Dla rozwoju innowacyjnej gospodarki

Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości Dla rozwoju innowacyjnej gospodarki

Prowadzenie i rozliczanie projektu w ramach działań Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości Wydawca: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości www.parp.gov.pl Wydanie I Stan na grudzień 2009 Nakład: 5000 egzemplarzy Publikacja bezpłatna Copyright by Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa 2009 Broszura informacyjna współfinansowana przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 2

Spis treści WPROWADZENIE Wstęp... 4 Założenia Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka... 5 PARP jako Instytucja Wdrażająca PO IG... 5 PROWADZENIE PROJEKTU Umowa o dofinansowanie... 6 Zmiany w umowie o dofinansowanie... 6 Zabezpieczenie realizacji umowy... 6 Realizacja projektu... 8 Stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych... 8 ROZLICZANIE PROJEKTU Rozliczanie projektu w ramach PO IG... 10 Zmiana systemu przepływów finansowych... 10 Procedura wnioskowania o płatność... 10 Kwalifikowalność wydatków... 11 Wskaźniki osiągnięcia celów projektu... 11 Wniosek o płatność zaliczkową, pośrednią i końcową... 12 Prezentacja wniosku Beneficjenta o płatność wskazówki... 13 Kontrola projektów... 19 Promocja projektów... 19 Monitoring, sprawozdawczość i ewaluacja... 21 INFORMACJE PRAKTYCZNE Najczęstsze błędy popełniane przez Beneficjentów przy rozliczaniu umów... 22 Najczęściej zadawane pytania... 23 Słownik pojęć PO IG... 24 Wykaz aktów prawnych i dokumentów programowych... 25 Adresy, kontakty... 27 3

Wstęp Niniejsza broszura została przygotowana z myślą o Beneficjentach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG), by w jasny i łatwy do zrozumienia sposób przedstawić proces prowadzenia i rozliczania projektów dofinansowanych w ramach PO IG. Znajdą w niej Państwo, między innymi: opis prowadzenia projektu, porady dotyczące wnioskowania o płatność (w tym instrukcje wypełnienia potrzebnego do tego wniosku), informacje na temat kwalifikowalności wydatków oraz uzyskiwania zaliczek na realizację projektu. Ponadto broszura omawia obowiązki, które Beneficjent w ramach prowadzonego projektu powinien wypełniać: czynności kontrolne, podejmowanie odpowiednich działań na rzecz promocji projektu czy bieżący monitoring realizacji celów projektu. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) uczestniczy w procesie dystrybucji unijnych dotacji w ramach wdrażanych funduszy strukturalnych od 2004 roku. Z doświadczenia tych kilku lat wynika, iż procedury dotyczące rozliczania projektów unijnych sprawiają Beneficjentom trudności. PARP, aby ułatwić proces wydatkowania środków unijnych w obecnej perspektywie finansowej, zamierza w 2010 roku wprowadzić kolejne uproszczenia procedur wpływających, m.in. na usprawnienie rozliczania projektów. Planowanym ułatwieniem będzie, m.in. zrezygnowanie z załączania do wniosku o płatność kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków i zastąpienie go zestawieniem wydatków w formie tabeli. Licząc, że niniejsza publikacja stanie się dla Państwa istotnym źródłem wiedzy, zapraszamy do lektury! 4

