ZAPYTANIE OFERTOWE NA OBSŁUGĘ PLACU ZABAW - WESOŁE MIASTECZKO I STOISK HANDLOWYCH NA IMPREZIE DNI PONIDZIA 2013 I. ORGANIZATOR: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury II. ORGANIZATOR ODPOWIEDZIALNY ZA WYBÓR OFERTY I ZAWARCIE UMOWY: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury ul. J. Piłsudskiego 2A 28-400 Pińczów Kontakt: Agnieszka Kucybała tel 664 038 174 Grzegorz Jankowski tel. 041 357 24 24 wew. 114 e-mail: psck@psck.pl III. ZAKRES OBSŁUGI: Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty uprawniony jest do promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia obsługi handlowej i rozrywkowej (wesołe miasteczko) imprezy pod nazwą DNI PONIDZIA 2013 w terminie 06 lipca 2013 r. na terenie Stadionu Sportowego OSiR w Pińczowie w godzinach 12.00 02.00, w postaci poniższych działań: 1. W ramach wyłączności na obsługę handlową Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania: - placu zabaw (wesołe miasteczko urządzenia rozrywkowe ) - stoisk handlowych: zabawki, balony itp. liczba stoisk zostanie uzgodniona z Organizatorem. 2. Wykonawca zapewnia sobie we własnym zakresie dostęp do prądu (agregat prądotwórczy). Wykonawca zapewnia sobie sam sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania stoisk. IV. PROCEDURA 1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 oferent. 2. Kryteria oceny ofert najwyższa cena. 3. Termin i miejsce składania ofert - włącznie do dnia 30.04.2013 r. do godziny 15.00: - pocztą, na adres: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury, ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów, - mailowo na adres: psck@psck.pl - osobiście pod adres Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury, ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów, pokój nr 14.
Termin zamieszczenia zapytania 05 kwietnia 2013 r. na stronie internetowej: www..psck.pl 4. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatorów w zakresie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. 5. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym. 6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny. V. PLANOWANY TERMIN ZAWARCIA UMOWY Organizator (Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury) przewiduje zawrzeć umowę z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę do dnia 30.04.2013 r. r. VI. Złączniki 1. Formularz ofertowy 2. Karta zgłoszenia wystawcy 3. Regulamin 4. Mapka terenu imprezy
Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY na obsługę placu zabaw wesołe miasteczko i stoisk handlowych imprezy plenerowej DNI PONIDZIA 2013 NAZWA/ DANE WYKONAWCY IMIĘ, NAZWISKO: SIEDZIBA/ADRES: NIP/ REGON/ PESEL TEL./FAX: E-MAIL: 7. Oświadczam, iż zapoznałem się z Regulaminem Stanowisk Wystawienniczych obowiązującym podczas DNI PONIDZIA 2013 i zobowiązuję się do przestrzegania określonych w nim Obowiązków Wystawców oraz przepisów przeciwpożarowych i porządkowych, a także akceptuję wzór umowy stanowiący Załącznik do Zaproszenia do składania ofert na obsługę handlową i rozrywkową 8. Zobowiązuję się zapewnić obsługę handlową i rozrywkową imprezy w następującym zakresie: Lp. Rodzaj stoiska Oferowany asortyment Ilość stoisk 1. Wesołe miasteczko Zabawki (z wyłączeniem wyrobów pirotechnicznych) 2. Balony z helem dla dzieci 3. Stoiska handlowe 4. inne 9. Z tytułu uzyskania wyłączności na obsługę handlową imprezy proponuję kwotę. PLN netto + VAT wg stawki 23%. 10. Zobowiązuję się wpłacić 100 % kwoty określonej w pkt. III w terminie do dnia 28.06.2013 r. 11. Uważam się za związanego ofertą do dnia... 12. Do formularza załączam Zgodny ze stanem faktycznym wyciąg z KRS /ewidencji działalności gospodarczej 13. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wyłącznie na potrzeby organizacji imprezy zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 Nr 101 poz. 926 z późn. zm.)... data i podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Oferenta
Załącznik nr 2 KARTA ZGŁOSZENIA WYSTAWCY DNI PONIDZIA 2013 Pińczów, 6 lipca 2013 roku Imię i nazwisko / pełna nazwa firmy Adres, NIP Telefon: www: Branża (opis prezentowanego asortymentu) Faks: e-mail: Osoba do kontaktu:.... (data, pieczęć i czytelny podpis) UWAGA! Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie krzesła i inny sprzęt potrzebny do ekspozycji oraz dekorację stoiska. Wypełnioną KARTĘ ZGŁOSZENIA WYSTAWCY należy dostarczyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 20 czerwca 2013 roku do Pińczowskiego Samorządowego Centrum Kultury w jeden z wskazanych niżej sposobów: 1. pocztą na adres: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury ul. J. Piłsudskiego 2A 28-400 Pińczów 2. osobiście w Pińczowskim Samorządowy Centrum Kultury pok. nr 14 3. faxem na nr: 41 357 24 24 4. e-mailem z dopiskiem w tytule DNI PONIDZIA 2013 - STOISKO na adres: psck@psck.pl (tylko w przypadku zeskanowania wypełnionej KARTY ZGŁOSZENIA WYSTAWCY) W razie pytań bądź wątpliwości, szczegółowych informacji udziela p. Agnieszka Kucybała (tel. 41 357 24 24 wew 111, kom. 664 038 174, e-mail: psck@psck.pl).
