Warszawa, 10 stycznia 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WK-IV.431.51.2017 Pan Mieczysław Leszczyński Przewodniczący Zarządu Rejonowego Związku Spółek Wodnych w Ciechanowie ul. Niechodzka 2a 06-400 Ciechanów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy o finansach publicznych 1 oraz art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy o kontroli w administracji rządowej 2, panie: Hanna Lewczuk kierownik Oddziału Kontroli Finansowej 3, Małgorzata Krawczyk starszy inspektor wojewódzki 4 oraz Agnieszka Załęska starszy specjalista 5 w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie (dalej MUW) przeprowadziły kontrolę w Rejonowym Związku Spółek Wodnych w Ciechanowie, z siedzibą w Ciechanowie przy ul. Niechodzkiej 2a (dalej RZSW w Ciechanowie). Przedmiot kontroli obejmował realizację warunków umów nr 95/s/2017 z 7 lipca 2017 r. w sprawie przekazania dotacji podmiotowej z budżetu państwa oraz nr 95R/z/2017 z dnia 6 lipca 2017 r. w sprawie przekazania dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa (część 83, poz. 50) zawartych pomiędzy Wojewodą Mazowieckim a Rejonowym Związkiem Spółek Wodnych w Ciechanowie oraz prawidłowość wykorzystania dotacji przez ww. Związek. 1 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870). 2 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz.1092). 3 Kontrola w jednostce w dniach: 15,16 oraz 23 i 24 listopada 2017 r. 4 Kontrola w jednostce w dniach: 9, 10, 12, 13 października oraz 20, 21 i 24 listopada 2017 r., 5 Kontrola w jednostce w dniach: od 9 do 13 października oraz od 15 do 24 listopada 2017 r. 1
RZSW w Ciechanowie funkcjonuje w oparciu o statut, który przyjęto w drodze Uchwały Nr 5/03 Walnego Zgromadzenia RZSW w Ciechanowie z 8 maja 2003 r. Statut został zatwierdzony przez Marszałka Województwa Mazowieckiego decyzją Nr 32/03 z dnia 25 czerwca 2003 r., znak: R.Ś.II.6215/St./6/03. Rejonowy Związek Spółek Wodnych w Ciechanowie został wpisany do katastru wodnego Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Warszawie 18 lipca 2003 r. pod pozycją 203. RZSW w Ciechanowie zrzeszał 3 360 członków, w tym: Gminna Spółka Wodna Ciechanów - 616 członków, Gminna Spółka Wodna Regimin 276 członków, Gminna Spółka Wodna Opinogóra 1 161 członków, Gminna Spółka Wodna Grudusk 502 członków, Gminna Spółka Wodna Czernice Borowe 805 członków. RZSW w Ciechanowie swoim działaniem obejmuje powiat ciechanowski i przasnyski. Łączna powierzchnia gruntów zmeliorowanych (do dotyczy odwodnienia rowami i drenażu) użytków rolnych objętych działalnością związku spółek wynosi 28 597 ha i taką wartość wykazano we wniosku. W dniu 6 i 7 lipca 2017 r. pomiędzy Wojewodą Mazowieckim a RZSW w Ciechanowie, reprezentowaną przez Przewodniczącego i Zastępcę Przewodniczącego zostały zawarte umowy: nr 95/z/2017 w sprawie przekazania dotacji podmiotowej z budżetu państwa w 2017 r. Na podstawie ww. umowy przyznano RZSW w Ciechanowie dotację w wysokości 22 466 zł, umowa nr 95R/z/2017 w sprawie przekazania dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa (część 83, poz.50) w wysokości 338 508 zł. RZSW w Ciechanowie w terminie określonym przez przekazującego dotację, niezwłocznie po wykonaniu prac, przesłał Wojewodzie Mazowieckiemu sprawozdanie z realizacji zadania objętego umowami dotacji wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałami kopiami dokumentów rozliczeniowych, tj. protokołów odbioru robót konserwacyjnych, kosztorysów powykonawczych, sprawozdań z wykorzystania dotacji. 2
