Zawartość Wstęp... 2 Ścieżka standardowa... 3 Krok 1 określenie grup wsparcia... 3 Krok 2 określenie pułapów intensywności wsparcia... 4 Krok 3 działania informacyjne... 5 Krok 4 zawarcie umowy wsparcia... 6 Krok 5 realizacja usług rozwojowych... 9 Krok 6 rozliczenie umowy wsparcia... 10 Ścieżka indywidualna... 13 Krok 1 określenie grup docelowych... 13 Krok 2 działania informacyjne... 13 Krok 3 wybór przedsiębiorców do objęcia wsparciem i zawarcie umowy wsparcia... 15 Krok 4 realizacja usług rozwojowych... 16 Krok 5 rozliczenie umowy wsparcia... 17 1
Wstęp Celem dokumentu jest omówienie kluczowych zagadnień związanych z przygotowaniem i wdrożeniem na poziomie regionalnym podmiotowych systemów finansowania usług rozwojowych dla przedsiębiorstw i pracowników (PSF). Poniższy materiał oraz wskazane w nim pytania pomocnicze powinny pozwolić na zaplanowanie kolejnych kroków związanych z zaprojektowaniem i wdrożeniem podmiotowego systemu finansowania usług rozwojowych, realizacją efektywnej polityki informacyjnej a także dokonaniem autoewaluacji założeń PSF pod kątem ich przejrzystości i prostoty dla potencjalnych odbiorców wsparcia. Dokument podzielono na dwie części. Pierwsza część opisuje ścieżkę standardową (odpowiednik projektów otwartych PO KL), która zakłada uproszczony sposób dystrybucji wsparcia (możliwość dofinasowania pojedynczych usług w ramach puli środków przyznawanych jednemu przedsiębiorstwu). Druga część opisuje ścieżkę zindywidualizowaną (odpowiednik projektów zamkniętych PO KL), w ramach której przedsiębiorca może uzyskać kompleksowe wsparcie obejmujące różne typy usług poprzedzone analizą potrzeb rozwojowych. Podział na dwie ścieżki dystrybucji należy traktować jako wskazówkę i rekomendację dla władz regionalnych (IZ RPO). Każda instytucja ma możliwość zaprojektowania własnych rozwiązań, które będą odpowiadać na potrzeby oraz specyfikę danego regionu. Niemniej jednak należy pamiętać, że system popytowy powinien dawać odbiorcom wsparcia możliwość samodzielnego podejmowania decyzji edukacyjnych - nie ograniczając przy tym możliwości finansowania kompleksowych programów opartych na analizie potrzeb rozwojowych. Logika zaplanowania obu ścieżek, wyodrębnienia puli środków przeznaczonych na ich sfinansowanie, jak również sposób dotarcia do poszczególnych grup odbiorców (w zależności od ścieżki standardowej lub indywidualnej) powinny być przedmiotem refleksji IZ RPO na etapie projektowania wstępnych założeń systemu. W dokumencie założono roczny cykl realizacji wsparcia (na początku każdego roku IZ RPO określa wysokość alokacji na dany rok oraz strategiczne kierunki polityki regionalnej, w tym planowane poziomy intensywności pomocy odpowiadające strategicznym wyborom regionu). Podstawowy poziom dofinansowania usług rozwojowych powinien wynosić (niezależnie od przyjętego systemu dystrybucji) max. 50% wartości usługi. IZ RPO ma możliwość dalszego zwiększania udziału środków publicznych w całkowitym koszcie usługi - w zależności od zaplanowanych preferencji regionalnych - o kolejne 40 pkt proc. (max. do poziomu 90% wartości usługi). Należy pamiętać, że głównym celem wprowadzenia tego rozwiązania jest wzrost świadomości przedsiębiorstw w zakresie inwestowania w rozwój kwalifikacji kadr oraz zapewnienie współodpowiedzialności i pełnej możliwości decydowania o rodzaju i zakresie udzielanego wsparcia. Rekomendowanym rozwiązaniem jest objęcie całkowitej wartości wkładu publicznego pomocą de minimis - w celu obniżenia dodatkowych obciążeń administracyjnych i finansowych nakładanych na przedsiębiorcę w związku z obowiązkiem wnoszenia wkładu prywatnego. 2
Ścieżka standardowa (odpowiednik projektów otwartych PO KL) KROK 1 określenie planowanego poziomu wsparcia przypadające go na jednego przedsiębiorc ę w regionie oraz liczebności poszczególny ch grup docelowych Na tym etapie IZ RPO określa szacowaną liczbę przedsiębiorców i/lub pracowników, którzy zostaną objęci wsparciem w regionie - zgodnie z analizą stanowiącą podstawę do wyliczenia planowanej wartości wskaźników w ramach PI 8.9 Wyliczenie to pozwali na oszacowanie maksymalnej wartości (puli) środków przypadającej na jedno przedsiębiorstwo w ramach ścieżki standardowej. Właściwe oszacowanie wielkości grup docelowych oraz maksymalnej wartości wsparcia pozwoli na efektywne zarządzanie alokacją finansową, prawidłowe pokrycie zapotrzebowania w regionie (niedobór lub nadmiar środków), a także zapewnienie płynnej realizacji zaplanowanych wskaźników produktu i rezultatu. Określenie grup docelowych powinno zostać dokonane w oparciu o następujące czynniki: analizę poziomu udziału MŚP w projektach EFS poprzednich latach, analizę warunków wpływających na wzrost / spadek zainteresowania przedsiębiorstw udziałem w projektach (w tym