Spis treści 1 Wspólnotowy System Ekozarządzania i Audytu (EMAS) PORADNIK DLA WERYFIKATORÓW Listopad 2005
2 Poradnik dla weryfikatorów Wydanie: Listopad 2005 r. ISBN 83-921140-3-5 Autorzy: Robert Pochyluk Małgorzata Macniak Jarosław Szymański Michał Behnke Harri Moora Anne-Rose Bachmann Nadzór techniczny: Zbigniew Jędrzejewski LEMTECH Konsulting sp. z o.o. Kraków Współpraca: eko-net.pl Skład: DOMENA sp. z o.o. Kraków Wydawca: Konsorcjum firm Royal Haskoning Rotterdam, SEI Tallinn oraz LEMTECH Konsulting sp. z o.o. Kraków Niniejszą publikację sfinansowano ze środków Unii Europejskiej i Rządu Rzeczpospolitej Polskiej w ramach projektu Phare nr 2002/000-605.05.01 "Wdrażanie EMAS w Polsce - Asysta Techniczna" realizowanego przez konsorcjum firm Royal Haskoning, Stockholm Environmental Institute Tallinn Centre oraz LEMTECH Konsulting sp. z o.o.
Spis treści 3 Spis treści Stosowane terminy 1 Rozporządzenie EMAS 1.1 Rozporządzenie EMAS jako wynik ewolucji strategii ochrony środowiska 1.2 Wymagania Rozporządzenia EMAS 1.3 Rozporządzenie EMAS a norma ISO 14001 2 System EMAS w Polsce 2.1 Rola weryfikatorów EMAS oraz Polskiego Centrum Akredytacji 2.2 Rejestracja, zawieszenie i wykreślenie z rejestru 3 Organizacje, które mogą sie ubiegać o rejestrację w systemie EMAS 3.1 Organizacje działające tylko w jednym obiekcie 3.2 Organizacje mniejsze niż jeden obiekt 3.3. a. Organizacje działające w różnych obiektach wytwarzające takie same lub podobne wyroby lub usługi 3.3.b. Organizacje działające w różnych obiektach wytwarzające różne wyroby lub usługi 3.4. Niezależne organizacje działające na ograniczonym obszarze zarejestrowane jako jedna wspólna organizacja 3.5. Organizacje sprawujące nadzór nad obiektami tymczasowymi 3.6. Organizacje, w przypadku których nie można prawidłowo określić konkretnego obiektu 3.7. Małe organizacje działające na określonym obszarze produkujące takie same lub podobne produkty lub usługi, starające się o indywidualną rejestrację 3.8.Instytucje publiczne 4 Interpretacja wymagań dotyczących systemu zarządzania środowiskowego 4.1 Wprowadzenie 4.2 Zasady ogólne 4.3 Polityka środowiskowa 4.4 Przegląd środowiskowy 4.5 Aspekty środowiskowe 4.6 Identyfikacja wymagań prawnych i innych 4.7 Cele, zadania i programy 5 7 7 9 13 15 16 18 25 27 27 28 29 30 31 31 32 32 35 35 36 37 39 43 54 58
4 Poradnik dla weryfikatorów 4.8 Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia 4.9 Kompetencje, szkolenie i świadomość 4.10 Komunikacja 4.11 Dokumentacja 4.12 Nadzór nad dokumentacją 4.13 Sterowanie operacyjne 4.14 Gotowość i reagowanie na awarie 4.15 Monitorowanie i pomiary 4.16 Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi 4.17 Nadzór nad zapisami 4.18 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze 4.19 Audyty wewnętrzne 4.20 Przegląd zarządzania 4.21 Uwagi końcowe 5 Rozporządzenie EMAS zgodność z prawem 5.1 Wymagania Rozporządzenia EMAS 5.2 Analiza przykładowych sytuacji prawnych 6 Zatwierdzanie deklaracji środowiskowej 6.1 Wprowadzenie 6.2 Wymagania dotyczące weryfikacji informacji w zakresie systemu EMAS 6.3 Weryfikacja tematów które znajdują się w deklaracji środowiskowej 6.4 Opis znaczących bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych w tym również ich oddziaływania na środowisko. 6.5 Opis celów i zadań w powiązaniu ze znaczącymi aspektami oraz ich oddziaływaniem na środowisko 6.6 Podsumowanie danych dotyczących efektów działalności środowiskowej. 7 Logo EMAS 7.1 Stosowanie logo 7.2 Odpowiedzialność za nieuprawnione stosowanie logo EMAS 8 Proces weryfikacji 8.1 Przegląd umowy pod kątem możliwości prowadzenia procesu weryfikacji (dotyczy również weryfikatorów indywidualnych) 8.2 Dobór zespołu audytorskiego (dotyczy tylko weryfikatorów instytucjonalnych) 8.3 Audyt weryfikacyjny 8.4 Sprawozdanie z weryfikacji 8.5 Kolejne audyty weryfikujące 9 Wymagania dla weryfikatorów 10 Źródła dodatkowych informacji 64 67 71 75 79 82 88 94 98 104 106 109 115 118 121 121 127 137 137 137 140 142 143 143 147 147 150 151 155 155 156 163 165 167 171
Spis treści 5 Stosowane terminy Rozporządzenie EMAS Ustawa EMAS Program akredytacji ISO 14001 ISO 14004 Poradnik dla administracji Rozporządzenie nr 761/2001 Parlamentu i Rady z dnia 19 marca 2001 r. dopuszczające dobrowolny udział organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS) ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz. U. Nr 70, poz. 631 z późn. zm.) Program akredytacji weryfikatorów środowiskowych (system EMAS) w odniesieniu do wymagań Przewodnika ISO/IEC nr 66:1999 oraz wytycznych DAC-02/66 PN-EN ISO 14001: 2005 EN ISO 14004: 2004 Wspólnotowy system ekozarządzania i audytu (EMAS). Poradnik dla administracji
6 Poradnik dla weryfikatorów