Ponadto RZSW w Ciechanowie dysponował kompletną dokumentacją potwierdzającą wydatkowanie dotacji, zgodną z dokumentami przekazanymi do MUW. Według przedstawionej dokumentacji rozliczeniowej RZSW przeznaczył wykorzystanie środków dotacji jn.: podmiotową na konserwację bieżącą rowów melioracyjnych. Kontrolującym przedstawiono dokumenty rozliczeniowe na łączną kwotę 24 915,89 zł, w tym: z dotacji na kwotę 22 466,00 zł, ze środków własnych w wysokości 2 449,89 zł. z rezerwy celowej budżetu państwa na odmulanie mechaniczne oraz bieżącą konserwację rowów melioracyjnych. Całkowita wartość wykonanych prac wyniosła 341 230,91 zł, w tym z dotacji na kwotę 338 508 zł, ze środków własnych w wysokości 2 722,91 zł. Zgodnie z poddaną kontroli dokumentacją w ramach umowy nr 95/z/2017 z 7 lipca 2017 r. RZSW wykonał następujące prace w poszczególnych spółkach: Gminna Spółka Wodna Ciechanów kwota 1 960 zł, wykorzystano na naprawę sieci drenarskiej o śr. drenek od 5,0 do 12,5 cm polegającą na wykonaniu wykopów rozpoznawczych w celu ustalenia tras rurociągów, następnie wykonanie wykopów zasadniczych wydobycie drenek i oczyszczenie ich między wykopami przez przeciągnięcie drutem, ułożenie drenek w wykopie i ponowne zasypanie wykopów. Ilość naprawionych awarii według Protokołu nr 1/2017 r. z 17 lipca 2017 r. wynosi 7, w sprawozdaniu z wykorzystania dotacji błędnie podano liczbę 5, co skorygowano w trakcie czynności kontrolnych. Lokalizacja grunty rolne w miejscowości Kowanty Żędowe, Gminna Spółka Wodna Czernice Borowe - kwota 5 837 zł, wykorzystano na ręczne wykoszenie traw i porostów twardych, gęstych ze skarp i dna cieków wraz z wygrabieniem i złożeniem w wałki na górną krawędź skarpy rów Nr RW-1/9 w km od 0+000 do km 2+560 w miejscowości Rostkowo, Gminna Spółka Wodna Grudusk kwota 4 254 zł, wykorzystano na ręczne wykoszenie traw i porostów twardych, gęstych ze skarp i dna cieków wraz z wygrabieniem i złożeniem w wałki na górną krawędź skarpy rów nr RG-23/1 w km od 0+000 do km 1+750 w miejscowości Grudusk-Kołaki, Gminna Spółka Wodna Opinogóra kwota 8 915 zł, wykorzystano na odmulenie mechaniczne cieków warstwą 20 cm odmularką łyżkową szerokość dna 0,6m na okład rów RSZ-46 (0+000-3
0+260) 260 m, RSZ-24 (0+600-3+400) 2 800 m, RSZ-47 (1+380-2+200) 820 m. Razem 3 880 m. Gminna Spółka Wodna Regimin - kwota 1 500 zł, wykorzystano na ręczne wykoszenie traw i porostów twardych, gęstych ze skarp i dna cieków wraz z wygrabieniem i złożeniem w wałki na górną krawędź skarpy rów nr RŁ-24 w km od 0+000 do km 1 + 320 w miejscowości Kliczki. RZSW w Ciechanowie przyznaną dotację z rezerwy celowej z budżetu państwa (część 83, poz.50) na podstawie umowy 95R/z/2017 z dnia 6 lipca 2017 r. w kwocie 338 508 zł przeznaczył jn.: Gmina Spółka Wodna Regimin w kwocie 19 649,00 zł na ręczne wykoszenie traw i porostów twardych, gęstych ze skarp i dna cieków melioracyjnych wraz z wygrabieniem rowy: RŁ-20 w km od 0+00 do km 3+950, RŁ-20/1 (2 860), RŁ-20/1b (920), RŁ-18/2 (1 550), RŁ-18/1 (700). Razem 9,98 km. Gminna Spółka Wodna Ciechanów w kwocie 29 972 zł na odmulenie mechaniczne cieków warstwą namułu 20 cm szerokość dna 0,6 m. na odkład przy użyciu koparko-odmularki rowów nr RŁ-18/7 (600), RŁ-18/1 (680), RŁ-8B (480), RŁ-82b/3 (300) w miejscowości Chruszczewo, Sokołówek i Nużewko razem 2 060 m. Wykoszenie traw i porostów ręcznie ze skarp i dna cieków z wygrabieniem i złożeniem w wałki na górnej krawędzi skarp: rowy nr RŁ-8b w km od 1+00 do 3+975, od 5+075 do 6+010 (9910), RŁ-8b/2 (2 13) w miejscowości Nużewko i Mieszki Wielkie, RŁ-8b/3 (680), RŁ-8b/4 (460), RŁ-8b/1 (682) w