np. rodzaj projektu otwarte / zamknięte, zakres i tematyka udzielanego wsparcia, itp.) strategię rozwoju regionu, w tym zwłaszcza kierunki określone w smart specialisation oraz innych dokumentach strategicznych faktyczne potrzeby przedsiębiorców i ich pracowników (np. w oparciu o prowadzone badania ewaluacyjne, dostępne analizy i statystyki), wskaźniki planowane do osiągnięcia w danym roku oraz już zrealizowane, planowany stopień wydatkowania dostępnego budżetu Analiza powinna być regularnie weryfikowana (np. na początku każdego roku) w celu zbadania trafności dokonanych wyborów, dokonania ewentualnych korekt oraz eliminacji potencjalnych zagrożeń dla osiągniecia zakładanych celów udzielanego wsparcia. Przykład: IZ RPO szacuje jej liczebność grupy docelowej. Następnie, dysponując liczbą przedsiębiorstw / pracowników, którzy powinni zostać objęci wsparciem oraz planowaną dostępną alokacją na dany rok określa wartość wsparcia przypadającą na jednego odbiorcę. Grupa docelowa: 5000 pracowników Alokacja na dany rok: 15000000 zł Wartość wsparcia na pracownika: 3000 zł (15 mln/5 tys. pracowników) 3
Podział środków, ze względu na wielkość przedsiębiorstwa: samozatrudniony: 3 tys. zł (1 x 3 tys. zł) mikroprzedsiębiorstwo: 9 tys. zł (3 x 3 tys. zł) małe przedsiębiorstwo: 15 tys. zł (5 x 3 tys. zł) średnie przedsiębiorstwo: 30 tys. zł (10 x 3 tys. zł). Czy zaproponowany sposób wyliczenia liczebności grup docelowych jest przejrzysty i oparty na dowodach (evidence based)? Czy w trakcie wyliczenia liczby przedsiębiorców / pracowników planowanych do objęcia wsparciem zostały uwzględnione wyniki badań ewaluacyjnych / doświadczenia zdobyte w trakcie wdrażania PO KL? Czy zaproponowany sposób określenia liczebności grup docelowych uwzględnia w odpowiednim zakresie potrzeby przedsiębiorców i pracowników (np. czy na poziomie regionu zostały przeprowadzane ankiety / bezpośrednie spotkania z przedsiębiorcami pozwalające na oszacowanie skali zainteresowania wsparciem)? Czy zastosowana metodologia wyliczenia poziomu wsparcia przypadającego na jednego przedsiębiorcę uwzględnia różnice w wielkości przedsiębiorstw? - Krok 2 określenie strategicznyc h kierunków polityki regionalnej oraz wynikających z nich pułapów intensywnośc IZ RPO określa strategiczne kierunki polityki regionalnej (w tym preferowane branże, sektory, rodzaje działalności, kategorie odbiorców, obszary geograficzne, itp.) oraz wynikające z nich poziomy dofinansowania wsparcia. Minimalny poziom intensywności wsparcia nie powinien być mniejszy niż 50% wartości usługi i nie większy niż 90% wartości usługi. Wprowadzenie częściowej odpłatności usług rozwojowych ma na celu zwiększenie odpowiedzialności przedsiębiorstw za podejmowane wybory oraz zmotywowanie ich do podejmowania przemyślanych decyzji w zakresie inwestowania w rozwój kwalifikacji pracowników. Rozwiązanie to ma ponadto na celu poprawę wizerunku szkoleń finansowanych ze środków EFS oraz odejście od stereotypu, ze są to darmowe szkolenia niskiej jakości. Planowany poziom dofinansowania powinien zapewniać racjonalny balans pomiędzy aspektem motywacyjnym a możliwościami absorpcyjnymi przedsiębiorstw. Preferencyjny poziom dofinansowania powinien być traktowany jako wyjątek od reguły a nie jako powszechne rozwiązanie stosowane w odniesieniu do większości odbiorców wsparcia. 4
i wsparcia Czy sposób określania preferencji regionalnych i wynikających stąd intensywności pomocy znajduje odpowiednie uzasadnienie w dokumentach strategicznych opracowanych na poziomie regionalnym? Czy zaproponowany sposób określania intensywności wsparcia dla poszczególnych grup odbiorców jest realistyczny i uwzględnia możliwości finansowe przedsiębiorców (np. czy IZ RPO przeprowadziła / planuje przeprowadzenie konsultacji badających możliwości partycypacji przedsiębiorstw w kosztach usługi)? UWAGA! Pytania formułowane w ramach konsultacji / przeprowadzanych ankiet nie powinny ograniczać się wyłącznie do kwestii finansowych (np. Jak wysoki udział finansowy byłby Pani / Pan skłonny zapewnić w celu pokrycia kosztów szkolenia własnego lub pracowników zatrudnionych w Pani / Pana przedsiębiorstwie?). Powinny jasno wyjaśnić cele i przyczyny wprowadzenia częściowej odpłatności przedsiębiorstw za usługi rozwojowe oraz zwracać uwagę na aspekt jakościowy wprowadzonego rozwiązania. TAK/NIE) IZ RPO przystępuje do realizacji wielokanałowej akcji informacyjnej opisującej możliwości i warunkach wsparcia dostępnego w danym roku (co, na co, komu, ile, kiedy, gdzie). Odpowiednio zaplanowana polityka informacyjna stanowi kluczowy warunek dla efektywnego wdrożenia popytowych systemów finansowania usług rozwojowych. Krok 3 działania informacyjn e Działania informacyjne powinny skupiać się na pokazaniu korzyści wynikających z wprowadzenia