Załącznik nr 3a do SIWZ Istotne postanowienia umowy Część 1 Zadanie nr 1 Wyposażenie eventowe Hali Maszyn 1 Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, montaż, uruchomienie systemu oświetlenia LED RGB-W z kompletem akcesoriów, wyciągarkami oraz akcesoriami do podwieszania, kratownicami zwanego dalej systemem oświetlenia wraz z przeprowadzeniem instruktażu dla pracowników w zakresie przedstawionym w OPZ. 2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z: 1) SIWZ wraz z załącznikami, 2) ofertą Wykonawcy, stanowiącymi integralną część niniejszej umowy. 3. Wykonawca zobowiązany jest realizować niniejszą umowę we własnym zakresie lub przy udziale podwykonawców 1. 2 Warunki realizacji umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do: 1) powiadomienia Zamawiającego o terminie rozpoczęcia realizacji prac montażowych z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem, 2) dokonania ustaleń z Zamawiającym przed rozpoczęciem prac montażowych co do szczegółowych rozwiązań montażowych oraz rozmieszenia poszczególnych elementów systemu, z uwzględnieniem charakterystyki zaoferowanych urządzeń oraz wymagań Zamawiającego co do sposobu realizacji zamówienia przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia, 3) uporządkowania i zabezpieczenia miejsca prac montażowych po każdym dniu pracy, 4) usunięcia i utylizacji opakowań i innych odpadów powstałych w związku z realizacją dostawy, 5) przekazania Zamawiającemu dokumentacji powykonawczej technicznej, w języku polskim, w co najmniej trzech egzemplarzach, w zakresie wskazanym w SIWZ, 6) instruktażu personelu Zamawiającego, 7) przekazania Zamawiającemu instrukcji obsługi w języku polskim, zawierającej informacje na temat prawidłowego użytkowania zainstalowanego systemu, atestów i certyfikatów wymienionych w OPZ, 8) realizacji zamówienia zgodnie z SIWZ wraz z załącznikami oraz ofertą. 2. Zamawiający zobowiązuje się w szczególności do: 1) protokolarnego odbioru przedmiotu zamówienia w terminie 5 dni roboczych 1 Pozostawić właściwą opcję w zależności od oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie. 1
od zgłoszenia zakończenia realizacji zadania, 2) udostępnienia Wykonawcy pomieszczeń, w których odbywać się będą prace montażowo - instalacyjne. 3. Dostawa elementów systemu nastąpi na koszt i ryzyko Wykonawcy, transportem własnym Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest zapakować elementy systemu w sposób odpowiednio zabezpieczający je przed wszelkimi uszkodzeniami i czynnikami szkodliwymi, w tym zbyt niską lub zbyt wysoką temperaturą. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody spowodowane wadami/niezgodnościami elementów systemu, w przypadku ich prawidłowego stosowania. 3 Termin realizacji 1. Dostawa, montaż, uruchomienie systemu oświetlenia LED RGB-W oraz instruktaż pracowników nastąpi w terminie do 15. października 2017r., w okresie pomiędzy wydarzeniami organizowanymi w przestrzeni, której dotyczy montaż systemu, z tym zastrzeżeniem, że dostawa systemu oświetlania musi nastąpić najpóźniej do 15. września 2017r. Zamawiający w dacie podpisania umowy przekaże wykonawcy informację o terminach przeprowadzanych wydarzeń w przestrzeni, której dotyczy montaż systemu. 2. Jako dzień zakończenia realizacji zamówienia uznaje się dzień podpisania protokołu odbioru końcowego. Strony protokołem odbioru końcowego potwierdzają wykonanie wszystkich obowiązków Wykonawcy wynikających z niniejszej umowy, w tym przeprowadzenie instruktażu dla pracowników Zamawiającego oraz, że system oświetlenia jest sprawny i wolny od wad. 3. Dokonanie dostawy w terminie określonym w ust. 1 nie stanowi jej odbioru przez Zamawiającego a ryzyko ewentualnego uszkodzenia lub utraty dostarczonych urządzeń pozostaje po stronie Wykonawcy. W chwili dostawy strony dokonują jedynie sprawdzenia ilości dostarczonych urządzeń, co nie stanowi dokonania jej odbioru i potwierdzenia, że dostarczone urządzenia są wolne od wad. Odbiór całości przedmiotu zamówienia, w tym dostawy, następuje na podstawie protokołu odbioru końcowego, o którym mowa w 5. 4. Ze względu na możliwość wynajmu komercyjnego przestrzeni, w której winien być przeprowadzony montaż systemu oświetlenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do przerwania prac instalacyjnych łącznie, na maksymalnie 5 dni, przy czym wstrzymanie prac instalacyjnych może nastąpić w zależności od potrzeb jednorazowo bądź kilkukrotnie. Jeżeli Zamawiający wyłączy możliwość prowadzenia prac instalacyjnych o wybraną ilość dni, dni te nie będą wliczane do terminu realizacji zamówienia, w takim przypadku dopuszczalna będzie zmiana terminów wskazanych w ust. 1, jednakże wyłącznie o liczbę dni odpowiadającą długości wstrzymania prac instalacyjnych. O konieczności wstrzymania prac instalacyjnych Zamawiający poinformuje Wykonawcę z siedmiodniowym wyprzedzeniem. 2
