ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA DOSTAWĘ CZĘŚCI NOWYCH DO AUTOBUSÓW Miejskie Zakłady Autobusowe Sp. z o.o. zapraszają niniejszym wszystkich zainteresowanych dostawami do naszej Spółki części zamiennych nowych do autobusów Na stronie internetowej Miejskich Zakładów Autobusowych Sp. z o.o. (zwanych dalej MZA) publikowana jest baza danych w formie pliku programu Excel. Plik zawiera przynajmniej następujące informacje Indeks - numer indeksu materiałowego stosowanego w MZA Katalog - numer katalogowy producenta autobusu lub towaru. Nazwa - nazwa towaru. JM - jednostka miary symbol liczbowy znaczenie symboli zawarte jest w dolnej części arkusza. Zużycie w ostatnim kwartale Zużycie w ostatnim roku Nazwa pełna Opis Katalog zamienny W niektórych pozycjach asortymentowych pola nazwa pełna, opis i katalog zamienny mogą być puste. Oferty na dostawy części autobusowych nowych należy składać w oparciu o powyższą bazę zgodnie z zasadami podanymi poniżej: 1. Oferowane produkty muszą być fabrycznie nowe. Dopuszcza się składanie ofert na części po regeneracji wykonanej przez ich producenta jeżeli zapis taki znajduje się przy danej pozycji asortymentowej. Wówczas prosimy nie składać w tej pozycji ofert na części fabrycznie nowe. 2. Produkty wymienione w bazie i oznaczone symbolem * stanowiącym ostatni znak w numerze katalogowym muszą być oryginalne tzn. muszą posiadać oryginalne oznaczenia wskazane w zamówieniu przez Zamawiającego (MZA), np. oryginalne następujące oznaczenia : producenta produktu lub/i producenta podzespołu (w uzgodnieniu z producentem podzespołu) lub/i producenta pojazdu/autobusu (w uzgodnieniu z producentem pojazdu/autobusu), które zostaną naniesione przez producenta produktu na produkcie lub/i na opakowaniu producenta produktu; Strona 1 z 9
producenta podzespołu (do którego należy oznakowanie), które zostaną naniesione przez producenta podzespołu na opakowaniu producenta produktu lub na opakowaniu producenta podzespołu; producenta pojazdu/autobusu (do którego należy oznakowanie), które zostaną naniesione przez producenta pojazdu/autobusu na opakowaniu producenta produktu lub na opakowaniu producenta pojazdu/autobusu. 3. W przypadku wskazania w rubryce nazwa, nazwa pełna, katalog lub katalog zamienny nazwy /lub kilku nazw/ producenta, nie dopuszcza się dostaw zamienników innych producentów. Dostarczone towary muszą być produktami wskazanych w bazie producentów i posiadać odpowiednie oznaczenia. 4. Wykonawca jest zobowiązany zagwarantować aby dostarczane części lub materiały posiadały wskazania oryginalności lub poświadczenie o dopuszczeniu części przez producenta autobusu. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć dokument potwierdzający dokument potwierdzający pozytywny wynik badania wydany przez laboratorium akredytowane przez Polską Komisję Akredytacyjną. 5. Za oferowane produkty Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność, a w szczególności za ich prawidłowe funkcjonowanie oraz prawidłowe funkcjonowanie zespołów, w których będą one zamontowane w sposób zgodny z przeznaczeniem i warunkami technicznymi dla produktów oryginalnych. 6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za skutki dostarczenia towaru niezgodnego z zamówieniem. Dostarczenie towaru niezgodnego z zamówieniem będzie traktowane jako działanie w złej wierze i fakt przyjęcia dostawy przez Zamawiającego nie zdejmuje z Wykonawcy odpowiedzialności za taką dostawę. 