Rozporządzenie EMAS 7 1. Rozporządzenie EMAS 1.1. Rozporządzenie EMAS jako wynik ewolucji strategii ochrony środowiska Podczas szczytu w Lizbonie w 2000 r. Rada Unii Europejskiej ustaliła, że strategicznym celem Unii jest przekształcenie jej do roku 2010 w najbardziej dynamiczne, konkurencyjne oraz oparte na wiedzy społeczeństwo na świecie. Aby to osiągnąć, UE musi mocniej zaangażować się w realizację zadań gospodarczych, społecznych i środowiskowych. Z punktu widzenia ochrony środowiska oznacza to konieczność uniezależnienia stopnia degradacji środowiska od poziomu wzrostu gospodarczego, wprowadzenie zasad zrównoważonej produkcji i konsumpcji, jak również ochronę zasobów naturalnych. Wzrost znaczenia ochrony środowiska w gospodarce jest wynikiem coraz wyższej świadomości ekologicznej społeczeństwa. Świadomość ta przekłada się na presję wywieraną na podmioty gospodarcze i organy administracji. Społeczeństwo wymaga od przedsiębiorców stosowania praktyk bezpiecznych dla środowiska, a od administracji skutecznego nadzoru nad przedsiębiorstwami. Klienci coraz częściej interesują się wyrobami i usługami spełniającymi coraz wyższe standardy środowiskowe, a administracja stale zaostrza wymagania prawne. Sytuacja ta zmusza przedsiębiorców do systemowego poszukiwania sposobów osiągania coraz wyższych standardów, a administrację do poszukiwania efektywnych metod ich egzekwowania. Systemy zarządzania środowiskowego (SZŚ), którym w pierwszej połowie lat 90. nadano formalne ramy poprzez publikowanie szeregu standardów 1, znakomicie spełniają oczekiwania obu stron. Dzięki nim organizacje wypracowują spójną strategię działań na rzecz ochrony środowiska, a administracja może przenieść część odpowiedzialności za egzekwowanie wymagań na zaangażowane organizacje. 1 Najbardziej znanym z nich jest Norma Międzynarodowa ISO 14001
8 Poradnik dla weryfikatorów Uwaga: Norma ISO 14001 i Rozporządzenie EMAS odnoszą termin "organizacje" do wszystkich podmiotów wdrażających systemy zarządzania środowiskowego. W określeniu tym mieszczą się zarówno przedsiębiorstwa prowadzące działalność produkcyjną i usługową jak i organy administracji publicznej i instytucje pożytku publicznego. Więcej informacji na temat organizacji, które mogą zarejestrować się w systemie EMAS, znajduje się w rozdziale 3. Dziesiątki tysięcy organizacji na świecie uznało, że wdrożenie SZŚ jest inwestycją przynoszącą wymierne korzyści. Ograniczenie ilości wytwarzanych odpadów, zużycia energii oraz zwiększenie wydajności wykorzystania zasobów może, poza ograniczeniem negatywnego wpływu na środowisko, prowadzić do ograniczenia kosztów działalności. Równie istotnym czynnikiem zachęcającym organizacje do wdrażania SZŚ jest możliwość zademonstrowania swojego zaangażowania w działania na rzecz ochrony środowiska partnerom handlowym i opinii publicznej. Proces wprowadzania instrumentów stosowanych dobrowolnie przez organizacje zastępujących do pewnego stopnia tradycyjny system nakazowo-zakazowy został zapoczątkowany jeszcze w latach 80. Znalazło to swoje odzwierciedlenie w dokumentach programowych UE, a mianowicie w 5. Programie działania na rzecz środowiska: "Na drodze do zrównoważenia" opublikowanym w 1993 r. Program ten podkreślał rolę przemysłu w kreowaniu wzrostu gospodarczego oraz konieczność przejęcia przez przemysł odpowiedzialności za stan środowiska naturalnego. Zakładał on poszerzenie spektrum stosowanych instrumentów w dziedzinie ochrony środowiska, kładąc szczególny nacisk ze szczególnym uwzględnieniem mechanizmów rynkowych w celu zobowiązania organizacji do przyjęcia aktywnej postawy w zakresie osiągania zgodności z właściwymi wymogami prawnymi dotyczącymi środowiska. W tym samym roku Parlament i Rada UE przyjęły pierwsze Rozporządzanie EMAS 2. Rozporządzenie to weszło w życie w kwietniu 1995 r. i nakładało na państwa członkowskie UE obowiązek stworzenia infrastruktury administracyjnej umożliwiającej organizacjom rejestrację w unijnym systemie EMAS. Warunkiem rejestracji było wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu EMAS, opublikowanie deklaracji środowiskowej oraz poddanie obu tych elementów niezależnej ocenie. W 2001 r. opublikowano zweryfikowane Rozporządzenie nr 761/2001 Parlamentu i Rady z dnia 19 marca 2001 r., dopuszczające dobrowolny udział organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS) 3. Zasadniczą zmianą wprowadzoną w znowelizowanym Rozporządzeniu EMAS było dopuszczenie udziału w systemie organizacji pozaprzemysłowych, a także zastąpienie dotychczasowej treści Załącznika I do Rozporządzenia EMAS, zawierającego wymagania w stosunku do SZŚ, tekstem normy międzynarodowej ISO 14001:1996. Ponadto zmieniono definicję podmiotu, który może zostać zarejestrowany. Zrezygnowano z zasady, że rejestrowane są poszczególne obiekty. Obecnie możliwe jest rejestrowanie organizacji, 2 Rozporządzenie nr 1836/1993 Parlamentu i Rady z dnia 29 czerwca 1993 r. dopuszczające dobrowolny udział przedsiębiorstw sektora przemysłowego Wspólnoty w systemie eko-zarządzania i audytu (EMAS). 3 Tłumaczenie tekstu Rozporządzenia EMAS na język polski jest dostępne na serwerach UE pod adresem: http://europa.eu.int/eur-lex/pl/dd/docs/2001/32001r0761-pl.doc.