miejscowości Sokołówek, RŁ-12 w km od 0+650 do km 2+930 (2280) oraz zgodnie z przesłaną 6 września 2017 r. do MUW korektą rów RŁ-12/3 (530). Razem 10 612 m. Gminnej Spółki Wodnej Czernice Borowe w kwocie 88 787 zł na ręczne wykoszenie traw i porostów twardych, gęstych ze skarp i dna cieków melioracyjnych wraz z wygrabieniem rowy: RO-(1 750), RO-6(620), RW-2/2(820), RW-2(1 000), RW-2/4(1 020), RW-1/1(980), RW- 1/1791 940), RO-7(1 000), RO-8(520), RO-9(370), RW-1/18a(800), RW-1/18(2 200), RW- 1/9d(1160), RW-17(41800) RW-17/2(620), RW-19(4920), RW-21(2100), RW-27(3250), RW- 19/3(1490), RW-1/19a(1420), RW-27(3250), RW-19/3(1490), RW-1/19a(1420), RW- 1/19c(1340), RW-1/15(1120), RW-1/19f(600), RG-12/8(480), RG-12(1980), RG-12/7(2640), RW-19/4(2150). Razem: 42 470 mb. Gminnej Spółki Wodnej Grudusk w kwocie 64 660,00 zł na ręczne wykoszenie traw i porostów twardych, gęstych ze skarp i dna cieków melioracyjnych wraz z wygrabieniem rowy: RG-23/1(od 1+750 do 4+824) (3074), RG-23(4500), RŁ-54(2470), RG-1(220), RG- 4
12(6400), RŁ-46(6075), RŁ-46/17(1380), RŁ-46/19(2210), RG-23/2(1210), RG-19(620), RG- 23/1C(654). Razem: 30 793 mb. Gminnej Spółki Wodnej Opinogóra w kwocie 135 440,00 zł na odmulanie mechaniczne rowów warstwą 20 cm., szer. dna 0,6 m na odkład odmularka łyżkową: RSZ-57 (100), RS-24/8 (0+000-0+300) 300 m., RSZ-23 (0+000-1+350) 1350 m., RSZ-24/1 (0+000-0+990) (1+290- +390) 1090 m., RSZ-24/7 (0+000-0+400) 400 m., RSZ-55 (2+820-4+020) 1200 m, RSW-58/9 (0+000-0+240) 240 m. Ręczne wykoszenie porostów ze skarp i dna cieków melioracyjnych wraz z wygrabieniem następujące rowy: RSW-69 (0+000-2+430) (2+650-3+800) 3580 m., RSZ- 61(2+400-6+760) 4360 m., RSW-64/1 (0+000-0+540) (0+740-2+100) 1900 m, RSZ-84 1200 m, RSZ-84/1 900 m, RSZ84/1b 600 m, RSP-35 1170 m, RSP-35/1 710 m, RSZ-61/3 960 m, RSW- 68 760 m, RSZ-5/2a 1300 m,rsz-70 (0+000-0+630) 630 m, RSZ-60 1100 m, RSW-60 (0+000-0+800) (1+177-2+500) 2123 m, RSW-58/5 900 m, RSZ-59(0+00-0+900) 900 m, RSZ-6490+000-2+358) 2358 m, RSZ-625470 m, RSZ-65 3000 m, RSW- 72 (0+000-2+600) 2600 m, RSP-28 (1+760-3+430) 1670 m, RSW-72/1 150 m, RÓW-71 1700 m, RSW-69/2 (0+383-1+500) 1117 m, RSP-21/4 1800 m, RSZ-47 2500 m, RSW-69/2 (0+383-1+500) 1117 m, RSP-21/4 1800 m, RSZ-47 2500 m, RSZ-15/3b (0-720-2+020) 1300 m, RSW-58 (0+000-5+452) 5452 m. Razem odmulanie mechaniczne: 4 680 mb. Razem wykoszenie porostów: 53 700 mb. Oględzinom w toku kontroli poddano stan wybranych urządzeń melioracji wodnych szczegółowych. Przegląd potwierdził wykonanie robót konserwacyjnych na rowach: Regimin RŁ- 20; Kliczki - RŁ 24; Nóżewko - RŁ 8B, RŁ - 18B/1; Chruszczewo - RŁ -18/7; Ciechanów RŁ - 12/3. Z przedstawionej w trakcie kontroli dokumentacji oraz przeprowadzonych oględzin wynika, że przyznane dotacje zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. W wyniku kontroli ewidencji księgowej i dokumentów finansowych RZSW w Ciechanowie oraz szczegółowej kontroli Gminną Spółkę Wodną Czernice Borowe, stwierdzono, że: ewidencja prowadzona była ręcznie w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR), w której: strony księgi nie zostały ponumerowane, wpisane dane nie były zgodnie z treścią rubryki, zapisy opisujące treść operacji gospodarczej nie oddawały istoty dokonanego zdarzenia gospodarczego, często brak było pełnych danych np. numeru faktury, pozostawiono wolne pozycje bez treści bądź w jedną rubrykę wpisano kilka liczb, wiersze i kolumny nie były 5
