zawartych pomiędzy WUP i Beneficjentami w ramach Poddziałania ania 6.1.1 PO KL

Obowiązki wynikające z umów zawartych pomiędzy WUP i Beneficjentami w ramach Poddziałania ania 6.1.1 PO KL Toruń, styczeń 2011 r. Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

Uwagi ogólne W związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2011 r. znowelizowanej wersji Zasad finansowania PO KL obowiązują aktualnie 2 wzory umowy: 1. wzór obowiązujący do dnia 31 grudnia 2010 r. 2. wzór obowiązujący od dnia 1 stycznia 2011 r. WAŻNE! Przy wydatkowaniu środków przyznanych w ramach projektu beneficjent zobowiązuje się stosować aktualnie obowiązującą treść Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL - 3 2

Źródła a finansowania - 2 Co do zasady, dofinansowanie przekazywane jest beneficjentowi w formie zaliczki na realizację projektu, przy czym dofinansowanie to wypłacane w ramach dwóch równoległych strumieni, tj. w formie: płatności budżetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS 85% dotacji celowej w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu 15% 3

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem - 4 Koszty pośrednie projektu rozliczane ryczałtem stanowią.% poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach projektu bezpośrednich wydatków pomniejszonych o kwotę wydatków w ramach cross-financingu. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem stanowią % poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach projektu wydatków bezpośrednich, z zastrzeżeniem, że wartość kosztów bezpośrednich ulega pomniejszeniu o wartość zadań zleconych w ramach projektu. 4

Płatności - 8 Odsetki bankowe od przekazanych beneficjentowi transz dofinansowania, stanowią jego dochód i nie są wykazywane we wniosku o płatność. Odsetki bankowe od przekazanych beneficjentowi transz dofinansowania podlegają zwrotowi, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. 5

Płatności - 8 Harmonogram płatności: Zmiana nie wymaga aneksu do umowy i harmonogram co do zasady podlega aktualizacji we wniosku o płatność (pkt 10). W przypadku konieczności aktualizacji pomiędzy kolejnymi wnioskami o płatność należy zwrócić się na piśmie do WUP o zmianę. Do pisma należy załączyć aktualny harmonogram płatności. 6

Płatności - 9 Warunki przekazania pierwszej transzy środków: W wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia. Warunki przekazania kolejnej transzy środków: 1) złożenie przez beneficjenta wniosku o płatność według obowiązującego wzoru (GWP) do Instytucji Wdrażającej. 2) zatwierdzenie wniosku o płatność w wysokości co najmniej 70% kwoty otrzymanej w ramach transz dofinansowania. 3) dostępność środków na finansowanie Działania na rachunku bankowym Instytucji Wdrażającej oraz realizacja zlecenia płatności przez BGK. 7

Płatności - 9 Warunki przekazania kolejnej transzy środków w nowym wzorze umowy: 1) złożenie i zweryfikowanie wniosku o płatność rozliczającego ostatnią transzę dofinansowania (n) przez Instytucję Wdrażającą, w którym wykazano wydatki kwalifikowalne rozliczające co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych transz dofinansowania, z zastrzeżeniem, że nie stwierdzono okoliczności prowadzących do rozwiązania umowy oraz 2) zatwierdzenie przez Instytucję Wdrażającą wniosku o płatność rozliczającego przedostatnią transzę dofinansowania (n-1). 3) dostępność środków na finansowanie Działania na rachunku bankowym Instytucji Wdrażającej oraz realizacja zlecenia płatności przez BGK. 8

Płatności - 9 Reasumując: Dla umów zawartych po dniu 1 stycznia 2011 r. na nowym wzorze istnieje możliwość wypłaty zaliczki przed zatwierdzeniem wniosku o płatność ale na dzień odesłania wniosku do korekty 70% wydatków narastająco jest kwalifikowanych, a korekta nie będzie miała wpływu na wysokość wydatków kwalifikowalnych. 9

Płatności - terminy 10 Wniosek o płatnop atność: Beneficjent składa wniosek o płatność zgodnie z harmonogramem płatności w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. Końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu (w tym terminie możliwe jest ponoszenie wydatków, pod warunkiem, że odnoszą się one do okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione w końcowym wniosku o płatność). 10

