Załącznik nr 5 do Plan komunikacji Lokalna Grupa Działania Gminy Powiatu Świeckiego przystąpiła do opracowania planu komunikacji na potrzeby Lokalnej Strategii Rozwoju na lata 2014-2020 () w rama instrumentu Rozwój lokalny kierowany przez społeczność (RLKS) mając na uwadze rozwijanie potencjału społeczności lokalnej w kierunku aktywnego udziału w i osiągania zakładany celów strategii. Cele planu komunikacji oraz proces jego opracowania Celem opracowania planu komunikacji jest poprawa wymiany informacji i wzajemnej komunikacji z mieszkańcami obszaru Lokalnej Grupy Działania Gminy Powiatu Świeckiego w zakresie: informowania o założenia, jej cela, zasada przyznawania dofinansowania oraz typa operacji/projektów, które będą miały największe szanse wsparcia z Funduszy Europejski dostępny w rama budżetu, bieżącego informowania potencjalny wnioskodawców o zasada i kryteria udzielania wsparcia z budżetu, w tym np. zakresa tematyczny, preferowany operacja, które w największym stopniu realizują założenia w rama ogłaszany naborów, wsparcia wnioskodawców na etapie pozyskiwania środków w rama, operacji oraz i rozliczenia, bieżącego informowania o stopniu, w tym o stopniu osiągania celów i wskaźników, zwiększenia zaangażowania mieszkańców w działalność LGD i realizację - partycypacja, integracja i współpraca mieszkańców LGD na rzecz, promocji dobry praktyk, uzyskania informacji zwrotnej na temat oceny jakości pomocy świadczonej przez LGD pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualny korekt w tym zakresie. Plan komunikacji został opracowany przez biuro LGD z udziałem lokalnej społeczności reprezentującej wszystkie grupy interesu. W celu opracowania planu komunikacji odpowiadającego w jak największym stopniu potrzebom lokalnej społeczności zastosowano różne formy partycypacyjne. Podczas diagnozy obszaru prowadzonej podczas I cyklu spotkań otwarty w każdej gminie badano jakie są oczekiwania mieszkańców względem LGD. Dyskutowano na temat oczekiwań w tym zakresie podczas spotkań zespołu ds. opracowania, zebrań zarządu i członków LGD. Przeprowadzono badanie ankietowe dotyczące komunikacji mające na celu zebranie informacji na temat dotyczasowy form informowania o działania LGD, z który korzystali mieszkańcy LGD oraz która z metod informowania i komunikacji z LGD najbardziej im odpowiada. Informacje o prowadzonym badaniu zamieszczono na stronie internetowej LGD, Panelu Konsultacyjnym, w miesięczniku Teraz Świecie (nakład 15 tys.) oraz rozesłano drogą mailową do NGO, członków zespołu ds. opracowania, członków Rady oraz zebrano ankiety od uczestników Walnego Zebrania Członków. W tworzeniu dokumentu wykorzystano również doświadczenia z poprzedniego okresu programowania na lata 2007-2013. W oparciu o zebrane w ten sposób informacje biuro LGD przygotowało wstępną propozycji zapisów planu komunikacyjnego, uwzględniając wymogi programowe określnie w tym zakresie dla wdrażania na lata 2014-2020. Projekt Planu Komunikacji skonsultowany został następnie z mieszkańcami poprzez umieszczenie propozycji na Panelu Konsultacyjnym, przesłanie pocztą e-mail do członków Stowarzyszenia, członków zespołu ds. opracowania, NGO, przedsiębiorców i mieszkańców. Jednocześnie przygotowano formularz uwag, który mieszkańcy mogli wypełnić i zgłosić swoje propozycje, uwagi, sugestie do treści dokumentu. 1
