Nielisz, 11.06.2012 r. Gmina Nielisz Nielisz 279 22-413 Nielisz tel. 84 631-27-27, fax 84 631-27-15 email: ugnielisz@mbnet.pl Zaproszenie do składania ofert na organizację części artystyczno-rozrywkowej imprezy pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 przedsięwzięcia realizowanego w ramach oś 4 LEADER-PROW 2007-2013, działanie 413 WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju Małe projekty 1. Nazwa i adres Zamawiającego : Gmina Nielisz Nielisz 279 22-413 Nielisz 2. Postanowienia ogólne. a) Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (z późn. zmianami). b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do uniewaŝnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a takŝe do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. c) Zamawiający dopuszcza moŝliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom przy czym będzie ponosić pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania podwykonawców w takim samym stopniu, jakby to były działania, zaniechania, uchybienia lub zaniedbania Wykonawcy.
3. Opis przedmiotu zamówienia. 3.1. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia : Zamawiający wymaga a) zapewnienia ok. 3,5 godz. części artystycznej (np. koncerty, warsztaty, pokazy itp.) dla dzieci w wieku przedszkolnym i szkoły podstawowej tematycznie związanej z ochroną kultury ludowej regionu (materialnej i nie materialnej). b) przygotowania i przeprowadzenia podczas trwania uroczystości konkursu międzyszkolnego z wiedzy o kulturze ludowej regionu lubelskiego w następującym zakresie: - ułoŝenie regulaminu konkursu - ustalenie planu przebiegu konkursu - koordynacja przebiegu konkursu (zapewnienie osoby prowadzącej konkurs) - przygotowanie potrzebnych materiałów do przeprowadzenia konkursu (w zapewnieniu materiałów moŝe pomóc GOK w Nieliszu, ) - zapewnienie nagród dla zwycięzców. c) przygotowania i przeprowadzenia podczas uroczystości międzyszkolnego konkursu plastycznego na temat kultury ludowej regionu lubelskiego w następującym zakresie: - podanie tematu konkursu - ułoŝenie regulaminu konkursu - ustalenie planu przebiegu konkursu - koordynacja przebiegu konkursu (zapewnienie osoby prowadzącej konkurs) - przygotowanie potrzebnych materiałów do przeprowadzenia konkursu ( w zapewnieniu materiałów moŝe pomóc GOK w Nieliszu ) - zapewnienie nagród dla zwycięzców d) zapewnienia konferansjera Zamawiający zobowiązuje się do: a) przeprowadzenia promocji imprezy b) zabezpieczenia sceny i nagłośnienia wraz z obsługą
c) zabezpieczenia dostawy prądu max 5 KW dla zasilania trójfazowego (siłowego) do rozdysponowania między zasilenie sceny( max 2 KW) oraz urządzeń rekreacyjnych (max 3 KW) d) zabezpieczenia garderoby dla zespołów i wykonawców e) zawarcia umowy OC organizatora imprezy I TURA II TURA Zamawiający informuje Ŝe: a) Impreza pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 będzie miała charakter plenerowy b) w uroczystości weźmie udział około 350 dzieci z dwóch szkół podstawowych z terenu gminy Nielisz. c) kaŝda ze szkół biorących udział w uroczystości przedstawi 20 minutowy program artystyczny ze sceny głównej, nawiązujący do tematu przewodniego uroczystości d) dzieci uczestniczące w imprezie będą miały do dyspozycji 4 urządzenia rekreacyjne z których będą korzystać według następującego harmonogramu: 10.00-10.30 dzieci spoza szkół i kl. 0 10.30-11.00 dzieci kl. I i kl. II 11.00-11.30 dzieci kl. III i kl. IV 11.30-12.00 dzieci kl. V i kl. VI 12.30-12.30 dzieci spoza szkół i kl. 0 12.30-13.00 dzieci kl. I i kl. II 13.00-13.30 dzieci kl. III i kl. IV 13.30-14.00 dzieci kl. V i kl. VI 4. Nazwa, termin, czas trwania i miejsce imprezy Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 31.05.2013 r., godz. 10.00-15.00 Boisko przy Szkole Podstawowej w Nieliszu 5. Kryteria oceny ofert: Kryterium wyboru wykonawcy będzie cena brutto za realizację zamówienia. Do realizacji zamówienia zostanie wybrany Wykonawca, który za najniŝszą cenę spełni wymogi Zamawiającego określone w punkcie 3 niniejszego zaproszenia
Cena oferty winna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca przy realizacji zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do podania całkowitej ceny zamówienia, wyliczonej do dwóch miejsc po przecinku, wyraŝonej cyfrowo i słownie w złotych polskich. 6. Sposób przygotowania ofert. 6.1. Ofertę naleŝy złoŝyć w formie pisemnej w języku polskim pod rygorem niewaŝności na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego 6.2. Do oferty Wykonawca dołącza następujące dokumenty pod rygorem wykluczenia z postępowania: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) oświadczenie, Ŝe Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i asortymentem oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia ( zał. nr 2) d) oświadczenie Wykonawcy o braku występowania powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym (zał. nr 2) Dokumenty składa się w oryginale albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Zamawiający zastrzega, iŝ w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo Ŝądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złoŝonych dokumentów, a takŝe będzie miał prawo wezwać do uzupełnienia wymaganych dokumentów, jeśli nie zostaną one złoŝone lub będą zawierać błędy. 7. Przesłanki do odrzucenia ofert Zamawiający odrzuci ofertę, jeŝeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, b) zostanie złoŝona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu, c) zostanie złoŝona po terminie składania ofert, d)będzie niewaŝna na podstawie odrębnych przepisów. 8. Termin i miejsce składnia ofert a) Ofertę naleŝy złoŝyć w formie pisemnej według wzoru oferty będącego załącznikiem do niniejszego zapytania w terminie do dnia 15.06.2012 r.
