zleceniodawcy (krok 4 lub 5) - Zamawiający/ Zleceniodawca zapoznaje się z treścią aneksu do umowy i składa podpis cyfrowy UŁ. System automatycznie wstawia datę zawarcia aneksu do umowy, jako dzień złożenia podpisu elektronicznego przez Zamawiającego/ Zleceniodawcę. W przypadku, gdy umowa podpisana była przez Strony odręcznie (Wykonawcą/ Zleceniobiorcą osoba spoza UŁ), lub elektronicznie ale jej rozliczenie wymaga dodatkowo papierowej formy umowy (Wykonawcą/ Zleceniobiorcą pracownik UŁ), wówczas aneks do umowy również podpisywany będzie poza systemem na wygenerowanym wydruku dokumentu: 4. Generowanie wydruku aneksu do umowy (krok 3 lub 4) po akceptacji Działu Płac UŁ dokument trafia do Wnioskodawcy/ autora aneksu, który generuje jego wydruk z danymi z systemu (zgodny ze wzorem załącznika do Zarządzenia Rektora). Następnie odpowiedzialny jest za zebranie na aneksie do umowy podpisów od Stron umowy. Podpisany dokument skanuje i dołącza do formularza aneksu w systemie. 5. Akceptacja Działu Płac (wydruki) (krok 4 lub 5) pracownik Działu Płac UŁ weryfikuje załączony aneks do umowy pod względem formalno-merytorycznym. Po zatwierdzeniu i podpisaniu aneksu, elektroniczna umowa automatycznie jest archiwizowana a rachunki wystawiane są do obowiązującego aneksu do umowy. Uwaga: 1. Do obiegu elektronicznych umów cywilno-prawnych wprowadzony jest mechanizm powiadomień e-mail o otrzymywaniu na Listę zadań dokumentów. Przy pierwszym logowaniu system wymaga uzupełnienia przez pracownika adresu e-mail oraz wyrażeniu zgody na otrzymywanie powiadomień o nowych dokumentach, które pojawiać się będą na jego Liście zadań w Portalu Pracowniczym. 2. Po zakończeniu obiegu każdej elektronicznej umowy, rachunku oraz aneksu - autor dokumentu w systemie otrzyma powiadomienie e-mail o ukończeniu jego procesu. Dzięki temu, autor umowy będzie wiedział kiedy umowa/ aneks do umowy zostały zatwierdzone i można wystawić rachunek oraz kiedy rachunek zostanie przesłany do systemu Kadrowo-Płacowego celem wypłaty. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 13

3. Elektroniczna umowa cywilno prawna szczegółowy opis etapów Poniżej kolejno zostały opisane kroki występujące w obiegu elektronicznej umowy cywilno-prawnej dla każdego z udostępnionych typów umów. W celu utworzenia umowy cywilno-prawnej w Portalu Pracowniczym należy wybrać zakładkę Dokumenty > Dodaj, następnie na stronie Dodawanie dokumentów wskazać w Grupa dokumentów: Umowy cywilno- prawne, wybrać Typ: Umowa zlecenie Umowa o dzieło sporządzenie recenzji rozprawy doktorskiej Umowa o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ recenzja w postępowaniu o nadanie tytułu profesora Umowa o dzieło promotor w przewodzie doktorskim Umowa o dzieło ogólna Umowa o dzieło dydaktyczna Umowa o dzieło członek komisji habilitacyjnej Następnie zatwierdzić klikając WYBIERZ. Po wskazaniu typu umowy zostaje otwarty jej formularz na kroku 1 Etap wnioskowania oraz dokument automatyczne jest zapisywany na Liście zadań pracownika. 3.1. Etap wnioskowania - krok 1 Formularz umowy cywilno- prawnej dla przejrzystości wprowadzania danych składa się z kilku tematycznie uszeregowanych części. Pracownik tworzący dokument w systemie kolejno uzupełnia na umowie wymagane informacje, które w późniejszych krokach podlegają weryfikacji i akceptacji przez upoważnione osoby uczestniczące w obiegu. Następnie po procesie akceptacji umowy, na podstawie wprowadzonych danych, system automatycznie przekłada je na treść dokumentu (zgodną ze wzorami umów z Zarządzenia Rektora), którą to Strony umowy podpisują w systemie lub na wygenerowanym wydruku. Etap wnioskowania krok 1, formularz umowy pogrupowany został na kilka części: obowiązkowe do wypełnienia (oznaczone gwiazdką*): Dane podstawowe, Dane Wykonawcy / Zleceniobiorcy, Dane szczegółowe, Tryb postępowania do umowy (dla umów zlecenie), Załączniki (dla umów zlecenie z osobą spoza UŁ), oraz dodatkowe, nieobowiązkowe do wypełnienia: Szczególne warunki umowy lub oświadczenia bezgotówkowe (dla umów o dzieło: ogólnej, dydaktycznej, recenzji w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora, recenzji doktoratu, promotora w przewodzie doktorskim oraz umowy zlecenie), Dodatkowe zapisy umowy i Komentarze. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 14

I. Dane podstawowe* W danych podstawowych w pierwszej kolejności należy wskazać Stronę umowy Zamawiającego / Zleceniobiorcę osobę upoważnioną do reprezentowania UŁ: Dla umowy o dzieło ogólnej (UODO): o w polu Reprezentowany przez (Zamawiający) wybieramy ze słownika pracownika UŁ - osobę upoważnioną do reprezentowania i zawierania w imieniu Uczelni umowy. o W polu Osoba upoważniona do odbioru dzieła w imieniu Zamawiającego wybieramy ze słownika upoważnionego pracownika UŁ. Lista osób zawężona jest do Wydziału/ jednostki administracyjnej autora umowy. Dla umowy o dzieło dydaktycznej (UODD), umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej (UODK), umowy o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (UODR), umowy o dzieło recenzja doktoratu (UODRD) oraz umowy o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD): o w polu Wydział wybieramy z listy Wydział UŁ, o następnie w polu Zamawiający - Dziekan Wydziału/ osoba upoważniona przez Dziekana Wydziału wybieramy Dziekana lub osobę upoważnioną przez Dziekana Wydziału. o w przypadku umowy o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (UODR), dodatkowo w polu Osoba upoważniona do odbioru dzieła w imieniu Zamawiającego wskazujemy ze słownika upoważnionego pracownika UŁ. Lista osób zawężona jest do Wydziału/ jednostki administracyjnej autora umowy. Dla umowy zlecenie (UZ) w polu Reprezentowany przez (Zleceniodawca) ze słownika wybieramy pracownika UŁ upoważnionego do reprezentowania UŁ. Uwaga: Słownik osób upoważnionych do reprezentowania Uczelni i zawierania umów cywilno-prawnych obejmuje Władze administracji centralnej oraz Wydziałowe UŁ. W przypadku, gdy Zamawiającym/ Zleceniodawcą jest inny pracownik UŁ, to powinien on posiadać imienne upoważnienie od Rektora UŁ lub Dziekana Wydziału do zawierania umów zlecenie i umów o dzieło. Zgłoszenie o dodaniu pracownika do listy osób upoważnionych do zawierania umów cywilno-prawnych prosimy przesyłać na adres: helpdesk@uni.lodz.pl. II. Dane Wykonawcy / Zleceniobiorcy Na Etapie wnioskowania obowiązkowo należy wskazać również Wykonawcę/ Zleceniobiorcę umowy. W pierwszej kolejności należy wybrać Typ Wykonawcy/ Zleceniobiorcy umowy - pracownik UŁ lub osoba spoza UŁ. W zależności od wyboru wyświetlona zostanie dalsza grupa pól do wypełnienia. Dane każdego Wykonawcy/ Zleceniobiorcy umowy pobierane są z systemu Kadrowopłacowego, zarówno dla pracownika UŁ jak i osoby spoza UŁ. W przypadku nieaktualnych danych lub braku osoby należy skontaktować się z Działem Płac UŁ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 15

o Gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą umowy jest pracownik UŁ to kolejno wypełniane są: Imię i Nazwisko słownik pracowników z systemu Kadrowo- płacowego UŁ. Wnioskodawca/ autor umowy ma zawężoną listę pracowników UŁ do osób dla których ma nadane w systemie upoważnienie do wystawienia umowy. Pesel, NIP, Kod pracownika dane Wykonawcy/ Zleceniobiorcy pobierane są z systemu Kadrowo- płacowego, nie do edycji. Stanowisko - dane Wykonawcy/ Zleceniobiorcy pobierane są z systemu Kadrowo- płacowego (tylko aktywne zatrudnienie). Jeżeli pracownik zajmuje więcej niż jedno stanowisko wówczas należy wybrać z listy odpowiednie. Jednostka zatrudnienia - dane Wykonawcy/ Zleceniobiorcy pobierane są z systemu Kadrowo- płacowego (tylko aktualna jednostka zatrudnienia), nie do edycji. Umowa o dzieło Dane Wykonawcy przykład Wykonawca - Pracownik UŁ o Gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą umowy jest osoba spoza UŁ to pod typem Wykonawcy/ Zleceniobiorcy wyświetlony jest komunikat: Uwaga: lista osób spoza UŁ wyświetlana jest po wpisaniu min. 3 znaków np. Nazwiska, Imienia lub pesel. W przypadku braku osoby na liście należy pobrać i wypełnić Załącznik nr 6 lub Załącznik nr 7. Następnie skan załącznika należy przesłać pocztą elektroniczną do Działu Płac. Po wprowadzeniu przez Dział Płac danych Wykonawcy/Zleceniobiorcy do systemu Kadrowo-płacowego dane osoby spoza UŁ będą widoczne na formularzu umowy w Portalu Pracowniczym. Dodatkowo dla umowy zlecenie: Zleceniobiorcy spoza UŁ obowiązkowo wypełniają załącznik nr 8, którego skan należy dołączyć do umowy oraz generowanych do niej rachunków. Ponadto Zleceniodawca zobowiązany jest do przesłania do Działu Płac odpowiedniego formularza ZUS: załącznik nr 9 - ZUS ZUA, załącznik nr 10- ZUS ZZA lub załącznik nr 11 -ZUS ZWUA. Następnie kolejno należy wypełnić pola: Osoba spoza Uniwersytetu Łódzkiego słownik osób z systemu Kadrowopłacowego, lista wyświetlana jest po wpisaniu min. 3 znaków. Można wyszukać osobę po Nazwisku i Imieniu lub Pesel. Pesel, NIP, Typ dokumentu, Nr dokumentu są to dane Wykonawcy/ Zleceniobiorcy z systemu Kadrowo- płacowego, nie do edycji. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 16

