Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego w Kielcach Biuro Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Dokumentacja konkursowa Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet IX PO KL Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie 9.2 PO KL Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego Konkurs zamknięty nr: PWP/1/9.2/POKL/2012 na wyodrębnione projekty współpracy ponadnarodowej i/lub projekty z komponentem ponadnarodowym zaplanowanym do realizacji na etapie opracowania wniosku o dofinansowanie Kielce, lipiec 2012 r.
SPIS TREŚCI I. Informacje ogólne... 3 1.1 Instytucja organizująca konkurs... 5 1.2 Obowiązujące akty prawne i dokumenty programowe... 6 1.3 Cel i przedmiot konkursu... 10 1.4 Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu... 13 1.5 Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie realizacji projektów... 14 1.6 Forma finansowania... 15 II. Podstawowe wymagania projektowe... 18 2.1 Wymagania dotyczące grupy docelowej... 18 2.2 Wymagania czasowe... 19 2.3 Wymagania finansowe... 21 2.4 Wymagane wskaźniki pomiaru celów, produkty i wartość dodana... 27 2.5 Wymagania dotyczące partnerstwa... 33 2.6 Wymagania dotyczące zlecania zadań merytorycznych.... 42 2.7 Wymagania dotyczące innowacyjności i współpracy ponadnarodowej.... 44 2.8 Wymagania dotyczące działań kwalifikowanych, modeli i form współpracy ponadnarodowej.. 45 2.9 Wymagania dotyczące pomocy publicznej... 49 2.10 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu... 50 2.11 Wymagania związane z realizacją projektu... 52 III. Przygotowanie i składanie wniosków o dofinansowanie projektu... 58 3.1 Wymagania dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu... 58 3.2 Załączniki do wniosku... 63 3.3 Warunki konkursowe i składanie wniosków... 65 3.4 Wycofanie wniosku... 66 IV. Wybór projektów oraz podpisywanie umowy o dofinansowanie projektu... 67 4.1 Procedura oceny formalnej... 67 4.2 Procedura oceny merytorycznej... 70 4.3 Procedura odwoławcza... 79 4.4 Zabezpieczenie realizacji projektu... 88 4.5 Wymagane załączniki do umowy... 90 4.6 Podpisywanie umowy o dofinansowanie projektu... 93 V. Dodatkowe informacje... 96 5.1 Wymagania w zakresie oznaczania projektów... 96 5.2 Kontakt i dodatkowe informacje... 96 VI. Wzory załączników... 98 2
I. Informacje ogólne Definicje stosowane w dokumentacji Beneficjent Podmiot, który podpisał umowę o dofinansowanie projektu. Partner ponadnarodowy Projekt współpracy ponadnarodowej Partner zagraniczny wymieniony w punkcie 2.8 wniosku o dofinansowanie projektu współpracy ponadnarodowej, z którym projektodawca najpierw podpisuje list intencyjny, a następnie umowę o współpracy ponadnarodowej, wnoszący do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne i/lub finansowe, realizujący projekt wspólnie z projektodawcą i innymi partnerami ponadnarodowymi na warunkach określonych w powyższej umowie. Projekt realizowany we współpracy z podmiotami pochodzącymi z krajów członkowskich Unii Europejskiej lub z krajów nie będących członkami UE (partnerami ponadnarodowymi), który zakłada wspólną z partnerami realizację działań kwalifikowanych przewidzianych w załączniku nr 8 do Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL, a także w przypadku którego wykazano rzeczywistą wartość dodaną wynikającą ze współpracy ponadnarodowej oraz podpisano umowę o współpracy ponadnarodowej. Wyróżnia się dwa rodzaje projektów współpracy ponadnarodowej: wyodrębnione projekty współpracy ponadnarodowej oraz projekty z komponentem ponadnarodowym. a) Wyodrębniony projekt współpracy ponadnarodowej Projekt, który koncentruje się na działaniach współpracy ponadnarodowej cel główny i cele szczegółowe wyodrębnionego projektu współpracy ponadnarodowej powinny się odnosić do współpracy ponadnarodowej i powinny być możliwe do osiągnięcia wyłącznie dzięki współpracy z partnerem/partnerami ponadnarodowymi będącymi sygnatariuszami umowy o współpracy ponadnarodowej. Realizowany w ramach takiego projektu proces wymiany wiedzy, doświadczenia i wzajemnego uczenia się na poziomie ponadnarodowym wnosi rzeczywistą wartość dodaną. 3
Wyodrębniony projekt współpracy ponadnarodowej zakłada realizację działań we współpracy ponadnarodowej od początku realizacji projektu, tj. już na etapie opracowania wniosku o dofinansowanie projektu. Wyodrębnione projekty współpracy ponadnarodowej są wdrażane w ramach Działań/Poddziałań określonych w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL. b) Projekt z komponentem ponadnarodowym Projekt, który na poziomie analizy problemów/potrzeb grup docelowych wykazuje uzasadnioną potrzebę realizacji komponentu ponadnarodowego, oraz którego cel/cele szczegółowe wskazują na możliwość ich osiągnięcia wyłącznie w wyniku współpracy ponadnarodowej. Realizacja komponentu ponadnarodowego wnosi rzeczywistą wartość dodaną wynikającą z wymiany wiedzy, doświadczenia i wzajemnego uczenia się partnerów ponadnarodowych możliwą do osiągnięcia jedynie przy ich udziale. Komponent ponadnarodowy może być: realizowany od początku projektu, tj. komponent jest zaplanowany na etapie opracowania wniosku o dofinansowanie projektu; wniosek jest składany w odpowiedzi na konkurs (lub w trybie systemowym) jako projekt z komponentem ponadnarodowym lub wprowadzony do projektu w trakcie realizacji, tj. komponent jest zgłaszany jako zmiana do wniosku o dofinansowanie projektu. Projekty z komponentem ponadnarodowym mogą być realizowane ramach Działań/Poddziałań określonych w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL oraz jako projekty innowacyjne z komponentem ponadnarodowym. Produkty współpracy ponadnarodowej Projektodawca Dobra i usługi, które powstaną w wyniku działań podjętych w trakcie realizacji projektu, możliwe do osiągnięcia jedynie przy wsparciu partnerów ponadnarodowych, składające się na wartość dodaną projektu współpracy ponadnarodowej. Podmiot aplikujący o środki na realizację projektu, do czasu podpisania umowy o dofinansowanie projektu. 4