systemu popytowego dla konkretnego przedsiębiorcy, w tym szczególnie na zachęcaniu nieświadomych przedsiębiorców do sięgnięcia po środki na usługi rozwojowe. Komunikat powinien zostać skierowany bezpośrednio do potencjalnych odbiorców wsparcia. Należy unikać metod, które nie sprawdziły się w obecnym okresie programowania (np. działań realizowanych w mediach masowych, produkcji gadżetów, itp.) Należy zaplanować realizację działań bezpośrednich i przy wykorzystaniu lokalnych struktur, instytucji otoczenia biznesu, organizacji pracodawców, mediów branżowych. Ważny jest bezpośredni kontakt (wizyty w firmach), infolinia, przyjazna strona internetowa. Dodatkowo, w ramach RUR przewidziano funkcjonowanie infolinii, która może udzielać wszelkich informacji przedsiębiorcom nt. możliwości pozyskania wsparcia na przygotowanie przedsiębiorstwa i pracowników do zmian. 5
Przekaz skierowany do przedsiębiorców i ich pracowników powinien być sformułowany językiem korzyści, informować w sposób prosty, jasny i nie budzący wątpliwości o zasadach i warunkach przyznania wsparcia. Czy zaplanowano różne kanały dotarcie z informacją do potencjalnych odbiorców wsparcia? Czy informacja o ofercie EFS jest powszechnie dostępna dla przedsiębiorstw? Czy zapewniono, że informacja jest aktualna? Czy w łatwy sposób może dowiedzieć się o maksymalnej wartości wsparcia, którą otrzyma na sfinansowanie usług rozwojowych? Czy przedsiębiorca może łatwo pozyskać interesujące go informacje? Czy zaplanowano jasną, przejrzystą, konkretną prezentację informacji o możliwości wsparcia? Czy zaplanowano dotarcie z informacją do przedsiębiorców, którzy do tej pory nie korzystali ze wsparcia EFS? Czy zaplanowano spójność komunikatów (tj. przedsiębiorca otrzymuje jeden spójny komunikat niezależnie od źródła / wyeliminowano szum informacyjny)? Czy zapewniono, że informacja skierowana do przedsiębiorcy zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące możliwości otrzymania wsparcia z EFS, w tym co najmniej: Jaką maksymalną wartość wsparcia może otrzymać? Na co może uzyskać wsparcie? Gdzie należy zgłosić się w celu uzyskania wsparcia? Jak wygląda procedura uzyskania wsparcia? Czy zaplanowano opracowanie prostego narzędzia, za pomocą którego przedsiębiorca będzie mógł wyliczyć wartość wsparcia, która mu przysługuje? IZ RPO (operator wybrany na poziomie regionalnym) zawiera z przedsiębiorcą umowę o przyznanie wsparcia. Krok 4 zawarcie umowy o przyznanie wsparcia Wybór jednego operatora, który jest w stanie kompleksowo obsłużyć wszystkich potencjalnych odbiorców wsparcia na obszarze regionu jest kluczowym warunkiem efektywnego wdrożenia systemów popytowych. Funkcję operatora może pełnić podmiot zewnętrzny w stosunku do IZ RPO lub wyznaczona w tym celu jednostka organizacyjna Urzędu Marszałkowskiego. Należy pamiętać, że podstawowym kryterium wyboru operatora powinien być jego potencjał merytoryczny, kadrowy i organizacyjny oraz zdolność do efektywnego wdrożenia PSF i zapewnienia bieżącego kontaktu z odbiorcami wsparcia. Kluczowym aspektem determinującym powodzenie przedsięwzięcia jest zapewnienie łatwego i powszechnego dostępu do informacji, w tym zwłaszcza dywersyfikacja i uproszczenie kanałów komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a dystrybutorem wsparcia, np. przedsiębiorca może się zgłosić do operatora: 6
za pośrednictwem strony internetowej (załączenie niezbędnych dokumentów zabezpieczonych podpisem elektronicznym) za pośrednictwem tradycyjnej poczty (przesłanie niezbędnych dokumentów) osobiście w wyznaczonych lokalizacjach za pośrednictwem zewnętrznego doradcy, na ręce którego składane są wszystkie niezbędne dokumenty. 1. Zawarcie umowy wsparcia: po dokonaniu oceny przesłanych/przekazanych dokumentów IZ RPO / operator wylicza wysokość wsparcia przypadającego na jednego przedsiębiorcę, sporządza umowę wsparcia określającą brzegowe warunki dofinansowania usługi (w tym wartość wsparcia przypadającą w danym okresie na przedsiębiorcę oraz warunki rozliczenia) i przesyła ją (za potwierdzeniem odbioru) do przedsiębiorcy celem podpisania (przedsiębiorca może także podpisać umowę w bezpośrednio w siedzibie IZ RPO/operatora). Następuje wstępne zablokowanie środków finansowych. 