Umowa o dzieło dydaktyczna dane Wykonawcy przykład Wykonawca osoba spoza UŁ III. Dane szczegółowe* W danych szczegółowych obowiązkowo należy podać przede wszystkim informacje dotyczące przedmiotu umowy wraz z kwotą oraz źródła finansowania umowy. Specyfika pól do wypełnienia w tej części uzależniona jest od typu umowy: Przedmiot umowy Dla każdego typu umowy cywilno- prawnej należy wypełnić w Przedmiocie umowy obowiązkową grupę pól. W celu dodania przedmiotu umowy klikamy Dodaj+. Otworzy się nowe okno Dodaj przedmiot umowy, gdzie uzupełniamy: Dla umowy o dzieło ogólnej (UODO) oraz umowy zlecenie (UZ): o Opis Przedmiotu - pole tekstowe, podajemy przedmiot zgodny z charakterem umowy; o Jednostka należy zaznaczyć miarę wyliczenia wynagrodzenia: Za godzinę, Arkusz, Sztuka, Ryczałt lub Inne (gdy Inne to dodatkowo wypełnić Wskaż jednostkę); o Ilość należy podać liczbę dla wskazanej jednostki (liczby niepełne należy wpisywać z przecinkiem); o Stawka należy podać kwotę stawki dla jednostki (wartość w zł); o Kwota brutto kwota automatycznie wyliczana na podstawie wartości z pól Ilość i Stawka, pole nie do edycji. Umowa o dzieło ogólna okno Dodaj przedmiot umowy przykład COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 17

Dla umowy o dzieło dydaktycznej (UODD): o Kierunek podajemy nazwę kierunku przedmiotu dydaktycznego np. Stosunki Międzynarodowe oraz Międzynarodowe Studia Kulturowe; o Rok studiów podajemy rok w formacie rzymskich cyfr, jeden lub dwa roczniki np. I lub I i II; o Stopień do zaznaczenia: I stopnia, II stopnia i III stopnia; o Forma studiów - do zaznaczenia: stacjonarne i niestacjonarne; o Kod przedmiotu wpisujemy kod przedmiotu wg. USOS np. 1300- D1S0218 pole nieobowiązkowe; o Nazwa przedmiotu podajemy nazwę przedmiotu wg. USOS np. Cine ibero- y lusoamericano; o Forma zajęć - do zaznaczenia jedna: Wykłady, Ćwiczenia, Ćwiczenia konwersatoryjne lub Inne (wówczas dodatkowo wypełnić Wpisz jakie); o Ilość godzin należy podać liczbę godzin (liczby niepełne należy wpisywać z przecinkiem); o Stawka za godzinę należy wpisać kwotę w zł. W treści umowy stawka nie jest widoczna, zgodnie z załącznikiem do Zarządzenia Rektora na umowie wskazana jest kwota brutto i ilość godzin. Uwaga: Stawka za godzinę widoczna jest tylko na elektronicznym formularzu umowy i rachunku. o Kwota brutto system automatycznie uzupełnia pole wartością z Ilość godzin x Stawka za godzinę. Pole nie do edycji. Umowa o dzieło dydaktyka okno Dodaj przedmiot umowy - przykład Dla umowy o dzieło recenzja doktoratu (UODRD) oraz umowy o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD): o Opis przedmiotu umowy - pole tekstowe, podajemy przedmiot zgodny z charakterem umowy. o Wynagrodzenie kwota brutto podajemy wartość wynagrodzenia w zł. o Data powołania należy wskazać datę powołania Recenzenta, Promotora. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 18

Umowa o dzieło recenzja doktoratu okno Dodaj przedmiot umowy - przykład Dla umowy o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (UODR): o Sporządzenie recenzji w postepowaniu habilitacyjnym i nadanie tytułu profesora należy zaznaczyć typ właściwy dla danej umowy. o Osoba objęta postępowaniem pole tekstowe, wpisujemy dane osoby objętej postępowaniem habilitacyjnym lub o nadanie tytułu profesora. o Wynagrodzenie - kwota brutto - podajemy wartość wynagrodzenia w zł. o Data powołania należy wskazać datę powołania Recenzenta. Umowa o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym okno Dodaj przedmiot umowy - przykład Dla umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej (UODK): o Czy postępowanie habilitacyjne dotyczy pracownika UŁ gdy zaznaczymy checkbox, to w kolejnym polu Pracownik UŁ objęty postępowaniem habilitacyjnym wybieramy osobę z listy pracowników UŁ. Jeżeli nie zaznaczymy to w polu Imię i nazwisko osoby objętej postepowaniem habilitacyjnym należy wpisać dane osoby. o Funkcja pole słownikowe do wyboru: Przewodniczący, Sekretarz, Recenzent lub Członek Komisji. o Wynagrodzenie za sporządzenie opinii - kwota brutto podajemy wartość wynagrodzenia w zł. o Data powołania należy wskazać datę powołania osoby do Komisji habilitacyjnej. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 19

Umowa o dzieło członek komisji habilitacyjnej okno Dodaj przedmiot umowy - przykład Po wypełnieniu danych w oknie Dodaj przedmiot umowy klikamy Dodaj. W przypadku umowy o dzieło ogólnej (UODO) oraz umowy zlecenie (UZ) można dodać więcej niż jeden przedmiot umowy. Dla umowy o dzieło dydaktycznej (UODD) każdy przedmiot dydaktyczny traktowany jest jako osobna pozycja przedmiotu umowy, dodajemy kolejno wszystkie przedmioty dydaktyczne jakie mają znaleźć się na umowie. Dla umowy o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (UODR), umowy o dzieło recenzja doktoratu (UODRD), umowy o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD) oraz umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej (UODK) ze względu na charakter umowy możliwe jest dodanie tylko jednego przedmiotu umowy. Dodatkowo pod przedmiotem umowy, dla umowy o dzieło ogólnej (UODO) oraz umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej (UODK) widoczne jest pytanie Czy dzieło ma charakter autorski? należy wybrać Tak lub Nie. Źródła finansowania umowy Po dodaniu przedmiotu umowy kolejną obowiązkową grupą pól do wypełnienia są źródła finansowania umowy. W celu przypisania źródła należy kliknąć Dodaj+. Otworzy się nowe okno Dodaj źródło finansowania umowy, gdzie uzupełniamy: Czy finansowanie z projektu - finansowanie umowy może być z projektu lub ze środków jednostki. o Gdy checkbox zaznaczymy, to w oknie pojawia się wymagana do wypełnienia grupa pól dotycząca projektu: Projekt słownik projektów aktywnych, należy wybrać. MPK, Dysponent środków, Rodzaj Działalności pola nie do edycji, po wskazaniu projektu pola te automatycznie są uzupełnianie, zgodnie z danymi z systemu ERP. Dyscyplina nauki - dla określonego rodzaju działalności oraz grupy MPK należy wybrać ze słownika dyscyplinę nauki. Budżet i Etap budżetu - dane z projektu, należy wybrać ze słownika właściwe. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 20

Źródło finansowania słownik źródeł finansowania kosztowych dla projektu, należy wybrać jedno. Umowa o dzieło ogólna okno Dodaj źródło finansowania umowy przykład źródła projektowego o Gdy nie zaznaczono finansowania z projektu, to należy wypełnić pola dla finansowania z jednostki: MPK słownik miejsc powstawania kosztów na UŁ, Dysponent środków po wskazaniu MPK można wybrać dysponenta środków z listy osób powiązanych z MPK wg. systemu Kadrowo-płacowego, Rodzaj działalności słownik rodzajów działalności (poza projektowych) zawężony do właściwych wg. typu umowy. Dyscyplina nauki - dla określonego rodzaju działalności oraz grupy MPK należy wybrać ze słownika dyscyplinę nauki. Źródło finansowania słownik źródeł finansowania. Dodatkowo po wskazaniu rodzaju działalności: 531 pojawia się pole Nr zlecenia słownik zleceń pobierany jest z systemu ERP, 534 pojawia się pole Nr budynku lista budynków pobierana jest z systemu ERP. Kwota brutto każde źródło finansowania musi mieć przypisaną kwotę w zł na jaką będzie finansowało umowę. Po wypełnieniu danych w oknie Źródła finansowania umowy klikamy Dodaj. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 21

Umowa o dzieło dydaktyczna okno Dodaj źródło finansowania umowy przykład źródła poza projektowego Dla umowy o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (UODR), umowy o dzieło recenzja doktoratu (UODRD), umowy o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD) oraz umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej (UODK) ze względu na charakter umowy możliwe jest wskazanie tylko źródeł finansowania z projektu. Na formularzu dokumentu wszystkie dodane przedmioty umowy oraz źródła finansowania są wyświetlone w formie tabel z podsumowaniem ogólnej kwoty. Uwaga: 1. Umowa cywilno-prawna może być finansowania z więcej niż jednego źródła, przy czym suma źródeł musi być równa sumie wartości przedmiotów umowy. 2. Dodanie minimum jednego przedmiotu umowy oraz jednego źródła finansowania jest obowiązkowym aby przesłać dokument na kolejny krok. Gdy potrzeba poprawić wprowadzony przedmiot umowy lub źródło finansowania to na kroku 1 Etap wnioskowania, można je edytować za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje -> Popraw lub w całości usunąć Akcje -> Usuń. W dalszej części formularza Dane szczegółowe oprócz przedmiotu umowy oraz źródeł finansowania umowy w zależności od typu umowy cywilno- prawnej wymagane jest podanie dodatkowych danych: Dla umowy o dzieło ogólnej (UODO) oraz umowy zlecenie (UZ): o Stawka ustalona na podstawie pole wyboru: Kosztorys, Cena umowna, Inne. W przypadku wskazania Inne należy wypełnić dodatkowe opisowe pole Stawka inne. o Rodzaj wypłaty wynagrodzenia pole wyboru zawiera formy wypłaty: jednorazowo, miesięcznie i w ratach. W przypadku wskazania na umowie formy wypłaty jednorazowo będzie można wystawić do niej tylko jeden rachunek. Dodatkowe wytycznie dla Umowy zlecenie (UZ): COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 22

gdy okres trwania umowy jest krótszy niż jeden miesiąc kalendarzowy rodzaj wypłaty należy wskazać jednorazowo; gdy umowa jest podstawowym źródłem dochodu dla Zleceniobiorcy należy wskazać rodzaj wypłaty miesięcznie. Dla umowy o dzieło ogólnej (UODO), umowy zlecenie (UZ) oraz umowy o dzieło dydaktycznej (UODD): o Okres trwania umowy od i Okres trwania umowy do daty rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła; W przypadku umowy zlecenie (UZ), jeżeli wskazano okres trwania umowy krótszy niż jeden rok kalendarzowy pojawia się dodatkowe pytanie: Czy przewidywana jest kontynuacja umowy zlecenie w danym roku kalendarzowym? pole wyboru Tak lub Nie. Czy umowa dofinansowana z UE pole wyboru Tak lub Nie. Dla umowy o dzieło ogólnej (UODO), umowy o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (UODR), umowy o dzieło recenzja doktoratu (UODRD) oraz umowy o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD) występuje dodatkowe pytanie: Czy Zamawiający zobowiązany jest do wydania Wykonawcy materiałów do wykonania umowy pole wyboru Tak lub Nie. W przypadku wskazania Tak należy wypełnić dodatkowe pola: o Maksymalny termin wydania materiałów najpóźniejszą datą możliwą do wskazania jest pierwszy dzień rozpoczęcia trwania umowy. o Opis materiałów pole opisowe. Dla wszystkich umów cywilno-prawnych, gdy wskazano Wykonawcę pracownika UŁ dodatkowo należy odpowiedzieć na pytanie: Czy umowa wymaga papierowej formy w celu jej rozliczenia? - pole wyboru Tak lub Nie. Gdy zaznaczymy Tak pojawi się dodatkowy komunikat: Umowami cywilno-prawnymi, które wymagają do rozliczenia formy papierowej są umowy finansowane z projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych i UE. Umowa wymagająca papierowej formy do rozliczenia nadal zachowany ma proces pełnego obiegu elektronicznego, gdzie Strony umowy podpisują ją w systemie za pomocą podpisów elektronicznych. Następnie po zakończeniu obiegu dokumentu, można wygenerować papierową formę umowy z systemu. Uwaga: oznaczenie na umowie, że jej rozliczenie wymaga papierowej formy skutkuje tym, że wszystkie rachunki do tej umowy będą miały obieg mieszany tj. rachunki za umowę podpisywane będą przez Strony umowy oraz Kwestora UŁ poza systemem na wygenerowanym wydruku dokumentu. IV. Tryb postępowania do umowy Część widoczna tylko dla umowy o dzieło ogólnej (UODO), umowy o dzieło dydaktycznej (UODD) oraz umowy zlecenie (UZ). COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 23