Założenia Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (PO IG) jest jednym z sześciu programów krajowych Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013. Program skierowany jest głównie do przedsiębiorców, którzy planują realizować innowacyjne projekty związane z badaniami i rozwojem, nowoczesnymi technologiami, inwestycjami mającymi duże znaczenie dla polskiej gospodarki oraz wdrażaniem i wykorzystaniem technologii informacyjnych i komunikacyjnych. Kolejną grupę Beneficjentów stanowią instytucje otoczenia biznesu, które otrzymują wsparcie, m.in. na poprawę jakości świadczonych przez nie usług na rzecz przedsiębiorców oraz tworzenie sieci prywatnych inwestorów. Celem Programu jest stymulowanie innowacyjności poprzez bezpośrednie wsparcie przedsiębiorstw, instytucji otoczenia biznesu oraz jednostek naukowych świadczących usługi firmom. Program zapewnia także wsparcie systemowe, które ma na celu rozwój środowiska instytucjonalnego innowacyjnych przedsiębiorstw. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka W latach 2007-2013 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości realizuje 13 działań PO IG, na które przeznaczono blisko 4 mld euro. PARP, zgodnie ze statutowymi celami swojej działalności, promuje innowacyjne postawy oraz zachęca przedsiębiorców do stosowania w swoich firmach nowoczesnych technologii. Agencja, prowadząc szerokie działania promocyjno-informacyjne, pomaga wnioskodawcom na wszystkich etapach realizacji projektu: od momentu zainteresowania działaniami Programu, poprzez przygotowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie, aż po prowadzenie i rozliczanie projektu. W poszczególnych osiach priorytetowych Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości realizuje następujące działania: 1.4 4.1 Wsparcie na prace badawcze i rozwojowe oraz wdrożenie wyników tych prac; 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej; 3.3 Tworzenie systemu ułatwiającego inwestowanie w MSP; 4.2 Stymulowanie działalności badawczo-rozwojowej (B+R) przedsiębiorstw oraz wsparcie w zakresie wzornictwa przemysłowego; 4.4 Nowe inwestycje o wysokim potencjale innowacyjnym; 5.1 Wspieranie powiązań kooperacyjnych o znaczeniu ponadregionalnym; 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym; 5.3 Wspieranie ośrodków innowacyjności, 5.4 Zarządzanie własnością intelektualną; 6.1 Paszport do eksportu; 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej; 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B (business-to-business). Ważną funkcję w procesie rozliczania unijnych projektów pełnią Regionalne Instytucje Finansujące (RIF). Należy jednak pamiętać, iż RIF zaangażowane są w proces wdrażania w ramach kilku działań, tj.: 1.4 4.1, 4.2, 4.4, 6.1, 8.1, 8.2 PO IG. Jednocześnie współpracują z PARP w zakresie merytorycznego i finansowego monitoringu wdrażanych programów. 5

Prowadzenie projektu Umowa o dofinansowanie Wnioski składane przez Beneficjentów przechodzą ocenę merytoryczną i formalną. Te, które zostały pozytywnie ocenione, trafiają na listę wniosków rekomendowanych do dofinansowania. Po jej zatwierdzeniu przez Instytucje Pośredniczące dla poszczególnych działań oraz Instytucję Zarządzającą PO IG, czyli Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, PARP przystępuje do podpisywania umów o dofinansowanie. Listy wniosków rekomendowanych do objęcia wsparciem publikowane są na stronie internetowej PARP (www.parp.gov.pl). Należy podkreślić, że zarówno dla Agencji, jak i dla Beneficjenta, umowa jest głównym dokumentem regulującym merytorycznie i wiążącym prawnie realizację projektu. W umowie określone są koszty realizacji projektu i źródła jego finansowania, wysokość i forma, w jakiej przekazane zostanie dofinansowanie oraz warunki jego wypłaty. Termin rozpoczęcia realizacji projektu nie musi być tożsamy z datą podpisania umowy. W zależności od warunków określonych w dokumentacji, może to być: dzień po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie; dzień po otrzymaniu informacji, że projekt co do zasady kwalifikuje się do objęcia wsparciem; dzień po podpisaniu umowy o dofinansowanie; bądź inny termin wskazany przez wnioskodawcę we wniosku. Zmiany w umowie o dofinansowanie Zarówno Beneficjent, jak i PARP, mogą dokonać zmian w umowie o dofinansowanie. Zakres możliwych do wprowadzenia zmian oraz sposób ich zatwierdzenia (aneks/pisemne powiadomienie) regulują zapisy umowy o dofinansowanie. Inne zmiany wymagające zawarcia aneksu do umowy to, m.in. zmiany w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu (jeśli powodują one zmiany w okresie kwalifikowalności wydatków); zmiany prawno organizacyjne; inne zmiany w projekcie, zaakceptowane przez PARP. Zabezpieczenie realizacji umowy Dofinansowanie wypłacane jest po ustanowieniu i wniesieniu przez Beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy. Dla działań 1.4-4.1, 3.1, 3.3, 4.2, 4.4, 5.1, 5.2 i 5.3 PO IG zabezpieczenie realizacji umowy występuje w dwóch wariantach: 1) Wariant I wartość dofinansowania w formie zaliczki nie przekracza 10.000.000 zł; Beneficjent jest podmiotem świadczącym usługi publiczne lub usługi w ogólnym interesie gospodarczym; dofinansowanie jest przekazywane w formie refundacji, niezależnie od wartości dofinasowania. lub 6