4 Procedura uzgodnień realizacji zamówienia 1. Przed rozpoczęciem prac montażowych systemu oświetlenia, Wykonawca dokona uzgodnień z Zamawiającym co do szczegółowych rozwiązań montażowych oraz rozmieszenia poszczególnych elementów systemu. 2. Uzgodnień, o których mowa w ust. 1, należy dokonać z uwzględnieniem charakterystyki zaoferowanych urządzeń oraz wymagań Zamawiającego co do sposobu realizacji zamówienia przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia. 3. Dokonanie uzgodnień zostanie potwierdzone protokołem uzgodnień, podpisanym przez przedstawicieli obu stron. 4. Protokół uzgodnień będzie zawierał szczegółowe ustalenia co do rozwiązań montażowych oraz rozmieszczenia poszczególnych elementów systemu w formie opisowej oraz graficznej. 5. Protokół uzgodnień stanowić będzie integralną część niniejszej umowy. 5 Procedura odbioru 1. Zakończenie realizacji i przekazanie przedmiotu zamówienia stwierdzone będzie protokołem odbioru końcowego podpisanym przez przedstawicieli obu stron, po przeprowadzeniu czynności odbiorowych przez Zamawiającego. 2. Strony protokołem odbioru końcowego potwierdzają wykonanie wszystkich obowiązków Wykonawcy wynikających z niniejszej umowy, w tym przeprowadzenie instruktażu dla pracowników Zamawiającego oraz że dostarczone urządzenia są sprawne i wolne od wad. 3. Odbiór nastąpi w terminie 5 dni roboczych, tj. od poniedziałku do piątku, od momentu zgłoszenia Zamawiającemu przez Wykonawcę gotowości do odbioru przedmiotu zamówienia. 4. Jeżeli w toku czynności odbiorowych stwierdzone zostaną wady, Zamawiającemu przysługuje uprawnienie wstrzymania odbioru do czasu ich usunięcia. W takiej sytuacji Zamawiający sporządzi protokół niezgodności, w którym określi stwierdzone wady i wyznaczy dodatkowy termin na ich usunięcie, a pięciodniowy termin na dokonanie odbioru ulega zawieszeniu. 5. Po usunięciu stwierdzonych wad, Wykonawca zgłasza Zamawiającemu ich usunięcie i tym samym potwierdza gotowość do dalszego odbioru przedmiotu zamówienia. 6 Instruktaż 1. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić instruktaż dla maksymalnie 10 osób w zakresie określonym w OPZ, w siedzibie Zamawiającego oraz z użyciem dostarczonych urządzeń. 2. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć materiały instruktażowe w języku polskim. 3. Instruktaż winno się odbyć w wymiarze minimum 24 godzin, w ciągu trzech dni roboczych, w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od 8-16. 3
7 Warunki gwarancji 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu pełnej gwarancji i rękojmi na okres.. miesięcy na cały system oświetlenia. 2. Wykonawca zobowiązuje się dokonywać napraw dostarczonego systemu urządzeń lub wymieniać elementy systemu na nowe, wolne od wad w wypadku wystąpienia usterek powstałych na skutek niewłaściwej budowy, niewłaściwej jakości materiałów oraz wykonawstwa lub wad ukrytych. 3. Przez naprawę rozumie się całkowite usunięcie usterki. 4. Okres gwarancji liczy się od daty podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego przedmiotu zamówienia. 5. Okres gwarancji przedłuża się każdorazowo o liczbę dni przestoju spowodowanego awarią i czasem naprawy elementu systemu. 6. Wykonawca zobowiązuje się dokonywać naprawy gwarancyjnej możliwie najszybciej, bez zbędnej zwłoki, w miejscu instalacji systemu nie później niż w ciągu dni od chwili zgłoszenia niesprawności (czas reakcji serwisowej rozumiany jako diagnoza i usunięcie wady). 7. W przypadku, gdy termin naprawy przypada na dni wolne od pracy, Zamawiający jest zobowiązany umożliwić serwisantowi Wykonawcy wykonanie naprawy w te dni, (przy czym Wykonawca potwierdzi termin przyjazdu serwisu), a jeżeli okaże się to niemożliwe, wówczas Zamawiający powiadomi o tym pisemnie bądź przy użyciu poczty elektronicznej Wykonawcę i naprawa będzie wykonywana w pierwszym dniu roboczym przypadającym po dniach wolnych od pracy u Zamawiającego. 