Zgodnie z 4 Zarządzenia nr 39 Rektora UŁ określenie trybu realizacji zamówień publicznych nie dotyczy umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej (UODK), umowy o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (UODR), umowy o dzieło recenzja doktoratu (UODRD) oraz umowy o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD). W przypadku umowy o dzieło ogólnej (UODO) oraz umowy o dzieło dydaktycznej (UODD), w których kwota przedmiotu nie przekracza równowartości 30 000 euro - jako ostatnia pozycja w części Dane szczegółowe automatycznie podawana jest informacja dotycząca trybu postępowania do umowy: Umowę zawarto zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych w trybie: Art. 4 pkt 8 - zamówienie, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro netto. W przypadku każdej umowy zlecenie oraz umowy o dzieło ogólnej (UODO) i umowy o dzieło dydaktycznej (UODD), dla których kwota przedmiotu przekracza równowartość 30 000 euro na formularzu korku 1 pojawia się dodatkowa część Tryb postępowania do umowy, gdzie należy wybrać ze słownika właściwy dla umowy tryb. Uwaga: Tryb postępowania do umowy powinien być zgodny z ustawą Prawo Zamówień Publicznych i przed zawarciem umowy (poza systemem) uzgodniony z Działem Zakupów UŁ. Dla umowy zlecenie system automatycznie weryfikuje Zleceniobiorcę, czy w bieżącym roku kalendarzowym suma kwot z zawartych przez Niego umów zleceń nie przekroczyła równowartości kwoty 30 000 euro (zgodnie z progiem wynikającym z ustawy Prawo Zamówień Publicznych ). Jeżeli tak, słownik trybów nie zawiera pozycji Art.4 pkt.8 i tryb realizacji zlecenia należy uzgodnić z Działem Zakupów UŁ. V. Szczególne warunki umowy lub świadczenia bezgotówkowe Kolejna nieobowiązkowa część formularza widoczna jest dla wszystkich typów umów oprócz umowy o dzieło członek komisji habilitacyjnej (UODK). Jeżeli umowa cywilno-prawna ma zawierać dodatkowe zapisy dotyczące szczególnych warunków umowy lub świadczeń bezgotówkowych na formularzu można dodać ich treść oraz kwotę brutto. W przypadku nie dodania żadnego dodatkowego zapisu ta część formularza na kolejnych krokach będzie ukryta. VI. Dodatkowe zapisy umowy Następna fakultatywna sekcja pokazana jest na formularzach wszystkich umów. Jeżeli do treści umowy cywilno-prawnej mają być dodane dodatkowe paragrafy, nie ujęte we wzorcu umowy stanowiącego załącznik do Zarządzenia Rektora a które mają znaleźć się na wydruku dokumentu, to można je dodać na formularzu. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 24

W tym celu w części Dodatkowe zapisy umowy należy kliknąć Dodaj+. Otworzy się nowe okno Dodaj nowy paragraf umowy, gdzie należy wpisać Treść dodatkowego punktu Dodaj. Dodatkowy zapis do umowy zostanie wyświetlony na formularzu w postaci tabeli. Na kolejnych krokach tabela z dodatkowymi zapisami do umowy będzie widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w obiegu dokumentu oraz dodatkowe paragrafy automatycznie pojawią się na wydruku umowy (pogrubioną czcionką). Uwaga: Treść dodatkowych zapisów nie może wpływać na zmianę charakteru umowy i być sprzeczną z Zarządzeniem nr 39 Rektora UŁ oraz przepisami prawa. Na kolejnym kroku Akceptacja Działu Płac weryfikowane są dodane zapisy do umowy, wszelkie niejasności w umowie mogą wymagać przekazania dokumentu do dodatkowej opinii Radców Prawnych UŁ. Na Etapie wnioskowania dodatkowy zapis umowy można edytować za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje -> Popraw lub w całości usunąć Akcje -> Usuń. W przypadku nie dodania żadnego dodatkowego punktu do umowy ta część formularza na kolejnych krokach będzie ukryta. VII. Komentarze Na każdym kroku obiegu elektronicznej umowy cywilno- prawnej można w części Komentarze zamieścić dodatkową informację (wyjaśniającą czy uzupełniającą), widoczną dla wszystkich osób uczestniczących w procesie akceptacji dokumentu. Komentarz ten będzie wyświetlony tylko w systemie, nie znajdzie się na wydruku umowy. W celu dodania informacji należy kliknąć Dodaj+ mieszczące się w wierszu Komentarze. Otworzy się okno Dodaj uwagę, gdzie należy wskazać Typ uwagi Komentarz oraz wypełnić pola Tytuł oraz Treść a następnie kliknąć Dodaj. Dodany do formularza umowy komentarz, jego autor może edytować za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje -> Popraw lub w całości usunąć Akcje -> Usuń. VIII. Załączniki Sekcja ta widoczna jest tylko w przypadku umowy zlecenie, gdy Zleceniobiorcą jest osoba spoza UŁ. Wówczas wymagane jest dołączenie do formularza umowy na kroku Generowanie wydruku umowy wypełnionego załącznika nr 8 do Zarządzenia Rektora. Ponadto należy przesłać do Działu Płac drogą e-mail wypełniony formularz ZUS: załącznik nr 9 - ZUS ZUA, załącznik nr 10- ZUS ZZA lub załącznik nr 11 -ZUS ZWUA. W celu dodania pliku należy w części Załączniki kliknąć Dodaj+. Wyświetlone zostanie okno wyboru plików z komputera pracownika, za pomocą którego trzeba wskazać dokument, a następnie kliknąć Otwórz. Można dodać pliki o rozszerzeniach: 'bmp' - plik z grafiką bitmapową,'jpeg' - plik z grafiką rastrową, 'jpg' - plik z grafiką rastrową, 'png' - plik z grafiką rastrową, 'pdf' - popularny format dokumentów, 'doc' - plik dokumentu MS Word (stara wersja),'docx' - plik dokumentu programu MS Word (nowa wersja), 'txt' - standardowy plik tekstowy (na COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 25

przykład napisany w notatniku) oraz 'odt' - plik dokumentu programów z rodziny OpenOffice. Maksymalnym rozmiarem jednego pliku jest 10 MB. Wszystkie dołączone dokumenty wyświetlane są na formularzu umowy w części Załączniki w postaci tabeli. Dla każdego dodanego pliku, za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje można wykonać Pobierz załącznik lub Usuń załącznik. Po wypełnieniu formularza umowy na kroku 1 Etap wnioskowania pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza anulowanie umowy na danym kroku, zniknie ona z Listy zadań pracownika, obieg jej zostanie zakończony a dokument będzie zarchiwizowany (ze statusem Usunięty). W celu usunięcia umowy, po kliknięciu w Usuń dokument pojawi się okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Przerwij i zachowaj jako roboczy Formularz umowy zostanie zapisany w wersji roboczej na Liście zadań pracownika, który będzie mógł powrócić do wypełniania dokumentu w późniejszym czasie, nie będzie on przesłany do akceptacji na kolejny krok. Złóż wniosek o Umowę o dzieło / Złóż wniosek o Umowę Zlecenie Oznacza zapisanie i przesłanie formularza umowy cywilno- prawnej na kolejny krok Akceptacja dysponenta środków. Poniżej przykłady wypełnionych elektronicznych umów cywilno-prawnych na kroku 1 Etap wnioskowania. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 26

Umowa o dzieło ogólna Etap wnioskowania przykład wniosku umowy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 27

Umowa zlecenie Etap wnioskowania przykład wniosku umowy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 28

Umowa o dzieło dydaktyczna Etap wnioskowania przykład wniosku umowy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 29

Umowa o dzieło członek komisji habilitacyjnej Etap wnioskowania przykład wniosku umowy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 30

Umowa o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym / o nadanie tytułu profesora Etap wnioskowania przykład wniosku umowy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 31

Umowa o dzieło recenzja doktoratu Etap wnioskowania przykład wniosku umowy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 32

Umowa o dzieło promotor w przewodzie doktorskim Etap wnioskowania przykład wniosku umowy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 33

3.2. Akceptacja dysponenta środków krok 2 Każdy wniosek elektronicznej umowy cywilno-prawnej, po wypełnieniu wszystkich danych przekazywany jest na krok 2 - Akceptacja dysponenta środków. Dokument trafia na Listę zadań do osoby upoważnionej do zarządzania środkami dla źródła finansowania wskazanego na umowie. Dysponentem środków w zależności od charakteru umowy może być pracownik UŁ: Kierownik jednostki lub osoba upoważniona do akceptacji środków wg. wskazanego MPKu dla źródła finansowania poza projektowego; Kierownik projektu - dla źródła finansowania projektowego. W przypadku, kiedy umowa cywilno-prawna finansowana jest z kilku źródeł, wymagana będzie akceptacja dysponentów środków każdego ze wskazanych źródeł. Na etapie tym pracownik zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na krok 1, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian na wniosku umowy. Przed zatwierdzeniem wniosku umowy, na formularzu w części Oświadczenie Dysponenta środków należy obowiązkowo zaznaczyć: Oświadczam, że posiadam upoważnienie udzielone mi przez Dziekana Wydziału / Rektora UŁ do zaciągania zobowiązań w imieniu UŁ, w tym do zawierania umów cywilnoprawnych. Dodatkowo pracownik może również dodać własną uwagę do umowy w części Komentarze, która będzie widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w obiegu dokumentu w systemie. Dołączanie komentarza opisane zostało na Etapie wnioskowania. Po zaznaczeniu Oświadczenia Dysponenta środków pracownik może dla dokumentu wykonać następujące czynności: Usuń dokument Przekaż do poprawy W przypadku, gdy pracownik stwierdzi, że umowa zawiera błędy może cofnąć ją do poprawy na Etap wnioskowania. W tej sytuacji, system wyświetli okno Przekazanie dokumentu do poprawy, gdzie należy podać powód wycofania dokumentu oraz wskazać krok, na który ma być on przekazany. W tym przypadku można wskazać tylko krok 1 - Etap wnioskowania. Pracownik, który otrzyma dokument wycofany do poprawy po jego otwarciu, wyświetlony będzie miał komunikat z podaniem przyczyny cofnięcia oraz kroku z którego został on przekazany. Akceptuję wydatkowanie zaplanowanych kwot dla umowy Opisy działania pozostałych przycisków przedstawiono na kroku 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 34