podsumowane, dowodom źródłowym nadawano te same numery, nie wprowadzono do księgi danych dotyczących bilansu otwarcia, a zapisy nie były dokonywane chronologicznie, w ewidencji księgowej nie wyodrębniono wydatków ze środków dotacji i własnych tym samym nie wypełniono obowiązku wynikającego z zapisu 7 w umowach zawartych z Wojewodą Mazowieckim, w ewidencji księgowej ujęto koszty spółki z tytułu wynagrodzenia społeczne przyznanego sołtysom na podstawie uchwał Nr 3 6 każdej ze spółek, jedynie na podstawie zestawienia zbiorczego wpłat składek członkowskich rolników bez dowodów źródłowych potwierdzających ich wypłatę, dowody źródłowe ujęte w ewidencji księgowej zawierały informację o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, wydatek był zatwierdzony do wypłaty przez osobę upoważnioną Kierownika Biura RZSW w Ciechanowie, z wyjątkiem dowodów list płac. wykazano we wniosku o przyznanie dotacji: zmeliorowanych użytków rolnych powierzchni ogółem, bez określenia jej części składowych gruntów zdrenowanych i zmeliorowanych rowami oraz wysokość przychodów ze zrealizowanych składek członkowskich bieżących w 2016 r. inną niż wynikającą z raportów ze spływu składek członkowskich bieżących i zaległych ujętych w programie Melior. Podsumowując wyniki kontroli informuję, że realizację warunków ww. umów w zakresie realizacji zadania określonego umowami, kompletności wniosku i dokumentów rozliczeniowych, terminowości przekazania dokumentów rozliczeniowych ocenia się pozytywnie natomiast w zakresie rzetelności danych we wniosku o przekazanie dotacji oraz poprawności dokumentów rozliczeniowych ocenia się pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. 6 Uchwałami Nr 3 każda ze spółek wodnych na Walnym Zgromadzeniu Członków uchwaliła, że wpłaty należności dokonywać można u miejscowego sołtysa, w kasie biura lub na rachunek bankowy oraz, że zatwierdza się zwrot kosztów dla osób pełniących czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych polegających na przyjmowaniu i rozliczaniu należności składki członkowskiej, a także, że wysokość zwracanych kosztów nie może przekraczać 5% sumy zebranych składek. RZSW nie posiada dowodów źródłowych dotyczących pobrania ww. kwot przez sołtysów w przypadkach przyjmowania wpłaty składek z terenu gminy Grudusk i Czernice Borowe, jak również nie prowadzi rejestru wypłat dla sołtysów, natomiast z pozostałych gmin sporządzany jest wykaz pt. Zwrot kosztów za zbiór składki członkowskiej dla rolników niebędących pracownikami Rejonowego Związku, na którym kwitują własnym podpisem (nieczytelnym) pobór gotówki. 6
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Przewodniczącego do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Rzetelnego sporządzania wniosków o przekazanie spółkom wodnym zrzeszonym w RZSW dotacji podmiotowych z budżetu państwa oraz z rezerwy celowej budżetu państwa, poprzez wskazywanie danych na podstawie ksiąg rachunkowych Spółek i Związku. 2. Prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej do zadań objętych umową z Wojewodą Mazowieckim, wprowadzania zapisów zdarzeń gospodarczych do ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości 7 na podstawie dowodów źródłowych spełniających wymogi zawarte w art. 21 i 22 ww. ustawy. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Przewodniczącego do przekazania, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, z powołaniem numeru pisma WK- IV.431.51.2017 pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych. Z poważaniem z up. Wojewody Mazowieckiego Bogusław Krupa Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 7 Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2017 r. poz.2342). 7
8