2. Dystrybucja wsparcia: WARIANT: REFUNDACJA Po otrzymaniu podpisanej umową, IZ RPO wydaje promesę opiewającą na kwotę środków przysługującą danemu przedsiębiorcy, aktywuje ID przedsiębiorcy w RUR oraz wystawia zaświadczenie o wysokości udzielonej pomocy de minimis (wartość udzielonej pomocy jest odpowiednio korygowana na koniec okresu rozliczeniowego, po otrzymaniu przez IZ RPO faktur potwierdzających udział przedsiębiorcy w danej usłudze rozwojowej). WARIANT: BONY Przedsiębiorca wpłaca na konto wskazane w umowie odpowiednią kwotę środków wynikającą z poziomu dofinansowania określonego w umowie. Po potwierdzeniu wpłaty oraz przekazaniu przez przedsiębiorcę podpisanej umowy IZ RPO wydaje bony, aktywuje ID przedsiębiorcy w RUR oraz wystawia zaświadczenie o wysokości udzielonej pomocy de minimis. Cały proces uruchomienia wsparcia nie powinien być dłuższy niż 30 dni (od momentu zgłoszenia do momentu aktywacji ID pomocy). PRZYKŁADOWY ZAKRES FORMULARZA ZGŁOSZENIOWEGO: Formularz zgłoszeniowy powinien być podstawą do wstępnej weryfikacji kwalifikowalności podmiotu do udziału w projekcie (np. czy należy on do sektora MŚP, czy prowadzi działalność na terenie regionu), a także do określenia warunków wsparcia udzielanych na rzecz tego podmiotu (np. czy działa on w preferowanych branżach lub sektorach, jakie grupy pracowników planuje objąć wsparciem, czy planuje skorzystać ze ścieżki indywidualnej czy standardowej). Dodatkowo, dane zawarte w formularzu pozwolą stwierdzić, czy podmiot kwalifikuje się do uzyskania pomocy de minimis (np. czy nie przekroczył dopuszczalnych limitów), czy też (w drodze wyjątku) powinien być objęty pomocą publiczną na szkolenia lub wykluczony z możliwości uzyskania pomocy. dane teleadresowe przedsiębiorcy wskazanie grup (zgodnie z cechami dla wsparcia preferencyjnego) i liczby pracowników, które przedsiębiorca planuje 7
objąć wsparciem (jeżeli dotyczy) oświadczenie o nie/uzyskaniu pomocy de minimis pełnomocnictwa jeżeli zgłoszenie przedkłada inna osoba niż wskazana w CEIDG lub KRS do reprezentowania przedsiębiorstwa. Wpis do CEIDG lub KRS weryfikowany może być przez IZ RPO w oparciu o dostępne rejestry. Wysokość uzyskanej pomocy może być weryfikowana w SHRIMP. Prawidłowość złożonych danych przedsiębiorca potwierdza oświadczeniem. PRZYKŁADOWY ZAKRES UMOWY: określenie warunków i zasad udzielenia wsparcia, w tym co najmniej: obowiązku dokonania wyboru usługodawcy z RUR maksymalnej wartości kwotowej i procentowej wsparcia, zasady rozliczenia, w tym co najmniej: konieczność dokonania oceny usługi, maksymalny termin na realizację usług rozwojowych i czas na ich rozliczenie, listę dokumentów wymaganych na etapie rozliczenia, zasady kontroli i monitoringu zakres wyboru usługodawcy, który jest powiązany z przedsiębiorcą osobowo lub kapitałowo termin aktywizacji ID pomocy Zapisy umowy powinny być skonstruowane w sposób możliwie prosty i czytelny. Przedsiębiorca powinien zostać wcześniej szczegółowo poinformowany o zasadach przyznania mu wsparcia oraz zakresie przysługujących mu praw i obowiązków wynikających z umowy. Należy unikać nakładania na przedsiębiorców dodatkowych obciążeń administracyjnych, w tym w szczególności obowiązku przedstawiania dodatkowych załączników, dokumentów, zaświadczeń. Należy również zagwarantować możliwość przekazania podpisanej umowy za pośrednictwem poczty tradycyjnej / elktronicznie bez konieczności osobistego stawiania się przedsiębiorcy w siedzibie IZ RPO / operatora. 8
Czy zaplanowano łatwy/powszechny dostęp do formularzy zgłoszeniowych oraz wzoru umowy, tak aby minimalizować czas jaki przedsiębiorca musi poświęcić na uzyskanie wsparcia? Czy zakres umowy jest jasny, prosty, przejrzysty? Czy przedsiębiorca może zawrzeć umowę bez konieczności osobistego stawienia się w siedzibie IZ RPO / operatora? Czy zakres obciążeń administracyjnych jest adekwatny do wsparcia, które ma uzyskać przedsiębiorca? Czy IZ RPO nie żąda dokumentów/danych, które może pozyskać z zewnętrznych źródeł? Czy przewidziano wsparcie informacyjne przedsiębiorcy przy zawarciu umowy (np. infolinia, instrukcja na stronie internetowej, asysta doradcy)? Czy w przypadku niewykorzystania wsparcia przez przedsiębiorcę w określonym w umowie terminie przewidziano możliwość wydłużenia tej umowy w szybki i prosty sposób? Czy zaproponowane zapisy umowy pozwalają na swobodny wybór usług rozwojowych? Realizacja usług rozwojowych przez odbiorcę wsparcia. Krok 5 realizacja usług rozwojowych a) przedsiębiorca wybiera z RUR interesujące go usługę/i b) przedsiębiorca wprowadza swoje dane lub dane swoich pracowników (PEFS). Do czasu upływu terminu określonego w umowie przedsiębiorca może dobierać kolejne usługi lub obejmować wsparciem kolejnych pracowników, do wyczerpania budżetu wskazanego w umowie. Przedsiębiorca ocenia każdą z usług, z których skorzystał (pracodawca oraz pracownicy, jeśli byli objęci wsparciem). Na tym etapie prowadzone są także działania monitorujące tj. weryfikacja czy usługi rozwojowe faktycznie są realizowane. KWESTIE DO ROSTRZYGNIĘCIA: Kto odpowiada jeżeli informacja w RUR jest nieprawidłowa monitoring będzie zrealizowany nie tam gdzie trzeba? Co jeżeli przedsiębiorca pomimo zgłoszenia się na usługę nie przyjdzie na nią? Operator będzie miał dostęp do informacji nt. zgłoszeń przedsiębiorców na poszczególne usługi w RUR. Na tej podstawie będzie mógł planować działania monitorujące. Cele działań monitorujących powinna być weryfikacja czy usługa faktycznie jest realizowana i czy w usłudze uczestniczą pracownicy danego przedsiębiorstwa. Monitoring nie powinien mieć charakteru jakościowego. Niemniej jednak w przypadku 9