Rozporządzenie EMAS 9 która może być częścią obiektu lub też składać się z kilku obiektów. W najbliższym czasie spodziewane są kolejne zmiany, w ramach których Załącznik 1 zostanie poddany aktualizacji ze względu na opublikowanie normy ISO 14001:2004 4. Rozważana jest również możliwość dopuszczenia do rejestracji organizacji spoza terenu UE. Obowiązujący obecnie 6. Program Działania Środowiskowego zatytułowany "Nasza przyszłość, nasz wybór" 5, przyjęty w 2002 r., podkreśla rolę systemu EMAS jako narzędzia, które pomaga organizacjom w przestrzeganiu przepisów ochrony środowiska, a także we wprowadzaniu niezbędnych zmian wzorców produkcji i konsumpcji na bardziej zrównoważone. Jednym z priorytetowych zadań uznano zachęcanie do szerszego korzystania z systemu EMAS, m.in. w celu upowszechniania skłonności do publikowania szczegółowej i niezależnie zweryfikowanej informacji o oddziaływaniu na środowisko. System EMAS nie zastępuje istniejących wspólnotowych lub krajowych przepisów środowiskowych czy norm technicznych, jak również w żaden sposób nie zwalnia organizacji z obowiązku przestrzegania wszystkich takich przepisów czy norm. Jego zasadniczym założeniem jest dostrzeżenie i nagradzanie tych organizacji, które dobrowolnie wychodzą poza zakres minimalnej zgodności z przepisami i w sposób stały poprawiają efekty swojej działalności środowiskowej. Obecnie w rejestrze EMAS znajduje się ok. 3200 organizacji (obejmujących ok. 4200 obiektów) 6. Po chwilowym spadku liczby rejestracji obserwowanym od przełomu lat 2002 i 2003, liczba ta zaczęła znowu wzrastać. Niekwestionowanym liderem są Niemcy, gdzie liczba zarejestrowanych organizacji sięga 1600 (ponad 2000 obiektów). 1.2. Wymagania Rozporządzenia EMAS Rozporządzanie EMAS składa się z 18 artykułów i 8 załączników. W przeciwieństwie do innych norm dotyczących systemów zarządzania, treść załączników jest wiążąca. Poniżej przedstawiono krótki przegląd artykułów i załączników do Rozporządzenia EMAS. Artykuł 1: "System ekozarządzania i audytu oraz jego cele" - artykuł definiuje system EMAS, jego nadrzędne cele i sposoby promowania stałej poprawy w zakresie efektów działalności środowiskowej organizacji. Artykuł 2: "Definicje" - artykuł wyjaśnia terminy stosowane do celów Rozporządzenia EMAS, np. "polityka środowiskowa", "efekty działalności środowiskowej", "ciągłe doskonalenie efektów działalności środowiskowej" etc. Artykuł 3: "Udział w EMAS" - artykuł stanowi, że program jest otwarty dla każdej organizacji, "która zamierza poprawić efekty działalności środowiskowej" oraz definiuje warunki, na jakich organizacja może być zarejestrowana w systemie EMAS. 4 Treść niniejszego Poradnika odnosi się do nowej normy ISO 14001, mimo że w obowiązującej wersji Rozporządzenia EMAS zmiany te nie zostały jeszcze oficjalnie wprowadzone 5 Sixth Community Environment Action Programme: Our Future, Our Choice - do pobrania ze strony http://www.europa.eu.int/comm/environment/newprg/index.htm 6 Z pełną listą zarejestrowanych organizacji można zapoznać się na stronie http://europa.eu.int/comm/environment/emas/about/participate/sites_en.htm
10 Poradnik dla weryfikatorów Artykuł 4: "System akredytacji" - artykuł przedstawia obowiązki państw członkowskich w zakresie tworzenia i utrzymywania systemu do akredytacji przez niezależnych weryfikatorów, wykonywania czynności weryfikacyjnych w innych państwach członkowskich, jak również obowiązek Komisji w zakresie promowania współpracy państw członkowskich. Akredytacja weryfikatorów środowiskowych i nadzór nad ich działaniami muszą być zgodne z wymogami Załącznika V do Rozporządzenia EMAS. Artykuł 5: "Właściwe organy" - artykuł przedstawia obowiązki państw członkowskich w zakresie wyznaczania właściwego organu, zapewnienia jego niezależności i neutralności, posiadania wytycznych dla właściwych organów oraz odpowiedzialności właściwego organu za rejestrację organizacji w systemie EMAS. Przewiduje się również zwoływanie corocznych posiedzeń właściwych organów w obecności przedstawiciela Komisji. Artykuł 6: "Rejestracja organizacji" - artykuł określa warunki rejestracji organizacji w systemie EMAS oraz warunki odmowy, zawieszenia rejestracji lub wykreślenia z rejestru przez właściwy organ. Artykuł 7: "Wykaz zarejestrowanych organizacji i weryfikatorów środowiskowych" - artykuł przedstawia obowiązki organu akredytującego w zakresie ustalania, wprowadzania poprawek i aktualizacji listy weryfikatorów środowiskowych oraz zakres akredytacji i warunki komunikowania się z Komisją. Właściwe władze są zobowiązane do ustalenia i prowadzenia listy zarejestrowanych organizacji oraz jej aktualizacji w trybie miesięcznym. Rejestr weryfikatorów środowiskowych i organizacji zarejestrowanych w systemie EMAS jest prowadzony przez Komisję i podawany do wiadomości publicznej. Artykuł 8: "Logo" - artykuł określa warunki, w których organizacja posiadająca aktualną rejestrację w systemie, może używać logo EMAS, jak również warunki, gdy nie można korzystać z logo. Bardziej szczegółowy opis logo EMAS przedstawiono w Załączniku IV do Rozporządzenia EMAS. Artykuł 9: "Związki z normami europejskimi i międzynarodowymi" - artykuł opisuje sposób, w jaki rozpoznaje się zgodność organizacji z normami dotyczącymi zagadnień środowiskowych na podstawie Rozporządzenia EMAS. Uznaje się, że organizacje wdrażające normy europejskie lub międzynarodowe, dotyczące zagadnień środowiskowych istotnych w kontekście Rozporządzenia EMAS, spełniają odpowiednie wymogi Rozporządzenia EMAS. Odniesienie do uznanych norm i wymogów akredytacyjnych opublikowano w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich. Artykuł 10: "Związki z innymi aktami prawnymi z zakresu ochrony środowiska we Wspólnocie" - artykuł stanowi, że Rozporządzenie EMAS pozostaje bez uszczerbku dla prawa wspólnotowego lub prawa krajowego lub norm technicznych oraz obowiązków organizacji wynikających z tego prawa oraz norm dotyczących ochrony środowiska. Artykuł ten określa również obowiązki państw członkowskich w zakresie znajdowania sposobu uwzględnienia faktu rejestracji w systemie EMAS we wdrażaniu i egzekwowaniu prawa ochrony środowiska tak, by "uniknąć niepotrzebnego powielania wysiłków zarówno organizacji, jak i właściwych organów wykonawczych".