Umowa o współpracy ponadnarodowej List intencyjny Umowa podpisywana przez wszystkich partnerów ponadnarodowych i krajowego beneficjenta (lidera) realizujących projekt współpracy ponadnarodowej, przygotowywana zgodnie z przyjętym wzorem (stanowiącym załącznik do Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL), określająca m.in. wspólne cele, planowane produkty, opis działań, harmonogram ich realizacji, postanowienia finansowe. Dokument składany wraz z wnioskiem o dofinansowanie projektu współpracy ponadnarodowej, stanowiący wstępną deklarację współpracy i wskazujący jednoznacznie na zamiar podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej w celu realizacji projektu współpracy ponadnarodowej. 1.1 Instytucja organizująca konkurs 1.1.1 Projekty, na które ogłaszany jest nabór wniosków, realizowane są w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działania 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. 1.1.2 Funkcję Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki pełni Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa. 1.1.3 Projekty realizowane są w ramach komponentu regionalnego PO Kapitał Ludzki. Funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu IX PO KL w województwie świętokrzyskim pełni Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego w Kielcach. 1.1.4 Instytucją Organizującą Konkurs (zwaną dalej IOK) jest Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego Biuro PO KL w Kielcach przy ul. Jagiellońskiej 70. 5
1.2 Obowiązujące akty prawne i dokumenty programowe 1.2.1 Obowiązujące akty prawne i dokumenty programowe: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999. Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych). Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.). Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.). Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwana dalej jako UFP. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.) 6
Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404 z późn. zm.). Ustawa z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. z 2008 r. Nr 216, poz. 1370). Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.). Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. Dz. U z 1974 nr 24 poz. 141, z późn. zm.). Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.). Ustawa z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. Nr 106, poz. 622, z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r. Nr 6, poz. 69). Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 listopada 2010 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. Nr 228, poz. 1487). Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. z 2010 r. Nr 239, poz. 1598). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 lipca 2007 r. w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej oraz sprawozdań o zaległych należnościach przedsiębiorców z tytułu świadczeń na rzecz sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 133, poz. 923). Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 marca 2009 r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określania szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U z 2009 r. Nr 50, poz.400). Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2009 r. Nr 223, poz.1786). 7
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. z 2009 r. Nr 220, poz.1726). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2010 r. Nr 125, poz. 846). Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U z2010 r. Nr 244, poz. 1626). Warunkiem udziału w konkursie jest zapoznanie się Wnioskodawcy z poniższymi dokumentami, związanymi z systemem wdrażania PO KL: Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007 2013 wersja obowiązująca od 5 grudnia 2011 r. (po przeglądzie śródokresowym). Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą PO KL i obowiązujący od 1 lipca 2012 r. Plan działania na rok 2012 dla Priorytetu IX PO KL w województwie świętokrzyskim (cz. E. projekty współpracy ponadnarodowej). Krajowe wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 z dnia 20 kwietnia 2010 r. (obowiązują od 14 maja 2010 r.). Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2011 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obowiązują od 1 stycznia 2012 r.). Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 10 czerwca 2010 r. w zakresie informacji i promocji (obowiązują od 2 lipca 2010 r.). System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 obowiązujący na dzień ogłoszenia konkursu. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (z dnia 1 kwietnia 2009 r.). Wytyczne w zakresie wymogów jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 8