7. Wymagane są okresy gwarancji nie krótsze niż 12 miesięcy od daty zamontowania części w autobusie. nie dłużej jednak niż 18 miesięcy od daty dostawy. Jeśli Wykonawca nie określi okresu gwarancji zostanie przyjęty okres gwarancji na 12 miesięcy. Zamawiający może żądać dłuższego okresu gwarancji. W takich przypadkach informacja ta będzie zamieszczona w bazie części. ZASADY PRZYGOTOWYWANIA I PRZEKAZYWANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej w postaci pliku Excel. Ofertę można składać od chwili opublikowania nowej bazy danych do terminu wskazanego w poniższej tabeli. Każdy Wykonawca może złożyć nie więcej niż jedną ofertę w terminie składania ofert dotyczących danej bazy. Zmiany w ofertach mogą być złożone jedynie przed upływem terminu składania ofert przez anulowanie poprzedniej oferty i złożenie nowej kompletnej oferty. W takiej sytuacji poprzednia oferta [wszystkie pozycje] zostanie anulowana zaś nowa zostanie wpisana. 2. Nie ma możliwości przedłużenia okresu obowiązywania raz złożonej oferty na kolejny okres. Za każdym razem musi być złożona nowa oferta. Wersja elektroniczna musi być przygotowana w oparciu o szablon zamieszczony w Internecie. Do szablonu nie wolno wprowadzać żadnych zmian czy uzupełnień. Plik stanowiący ofertę musi zawierać wszystkie pozycje asortymentowe także te na które nie została złożona oferta [nie została wpisana cena]. Wprowadzenie zmian spowoduje uznanie oferty za nieważną. Ewentualne uwagi mogą być złożone w osobnej korespondencji. Strona 2 z 9
3. Ceny należy podawać w kolumnie cena w kwotach netto za jednostkę miary podaną w tabeli, wpisując je w odpowiednie rubryki. Jeśli jednostka miary nie jest podana przyjmuje się jednostkę miary obowiązującą w obrocie detalicznym. Ponadto oferta (niezależnie od ilości złożonych propozycji cenowych) musi zawierać: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej o wpisaniu przedsiębiorcy do tej ewidencji potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem oraz dokumenty określające uprawnienia przedstawicieli Wykonawcy do reprezentacji, jeśli nie wynikają one z wyżej wymienionych odpisów i zaświadczeń. Dokumenty te muszą być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu złożenia oferty, 2. Oświadczenie o zaakceptowaniu zasad składania ofert i realizacji zamówień wynikających z tej oferty. Na stronie internetowej MZA znajduje się link do pliku Word zawierającego treść takiego oświadczenia. Podpisane oświadczenie należy dostarczyć w formie pisemnej najpóźniej do dnia od, którego obowiązuje dana baza. 3. W przypadku, gdy Wykonawca spełnia warunki uprawniające Zamawiającego do dokonywania obniżenia miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Wykonawca załączy do oferty odpowiednie dokumenty. 4. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień niezbędnych do wykonania określonych prac lub czynności 5. Oferowane produkty dostarczane do Zamawiającego (MZA) muszą posiadać zgodne z zamówieniem Zamawiającego (MZA) oryginalne następujące oznaczenia: producenta produktu lub/i producenta podzespołu (w uzgodnieniu z producentem podzespołu) lub/i producenta pojazdu/autobusu (w uzgodnieniu z producentem pojazdu/autobusu), które zostaną naniesione przez producenta produktu na produkcie lub/i na opakowaniu producenta produktu; producenta podzespołu (do którego należy oznakowanie), które zostaną naniesione przez producenta podzespołu na opakowaniu producenta produktu lub na opakowaniu producenta podzespołu; producenta pojazdu/autobusu (do którego należy oznakowanie), które zostaną naniesione przez producenta pojazdu/autobusu na opakowaniu producenta produktu lub na opakowaniu producenta pojazdu/autobusu. Niedozwolone są na produkcie lub na jego opakowaniu wszelkie nieoryginalne oznaczenia, które