ewidentnych różnic pomiędzy zapisami karty usługi a stanem faktycznym kwestia ta powinna być zgłaszana do administratora RUR. Czy określono procedurę prowadzenia działań monitoringowych? Czy określono osoby/stanowiska, które będą odpowiedzialne za przeprowadzenie ww. działania? Czy IW dysponuje odpowiednimi zasobami (liczba oraz kompetencji pracowników oraz zasoby sprzętowe) do realizacji ww. działania? Czy uwzględniono bieżącą współpracę z administratorem RUR w celu zapewnienia stałego przepływu informacji w zakresie realizowane wsparcia? Czy zasady prowadzenia monitoringu są powszechnie znane i wpisane w umowę wsparcia? Czy konsekwencje związane z wykryciem nieprawidłowości przez monitoring są powszechnie znane i wpisane w umowę wsparcia? Czy zasady prowadzenia monitoringu są jednoznaczne i przejrzyste? Rozliczenie umowy wsparcia i działania kontrolne. Krok 6 rozliczenie umowy wsparcia 1. Przedsiębiorca składa do operatora (osobiście / za pośrednictwem poczty tradycyjnej / elektronicznie z podpisem kwalifikowanym) dokumenty niezbędne do rozliczenia np.: formularz rozliczeniowy wskazujący zrealizowane usługi, kwoty, cechy i liczbę pracowników, którzy wzięli udział w usługach, konto na które należy dokonać refundacji (nie dotyczy bonów) faktura/y za zrealizowane usługi rozwojowe potwierdzenie zapłaty za ww. faktury (wyciąg z konta) zaświadczenia od instytucji edukacyjnych o zakończeniu udziału w usłudze/gach rozwojowej/ych. 2. Operator dokonuje oceny i weryfikacji przekazanej dokumentacji, w tym weryfikuje, czy przedsiębiorca lub jego pracownicy dokonali oceny usług rozwojowych, w których wzięli udział. W przypadku pozytywnej weryfikacji operator przekazuje przedsiębiorcy środki finansowe na konto (nie dotyczy bonów). Na tym etapie IZ RPO może przeprowadzić szczegółową kontrolę np. zażądać od ZUS DRA, potwierdzony przez bank wyciąg z konta wskazujący dokonanie zapłaty za usługę rozwojową. 3. W oparciu o dokonane wyliczenia następuje korekta wysokości udzielonej pomocy de minimis/publicznej. Jednocześnie w przypadku pomocy innej niż de minimis (wyłączenia blokowe) przedsiębiorca uzyskuje informację o wysokości uzyskanej 10
pomocy publicznej, a w przypadku pomocy de minimis korektę wysokości uzyskanej pomocy. 4. Na podstawie danych przekazanych przez przedsiębiorcę (np. liczba pracowników objętych wsparciem) operator wprowadza dane do SL2014 oraz składa do właściwej IP/ IZ RPO okresowy wniosek o płatność. 5. IZ RPO aktualizuje budżet i pulę środków dostępnych w ramach PI 8.9. Całość procesu (włączenie z ew. kontrolą) nie powinna zająć więcej niż 30 dni (od momentu przedłożenia przez przedsiębiorcę dokumentów do momentu wydania polecenia zapłaty bankowi przez IW). Ocena i weryfikacja nie powinny mieć charakteru jakościowego tj. IZ RPO / operator nie powinni oceniać czy dana usługa faktycznie wynikała z potrzeb przedsiębiorcy lub jego pracowników. UWAGA: Brak złożenia przez przedsiębiorcę rozliczenia w terminie wskazanym w umowie może oznaczać, iż przedsiębiorca nie uzyska zwrotu dofinansowania kwestia ta musi jednak być jednoznacznie wskazana w umowie. 11
Czy określono osoby/stanowiska, które będą odpowiedzialne za przeprowadzenie działań rozliczeniowych? Czy Operator dysponuje odpowiednimi zasobami kadrowymi i sprzętowymi do realizacji działań rozliczeniowych? Czy IZ RPO dysponuje odpowiednim systemem komputerowym do bieżącego monitoringu wykorzystania budżetu oraz stopnia osiągnięcia wskaźników? Czy zasady rozliczenia są jasne i przejrzyste? Czy zasady rozliczenia są powszechnie dostępne? Czy zaplanowany czas na rozliczenie jest wystarczający? Czy kwestie formalne związane z rozliczeniem nie generuje nadmiernych obciążeń dla przedsiębiorcy? Czy zaproponowany sposób rozliczenia (np. forma przekazania dokumentów) jest dopasowana do potrzeb i możliwości przedsiębiorców? Czy zaproponowany sposób rozliczenia nie zniechęci przedsiębiorców do pozyskania wsparcia? Czy zasady kontroli oraz konsekwencje związane z ew. wykryciem nieprawidłowości są jasne i przejrzyste? Czy określono warunki/przypadki, w których przedsiębiorca może nie uzyskać zwrotu wsparcia? Czy zasady kontroli oraz konsekwencje związane z ew. wykryciem nieprawidłowości są powszechnie dostępne? Czy zakres kontroli minimalizuje ryzyko nadużyć/niewłaściwego wykorzystania środków? Czy działania kontrolne wynikają z przeprowadzonej analizy ryzyka (ich zakres oraz wielkość próby)? Jeżeli tak Czy analiza ryzyka na charakter cykliczny i stanowi jeden z trwałych elementów działań kontrolnych? Czy Operator dysponuje odpowiednim zasobami ludzkimi, sprzętowymi oraz finansowymi do prowadzenia działań kontrolnych? - 12