2) Wariant II wartość dofinansowania w formie zaliczki przekracza 10.000.000 zł; Beneficjent nie jest podmiotem świadczącym usługi publiczne lub usługi w ogólnym interesie gospodarczym. W Wariancie I zabezpieczenie ustanawiane jest na okres realizacji projektu oraz na okres trwałości projektu w formie weksla in blanco opatrzonego klauzulą nie na zlecenie z podpisem notarialnie poświadczonym albo złożonym w obecności osoby upoważnionej przez PARP wraz z deklaracją wekslową. W przypadku Wariantu II, oprócz spełnienia formy zabezpieczenia właściwej dla Wariantu I, konieczne jest dodatkowo ustanowienie zabezpieczenia na wartość dofinansowania odpowiadającego kwocie najwyższej transzy zaliczki określonej w harmonogramie płatności. Uwaga! Brak ustanowienia lub nie wniesienie zabezpieczenia w terminie wynikającym z umowy i w formie zaakceptowanej przez PARP stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym. W Wariancie II Beneficjent dokonuje wyboru jednej z następujących form zabezpieczenia umowy, tj.: pieniądz; poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (zobowiązanie kasy powinno być zawsze zobowiązaniem pieniężnym); gwarancje bankowe; gwarancje ubezpieczeniowe; poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.); weksle z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej; zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; zastaw rejestrowy na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku, gdy mienie objęte zastawem może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanawiany jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu; przewłaszczenie rzeczy ruchomych Beneficjenta na zabezpieczenie; hipoteka wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki; poręczenie według prawa cywilnego. W przypadku podjęcia uzasadnionych wątpliwości co do wysokości i formy przyjętego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy, PARP jest uprawniona do wnioskowania o dodatkowe zabezpieczenie umowy. Beneficjent jest wtedy obowiązany spełnić warunek pod rygorem wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym. W przypadku działań 1.4 4.1, 4.2, 5.4, 6.1, 8.1 i 8.2 PO IG dla właściwego zabezpieczenia realizacji umowy stosuje się weksel in blanco opatrzony klauzulą nie na zlecenie z podpisem notarialnie poświadczonym albo złożonym w obecności osoby upoważnionej przez PARP, wraz z deklaracją wekslową, których wzory stanowią załączniki do umowy o dofinansowanie. 7

Realizacja projektu Rozpoczynając realizację projektu, należy pamiętać o terminach i zasadach, które wynikają z podpisanej umowy o dofinansowanie. Ważne jest ewidencjonowanie wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu ich przedstawienie będzie niezbędne na etapie rozliczenia projektu. Należy zadbać przede wszystkim o: kopię dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej); kopię protokołów dokumentujących wykonanie robót/usług oraz kopie dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych; pełną dokumentację oddziaływania projektu na środowisko, jeżeli projekt uwzględnia przesunięcia mogące znacząco oddziaływać na środowisko lub obszar Natura 2000; pozostałe dokumenty wymagane umową o dofinansowanie. Ponadto, Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania odrębnego kodu księgowego, umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji związanych z projektem. Uwaga! W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie w trakcie trwania jego realizacji należy w ciągu 30 dni od zaistnienia przyczyny dokonania zmiany złożyć wniosek do PARP/RIF* o zaakceptowanie zmian wraz z przedstawieniem ich zakresu i uzasadnieniem. Szczegółowe warunki wprowadzania zmian w projekcie zapisane są w umowie o dofinansowanie. *w zależności od działania PO IG, w ramach którego realizowany jest projekt Stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych Każdy Beneficjent realizujący projekt dofinansowany z funduszy unijnych (przy dofinansowaniu powyżej 50 proc.), jest zobowiązany do wyboru wykonawców zamówień zgodnie z zasadami ustawy Prawo zamówień publicznych (z dn. 29 stycznia 2004, Dz. U. z 2004 r., nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z art. 3 tej ustawy. Ustawa jest bowiem dokumentem implementującym unijne przepisy w zakresie zamówień publicznych, czyli dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE. Beneficjent powinien postępować według następujących zaleceń: przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców; zadbać o to, by czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonywały osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm; udzielić zamówienia jedynie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy. Postępowanie o udzielenie zamówienia powinno być prowadzone w jednej z form: przetarg nieograniczony lub ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia, dialog konkurencyjny, zamówienie z wolnej ręki, zapytanie o cenę albo licytacja elektroniczna. Warto zwrócić uwagę na najczęściej pojawiające się nieprawidłowości wynikające z niestosowania zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Są to: Błędne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, np.: nieprawidłowe ogłoszenie (brak ogłoszenia w Dz. U. UE, brak informacji o współfinansowaniu ze środków UE, różniące się od siebie ogłoszenia w prasie/urzędzie Zamówień Publicznych/siedzibie zamawiającego); nieprawidłowy wybór trybu zamówienia; niedozwolona zmiana Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) w trakcie postępowania; 8

