WNIOSKI Z UPOWSZECHNIANIA PRODUKTU

Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców? Konferencja zamykająca realizację innowacyjnego projektu partnerskiego MJUP WNIOSKI Z UPOWSZECHNIANIA PRODUKTU Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.6 Projekty innowacyjne Lider projektu: Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa Partner projektu: Gmina Miejska Poznań - Urząd Miasta Poznania Warszawa, 23 24 listopada 2015 r. 1

WPROWADZENIE 2

Upowszechnianie produktu Celem badania było określenie przydatności katalogu wskaźników jakości życia i jakości usług publicznych. Etapy upowszechniania produktu: prezentacja katalogu wskaźników JŻ i JUP w JST, ocena przydatności katalogu przez kluczowych przedstawicieli JST, przegląd rozwiązań w zakresie monitoringu wskaźników JŻ i JUP w JST, wywiady pogłębione z kluczowymi przedstawicielami JST. 3

Miasta objęte upowszechnianiem produktu: Upowszechnianie produktu GDAŃSK TARNÓW KROSNO WARSZAWA LUBLIN 4

Upowszechnianie produktu Aspekty dopasowania produktu do potrzeb JST: zarządzanie strategiczne w JST, definiowanie celów strategicznych, monitorowanie realizacji celów strategicznych, wykorzystanie wskaźników JŻ i JUP, wyzwania JST w zakresie monitorowania wskaźników JŻ i JUP, ocena produktu MJUP, wstępna adaptacja produktu MJUP przez JST w zakresie: opracowania listy dziedzin zarządzania, wyboru koordynatorów dziedzinowych, opracowania listy usług publicznych, zapoznanie się z katalogiem wskaźników JŻ i JUP. 5

PODSUMOWANIE WYNIKÓW 6

Ocena i zainteresowanie katalogiem wskaźników JŻ i JUP: Zainteresowanie produktem Miasto Ocena przydatności katalogu Dopasowanie katalogu do potrzeb Prawdopodobieństwo wykorzystania Gdańsk bardzo wysoka wysokie wysokie Krosno wysoka wysokie bardzo wysokie Lublin wysoka wysokie wysokie Tarnów bardzo wysoka wysokie wysokie Warszawa wysoka bardzo niskie bardzo niskie 7

Dziedziny zarządzania Ocena dopasowania dziedzin zarządzania: Dziedzina Gdańsk Krosno Lublin Tarnów Warszawa Przestrzeń i architektura raczej raczej raczej raczej nie Transport raczej raczej raczej nie Gospodarka komunalna Ochrona i kształtowanie środowiska Oświata i wychowanie raczej raczej nie raczej raczej raczej raczej Bezpieczeństwo publiczne raczej Mieszkalnictwo Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego raczej nie raczej raczej raczej raczej nie 8

Dziedziny zarządzania Ocena dopasowania dziedzin zarządzania: Dziedzina Gdańsk Krosno Lublin Tarnów Warszawa Sport i rekreacja raczej raczej raczej Zdrowie raczej nie raczej raczej nie Pomoc i integracja społeczna raczej nie raczej raczej Przedsiębiorczość raczej raczej raczej Społeczeństwo obywatelskie raczej nie raczej nie Turystyka i promocja Nauka i technologie informatyczne Administracja i finanse raczej nie raczej nie raczej nie raczej nie raczej raczej nie raczej nie raczej nie raczej nie 9

Dziedziny zarządzania Zakres zmian w dziedzinach zarządzania zaproponowany przez JST: Dziedzina Gdańsk Krosno Lublin Tarnów Warszawa Przestrzeń i architektura zmiana zakresu bez zmian zmiana nazwy bez zmian zmiana nazwy Transport zmiana nazwy bez zmian zmiana nazwy bez zmian zmiana nazwy Gospodarka komunalna Ochrona i kształtowanie środowiska Oświata i wychowanie Bezpieczeństwo publiczne zmiana zakresu bez zmian zmiana zakresu bez zmian bez zmian połączona z inną bez zmian połączona z inną bez zmian bez zmian zmiana nazwy bez zmian bez zmian bez zmian bez zmian usunięta bez zmian bez zmian bez zmian bez zmian Mieszkalnictwo połączona z inną bez zmian zmiana nazwy bez zmian zmiana zakresu Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego zmiana zakresu bez zmian bez zmian zmiana zakresu bez zmian 10