3.3. Akceptacja Działu Płac, Akceptacja Administracji Centralnej kroki 3 i 4 Na kolejnych krokach pracownicy jednostek administracji centralnej UŁ dokonują weryfikacji wniosku umowy cywilno-prawnej, jednak nie mają możliwości nanoszenia na nim zmian. Gdy dokument wymaga poprawy jest cofany na etapy wcześniejsze (z małymi wyjątkami). Akceptacja Działu Płac krok 3 Pracownik Działu Płac UŁ dokonuje weryfikacji umowy pod względem formalnomerytorycznym. W przypadku wątpliwości prawnych Dział Płac może dodatkowo przesłać na tym kroku dokument do zaopiniowania przez Zespół Radców Prawnych UŁ. Na formularzu umowy może dokonać korekt w zakresie: W Przedmiocie umowy pole Data powołania - dla umów o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (UODR), recenzja doktoratu (UODRD), promotor w przewodzie doktorskim (UODPD) oraz członek komisji habilitacyjnej (UODK). Odpowiedzi na pytanie Czy umowa wymaga papierowej formy w celu jej rozliczenia? dla umów, gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ. Akceptacja Administracji Centralnej krok 4 Pracownik jednostki administracji centralnej UŁ: Działu Rachunkowości Zarządczej, Działu Finansowego lub Centrum Nauki - odpowiedni wg. wskazanego na umowie źródła/eł finansowania sprawdza umowę pod względem formalno-rachunkowym. Na formularzu umowy może dokonać korekt w zakresie: źródła finansowania umowy: o projektowego - poprawy dyscypliny, budżetu, etapu oraz źródła finansowania projektu; o poza projektowego - poprawy rodzaju działalności, dyscypliny i źródła finansowania odpowiedzi na pytanie Czy umowa wymaga papierowej formy w celu jej rozliczenia? dla umów, gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ. Pracownicy administracji mogą dodatkowo dodać własną uwagę - w części Komentarze, która to będzie widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w obiegu dokumentu. Dołączanie komentarza do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania. Po akceptacji jednostek administracji centralnej wniosek umowy cywilno-prawnej może być podpisany przez Strony umowy. Podpisanie umowy cywilno-prawnej możliwe jest w dwóch formach: na elektronicznym dokumencie w systemie za pomocą podpisów cyfrowych - gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą umowy jest pracownik UŁ, lub na wygenerowanym wydruku dokumentu poprzez odręczne złożenie podpisów - gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą umowy jest osoba spoza UŁ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 35

3.4. Umowa podpisywana elektronicznie: Akceptacja Wykonawcy/ Zleceniobiorcy, Akceptacja Zamawiającego/ Zleceniodawcy kroki 5 i 6 W przypadku, gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą umowy jest pracownik UŁ to Strony umowy podpisują dokument w systemie. Trafia ona kolejno na Listy zadań pracowników na kroki: Akceptacja Wykonawcy / Zleceniobiorcy krok 5 Akceptacja Zamawiającego / Zleceniodawcy krok 6 Uwaga: Datą zawarcia umowy jest dzień złożenia podpisu elektronicznego przez Zamawiającego / Zleceniodawcę data automatycznie wstawiana jest na umowie. Akceptacja umowy cywilno-prawnej proces składania podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego) Złożenie podpisu cyfrowego (niekwalifikowanego) przez Strony umowy na kolejnych krokach wygląda tak samo: 1. Pracownik upoważniony do złożenia podpisu na umowie cywilno- prawnej, otrzymuje dokument na swoją Listę zadań, otwiera go i zapoznaje się z zawartymi na formularzu informacjami (dane nie do edycji, możliwe tylko ewentualne dodanie Komentarza). Następnie jeżeli nie ma zastrzeżeń, dokonuje akceptacji poprzez kliknięcie Podpisuję umowę. 2. Wyświetlona zostaje strona Treść dokumentu, na której przedstawiony jest widok wypełnionej umowy cywilno- prawnej zgodnej z wzorcem umowy załączniki do Zarządzenia Rektora. Pod treścią umowy, u dołu strony znajduje się część Podpis elektroniczny z komunikatem: Ostateczne zatwierdzenie dokumentu wymaga złożenia podpisu elektronicznego. Poniżej należy wskazać plik z osobistym certyfikatem. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 36

Umowa Zlecenie Akceptacja Zleceniobiorcy Treść dokumentu przykład umowy z podpisem elektronicznym 3. Zgodnie z wytycznymi, w celu złożenia podpisu elektronicznego należy najpierw wybrać plik z certyfikatem znajdujący się na komputerze pracownika poprzez kliknięcie w PRZEGLĄDAJ. Typ plików do obsługi certyfikatów to *.sig. Po wyszukaniu na komputerze certyfikatu należy w oknie Wysyłanie pliku kliknąć Otwórz. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 37

Proces składania podpisu cyfrowego wysyłanie pliku z certyfikatem 4. System dokonuje weryfikacji poprawności wybranego certyfikatu: a. W przypadku pozytywnego sprawdzenia certyfikatu w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat: Certyfikat został zweryfikowany poprawnie wraz z podaniem szczegółowych danych dotyczących parametrów certyfikatu. b. W przypadku, gdy system będzie miał problem z weryfikacją wskazanego certyfikatu, w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat: System nie mógł zweryfikować poprawności i okresu ważności certyfikatu. W takiej sytuacji należy upewnić się, czy wskazano prawidłowo certyfikat z aktualnym okresem ważności. W przypadku problemów należy skontaktować się z Administratorem Systemu lub bezpośrednio z osobą upoważnioną z Centrum Informatyki UŁ do wydawania certyfikatów. 5. Po poprawnym zweryfikowaniu certyfikatu pracownik może złożyć podpis na dokumencie, automatycznie otwarte zostaje okno do złożenia hasła. 6. W oknie Do złożenia podpisu wymagane jest podanie hasła należy wprowadzić hasło ustanowione dla certyfikatu a następnie kliknąć Złóż podpis lub Enter. Proces składania podpisu cyfrowego podanie hasła COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 38

7. System weryfikuje poprawność hasła: a. W przypadku wpisania prawidłowego hasła, podpis elektroniczny pracownika zostanie złożony na umowie cywilno-prawnej i będzie ona przesłana na kolejny krok do podpisu cyfrowego. System automatycznie przekieruje pracownika na jego Listę zadań, gdzie wyświetlony będzie komunikat: Dokument został podpisany i przekazany do dalszej akceptacji. b. W sytuacji, gdy pracownik wprowadził błędne hasło w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat: Nie udało się podpisać dokumentu. W takiej sytuacji należy ponowić próbę wprowadzenia hasła upewniając się, że jest ono prawidłowe. W przypadku problemów należy skontaktować się z Administratorem Systemu UŁ lub bezpośrednio z osobą upoważnioną z Centrum Informatyki UŁ do wydawania certyfikatów. Uwaga: Podczas pierwszego składania podpisu elektronicznego przez pracownika UŁ na podstawie certyfikatu, który otrzymał w formie pliku umieszczonego na przestrzeni dyskowej (dostępnej po zalogowaniu do komputera wpiętego do domeny Active Directory i działającego w sieci IPv6) dla bezpieczeństwa poufności hasła system może poprosić o zmianę hasła. Oznacza to, że po weryfikacji przez system poprawności certyfikatu (pkt.4.) najpierw wyświetlone zostanie okno Pierwsze użycie certyfikatu zmiana hasła. Znajduje się w nim informacja, że w celu zachowania bezpieczeństwa przed pierwszym użyciem certyfikatu wymagana jest zmiana hasła. Proces składania podpisu cyfrowego pierwsze użycie hasła Po dokonaniu zmiany hasła należy kliknąć Zatwierdź zmiany. Po zmianie hasła, system wygeneruje nowy certyfikat, który trzeba zapisać w miejscu dotychczasowego certyfikatu oraz używać przy składaniu kolejnych podpisów elektronicznych. Wracając do procesu składania podpisu elektronicznego na umowie cywilno-prawnej, ponownie należy wybrać plik z certyfikatem znajdujący się na komputerze pracownika poprzez kliknięcie w PRZEGLĄDAJ (pkt.3) i dalej postępować jak opisano powyżej. Bezpieczeństwo certyfikatu W przypadku podejrzenia przez pracownika UŁ, że dostęp do jego certyfikatu mogła uzyskać nieuprawniona osoba lub mogło dojść do upublicznienia certyfikatu, fakt ten należy niezwłocznie zgłosić do Centrum Informatyki UŁ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 39

Gdy wszystkie Strony umowy cywilno- prawnej złożą na dokumencie podpisy cyfrowe, umowa kończy obieg w systemie i jest archiwizowana. Dodatkowy wydruk elektronicznej umowy: Dla każdej umowy podpisanej elektrycznie, po zakończeniu jej obiegu można wygenerować wydruk dokumentu w postaci: - elektronicznej umowy wraz z historią złożonych podpisów elektronicznych - zawsze, gdy będzie potrzeba; - papierowej wersji umowy do podpisania odręcznie tylko w przypadkach, gdy wymóg wydruku umowy w celu jej rozliczenia został wskazany na formularzu umowy krok 1. Wydruki umowy pobierane są z zakładki Dokumenty > Moje archiwum widok złożony (dla autora umowy) lub Archiwum dokumentów powiązanych widok złożony (dla pozostałych osób uczestniczących w procesie akceptacji dokumentu). W celu pobrania dokumentu należy w wierszu z umową za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje wybrać Wydruk umowy z historią podpisów elektronicznych lub Wydruk umowy do podpisu. Umowa zlecenie dokument zakończony- przykład wydruku umowy z historią podpisów elektronicznych COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 40

3.5. Umowa podpisywana odręcznie: Generowanie wydruku umowy, Akceptacja Działu Płac (wydruki) kroki 5 i 6 Generowanie wydruku umowy krok 5 Po kroku Akceptacji Administracji Centralnej w sytuacji, gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest osoba spoza UŁ, dokument trafia na Listę zadań do wnioskodawcy / autora umowy w celu wygenerowania wydruku umowy. Po otwarciu formularza umowy pracownik wykonuje następujące czynności: 1. W części Wydruk pobiera druk umowy poprzez kliknięcie Generuj wydruk w wersji polskiej lub Generuj wydruk w wersji angielskiej. Umowę w obu wersjach generujemy, gdy Wykonawcą/ Zleceniobiorcą jest obcokrajowiec. Egzemplarz umowy w wersji angielskiej jest dla Wykonawcy/ Zleceniobiorcy, natomiast w wersji polskiej dla UŁ. Przed pobraniem dokumentu: należy odpowiedzieć na pytanie: Czy drukowany dokument ma mieć powiększony margines nagłówka na logotypy? wybór Tak lub Nie. Logotypy na wydrukach umów obowiązkowe są, gdy współfinansowane są one ze środków zewnętrznych i UE szczegółowe informacje można uzyskać w Centrum Nauki UŁ. Jeżeli umowa będzie podpisana przez obie Strony w dniu generowania jej wydruku można przed pobraniem umowy wstawić części Dane podstawowe w polu Data zawarcia umowy termin zawarcia umowy. W pozostałych sytuacjach datę należy wskazać na formularzu dopiero po otrzymaniu umowy podpisanej przez Strony. Pobrana umowa zawiera dane wypełnione przez wnioskodawcę w systemie na kroku 1 i jest zgodna ze wzorcami umów załączniki do Zarządzenia Rektora. Treści wygenerowanej umowy nie można edytować i zmieniać. Wnioskodawca / autor umowy odpowiedzialny jest za pozyskanie na papierowej formie umowy podpisów od Wykonawcy/ Zleceniobiorcy oraz Zamawiającego/ Zleceniodawcy. 2. Następnie, po otrzymaniu podpisanej umowy, w części Dane podstawowe w polu Data zawarcia umowy wskazuje termin zawarcia umowy. Uwaga: Data zawarcia umowy może być późniejsza niż data jej rozpoczęcia. Dotyczy to przypadków, gdy Strony umowy uzgodniły warunki wykonywania pracy ustnie przed jej realizacją. Sporządzenie elektronicznej umowy powinno nastąpić niezwłocznie po rozpoczęciu trwania umowy i niezbędne jest do wystawienia rachunku. Datą zawarcia umowy jest dzień złożenia podpisu przez Zamawiającego lub Zleceniodawcę. 3. Skan umowy (w wersji polskiej) należy dołączyć do elektronicznej umowy niezwłocznie po podpisaniu jej przez Strony. Uwaga: Jeżeli skan umowy będzie dołączony powyżej 14 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy (tj. złożenia podpisu przez Zamawiającego lub COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 41