Z przeprowadzonej diagnozy obszaru wynika, że w zakresie określenia rodzaju wsparcia ze strony LGD najbardziej potrzebnego mieszkańcom przy ubieganiu się o wsparcie finansowe z Unii Europejskiej - 61% ankietowany wskazało pomoc przy wypełnianiu wniosków o dofinansowanie, następnie ankietowani wskazywali doradztwo indywidualne i spotkania informacyjne w trakcie naborów wniosków. Natomiast z badania ankietowego w zakresie komunikacji wynika, że 89,16% ankietowany zna Lokalną Grupę Działania Gminy Powiatu Świeckiego. Najczęściej ankietowani pozyskują informację o LGD ze strony internetowej (57,83%), profilu na Facebook (43,37%) oraz poprzez szkolenia realizowane przez LGD (46,99%). Istotnym kanałem informacji o LGD dla ponad 30% ankietowany są spotkania informacyjne w gmina, strony internatowe gmin, jak również Miesięcznik Teraz Świecie oraz prasa lokalna. Z badania wynika, że ankietowani w zakresie informowania i komunikacji najbardziej preferują stronę internatową LGD (59,04%), profil na FB (44,58%) oraz informacje przekazywane drogą elektroniczną (e-mail) 46,99%). Istotnym kanałem informacji dla ponad 20% ankietowany są spotkania informacyjne w gmina, forma telefoniczna, strony internatowe gmin, jak również Miesięcznik Teraz Świecie oraz prasa lokalna. Z rozmów osobisty z mieszkańcami obszaru wynika, że istotnym źródłem informacji o działania LGD są bieżące informacje zamieszczane w bezpłatnym miesięczniku Teraz Świecie. Organizacje pozarządowe przedsiębiorcy, członkowie zespołu ds. opracowania i członkowie Rady preferują komunikację drogą mailową oraz telefonicznie i sms. Badania i analizy prowadzono wśród mieszkańców LGD w różny grupa wiekowy i o zróżnicowanym statusie zawodowym i społecznym. Pozwoliło to na poznanie potrzeb działań komunikacyjny w poszczególny grupa i dostosowanie i do zindywidualizowany potrzeb. Dlatego w działania zapewniający udział społeczności we wdrażaniu wykorzystywane będą różne formy komunikowania zróżnicowane w zależności od. Grupy docelowe Odbiorcami działań komunikacyjny w rama są: mieszkańcy potencjalni wnioskodawcy w tym w szczególności: JST, OPS, NGO, przedsiębiorcy, rolnicy, KGW, osoby z grup defaworyzowany, Ze względu na oddziaływanie efektów operacji zrealizowany z udziałem środków przewidziany w występować również będą odbiorcy pośredni tacy jak: mieszkańcy obszaru działania LGD, uczestnicy operacji, a także turyści i inwestorzy jako osoby korzystające bezpośrednio i pośrednio z w/w efektów. Plan komunikacji opracowano zgodnie z polityką równy szans. Działania podejmowane w rama komunikacji na każdym etapie jego promować będą zaowania równościowe, stosowane narzędzia informatyczne nie będą utrwalały stereotypów związany z płcią oraz język i sposób prezentacji informacji będzie wrażliwy na płeć. W miarę identyfikowany potrzeb planowane działania będą uwzględniały zróżnicowane potrzeby grup docelowy w tym: K i M czy osób niepełnosprawny. 2
Termin I poł. 2016 Cel komunikacji Informowanie o założenia, jej cela, zasada przyznawania dofinansowania oraz typa operacji/projektó w, które będą miały największe szanse wsparcia z Funduszy Europejski dostępny w rama budżetu. Nazwa działania komunikacy jne Kampania informacyjna nt. główny założeń na lata 2014-2020 Grupy docelowe (adresaci działań ) mieszkańcy potencjalni wnioskodawcy w tym w szczególności: JST, OPS, NGO, rolnicy, przedsiębiorcy, KGW, osoby z grup defaworyzowan y, mieszkańcy potencjalni wnioskodawcy Środki Konferencja inaugurująca rozpoczęcie Strona internetowa Portale społecznościowe Profil na Facebook Strony www gmin partnerski Miesięcznik Teraz Świecie* Tablice Informacyjne Zamieszczone w każdej gminie partnerskiej* Zakładane wskaźniki Produktu Konferencja - 1 stron objęty działaniami -14 wydań - 84 tablic 11 Rezultatu