żądanie niedozwolonych dokumentów potwierdzających doświadczenie wykonawcy. Zamieszczenie w SIWZ lub innej dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia parametrów, cech i warunków utrudniających uczciwą konkurencję albo mających na celu wybór konkretnego wykonawcy lub produktu, np.: wprowadzenie wymogu posiadania na terenie Polski przedstawicielstwa handlowego oraz autoryzowanego serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego; wprowadzenie parametrów przedmiotu zamówienia, które spełniają produkty tylko jednej firmy; wskazanie konkretnych produktów i konkretnych producentów bez dopuszczenia rozwiązań równorzędnych. W przypadku, gdy dofinansowanie ze środków publicznych jest niższe niż 50 proc. wartości projektu, Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Należy jednak pamiętać, że zgodniez zapisami umowy o dofinansowanie, Beneficjent powinien dokonywać porównania 3 ofert i udzielać zamówień w oparciu o najkorzystniejszy rachunek ekonomiczny. Uwaga! Nie dostosowanie się do wymogów ustawy może mieć poważne konsekwencje, łącznie z nie otrzymaniem dotacji, obowiązkiem jej zwrotu lub rozwiązaniem umowy o dofinansowanie. 9

Rozliczanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Proces rozliczania jest związany z weryfikacją bezpośrednio wykonanych zadań w trakcie trwania projektu. Podstawowe dokumenty, jakie Beneficjenci są zobowiązani dostarczyć w celu rozliczenia projektu to: wniosek o płatność oraz sprawozdanie z realizacji projektu (w przypadku wniosku o zaliczkę, część sprawozdawcza wniosku o płatność pozostaje niewypełniona). Posiadając wszystkie niezbędne dokumenty wymagane umową o dofinansowanie oraz potwierdzające poniesione wydatki w czasie realizacji projektu, Beneficjent będzie mógł przystąpić do procedury rozliczania. Zmiana systemu przepływów finansowych Z dniem 1 stycznia 2010 r. Bank Gospodarstwa Krajowego przejmuje od wszystkich instytucji zaangażowanych w dystrybucję funduszy unijnych, w tym również od Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, dokonywanie płatności wynikających z umów o dofinansowanie zawartych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych Dz. U. z dnia 24 września 2009 r. nr 157, poz. 1241). Zgodnie z wprowadzonymi zmianami Ministerstwo Finansów przekazuje środki na płatności (część dotyczącą środków unijnych) do Banku Gospodarstwa Krajowego, który pełni funkcję płatnika. Instytucje Pośredniczące mają możliwość skorzystania z prawa określonego w artykule 192 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych i mogą otworzyć rachunek w BGK na współfinansowanie ze środków krajowych. Beneficjent nadal składa wniosek o płatność do instytucji, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, czyli PARP/RIF. W zakresie środków unijnych wypłata jest realizowana za pośrednictwem płatnika, czyli BGK. Zapisy umowy o dofinansowanie muszą precyzyjnie wskazywać, jaka część środków przysługujących Beneficjentowi stanowi współfinansowanie krajowe i jakie są konsekwencje ich nierozliczenia z końcem roku budżetowego. Procedura wnioskowania o płatność Środki na realizację projektu wypłacane są w formie refundacji poniesionych wydatków bądź w formie zaliczek. Dla ich uzyskania, należy złożyć odpowiedni wniosek o płatność wraz z wymaganymi umową o dofinansowanie załącznikami. Po otrzymaniu wniosku Beneficjenta o płatność, PARP/RIF dokonuje jego zatwierdzenia lub zgłasza prośbę o uzupełnienia bądź wyjaśnienia. Po zatwierdzeniu wniosku o płatność PARP, pod warunkiem dostępności środków, przekazuje płatność na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w umowie o dofinansowanie. W celu otrzymania dofinansowania Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia prawidłowo wypełnionego oraz kompletnego wniosku o płatność w formie papierowej i elektronicznej, w obowiązującym formacie zatwierdzonym przez Instytucję Zarządzającą PO IG wraz z poświadczonymi przez upoważnioną osobę za zgodność z oryginałem: kopiami dokumentów księgowych, potwierdzających poniesione wydatki oraz potwierdzających dokonanie zapłaty, opisanych w sposób umożliwiający ich przypisanie określonym pozycjom w Harmonogramie rzeczowo finansowym; protokołami odbioru, dokumentującymi wykonanie robót oraz kopiami dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania; innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z warunkami umowy. 10