grudnia 2008 r. wersja z dnia 12 kwietnia 2011 r. (obowiązują od 27 kwietnia 2011 r.). Wytyczne w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (obowiązują od 1 października 2011 r.). Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL (obowiązują od 1 stycznia 2012 r.); Zasady finansowania w ramach PO KL (obowiązują od 1 stycznia 2012 r.); Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą PO KL (obowiązuje od 1 stycznia 2012 r.); Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL (obowiązuje od 1 stycznia 2012 r.); Poradnik pn. Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach PO KL (wersja z 2010 roku). Materiały pomocnicze przygotowane przez Krajową Instytucję Wspomagającą PO KL: Komentarz do instrukcji wypełnienia wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL (obowiązuje od 1 stycznia 2012 r.); Poradnik dla oceniających projekty innowacyjne i projekty współpracy ponadnarodowej; Projekty współpracy ponadnarodowej podręcznik dla Projektodawców 1 ; Partnerstwo bez granic. Nieznajomość powyższych dokumentów może spowodować niewłaściwe przygotowanie wniosku o dofinansowanie (części merytorycznej oraz budżetu) co skutkować będzie obniżeniem liczby przyznanych punktów, a nawet odrzuceniem wniosku o dofinansowanie. Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie oraz realizujący projekty zobowiązani są do zapoznania się z aktualnymi wersjami dokumentów wymienionych w pkt. 1.2. W przypadku zmiany przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki zapisów Wytycznych lub Systemu Realizacji PO KL, IOK zastrzega sobie prawo do zmiany zapisów niniejszej dokumentacji konkursowej w trakcie trwania konkursu. Informacja o ewentualnych zmianach wraz z wyjaśnieniem oraz terminem, od którego 1 W zakresie odnoszącym się do dokumentów programowych PO KL, zwłaszcza w rozdziale dotyczącym kwestii finansowych, Podręcznik jest w trakcie aktualizacji przez KIW. Jednakże treści odnoszące się ogólnych zasad współpracy ponadnarodowej, w tym przykłady z praktyki realizacji projektów współpracy ponadnarodowej oraz narzędzia je wspierające pozostają aktualne. 9
zmiany te obowiązują, będzie zamieszczana we wszystkich formach komunikacji, w jakich zostało opublikowane ogłoszenie o konkursie, z zastrzeżeniem, że zmiany dotyczące kwestii technicznych oraz harmonogramu realizacji konkursu będą umieszczane jedynie na stronie internetowej IOK. 1.3 Cel i przedmiot konkursu 1.3.1 Celem planowanym do osiągnięcia w wyniku realizacji projektów w ramach ogłoszonego konkursu jest wzmocnienie atrakcyjności i podniesienie jakości oferty edukacyjnej szkół i placówek oświatowych prowadzących kształcenie zawodowe (z wyłączeniem kształcenia osób dorosłych), służące podniesieniu zdolności uczniów do przyszłego zatrudnienia. Działania w przedmiotowym zakresie, będą realizowane poprzez kompleksowe programy rozwojowe szkół i placówek oświatowych prowadzących kształcenie zawodowe. 1.3.2 W ramach niniejszego konkursu przewiduje się możliwość realizacji wyodrębnionych projektów współpracy ponadnarodowej i/lub projektów z komponentem ponadnarodowym zaplanowanym do realizacji na etapie opracowania wniosku o dofinansowanie w odniesieniu do których mają zastosowanie Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL. 1.3.3 Wsparciem objęty może zostać następujący typ projektu (operacji): 1. Programy rozwojowe 2 szkół i placówek oświatowych prowadzących kształcenie zawodowe ukierunkowane na zmniejszanie dysproporcji w osiągnięciach uczniów w trakcie procesu kształcenia oraz podnoszenie jakości procesu kształcenia w szczególności obejmujące: 2 Programy rozwojowe szkół i placówek oświatowych realizowane w Działaniu 9.2 spełniają łącznie następujące cechy: 1. Kompleksowo odpowiadają na zdiagnozowane potrzeby dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze danej szkoły/placówki oświatowej i jej uczniów (szkół/placówek oświatowych i ich uczniów). 2. Kompleksowo i trwale przyczyniają się do jakościowych zmian w funkcjonowaniu szkoły/placówki oświatowej i/lub rozszerzenia oferty edukacyjnej danej szkoły/placówki oświatowej (szkół/placówek oświatowych). 3. Zawierają określone cele, rezultaty i działania już na etapie aplikowania. 4. Działania określone w programie rozwojowym przyczyniają się do rozwoju kompetencji kluczowych określonych w Zaleceniach Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie kompetencji kluczowych w procesie uczenia się przez całe życie (2006/962/WE) lub kompetencji zawodowych zgodnie z kierunkiem kształcenia zawodowego i stanowią co najmniej 70% ogółu działań podejmowanych w projekcie. 5. Zawierają elementy zgodne z polityką edukacyjną państwa i województwa. 10
a) dodatkowe zajęcia dydaktyczno - wyrównawcze oraz specjalistyczne służące wyrównywaniu dysproporcji edukacyjnych w trakcie procesu kształcenia; b) doradztwo i opiekę pedagogiczno psychologiczną dla uczniów wykazujących problemy w nauce lub z innych przyczyn zagrożonych przedwczesnym wypadnięciem z systemu szkolnictwa (np. wsparcie dla uczniów z obszarów wiejskich, wsparcie dla uczniów niepełnosprawnych, przeciwdziałanie uzależnieniom, programy prewencyjne, przeciwdziałanie patologiom społecznym); c) dodatkowe zajęcia (pozalekcyjne i pozaszkolne) dla uczniów ukierunkowane na rozwój kompetencji kluczowych, ze szczególnym uwzględnieniem ICT, języków obcych, przedsiębiorczości, nauk przyrodniczo matematycznych; d) efektywne programy doradztwa edukacyjno zawodowego; e) modernizację oferty kształcenia zawodowego i dostosowanie jej do potrzeb lokalnego i regionalnego rynku pracy (wprowadzanie nowych kierunków kształcenia, modyfikacja programów nauczania na kierunkach istniejących); f) współpracę szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe z pracodawcami i instytucjami rynku pracy służącą podnoszeniu kwalifikacji zawodowych uczniów jako przyszłych absolwentów i wzmacnianie ich zdolności do zatrudnienia (w tym zwłaszcza w zakresie praktycznych form nauczania staże i praktyki); g) wyposażenie szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe w nowoczesne materiały dydaktyczne (w tym podręczniki szkolne) zapewniające wysoką jakość kształcenia; h) wdrożenie nowych, innowacyjnych form nauczania i oceniania cechujących się wyższą skutecznością niż formy tradycyjne; i) wdrażanie programów i narzędzi efektywnego zarządzania placówką oświatową przyczyniających się do poprawy jakości nauczania. 1.3.4 Wskazany w pkt. 1.3.3 - typ projektu(operacji) może mieć wyłącznie charakter wyodrębnionych projektów ponadnarodowych i/lub projektów z komponentem ponadnarodowym zaplanowanym do realizacji na etapie opracowania wniosku. Projekty współpracy ponadnarodowej powinny przyczyniać się do osiągnięcia celów Priorytetu IX PO KL, wykorzystując doświadczenia partnerów z innych krajów. 11