nie zostały uzgodnione z właścicielem oznaczenia (np. z producentem produktu, producentem podzespołu, producentem pojazdu/autobusu). Dostarczenie do Zamawiającego (MZA) produktu o powyższych niedozwolonych oznaczeniach będzie uznane za dostarczenie produktu niezgodnego z zamówieniem i będzie podstawą do odmowy przyjęcia dostawy i nałożenia na Wykonawcę ustalonych kar, a także Zamawiającemu (MZA) będzie przysługiwało prawo do zawieszenia współpracy na okres trwania bieżącej bazy i dwóch kolejnych w zakresie przedmiotowej pozycji lub całokształtu współpracy z winy Wykonawcy lub zaniechanie (anulowanie) dalszych uzgodnionych dostaw. Strona 3 z 9
W przypadku ewentualnego zastosowania przez Zamawiającego (MZA) produktu o powyższych niedozwolonych oznaczeniach, Wykonawca będzie zobowiązany (wymagane oświadczenie/zobowiązanie Wykonawcy) do poniesienia wszelkich konsekwencji z tego powodu, m.in. do: wymiany produktu na właściwy ze zwrotem kosztu robocizny wymiany produktu (demontaż, montaż) lub zwrotu kosztu produktu ze zwrotem kosztu robocizny wymiany produktu (demontaż, montaż) w zależności od decyzji Zamawiającego (MZA); zapłacenia kar umownych; poniesienia konsekwencji prawnych (jeżeli wystąpią); poniesienia konsekwencji finansowych (jeżeli wystąpią) wiążących się z eksploatacją niewłaściwego produktu, a także Zamawiającemu (MZA) będzie przysługiwało prawo do natychmiastowego zawieszenia współpracy z winy Wykonawcy lub zaniechanie (anulowanie) dalszych uzgodnionych dostaw. 6. Oferowane produkty dostarczane do Zamawiającego (MZA) muszą posiadać trwałe oznakowanie (na produkcie) producenta: produktu; lub/i producenta podzespołu (w uzgodnieniu z producentem podzespołu); lub/i producenta pojazdu/autobusu (w uzgodnieniu z producentem pojazdu/autobusu), naniesione przez producenta produktu oraz muszą posiadać dodatkowe oznakowanie z informacją dotyczącą daty dostawy. Za trwałe oznakowanie uważa się takie, które pozwoli w okresie obowiązywania gwarancji, a co za tym idzie eksploatacji danej części w różnych warunkach atmosferycznych określić datę dostawy oraz pochodzenie danego towaru. Dopuszczamy np.: naklejki typu stickery, wypalanie elektroiskrowe, laserowe, itp. 7. W przypadku, gdy trwałe oznakowanie na produkcie jest niemożliwe lub oznakowanie produktu nie należy do Wykonawcy, dopuszcza się możliwość dodatkowego znakowania produktu przez Wykonawcę znakiem Wykonawcy oraz datą dostawy. 8. W ofercie lub załączniku do oferty musi się znaleźć powiadomienie o sposobie w/w oznakowania. Przy braku dokładnej informacji o oznakowaniu zawierającym opis miejsca, sposobu oraz symboli oznakowania oferta nie będzie rozpatrywana. Brak oznakowania dostarczanych materiałów lub części spowoduje odmowę przyjęcia ewentualnej dostawy. 9. Przedmioty wyposażenia i części związane z bezpieczeństwem użytkowania pojazdu i ochroną środowiska zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. z 2016, poz. 2022, tekst jednolity z ewentualnymi zmianami) muszą posiadać świadectwa uprawniające do oznaczenia produktu jednym ze znaków, którymi oznacza się wskazane powyżej przedmioty zgodnie z 10 ust. 1 w/w rozporządzenia oraz innymi aktualnie obowiązującymi przepisami. Produkty Strona 4 z 9