Kwalifikowalność wydatków Zagadnienie kwalifikowalności wydatków jest jednym z najbardziej kluczowych dla prowadzenia i rozliczania projektu. Warto pamiętać o założonym w danym rozporządzeniu, katalogu wydatków (dla każdego działania) kwalifikujących się do objęcia wsparciem oraz okresie, w którym wydatki te mogą być objęte wsparciem. Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem wydatki faktyczne poniesione i udokumentowane, bezpośrednio związane z projektem i niezbędne do jego realizacji. Za wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem zostaną uznane wydatki, które jednocześnie: są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu; zostały wskazane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym; zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków i nie wcześniej niż dzień po dniu złożenia wniosku o udzielenie wsparcia; zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez PARP; zostały prawidłowo udokumentowane; są zgodne z wykazami zawartymi w odpowiednich rozporządzeniach określających warunki udzielania wsparcia w danym działaniu. Potwierdzenie wysokości planowanych do poniesienia wydatków kwalifikowalnych następuje w umowie o dofinansowanie zawieranej z Beneficjentem. Uwaga! Okres kwalifikowalności wydatków jest identyczny z określonym w umowie o dofinansowanie, podpisywanej pomiędzy PARP a Beneficjentem. W przypadku rozpoczęcia przez Beneficjenta realizacji projektu przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności lub po zakończeniu okresu kwalifikowalności, wydatki poniesione nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. Wskaźniki osiągnięcia celów projektu We wniosku o dofinansowanie Beneficjent określa cele projektu oraz wskaźniki ich osiągnięcia. Przykłady takich wskaźników określone są w dokumentacji programowej. Wnioskodawca może je uzupełnić o wskaźniki własne. Jednak musi pamiętać, że będą one brane pod uwagę podczas rozliczania projektu. Beneficjent zobligowany jest osiągnąć wszystkie wskaźniki w wysokości i czasie zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie. Nie osiągnięcie któregokolwiek z zadeklarowanych wskaźników lub opóźnienie w jego realizacji, czyni niemożliwym rozliczenie projektu i wypłatę dofinansowania. Obostrzenie to dotyczy zarówno wskaźników obligatoryjnych jak i nieobligatoryjnych. Jednym z kryteriów merytorycznych w procesie oceny wniosku jest stopień możliwości osiągnięcia i utrzymania w odpowiednim okresie od zakończenia realizacji projektu: efektów ekonomicznych; efektów finansowych. 11