REGULAMIN STANOWISK WYSTAWIENNICZYCH 1 I. Organizatorem imprezy jest: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów II. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: Załącznik nr 3 imprezie należy przez to rozumieć imprezę o nazwie: DNI PONIDZIA 2013 terenie imprezy należy przez to rozumieć teren wyznaczony przez Organizatora, na którym odbywa się impreza wystawcy należy przez to rozumieć podmiot wystawiający swoje stoisko promocyjne lub handlowe podczas imprezy. 2 Stanowiska wystawiennicze i inne usługi 1. Organizator ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą zastrzega sobie prawo wyboru Wystawców oraz rozplanowania rozmieszczenia poszczególnych stanowisk wystawienniczych z tego tytułu Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora. 2. Organizator zobowiązuje się udostępnić Wystawcy plan rozmieszczenia stanowisk wystawienniczych wraz z programem imprezy w terminie nie dłuższym niż 5 dni przed planowaną imprezą. 3 Warunki uczestnictwa 1. Pierwszeństwo udziału w charakterze Wystawcy mają podmioty lub osoby fizyczne, które zadeklarowały udział sponsorski w realizacji imprezy poprzez przekazanie wkładu rzeczowego na rzecz realizacji imprezy lub sfinansowania wydatków związanych z realizacją imprezy lub przekazały darowiznę na rzecz realizacji imprezy. 2. Przy wyborze Wystawców brana będzie również kolejność zgłoszeń. W przypadku wystawcy, dla którego Organizator gwarantuje wyłączność na sprzedawane produkty lub usługi pod uwagę brana będzie wysokość zaproponowanej partycypacji w kosztach organizacji imprez. 3. Rezerwacja stanowiska następuje po wpłynięciu prawidłowo wypełnionej Karty Zgłoszenia Wystawcy/Formularza oferty do siedziby Organizatora. Informacja o terminach przyjmowania zgłoszeń będzie podawana każdorazowo w ogłoszeniuo naborze na każdą imprezę. Karta powinna być wypełniona w języku polskim w formie pisemnej - trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę upoważnioną do zawierania umów w imieniu Wystawcy. 4. Przekazanie Organizatorowi wypełnionej Karty Zgłoszenia jest równoznaczne z bezwzględną akceptacją niniejszego regulaminu przez Wystawcę. 5. Organizator zobowiązuje się poinformować podmioty i osoby, które przesłały wypełnioną Kartę Zgłoszenia Wystawcy o możliwości lub braku możliwości uczestniczenia w imprezie w charakterze Wystawcy w terminie 7 dni od dnia zakończenia naboru kart zgłoszeniowych Wystawców. 6. Wystawca, który został zakwalifikowany do udziału w imprezie i będzie oferować na swoim stoisku produkty spożywcze zobowiązany jest dostarczyć zaświadczenie Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Busku
Zdroju dotyczące wyrażenia zgody na zorganizowanie stoiska gastronomicznego, w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia listy wystawców. 4 Obowiązki Wystawcy 1. Wystawca zakwalifikowany do udziału w imprezie ma obowiązek przybycia w dniu imprezy oraz przygotowania estetycznego stoiska wystawienniczego. 2. Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do wody, krzesła, stoły, sprzęt gaśniczy i inny sprzęt oraz środki potrzebne do wystawienia stanowiska na czas imprez w tym zakresie Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Organizatora. 3. Stoisko Wystawcy może zajmować tylko jeden podmiot (podmioty współpracujące oraz inne mogą być prezentowane w ograniczonej formie uzgodnionej co najmniej na 7 dni przed każdą planowaną imprezą z Organizatorem i wyłącznie za zgodą Organizatora). 4. Wystawca może wystawiać swoje produkty i reklamować się tylko na własnym stoisku w taki sposób, aby nie zakłócać normalnego toku pracy innych Wystawców. 5. Sposoby dystrybucji materiałów promocyjnych Wystawcy należy uzgodnić z Organizatorem. 6. Przygotowanie stoiska musi zakończyć się najpóźniej 60 minut przed rozpoczęciem imprezy. Wszelkie samochody niesłużące bezpośrednio do przygotowania produktu lub usługi winny być usunięte z terenu imprezy. 