objęte ww. wymaganiami muszą posiadać stosowne oznakowania. Dostawa produktów, które nie spełnią tego wymagania, będzie uznana za dostarczenie produktu niezgodnego z zamówieniem i będzie podstawą do odmowy przyjęcia dostawy i nałożenia na Wykonawcę ustalonych kar, a także Zamawiającemu (MZA) będzie przysługiwało prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy z winy Wykonawcy lub zaniechanie (anulowanie) dalszych uzgodnionych dostaw. W przypadku ewentualnego zastosowania przez Zamawiającego (MZA) produktu, który nie spełni tego wymagania, Wykonawca będzie zobowiązany (wymagane oświadczenie/zobowiązanie Wykonawcy) do poniesienia wszelkich konsekwencji z tego powodu, m.in. do: wymiany produktu na właściwy ze zwrotem kosztu robocizny wymiany produktu (demontaż, montaż) lub zwrotu kosztu produktu ze zwrotem kosztu robocizny wymiany produktu (demontaż, montaż) w zależności od decyzji Zamawiającego (MZA); zapłacenia kar umownych; poniesienia konsekwencji prawnych (jeżeli wystąpią); poniesienia konsekwencji finansowych (jeżeli wystąpią) wiążących się z eksploatacją niewłaściwego produktu, a także Zamawiającemu (MZA) będzie przysługiwało prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy z winy Wykonawcy lub zaniechanie (anulowanie) dalszych uzgodnionych dostaw. 10. W szczególnych przypadkach Zamawiający może zażądać od Wykonawcy dokumentów potwierdzających posiadane homologacje i dopuszczenia (zgodnie z 10 ust. 1 rozporządzenia). 11. W nawiązaniu do aktualnych rozporządzeń Ministra Zdrowia dotyczących substancji niebezpiecznych i preparatów niebezpiecznych, prosimy o przesłanie w załącznikach do oferty dla oferowanych wyrobów chemicznych, aktualnych dokumentów takich jak karta charakterystyki substancji niebezpiecznej i preparatu niebezpiecznego i inne niezbędne dokumenty np. instrukcje producenta, importera, w języku polskim, świadectwo jakości i inne. Brak wyżej wymienionych dokumentów może spowodować odmowę przyjęcia ewentualnej dostawy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Asortymentowo-cenowe bazy danych utworzone w oparciu o złożone oferty Wykonawców obowiązują przez okresy podane w tabeli na stronie Internetowej jako podstawa do tworzenia zamówień. W tych okresach bazy ofert są niezmienne. Ilości zamawianych towarów będą ustalone w oparciu o bieżące potrzeby zgłaszane przez komórki organizacyjne Spółki. UWAGA: Ilości podane w bazach w rubrykach zużycie w ostatnim kwartale i zużycie w ostatnim roku mają tylko charakter informacyjny. Zakupy pozycji nie wymienionych w bazach asortymentowo-cenowych będą realizowane indywidualnie dla każdej pozycji asortymentowej w oparciu o odrębne postępowania. Strona 5 z 9
W przypadku otrzymania przez Zamawiającego dwóch lub więcej ofert o najkorzystniejszej cenie Zamawiający wystąpi z prośbą o złożenie oferty dodatkowej w celu wybrania Wykonawcy którego oferta będzie najkorzystniejsza. Cena oferty dodatkowej nie może być wyższa niż cena oferty podstawowej. Ofertę należy złożyć: - na nośniku elektronicznym - w siedzibie Wydziału Logistyki Miejskich Zakładów Autobusowych Sp. z o.o., lub - pocztą elektroniczną na adres LOGISTYKA@MZA.WAW.PL Oferta w wersji elektronicznej musi być złożona nie później niż upływa termin składania ofert. Dopuszcza się złożenie oferty w wersji papierowej jako potwierdzenie oferty w wersji elektronicznej. Złożenie tylko oferty w wersji papierowej zostanie potraktowane jako brak oferty. Jako datę złożenia oferty przyjmuje się datę skutecznego dostarczenia oferty do Zamawiającego. W przypadku otrzymania mniej niż trzech ofert dla danej pozycji asortymentowej, Zamawiający może wystosować prośbę o złożenie ofert dodatkowych na dostawę tego asortymentu do wybranych Wykonawców. Wynik tego postępowania zostanie opublikowany poprzez wprowadzenie odpowiednich zmian w bazie asortymentowo-cenowej umieszczonej na stronie Zamawiającego. Wówczas podstawą do wystawiania zamówień będzie oferta wybrana spośród ofert dodatkowych. Wśród firm