8. Zgłoszenia będą dokonywane przy pomocy poczty elektronicznej, przez cały tydzień, 24 godziny na dobę. 9. Bieg terminu naprawy rozpoczyna się od dnia wysłania takiej informacji przy pomocy poczty elektronicznej na adres. 10. W przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę niemożliwości wykonania naprawy gwarancyjnej w terminie określonym w ust. 6, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć na czas naprawy zamiennie - takie same lub równoważne - elementy systemu, wolne od wad i zapewnić jego prawidłowe działanie (urządzenie zastępcze). Po uruchomieniu urządzenia zastępczego zostanie spisany protokół, w którym zostanie określony ostateczny termin usunięcia awarii. 11. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć urządzenie, o którym mowa w ust. 10, w terminie określonym w ust. 6. 12. Dla urządzenia zastępczego obowiązują warunki gwarancji zapisane w 7 niniejszej umowy. 13. Wykonawca zobowiązuje się do wymiany urządzenia na nowe w przypadku, gdy po wykonaniu trzech napraw gwarancyjnych dostarczonego urządzenia w ramach tej umowy w ciągu okresu gwarancji będzie ono wykazywało nadal wady w działaniu. 14. Koszty napraw gwarancyjnych i części podlegających wymianie, dojazdów do Zamawiającego oraz robocizny mające związek z wykonywaniem tych czynności w okresie gwarancyjnym ponosi Wykonawca. 4
8 Warunki płatności 1. Wartość netto umowy zostaje określona na kwotę: zł (słownie:.) plus należny podatek VAT w wysokości.. zł (słownie: ). Wartość brutto umowy wynosi:. zł (słownie: ) i zawiera wszystkie składniki cenotwórcze, przy czym system oświetlenia o wartości netto zł (słownie: ) zostanie przez Wykonawcę obciążony 23% podatkiem VAT, co da kwotę brutto.. zł (słownie: ); natomiast za laptopy oraz tablety służące do sterowania systemem oświetlenia o wartości netto.. zł (słownie:..) Zamawiający rozliczy podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Rozliczenie nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej po zakończeniu realizacji przedmiotu zamówienia. 3. Podstawą do wystawienia faktury przez Wykonawcę, będzie podpisany bez uwag przez przedstawicieli obu stron, protokół odbioru końcowego. 4. Wynagrodzenie za przedmiot umowy, o którym mowa w 1, obejmuje wszystkie koszty, jakie Zamawiający poniesie z tytułu realizacji niniejszej umowy. 5. Wynagrodzenie, określone w ust. 1, zostanie uregulowane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze. w terminie 30 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. 6. Za dzień zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję wierzytelności wynikających z niniejszej umowy. 9 Kary umowne 1. W razie nieterminowego wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w 1 ust. 1, w stosunku do terminu wskazanego w 3 ust. 1, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, określonego w 8 ust. 1, za każdy dzień zwłoki w wykonaniu przedmiotu zamówienia. 2. W przypadku przekroczenia terminu, wskazanego w 7 ust. 6, do usunięciu wady lub usterki w ramach gwarancji, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2 000,00 zł za każdy dzień zwłoki. 3. W przypadku przekroczenia terminu wskazanego w 7 ust. 6 na dostarczenie urządzenia zamiennego, o którym mowa w 7 ust. 10, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2 000 zł za każdy dzień zwłoki. 4. W razie odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto o którym mowa w 8 ust. 1. 5. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia. 6. Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia brutto, 5