7. Poziom hałasu na stoisku Wystawcy nie może przeszkadzać innym Wystawcom oraz Organizatorowi w przeprowadzaniu imprezy. Emisja muzyki lub innych dźwięków na stoisku wystawienniczym wymaga pisemnej zgody Organizatora. 8. Zagospodarowania stoiska należy dokonać w taki sposób, aby nie spowodować zniszczeń zarówno stoisk innych Wystawców, jak i zniszczeń terenu imprezy. 9. Na bezpośrednim stanowisku wystawienniczym obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu. 10. Demontaż stanowiska przed oficjalnym zakończeniem imprezy określonym w programie imprezy jest możliwy tylko za zgodą Organizatora. 11. Zabrania się wnoszenia i posiadania przez osoby w tym także Wystawców broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, środków odurzających lub substancji psychotropowych na teren imprezy. 12. Sprzedaż i spożywanie alkoholu są możliwe tylko w miejscach wyznaczonych przez Organizatora. 13. Wystawca, który będzie oferować na swoim stoisku produkty spożywcze oświadcza jednocześnie, że wszelkie produkty zostaną przygotowane oraz podane zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi z należytą starannością i w tym zakresie Wystawca odpowiada przed właściwym Inspektorem Sanitarnym oraz innymi uprawnionymi służbami. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec nabywców jego produktów. 14. Wystawca oświadcza, że sprzęt oraz wyposażenie, które jest użytkowane na potrzeby stanowiska oraz udostępniane uczestnikom imprezy posiada wszelkie atesty zgodnie z obowiązującymi wymaganiami prawa (zwłaszcza w kwestii związanej z bezpieczeństwem imprezy). 15. Zakazuje się wprowadzania psów i innych zwierząt na teren imprezy oraz prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej zarobkowej na terenie imprezy. 16. Zabrania się parkowania wszelkich pojazdów na drogach ewakuacyjnych i dojazdowych, bądź zastawiania ich jakimikolwiek przedmiotami. 17. Zabrania się zaśmiecania terenu imprezy.
18. Wystawcy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie imprez zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych Organizatora. 5 Obowiązki Organizatora 1. Organizator zapewni Wystawcom powierzchnię wystawienniczą w dniu odbywania się imprez zgodnie z ustalonym planem rozmieszczenia stanowisk. 2. Organizator zapewni Wystawcom możliwość przygotowania stoiska w dniu odbywania się imprez, w godz. 8.00 11.00. 3. Organizator nie wyraża zgody na działania wystawiennicze oraz promocyjno - reklamowe firm, usług i produktów, które nie zostały wcześniej uzgodnione z Organizatorem. 6 Przepisy przeciwpożarowe i porządkowe 1. Przygotowanie, funkcjonowanie i demontaż stoiska muszą być wykonane zgodnie z przepisami bhp i ppoż. Wystawcy i wykonawcy robót ponoszą osobistą odpowiedzialność wynikającą z nieprzestrzegania w/w przepisów. 2. W czasie trwania imprez Wystawca podlega zarządzeniom Organizatora imprez. 7 Inne postanowienia 1. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu i miejsca planowanych imprez w uzasadnionych przypadkach z tego tytułu Wystawcy nie przysługuje prawo roszczeń wobec Organizatora. Organizator zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Wystawcę o zmianie miejsca lub terminu imprezy. 2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. 8 Dane kontaktowe 1. Podmioty i osoby zainteresowane udziałem w imprezie w charakterze Wystawcy proszone są o złożenie wypełnionych kart zgłoszeniowych w terminie podanym w niniejszym Regulaminie w Pińczowskim Samorządowym Centrum Kultury: pocztą, na adres: Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury, ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów, mailowo na adres: psck@psck.pl osobiście pod adres Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury, ul. J. Piłsudskiego 2A, 28-400 Pińczów, pokój nr 14. 2. Karty zgłoszenia mogą zostać dostarczone osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną (skan podpisanej karty zgłoszenia). 3. Za datę złożenia karty zgłoszeniowej uznaje się dzień jej otrzymania przez Pińczowskie Samorządowe centrum Kultury.
Załącznik nr 4