1
Omówienie istotnych zagadnień w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL Poddziałanie 4.1.2 Zwiększenie liczby absolwentów kierunków o kluczowym znaczeniu dla gospodarki opartej na wiedzy Warszawa, 28 lutego 2011 r. 2
Horyzont czasowy kwalifikowalności Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków naleŝy rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowalne. Początek okresu kwalifikowania wydatków dla PO KL 12 grudnia 2006 r. Koniec okresu kwalifikowania wydatków dla PO KL - 31 grudnia 2015 r. 3
Horyzont czasowy kwalifikowalności Okres kwalifikowalności wydatków dla danego projektu jest określony w umowie o dofinansowanie zawieranej z beneficjentem, która określa zarówno początkową, jak i końcową datę kwalifikowalności wydatków w ramach projektu. Końcowa data kwalifikowalności wydatku określona w umowie moŝe zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek beneficjenta, za zgodą Instytucji Pośredniczącej, w formie aneksu do umowy o dofinansowanie. JednakŜe w Ŝadnym przypadku końcowa data kwalifikowalności wydatków dla projektu nie moŝe wykraczać poza datę kwalifikowalności wydatków dla PO, tj. poza datę 31 grudnia 2015 r. 4
Źródła zasad kwalifikowalności Prawo wspólnotowe Prawo krajowe Dokumenty programowe 5
Źródła zasad kwalifikowalności 1) Prawo wspólnotowe (1 z 2) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 89 grudnia 2006 r. ustanawiające zasady wdraŝania ww. rozporządzenia; 6
Źródła zasad kwalifikowalności 1) Prawo wspólnotowe (2 z 2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1783/1999; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1784/1999. 7
Źródła zasad kwalifikowalności 2) Prawo krajowe Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.); Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyŝszym (Dz. U. Nr 164, poz.1365, z poźn. zm.); Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240); Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 t.j. z poźn. zm.). 8
Źródła zasad kwalifikowalności 3) Dokumenty programowe Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607; Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą PO KL w dniu 18 września 2007 r. (z późn. zm., ostatnia z dnia 1 czerwca 2010 r.); System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą PO KL w dniu 18 września 2007 r. (z późn. zm.), w tym: Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r., Zasady finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 r. 9
Źródła zasad kwalifikowalności Zmienione Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Kapitał Ludzki obowiązują w pełnym zakresie od 1 stycznia 2011 r. w przypadku projektów złoŝonych w odpowiedzi konkurs ogłoszony po ww. dacie. 10
Zatrudnianie personelu Definicja personelu: Wszystkie osoby zaangaŝowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie: stosunku pracy; stosunku cywilnoprawnego; osoby samozatrudnione; osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; osoby świadczące usługi w formie wolontariatu. 11
Zatrudnianie personelu Osoba samozatrudniona to jednocześnie: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą; beneficjent (umowa o dofinansowanie projektu); zaangaŝowana jako personel w projekcie, którego jest beneficjentem = osoba, która sama zatrudnia się we własnym projekcie. 12
Zatrudnianie personelu Podstawowe zasady zatrudniania: (1) zgodność z przepisami krajowymi; (2) niekwalifikowalność nagród jubileuszowych; (3) zwiększenie łącznej kwoty na wynagrodzenie personelu zarządzającego projektu wymaga zgody instytucji, z którą została zawarta umowa o dofinansowanie. 13
Zatrudnianie personelu Wydatki związane z zatrudnieniem osoby zaangaŝowanej w więcej niŝ jeden projekt o ile obciąŝenie wynikające z pracy w kilku projektach nie wyklucza moŝliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie. Na pracowniku ciąŝy obowiązek: - prowadzenia ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów, w które jest zaangaŝowany; - udostępniania beneficjentowi ww. ewidencji godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu beneficjenta bez względu na formę zatrudnienia. 14
Zatrudnianie personelu Ewidencja godzin i zadań: powinna mieć charakter dziennika zajęć danej osoby zaangaŝowanej jako personel w kilku zadaniach w jednym projekcie lub w kilku projektach wskazanie jakie zadania w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach dana osoba wykonywała kaŝdego dnia nie jest obligatoryjne szczegółowe wskazywanie poszczególnych czynności w ramach danej umowy 15