Rozporządzenie EMAS 11 Artykuł 11: "Wspieranie uczestnictwa organizacji, w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw" - artykuł określa obowiązki państw członkowskich w zakresie wspierania uczestnictwa w systemie EMAS oraz sposobu, w jaki należy to robić. Inny istotny warunek, zawarty w tym artykule, dotyczy uwzględniania rejestracji w systemie EMAS przy ustalaniu kryteriów w zakresie strategii zamówień publicznych Komisji oraz innych instytucji wspólnotowych. Jest to jednoznaczny sygnał dla władz państwowych, że należy wprowadzić bardziej "przyjazne dla środowiska" procedury zamówień publicznych. Artykuł 12: "Informacja" - artykuł określa obowiązki państw członkowskich, mające zapewnienie uzyskania przez organizacje i opinię publiczną informacji na temat treści, celów i podstawowych elementów składowych systemu EMAS. Za promocję systemu EMAS na szczeblu Wspólnoty odpowiada Komisja. Artykuł 13: "Naruszenia" - artykuł określa obowiązek państw członkowskich w zakresie podjęcia właściwych środków prawnych i administracyjnych w przypadku nieprzestrzegania postanowień Rozporządzenia EMAS. Artykuł 14: "Komitet" - artykuł określa przewidywane wsparcie dla Komisji Europejskiej ze strony Komitetu zgodnie z artykułem 14 Rozporządzenia EMAS (organu doradczego). Artykuł 15: "Przegląd" - określa wymogi wobec Komisji w zakresie weryfikacji Rozporządzenia EMAS nie później niż pięć lat po jego wejściu w życie, przyjęcie Załączników do Rozporządzenia przez Komisję (z wyjątkiem Załącznika V do Rozporządzenia EMAS) oraz przeprowadzenia oceny wykorzystania, uznawania i interpretacji logo EMAS przez Komisję we współpracy z państwami członkowskimi. Artykuł 16: "Koszty i opłaty" - daje państwom członkowskim prawo ustanowienia systemu opłat na pokrycie kosztów rejestracji, akredytacji i innych czynności z tym związanych. Artykuł 17: "Uchylenie Rozporządzenia (EWG) Nr 1836/93" - artykuł stanowi, że Rozporządzenie (EWG) Nr 1836/93 zostaje uchylone od daty wejścia w życie znowelizowanego Rozporządzenia EMAS. Artykuł ten przedstawia również warunki pozostających w mocy krajowych systemów akredytacji oraz właściwych organów oraz możliwość kontynuowania działalności przez weryfikatorów oraz zarejestrowane obiekty pozostające w rejestrze EMAS. Dotyczy to jedynie tych państw członkowskich, które przyjęły i wdrożyły stare Rozporządzanie EMAS 1836/93. Artykuł 18: "Wejście w życie" - w artykule stwierdza się, że Rozporządzenie EMAS weszło w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich. Poniżej przedstawiono listę załączników do Rozporządzenia EMAS: Załącznik I: A. Wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego B. Kwestie kierowane przez organizacje wdrażające EMAS Załącznik II: Wymagania dotyczące wewnętrznego audytu środowiskowego Załącznik III: Deklaracja środowiskowa Załącznik IV: Logo
12 Poradnik dla weryfikatorów Załącznik V: Akredytacja, nadzór i funkcje weryfikatorów środowiskowych Załącznik VI: Aspekty środowiskowe Załącznik VII: Przegląd środowiskowy Załącznik VIII: Informacje do celów rejestracji Komisja Europejska wydała również osiem dokumentów zawierających wytyczne dotyczące wybranych elementów systemu EMAS. Należą do nich: Pierwsze trzy z wymienionych dokumentów mają charakter wiążących wytycznych. Natomiast pozostałe mają charakter zaleceń stanowiących wskazówki interpretacyjne, które winny być stosowane, jeżeli to możliwe.