b) Oferty naleŝy składać : - osobiście w Urzędzie Gminy w Nieliszu od pon. do pt. w godz. 7.30-15.30 pokój nr 1 (sekretariat) na kopercie naleŝy umieścić nazwę Wykonawcy oraz napis : Organizacja cz. artystyczno-rozrywkowej imprezy pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 przedsięwzięcia realizowanego w ramach oś 4 LEADER-PROW 2007-2013 działanie 413. WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju Małe projekty. - przesłać na adres: Urząd Gminy w Nieliszu, Nielisz 279, 22-413 Nielisz na kopercie naleŝy umieść nazwę Wykonawcy oraz napis: Organizacja cz. artystycznorozrywkowej imprezy pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013, przedsięwzięcia realizowanego w ramach oś 4 LEADER- PROW 2007-2013, działanie 413. WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju Małe projekty. - przesłać na adres email: ugnielisz@mbnet.pl w temacie naleŝy wpisać Małe projekty cz. artystyczna 9. Przesłanki odrzucenia ofert. Zamawiający odrzuci ofertę, jeŝeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, b) zostanie złoŝona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu, c) zostanie złoŝona po terminie składania ofert, d) będzie niewaŝna na podstawie odrębnych przepisów. Wykonawcy, którzy złoŝą oferty w niniejszym postępowaniu zostaną powiadomieni pisemnie o wyborze najkorzystniejszej oferty. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony telefonicznie o formalnościach niezbędnych do zawarcia umowy. 10. Istotne postanowienia umowy: 1. Płatność zostanie uregulowana przez zamawiającego w terminie 14 dni od daty wystawienia rachunku przez Wykonawcę. 3.Spory wynikłe w związku z realizacją umowy będą podlegać rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla zamawiającego. 11. W razie pytań wyjaśnienia będą udzielane telefonicznie pod numerem telefonu: (84) 631 2724 662 137 786 /.../ Adam Wal Wójt gminy Nielisz
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego..., dnia...... Nazwa, adres, nr telefonu, faxu wykonawcy FORMULARZ OFERTY na organizację części artystyczno-rozrywkowej imprezy pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 przedsięwzięcia realizowanego w ramach oś 4 LEADER-PROW 2007-2013, działanie 413 WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju Małe projekty. 1. Nazwa (firma) oraz adres Wykonawcy....... NIP:... REGON:... KRS:...
2. Oczekiwania finansowe wykonawcy wobec zamawiającego Oczekujemy wynagrodzenia za organizację części artystyczno rozrywkowej imprezy w wysokości : cena netto...zł (słownie)...zł cena brutto zł (słownie zł) 3. W odniesieniu do realizacji wymagań Zamawiającego Wykonawca zapewni:...... 3. Informacje na temat podwykonawców...... 4. Oświadczam, iŝ zapoznałem się z treścią zaproszenia do składnia ofert i nie wnoszę Ŝadnych zastrzeŝeń.