Płatności - 9 Beneficjent przedkłada wraz z wnioskiem o płatność: załącznik nr 1 do wniosku o płatność - zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem; załącznik nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia ; informację o wszystkich uczestnikach projektu (PEFS). 11

Płatności - 9 W uzasadnionych przypadkach Instytucja Wdrażająca może zażądać od beneficjenta złożenia: poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii wyciągów z rachunku bankowego projektu lub historii z tego rachunku bankowego, wyciągów bankowych z innych rachunków bankowych potwierdzających poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność, w przypadku płatności gotówkowych poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii raportów kasowych (bez załączników) lub podpisanych przez beneficjenta zestawień płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność, innych dowodów zapłaty. Obowiązkiem beneficjenta jest właściwe przygotowanie i posiadanie tych dokumentów. 12

Płatności - 10 W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym wniosku o płatność, Instytucja Wdrażająca może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje beneficjenta lub wzywa beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie, w szczególności Instytucja Wdrażająca może wezwać beneficjenta do złożenia kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych dotyczących projektu. 13

Płatności - terminy 9 i 10 Instytucja Wdrażająca dokonuje weryfikacji formalnorachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność w terminie do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania, przy czym termin ten dotyczy każdej złożonej przez beneficjenta wersji wniosku. Instytucja Wdrażająca przekazuje BGK zlecenie płatności w terminie do 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność/zweryfikowania wniosku o płatność rozliczającego ostatnią transzę dofinansowania. W terminie wypłaty transzy przez BKG dokonywana jest również zazwyczaj wypłata środków z dotacji celowej. 14 14

Zawieszenie płatnop atności 12 Instytucja Wdrażająca może zawiesić (do czas usunięcia lub wyjaśnienia wymienionych poniżej przyczyn) wypłacenie transzy dofinansowania w przypadku stwierdzenia: nieprawidłowej realizacji projektu, w szczególności w przypadku opóźnienia w realizacji projektu wynikającej z winy Beneficjenta, w tym opóźnień w składaniu wniosków o płatność w stosunku do terminów przewidzianych umową, utrudniania kontroli realizacji projektu, dokumentowania realizacji projektu niezgodnie z postanowieniami umowy, na wniosek instytucji kontrolnych. Zawieszenie płatności następuje wraz z pisemnym poinformowaniem beneficjenta o przyczynach zawieszenia. Uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub wyjaśnieniu ww. przyczyn. 15

Zwrot dotacji - 13 Jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub czynności kontrolnych uprawnionych organów zostanie stwierdzone, że dofinansowanie jest przez beneficjenta: wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystana z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych, pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu całości lub części dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. 16

Zwrot weksla in blanco - 15 Zwrot dokumentu stanowiącego zabezpieczenie umowy - weksla in blanco następuje na pisemny wniosek beneficjenta po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność. Do zwrotu zabezpieczenia konieczne jest okazanie potwierdzenia przyjęcia weksla in blanco. 17 17

Monitoring i kontrola - 16 Beneficjent zobowiązany jest do: niezwłocznego informowania w formie pisemnej Instytucji Wdrażającej o problemach w realizacji projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji; przekazania, w formie elektronicznej, wraz z wnioskiem o płatność, informacji o wszystkich uczestnikach projektu; zapewnienia, aby wykonawca szkolenia otwartego realizowanego w ramach projektu zarejestrował instytucję szkoleniową w internetowej bazie ofert szkoleniowych na stronie www.inwestycjawkadry.pl i aktualizował w tej bazie informację o każdym szkoleniu otwartym organizowanym w ramach projektu nie rzadziej niż raz w miesiącu. 18

Internetowa baza ofert szkoleniowych Szkolenia organizowane w ramach PO KL powinny być rejestrowane poprzez internetowy formularz elektroniczny identyczny dla wszystkich Działań i Poddziałań PO KL dostępny na stronie: www.inwestycjawkadry.pl Pomysłodawcą i zleceniodawcą kampanii jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Firma ECORYS Polska administruje i dba o poprawne funkcjonowanie bazy ofert szkoleniowych. Firma zarządza również Biurem Obsługi Klienta dostępnym pod bezpłatnym numerem telefonu 0 801 808 108 oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej info@inwestycjawkadry.pl. 19