Dziedziny zarządzania Zakres zmian w dziedzinach zarządzania zaproponowany przez JST: Dziedzina Gdańsk Krosno Lublin Tarnów Warszawa Sport i rekreacja połączona z inną brak zmian zmiana zakresu brak zmian brak zmian Zdrowie zmiana zakresu brak zmian połączona z inną brak zmian brak zmian Pomoc i integracja społeczna zmiana zakresu brak zmian zmiana nazwy brak zmian brak zmian Przedsiębiorczość zmiana nazwy brak zmian zmiana nazwy brak zmian zmiana nazwy Społeczeństwo obywatelskie Turystyka i promocja Nauka i technologie informatyczne Administracja i finanse połączona z inną brak zmian zmiana zakresu brak zmian zmiana nazwy połączona z inną brak zmian połączona z inną brak zmian usunięta usunięta połączona z inną połączona z inną brak zmian zmiana nazwy usunięta usunięta zmiana nazwy brak zmian brak zmian 11

Dziedziny zarządzania Proponowane powiązanie dziedzin ze strukturą organizacyjną JST: Dziedzina Gdańsk Krosno Lublin Tarnów Warszawa Przestrzeń i architektura Biuro Rozwoju Gdańska Wydział Planowania Przestrzennego i Budownictwa Wydział Architektury i Budownictwa Wydział Planowania Przestrzennego i Budownictwa Biuro Architektury i Planowania Przestrzennego, Biuro Geodezji i Kartografii Transport pełnomocnik prezydenta Wydział Drogownictwa Zarząd Transportu Miejskiego Zarząd Dróg i Komunikacji Biuro Drogownictwa i Komunikacji Gospodarka komunalna Ochrona i kształtowanie środowiska Oświata i wychowanie główny specjalista ds. infrastruktury sieciowej - Wydział Rozwoju Społecznego Wydział Gospodarki Komunalnej Wydział Gospodarki Komunalnej Wydział Edukacji Wydział Ochrona Środowiska Wydział Infrastruktury Miejskiej Biuro Infrastruktury, Biuro Gospodarki Odpadami Komunalnymi - Wydział Ochrony Środowiska Biuro Ochrony Środowiska Wydział Oświaty i Wychowania Wydział Edukacji Biuro Edukacji Bezpieczeństwo publiczne - Biuro Zarządzania Kryzysowego i Obronności Wydział Bezpieczeństwa Mieszkańców i Zarządzania Kryzysowego Wydział Bezpieczeństwa Publicznego Biuro Bezpieczeństwa Zarządzania Kryzysowego Mieszkalnictwo - Biuro Gospodarki Lokalowej Wydział Gospodarowania Mieniem Referat Pomocy Mieszkaniowej Biuro Polityki Lokalowej i Rewitalizacji Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego Instytut Kultury Miejskiej Wydział Kultury, Sportu i Turystyki Wydział Kultury Wydział Kultury Biuro Kultury, Biuro Stołecznego Konserwatora Zabytków 12

Dziedziny zarządzania Zakres zmian w dziedzinach zarządzania zaproponowany przez JST: Dziedzina Gdańsk Krosno Lublin Tarnów Warszawa Sport i rekreacja - Wydział Kultury, Sportu i Turystyki Wydział Sportu i Turystyki Wydział Sportu Biuro Sportu i Rekreacji Zdrowie Ośrodek Promocji Zdrowia i Sprawności Dziecka Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia - Referat Zdrowia Biuro Polityki Zdrowotnej Pomoc i integracja społeczna Wydział Rozwoju Społecznego Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Biuro Pomocy i Projektów Społecznych Przedsiębiorczość Gdański Inkubator Przedsiębiorczości STARTER Biuro Rozwoju Miasta i Obsługi Inwestorów Wydział Strategii i Obsługi Inwestorów Wydział Obsługi Przedsiębiorców Biuro Funduszy Europejskich i Rozwoju Gospodarczego Społeczeństwo obywatelskie - Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia Kancelaria Prezydenta - Centrum Komunikacji Społecznej Turystyka i promocja - Biuro Prezydenta Miasta - - Biuro Funduszy Europejskich i Rozwoju Gospodarczego, Biuro Marketingu Miasta Nauka i technologie informatyczne - Biuro Rozwoju Miasta i Obsługi Inwestorów - - Biuro Funduszy Europejskich i Rozwoju Gospodarczego, Centrum Komunikacji Społecznej Administracja i finanse - Wydział Budżetowo- Fnansowy - Biuro Planowania Budżetowego, Biuro Polityki Długu 13