Zleceniodawcę) będzie wymagane w systemie podanie przyczyny opóźnienia dołączenia dokumentu. Skan umowy dołączany jest na formularzu w części Załączniki. Opis dodawania załączników przedstawiony został na Etapie wnioskowania. 4. Po załączeniu skanu podpisanej umowy dokument można przesłać na krok Akceptacja Działu Płac (wydruki). 5. Dodatkowo do formularza pracownik może dodać uwagę w części Komentarze, która to będzie widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w obiegu dokumentu. Dołączanie komentarza do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania. Akceptacja Działu Płac (wydruki) krok 6 Pracownik Działu Płac UŁ weryfikuje dodane do formularza umowy załączniki. W razie potrzeby może dodać również nowy załącznik. Następnie, jeżeli nie ma przeciwskazań akceptuje dokument pod względem formalnomerytorycznym i zatwierdza do realizacji. Umowa zakańcza obieg w systemie, jest archiwizowana i można do niej wystawić elektroniczny rachunek. Umowa o dzieło ogólna Generowanie wydruku umowy - przykład wydruku umowy Wykonawca: osoba spoza UŁ COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 42

4. Elektroniczny rachunek za umowę cywilno-prawną szczegółowy opis etapów Rachunek za umowę cywilno- prawną wystawić można tylko dla umowy, która przeszła cały proces w systemie tj. została zaakceptowana przez dysponenta środków, zweryfikowana przez jednostki administracji centralnej UŁ oraz podpisana przez Strony umowy (elektronicznie lub odręcznie) a jej obieg został zakończony. Kto może wystawić rachunek za umowę cywilno-prawną w systemie? Pracownik UŁ (wnioskodawca) - autor dokumentu, który utworzył daną umowę w systemie; Wykonawca umowy - w przypadku, gdy jest nim pracownik UŁ; Pracownik UŁ zatrudniony w jednostce autora dokumentu; Pracownik UŁ mający ustawione w systemie zastępstwo za wnioskodawcę umowy. W celu utworzenia rachunku w Portalu Pracowniczym należy wybrać w zakładce Dokumenty > Dodaj, następnie na stronie Dodawanie dokumentów wskazać w Grupa dokumentów: Umowy cywilno- prawne, wybrać Typ: Rachunek za umowę zlecenie Rachunek za umowę o dzieło sporządzenie recenzji rozprawy doktorskiej Rachunek za umowę o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora Rachunek za umowę o dzieło promotor w przewodzie doktorskim Rachunek za umowę o dzieło ogólna Rachunek za umowę o dzieło dydaktyczna Rachunek za umowę o dzieło członek komisji habilitacyjnej i zatwierdzić wybór klikając WYBIERZ. Po wskazaniu typu rachunku zostaje otwarty jego formularz na kroku 1 Etap tworzenia oraz dokument automatyczne jest zapisywany na Liście zadań pracownika. Analogicznie jak dla umowy cywilno- prawnej obieg rachunku od etapu jego utworzenia, poprzez akceptacje jednostek administracji centralnej UŁ odbywa się w całości w systemie. Następnie po kroku Akceptacja Administracji Centralnej rachunek może zostać podpisany w formie elektronicznej lub odręcznie: - Strony rachunku składają podpis elektroniczny na dokumencie, w przypadku gdy umowa podpisywana była również w systemie (gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ) i nie wskazano, że umowa wymaga papierowej formy do rozliczenia. - Strony rachunku składają podpis odręcznie na wygenerowanym wydruku dokumentu, w przypadku gdy umowa podpisywana była również poza systemem (gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest osoba spoza UŁ) lub umowę podpisano elektronicznie ale wskazano, że do jej rozliczenia wymagana jest dodatkowo papierowa forma umowy. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 43

4.1. Etap tworzenia krok 1 Formularz rachunku na kroku 1 Etap tworzenia pogrupowany został na kilka części obowiązkowych: Dane rozliczanej umowy, Szczegóły rachunku, Podsumowanie rachunku, Załączniki oraz nieobowiązkową sekcję: Komentarze. Pod nagłówkiem widoczna jest część Informacje o powiązanych dokumentach, gdzie znajduje się wykaz z numerami dokumentów powiązanych: umową oraz innymi wystawionymi do danej umowy rachunkami oraz aneksami. Każdy dokument podpięty ma link do jego podglądu. I. Dane rozliczanej umowy W pierwszej kolejności w polu Identyfikator rozliczanej umowy należy wskazać umowę, za którą wystawiany jest rachunek. Lista wyświetlanych umów cywilno-prawnych ograniczona jest do umów z zakończonym procesem do których pracownik ma uprawnienia do wystawiania rachunków (tj. autor umowy, Wykonawca/Zleceniobiorca umowy, pracownicy z jednostki autora umowy oraz pracownik zastępujący autora umowy). Dla ułatwienia wyszukiwania właściwego dokumentu dla którego wystawiany jest rachunek dla każdej umowy podany jest jej numer (nadany w systemie), dane Wykonawcy/ Zleceniobiorcy oraz data zawarcia umowy. Po wybraniu umowy automatycznie wypełniane są kolejne pola zawierające podstawowe informacje o niej, danych tych nie można edytować: Data zawarcia umowy zarejestrowana w systemie data podpisania umowy; Data rozpoczęcia umowy, Data zakończenia umowy daty wyświetlane są na Rachunku za umowę o dzieło ogólna (RUODO), Rachunku za umowę zlecenie (RUZ) oraz Rachunku za umowę o dzieło dydaktyczna (RUODD) Zamawiający / Zleceniodawca strona umowy; Osoba uprawniona do odbioru dzieła w imieniu Zamawiającego pole widoczne na Rachunku za umowę o dzieło ogólna (RUODO), Rachunku za umowę o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (RUODR), Rachunku za umowę o dzieło recenzja doktoratu (UODRD) oraz Rachunku za umowę o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD); Wykonawca / Zleceniobiorca strona umowy, grupa pól: PESEL/ /Nr dokumentu tożsamości, NIP; o dla pracownika UŁ dodatkowo: Kod pracownika UŁ, Stanowisko i nazwa miejsca pracy; Czy autorski charakter dzieła pole widoczne na Rachunku za umowę o dzieło ogólna (RUODO) oraz Rachunku za umowę o dzieło członek komisji habilitacyjnej (RUODK). Uwaga: Zmiana Identyfikatora rozliczanej umowy spowoduje wyczyszczenie wszystkich pozycji na rachunku. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 44

II. Szczegóły rachunku Nad częścią Szczegóły rachunku może być wyświetlony komunikat: Dla Rachunku za umowę o dzieło członek komisji habilitacyjnej (RUODK), Rachunku za umowę o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (RUODR), Rachunku za umowę o dzieło recenzja doktoratu (UODRD) oraz Rachunku za umowę o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD): Uwaga: Dla wybranego typu umowy można wystawić tylko jeden rachunek. Dla pozostałych rachunków w przypadku, gdy na umowie wskazano jako rodzaj wypłaty wynagrodzenia jednorazowo: Uwaga: Dla wybranego identyfikatora umowy wskazano jako sposób wypłaty: jednorazowo, zatem można wystawić tylko jeden rachunek. W sekcji Szczegóły rachunku pracownik wypełnia kolejno pola w zakresie rozliczanego dzieła/ zlecenia: Początek okresu rozliczenia rachunku oraz Koniec okresu rozliczenia rachunku pola obowiązkowe do wypełnienia dla Rachunku za umowę o dzieło ogólna (RUODO), Rachunku za umowę zlecenie (RUZ) oraz Rachunku za umowę o dzieło dydaktyczna (RUODD). Uwaga: Początek okresu rozliczenia - system automatycznie podpowiada: dla pierwszego rachunku datę rozpoczęcia umowy; dla kolejnego rachunku pierwszą wolną datę z umowy dla okresu nierozliczonego rachunkami. Koniec okresu rozliczenia należy wskazać datę zakończenia prac dla rozliczanego okresu. Oba pola są do edycji, z kalendarza można wskazać daty z okresu trwania umowy, nie mogą one pokrywać się z datami już rozliczonych rachunków oraz obejmować okres przyszły (rachunki wystawiane są po wykonaniu dzieła zlecenia). Oświadczam, że występuje tylko na Rachunku za umowę zlecenie (RUZ) - pole wyboru: zlecenie wykonałem / zlecenie wykonałem w godzinach pozasłużbowych dotyczy pracowników UŁ. Sposób wypłaty pole wyboru: przelew na konto / wypłata w banku PeKaO S.A. (autowypłata) / przesłanie pocztą / Rachunek zagraniczny w PLN / kasa (depozyt). W przypadku wskazania przelew na konto lub rachunek zagraniczny w PLN dodatkowo pojawia się pole Numer konta bankowego. Domyślnie podstawiany jest nr konta osoby z systemu Kadrowo-płacowego, można zmienić na inne, wówczas w polu Inny numer konta bankowego należy go wpisać. Koszt uzyskania przychodu: o w przypadku dzieła o charakterze autorskim (zgodnie z typem umowy lub wskazaniem charakteru dzieła na umowie) jest to pole wyboru: 50% / 00%; o w przypadku umowy o charakterze nieautorskim jest to pole wyboru: 20% / 00%. Dla Wykonawcy/ Zleceniobiorcy osoby spoza UŁ należy wypełnić dodatkowe pola: COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 45