Rozporządzenie EMAS 13 Wymagania Rozporządzenia EMAS dotyczą państw członkowskich UE oraz organizacji. W zakresie dotyczącym państw członkowskich wymagania są wiążące, natomiast stosowanie wymagań przez organizacje jest dobrowolne. Państwa członkowskie są zobowiązane do stworzenia infrastruktury administracyjnej, w skład której wchodzą: właściwy organ - odpowiedzialny za proces rejestracji i prowadzenie wykazów zarejestrowanych organizacji i akredytowanych weryfikatorów, organ akredytujący - odpowiedzialny za akredytacje weryfikatorów i nadzór nad ich działalnością, akredytowani weryfikatorzy - instytucje, bądź osoby indywidualne, odpowiedzialne za weryfikację systemów zarządzania środowiskowego i zatwierdzanie deklaracji środowiskowych. Natomiast organizacje chcące uzyskać rejestrację w systemie EMAS muszą spełniać następujące wymogi Rozporządzenia EMAS: przeprowadzić przegląd środowiskowy, biorąc pod uwagę wszystkie aspekty środowiskowe swoich działań, wyrobów i usług, metody ich oceny, wymagania prawne i inne oraz istniejące praktyki i procedury zarządzania środowiskowego. uwzględniając wyniki przeglądu wdrożyć efektywny system zarządzania środowiskowego, ukierunkowany na osiąganie założeń polityki środowiskowej, zdefiniowanej przez kierownictwo najwyższego szczebla, przeprowadzić wewnętrzny audyt środowiskowy, oceniający w szczególności istniejący system zarządzania środowiskowego oraz zgodność z polityką i programem organizacji, jak również zgodność z wymaganiami prawnymi i innymi w zakresie środowiska, sporządzić i opublikować deklarację środowiskową opisującą SZŚ oraz efekty działalności środowiskowej. Przegląd środowiskowy, system zarządzania środowiskowego, procedura audytu i deklaracja środowiskowa muszą zostać zatwierdzone przez akredytowanego weryfikatora EMAS, a zatwierdzona deklaracja musi zostać przesłana do tzw. właściwego organu w celu zarejestrowania i podania tego faktu do publicznej wiadomości. Fakt zarejestrowania uprawnia organizację do stosowania logo EMAS. Zasady stosowania logo opisano w rozdziale 7. 1.3. Rozporządzenie EMAS a norma ISO 14001 Organizacje wdrażające SZŚ często zadają pytanie czy starać się o certyfikat zgodności z normą ISO 14001 czy też o rejestrację w systemie EMAS. Odpowiedź na to pytanie wymaga uwzględniania podstawowych różnic i podobieństw między obu standardami. Na początek należy stwierdzić, że systemy zarządzania środowiskowego, zgodne zarówno z normą ISO 14001 jak i Rozporządzeniem EMAS, oparte są na tym samym założeniu: niektóre organizacje są skłonne do podejmowania działań wybiegających poza obowiązki wynikające z przepisów prawa i mają ten sam cel: stałe ograniczanie
14 Poradnik dla weryfikatorów negatywnego oddziaływania na środowisko poprzez stały nadzór nad działaniami, usługami i wyrobami związanymi ze znaczącymi aspektami środowiskowymi oraz stawianie i osiąganie realnych celów w tym zakresie. Przed nowelizacją Rozporządzenia EMAS, w 2001 r. analizowano różnice wymagań zawartych w obu dokumentach. Obecnie, ze względu na włączenie treści normy ISO 14001 do Rozporządzenia EMAS można ograniczyć się do identyfikacji dodatkowych wymagań stawianych organizacjom w systemie EMAS. Wdrożenie SZŚ w oparciu o wymagania normy ISO 14001 można więc traktować jako krok w kierunku rejestracji w systemie EMAS. Wiele różnic między Rozporządzeniem EMAS a normą ISO 14001 ma czysto formalny charakter. W praktyce większość systemów opartych na normie ISO 14001 spełnia wymagania Rozporządzenia EMAS. Formalne różnice dotyczą np. obowiązku przeprowadzenia wstępnego przeglądu środowiskowego, metodyki i częstotliwości audytów wewnętrznych, nadzorowania dostawców i podwykonawców oraz zaangażowania pracowników. W praktyce, różnica między Rozporządzeniem EMAS a normą ISO 14001 ogranicza się do obowiązku publikowania deklaracji środowiskowej oraz podejścia do zgodności z prawem. Różnica podejścia obu dokumentów do zgodności z prawem nie wynika bezpośrednio z ich treści, ale z faktu, że w systemie EMAS w ramach procedury rejestracji prowadzonej przez właściwy organ następuje kolejne sprawdzenie tej zgodności. Ma to szczególne znaczenie w państwach, w których właściwym organem są organy administracji publicznej. Organy te mają wpływ na decyzje o rejestracji oraz ewentualnym zawieszeniu bądź wykreśleniu z rejestru. W związku z tym organizacje starające się o rejestrację w systemie EMAS przykładają większą wagę do zgodności z prawem. Organizacje, które poddały swój SZŚ certyfikacji na zgodność z normą ISO 14001, starając się o rejestrację w systemie EMAS, nie muszą rozpoczynać przygotowań od zera. Ich system spełnia większość wymagań Rozporządzenia EMAS, a akredytowany weryfikator będzie sprawdzał jedynie dodatkowe elementy nie wymagane przez normę ISO 14001. Organizacja może zastosować krótszą ścieżkę wdrażania i weryfikacji w systemie EMAS, pod warunkiem że certyfikat ISO 14001 został wydany przez jednostkę posiadającą akredytację zaakceptowaną przez Komisję Europejską. Statystyki wskazują, że certyfikacja na zgodność z normą ISO 14001 jest wciąż znacznie bardziej popularna niż rejestracja w systemie EMAS 7. Trudno jednoznacznie stwierdzić, w jakim stopniu wpływają na ten stan rzeczy dodatkowe wymagania Rozporządzenia EMAS, a w jakim ograniczona do terenu państw członkowskich UE możliwość stosowania Rozporządzenia EMAS. Biorąc pod uwagę dodatkowe wymagania oraz bardziej szczelny system rejestracji, wydaje się, że rejestracja w systemie EMAS stanowi interesującą alternatywę dla najlepszych organizacji, tj. tych, które chcą osiągnąć więcej niż minimum wymagań określonych w normie ISO 14001. System EMAS oferuje organizacjom także dodatkowe możliwości w zakresie promocji, tj. wpis do unijnego rejestru oraz możliwość korzystania z oficjalnego logo systemu. 7 Liczba wydanych certyfikatów zgodności z ISO 14001 na świecie wynosi ok. 75 tys. z tego na terenie UE - ok. 30 tys.