Dziedziny zarządzania Przykłady zmiany zakresu dziedzin: dziedzina przestrzeń publiczna (Gdańsk), dziedzina kultura i czas wolny (Gdańsk), dziedzina zdrowie publiczne i sport (Gdańsk), brak dziedziny bezpieczeństwo (Gdańsk), dziedzina gospodarka komunalna i ochrona środowiska (Lublin), dziedzina rozwój gospodarczy (Lublin), dziedzina sprawy obywatelskie i partycypacja społeczna (Lublin), dziedzina współpraca regionalna, metropolitarna i międzynarodowa (Lublin), dziedzina badania i rozwój (Warszawa). 14

WNIOSKI 15

Wnioski Wyzwania stojące przed monitoringiem JŻ i JUP (1/3): Dostępność danych rozproszone źródła danych (brak inwentaryzacji), rozproszona odpowiedzialność za zbieranie i opracowywanie danych (brak jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za koordynacje zbierania danych), brak standaryzacji wskaźników (sposobów zbierania, algorytmów obliczania), ograniczone możliwości porównywania się z innymi JST (gold standard i pozorny evidence based-policies), brak ciągłości w sposobie zbierania danych (karty wskaźników), długi czas oczekiwania na dane, zróżnicowany czas przekazywania danych (punkty pomiaru), niewspółmierna ilość dostępnych danych do wartościowych informacji z nich wynikających, mnogość systemów informatycznych zawierających dane. 16

Wnioski Wyzwania stojące przed monitoringiem JŻ i JUP (2/3): Rozwiązania administracyjne brak mandatu na zbieranie danych od jednostek organizacyjnych oraz spółek zależnych od miasta, ograniczona komunikacja między jednostkami organizacyjnymi, brak realnego wpływu zbieranych danych na działania urzędu (martwe dokumenty strategie, raporty), pozorowane zarządzanie strategiczne (niekonsekwentne wykorzystanie cyklu zarządzania strategicznego), lęk przed ponoszeniem odpowiedzialności za wskaźniki (koszty uczenia się), przywiązanie do wskaźników produktowych, niechęć do określenia docelowego poziomu wskaźników (niekonsekwentne myślenie w kategoriach teorii zmiany), potrzeba myślenia w kategoriach realizacji celów poprzez zadania budżetowe (zarządzanie zorientowane na cele i wyniki). 17

Wnioski Wyzwania stojące przed monitoringiem JŻ i JUP (3/3): Ograniczone zaufanie do danych ograniczenia budżetowe (błędne koło niskich nakładów, niskiej jakości wyników oraz braku zaufanie do danych zlecanie badań, reprezentatywność), ograniczenia zasobów ludzkich (możliwe zewnętrzne zasoby), dysonans między perspektywą urzędu a mieszkańców (komunikacja społeczna, niedostępność danych, brak zaufania do kompetencji urzędu), brak przekonania wśród urzędników i/lub decydentów o potrzebie monitorowania strategicznego (pełzające zmiany). 18

Wnioski Luka informacyjna SKAWINA: najważniejsze aspekty dla mieszkańców (kolorem wskazane przypuszczenia przedstawicieli JST) 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 37% 32% 27% 26% 25% 18% 16% 11% 11% 10% 7% 6% 6% 6% 5% 5% 3% 3% 3% 2% 2% 19

Wnioski Luka informacyjna 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% ZIELONKI: najważniejsze aspekty dla mieszkańców (kolorem wskazane przypuszczenia przedstawicieli JST) 30% 27% 27% 27% 27% 21% 12% 10% 10% 9% 9% 9% 8% 7% 7% 6% 6% 5% 5% 5% 2% 20

Wnioski Luka informacyjna 35% 33% MICHAŁOWICE: najważniejsze aspekty dla mieszkańców (kolorem wskazane przypuszczenia przedstawicieli JST) 30% 25% 20% 15% 30% 27% 26% 24% 23% 19% 10% 5% 0% 12% 11% 8% 7% 7% 7% 7% 6% 5% 5% 3% 3% 3% 1% 21

Wnioski Luka informacyjna 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 30% 25% 23% 23% NIEPOŁOMICE: najważniejsze aspekty dla mieszkańców (kolorem wskazane przypuszczenia przedstawicieli JST) 19% 19% 18% 12% 11% 9% 9% 8% 8% 6% 6% 6% 6% 5% 5% 5% 3% 22