Zatrudnianie personelu Zasada: personel projektu uczestnik projektu Wyjątek (łączne spełnienie poniŝszych warunków): - specyfika projektu zakłada, Ŝe personel projektu powinien być objęty wsparciem - personel ten nie ma wpływu na rekrutację i dobór pozostałych uczestników projektu - sytuacja została opisana we wniosku o dofinansowanie projektu 16
Zatrudnianie personelu - stosunek pracy Wszystkie zadania, w których realizację zaangaŝowany jest dany pracownik beneficjenta powinny zostać uregulowane w ramach umowy o pracę (bezwzględny zakaz zatrudniania pracowników projektu na podstawie umów cywilnoprawnych). Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu powinny odpowiadać stawkom, które beneficjent stosuje w przypadku angaŝowania personelu do zadań realizowanych przez ten podmiot poza projektem. Nie są kwalikowalne wynagrodzenia określane na podstawie stawek wynikających z regulaminów wynagradzania utworzonych wyłącznie do angaŝowania personelu do projektów unijnych. 17
Zatrudnianie personelu - stosunek pracy Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. 13 ) jest kwalifikowalne w projekcie: - proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w ramach projektu; - o ile zostało poniesione przed złoŝeniem wniosku o płatność końcową. 18
Zatrudnianie personelu - stosunek cywilnoprawny 1. Zgodność z prawem krajowym (ustalenie, czy charakter pracy zlecanej pozwala na uznanie jej za umowę zlecenia bądź umowę o dzieło). 2. Brak moŝliwości zawierania umów cywilnoprawnych z personelem projektu zatrudnionym na podstawie stosunku pracy do dodatkowych zadań w projekcie. 19
Zatrudnianie personelu - stosunek cywilnoprawny Umowa cywilnoprawna z własnym pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę: - umowa o pracę zawarta poza projektem + umowa cywilnoprawna w ramach projektu = dozwolone (wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i po spełnieniu przesłanek określonych w Wytycznych) - umowa o pracę zawarta w ramach projektu + umowa cywilnoprawna w ramach projektu = niedopuszczalne zaangaŝowanie do nowych zadań = zmiana obowiązków w ramach stosunku pracy 20
Zatrudnianie personelu - stosunek cywilnoprawny Umowa cywilnoprawna z własnym pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę poza projektem: Warunki zaangaŝowania: Jest to zgodne z przepisami krajowymi tj. praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo róŝna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy. Zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony. ZaangaŜowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej. Osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangaŝowanych w realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej. 21
Zatrudnianie personelu - stosunek cywilnoprawny AngaŜowanie jednej osoby w ramach projektu na podstawie więcej niŝ jednej umowy cywilnoprawnej: obciąŝenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza moŝliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie nakładają się na siebie) osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangaŝowanych we wszystkie zadania w ramach projektu, która moŝe podlegać kontroli (beneficjent powinien zapewnić sobie prawo wglądu w tą ewidencję) rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy przy czym warunek ten nie dotyczy umowy o dzieło 22
Zasada efektywnego zarządzania finansami Wprowadzono obowiązek dokonywania przez beneficjenta rozeznania rynku w przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyŝej 20 000 zł netto, chyba Ŝe zakup jest dokonywany w myśl zasady konkurencyjności lub ustawy Prawo zamówień publicznych. 23
Zasada efektywnego zarządzania finansami rozeznanie rynku oznacza porównanie cen danego towaru / usługi u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców/usługodawców dla danego towaru / usługi w przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest moŝliwe, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności beneficjent dokonuje opisu towaru lub usługi z najwyŝszą starannością uwzględniając wszystkie kryteria mogące mieć wpływ na cenę 24
Zasada efektywnego zarządzania finansami Beneficjent moŝe stosować inne obowiązujące u niego zasady rozeznania rynku, jeŝeli zapewniają one dokonywanie zakupów, w szczególności tych o wartości powyŝej 20 tys. zł netto, w sposób racjonalny i efektywny. 25