Wyodrębniony projekt współpracy ponadnarodowej Definiowany jest jako projekt, który koncentruje się na działaniach współpracy ponadnarodowej cel główny i cele szczegółowe wyodrębnionego projektu o współpracy ponadnarodowej powinny się odnieść do współpracy ponadnarodowej i powinny być możliwe do osiągnięcia wyłącznie dzięki współpracy z partnerem/partnerami ponadnarodowymi będącymi sygnatariuszami umowy o współpracy ponadnarodowej. Realizowany w ramach takiego projektu proces wymiany wiedzy, doświadczenia i wzajemnego uczenia się na poziomie ponadnarodowym wnosi rzeczywistą wartość dodaną. Rzeczywistą wartość dodaną współpracy ponadnarodowej, niezależnie od tego, czy projekt jest jedynie z komponentem ponadnarodowym, czy jest wyodrębnionym projektem współpracy ponadnarodowej stanowią precyzyjnie określone konkretne cele i produkty możliwe do osiągnięcia wyłącznie we współpracy ponadnarodowej, których nie udałoby się zrealizować w projekcie o zasięgu tylko krajowym, bez udziału partnerów ponadnarodowych. Projekt z komponentem ponadnarodowym To projekt, który na poziomie analizy problemów/potrzeb grup docelowych wykazuje uzasadnioną potrzebę realizacji komponentu ponadnarodowego, oraz którego cel/cele szczegółowe wskazują na możliwość ich osiągnięcia wyłącznie w wyniku współpracy ponadnarodowej. Realizacja komponentu ponadnarodowego wnosi rzeczywistą wartość dodaną wynikającą z wymiany wiedzy, doświadczenia i wzajemnego uczenia się partnerów ponadnarodowych możliwą do osiągnięcia jedynie przy ich udziale. UWAGA Szczegółowe opisy kwestii dotyczących realizacji projektu współpracy ponadnarodowej znajdują się w następujących dokumentach: Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach POKL, Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, Zasadach finansowania PO KL, Zakresie realizacji projektów partnerskich określony przez IZ PO KL (dostępne są na stronach internetowych: www.efs.gov.pl oraz www.pokl.sbrr.pl), Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie oraz Komentarzu do Instrukcji przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach POKL (dostępna na stronie internetowej www.kiw-pokl.org.pl). 12
Inne przydatne publikacje - dotyczące realizacji projektów współpracy ponadnarodowej oraz wymienione w pkt. 1.2 są dostępne na stronie internetowej www.kiw-pokl.org.pl 1.4 Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu 1.4.1 O dofinansowanie projektu ubiegać mogą się wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych), które jednocześnie spełniają kryteria określone w pkt. 4.1 oraz 4.2 niniejszej dokumentacji. Zgodnie z Planem działania na 2012 r. dla przedmiotowego konkursu należy mieć na uwadze, iż: Projektodawca w okresie realizacji projektu prowadzi biuro projektu (lub posiada siedzibę, filię, delegaturę, oddział czy inną prawnie dozwoloną formę organizacyjną działalności podmiotu) na terenie województwa świętokrzyskiego z możliwością udostępnienia pełnej dokumentacji wdrażanego projektu oraz zapewniające uczestnikom projektu możliwość osobistego kontaktu z kadrą projektu; Wnioskodawcą jest wyłącznie szkoła realizująca kształcenie zawodowe/placówka kształcenia zawodowego lub jej organ prowadzący z terenu województwa świętokrzyskiego lub inny podmiot działający w partnerstwie z wymienionymi wcześniej instytucjami. 1.4.2 O dofinansowanie nie mogą ubiegać się podmioty podlegające wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) co zostanie zweryfikowane przez IOK przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. 1.4.3 Dopuszcza się możliwość występowania o dofinansowanie realizacji projektu, jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego nie posiadającej osobowości prawnej działającej zawsze w imieniu i na rzecz JST. Każda czynność cywilnoprawna dokonana przez kierownika gminnej, powiatowej i wojewódzkiej jednostki organizacyjnej musi opierać się na pełnomocnictwie którego kwestie regulują odpowiednio: ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym oraz ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa. 13
1.4.4 W przypadku jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego nieposiadających osobowości prawnej (np. szkoła, przedszkole, powiatowy urząd pracy, ośrodek pomocy społecznej) w polu 2.1 należy wpisać zarówno nazwę właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jak i nazwę jednostki organizacyjnej (np. szkoły), (w formacie; nazwa JST/nazwa jednostki organizacyjnej ). W polu 2.2 właściwy status prawny należy wybrać z listy rozwijanej, natomiast w polach 2.3, 2.4, 2.5 wpisać odpowiednie dane dotyczące jednostki organizacyjnej (np. szkoły), jeżeli ta jednostka będzie stroną umowy o dofinansowanie na podstawie pełnomocnictwa, upoważnienia lub innego równoważnego dokumentu albo odpowiednie dane dotyczące właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jeżeli stroną umowy o dofinansowanie będzie ta jednostka samorządu terytorialnego posiadająca osobowość prawną. Dane adresowe jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego nieposiadającej osobowości prawnej (np. szkoły) należy podać w polu 2.7.4 Adres. W szczególnych przypadkach w polu 2.7.4 do kontaktów roboczych może być podany inny adres. 1.5 Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie realizacji projektów 1.5.1 Kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów w ramach konkursu wynosi: wsparcie finansowe z EFS (85%): wsparcie finansowe krajowe (BP): 3 000 000 PLN 2 550 000 PLN 450 000 PLN 1.5.2 Instytucja Organizująca Konkurs zastrzega możliwość zmiany kwoty środków alokowanych na dany konkurs w wyniku zmiany kursu walut. 1.5.3 Powyższa kwota środków obejmuje rezerwę finansową (do 5%) z przeznaczeniem na ewentualne środki odwoławcze wnoszone przez Projektodawców. Opis procedury uruchamiania rezerwy finansowej zawiera pkt 4.3.18 niniejszej dokumentacji. 1.5.4 Budżet wniosku o dofinansowanie projektu współpracy ponadnarodowej obejmuje jedynie koszty współpracy ponadnarodowej ponoszone przez Projektodawcę. Natomiast 14