zaproszonych do złożenia ofert dodatkowych będą wszystkie firmy, które złożyły oferty w trybie podstawowym. WARUNKI REALIZACJI DOSTAW Warunki dostawy: Dostawa transportem Wykonawcy lub zleconym przez wykonawcę na jego koszt, do magazynów jednostek organizacyjnych Zamawiającego wskazanych w zamówieniu, zlokalizowanych na terenie Warszawy w dniach od poniedziałku do piątku [za wyjątkiem dni świątecznych] w godzinach od 7.00 do 13.00. Dostarczenie towaru w innych niż wyżej wymienione dniach lub godzinach może spowodować odmowę dostawy towaru z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Termin realizacji termin wskazany w zamówieniu ale nie krótszy niż 4 dni robocze od dnia otrzymania zamówienia. W uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek Wykonawcy, dopuszcza się możliwość przesunięcia terminu dostawy. Wniosek musi być złożony przed upływem terminu dostawy określonego w zamówieniu. Strona 6 z 9
Do każdorazowej dostawy Wykonawca dołączy kopię zamówienia, którego dotyczy dostawa. Jeżeli Zamawiający stwierdzi niezgodność przedmiotu dostawy z zamówieniem, nastąpi wówczas odmowa przyjęcia dostawy. Dostawa towaru niezgodnego z zamówieniem nie przerywa biegu terminu realizacji zamówienia. Reklamacje W przypadku zgłoszenia reklamacji Wykonawca zobowiązuje się podjąć decyzję o jej rozstrzygnięciu i przekazać tą informację do Zamawiającego na piśmie w czasie do 4 dni roboczych. W przypadku nie uznania reklamacji przez Wykonawcę i podtrzymaniu swojego stanowiska przez Zamawiającego Wykonawca przekaże reklamowany towar w celu przeprowadzenia ekspertyzy do niezależnej jednostki badawczej. Orzeczenie ww. jednostki będzie wiążące dla stron. W przypadku uznania reklamacji koszty ekspertyzy ponosi Wykonawca. W przypadku nie uznania reklamacji koszty ekspertyzy ponosi Zamawiający. W przypadku uznania reklamacji Wykonawca wymieni reklamowany towar na nowy, wolny od wad w okresie do 4 dni roboczych. Do czasu zakończenia procesu reklamacji, zamawiający przedmiotowy towar, może kupować u innego dostawcy. W uzasadnionych przypadkach możemy jeden raz przedłużyć czas na rozpatrzenie sprawy. Warunki płatności: zapłata nastąpi w oparciu o prawidłowo wystawiona fakturę, przelewem w terminie 21 dni od dnia dostarczenia faktury, na konto podane w fakturze, pod warunkiem, że dostarczony towar jest zgodny z zamówieniem. Faktura powinna być dostarczona w wersji elektronicznej na adres: efaktura@mza.waw.pl. Jako dzień dokonania zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia konta Zamawiającego. W przypadku gdy bank dostawcy znajduje się poza granicami RP koszty przelewu pokrywa Wykonawca. Kary umowne: za nieterminowe dostawy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 1% wartości netto niezrealizowanej części dostawy za nie dostarczone w terminie wyroby, za każdy rozpoczęty kalendarzowy dzień zwłoki. W przypadku dostawy towaru niezgodnego z zamówieniem za dzień zrealizowania dostawy przyjmuje się dzień dostawy towaru zgodnego z zamówieniem. Za nieterminową realizację zobowiązań wynikających ze złożonej reklamacji wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 1% wartości netto reklamowanego towaru (wg ceny nowego towaru) za każdy dzień opóźnienia w realizacji zobowiązania. Strona 7 z 9