Należy pamiętać, że podanie określonej wartości wskaźnika pozwalało na otrzymanie odpowiednio wysokiej liczby punktów, zwiększającej szanse na podpisanie umowy o dofinansowanie. Jako przykład wyniku realizacji projektu można podać: wzrost zatrudnienia; wpływ inwestycji na środowisko; wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy; przeznaczenie na sprzedaż poza granice kraju odpowiedniego udziału wartości produkcji lub usług. Często dopiero w trakcie rozliczania projektu okazuje się, że osiągnięcie zaplanowanych wartości wskaźników może być trudne. Głównym powodem jest ich skomplikowana charakterystyka. Tym samym, wskazane jest wyjaśnienie wszelkich niejasności w konstrukcji wskaźników przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Po zakończeniu realizacji projektu udowodnienie osiągnięcia przyjętych wskaźników jest obowiązkiem Beneficjenta. Dodatkowo jest on zobowiązany do przechowywania pełnej dokumentacji zrealizowanego projektu i informacji na temat jego efektów przez okres od 5 do 10 lat od dnia wejścia w życie umowy (w zależności od działania, z którego dofinansowany jest projekt). Wniosek o płatność zaliczkową, pośrednią i końcową Wśród wniosków o płatność można wyróżnić 3 rodzaje: płatność zaliczkową; płatność pośrednią (częściową),; płatność końcową. Najbardziej preferowaną przez Beneficjentów formą płatności jest zaliczka. Umożliwia ona otrzymanie dofinansowania przed poniesieniem wydatków. Ze względu na charakter wniosku, na etapie jego składania nie załącza się do niego żadnych dodatkowych dokumentów (np. potwierdzających poniesione wydatki). Wydatkowanie udostępnionej zaliczki należy rozliczyć, składając wniosek o płatność pośrednią (wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatkowanie środków). Płatność pośrednia stwarza Beneficjentom możliwość etapowego rozliczania projektu. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarówno Beneficjent, jak i PARP mają możliwość na bieżąco nadzorować finansowy przebieg realizacji projektu. Wnioski o płatność pośrednią należy składać po zakończeniu kolejnych etapów realizacji projektu, wskazanych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym, który jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie, wraz z zestawieniem dokumentów potwierdzających dokonanie wydatku (faktury lub dokumenty równoważne). Wnioskując o płatność końcową Beneficjent składa wniosek identyczny z wnioskiem o płatność pośrednią, załączając jednak dokumentację z całości realizacji danego projektu. Uwaga! Wydatki wynikające ze wzrostu całkowitego kosztu realizacji projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie, nie są wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem i zwiększają wkład własny Beneficjenta. 12

Prezentacja wniosku Beneficjenta o płatność - wskazówki Poniżej przedstawiony został wzór formularza wniosku o płatność wraz z praktycznymi poradami. Podobnie jak w przypadku wniosków o dofinansowanie, wnioski o płatność przygotowuje się za pomocą specjalnego Generatora wniosków o płatność (dotyczy to wszystkich działań PO IG) realizowanych przez PARP, który dostępny jest na stronie www.parp.gov.pl w dziale Innowacyjna Gospodarka. Generator wniosków pozwala w łatwy i jasny sposób przejść Beneficjentowi drogę wypełnienia wniosku o płatność. Generator należy zapisać oraz zainstalować na dysku komputera, a po uzupełnieniu wymaganych do danej płatności rubryk i sprawdzeniu czy generator nie wskazuje błędów, wniosek wydrukować. Uwaga! PARP jest uprawniona do rozwiązania umowy o dofinansowanie, gdy: zaprzestano realizacji projektu; projekt jest sprzeczny z jej postanowieniami (np. nie są osiągane deklarowanych wartości wskaźników rezultatu). * umowa o dofinansowanie zawiera pełen katalog przypadków, które mogą spowodować jej rozwiązanie. 13

Należy podać datę końcową okresu, za jaki składany jest wniosek (format dd-mm-rrrr). Okres, za który składany jest wniosek, nie musi obejmować pełnego miesiąca. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego, jak i rzeczowego. W przypadku, gdy wniosek Beneficjenta stanowi jedynie rozliczenie przekazanej zaliczki, należy wybrać opcję płatność pośrednia, gdyż wniosek służy jedynie rozliczeniu dokonanych wydatków. Jednakże w sytuacji, kiedy wniosek o płatność rozliczający otrzymane środki z zaliczki jednocześnie jest wnioskiem końcowym zaznaczamy płatność końcowa W przypadku, gdy płatności dla Beneficjenta przekazywane są w formie refundacji, należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty z punktu 9 przez intensywność wsparcia (%) wynikającą z umowy/decyzji o dofinansowanie: Kwota ta jest równa sumie wartości wykazanych w tabeli z pkt. 11, w kolumnie 8. kwota wnioskowana = (poz.9) x (wartość dofinansowania wynikająca z umowy kwota /całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową). 14