w zależności od specyfiki danego projektu współpracy ponadnarodowej określone działania mogą być finansowane przez partnerów ponadnarodowych z ich własnych źródeł. W takiej sytuacji całkowity budżet współpracy ponadnarodowej stanowił będzie sumę środków wnoszonych przez wszystkich partnerów ponadnarodowych, w tym Projektodawcę, i tym samym będzie wyższy od kwoty dofinansowania otrzymanej przez Projektodawcę w ramach umowy o dofinansowanie. Całkowity budżet projektu będzie widoczny w umowie o współpracy ponadnarodowej o której mowa w pkt. 2.37 oraz pkt. 4.5 niniejszej dokumentacji konkursowej. W związku powyższym, kwota środków przewidziana na konkurs i tym samym wartość projektu nie obejmują co do zasady kwoty środków przeznaczonych na realizację działań współpracy ponadnarodowej partnera/partnerów ponadnarodowego/ych. 1.6 Forma finansowania 1.6.1 W przypadku projektów konkursowych realizowanych przez Beneficjentów innych niż państwowe jednostki budżetowe - dofinansowanie przekazywane jest Beneficjentowi w formie zaliczki na realizację projektu, przy czym dofinansowanie to wypłacane jest na rzecz Beneficjenta w ramach dwóch równoległych strumieni, tj. w formie: płatności budżetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS; oraz dotacji celowej w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu 3. Przedmiotowe środki wpływają dwoma strumieniami na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Odsetki zgromadzone przez Beneficjenta na przedmiotowym rachunku bankowym od środków otrzymanego dofinansowania stanowią dochód budżetu państwa i z końcem roku podlegają zwrotowi 4 na wskazany przez IOK rachunek 5, o ile rachunek ten 3 O ile współfinansowanie krajowe z budżetu państwa jest przewidziane w ramach danego projektu. 4 Chyba, że IOK wyznaczy inny termin zwrotu przedmiotowych odsetek. 5 Ewentualne odsetki bankowe narosłe od przekazanego Beneficjentowi dofinansowania nie są wykazywane we wniosku o płatność. Jednocześnie nie ma możliwości zakładania lokat terminowych ze środków dofinansowania otrzymywanego przez Beneficjenta na realizację projektu. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego dopuszcza się zakładanie lokat bankowych wyłącznie w przypadku, gdy wynika to z umowy zawartej przez jednostkę samorządu terytorialnego z bankiem obsługującym rachunki tej jednostki. 15
nie jest nieoprocentowany. Powyższe nie dotyczy sytuacji, gdy zgodnie z odrębnymi ustawami odsetki stanowią dochód Beneficjenta (np. w przypadku Beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego). O ile to możliwe, wydatki w ramach projektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku. W przypadku ponoszenia wydatków z innych niż wyodrębniony na cele projektu rachunków bankowych, Beneficjent jest zobowiązany do refundacji poniesionych wydatków z przekazanych mu środków w części odpowiadającej dofinansowaniu. Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności wskazujący zakładane wartości zaliczek dla Beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych, wypłacanych zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie projektu. 1.6.2 Rachunek bankowy dla danego projektu w przypadku, gdy Beneficjentem jest jednostka organizacyjna JST nieposiadająca osobowości prawnej powinien zostać otwarty przez odpowiednią jednostkę samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo). 1.6.3 Pierwsza transza środków na realizację projektów jest wypłacana w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności. Wypłata środków w ramach pierwszej transzy dokonywana jest na podstawie umowy o dofinansowanie projektu, w związku z powyższym, w celu jej przekazania nie jest wymagane złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność. Niemniej jednak, pierwsza transza może zostać przekazana dopiero po złożeniu przez Beneficjenta zabezpieczenia, o którym mowa w umowie o dofinansowanie projektu, chyba że Beneficjent jest zwolniony ze złożenia zabezpieczenia. 1.6.4 Warunkiem przekazania drugiej transzy zaliczki - jest złożenie wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę, jego zweryfikowanie przez IOK oraz spełnienie następujących warunków: a) wykazanie w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez Beneficjenta dalszych wyjaśnień; b) nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danym Beneficjentem w trybie natychmiastowym. W związku z powyższym przekazanie kolejnej transzy środków na dofinansowanie projektu może nastąpić albo po zatwierdzeniu wniosku o płatność (w przypadku, gdy wniosek o płatność jest prawidłowy) albo po odesłaniu Beneficjentowi wniosku do poprawy 16