uczestników konferencji - 100 20 000 15 000 (nakład) 11 000 Planowane efekty działań komunikacyjny podniesienie poziomu wiedzy mieszkańców obszaru LGD nt., jej główny celów, zasad przyznawania dofinansowania oraz typów operacji, które będą miały największe szanse wsparcia z budżetu - zwiększenie udziału lokalnej społeczności w realizację Sposób i częstotliwość pomiaru Ankieta ewaluacyjna po zakończeniu kampanii Statystyka/analiza wejść na strony Analiza nakładu, I roczne badania ankietowe wśród czytelników z monitorowania na koniec 3
Bieżące informowanie potencjalny wnioskodawców o zasada i kryteria udzielania wsparcia z budżetu, w tym np. zakresa tematyczny, preferowany operacja/projek ta które w największym stopniu realizują założenia, w rama ogłaszany naborów Działania informacyjne w zakresie zasad ubiegania się o dofinasowani e w rama (zasady, kryteria, wymagana dokumentacj a aplikacyjna) potencjalni wnioskodawcy w tym w szczególności: JST, OPS, NGO, przedsiębiorcy, rolnicy, KGW, osoby z grup defaworyzowany Materiały promocyjne typu: Roll up, plakaty, teczki, ulotki, gadżety reklamowe Strona internetowa Portale społecznościowe Profil na Facebook Strony www gmin partnerski Punty konsultacyjne w gmina partnerski Spotkania informacyjnokonsultacyjne Miesięcznik Teraz Świecie* 4 materiałów - 8000 stron objęty działaniami -14 punktów konsultacyjn y - 10 spotkań informacyjno - konsultacyjn y LGD z mieszkańcam i - 20 wydań - 84-8000 20 000-1000 osób uczestnicząc y w spotkania informacyjno - konsultacyjn y - 200 osób zadowolonyc h ze spotkań przeprowadz ony przez LGD - 160 15 000 (nakład) Dotarcie do jak największej liczby potencjalny odbiorów - podniesienie stanu wiedzy potencjalny wnioskodawców na temat zasad i kryteriów udzielania wsparcia z budżetu LGD podniesienie stanu wiedzy potencjalny wnioskodawców na temat zasad i kryteriów udzielania wsparcia z budżetu LGD - zapewnienie wysokiej jakości wniosków składany do LGD w rama ogłaszany naborów Analiza nakładu, listy odbioru materiałów na spotkania, szkolenia Statystyka/analiza wejść na strony LGD rejestry aktywności punktów konsultacyjny Listy obecności ze spotkań, na bieżąco po zakończeniu spotkania Ankiety ewaluacyjne na zakończenie spotkania Analiza nakładu I roczne badania ankietowe wśród czytelników
Wsparcie wnioskodawców na etapie pozyskiwania środków w rama, operacji/projektó w oraz i rozliczenia, Bezpośrednie wsparcie szkoleniowodoradcze potencjalni wnioskodawcy w tym w szczególności: JST, OPS, NGO, przedsiębiorcy, rolnicy, KGW, osoby z grup defaworyzowany Poczta elektroniczna, Wiadomości sms Szkolenia Pracowników LGD Szkolenia dla organów LGD Doradztwo Strona internetowa wysłany powiadomień - 20 osobodni szkoleń dla pracowników LGD 150 osobodni szkoleń dla pracowników LGD 280 osób/podmio tów którym udzielono indywidualne go doradztwa - 150 stron objęty działaniami -1 wiadomości 400 osób/podmio tów, które otrzymały wsparcie po uprzednim udzieleniu indywidualne go doradztwa w zakresie ubiegania się o wsparcie na realizacje, świadczoneg o w biurze LGD - 120 11 000 Zapewnienie wysokiej jakości wniosków składany do LGD w rama ogłaszany naborów, i oceny i w kontekście osiągnięcia założony celów i wskaźników wysłany e-mail i sms, po wysłaniu wiadomości Monitoring na bieżąco oraz ewaluacja zgodnie z planem ewaluacji Statystyka wejść na stronę 5