o Status zatrudnienia pole wyboru: umowa o pracę / emeryt / rencista / doktorant / wolny zawód / niezatrudniony / działalność gospodarcza. Dane z załącznika nr 6 lub 7 do Zarządzenia Rektora. o Miejsce pracy / Kształcenia pole opisowe, nie obowiązkowe. Dane z załącznika nr 6 lub 7 do Zarządzenia Rektora. W dalszej części Szczegóły rachunku widoczne są pomocnicze do rozliczenia rachunku checkbox y: Rozlicz całkowitą wartość Przedmiotu umowy komunikat pod polem wyjaśnia jego działanie: Uwaga: Zaznaczenie pola spowoduje, że rachunek będzie rozliczał pełną wartość umowy lub jeśli jest to kolejny rachunek za umowę rozliczona będzie pozostała wartość umowy. System automatycznie uzupełnia kwoty, pola zablokowane do edycji. Odznaczenie tego pola da możliwość modyfikacji wartości Przedmiotu umowy. Czy ostatni rachunek komunikat pod polem wyjaśnia jego działanie: Uwaga: Zaznaczenie pola spowoduje utratę możliwości wystawiania kolejnych rachunków do danej umowy. Pole widoczne jest na Rachunku za umowę o dzieło dydaktyczna (RUODD), Rachunku za umowę o dzieło ogólna (RUODO) i Rachunku za umowę zlecenie (RUZ) - zależnie od wskazania rodzaju wypłaty wynagrodzenia. Ostatnią część w Szczegóły rachunku stanowi pozycja (lub pozycje) Przedmiot umowy. Jeżeli umowa zawiera więcej niż jeden przedmiot umowy wszystkie kolejno są wyświetlane na rachunku. Dla każdego przedmiotu umowy na rachunku wyświetlana jest następująca grupa pól: Dla Rachunku za umowę o dzieło ogólna (RUODO) i Rachunku za umowę zlecenie (RUZ): o Przedmiot umowy zawiera tytuł przedmiotu umowy, pole nie do edycji. o Ilość - pole do uzupełnienia. Jeżeli zaznaczono checkbox: Rozlicz całkowitą wartość Przedmiotu umowy - to pole będzie wypełnione, nie do edycji. Odznaczenie pola da możliwość edytowania ilości. o Stawka, Jednostka, Kwota brutto pola automatycznie przeliczane po uzupełnieniu pola Ilość, nie do edycji. Uwaga: Gdy formę wypłaty wskazano na umowie ryczałt to można na rachunku edytować pola Ilość i Stawka. Dla Rachunku za umowę o dzieło dydaktyczna (RUODD): o Przedmiot umowy nazwa przedmiotu dydaktycznego zawiera pełen opis przedmiotu dydaktycznego tj. forma zajęć, rok studiów, kierunek, stopień, forma studiów, nazwa przedmiotu dane z umowy nie do edycji. o Ilość godzin - pole do uzupełnienia wartością całkowitą. Jeżeli zaznaczono checkbox: Rozlicz całkowitą wartość Przedmiotu umowy - to pole będzie wypełnione wartością, nie do edycji. Odznaczenie pola da możliwość edytowania ilości godzin. o Stawka za godzinę, Kwota brutto pola automatycznie przeliczane po uzupełnieniu pola Ilość godzin, nie do edycji. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 46

Uwaga: Stawka za godzinę widoczna jest tylko na elektronicznym formularzu umowy i rachunku, nie jest widoczna na wydrukach. Dla Rachunku za umowę o dzieło członek komisji habilitacyjnej (RUODK), Rachunku za umowę o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym/ o nadanie tytułu profesora (RUODR), Rachunku za umowę o dzieło recenzja doktoratu (UODRD) oraz Rachunku za umowę o dzieło promotor w przewodzie doktorskim (UODPD) : o Przedmiot umowy zawiera treść przedmiotu z umowy, pole nie do edycji. o Kwota brutto - pole do uzupełnienia kwotą. Jeżeli zaznaczono checkbox: Rozlicz całkowitą wartość Przedmiotu umowy - to pole będzie wypełnione wartością, nie do edycji. Odznaczenie checkboxa da możliwość edytowania kwoty. III. Szczególne warunki umowy lub świadczenia bezgotówkowe (widoczne fakultatywnie) Dodatkowa część pojawia się na formularzu wniosku rachunku za wszystkie umowy cywilno-prawne (prócz Rachunku za umowę o dzieło członek komisji habilitacyjnej RUODK) w przypadku, gdy na umowie zostały wypełnione szczególne warunki umowy lub świadczenia bezgotówkowe. Wówczas polem do edycji jest Świadczenia bezgotówkowe - kwota brutto. IV. Podsumowanie rachunku Kolejna sekcja na formularzu rachunku zawiera pola z podsumowaniem kwot rozliczanego rachunku oraz tabelę źródła finansowania rachunku. W podsumowaniu kwot rachunku znajdują się pola: Rozliczone godziny pole występuje tylko na Rachunku za umowę o dzieło dydaktyczna (RUODD) jest to suma godzin ze wszystkich przedmiotów dydaktycznych rozliczanych rachunkiem, pole nie do edycji. Rozliczona kwota brutto jest to suma kwot brutto z wszystkich przedmiotów umowy rozliczanych na rachunku, pole nie do edycji. Całkowita kwota umowy - wartość ogółem brutto umowy, pole nie do edycji. Pozostało do rozliczenia - różnica pomiędzy całkowitą kwotą z umowy a wszystkimi wystawionymi do niej rachunkami, pole nie do edycji. Źródła finansowania rachunku Jest to tabela, która zawiera źródła finansowania wskazane na umowie: a. Gdy umowa miała wskazane tylko jedno źródło finansowania to będzie ono domyślnie rozliczało cały rachunek. b. Gdy umowa zawiera więcej niż jedno źródło finansowania to dla każdego źródła należy określić kwotę brutto z rachunku. W tym celu w tabeli ze źródłami finansowania, za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje -> Popraw w oknie Edytuj źródło finansowania rachunku należy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 47

wpisać prawidłową wartość w polu Kwota brutto rachunku a następnie kliknąć Aktualizuj. c. W sytuacji, gdy na rachunku potrzeba jest dodania nowego źródła finansowania (nie wskazanego na umowie) można to uczynić klikając Dodaj+. Otworzy się okno Dodaj źródło finansowania rachunku, gdzie należy wypełnić pola określające finansowanie wraz z wpisaniem kwoty. Dodanie nowego źródła finansowania na rachunku nie wskazanego wcześniej w umowie wymaga uzyskania zgody od dysponenta środków. W tej sytuacji, w obiegu rachunku w systemie po kroku Etap tworzenia pojawi się dodatkowy krok Akceptacja dysponenta środków. Uwaga: system pilnuje aby kwota brutto z rachunku dla danego źródła finansowania nie była wyższa niż wskazana dla niego kwota brutto z umowy. W tabeli ze źródłami finasowania rachunku suma kwot ze źródeł musi być równa kwocie brutto rozliczanego rachunku. W przeciwnym razie nie będzie można przekazać rachunku do dalszej akceptacji. V. Załączniki Do formularza rachunku w zależności od typu umowy wymagane jest dodanie następujących dokumentów: W przypadku Rachunku za umowę zlecenie (RUZ) obowiązkowo należy załączyć zawsze wypełniony Wykaz liczby godzin wykonywania umowy zlecenia (zał. nr 5 do Zarządzenia Rektora). Gdy Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ skan dokumentu należy dodać na kroku 1 Etap tworzenia, gdy osoba spoza UŁ na kroku 3 Generowanie wydruku. W przypadku, gdy Wykonawcą/Zleceniobiorcą jest osoba spoza UŁ to na kroku 3 Generowanie wydruku : o do pierwszego rachunku należy załączyć skan wypełnionego oświadczenia do celów podatkowych dla osób spoza UŁ (zał. nr 6 do Zarządzenia Rektora), bądź oświadczenia do celów podatkowych dla obcokrajowców (zał. nr 7 do Zarządzenia Rektora). o do kolejnych rachunków nie jest wymagane dołączanie oświadczeń do celów podatkowych w przypadku, gdy dane Wykonawcy/ Zleceniobiorcy nie uległy zmianie. Wystarczy zaznaczyć checkbox Wykonawca oświadcza, że Jego dane wskazane w oświadczeniu do celów podatkowych nie uległy zmianie, aktualne jest oświadczenie dołączone do pierwszego rachunku rozliczanej umowy. O obowiązku dodania dodatkowych załączników przypominają stosowne komunikaty na formularzu rachunku na kroku 1 Etap tworzenia oraz kroku 3 Generowanie wydruku. Opis dodawania załącznika do formularza dokumentu został przedstawiony na kroku Generowanie wydruku umowy. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 48

VI. Komentarze Do formularza rachunku za umowę w części Komentarze można dodać uwagę, która to będzie widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w obiegu dokumentu. Dołączanie komentarza do dokumentu opisane zostało kroku Etap wnioskowania dla umowy. Po wypełnieniu formularza rachunku na kroku 1 pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Przerwij i zachowaj jako roboczy Utwórz rachunek Opisy działania przycisków przedstawiono przy opisie etapów obiegu umowy. Poniżej przykłady wypełnionych elektronicznych rachunków za umowy cywilno-prawne na kroku 1 Etap tworzenia. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 49

Rachunek za umowę o dzieło ogólna Etap tworzenia przykład rachunku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 50

Rachunek za umowę zlecenie Etap tworzenia przykład rachunku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 51

Rachunek za umowę o dzieło dydaktyczna Etap tworzenia przykład rachunku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 52

Rachunek za umowę o dzieło członek komisji habilitacyjnej Etap tworzenia przykład rachunku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 53

Rachunek za umowę o dzieło recenzja w postępowaniu habilitacyjnym / o nadanie tytułu profesora Etap tworzenia przykład rachunku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 54

Rachunek za umowę o dzieło recenzja doktoratu Etap tworzenia przykład rachunku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 55

Rachunek za umowę o dzieło promotor w przewodzie doktorskim Etap tworzenia przykład rachunku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 56

4.2. Akceptacja dysponenta środków - fakultatywny krok 2 Po utworzeniu rachunku, w przypadku gdy na kroku 1 zostało dodane nowe źródło finansowania, którego nie wskazano na umowie, dokument trafia na krok Akceptacja dysponenta środków. Dysponentem środków w zależności od dodanego źródła finansowania może być pracownik UŁ: 1. Kierownik jednostki lub osoba upoważniona do akceptacji środków wskazanego MPKu źródła finansowania poza projektowe. 2. Kierownik danego projektu dla źródeł finansowania projektowych. W przypadku, kiedy na kroku 1 formularza rachunku dodano więcej niż jedno nowe źródło finansowania (nie wskazane na umowie) to wymagana będzie akceptacja rachunku przez każdego nowego dysponenta środków. Na krok 2 pracownik zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie tworzenia rachunku, jednak nie ma możliwości dokonywania na nim zmian. Przed zatwierdzeniem rachunku do umowy, w części Oświadczenie Dysponenta środków należy obowiązkowo zaznaczyć checkbox: Oświadczam, że posiadam upoważnienie udzielone mi przez Dziekana Wydziału / Rektora UŁ do zaciągania zobowiązań w imieniu UŁ, w tym do zawierania umów cywilnoprawnych. W części Komentarze pracownik może dodatkowo dodać uwagę, która będzie widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w obiegu dokumentu. Dołączanie komentarza do dokumentu opisane zostało na kroku 1 umowy - Etap wnioskowania. Po wyrażeniu zgody na finansowanie umowy przez dysponenta środków formularz rachunku przechodzi do akceptacji jednostek administracji centralnej UŁ. 4.3. Akceptacja Działu Płac, Akceptacja Administracji Centralnej - kroki 2 i 3 Na kolejnych krokach pracownicy jednostek administracji centralnej UŁ dokonują weryfikacji rachunku. Akceptacja Działu Płac fakultatywny krok 2 Krok ten występuje tylko dla rachunków, gdy Wykonawcą/Zleceniobiorcą umowy jest pracownik UŁ. W przypadku, gdy jest nią osoba spoza UŁ to Dział Płac występuje na ostatnim kroku w obiegu rachunku. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 57