(w przypadku, gdy wniosek o płatność wymaga dalszych korekt), przy spełnieniu warunków o których mowa powyżej. 1.6.5 Na podstawie art. 189 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych, w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę 6 lub w terminie określonym przez Beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (co do zasady nie dłuższym jednak niż 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia, naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych (liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność, rozliczającego dany wydatek). 1.6.6 Harmonogram płatności może podlegać aktualizacji w dowolnym momencie realizacji projektu (ale nie później niż 30 dni przed planowanym końcem okresu realizacji projektu) lub we wniosku o płatność, pod warunkiem akceptacji zmienionego harmonogramu przez instytucję akceptującą wniosek o płatność. Zmiana harmonogramu w tym trybie nie wymaga formy aneksu do umowy o dofinansowanie projektu. 1.6.7 W ramach projektów państwowych jednostek budżetowych - środki będą wypłacane przez Bank Gospodarstwa Krajowego (zwany dalej BGK) bezpośrednio na rzecz wykonawców. Państwowa jednostka budżetowa wystawia dla BGK w formie elektronicznej: - zlecenie płatności ze środków europejskich; oraz - zlecenie wypłaty współfinansowania krajowego (w przypadku, gdy obsługa współfinansowania została zlecona do BGK w przeciwnym wypadku, zlecenie wypłaty współfinansowania przekazywane jest do komórki księgowej danego dysponenta). 1.6.8 Odrębne zasady mają zastosowanie w odniesieniu do wydatków ponoszonych przez państwowe jednostki budżetowe w związku z wypłatą wynagrodzeń wraz z pochodnymi, rozliczeniami gotówkowymi oraz dewizowymi. 1.6.9 Szczegółowe informacje na temat finansowania projektów, przekazywania środków finansowych, wypłaty i rozliczanie transz dofinansowania, rozliczenia poniesionych wydatków oraz sposób naliczania odsetek - określa dokument Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (z dnia 22.12.2011 r.), obowiązujący od dnia 01.01.2012 r. i jest dostępny na stronie internetowej: www.efs.gov.pl oraz www.pokl.sbrr.pl 6 Beneficjent ma prawo złożyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niż 70% środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego przez IOK. 17
II. Podstawowe wymagania projektowe 2.1 Wymagania dotyczące grupy docelowej 2.1.1 Zgodnie z obowiązującym Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL 2007-2013, projekty realizowane w ramach Działania 9.2 PO KL muszą być skierowane bezpośrednio do grup docelowych m.in. takich jak: uczniowie i słuchacze szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe (z wyłączeniem słuchaczy szkół dla dorosłych), szkoły i placówki (instytucje i kadra pedagogiczna) prowadzące kształcenie zawodowe (z wyłączeniem szkół dla dorosłych), partnerzy społeczno gospodarczy, pracodawcy. UWAGA Zgodnie Planem działania na 2012 r. dla przedmiotowego konkursu - projekt musi być skierowany do grup docelowych z obszaru województwa świętokrzyskiego (które w przypadku osób fizycznych uczą się, pracują lub zamieszkują na obszarze województwa świętokrzyskiego w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, w przypadku innych podmiotów posiadają one jednostkę organizacyjną na obszarze województwa świętokrzyskiego). 2.1.2 Jeżeli projekt współpracy ponadnarodowej przewiduje wsparcie przedstawicieli grup docelowych w kraju partnerskim (w ramach zadań finansowanych przez partnera ponadnarodowego), we wniosku o dofinansowanie - w tabeli 3.2.1 wspomnianych danych nie wykazuje się (tabela uwzględnia jedynie osoby/instytucje objęte wsparciem PO KL). W związku z działaniami kwalifikowanymi przewidzianymi w załączniku nr 8 do Wytycznych (o których mowa w pkt. 2.8.1 niniejszej dokumentacji konkursowej) w przypadku projektów współpracy ponadnarodowej wdrażanych w ramach niniejszego konkursu na grupę docelową określoną w SZOP dla danych typów operacji nakładają się grupy, które mogą wynikać z form działań kwalifikowanych, choć nie są wymienione w SZOP (np. pracownicy instytucji Projektodawcy, którzy podniosą swoje kwalifikacje poprzez udział w wymianie pracowników w kraju partnera). W takim przypadku w punkcie 3.2.1 wniosku o dofinansowanie należy wykazać jedynie tych uczestników projektu, którzy uzyskują bezpośrednie wsparcie (np. związane z podnoszeniem kwalifikacji w związku z 18
udziałem w wymianie pracowników w przedstawionym powyżej przykładzie). Zgodnie z obowiązującymi zasadami, w punkcie tym nie należy wykazywać np. uczestników seminariów, konferencji i spotkań polegających jedynie na wymianie informacji. 2.1.3 W punkcie 3.2 wniosku o dofinansowanie realizacji projektu - należy opisać osoby, które Projektodawca zamierza objąć wsparciem w ramach projektu oraz uzasadnić wybór konkretnej grupy docelowej wskazanej w pkt. 2.1.1 i 2.1.2 niniejszej dokumentacji konkursowej. Uzasadnienie powinno bazować na specyfice problemów i barier grupy docelowej, określonych w cz. 3.1 wniosku. W cz. 3.2 wniosku należy opisać sposób rekrutacji do projektu oraz wskazać w jaki sposób zasada równych szans kobiet i mężczyzn została uwzględniona w projekcie. Kryteria rekrutacji (w tym selekcji) grupy docelowej (osób bezpośrednio korzystających ze wsparcia) powinny być określone w sposób przejrzysty i jednoznaczny, bez możliwości ich szerokiej interpretacji. Dobór kryteriów rekrutacji musi być spójny z diagnozą sytuacji przedstawioną we wniosku (pkt 3.1 wniosku o dofinansowanie) oraz z pozostałą częścią wniosku. Należy także przedstawić metody (formy) rekrutacji uczestników do projektu oraz uzasadnić, dlaczego wybrane techniki i narzędzia są właściwe dla danej grupy docelowej. UWAGA Instytucja Organizująca Konkurs zwraca uwagę, iż w Planie działania na 2012 r. dla przedmiotowego konkursu zastosowano kryterium strategiczne nr 3, które odnosi się do preferowania wsparciem konkretnej grupy docelowej. W związku z tym, projekty, które otrzymają wymagane minimum punktowe za spełnienie ogólnych kryteriów merytorycznych i spełnią kryterium strategiczne otrzymają premię punktową zgodnie z przypisaną wagą punktową wskazaną w cz. 4. 2 niniejszej dokumentacji. 2.2 Wymagania czasowe 2.2.1 Wnioskujący o dofinansowanie określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu, mając na uwadze, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowane. 19