Zasada efektywnego zarządzania finansami Udokumentowanie przebiegu procesu rozeznania rynku wymaga formy pisemnej i moŝe polegać m.in. na zarchiwizowaniu: wydruku stron z opisem towarów i ceną; wydruku maili z informacją na temat ceny za określony towar lub usługę; notatki roboczej z rozeznania dokonanego na podstawie wywiadu osobistego lub technicznego potwierdzonej podpisem kaŝdego z wymienionych w jej treści wykonawców. 26
Reguła proporcjonalności Wprowadzona reguła proporcjonalności dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zaleŝności od stopnia osiągnięcia załoŝeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu. Oznacza ona, Ŝe kwota rozliczona w ramach zawartej umowy o dofinansowanie projektu powinna być proporcjonalna do stopnia osiągnięcia załoŝeń, określonych we wniosku. 27
Reguła proporcjonalności Zastosowanie reguły proporcjonalności: następuje w związku z niespełnieniem kryterium lub nieosiągnięciem celu projektu pod warunkiem, Ŝe wynika to z przyczyn leŝących po stronie Beneficjenta (w szczególności nie ma zastosowania gdy jest ono wynikiem opóźnień w podpisaniu umowy o dofinansowanie czy przekazywaniu środków na finansowanie projektu); nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyŝszej. Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta załoŝeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność. 28
Reguła proporcjonalności W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego lub w przypadku nieosiągnięcia celu projektu wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub wskaźnik nie zostały zrealizowane. Zmniejszenie dofinansowania dotyczy kosztów zarządzania projektem, kosztów pośrednich i wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego załoŝenia nie zostały osiągnięte. Procent nieosiągnięcia załoŝeń projektu określany jest przez podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu. 29
Reguła proporcjonalności Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia załoŝeń projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania naleŝytej staranności przez Beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. załoŝeń, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ, w szczególności opóźnienia ze strony podmiotu będącego stroną umowy o dofinansowanie projektu. Podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu moŝe odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub obniŝyć wysokośćśrodków podlegających regule proporcjonalności, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i naleŝycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia załoŝeń, w szczególności wykaŝe swoje starania zmierzające do osiągnięcia załoŝeń projektu. 30
Reguła proporcjonalności W przypadku projektów partnerskich: Beneficjent jako strona umowy o dofinansowanie odpowiada finansowo przed IP za nieosiągnięcie celu projektu. Beneficjent powinien zabezpieczyć się w umowie partnerskiej, aby w przypadku gdy niewykonanie celu projektu jest z winy jednego z partnerów, to partner ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy partnerzy gdy wszyscy pracują na wspólny rezultat). 31
Zarządzanie projektem Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje w szczególności: zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku o dofinansowanie w zaleŝności od stopnia złoŝoności projektu i okresu jego realizacji; zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel wykonywanych; adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu poniesienia wydatków na działania informacyjno-promocyjne w zaleŝności od specyfiki projektu. 32
Zarządzanie projektem Limit kosztów zarządzania projektem Wartość projektu 30% wartości projektu do 500 tys. włącznie* 25% wartości projektu powyŝej 500 tys. do 1 mln zł włącznie 20% wartości projektu powyŝej 1 mln i do 2 mln zł włącznie 15% wartości projektu powyŝej 2 mln i do 5 mln zł włącznie 10% wartości projektu powyŝej 5 mln zł (*) Limit kosztów zarządzania projektem o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł moŝe ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu. 33
Zarządzanie projektem W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla kaŝdego partnera, jednak nie więcej niŝ łącznie o 10 pkt procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera. 34