15 Dla faktur/innych dokumentów księgowych wystawionych w walutach obcych, kwota w PLN powinna zostać obliczona przy zastosowaniu kursu ustalonego przez bank w dniu dokonania zapłaty tzn. iż należy stosować zasadę refundowania wydatków fatycznie poniesionych, według kursu z dnia, w którym Beneficjent opłacił fakturę (nie należy stosować kursu z dnia zaksięgowania faktury).

W kolumnie 2 tabeli w pkt. 13., Beneficjent powinien zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu, zgodnych z wnioskiem/umową o dofinansowanie. W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym Harmonogramem rzeczowo-finansowym powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań/etapów. Natomiast w kolumnach 5 i 6 należy przedstawić wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu. W kolumnach 7 i 8 należy przedstawić wydatki ogółem wydatki kwalifikowalne poniesione w okresie objętym bieżacym wnioskiem. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację z wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4. Wiersz "Razem" przedstawia zbiorczą informację o stanie realizacji wszystkich zadań/etapów projektu. 16

Tabela dotyczy katalogu wskaźników realizacji projektu, do których osiągnięcia zobowiązał się Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie. Dlatego należy wpisać wskaźniki zawarte wcześniej we wniosku Beneficjenta o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie. Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie Beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. 17

Należy zamieścić opis działań podjętych przez Beneficjenta w celu informowania o udziale w Programie, a w szczególności o fakcie współfinansowania projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. wersja z listopada 2009 18

Kontrola projektów Kontrola projektów ma na celu zweryfikowanie wydatków i dokumentów poświadczających ich poniesienie. Celem kontroli jest sprawdzenie, czy roboty, dostawy i usługi współfinansowane w ramach projektu zostały rzeczywiście nabyte, a zadeklarowane wydatki faktycznie zostały poniesione. Podczas kontroli na miejscu potwierdzana jest prawidłowość w postępowaniach o udzielenie zamówienia i wyborze najkorzystniejszej oferty. W czasie trwania kontroli Beneficjenci są zobowiązani udostępnić: dokumentację związaną z realizacją projektu; pomieszczenia i tereny, na których jest lub był realizowany projekt; system teleinformatyczny; wszystkie dokumenty elektroniczne związane z zarządzaniem projektem. Ponadto w czasie trwania kontroli Beneficjent udziela wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu. Uwaga! Nieudostępnienie wszystkich dokumentów lub odmowa udzielenia informacji jest traktowana jak utrudnienie przeprowadzenia kontroli. Kiedy zachodzi podejrzenie nieprawidłowości w projekcie lub wystąpienia innych istotnych uchybień ze strony Beneficjenta, może zostać przeprowadzona kontrola doraźna na miejscu. Podmiot dokonujący kontroli sporządza informację pokontrolną, zawierająca między innymi zalecenia pokontrolne, które Beneficjent obowiązany jest wykonać. Uwaga! Niewykonanie przez Beneficjenta zaleceń pokontrolnych w terminie wskazanym w informacji pokontrolnej lub nieprzedstawienie przekonującego uzasadnienia ich niewykonania stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy. W przypadku zastrzeżeń, co do prawidłowości poniesienia wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem lub sposobu realizacji umowy, PARP jest uprawniona do wstrzymania wypłaty dofinansowania do czasu wyjaśnienia zastrzeżeń. Promocja projektów Beneficjenci zobowiązani są do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu ze środków PO IG zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu. Beneficjent zobowiązany jest do wyboru, co najmniej jednego, wskazanego poniżej narzędzia promocji. Zaleca się jednak zastosowanie więcej niż jednego narzędzia promocji w celu zintensyfikowania działań informacyjnych. 19