Okres kwalifikowalności wydatków zg. z Wytycznymi: 1) Początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data otrzymania przez Komisję Europejską PO KL, tj. 12 grudnia 2006 r. W przypadku projektów rozpoczętych przed tą datą, do wydatków kwalifikowalnych zaliczamy wydatki faktycznie poniesione od 12 grudnia 2006 r. Wydatki poniesione wcześniej nie stanowią wydatku kwalifikowanego. 2) Koniec okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data 31 grudnia 2015 r. 2.2.2 Instytucja Organizująca Konkurs zaleca, aby okres realizacji wyodrębnionych projektów współpracy ponadnarodowej mieścił się w przedziale 12 36 miesięcy natomiast w projektach z komponentem ponadnarodowym czas trwania przedmiotowego komponentu trwał minimum 6 miesięcy. 2.2.3 Koszty nawiązania współpracy ponadnarodowej, poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, ale w okresie realizacji projektu wskazanym we wniosku, uznaje się za kwalifikowane pod warunkiem podpisania umowy o dofinansowanie projektu - są więc ponoszone na ryzyko Projektodawcy. Koszty nawiązania współpracy mogą służyć np. znalezieniu partnera/partnerów do współpracy i/lub uzgadnianiu z partnerami zapisów wniosku o dofinansowanie, a także w przypadku jego akceptacji, zapisów umowy o współpracy ponadnarodowej. 2.2.4 Działania związane z realizacją projektu we współpracy ponadnarodowej wymagają odpowiednio długiego czasu. Już wstępny etap związany ze znalezieniem i wyborem odpowiednich partnerów jest czasochłonny z uwagi na konieczność dokładnego zapoznania się partnerów z projektami i ustalenia wspólnych płaszczyzn zainteresowania. Kluczowy element w projektach realizowanych z udziałem partnerów ponadnarodowych jakim jest wartość dodana musi zostać określony na początkowym etapie budowania partnerstwa ponieważ ma to bezpośrednie przełożenie na konkretne mierzalne wskaźniki produktów i celów. Proces ten, z uwagi na odległość dzielącą partnerów niejednokrotnie zajmuje więcej czasu niż to ma miejsce w przypadku projektu o zasięgu krajowym. Z uwagi na dodatkowe trudności związane z komunikacją w języku obcym oraz różnicami kulturowymi w trakcie realizacji projektu współpracy ponadnarodowej należy przewidzieć także dłuższy czas na realizację zadań ponadnarodowych. Wynika to także z wydłużonego procesu podejmowania decyzji, które niejednokrotnie wymagają bezpośrednich rozmów i spotkań, a dzielące partnerów odległości uniemożliwiają nawiązanie natychmiastowego kontaktu. 20
2.2.5 Określając datę rozpoczęcia realizacji projektu, Wnioskodawca powinien uwzględnić czas niezbędny na przeprowadzenie oceny formalnej i merytorycznej, ewentualne negocjacje oraz czas niezbędny na przygotowanie przez Wnioskodawcę dokumentów wymaganych do zawarcia umowy z IP, m.in. umowy o współpracy ponadnarodowej. UWAGA Wypełnienie okresu realizacji projektu jest warunkiem do dalszej edycji wniosku. Na podstawie dat wpisanych jako okres realizacji projektu, automatycznie tworzone i opisywane są kolumny w ramach Budżetu i Szczegółowego Budżetu Projektu oraz kolumny w ramach Harmonogramu Realizacji Projektu. UWAGA W przypadku edycji wcześniej zapisanego wniosku, przy zmianie okresu realizacji projektu część danych w Szczegółowym Budżecie, Budżecie oraz Harmonogramie realizacji projektu może zostać utracona. Sytuacja taka występuje, gdy zmieniona zostanie data rozpoczęcia realizacji projektu na późniejszą lub data zakończenia realizacji projektu zostanie zmieniona na wcześniejszą. 2.3 Wymagania finansowe 2.3.1 Wniesienie wkładu własnego Wnioskodawcy do realizacji projektu nie jest wymagane. 2.3.2 Okres kwalifikowalności wydatków każdego pojedynczego projektu realizowanego w ramach PO KL (równoznaczny z okresem jego realizacji) określa umowa o dofinansowanie projektu. Początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data podpisania umowy o dofinansowanie realizacji projektu. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy: koszty zabezpieczeń zostały poniesione przed podpisaniem umowy (pod warunkiem przyjęcia projektu do realizacji); data podpisania umowy jest późniejsza niż data rozpoczęcia realizacji projektu podana w zaakceptowanym wniosku aplikacyjnym początek okresu kwalifikowalności stanowi data rozpoczęcia realizacji projektu. Po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do 21
zadań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem końcowego wniosku o płatność. UWAGA Podmiot realizujący projekt ponosi wydatki związane z jego realizacją zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (z dnia 15.12.2011 r.) - obowiązują od dnia 01.01.2012 r. 2.3.3 Przy ustalaniu budżetu współpracy ponadnarodowej należy przestrzegać poniższych zasad zawartych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL (z dnia 01.04.2009 r.) : koszty współpracy ponadnarodowej co do zasady powinny być ponoszone przez partnerów ponadnarodowych proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa; w przypadku wspólnej realizacji przedsięwzięć, gdzie korzyści odnosi każda ze stron zaleca się stosowanie zasady wzajemności, tj. każdy z partnerów ponosi swoje koszty w projekcie; w przypadku gdy nie jest możliwe zastosowanie zasady wzajemności, partnerzy uzgadniają zasady podziału kosztów polegające na równym podziale ogólnych kosztów zadania lub na podziale kosztów wspólnego zadania proporcjonalnie do środków będących w ich dyspozycji albo proporcjonalnie do korzyści wynikających z realizacji zadania przez poszczególnych partnerów; możliwe jest też zastosowanie do części kosztów zasady wzajemności, a do pozostałych zasady podziału kosztów. 2.3.4 W przypadku realizacji projektu współpracy ponadnarodowej co do zasady partnerzy ponadnarodowi ponoszą koszty proporcjonalnie do uzyskanych korzyści wynikających z nawiązanej współpracy, natomiast budżet wniosku o dofinansowanie projektu PO KL uwzględnia jedynie te koszty współpracy ponadnarodowej, które są finansowane w ramach projektu PO KL. Zgodnie z ogólną zasadą są to koszty działań realizowanych przez Projektodawcę (lidera) PO KL. 2.3.5 W zależności od zakładanych celów i produktów projektu (np. adaptowanie rozwiązań wypracowanych w kraju partnera ponadnarodowego) możliwe jest sfinansowanie przez Projektodawcę z jego budżetu części lub wszystkich zadań, za realizację których odpowiada partner ponadnarodowy lub z których wynikają dla niego korzyści. W takiej sytuacji konieczne jest przedstawienie szczegółowego uzasadnienia takiego rozwiązania we wniosku o dofinansowanie projektu, w szczególności w kontekście 22