Wnioski Luka informacyjna 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 33% 30% CZERNICHÓW: najważniejsze aspekty dla mieszkańców (kolorem wskazane przypuszczenia przedstawicieli JST) 27% 25% 22% 21% 20% 9% 9% 8% 7% 7% 7% 6% 6% 6% 5% 4% 4% 4% 1% 23

Wnioski Oczekiwania wobec produktów MJUP: narzędzie do integracji procesów związanych z monitoringiem realizacji strategii rozwoju miasta, procedur ISO oraz łączenia budżetu zadaniowego z celami strategicznymi, narzędzie do inwentaryzacji źródeł danych, narzędzie do standaryzacji metody pomiaru (według proponowanej karty wskaźnika), narzędzie do komunikacji wewnątrz urzędu, z mieszkańcami i pozostałymi interesariuszami spraw miejskich (w tym pytania do urzędu), rozwiązania administracyjne regulujące relacje między jednostką odpowiedzialną za zbieranie danych a pozostałymi jednostkami, zmiana kultury organizacyjnej. 24

Wnioski Dylematy opracowywania listy dziedzin zarządzania: jak pogodzić strategię rozwoju miasta ze strukturą organizacyjną JST? w jaki sposób wybrać koordynatora dziedziny, w przypadku, w którym dziedzina łączy kompetencje więcej niż jednej jednostki organizacyjnej? w jaki sposób określić rolę koordynatora w stosunku do aktualnych zadań przewidzianej osoby (motywacja, rozwiązania administracyjne, zakres odpowiedzialności)? jak koordynator będzie pozyskiwać dane od jednostek niezależnych bezpośrednio od siebie (innych wydziałów, spółek zależnych oraz innych instytucji)? od czego wyprowadzić dziedziny zarządzania oraz usług publiczne: od strategii (top-down), od zadań budżetowych / struktury organizacji (bottom-up)? 25

Wnioski Wyzwania i potencjalne przeszkody w adaptacji produktów MJUP: brak budżetu zadaniowego, brak dojrzałego cyklu zarządzania strategicznego (niespójne dokumenty strategiczne i operacyjne), brak zasobów do prowadzenia monitoringu, brak jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za koordynowanie prac nad monitoringiem JŻ i JUP, niechęć urzędników do zmiany organizacyjnej, dodatkowe nakłady pracy potrzebne do adaptacji produktów MJUP, a później do prowadzenia monitoringu JŻ i JUP (czasochłonność), zbytnia złożoność produktów MJUP (wymagająca szkoleń, zmiany kultury organizacji), niedopasowanie produktów do wypracowanych rozwiązań przez JST. 26

Wnioski Ocena produktów MJUP: pozytywnie oceniane przez JST, które dotychczas nie prowadziły monitoringu JŻ i JUP w zakresie proponowanym przez MJUP, w przypadku JST, które posiadają długą tradycją w analogicznych działaniach (np. Gdańsk i Warszawa) nie ma potrzeby adaptacji całości produktów MJUP, pozytywnie oceniano deklarowane możliwości systemu STRADOM w zakresie integrowania procesów zarządczych JST, koncepcja budowy katalogu wskaźników JŻ i JUP jest zgodna z założeniami w tym zakresie wszystkich badanych JST. 27

PRZYKŁADOWE PROFILE MIAST 28

GDAŃSK Charakterystyka Centrum kulturalne, naukowe i gospodarcze oraz węzeł komunikacyjny północnej Polski, stolica województwa pomorskiego. Ośrodek gospodarki morskiej z dużym portem handlowym. Ośrodek obszaru metropolitarnego Gdańsk-Gdynia-Sopot. Budżet zadaniowy, norma ISO 9001. Zarządzanie strategiczne Strategia Rozwoju Miasta Gdańsk 2030 Plus Programy operacyjne: Edukacja Zdrowie publiczne i sport Integracja społeczna i aktywność obywatelska Kultura i czas wolny Innowacyjność i przedsiębiorczość Atrakcyjność inwestycyjna Infrastruktura Mobilność i transport Przestrzeń publiczna 29

