ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA DOSTAWĘ MATERIAŁÓW POMOCNICZYCH

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA DOSTAWĘ MATERIAŁÓW POMOCNICZYCH Miejskie Zakłady Autobusowe Sp. z o.o. zapraszają niniejszym wszystkich zainteresowanych dostawami materiałów pomocniczych do naszej Spółki Na stronie internetowej Spółki publikowane są bazy danych w formie plików programu Excel. Baza pod nazwą MATERIAŁY POMOCNICZE zawiera wykaz materiałów pomocniczych, materiałów eksploatacyjnych, części do maszyn i urządzeń, środków czystości, materiałów biurowych itp. Wykaz przygotowany do składania ofert na dostawy materiałów pomocniczych jest przygotowany w arkuszu programu Excel i zawiera między innymi kolumny: Indeks - numer indeksu materiałowego wg Miejskich Zakładów Autobusowych Sp. z o.o. Katalog - numer katalogowy producenta towaru. Nazwa - nazwa towaru. JM - jednostka miary Oferowana cena netto Zużycie w ostatnim okresie Zużycie w ostatnim roku Katalog zamienny Nazwa pełna Uwagi W niektórych pozycjach asortymentowych pola nazwa pełna i katalog zamienny mogą być puste. Oferty na dostawy materiałów pomocniczych należy składać w oparciu o powyższą bazę zgodnie z zasadami podanymi poniżej: 1. Oferowane produkty muszą być fabrycznie nowe. 2. W przypadku wskazania w rubryce nazwa, nazwa pełna, katalog lub katalog zamienny nazwy /lub kilku nazw/ producenta, nie dopuszcza się dostaw zamienników innych producentów. Dostarczone towary muszą być produktami wskazanych w bazie producentów i posiadać odpowiednie oznaczenia. 3. Za oferowane produkty Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność, a w szczególności za ich prawidłowe funkcjonowanie. 4. Wymagane są okresy gwarancji nie krótsze niż 12 miesięcy od daty dostawy. Jeśli Wykonawca nie określi okresu gwarancji zostanie przyjęty okres gwarancji na 12 miesięcy. Zamawiający może żądać dłuższego okresu gwarancji. W takich przypadkach informacja ta będzie zamieszczona w bazie.

2 ZASADY PRZYGOTOWYWANIA I PRZEKAZYWANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej w postaci pliku Excel. Ofertę można składać od chwili opublikowania nowej bazy danych do terminu wskazanego w poniższej tabeli. Każdy Wykonawca może złożyć nie więcej niż jedną ofertę w terminie składania ofert dotyczących danej bazy. Zmiany w ofertach mogą być złożone jedynie przed upływem terminu składania ofert przez anulowanie poprzedniej oferty i złożenie nowej kompletnej oferty. W takiej sytuacji poprzednia oferta [wszystkie pozycje] zostanie anulowana zaś nowa zostanie wpisana. 2. Nie ma możliwości przedłużenia okresu obowiązywania raz złożonej oferty na kolejny okres. Za każdym razem musi być złożona nowa oferta. 3. Wersja elektroniczna musi być przygotowana w oparciu o szablon zamieszczony Na stronie internetowej MZA. Do szablonu nie wolno wprowadzać żadnych zmian, uzupełnień lub zamienników. Ewentualne uwagi mogą być złożone w osobnej korespondencji. Wyjątek stanowi kolumna UWAGI: w przypadku braku wskazania przez zamawiającego nazwy, katalogu lub producenta dostawca ma obowiązek wpisać do kolumny UWAGI - proponowany produkt, w przypadku, gdy dany produkt został wycofany z produkcji dostawca w kolumnie UWAGI - ma obowiązek wpisać nowy proponowany produkt. Podczas rozpatrywania ofert zostanie podjęta decyzja o ewentualnym przyjęciu oferty na proponowany produkt. 4. Ceny należy podawać w kolumnie cena w kwotach netto za jednostkę miary podaną w tabeli, wpisując je w odpowiednie rubryki. Jeśli jednostka miary nie jest podana przyjmuje się jednostkę miary obowiązującą w obrocie detalicznym. Ponadto oferta (niezależnie od ilości złożonych propozycji cenowych) musi zawierać: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej o wpisaniu przedsiębiorcy do tej ewidencji potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem oraz dokumenty określające uprawnienia przedstawicieli Wykonawcy do reprezentacji, jeśli nie wynikają one z wyżej wymienionych odpisów i zaświadczeń. Dokumenty te muszą być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu złożenia oferty, 2. Oświadczenie o zaakceptowaniu zasad składania ofert i realizacji zamówień wynikających z tej oferty. Na stronie internetowej MZA znajduje się link do pliku Word zawierającego treść takiego oświadczenia. Podpisany przez osoby umocowane oryginał oświadczenia należy dostarczyć w formie pisemnej najpóźniej do dnia od, którego obowiązuje dana baza. 3. W przypadku, gdy Wykonawca spełnia warunki uprawniające Zamawiającego do dokonywania obniżenia miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz

3 Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Wykonawca załączy do oferty odpowiednie dokumenty. 4. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień niezbędnych do wykonania określonych prac lub czynności 5. Oferowane produkty dostarczane do MZA muszą posiadać trwałe oznakowanie producenta oraz muszą posiadać informację dotyczącą daty dostawy. 6. W przypadku, gdy trwałe oznakowanie jest niemożliwe lub w przypadku dostaw realizowanych przez Dostawcę nie będącym producentem, dopuszcza się możliwość znakowania (metkowania) znakiem dostawcy oraz datą dostawy. 7. Przedmioty wyposażenia i części związane z bezpieczeństwem użytkowania pojazdu i ochroną środowiska zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. z 2003 r. Nr 32, poz. 262 z późniejszymi zmianami) muszą posiadać świadectwa uprawniające do oznaczenia produktu jednym ze znaków, którymi oznacza się wskazane powyżej przedmioty zgodnie z 10 ust. 1 w/w rozporządzenia oraz innymi aktualnie obowiązującymi przepisami. Produkty objęte ww. wymaganiami muszą posiadać stosowne oznakowania. Produkty, które nie spełnią tego wymagania, nie będą przyjęte przez Zamawiającego. 8. W szczególnych przypadkach Zamawiający może zażądać od Wykonawcy dokumentów potwierdzających posiadane homologacje i dopuszczenia (zgodnie z 10 ust. 1 rozporządzenia). 9. W nawiązaniu do aktualnych rozporządzeń Ministra Zdrowia dotyczących substancji niebezpiecznych i preparatów niebezpiecznych, prosimy o przesłanie w załącznikach do oferty dla oferowanych wyrobów chemicznych, aktualnych dokumentów takich jak karta charakterystyki substancji niebezpiecznej i preparatu niebezpiecznego i inne niezbędne dokumenty np. instrukcje producenta, importera, w języku polskim, świadectwo jakości i inne. Brak wyżej wymienionych dokumentów może spowodować odmowę przyjęcia ewentualnej dostawy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Asortymentowo-cenowe bazy danych utworzone w oparciu o złożone oferty Wykonawców obowiązują przez okresy podane w tabeli na stronie Internetowej jako podstawa do tworzenia zamówień. W tych okresach bazy ofert są niezmienne. Ilości zamawianych towarów będą ustalone w oparciu o bieżące potrzeby zgłaszane przez komórki organizacyjne Spółki. UWAGA: Ilości podane w bazach w rubrykach zużycie w ostatnim kwartale i zużycie w ostatnim roku mają tylko charakter informacyjny. Zakupy pozycji nie wymienionych w bazach asortymentowo-cenowych będą realizowane indywidualnie dla każdej pozycji asortymentowej w oparciu o odrębne postępowania. W przypadku otrzymania przez Zamawiającego dwóch lub więcej ofert o najkorzystniejszej cenie Zamawiający wystąpi z prośbą o złożenie oferty dodatkowej w celu wybrania Wykonawcy którego oferta będzie najkorzystniejsza. Cena oferty dodatkowej nie może być wyższa niż cena oferty podstawowej. Ofertę należy złożyć:

4 - na nośniku elektronicznym - w siedzibie Wydziału Logistyki Miejskich Zakładów Autobusowych Sp. z o.o., lub - pocztą elektroniczną na adres LOGISTYKA@MZA.WAW.PL Oferta w wersji elektronicznej musi być złożona nie później niż upływa termin składania ofert. Dopuszcza się złożenie oferty w wersji papierowej jako potwierdzenie oferty w wersji elektronicznej. Złożenie tylko oferty w wersji papierowej zostanie potraktowane jako brak oferty. Jako datę złożenia oferty przyjmuje się datę skutecznego dostarczenia oferty do Zamawiającego. W przypadku otrzymania mniej niż trzech ofert dla danej pozycji asortymentowej, Zamawiający może wystosować prośbę o złożenie ofert dodatkowych na dostawę tego asortymentu do wybranych Wykonawców. Wynik tego postępowania zostanie opublikowany poprzez wprowadzenie odpowiednich zmian w bazie asortymentowocenowej umieszczonej na stronie Zamawiającego. Wówczas podstawą do wystawiania zamówień będzie oferta wybrana spośród ofert dodatkowych. Wśród firm zaproszonych do złożenia ofert dodatkowych będą wszystkie firmy, które złożyły oferty w trybie podstawowym. WARUNKI REALIZACJI DOSTAW Warunki dostawy: Dostawa transportem Wykonawcy lub zleconym przez wykonawcę na jego koszt, do magazynów jednostek organizacyjnych Zamawiającego wskazanych w zamówieniu, zlokalizowanych na terenie Warszawy w dniach od poniedziałku do piątku [za wyjątkiem dni świątecznych] w godzinach od 7.00 do Dostarczenie towaru w innych niż wyżej wymienione dniach lub godzinach może spowodować odmowę przyjęcia dostawy towaru z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Termin realizacji - 4 dni robocze od dnia otrzymania zamówienia. W uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek Wykonawcy, dopuszcza się możliwość przesunięcia terminu dostawy. Wniosek musi być złożony przed upływem terminu dostawy określonego w zamówieniu.

5 Do każdorazowej dostawy Wykonawca dołączy kopię zamówienia, którego dotyczy dostawa. Jeżeli Zamawiający stwierdzi niezgodność przedmiotu dostawy z zamówieniem, nastąpi wówczas odmowa przyjęcia dostawy. Dostawa towaru niezgodnego z zamówieniem nie przerywa biegu terminu realizacji zamówienia. Reklamacje W przypadku zgłoszenia reklamacji Wykonawca zobowiązuje się podjąć decyzję o jej rozstrzygnięciu i przekazać tą informację do Zamawiającego na piśmie w czasie do 3 dni roboczych. W przypadku nie uznania reklamacji przez Wykonawcę i podtrzymaniu swojego stanowiska przez Zamawiającego Wykonawca przekaże reklamowany towar w celu przeprowadzenia ekspertyzy do niezależnej jednostki badawczej. Orzeczenie ww. jednostki będzie wiążące dla stron. W przypadku uznania reklamacji koszty ekspertyzy ponosi Wykonawca. W przypadku nie uznania reklamacji koszty ekspertyzy ponosi Zamawiający. W przypadku uznania reklamacji Wykonawca wymieni reklamowany towar na nowy, wolny od wad w okresie do 3 dni roboczych. Warunki płatności: zapłata nastąpi w oparciu o prawidłowo wystawiona fakturę, przelewem w terminie 21 dni od dnia dostarczenia faktury, na konto podane w fakturze, pod warunkiem, że dostarczony towar jest zgodny z zamówieniem. Jako dzień dokonania zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia konta Zamawiającego. Kary umowne: za nieterminowe dostawy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 1% wartości niezrealizowanej części dostawy za nie dostarczone w terminie wyroby, za każdy rozpoczęty kalendarzowy dzień zwłoki. W przypadku dostawy towaru niezgodnego z zamówieniem za dzień zrealizowania dostawy przyjmuje się dzień dostawy towaru zgodnego z zamówieniem. Za nieterminową realizację zobowiązań wynikających ze złożonej reklamacji wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 1% wartości reklamowanego towaru za każdy dzień opóźnienia w realizacji zobowiązania. Niezależnie od wyżej wymienionych kar Zamawiający może dochodzić swoich roszczeń na zasadach ogólnych zgodnie z zapisami Kodeksu Cywilnego. Wykluczenie Wykonawcy zawieszenie współpracy