Ścieżka indywidualna (odpowiednik projektów zamkniętych PO KL) Krok 1 określenie grup docelowych oraz planowaneg o poziomu wsparcia przypadając ego na jednego przedsiębior cę w regionie IZ RPO określa jakie przedsiębiorstwa (charakterystyka - np. wielkość, branża, sektor, forma prowadzenia działalności) planuje objąć ścieżką specjalną. Na tym etapie IZ RPO szacuje także liczbę przedsiębiorców, którzy mogą skorzystać ze ścieżki indywidualnej (np. na podstawie przeprowadzonych ankiet, zgłaszanego zapotrzebowania, analizy projektów realizowanych w ramach PO KL). Jednocześnie IZ RPO określa średnią wartość wsparcia przypadającą na jedno przedsiębiorstwo oraz procentowa intensywność wsparcia. IZ RPO określa strategiczne kierunki polityki regionalnej (w tym preferowane branże, sektory, rodzaje działalności, kategorie odbiorców, obszary geograficzne, itp.) oraz wynikające z nich poziomy dofinansowania wsparcia. Minimalny poziom intensywności wsparcia nie powinien być mniejszy niż 50% wartości usługi i nie większy niż 90% wartości usługi. Wyliczenie szacowanej liczby przedsiębiorstw, które mogą skorzystać ze ścieżki indywidualnej jest ściśle powiązane z założeniami przyjętymi na poziomie regionalnym, np. czy wartość wsparcia przypadającego na jednego przedsiębiorcę w ramach ścieżki indywidualnej będzie taka sama jak w ramach ścieżki standardowej (należy pamiętać, że istotą wsparcia indywidualnego jest zapewnienie przedsiębiorcy dostępu do różnego rodzaju usług i form wsparcia ściśle dopasowanych do jego potrzeb oraz odpowiadających na długofalowy plan rozwoju), jaki procent wszystkich odbiorców wsparcia będą stanowili uczestnicy ścieżki indywidualnej, jakie mogą wystąpić trudności zawiązane z rekrutacją tej grupy. Czy zaplanowano sposób rekrutacji przedsiębiorstw, które mogą skorzystać ze ścieżki indywidualnej w danym roku? Czy zaproponowany sposób określenia ww. grup jest przejrzysty? Czy zaproponowany sposób określenia ww. grup uwzględnia w odpowiednim zakresie potrzeby przedsiębiorców i pracowników? Krok 2 działania informacyjn IZ RPO przystępuje do wielokanałowej akcji informacyjnej nt. możliwości i warunkach wsparcia w danym roku (co, na co, komu, ile, kiedy, gdzie). Odpowiednio zaplanowana polityka informacyjna stanowi kluczowy warunek dla efektywnego wdrożenia popytowych systemów finansowania usług rozwojowych. 13
e Działania informacyjne powinny skupiać się na pokazaniu korzyści wynikających z wprowadzenia systemu popytowego dla konkretnego przedsiębiorcy, w tym szczególnie na zachęcaniu nieświadomych przedsiębiorców do sięgnięcia po środki na usługi rozwojowe. Komunikat powinien zostać skierowany bezpośrednio do potencjalnych odbiorców wsparcia. Należy unikać metod, które nie sprawdziły się w obecnym okresie programowania (np. działań realizowanych w mediach masowych, produkcji gadżetów, itp.) Należy zaplanować realizację działań bezpośrednich i przy wykorzystaniu lokalnych struktur, instytucji otoczenia biznesu, organizacji pracodawców, mediów branżowych. Ważny jest bezpośredni kontakt (wizyty w firmach), infolinia, przyjazna strona internetowa. Dodatkowo, w ramach RUR przewidziano funkcjonowanie infolinii, która może udzielać wszelkich informacji przedsiębiorcom nt. możliwości pozyskania wsparcia na przygotowanie przedsiębiorstwa i pracowników do zmian. Przekaz skierowany do przedsiębiorców i ich pracowników powinien być sformułowany językiem korzyści, informować w sposób prosty, jasny i nie budzący wątpliwości o zasadach i warunkach przyznania wsparcia. Czy zaplanowano różne kanały dotarcie z informacją do potencjalnych odbiorców wsparcia? Czy informacja o ofercie EFS jest powszechnie dostępna dla przedsiębiorstw? Czy zapewniono, że informacja jest aktualna? Czy w łatwy sposób może dowiedzieć się o maksymalnej wartości wsparcia, którą otrzyma na sfinansowanie usług rozwojowych? Czy przedsiębiorca może łatwo pozyskać interesujące go informacje? Czy zaplanowano jasną, przejrzystą, konkretną prezentację informacji o możliwości wsparcia? Czy zaplanowano dotarcie z informacją do przedsiębiorców, którzy do tej pory nie korzystali ze wsparcia EFS? Czy zaplanowano spójność komunikatów (tj. przedsiębiorca otrzymuje jeden spójny komunikat niezależnie od źródła / wyeliminowano szum informacyjny)? Czy zapewniono, że informacja skierowana do przedsiębiorcy zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące możliwości otrzymania wsparcia z EFS, w tym co najmniej: Jaką maksymalną wartość wsparcia może otrzymać? Na co może uzyskać wsparcie? Gdzie należy zgłosić się w celu uzyskania wsparcia? Jak wygląda procedura uzyskania wsparcia? Czy zaplanowano opracowanie prostego narzędzia, za pomocą którego przedsiębiorca będzie mógł wyliczyć wartość wsparcia, która mu przysługuje? 14