Niezależnie od wyżej wymienionych kar Zamawiający może dochodzić swoich roszczeń na zasadach ogólnych zgodnie z zapisami Kodeksu Cywilnego. Ponadto Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar z bieżących płatności. Wykluczenie Wykonawcy zawieszenie współpracy W przypadku nie dostarczenia w terminie zamówionego towaru lub części zamówionego towaru Zamawiający może zrezygnować z realizacji tego zamówienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, oraz odrzucić ofertę Wykonawcy w przedmiotowej pozycji z bazy asortymentowo-cenowej na okres obowiązywania bieżącej bazy oraz na kolejnych 12 miesięcy. W takim przypadku Zamawiający naliczy kary umowne w wysokości 1% wartości tej części zamówienia której dotyczy rezygnacja za każdy dzień od dnia upływu terminu dostawy do dnia poinformowania Wykonawcy o rezygnacji z realizacji przedmiotowego zamówienia (włącznie). Jeżeli w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania zamówienia [tj. nie później niż następnego roboczego dnia po dniu otrzymania zamówienia] Wykonawca poinformuje o niemożności jego realizacji w ustalonym terminie wówczas Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę w danej pozycji asortymentowej na czas do końca okresu obowiązywania bieżącej oferty. Jeżeli wykonawca zrealizuje dostawę częściowo niepełna realizacja. Zamawiający może: wykluczyć asortyment do końca bazy i naliczyć kary za brakujące części, Uzyskać zgodę na realizację częściową i ustalić czas trwania uzupełnienia, Zmniejszyć ilość i wykluczyć do końca bazy. Jeżeli w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania zamówienia [tj. nie później niż następnego roboczego dnia po dniu otrzymania zamówienia] Wykonawca nie poinformuje o niemożności jego realizacji i nie zrealizuje zamówienia w terminie lub zmieni cenę przedmiotu zamówienia, będzie wykluczony w danej pozycji asortymentowej na okres do końca obowiązywania bieżącej oferty oraz kolejnych 12 miesięcy. W takim przypadku Zamawiający naliczy kary umowne w wysokości 1% wartości tej części zamówienia której dotyczy rezygnacja za każdy dzień od dnia upływu terminu dostawy do dnia poinformowania Wykonawcy o rezygnacji z realizacji przedmiotowego zamówienia (włącznie). Jeśli ilość pozycji asortymentowych, których oferty wykonawcy zostały odrzucone przekroczy 4% ilości ofert złożonych przez Wykonawcę i uznanych przez Zamawiającego jako najkorzystniejsze w dniu rozpoczęcia obowiązywania przedmiotowej bazy, wówczas Wykonawca może zostać wykluczony ze współpracy na okres obowiązywania bieżącej bazy asortymentowo-cenowej i na kolejnych 12 miesięcy. W przypadku powtarzających się prób dostawy towarów niezgodnych z zamówieniem, np. zamienników, towarów bez oznaczeń lub towarów oznakowanych w sposób wprowadzający w błąd Zamawiającego co do typu, rodzaju lub producenta towaru, Zamawiający ma prawo potraktować Wykonawcę jako nierzetelnego i zawiesić współpracę na okres obowiązywania bieżącej bazy asortymentowo-cenowej i na kolejnych 12 miesięcy. Strona 8 z 9
W przypadku wykluczenia Wykonawcy z jednej lub wielu pozycji asortymentowych Zamawiający będzie kierował zamówienia do Wykonawcy, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. W takim przypadku termin realizacji pierwszej dostawy po zakwalifikowaniu oferty Wykonawcy jako najkorzystniejszej może podlegać negocjacjom bez konsekwencji w postaci wykluczenia Wykonawcy. W takiej sytuacji Zamawiający może złożyć zamówienie w odrębnym trybie postępowania uwzględniając że zaistniały warunki których nie dało się przewidzieć. W przypadku wpływu mniej niż 3 ofert zamawiający skieruje dodatkowe zapytanie do innych wykonawców. W przypadku zmian w opisie przedmiotu zamówienia, Zamawiający skieruje przynajmniej do wszystkich oferentów, którzy złożyli oferty na przedmiotowy towar, dodatkową prośbę o złożenie nowej oferty. Oferty złożone zgodnie z zaproszeniem będą obowiązywały do końca obowiązywania aktualnej bazy Strona 9 z 9