6 W przypadku nie dostarczenia w terminie zamówionego towaru lub części zamówionego towaru Zamawiający może zrezygnować z realizacji tego zamówienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, oraz wykluczyć ofertę Wykonawcy w przedmiotowej pozycji z bazy asortymentowo-cenowej na okres obowiązywania bieżącej bazy oraz na kolejnych 12 miesięcy. W takim przypadku Zamawiający naliczy kary umowne w wysokości 1% wartości tej części zamówienia której dotyczy rezygnacja za każdy dzień od dnia upływu terminu dostawy do dnia poinformowania Wykonawcy o rezygnacji z realizacji przedmiotowego zamówienia (włącznie). Jeżeli w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania zamówienia [tj. nie później niż następnego roboczego dnia po dniu otrzymania zamówienia] Wykonawca poinformuje o niemożności jego realizacji w ustalonym terminie wówczas Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę w danej pozycji asortymentowej na czas do końca okresu obowiązywania bieżącej oferty. Jeżeli w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania zamówienia [tj. nie później niż następnego roboczego dnia po dniu otrzymania zamówienia] Wykonawca nie poinformuje o niemożności jego realizacji i nie zrealizuje zamówienia w terminie lub zmieni cenę przedmiotu zamówienia, będzie wykluczony w danej pozycji asortymentowej na okres do końca obowiązywania bieżącej oferty oraz kolejnych 12 miesięcy. W takim przypadku Zamawiający naliczy kary umowne w wysokości 1% wartości tej części zamówienia której dotyczy rezygnacja za każdy dzień od dnia upływu terminu dostawy do dnia poinformowania Wykonawcy o rezygnacji z realizacji przedmiotowego zamówienia (włącznie). Jeśli ilość pozycji asortymentowych w których wykonawca został wykluczony przekroczy 4% ilości ofert złożonych przez Wykonawcę i uznanych przez Zamawiającego jako najkorzystniejsze w dniu rozpoczęcia obowiązywania przedmiotowej bazy, wówczas Wykonawca może zostać wykluczony ze współpracy na okres obowiązywania bieżącej bazy asortymentowo-cenowej i na kolejnych 12 miesięcy. W przypadku powtarzających się prób dostawy towarów niezgodnych z zamówieniem, np. zamienników, towarów bez oznaczeń lub towarów oznakowanych w sposób wprowadzający w błąd Zamawiającego co do typu, rodzaju lub producenta towaru, Zamawiający ma prawo potraktować Wykonawcę jako nierzetelnego i zawiesić współpracę na okres obowiązywania bieżącej bazy asortymentowo-cenowej i na kolejnych 12 miesięcy. W przypadku wykluczenia Wykonawcy z jednej lub wielu pozycji asortymentowych Zamawiający będzie kierował zamówienia do Wykonawcy, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. W takim przypadku termin realizacji pierwszej dostawy po zakwalifikowaniu oferty Wykonawcy jako najkorzystniejszej może podlegać

7 negocjacjom bez konsekwencji w postaci wykluczenia Wykonawcy. W takiej sytuacji Zamawiający może złożyć zamówienie w odrębnym trybie postępowania uwzględniając że zaistniały warunki których nie dało się przewidzieć.