Internetowa baza ofert szkoleniowych By korzystać z portalu należy przejść do zakładki Sekcja dla instytucji szkoleniowych oraz przejść przez następujące punkty: 1. Rejestracja 2. Wprowadzenie danych instytucji 3. Wprowadzenie informacji o trenerach (zakładka sugerowana) 4. Wprowadzenie informacji o szkoleniach 20

Monitoring i kontrola - 17 W przypadku zlecania zadań merytorycznych lub ich części w ramach projektu wykonawcy beneficjent zobowiązany jest do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą prawa wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym projektem, w tym dokumentów finansowych. Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania Instytucji Wdrażającej o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. 21

Monitoring i kontrola - 17 W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów beneficjent zobowiązany jest pisemnie poinformować Instytucję Wdrażającą o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. W przypadku konieczności przedłużenia terminu przechowywania dokumentów Instytucja Wdrażająca powiadomi o tym pisemnie beneficjenta przed upływem wskazanego terminu. 22 22

Monitoring i kontrola - 18 i 19 Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli dokonywanej przez Instytucję Wdrażającą oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji projektu. Kontrola może zostać przeprowadzona zarówno w siedzibie beneficjenta, w siedzibie partnerów, jak i w miejscu realizacji projektu. Beneficjent zapewnia podmiotom kontrolującym prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, w tym: dokumenty elektroniczne oraz dokumenty związane z częściami projektu realizowanymi bezpośrednio przez partnerów i wykonawców projektu, przez cały wymagany okres ich przechowywania. Beneficjent zobowiązany jest do przedstawiania na pisemne wezwanie Instytucji Wdrażającej wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w wymaganym terminie. 23 23

Konkurencyjność - 20 istotne zmiany! 3 możliwe sytuacje dotyczące konkurencyjności: 1.Beneficjent ma obowiązek stosowania prawa zamówień publicznych (w celu dokonania zakupu usług czy dostaw stosuje PZP). 2.Beneficjent nie podlega zapisom ustawy PZP (w celu dokonania zakupu usług czy dostaw stosuje zapisy umowy dotyczące konkurencyjności). 3.Różna sytuacja beneficjenta i partnera w zakresie stosowania PZP 24

Konkurencyjność - 20 W przypadku dostaw i usług powyżej kwoty 14 tys. euro netto beneficjent/partner ma obowiązek stosowania trybów konkurencyjnych tj.: - w przypadku podmiotów zobowiązanych do stosowania PZP trybów ustawowych np. zapytania o cenę, przetargu nieograniczonego itd. - w przypadku podmiotów, które nie stosują PZP trybu wynikającego z 20 umowy. 25

Ochrona danych osobowych - 21 Na podstawie porozumienia podpisanego z Instytucją Zarządzającą Instytucja Wdrażająca powierzyła beneficjentowi przetwarzanie danych osobowych, w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej. Dwa podstawowe akty prawne, które regulują ochronę danych osobowych, które beneficjent ma obowiązek stosować to: - ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy służące do przetwarzania danych osobowych 26

Ochrona danych osobowych - 21 Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. Niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest równoznaczne z brakiem możliwości udzielenia wsparcia w ramach Programu. Oświadczenia przechowuje beneficjent w swojej siedzibie. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez beneficjenta wyłącznie w celu udzielenia wsparcia, realizacji projektów, ewaluacji, monitoringu i sprawozdawczości w ramach Programu w zakresie określonym w załączniku nr 2 do umowy. 27

Ochrona danych osobowych - 21 Beneficjent może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z realizacją projektu, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z monitoringiem i sprawozdawczością prowadzone w ramach Programu, jedynie wyjątkowo, pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody Instytucji Wdrażającej i pod warunkiem, że beneficjent zawrze z podmiotem, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. 28