Wybór przedsiębiorców, którzy uzyskają wsparcie w ramach ścieżki indywidualnej oraz zawarcie umowy wsparcia Krok 3 wybór przedsiębior ców do objęcia wsparciem i zawarcie umowy wsparcia Kluczowym elementem dystrybucji wsparcia odróżniającym ścieżkę indywidualną od ścieżki standardowej jest włączenie na etapie rekrutacji i zawarcia umowy wsparcia etapu diagnozy potrzeb rozwojowych połączonej ze wsparciem doradczym. Przedsiębiorca, który jest zainteresowany uzyskaniem wsparcia w ramach ścieżki indywidualnej powinien zostać skierowany w pierwszej kolejności do doradcy / konsultanta, który na podstawie rozmów z personelem zarządzającym, analizy planów rozwojowych przedsiębiorstwa wspiera przedsiębiorcę w ustaleniu efektywnej ścieżki wsparcia dostosowanej do jego potrzeb. W uzasadnionych przypadkach etap diagnozy powinien być możliwie uproszczony (np. możliwość wykorzystania planów rozwojowych posiadanych przez przedsiębiorstwo, możliwość kontaktów telefonicznych i on-line). Efektem diagnozy powinno być przede wszystkim ustalenie kluczowych kierunków realizacji wsparcia (obszarów, które wymagają rozwoju / optymalizacji), wskazanie sekwencji działań, zidentyfikowanie kluczowych grup pracowników / strategicznych obszarów, które powinny zostać objęte wsparciem. Dysponując dokumentem diagnostycznym przedsiębiorca samodzielnie dokonuje wyboru usług z RUR, które pozwolą mu na zrealizowanie planowanych założeń rozwojowych. Dokument diagnostyczny nie powinien być utożsamiany z wnioskiem o dofinansowanie. Nie może być on dokumentem sztywnym, który ogranicza przedsiębiorcy możliwość wyboru oraz nie podlega modyfikacji, ale raczej wytyczną, która pozwala na efektywne zrealizowanie wsparcia. Jednocześnie przedsiębiorca powinien dokonywać wyboru usług zgodnie z kierunkami określonymi w diagnozie (np. we wskazanych obszarach, w odniesieniu do zidentyfikowanych grup pracowników), zaś każdorazowe odstępstwa od założeń programu powinny być każdorazowo konsultowane i uzgadniane z doradcą / konsultantem wskazanym przez operatora. Przedsiębiorca ma możliwość elastycznego modyfikowania założeń wsparcia, w zależności od sytuacji na rynku, zmieniających się potrzeb, itp. ale powinien każdorazowo taką sytuację konsultować z operatorem i uzyskać zgodę na sfinansowanie usług, które wykraczają poza plan rozwoju. Funkcję doradców / konsultantów mogą pełnić osoby zatrudnione przez operatora. Należy jednak zadbać o to, aby osoby te legitymowała się odpowiednimi kwalifikacjami i doświadczeniem w pracy o podobnym charakterze. Powinny być to osoby posiadające ugruntowaną wiedzę praktyczną z zakresu doradztwa biznesowego, a także znajomość realiów rynkowych oraz doświadczenie w przygotowaniu / ocenie biznesplanów. Rola doradców jest kluczowa dla efektywnej realizacji ścieżki indywidualnej, dlatego funkcji tej nie mogą pełnić przypadkowe osoby zatrudnione przez operatora. Możliwym rozwiązaniem jest również wydelegowanie tego zadania na zewnątrz, np. włączenie do współpracy konsultantów zatrudnionych w Punktach Konsultacyjnych KSU. Kwestie te powinny zostać szczegółowo przeanalizowane na etapie projektowania założeń systemu. 15
Czy operator zapewnił odpowiednią kadrę doradców / konsultantów odpowiedzialnych za wsparcie doradcze przedsiębiorstw (pomoc w przeprowadzeniu diagnozy potrzeb rozwojowych)? Czy operator zaplanował inne alternatywne rozwiązania, które pozwolą na zapewnienie wsparcia diagnostycznego dla przedsiębiorstw? Czy etap przeprowadzenia diagnozy potrzeb rozwojowych nie generuje dodatkowych (niepotrzebnych) obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorcy? Czy zapewnione zostały zróżnicowane kanały komunikacji / kontaktu przedsiębiorcy z doradcą / konsultantem? Realizacja usług rozwojowych oraz działania monitorujące. Krok 4 realizacja usług rozwojowych Przedsiębiorca wybiera z RUR interesujące go usługę/i Do czasu upływu terminu określonego w umowie przedsiębiorca może dobierać kolejne usługi lub obejmować wsparciem kolejnych pracowników, do wyczerpania budżetu wskazanego w umowie. Przedsiębiorca ocenia każdą z usług, z których skorzystał (pracodawca oraz pracownicy, jeśli byli objęci wsparciem). Na tym etapie prowadzone są także działania monitorujące tj. weryfikacja czy usługi rozwojowe faktycznie są realizowane. KWESTIE DO ROSTRZYGNIĘCIA: Kto odpowiada jeżeli informacja w RUR jest nieprawidłowa monitoring będzie zrealizowany nie tam gdzie trzeba? Co jeżeli przedsiębiorca pomimo zgłoszenia się na usługę nie przyjdzie na nią? Operator będzie miał dostęp do informacji