5. Oświadczam, Ŝe załączony do treści zaproszenia wzór umowy został przeze mnie zaakceptowany bez zastrzeŝeń i zobowiązuję się w przypadku wyboru mojej oferty do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego... (podpis i pieczęć Wykonawcy)
... Nazwa, adres, nr telefonu, faxu wykonawcy Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Oświadczenie Wykonawcy nr 1 Przystępując do postępowania w sprawie o udzielenie zamówienia dotyczącego organizacji części artystyczno-rozrywkowej imprezy pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 przedsięwzięcia realizowanego w ramach oś 4 LEADER- PROW 2007-2013, działanie 413 WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju Małe projekty 1. Oświadczam, Ŝe posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i asortymentem oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 2. Oświadczam Ŝe nie jestem powiązany osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym. Miejsce i data Podpisano (imię, nazwisko, podpis, pieczątka)*
Wzór umowy U M O W A Zawarta dnia...... r. w Nieliszu, pomiędzy: Gminą Nielisz, Nielisz 279, 22-413 Nielisz reprezentowanym przez: Adama Wala Wójta Gminy Nielisz zwanym dalej Zamawiającym a Firmą... reprezentowaną przez: 1... 2... zwaną dalej Wykonawcą W wyniku przeprowadzenia uproszonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości poniŝej równowartości kwoty 14 000 euro, zawarto umowę następującej treści: 1 Przedmiot umowy Organizacja części artystyczno-rozrywkowej imprezy pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 przedsięwzięcia realizowanego w ramach oś 4 LEADER-PROW 2007-2013, działanie 413 WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju Małe projekty 2 Zakres umowy W ramach realizacji umowy Wykonawca przyjmuje na siebie obowiązki polegające na zapewnieniu: 1. 2. 3. 4. (...) 3 W celu wykonania obowiązków wynikających z niniejszej umowy Wykonawca oświadcza Ŝe: 1. Jest wpisany do ewidencji działalności gospodarczej 2. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3.W trakcie trwania imprezy będzie dysponował wymaganymi zezwoleniami, koncesjami 5. Nie jest powiązany osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym 6. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i asortymentem oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
4 Wykonawca przyjmuje do wiadomości, Ŝe 1. Impreza pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 będzie miała charakter plenerowy. 2. W uroczystości weźmie udział około 350 dzieci z dwóch szkół podstawowych z terenu gminy Nielisz. 3. KaŜda ze szkół biorących udział w uroczystości przedstawi 20 minutowy program artystyczny ze sceny głównej nawiązujący do tematu przewodniego uroczystości 4. Dzieci uczestniczące w imprezie będą miały do dyspozycji 4 urządzenia rekreacyjne z których będą korzystać według następującego harmonogramu: I TURA 10.00-10.30 dzieci spoza szkół i kl. 0 10.30-11.00 dzieci kl. I i kl. II 11.00-11.30 dzieci kl. III i kl. IV 11.30-12.00 dzieci kl. V i kl. VI II TURA 12.30-12.30 dzieci spoza szkół i kl. 0 12.30-13.00 dzieci kl. I i kl. II 13.00-13.30 dzieci kl. III i kl. IV 13.30-14.00 dzieci kl. V i kl. VI 5 Zamawiający oświadcza Ŝe: 1. Jest uprawniony do składania wszelkiego rodzaju oświadczeń, a w szczególności do zawierania umów związanych z organizacją i przeprowadzeniem imprezy pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 2. Zabezpieczy odpowiednią moc energetyczną dla urządzeń elektrycznych 3. Zapewni swobodny wjazd na teren imprezy 4. Zabezpieczy garderoby dla zespołów i wykonawców 5. W trakcie trwania imprezy będzie posiadał polisę ubezpieczeniową OC organizatora imprezy 6 Warunki płatności 1. Wysokość wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy ustalona została na podstawie oferty Wykonawcy na kwotę neto...zł (słownie )... brutto......zł. (słownie :...zł.) 2. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie po wykonaniu zamówienia bez zastrzeŝeń i po przedłoŝeniu Zamawiającemu faktury za wykonane zamówienie. 4. Termin zapłaty faktury za wykonany przedmiot umowy ustala się do 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu faktury. 5. Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy będzie płatne przelewem z rachunku Zamawiającego, na konto Wykonawcy nr:
... 7 Odpowiedzialność 1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania swoje, swoich pracowników i innych osób, którym zleca wykonanie niniejszej umowy (na podstawie umowy-zlecenia, umowy o dzieło lub innych) 2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Wykonawcę oraz przez osoby którymi Wykonawca się posługuje przy wykonywaniu niniejszej umowy wyrządzone przez: - uczestników imprezy -słuŝby ratownicze - przez siły natury(wichury, burze) 3.Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nie wykonanie umowy z przyczyn od niego niezaleŝnych (klęski Ŝywiołowe, Ŝałoba narodowa itp.) 8 Kary 1. Za nie dotrzymanie warunków umowy z winy Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną stanowiącą równowartość otrzymanej dotacji na realizację projektu pn. Zachowajmy piękno naszej kultury. Dzień Dziecka na ludowo - Nielisz 2013 przedsięwzięcia realizowanego w ramach oś 4 LEADER-PROW 2007-2013, działanie 413 WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju Małe projekty wraz z naleŝnymi odsetkami. 9 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U., Nr 16/64, poz. 93 z późn. zm.). 2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej umowy mogą nastąpić za zgodą Stron w formie pisemnego aneksu pod rygorem niewaŝności. 3. Sądem właściwym dla wszystkich spraw, które wynikną z realizacji niniejszej umowy będzie sąd właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego. 4. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla kaŝdej ze Stron. Zamawiający : Wykonawca :......