GDAŃSK Monitoring realizacji celów strategicznych i jakości usług publicznych Referat Badań i Analiz Społeczno-Gospodarczych Wydziału Polityki Gospodarczej. Przedsięwzięcia badawcze prowadzone przez UMG: barometr opinii mieszkańców (ocena władz miasta), cykliczne badania jakości życia, badania jakości obsługi klienta, badania obszarowe turystyczne, edukacyjne, Gdańsk w liczbach, budżet Gdańska. Zainteresowanie produktami MJUP System informatyczny; katalog wskaźników jakości życia oraz jakości usług publicznych. 30

GDAŃSK Opracowana lista dziedzin zarządzania Przestrzeń publiczna (połączenie przestrzeni i architektury oraz ochrony i kształtowania środowiska) Mobilność i transport Infrastruktura (połączenie gospodarki komunalnej oraz mieszkalnictwa) Edukacja Kultura i czas wolny (połączenie kultury i ochrony dziedzictwa narodowego oraz turystyki i promocji) Zdrowie publiczne i sport (połączenie zdrowia oraz sportu i rekreacji) Integracja społeczna i aktywność obywatelska (połączenie pomocy i integracji społecznej oraz społeczeństwa obywatelskiego) Innowacyjność i przedsiębiorczość Atrakcyjność inwestycyjna Dziedziny oparte na programach operacyjnych. Bezpieczeństwo publiczne traktowane jako zagadnienie horyzontalne (obecne w kilku kategoriach). Orientacja na monitoring realizacji celów strategicznych. 31

KROSNO Charakterystyka Główne obszary gospodarki to przemysł motoryzacyjny, lotniczy (Dolina Lotnicza), szklarski (Krośnieńskie Huty Szkła) oraz naftowy (pierwsza kopalnia ropy naftowej). Od 2005 wdrożony budżet zadaniowy oraz certyfikat ISO 9001:2001. Zarządzanie strategiczne Strategia Rozwoju Miasta Krosno 2014/20 (poprzednia 2004-2013) tworzona z udziałem lokalnych przedstawicieli biznesu, nauki, instytucji społecznych, NGO oraz mediów. Lokalny Program Rewitalizacji Miasta Krosno 2009/15 zrealizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego woj. Podkarpackiego 2007/13. 32

KROSNO Monitoring realizacji celów strategicznych i jakości usług publicznych Zbieranie danych nt. stopnia realizacji poszczególnych zadań budżetowych (kwartalnie). Powiązanie realizacji zadań budżetowych z systemem motywacyjnym pracowników (wysokość premii). Sporządzanie rocznych raportów o stanie realizacji zadań budżetowych. Udział w projekcie Benchmarking Śląskiego Związku Gmin i Powiatów (wskaźniki obiektywne + subiektywne). Zainteresowanie produktami MJUP Szeroki wybór dostępnych wskaźników (Katalog Wskaźników). Standaryzacja posiadanych wskaźników + optymalizacja sposobów ich gromadzenia i raportowania. Lepsze odwzorowanie strategii rozwoju w budżecie zadaniowym. 33

LUBLIN Charakterystyka Największe polskie miasto po wschodniej stronie Wisły. Ośrodek akademicki. Centralne miasto aglomeracji lubelskiej. Norma ISO 9001, brak budżetu zadaniowego. Zarządzanie strategiczne Strategia Rozwoju Lublina na lata 2013 2020 Strategie sektorowe m.in.: kultury, rewitalizacji, turystyki. Dokumenty miejskie, dokumenty regionalne. 34

LUBLIN Monitoring realizacji celów strategicznych i jakości usług publicznych Wydział Strategii i Obsługi Inwestorów Monitoring Strategii Rozwoju Lublina Badania satysfakcji mieszkańców Benchmarking Zainteresowanie produktami MJUP System informatyczny. Integracja rozproszonych danych. Jednolity system do obsługi ISO 9001 (kontrola zarządcza, analiza ryzyk) oraz monitoringu realizacji strategii. 35

LUBLIN Opracowana lista dziedzin zarządzania Gospodarka nieruchomościami Gospodarka komunalna i ochrona środowiska Planowanie przestrzenne i rewitalizacja Transport i infrastruktura Oświata i wychowanie Bezpieczeństwo publiczne Polityka społeczna, prorodzinna i zdrowotna Rozwój gospodarczy Kultura i dziedzictwo historyczne Sport, turystyka i rekreacja Współpraca regionalna, metropolitarna i międzynarodowa Sprawy obywatelskie i partycypacja społeczna Zarządzanie Urzędem Miasta / administracja 36

DZIĘKUJEMY 37