Ochrona danych osobowych - 21 Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy beneficjenta oraz pracownicy podmiotów posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienia przechowuje beneficjent w swojej siedzibie. Beneficjent prowadzi ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem umowy. Beneficjent jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu przez pracowników mających dostęp do danych osobowych, danych osobowych w tajemnicy. Wymagane wzory upoważnie nień i oświadczeo wiadczeń są załą łącznikami do umowy. 29

Ochrona danych osobowych - 21 Beneficjent zobowiązuje się do udzielenia Instytucji Wdrażającej lub Instytucji Zarządzającej, na każde ich żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i jego pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. Beneficjent umożliwi Instytucji Wdrażającej Instytucji Zarządzającej lub podmiotom przez nie upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli. Powyższe obowiązki donoszą się do przetwarzania danych osobowych przez partnerów! 30

Obowiązki informacyjne - 22 Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej, informujących o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską zgodnie z wymogami. Beneficjent zobowiązuje się do umieszczania obowiązujących logotypów na dokumentach dotyczących projektu, w tym: materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych dotyczących projektu oraz sprzęcie finansowanym w ramach projektu zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów. 31

Zmiany w Projekcie ogólne zasady wprowadzania zmiany zgłaszamy niezwłocznie (bezpośrednio) po powzięciu informacji o konieczności ich wprowadzenia, WUP akceptuje jedynie zmiany uzasadnione i niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu. 32

Zmiany w Projekcie - 24 Beneficjent może dokonywać zmian w projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej Instytucji Wdrażającej nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu oraz przekazania aktualnego wniosku i uzyskania pisemnej akceptacji Instytucji Wdrażającej w terminie 15 dni roboczych. Akceptacja dokonywana jest w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do niniejszej umowy. 33

Zmiany w Projekcie - 24 Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku bez konieczności zachowania wymogu informowania i uzyskiwania zgody Instytucji Wdrażającej (zmiany te odnoszą się do pierwszej zaakceptowanej wersji wniosku - suma kontrolna tego wniosku została wpisana w umowie). 34

Zmiany w Projekcie - 24 Te przesunięcia nie mogą jednak: zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących crossfinancingu w ramach projektu; zwiększać łącznej wartości zadania odnoszącego się do zarządzania projektem; zwiększać łącznej kwoty przeznaczonej na wynagrodzenia personelu w ramach zarządzania projektem/zwiększać łącznej kwoty przeznaczonej na wynagrodzenia personelu zarządzającego projektem; dotyczyć kosztów rozliczanych ryczałtowo. 35

Zmiany w Projekcie - 24 Zmiany: do 10% wartości zadania w budżecie projektu nie wymagają poinformowania i akceptacji (warto skonsultować), pozostałe zmiany wymagają pisemnego zgłoszenia i akceptacji!!! ANEKS do umowy tylko w przypadku zmian w treści umowy. 36

Zmiany w Projekcie - 24 UWAGA BEZWZGLĘDNA ZGODA WUP!!! przesunięcia pomiędzy zadaniami pow. 10%, zwiększenie wartości zadania Zarządzanie projektem, dodanie nowego zadania, zmiany zakresu merytorycznego wniosku w tym w szczególności dotyczące: grupy docelowej (wszelkie w tym. m. in. liczba beneficjentów planowanych do objęcia wsparciem, struktura grupy tabela 3.2.1 wniosku o dofinansowanie, zmiana obszaru rekrutacji, zmiana w zakresie wieku czy statusu uczestników projektu), obszaru realizacji projektu, rezultatów, 37

Zmiany w Projekcie - 22 c.d. UWAGA BEZWZGLĘDNA ZGODA WUP!!! c.d. planowanych form wsparcia (w tym m. in. usunięcie formy wsparcia, wprowadzenie nowej formy), cross-financingu, kosztów pośrednich, personelu projektu (w tym m. in. zwiększenie wydatków, zmiana formy zatrudnienia), harmonogramu płatności. Brak zgody na wprowadzenie powyższych zmian może skutkować uznaniem poniesionych wydatków za niekwalifikowalne na etapie weryfikacji wniosku o płatność lub kontroli na miejscu!!! 38