System EMAS w Polsce 15 2. System EMAS w Polsce System zarządzania środowiskowego oparty na normie ISO 14001 wdrożyło w Polsce niemal 1000 organizacji 7. Przed akcesją do Unii Europejskiej norma ta stanowiła dla polskich organizacji jedyną podstawę certyfikacji SZŚ. Z dniem 1 maja 2005 r. sytuacja uległa zmianie. Rozporządzenie EMAS zaczęło obowiązywać również w naszym kraju. Jego wymagania w stosunku do państw członkowskich zostały sformułowane na poziomie ogólności, dającym możliwość zbudowania infrastruktury administracyjnej odpowiadającej specyfice każdego z państw. W Polsce system EMAS opiera się (poza samym Rozporządzeniem EMAS) na ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz. U. Nr 70, poz. 631 z późn. zm.) oraz trzech aktach wykonawczych: 1. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis podmiotu do rejestru weryfikatorów środowiskowych oraz wzorów dokumentów, formy, częstotliwości i terminów przekazywania informacji z rejestru wojewódzkiego do rejestru krajowego (Dz. U. Nr 94, poz.930). 2. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie zakresu danych, które zawiera rejestr wojewódzki oraz wzoru wniosku o rejestrację organizacji w rejestrze wojewódzkim. (Dz. U. Nr 94, poz.931) 3. Rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie współczynników różnicujących wysokość opłaty rejestracyjnej w krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz. U. Nr 94, poz.932). Wymieniona ustawa wskazuje organy odpowiedzialne za realizację zapisów Rozporządzenia EMAS w Polsce. Rolę właściwego organu (organu rejestrującego) pełni minister środowiska. W imieniu ministra w terenie działają wojewodowie, gdyż to oni bezpośrednio rozpatrują wnioski organizacji o rejestrację i prowadzą tzw. rejestr wojewódzki. Minister środowiska prowadzi rejestr krajowy organizacji oraz przekazuje dane Komisji Europejskiej, która prowadzi rejestr wspólnotowy. 7 Nieoficjalny wykaz organizacji posiadających certyfikat zgodności z ISO 14001 można znaleźć na stronie http://www.eko-net.pl/a4bcbfdcbd2babaca6f2cead115143b0
16 Poradnik dla weryfikatorów Rolę jednostki akredytującej przypisano Polskiemu Centrum Akredytacji (PCA), które dotychczas akredytowało m.in. jednostki certyfikujące systemy zarządzania środowiskowego na zgodność z normą ISO 14001. Weryfikatorzy działający w Polsce muszą być akredytowani przez PCA lub też organ akredytujący innego państwa członkowskiego. W skład polskiej infrastruktury wchodzi również Krajowa Rada Ekozarzadzania będąca organem opiniodawczo-doradczym ministra środowiska. Do zakresu jej kompetencji należą m.in. promowanie systemu EMAS, analizowanie funkcjonowania systemu i opiniowanie związanych aktów prawnych. Schemat polskiej infrastruktury systemu EMAS przedstawiono na rysunku 1. Wymienione wyżej akty wykonawcze do ustawy EMAS określają szczegóły procedury rejestracji organizacji opisanej w rozdziale 2.2. 2.1. Rola weryfikatorów EMAS oraz Polskiego Centrum Akredytacji W odróżnieniu od procesu certyfikacji na zgodność z wymaganiami normy ISO 14001, weryfikatorzy i nadzorujące ich pracę Polskie Centrum Akredytacji stanowią istotny, acz nie jedyny, element gwarantujący spełnianie wymagań Rozporządzenia EMAS. Można przyjąć, że ich rola w systemie EMAS jest bardzo zbliżona do zadań im przypisanych w certyfikacji systemów zarządzania, a zaangażowanie organów administracji stanowi dodatkowy element nadzoru. 2.1.1. Weryfikatorzy Weryfikatorzy, w ramach swoich zadań, przeprowadzają weryfikację systemu zarządzania środowiskowego oraz zatwierdzają deklaracje środowiskowe. W ramach pierwszej weryfikacji weryfikatorzy sprawdzają, czy:
System EMAS w Polsce 17 1. organizacja przeprowadziła przegląd środowiskowy 8 i czy w jego wyniku zidentyfikowano bezpośrednie i pośrednie aspekty środowiskowe (zgodność z Załącznikami VI i VII do Rozporządzenia EMAS), 2. audyty wewnętrzne spełniają wymagania określone w Załączniku II do Rozporządzenia EMAS, 3. SZŚ spełnia wymagania zawarte w Załączniku I-A i I-B do Rozporządzenia EMAS, 4. organizacja spełnia wymagania prawne i inny związane z ochroną środowiska, 5. deklaracja środowiskowa organizacji spełnia wymagania zawarte w Załączniku III do Rozporządzenia EMAS. Jak wynika z powyższego, jedynym zupełnie nowym elementem w stosunku do audytu certyfikującego na zgodność z wymaganiami normy ISO 14001 jest sprawdzenie deklaracji środowiskowej. Pozostałe elementy w dużym stopniu pokrywają