Pracownik Działu Płac UŁ dokonuje weryfikacji rachunku pod względem formalnomerytorycznym, dane nie od edycji, za wyjątkiem poniższych: w części Dane rozliczanej umowy uzupełnia dodatkowe parametry płacowe: Rodzaj umowy (pole obowiązkowe) oraz Grupa umów i Numer konta (pola nieobowiązkowe) są to słowniki z systemu Kadrowo- płacowego. W części Szczegóły rachunku, może poprawić wartość dla Koszt uzyskania przychodu. Pracownik Działu Płac UŁ może dodatkowo oznaczyć rachunek jako zapłacony checkbox zapłacono lub dokonać dwupoziomowej weryfikacji na swoim kroku checkbox do sprawdzenia. Akceptacja Administracji Centralnej krok 2 lub 3 Na kolejnym kroku rachunek za umowę cywilno-prawną jest weryfikowany pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika jednostki administracji centralnej UŁ (dane do podglądu, nie do edycji). Jest to ta sama osoba, która dokonywała na poziomie administracji centralnej akceptacji umowy cywilno-prawnej wg. wskazanego na niej źródła finansowania. W przypadku dodania na rachunku nowego źródła finansowania, dokument trafia również do akceptacji do osoby upoważnionej do weryfikacji dodanego źródła. Na krokach 2 i 3 pracownicy mogą do rachunku w części Komentarze dodać uwagę. Po pozytywnej akceptacji dokumentu przez pracowników administracji centralnej UŁ (kroki 2 i 3) rachunek za umowę cywilno-prawną może zostać podpisany przez Strony rachunku - w formie elektronicznej lub odręcznie na wygenerowanym wydruku dokumentu. Forma złożenia podpisów na rachunku i dalsza ścieżka jego obiegu w systemie zależna jest od Wykonawcy/ Zleceniobiorcy umowy (pracownik UŁ czy osoba spoza UŁ) oraz czy na umowie wskazano, że rozliczenie jej wymaga dodatkowo papierowej formy umowy. Strony rachunku składają podpis elektroniczny na dokumencie, w przypadku gdy umowa podpisywana była w systemie (Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ) i nie wskazano, że umowa wymaga papierowej formy do rozliczenia. Strony rachunku składają podpis odręcznie na wygenerowanym wydruku dokumentu, w przypadku gdy umowa podpisywana była poza systemem (Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest osoba spoza UŁ) lub umowę podpisano elektronicznie ale wskazano, że do jej rozliczenia wymagane jest dodatkowo dołączenie papierowej formy umowy. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 58

4.4. Rachunek podpisywany elektroniczne: Akceptacja Wykonawcy / Zleceniobiorcy, Akceptacja osoby upoważnionej do odbioru dzieła w imieniu Zamawiającego, Akceptacja Zamawiającego/ Zleceniodawcy, Akceptacja Kwestora - kroki 4, 5, 6 i 7 Gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ - umowa cywilno-prawna została podpisana elektronicznie i nie wskazano na niej, że do rozliczenia wymagane jest dołączenie papierowej formy umowy, to rachunek również podpisywany będzie w systemie, bez potrzeby generowania wydruków. W takiej sytuacji rachunek za umowę trafia kolejno na Listy zadań pracowników będących Stroną dla dokumentu: Akceptacja Wykonawcy / Zleceniobiorcy krok 4 - pracownik UŁ zapoznaje się z treścią rachunku i składa podpis cyfrowy UŁ. Akceptacja osoby upoważnionej do odbioru dzieła w imieniu Zamawiającego krok 5 fakultatywny - osoba upoważniona do odbioru dzieła w imieniu Zamawiającego etap występuje, gdy odbioru dzieła ma dokonać osoba inna niż Zamawiający upoważniony pracownik UŁ zapoznaje się z treścią rachunku i składa podpis cyfrowy UŁ. Akceptacja Zamawiającego / Zleceniodawcy krok 6 - pracownik UŁ zapoznaje się z treścią rachunku i składa podpis cyfrowy UŁ. Uwaga: Data wystawienia rachunku automatycznie jest wpisywana na dokumencie i jest nią dzień złożenia podpisu elektronicznego przez Zamawiającego / Zleceniodawcę. Akceptacja Kwestora UŁ krok 7 - Kwestor UŁ zapoznaje się z treścią rachunku (podglądem umowy) a następnie składa podpis cyfrowy UŁ na rachunku. Proces składania podpisu cyfrowego UŁ (niekwalifikowanego) na dokumencie na każdym wymaganym kroku wygląda tak samo, został on szczegółowo przedstawiony w instrukcji w pkt.3.4. Umowa podpisywana elektronicznie. Po złożeniu ostatniego podpisu elektronicznego, rachunek kończy obieg w systemie. Migrowany jest do systemu Kadrowo-Płacowego, gdzie Dział Płac UŁ dokonuje rozliczeń niezbędnych do wypłaty Wykonawcy/ Zleceniobiorcy wynagrodzenia za wykonanie umowy. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 59

Rachunek za umowę o dzieło Członek Komisji Akceptacja Członka Komisji Treść dokumentu przykład rachunku z podpisem elektronicznym Rachunek za umowę o dzieło Członek Komisji dokument zakończony- przykład wydruku rachunku z historią podpisó w elektronicznych COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 60

4.5. Rachunek podpisywany odręcznie: Generowanie wydruku rachunku, Akceptacja Działu Płac (wydruki) kroki 3 i 4 W sytuacji, gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest osoba spoza UŁ i umowa cywilnoprawna została podpisana odręcznie poza systemem lub gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ ale wskazano na umowie, że w celu jej rozliczenia wymagane jest dołączenie papierowej formy umowy, to rachunek za umowę podpisywany będzie poza systemem na wygenerowanym wydruku dokumentu. Generowanie wydruku rachunku krok 3 Po akceptacji rachunku przez pracownika administracji centralnej UŁ trafia on na kroku 3 na listę zadań do Wnioskodawcy / autora rachunku, który wykonuje następujące czynności: 1. W części Szczegóły rachunku, jeżeli rachunek w dniu jego generowania będzie podpisany przez Zamawiającego/ Zleceniodawcę, można przed pobraniem dokumentu wstawić w polu Data wystawienia rachunku datę. W pozostałych sytuacjach datę należy wskazać na formularzu dopiero po otrzymaniu rachunku podpisanego przez wszystkie strony rachunku, przed przesłaniem go na kolejny krok. Data wystawienia rachunku nie może być: wcześniejsza niż data rozpoczęcia realizacji umowy i początek okresu rozliczenia rachunku; późniejsza niż data teraźniejsza. 2. Następnie w części Podsumowanie rachunku należy pobrać druk dokumentu poprzez kliknięcie Generuj rachunek w języku polskim lub Generuj rachunek w języku angielskim w zależności od potrzeby. Rachunek w obu wersjach generujemy, gdy Wykonawcą/Zleceniobiorcą jest obcokrajowiec. Egzemplarz rachunku w wersji angielskiej jest dla Wykonawcy/Zleceniobiorcy, natomiast w wersji polskiej dla UŁ. Pobrany rachunek wypełniony jest danymi z formularza rachunku w systemie i jest zgodny z załącznikami do Zarządzenia Rektora. Treści wygenerowanego rachunku nie można edytować i zmieniać. Wnioskodawca / autor umowy odpowiedzialny jest za pozyskanie na papierowej formie rachunku podpisów od Wykonawcy/ Zleceniobiorcy, Osoby upoważnionej do odbioru dzieła w imieniu Zamawiającego (jeżeli dany rachunek wymaga), Zamawiającego/ Zleceniodawcy oraz Kwestora UŁ. 3. Podpisany przez strony dokument należy zeskanować i załączyć do rachunku w systemie, w części Załączniki klikając Dodaj+. Analogicznie jak dodawany był skan umowy. 4. Po załączeniu skanu podpisanego rachunku (w wersji polskiej) oraz wstawieniu daty wystawienia rachunku (data złożenia podpisu przez Zamawiającego/ Zleceniodawcę) dokument można przesłać na kolejny krok do Akceptacji Działu Płac (wydruki). COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 61

Akceptacja Działu Płac (wydruki) krok 4 Pracownik Działu Płac UŁ po otrzymaniu rachunku weryfikuje dodane do formularza załączniki. W przypadku rachunku za umowę gdzie Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest osoba spoza UŁ dodatkowo w części Dane rozliczanej umowy uzupełnia parametry płacowe: Rodzaj umowy (pole obowiązkowe) oraz Grupa umów i Numer konta (pola nieobowiązkowe) są to słowniki z systemu Kadrowo- płacowego. Może dodatkowo oznaczyć rachunek jako zapłacony checkbox zapłacono lub dokować dwupoziomowej weryfikacji na swoim kroku checkbox do sprawdzenia. Jeżeli nie ma przeciwskazań akceptuje dokument pod względem formalnomerytorycznym i zatwierdza rachunek do realizacji. Dokument kończy obieg w systemie i jest archiwizowany. Zatwierdzony w Portalu Pracowniczym rachunek za umowę cywilno-prawną automatycznie jest wysyłany do systemu Kadrowo-płacowego, gdzie Dział Płac UŁ dokonuje wyliczeń niezbędnych do dokonania wypłaty dla Wykonawcy / Zleceniobiorcy. Rachunek za umowę o dzieło ogólna Generowanie wydruku rachunku - przykład wydruku rachunku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 62

5. Elektroniczny aneks do umowy szczegółowy opis etapów Aneks do umowy cywilno- prawnej utworzyć można wyłącznie w trakcie trwania umowy, w przypadku zmiany jej warunków w zakresie kwoty (ilości / stawki) oraz przedłużenia terminu wykonania. Zmiana pozostałych zapisów wymaga zawarcia nowej umowy. Do umowy rozliczonej w całości nie można wystawić aneksu. Elektroniczny aneks do umowy wystawić można dla umowy, która przeszła cały proces w systemie tj. została zaakceptowana przez dysponenta środków, zweryfikowana przez jednostki administracji centralnej UŁ oraz podpisana przez Strony umowy (elektronicznie lub odręcznie) a jej obieg został zakończony. W celu utworzenia aneksu do umowy w Portalu Pracowniczym należy wejść w zakładkę Dokumenty > Dodaj, następnie na stronie Dodawanie dokumentów wskazać w Grupa dokumentów: Umowy cywilno- prawne, wybrać Typ: Aneks do umowy i zatwierdzić wybór klikając WYBIERZ. Po wskazaniu dokumentu zostaje otwarty jego formularz na kroku 1 Etap tworzenia, jest on również automatyczne zapisywany na Liście zadań pracownika. Analogicznie jak dla umowy obieg aneksu od etapu jego utworzenia, poprzez akceptacje osób upoważnionych tj. dysponenta środków (fakultatywnie) i pracownika Działu Płac UŁ odbywa się w całości w systemie. Następnie po akceptacji Działu Płac aneks do umowy może być podpisany w formie elektronicznej lub odręcznie: Strony aneksu do umowy składają podpis elektroniczny na dokumencie, w przypadku gdy umowa podpisywana była również w systemie (gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest pracownik UŁ) i nie wskazano, że umowa wymaga papierowej formy do rozliczenia. Strony aneksu do umowy składają podpis odręcznie na wygenerowanym wydruku dokumentu, w przypadku gdy umowa podpisywana była również poza systemem (gdy Wykonawcą / Zleceniobiorcą jest osoba spoza UŁ) lub umowę podpisano elektronicznie ale wskazano, że do jej rozliczenia wymagana jest dodatkowo papierowa forma umowy. 5.1. Etap tworzenia krok 1 Wnioskodawcą/ autorem aneksu do umowy w systemie może być autor umowy, Wykonawca/Zleceniobiorca umowy, pracownicy z jednostki autora umowy oraz pracownik zastępujący autora umowy. Formularz aneksu do umowy na kroku 1 Etap tworzenia pogrupowany został na trzy obowiązkowe części: Dane aneksowanej umowy, Szczegóły aneksu do umowy, Podsumowanie aneksu do umowy oraz nieobowiązkowe: Załączniki i Komentarze. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 63