Rok 2023 Bieżące informowanie o stopniu, w tym o stopniu osiągania celów i wskaźników, Zwiększenia zaangażowania mieszkańców w działalność LGD - - partycypacja, integracja i współpraca mieszkańców LGD na rzecz Działania informacyjne w zakresie stopnia Kampania informacyjna nt. osiągnięty założeń na lata 2014-2020 Działania animacyjne dla mieszkańców LGD i z i udziałem mieszkańcy mieszkańcy Strona internetowa Portale społecznościowe Profil na Facebook Miesięcznik Teraz Świecie* Konferencja podsumowująca realizację Szkolenia liderów Wyjazdy studyjne opublikowan y, list operacji/proj ektów wybrany, zamieszczon y protokołów, artykułów sprawozdań i raportów ewaluacyjny - 50 wydań - 84 Konferencja - 1 osobodni szkoleń dla liderów - 220 wyjazdów studyjny - 5 15 000 (nakład) uczestników konferencji - 100 osób, które podniosły wiedzę - 55 osób, które uczestniczyły w wyjeździe studyjnym - 100 Zapewnienie przejrzystości i jawności oraz bieżące informowanie mieszkańców o stanie Informowanie mieszkańców o efekta Większa liczba mieszkańców angażuje się w działalność LGD i identyfikuje się z działaniami LGD LGD Analiza nakładu i roczne badania ankietowe wśród czytelników LGD listy obecności na bieżąco LGD (listy obecności, ankiety ewaluacyjne) 6
Promocji dobry praktyk Działania promocyjne mieszkańcy Udział w impreza o arakterze wystawienniczym Wydarzenia integracyjnoanimacyjne (pikniki, festyny, imprezy plenerowe) Strona internetowa Portale społecznościowe Profil na Facebook Miesięcznik Teraz Świecie* Publikacje imprez o arakterze wystawienni czym - 20 wydarzeń integracyjnoanimacyjnyc h - 20 stron objęty działaniami -2 wydań - 84 egzemplarzy publikacji - 1000-20000 - 20000 20 000 Prezentacja dobry praktyk i 15 000 (nakład) - 1000 inspirowanie do powielania działań prezentowany jako dobra praktyka Statystyka/analiza wejść na strony Analiza nakładu I roczne badania ankietowe wśród czytelników LGD 7
Uzyskania informacji zwrotnej na temat oceny jakości pomocy świadczonej przez LGD w szczególności w zakresie analizy efektywności zastosowany działań komunikacyjny i środków pod kątem konieczności przeprowadzenia ewentualny korekt w tym zakresie Badanie satysfakcji wnioskodawc ów dot. jakości pomocy świadczonej przez LGD w tym efektywności zastosowanyc h działań komunikacyj ny i środków wnioskodawcy w tym w szczególności: JST, OPS, NGO, przedsiębiorcy, rolnicy, KGW, osoby z grup defaworyzowany zrealizowany działań polegający na zebraniu informacji na temat oceny jakości pomocy świadczonej przez LGD zebrany ankiet monitorujący - 150 wnioskodaw ców, którzy wysoko ocenili jakość pomocy świadczonej przez LGD - 120 Zapewnienie wysokiej jakości świadczonej pomocy i reagowanie na konieczność ewentualny korekt, w tym zakresie Ankiety monitorujące na bieżąco *dla środków typu Internet, Miesięcznik Teraz Świecie, Tablice Informacyjne wskaźnik produktu i rezultatu będzie liczony jednorazowo w odniesieniu do wszystki zakładany celów komunikacji. I ujęty zostanie jednorazowo na koniec okresu. Realizacja Planu komunikacji będzie podlegał bieżącemu monitorowaniu i ewaluacji zgodnie z przyjętymi zasadami. Wnioski i opinie na podstawie dany zebrany podczas działań komunikacyjny będą analizowane i możliwa będzie aktualizacja Planu w przypadku zaistnienia nowy okoliczności. Aktualizacji planu komunikacji dokonuje zarząd LGD. Budżet przewidziany na działania komunikacyjne: Jak wspomniano powyżej za realizację planu komunikacji odpowiadać będzie biuro LGD, dlatego też działania komunikacyjne w całości pokryte zostaną ze środków przeznaczony w na koszty bieżące i aktywizację, który limit dla zgodnie z formularzem budżetu wynosi 3 050 000,00 zł, w tym: Koszty bieżące : 2 135 000,00 zł. Aktywizacja/animacja : 915 000,00 zł. 8