się w obu procedurach. Jeżeli wszystkie wymagania są spełnione, weryfikator zatwierdza deklarację środowiskową, która jest załącznikiem do wniosku o rejestrację składanego przez organizacje do właściwego wojewody. Podobnie jak w przypadku certyfikacji na zgodność z normą ISO 14001, rola weryfikatora nie kończy się na jednorazowej ocenie systemu i zatwierdzeniu deklaracji. W związku z tym, że organizacje są zobowiązane do corocznej aktualizacji deklaracji środowiskowej, weryfikator jest angażowany co roku w ocenę funkcjonowania organizacji. Rozporządzenie EMAS nakłada obowiązek weryfikacji systemu nie rzadziej niż co trzy lata. W większości przypadków audyty weryfikacyjne odbywają się jednak co roku jednocześnie z zatwierdzaniem aktualizacji deklaracji środowiskowej. Od zasady tej stosuje się odstępstwa w odniesieniu do małych organizacji (patrz rozdział 8). Weryfikator jest zobowiązany do informowania PCA o wszelkich zmianach istotnych z punktu widzenia akredytacji lub jej zakresu. W przypadku wystąpienia rażącej niezgodności SZŚ lub deklaracji środowiskowej organizacji z wymaganiami Rozporządzenia EMAS, weryfikator jest zobowiązany poinformować o tym fakcie właściwy organ, tj. wojewodę, który dokonał rejestracji organizacji. W uzasadnionych przypadkach weryfikator powinien również poinformować organy administracji o niezgodności z wymaganiami prawa. 2.1.2. Polskie Centrum Akredytacji Polskie Centrum Akredytacji, które pełni w Polsce rolę organu akredytującego weryfikatorów EMAS, ma za zadanie sprawdzanie kompetencji kandydatów na weryfikatorów, prowadzenie procesu akredytacji oraz bieżący nadzór nad pracą weryfikatorów. Kandydat na weryfikatora powinien legitymować się odpowiednim wykształceniem, doświadczeniem zawodowym oraz audytorskim. PCA, po otrzymaniu wniosku o akredytację wszczyna procedurę sprawdzania kompetencji kandydata, a następnie wystawia weryfikatorom spełniającym wymagania certyfikat akredytacji. Jest on podstawowym dokumentem, który należy przedłożyć 8 Organizacje posiadające certyfikat zgodności z normą ISO 14001 mogą być zwolnione z tego obowiązku (art. 3, p. 2a. Rozporządzenia EMAS.
18 Poradnik dla weryfikatorów ministrowi śodowiska celem wpisania do rejestru akredytowanych weryfikatorów EMAS. Wzór wniosku o wpisanie do rejestru akredytowanych weryfikatorów został określony w Załączniku 1 do Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 23 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis podmiotu do rejestru weryfikatorów środowiskowych oraz wzorów dokumentów, formy, częstotliwości i terminów przekazywania informacji z rejestru wojewódzkiego do rejestru krajowego. Weryfikatorzy akredytowani w innych państwach członkowskich UE mają obowiązek poinformować z czterotygodniowym wyprzedzeniem o zamiarze prowadzenia weryfikacji organizacji zlokalizowanej w Polsce. PCA ma prawo sprawdzić, w jaki sposób weryfikator akredytowany za granicą planuje zapewnić, że brak znajomości polskich przepisów prawa oraz języka nie wpłynie negatywnie na jakość prowadzonej weryfikacji. Proces akredytacji weryfikatorów został przedstawiony na rysunku 2. Rysunek 2. Proces akredytacji weryfikatorów Poza kwalifikowaniem weryfikatorów, PCA prowadzi bieżący nadzór nad ich pracą. Działania związane z bezpośrednim nadzorem powinny mieć miejsce nie rzadziej niż co 24 miesiące. Szczegółowe wymagania PCA w stosunku do weryfikatorów oraz proces akredytacji weryfikatorów i nadzoru nad ich pracą zostały opisane w rozdziale 8. 2.2. Rejestracja, zawieszenie i wykreślenie z rejestru 2.2.1 Procedura rejestracji Podstawy procedury rejestracji organizacji w systemie EMAS zostały opisane w artykule 6 Rozporządzenia EMAS. Artykuł 5 punkt 3. Rozporządzenia EMAS nakłada na państwa członkowskie UE obowiązek przyjęcia wytycznych dotyczących zawieszenia i wykreślenia organizacji z rejestru. Szczegóły polskiej procedury zostały opisane w aktach prawnych wprowadzających Rozporządzenie EMAS w Polsce 9. Z punktu widzenia weryfikatora najistotniejsze są te elementy, w których pośrednio lub bezpośrednio uczestniczy. Najważniejsze elementy procedury obowiązującej w Polsce zostały opisane poniżej. Szczegółowy opis można znaleźć w Poradniku dla administracji. Procedura rejestracji rozpoczyna się od złożenia przez organizację wniosku o rejestrację wraz z zatwierdzoną deklaracją do właściwego wojewody 10. Po 9 Patrz rozdział 2. 10 Szczególne przypadki omówiono w rozdziale 3.