I. Dane aneksowanej umowy W pierwszej kolejności należy wskazać umowę dla której wystawiany będzie aneks. W tym celu wybieramy Typ dokumentu rodzaj umowy cywilno-prawnej a następnie w polu Identyfikator aneksowanej umowy wybieramy numer umowy. Dla ułatwienia wyszukania umowy dla której wystawiany jest aneks, dokument zawiera numer, Wykonawcę/ Zleceniobiorcę oraz datę zawarcia umowy. Lista wyświetlanych umów cywilno-prawnych ograniczona jest do: Wskazanego typu umowy; Umów z zakończonym procesem, których autorem lub Wykonawcą/Zleceniobiorcą jest osoba wystawiająca aneks, ponadto umów pracowników z jednostki autora umowy; Umów obowiązujących, gdzie data zakończenia umowy jest przyszła, dotyczy Umowy o dzieło ogólnej (UODO), umowy o dzieło dydaktycznej (UODD) i umowy zlecenie (UZ); Umów nie rozliczonych w całości oraz bez rachunku końcowego. Po wybraniu umowy, na formularzu aneksu automatycznie wypełniane są kolejne pola podstawowymi informacjami z umowy, danych tych nie można edytować: Data zawarcia umowy zarejestrowana w systemie data podpisania umowy; Data rozpoczęcia umowy, Data zakończenia umowy daty wyświetlane są po wskazaniu umowy o dzieło ogólnej (UODO), umowy o dzieło dydaktycznej (UODD) oraz umowy zlecenie (UZ); Zamawiający / Zleceniodawca strona umowy; Wykonawca / Zleceniobiorca strona umowy, grupa pól: PESEL/ /Nr dokumentu tożsamości i NIP; dla pracownika UŁ dodatkowo: Kod pracownika UŁ oraz Stanowisko i nazwa miejsca pracy; Uwaga: Zmiana Typu dokumentu lub Identyfikatora rozliczanej umowy spowoduje wyczyszczenie wszystkich danych na formularzu aneksu do umowy. II. Szczegóły aneksu do umowy W drugiej części wskazujemy zakres zmian jaki chcemy dokonać dla umowy: Czy zmiana daty zakończenia umowy? po zaznaczeniu tego checkbox u pojawia się dodatkowe pole Nowa data końca okresu trwania umowy, gdzie należy wskazać nowy termin zakończenia umowy. Pytanie to widoczne jest tylko dla Umowy o dzieło ogólnej (UODO), umowy o dzieło dydaktycznej (UODD) i umowy zlecenie (UZ). Uwaga: Aneks do umowy może wyłącznie wydłużyć termin zakończenia umowy. Czy zmiana wartości przedmiotu umowy? po jego zaznaczeniu, pojawia się grupa pól przedmiotu/ów z umowy: o Przedmiot umowy nazwa przedmiotu z umowy, pole nie do edycji. o Ilość liczba z umowy, do edycji aneksem można zmienić ilość. o Stawka kwota z umowy, do edycji aneksem można zmienić stawkę. o Jednostka miara liczenia wynagrodzenia za umowę, pole nie do edycji. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 64

o Kwota brutto - system automatycznie uzupełnia pole wartością z Ilość x Stawka. Pole nie do edycji. III. Podsumowanie aneksu do umowy W trzeciej części formularza znajdują się pola z podsumowaniem kwot oraz źródło/a finansowania aneksu do umowy: Umowa całkowita kwota brutto łączna wartość przedmiotów wynikająca z umowy, pole nie do edycji. Aneks do umowy kwota brutto nowa łączna wartość przedmiotów, zmieniona aneksem do umowy, pole nie do edycji. Rozliczono rachunkami kwota brutto łączna wartość rachunków za umowę zatwierdzonych do dnia wystawienia aneksu do umowy, pole nie do edycji. Pozostaje do rozliczenia kwota brutto - wartość pozostała do rozliczenia, uwzględniająca kwotę zmienioną aneksem do umowy i pomniejszoną o zatwierdzone rachunki, pole nie do edycji. Źródła finansowania aneksu do umowy pokazane są w postaci tabeli zawierającej źródła finansowania wskazane na umowie: a. Gdy umowa miała wskazane tylko jedno źródło finansowania to domyślnie będzie ono również finansowało aneks do umowy. Kwotę można zmienić za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje -> Popraw. b. Gdy umowa zawierała więcej niż jedno źródło finansowania to dla każdego źródła należy wprowadzić kwotę finansowania aneksu do umowy. Akcje -> Popraw w oknie Edytuj źródło finansowania należy wpisać prawidłową wartość w polu Nowa kwota brutto a następnie kliknąć Aktualizuj. c. W sytuacji, gdy na aneksie do umowy potrzeba jest dodania nowego źródła finansowania (nie wskazanego na umowie) można to uczynić klikając Dodaj+. Otworzy się okno Dodaj nowe źródło finansowania, gdzie należy wypełnić pola określające finansowanie wraz z wpisaniem kwoty. Uwaga: W każdym przypadku, gdy dla źródła finansowania kwota brutto aneksu będzie wyższa od kwoty brutto z umowy lub dodane będzie nowe źródło finansowania (nie wskazane na umowie) wymagana będzie zgoda od dysponenta środków. W tej sytuacji, po kroku Etap tworzenia pojawi się dodatkowy krok Akceptacja dysponenta środków. System pilnuje aby suma kwot ze źródeł finansowania dla aneksu była równa kwocie brutto aneksu. W przeciwnym razie nie będzie można utworzyć aneksu. IV. Załączniki i Komentarze W przypadku potrzeby dołączenia do formularza aneksu do umowy dodatkowych dokumentów można dodać je w części Załączniki, nieobowiązkowo. Opis dodawania załącznika został przedstawiony na kroku Generowanie wydruku umowy. Do formularza aneksu do umowy można dodatkowo dodać również uwagę w części Komentarze. Uwaga ta będzie widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w obiegu COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 65

dokumentu. Dołączanie komentarza opisane zostało kroku Etap wnioskowania dla umowy. Po wypełnieniu formularza aneksu do umowy na kroku 1 pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Przerwij i zachowaj jako roboczy Utwórz aneks do umowy Opisy działania przycisków przedstawiono przy opisie etapów obiegu umowy. Poniżej przykład wypełnionego elektronicznego aneksu do umowy cywilno-prawnej na kroku 1 Etap tworzenia. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 66

Aneks do umowy Etap tworzenia przykład aneksu do umowy zlecenie COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 67

5.2. Akceptacja dysponenta środków (fakultatywna), Akceptacja Działu Płac - kroki 2 i 3 Akceptacja dysponenta środków fakultatywny krok 2 Występuje w przypadku, gdy na kroku 1 aneksu do umowy została zwiększona wartość umowy lub dodano nowe źródło finansowania, nie wskazane na umowie. Dysponent środków zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie tworzenia aneksu do umowy, jednak nie ma możliwości dokonania zmian. Przed akceptacją dokumentu, w części Oświadczenie Dysponenta środków obowiązkowo należy zaznaczyć checkbox: Oświadczam, że posiadam upoważnienie udzielone mi przez Dziekana Wydziału / Rektora UŁ do zaciągania zobowiązań w imieniu UŁ, w tym do zawierania umów cywilnoprawnych. Po wyrażeniu zgody na finansowanie aneksu do umowy, dokument przechodzi do akceptacji Działu Płac UŁ. Akceptacja Działu Płac krok 2 lub 3 Pracownik Działu Płac UŁ zapoznaje się z zakresem zmian na aneksie do umowy (dane nie do edycji) a następnie zatwierdza dokument pod względem formalno-merytorycznym. W przypadku, gdy dysponent środków lub pracownik Działu Płac chcą dodatkowo dodać do dokumentu uwagę, która będzie widoczna dla wszystkich osób uczestniczących w jego obiegu, mogą wpisać ją w części Komentarze. Po akceptacji Działu Płac UŁ, Strony mogą podpisać Aneks do umowy w formie elektronicznej lub odręcznie na wygenerowanym wydruku dokumentu. Forma złożenia podpisów na aneksie do umowy oraz dalsza ścieżka jego obiegu w systemie zależna jest od Wykonawcy/ Zleceniobiorcy umowy (pracownik UŁ czy osoba spoza UŁ) oraz czy na umowie wskazano, że rozliczenie jej wymaga dodatkowo papierowej formy umowy. 5.3. Aneks do umowy podpisywany elektronicznie: Akceptacja Wykonawcy / Zleceniobiorcy, Akceptacja Zamawiającego / Zleceniodawcy kroki 3 i 4 lub 4 i 5. W przypadku, gdy umowa cywilno-prawna podpisana była przez Strony w formie elektronicznej (Wykonawcą / Zleceniobiorcą pracownik UŁ) i jej rozliczenie nie wymaga dodatkowo papierowej formy umowy, wówczas Aneks do umowy również podpisywany będzie elektronicznie - bez potrzeby generowania wydruku dokumentu. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 68

W takiej sytuacji aneks do umowy na dalszych krokach trafia kolejno na Listy zadań pracowników będących Stroną dla dokumentu: Akceptacja Wykonawcy / Zleceniobiorcy (krok 3 lub 4) - pracownik UŁ zapoznaje się z treścią aneksu do umowy i składa podpis cyfrowy UŁ. Akceptacja Zamawiającego / Zleceniodawcy (krok 4 lub 5) - pracownik UŁ zapoznaje się z treścią aneksu do umowy i składa podpis cyfrowy UŁ. Uwaga: System automatycznie wstawia datę zawarcia aneksu do umowy, jako dzień złożenia podpisu elektronicznego przez Zamawiającego/ Zleceniodawcę. Proces składania podpisu cyfrowego (niekwalifikowanego) na dokumencie na każdym wymaganym kroku wygląda tak samo, został on szczegółowo przedstawiony w instrukcji w pkt.3.4. Umowa podpisywana elektronicznie. Po złożeniu ostatniego podpisu elektronicznego, aneks do umowy automatycznie kończy swój obieg i jest archiwizowany. Od tej pory rachunki wystawiane są do obowiązującego Aneksu do umowy. Aneks do umowy Akceptacja Zleceniodawcy Treść dokumentu przykład aneksu do umowy zlecenie COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019 69