realizacji celów PO KL. Podział kosztów zależy od specyfiki danego projektu, zakładanych celów i rezultatów, w szczególności od wyniesionych przez partnerów korzyści z jego realizacji. O tym, który z partnerów umowy o współpracy ponadnarodowej ponosi koszty decydują zapisy tej umowy. Odpowiedzialność merytoryczna powinna wiązać się również z odpowiedzialnością w postaci pierwotnego sfinansowania zadań lub ich części przez partnera ponadnarodowego (a następnie ich zrefundowania przez Projektodawcę/lidera). Koszty zadań, za których realizację odpowiada Projektodawca, a które wiążą się z ponoszeniem kosztów za granicą, mogą być ponoszone bezpośrednio przez tego Projektodawcę. Partnerowi ponadnarodowemu nie przysługują koszty pośrednie w związku z realizacją zadań objętych projektem PO KL i finansowanych ze środków Programu. UWAGA W przypadku, gdy partner ponadnarodowy odpowiada za realizację zadania, które finansowane jest w ramach budżetu wniosku PO KL, środki na finansowanie kosztów przez partnera w projekcie mogą być przekazywane przez Projektodawcę do partnera wyłącznie jako refundacja poniesionych wydatków. Sytuacja taka może wystąpić, gdy w ramach projektu przewidziano np. organizację wizyty studyjnej w instytucji partnera ponadnarodowego wspierającego Projektodawcę w zakresie adaptacji rozwiązań do warunków polskich. Celem wizyty jest zapoznanie się z funkcjonowaniem danego rozwiązania w praktyce, a także spotkanie z ekspertem autorem rozwiązania. Partner ponadnarodowy odpowiada za zorganizowanie wizyty studyjnej na miejscu (m.in. wynajem sali i sprzętu, zaproszenie prelegentów, umówienie spotkań, zaangażowanie eksperta). Projektodawca wykonuje wszystkie zadania związane z transportem i zakwaterowaniem uczestników, ponadto, finansuje część kosztów zadań, za które odpowiada partner ponadnarodowy (dokumenty poświadczające wykonanie usługi wystawiane są na partnera, który je opłaca, a następnie obciąża Projektodawcę kosztami na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki), zgodnie z zapisami Zasad finansowania PO KL. W takim przypadku partner zobowiązany jest ponosić wydatki zgodnie z Wytycznymi zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Dotyczy to również kwalifikowalności podatku VAT. Każdy z partnerów składa odrębne oświadczenie - o kwalifikowalności podatku VAT. Wydatki, które partner przedstawia do refundacji Projektodawcy (liderowi) mogą zawierać kwotę podatku VAT wyłącznie, jeśli partner nie ma prawa odzyskania podatku VAT. 23
Ponadto, partner powinien złożyć oświadczenie, iż poniesione przez niego wydatki nie były/nie będą refundowane z innych źródeł. Partner zobowiązany jest również do stosowania zasady efektywnego zarządzania finansowego i w związku z tym zapewnia, że wydatki ponoszone przez partnera są racjonalne i efektywne. Przedmiotowe oświadczenia składa się na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. 2.3.6 Walutami rozliczeń finansowych pomiędzy partnerami współpracy ponadnarodowej są PLN lub EUR. Umowa o współpracy ponadnarodowej powinna określać sposób przeliczania na PLN lub EUR wydatków ponoszonych przez partnera w innej walucie. Rozliczenia pomiędzy partnerami a Projektodawca (liderem) odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sporządzanego przez poszczególnych partnerów. 2.3.7 Umowa o współpracy ponadnarodowej (o której mowa w pkt. 2.37 oraz pkt. 4.5 niniejszej dokumentacji konkursowej) powinna określać język w ramach partnerstwa, w którym będzie sporządzane przez partnerów zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. W tym zakresie dopuszcza się w szczególności język roboczy partnerstwa lub język, w którym sporządzona jest umowa o współpracę ponadnarodową. Umowa o współpracy ponadnarodowej może przewidywać obowiązek załączania przez partnera dokumentów księgowych do przedkładanego przez niego Zestawienia (fakultatywnie). Dokumentów księgowych załączanych do Zestawienia Projektodawca (lider) nie tłumaczy na potrzeby rozliczeń z IP, przy czym wymagane jest opisywanie przez partnerów dokumentów, tak aby opis ten potwierdzał związek wydatku z projektem tj. z konkretnym zadaniem oraz fakt jego sfinansowania w ramach projektu PO KL. 2.3.8 W przypadku finansowania w ramach projektu PO KL zadań, za które odpowiada partner ponadnarodowy, umowa o współpracy ponadnarodowej powinna przewidywać możliwość dokonania kontroli w siedzibie partnera ponadnarodowego. Prawo do kontroli powinno przysługiwać właściwym organom kontrolnym (np. IZ, IP, KE), jak też samemu Projektodawcy (liderowi). 2.3.9 Partnerowi ponadnarodowemu nie przysługują koszty pośrednie w związku z realizacją zadań objętych projektem PO KL i finansowanych ze środków Programu. 2.3.10 W ramach projektów PO KL możliwe jest kwalifikowanie wydatków objętych wsparciem w ramach EFRR na zasadzie cross-financingu. Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji projektu i wiąże się wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w projekcie. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny 24