System EMAS w Polsce 19 otrzymaniu wniosku wojewoda poddaje go (wraz z załączoną deklaracją środowiskową) analizie formalnej. W pierwszej kolejności sprawdza, czy wniosek jest kompletny. Wniosek o rejestrację powinien być zgodny ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Środowiska z 23 kwietnia 2004 r. w sprawie zakresu danych, które zawiera rejestr wojewódzki oraz wzoru wniosku o rejestrację organizacji w rejestrze wojewódzkim. Następnie wojewoda sprawdza, czy: załączona do wniosku deklaracja środowiskowa została zatwierdzona przez akredytowanego weryfikatora (numer akredytacji), dane dotyczące zakresu rejestracji oraz aspektów środowiskowych zawarte w deklaracji są spójne z danymi podanymi we wniosku, naliczona została odpowiednia opłata rejestracyjna. W przypadku, gdy wniosek nie jest kompletny lub występują w nim błędy, wojewoda wzywa organizację do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia wniosku. Trzeba zwrócić uwagę, że w polskiej procedurze nie przewiduje się udziału weryfikatora w opracowaniu wniosku. Może się więc zdarzyć, że organizacja poda informacje niezgodne ze stanem stwierdzonym przez weryfikatora, np. poszerzy zakres wnioskowany do rejestracji w stosunku do zakresu weryfikacji. Zgodnie z p. 3.2.g) Załącznika III do Rozporządzenia EMAS weryfikator powinien opatrzyć zatwierdzoną deklarację środowiskową swoim nazwiskiem i numerem akredytacji oraz datą zatwierdzenia. Dane te ułatwią wojewodzie sprawdzenie uprawnień weryfikatora. Ponadto, ze względów praktycznych, sugeruje się, aby weryfikator parafował wszystkie strony deklaracji środowiskowej, którą zatwierdził. Drugim etapem procedury rejestracji jest sprawdzenie statusu weryfikatora. W przypadku weryfikatora akredytowanego w Polsce, wojewoda sprawdza w rejestrze prowadzonym przez ministra środowiska, czy akredytacja jest aktualna i czy jej zakres pokrywa się z zakresem rejestrowanej działalności. W przypadku weryfikatora akredytowanego w innym kraju członkowskim, te same informacje wojewoda sprawdza w rejestrze prowadzonym przez Komisję Europejską. W przypadku, gdy akredytacja jest nieaktualna lub jej zakres nie pokrywa się z zakresem rejestrowanej działalności, wojewoda odmawia rejestracji. Taka sytuacja może być podstawą do roszczeń odszkodowawczych organizacji wobec weryfikatora. W trzecim etapie wojewoda sprawdza, czy organizacja działa zgodnie z prawem. W tym celu wojewoda zwraca się do właściwego wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska, właściwego marszałka województwa, starosty/wójta burmistrza/ prezydenta z zapytaniem, czy nie istnieją przesłanki wskazujące na brak zgodności. Przyjmuje się, że za warunek wystarczający do rejestracji wojewoda uznaje brak informacji o niezgodności z prawem. W przypadku stwierdzenia niezgodności wojewoda odmawia rejestracji (w przypadku pierwszej rejestracji) lub też zawiesza lub wykreśla organizację z rejestru (patrz kolejny podpunkt). W takiej sytuacji wojewoda może poinformować PCA o niezgodności pomiędzy stanem faktycznym a stwierdzeniem dokonanym przez weryfikatora. Jeżeli sytuacja wskazuje na brak wystarczających kwalifikacji ze strony weryfikatora, PCA może podjąć działania kontrolne. W skrajnym przypadku działania te mogą doprowadzić do zawieszenia bądź odebrania akredytacji.
20 Poradnik dla weryfikatorów Jeżeli wszystkie etapy analizy zakończą się pozytywnym wynikiem, wojewoda informuje organizację o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku oraz wzywa do wniesienia opłaty rejestracyjnej. Po wniesieniu odpowiedniej opłaty rejestracyjnej, wojewoda nadaje numer rejestracyjny i wpisuje organizację do rejestru wojewódzkiego. O dokonaniu wpisu wojewoda informuje organizację oraz ministra środowiska. Ponadto wojewoda podaje do publicznej wiadomości informację o umieszczeniu w rejestrze deklaracji środowiskowej organizacji. Schemat procesu rejestracji został przedstawiony na rysunku 3. Po otrzymaniu informacji od wojewody o zmianach w rejestrze wojewódzkim, minister środowiska dokonuje zmian w rejestrze krajowym. W przypadku nowego wpisu nadaje organizacji numer krajowy i umieszcza w rejestrze krajowym, w przypadku zawieszenia wpisuje uwagi dotyczące zawieszenia lub w przypadku wykreślenia skreśla z rejestru krajowego. Minister środowiska powiadamia Komisję Europejską o wszystkich zmianach w rejestrze krajowym. 2.2.2. Procedura zawieszenia lub wykreślenia z rejestru Podstawową sankcją dla organizacji nie spełniającej wymagań Rozporządzenia EMAS jest zawieszenie lub wykreślenie z rejestru. W przypadku zawieszenia, rejestracja organizacji może być przywrócona na podstawie dowodów wprowadzenia skutecznych działań korygujących. W przypadku wykreślenia z rejestru, organizacja, chcąca ponownie się zarejestrować, musi ponownie przejść cała procedurę rejestracji. W obu przypadkach organizacja musi wstrzymać stosowanie logo EMAS 11. Podstawą do zawieszenia lub wykreślenia organizacji z rejestru może być otrzymanie przez wojewodę: 1. informacji o działaniu organizacji niezgodnym z prawem, 2. informacji od PCA o niewłaściwie przeprowadzonej weryfikacji, 3. informacji od weryfikatora o znacznych niezgodnościach z wymaganiami Rozporządzenia EMAS. Rozporządzenie EMAS nie określa szczegółowo, w jakiej sytuacji organizacja powinna być zawieszona, a w jakiej wykreślona z rejestru. Decyzję w tej kwestii podejmuje właściwy wojewoda. Generalnie należy przyjąć, że wojewoda może się ograniczyć do zawieszenia rejestracji organizacji, jeżeli przedstawi ona wiarygodny plan działań korygujących, którego realizacja nie przekroczy 6 miesięcy. Organizacja jest wykreślana z rejestru, jeżeli nie dostarczy w terminie 3 miesięcy od daty zaistnienia takiego obowiązku 12 zatwierdzonej aktualizacji deklaracji środowiskowej wraz z formularzem wniosku. Wojewoda może otrzymać informację o niezgodnym z prawem działaniu organizacji od weryfikatora, od wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska, innego organu administracji lub innych osób lub podmiotów. Po otrzymaniu takiej informacji, 11 Więcej na ten temat znajduje się w rozdziale 7. 12 Obowiązek opublikowania aktualizacji deklaracji powstaje w terminie 12 miesięcy od zatwierdzenia wcześniejszej deklaracji. W szczególnych przypadkach (małe organizacje) weryfikator może podjąć decyzję o wydłużeniu tego okresu do 36 miesięcy. Termin publikacji kolejnej deklaracji jest wpisywany do wniosku o rejestrację.