nt. zgłoszeń przedsiębiorców na poszczególne usługi w RUR. Na tej podstawie będzie mógł planować działania monitorujące. Cele działań monitorujących powinna być weryfikacja czy usługa faktycznie jest realizowana i czy w usłudze uczestniczą pracownicy danego przedsiębiorstwa. Monitoring nie powinien mieć charakteru jakościowego. Niemniej jednak w przypadku ewidentnych różnic pomiędzy zapisami karty usługi a stanem faktycznym kwestia ta powinna być zgłaszana do administratora RUR. Czy określono procedurę prowadzenia działań monitoringowych? Czy określono osoby/stanowiska, które będą odpowiedzialne za przeprowadzenie ww. działania? Czy IW dysponuje odpowiednimi zasobami (liczba oraz kompetencji pracowników oraz zasoby sprzętowe) do realizacji ww. działania? Czy uwzględniono bieżącą współpracę z administratorem RUR w celu zapewnienia stałego przepływu informacji w zakresie realizowane wsparcia? 16
Czy zasady prowadzenia monitoringu są powszechnie znane i wpisane w umowę wsparcia? Czy konsekwencje związane z wykryciem nieprawidłowości przez monitoring są powszechnie znane i wpisane w umowę wsparcia? Czy zasady prowadzenia monitoringu są jednoznaczne i przejrzyste? Rozliczenie umowy wsparcia oraz działania kontrolne. Krok 5 rozliczenie umowy wsparcia 1. Przedsiębiorca składa do operatora (osobiście; za pośrednictwem poczty tradycyjnej; elektronicznie z podpisem kwalifikowanym) dokumenty niezbędne do rozliczenia np.: formularz rozliczeniowy wskazujący zrealizowane usługi, kwoty, cechy i liczbę pracowników, którzy wzięli udział w usługach, konto na które należy dokonać refundacji (nie dotyczy bonów) faktura/y za zrealizowane usługi rozwojowe potwierdzenie zapłaty za ww. faktury (wyciąg z konta) zaświadczenia od instytucji edukacyjnych o zakończeniu udziału w usłudze/gach rozwojowej/ych. 2. Operator dokonuje oceny i weryfikacji przekazanej dokumentacji, w tym weryfikuje, czy przedsiębiorca lub jego pracownicy dokonali oceny usług rozwojowych, w których wzięli udział. W przypadku pozytywnej weryfikacji operator przekazuje przedsiębiorcy środki finansowe na konto (nie dotyczy bonów). Na tym etapie IW może przeprowadzić szczegółową kontrolę np. zażądać od ZUS DRA, potwierdzony przez bank wyciąg z konta wskazujący dokonanie zapłaty za usługę rozwojową. 3. W oparciu o dokonane wyliczenia następuje korekta wysokości udzielonej pomocy de minimis/publicznej. Jednocześnie w przypadku pomocy innej niż de minimis (wyłączenia blokowe) przedsiębiorca uzyskuje informację o wysokości uzyskanej pomocy publicznej, a w przypadku pomocy de minimis korektę wysokości uzyskanej pomocy. 4. IW aktualizuje budżet i pulę dostępnych środków. Całość procesu (włączenie z ew. kontrolą) nie powinna zająć więcej niż 30 dni (od momentu przedłożenia przez przedsiębiorcę dokumentów do momentu wydania polecenia zapłaty bankowi przez IW). Ocena i weryfikacja nie powinny mieć charakteru jakościowego tj. IW nie powinna oceniać czy dana usługa faktycznie wynikała z potrzeb przedsiębiorcy lub jego pracowników. UWAGA: Brak złożenia przez przedsiębiorcę rozliczenia w terminie wskazanym w umowie może oznaczać, iż przedsiębiorca nie uzyska zwrotu dofinansowania kwestia ta musi jednak być jednoznacznie wskazana w umowie. 17
Czy określono osoby/stanowiska, które będą odpowiedzialne za przeprowadzenie działań rozliczeniowych? Czy Operator dysponuje odpowiednimi zasobami kadrowymi i sprzętowymi do realizacji działań rozliczeniowych? Czy IZ RPO dysponuje odpowiednim systemem komputerowym do bieżącego monitoringu wykorzystania budżetu oraz stopnia osiągnięcia wskaźników? Czy zasady rozliczenia są jasne i przejrzyste? Czy zasady rozliczenia są powszechnie dostępne? Czy zaplanowany czas na rozliczenie jest wystarczający? Czy kwestie formalne związane z rozliczeniem nie generuje nadmiernych obciążeń dla przedsiębiorcy? Czy zaproponowany sposób rozliczenia (np. forma przekazania dokumentów) jest dopasowana do potrzeb i możliwości przedsiębiorców? Czy zaproponowany sposób rozliczenia nie zniechęci przedsiębiorców do pozyskania wsparcia? Czy zasady kontroli oraz konsekwencje związane z ew. wykryciem nieprawidłowości są jasne i przejrzyste? Czy określono warunki/przypadki, w których przedsiębiorca może nie uzyskać zwrotu wsparcia? Czy zasady kontroli oraz konsekwencje związane z ew. wykryciem nieprawidłowości są powszechnie dostępne? Czy zakres kontroli minimalizuje ryzyko nadużyć/niewłaściwego wykorzystania środków? Czy działania kontrolne wynikają z przeprowadzonej analizy ryzyka (ich zakres oraz wielkość próby)? Jeżeli tak Czy analiza ryzyka na charakter cykliczny i stanowi jeden z trwałych elementów działań kontrolnych? Czy Operator dysponuje odpowiednim zasobami ludzkimi, sprzętowymi oraz finansowymi do prowadzenia działań kontrolnych? 18