Zarządzanie projektem Wydatki na promocję powinny być ujęte w zarządzaniu projektem, nie stanowią odrębnego zadania (wyjątkiem są projekty informacyjno-promocyjne); Wydatki związane z działaniami informacyjno - promocyjnymi powinny być adekwatne do realizowanych działań; Ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich. 35
Koszty pośrednie Wynik uzgodnień z Komisją Europejską. Doprecyzowano katalog kosztów pośrednich (katalog zamknięty). Wprowadzono stałe ryczałty procentowe i jednocześnie zrezygnowano z konieczności sporządzania metodologii. Dwuetapowy sposób wyliczania ryczałtu: I) ustalenie całkowitej wartości projektu; II) ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. W sytuacji zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość ww. zadań zleconych. 36
Koszty pośrednie Koszty pośrednie stanowią następujące koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem Beneficjenta: koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu; amortyzacja aktywów uŝywanych na potrzeby personelu, o którym mowa wyŝej; 37
Koszty pośrednie opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługa administracyjną projektu; koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. 38
Koszty pośrednie Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: ryczałtem; na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków; Koszty pośrednie nie mogą być rozliczane jednocześnie w oparciu o dwa ww. sposoby. 39
Koszty pośrednie Ryczałt procentowy kosztów pośrednich Wartość projektu 9% kosztów bezpośrednich do 500 tys. włącznie 8% kosztów bezpośrednich powyŝej 500 tys. do 1 mln zł włącznie 7% kosztów bezpośrednich powyŝej 1 mln i do 2 mln zł włącznie 5% kosztów bezpośrednich powyŝej 2 mln i do 5 mln zł włącznie 4% kosztów bezpośrednich powyŝej 5 mln zł Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach cross-financingu. W przypadku zlecania realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość ww. zadań zleconych. 40
Zarządzanie projektem a koszty pośrednie Wynagrodzenie osoby ds. obsługi finansowej moŝe być wykazane w zadaniu zarządzanie projektem, o ile jej zatrudnienie jest niezbędne i uzasadnione (w ramach kosztów pośrednich przewiduje się obsługę księgową). Wynagrodzenie w związku z obsługą prawną będzie kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, o ile jest to podstawowa obsługa prawna realizowana na potrzeby funkcjonowania jednostki. W ramach kosztów bezpośrednich kwalifikowanie wydatków związanych z obsługą prawna byłoby moŝliwe wyłącznie w przypadku gdy jest ona wymagana z uwagi na specyfikę projektu (np. w ramach projektu przewiduje się skomplikowane zamówienie publiczne, wymagające specjalistycznej pomocy prawnej z uwagi na prawo zamówień publicznych). Nie ma znaczenia forma zatrudnienia, o ile spełnione są warunki określone dla personelu projektu. 41
Zakupy w ramach cross-financingu Cross-financing moŝe dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań; Powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu; Zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami merytorycznymi projektu; Analiza potencjału projektodawcy wykazanego w pkt. 3.6 wniosku o dofinansowanie projektu (np. w pełni wyposaŝone sale dydaktyczne a zakupy komputerów, laptopów, projektorów, ekranów, krzeseł oraz biurek w crossfinancingu) konieczność oszacowania kosztów cross-financingu w ramach projektu i wskazanie ich w części wniosku o dofinansowanie projektu dotyczącej budŝetu projektu. 42
Zakupy w ramach cross-financingu Brak zasadności zakupu bardzo duŝej ilości sprzętu IT i sprzętu biurowego; ZawyŜone koszty planowanych zakupów np. koszt zakupu laptopa 6 000 zł 10 000 zł; Ujmowanie w wydatkach w ramach cross-financingu zakupów wartości niematerialnych i prawych np. oprogramowania, które nie stanowią cross-financingu; NaleŜy szczegółowo analizować pozycje dotyczące dostosowania i adaptacji budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy (remont stanowi wydatek niekwalifikowalny); Zakupy banerów i roll-banerów oraz tablic informacyjnych, których wartość jednostkowa przekracza 350 zł stanowią wydatki w ramach cross-financingu; W ramach cross-financingu powinien być uwzględniany sprzęt zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu. 43
Dziękuję za uwagę Anna Fastyn anna.fastyn@nauka.gov.pl 44