o którym mowa w 8 ust. 1. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego kary umowne na zasadach ogólnych. 10 Odstąpienie od umowy 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu faktycznego wykonania części umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy, gdy: 1) Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu umowy w terminie 5 dni licząc od terminu wskazanego w 3 ust. 1 i bez uzasadnionych przyczyn bądź bez uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie kontynuuje realizacji przedmiotu umowy przez okres dłuższy niż 5 dni pomimo pisemnego wezwania przez Zamawiającego, z tym zastrzeżeniem, że że odstąpieie od Umowy zostanie poprzedzone pisemnym wezwaniem Wykonawcy do usunięcia naruszenia i może nastąpić dopiero po bezskutecznym upływie terminu wyznaczonego na usunięcie naruszenia, który to termin nie może być krótszy niż 5 dni. 2) Wykonawca narusza warunki dostawy, montażu lub uruchomienia systemu oświetlenia LED RGB, w szczególności terminu, jakości dostarczonych urządzeń, 3. Odstąpienie od umowy z przyczyn wskazanych w ust. 2 nastąpi w formie pisemnej pod rygorem nieważności, po uprzednim pisemnym wezwaniu Wykonawcy do należytego wykonania umowy i wyznaczeniu dodatkowego, odpowiedniego terminu do wykonania czynności objętych umową. Zamawiający ma prawo wykonać prawo odstąpienia w terminie 60 dni od dnia, w którym upłynął dodatkowy termin wyznaczony przez Zamawiającego do wykonania czynności objętych umową. 4. Zamawiający może odstąpić od umowy przypadku uchybienia terminowi dostawy systemu oświetlenia wyznaczonemu na dzień 15. września 2017r. bez uprzedniego wyznaczenia dodatkowego terminu dostawy przedmiotowego systemu. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy Zamawiający może złożyć w terminie 30 dni liczonych od dnia następnego po dniu 15. września 2017r. w formie pisemnej. 10 Zmiany umowy 1. Zamawiający na podstawie art. 144 ustawy z dnia 29 stycznia 2004. Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość dokonania zmiany w zawartej umowie w następujących sytuacjach: 1) wprowadzenia przedmiotu zamówienia zmodyfikowanego lub udoskonalonego spełniającego parametry wymagane w SIWZ, pod warunkiem zachowania ceny jednostkowej netto na poziomie nie wyższym, niż określona w ofercie. Ewentualna zmiana przedmiotu zamówienia może być dokonana na pisemny 6
wniosek Wykonawcy, poprzez zawarcie aneksu, w którym dotychczasowy przedmiotu zamówienia zostanie wykreślony i zastąpiony zmodyfikowanym lub udoskonalonym. 2) wycofania przedmiotu zamówienia z produkcji. Wykonawca ma obowiązek zapewnić dostarczenie przedmiotu zamówienia zamiennego o parametrach nie gorszych od przedmiotu zamówienia objętego umową pod warunkiem zachowania ceny jednostkowej netto na poziomie nie wyższym, niż cena określona w ofercie. Ewentualna zmiana przedmiotu zamówienia może być dokonana na pisemny wniosek Wykonawcy, poprzez zawarcie aneksu mocą którego nastąpi wykreślenie z umowy przedmiotu zamówienia wycofanego z produkcji i zastąpienie do zamiennym. 3) zmiany terminu realizacji umowy z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę jednak nie dłużej niż o kolejne 60 dni roboczych w stosunku do wymaganego terminu realizacji zamówienia, 2. Zmiana, o której mowa w ust. 1 lit. a-d następuje na uzasadniony (udokumentowany) wniosek Wykonawcy złożony przed upływem pierwotnego terminu realizacji przedmiotu umowy. 3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają zgody obu stron wyrażonej w formie pisemnej (aneks) pod rygorem nieważności. 12 Zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązania 1. Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązania w wysokości 10% wartości oferty brutto w formie.. 2. Wartość zabezpieczenia wynosi... zł 3. Zamawiający zwraca Wykonawcy 70% zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia. 4. Zamawiający zostawia 30% wysokości zabezpieczenia na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi. 5. Kwotę o której mowa w ust. 4 Zamawiający zwraca Wykonawcy nie później niż w 15. dniu po upływie okresu rękojmi za wady. 6. Zamawiający zwróci Wykonawcy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie i terminach wskazanych w ust. 3 i ust. 5 o ile nie zajdą przesłanki potrącenia kary umownej. 13 Postanowienia końcowe 1. W razie wystąpienia sporu związanego z realizacją niniejszej umowy strony zobowiązują się rozstrzygać go na drodze negocjacji, a w przypadku braku porozumienia każda ze stron może zwrócić się do sądu powszechnego właściwego ze względu na siedzibę Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy: 1) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych oraz aktów 7
wykonawczych; 2) Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny. 3. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, 1 egz. dla Wykonawcy, 2 egz. dla Zamawiającego. 8