Rozwiązanie zanie umowy 25 Instytucja Wdrażająca może rozwiązać niniejszą umowę w trybie natychmiastowym, w przypadku gdy: Beneficjent wykorzysta w całości bądź w części przekazane środki na cel inny niż określony w projekcie lub niezgodnie z umową. Beneficjent złoży podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania wsparcia finansowego w ramach niniejszej umowy. 39

Rozwiązanie zanie umowy 25 Został złożony wobec beneficjenta wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy beneficjent pozostaje w stanie likwidacji, lub gdy podlega zarządowi komisarycznemu, lub gdy zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze. Beneficjent ze swojej winy nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od ustalonej we wniosku początkowej daty okresu realizacji projektu, zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z niniejszą umową. 40

Rozwiązanie zanie umowy 25 Instytucja Wdrażająca może rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy beneficjent : nie realizuje projektu zgodnie z harmonogramem załączonym do wniosku; nie osiągnie zamierzonego w projekcie celu z przyczyn przez siebie zawinionych; odmówi poddania się kontroli; w ustalonym przez Instytucję Wdrażającą terminie nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości; nie przedkłada zgodnie z umową wniosków o płatność; nie przestrzega przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie, w jakim ta ustawa stosuje się do beneficjenta; w sposób uporczywy uchyla się od udzielania informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu. 41

Rozwiązanie zanie umowy - skutki finansowe W przypadku rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym beneficjent zobowiązany jest do zwrotu całości lub części otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków dofinansowania. W przypadku rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia beneficjent ma prawo do wydatkowania wyłącznie tej części otrzymanych transz dofinansowania, które odpowiadają prawidłowo zrealizowanej części projektu. Projekt należy zrozumieć jako prawidłowo zrealizowany, jeżeli zostały osiągnięte założenia zgodne z regułą proporcjonalności. Beneficjent zobowiązuje się przedstawić rozliczenie otrzymanych transz dofinansowania, w formie wniosku o płatność. Niewykorzystana część otrzymanych transz dofinansowania podlega zwrotowi na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Wdrażającą w terminie 30 dni od zakończenia realizacji projektu. W przypadku niedokonania zwrotu w ww. terminie od kwoty niewykorzystanej części dofinansowania nalicza się odsetki w wysokości jak dla zaległości podatkowych. ) Projekt należy zrozumieć jako prawidłowo zrealizowany, jeżeli zostały osiągnięte założenia zgodne z regułą proporcjonalności o której mowa w42

Zmiany w systemie realizacji PO KL po 1.01.2011 r. Toruń, styczeń 2011 r. Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 43

Wytyczne dot. kwalifikowania wydatków w w ramach PO KL i zasady finansowania PO KL: W całości - obowiązują wszystkie nowe umowy zawarte w wyniku konkursów ogłoszonych po 1.01.2011. W umowach zawartych do końca 2010 r. wydatki ponoszone po 1.01.2011 muszą być zgodne z aktualnymi wytycznymi dot. kwalifikowania wydatków. Nie dotyczy to kwestii wynikających z wytycznych, które mają wpływ na konstrukcję budżetu (koszty pośrednie, wysokość ryczałtów dot. kosztów pośrednich, katalog kosztów zarządzania) te pozostają zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Dotyczy to również umów zawartych w styczniu 2011 roku dla projektów z konkursu z roku 2010. 44

Personel projektu (zmiana definicji) personel projektu osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego, osoby samozatrudnione, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz osoby wykonujące świadczenia w formie wolontariatu; (nie zlecanie zadań podmiotom), personel zarządzający projektu personel określony powyżej uwzględniony w zadaniu zarządzanie projektem; 45

Personel projektu Kluczowe dla stwierdzenia, czy dana osoba stanowi personel projektu jest określenie, czy osoba ta wykonuje zadania osobiście. Osobiste wykonywanie zadań należy bowiem odróżnić od zlecania usług podmiotom gospodarczym w ramach projektu. jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą będzie wykonywać osobiście pracę na rzecz projektu, będzie uwzględniona jako personel projektu; w przypadku gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą otrzyma zlecenie np. na realizację badania i będzie to realizować z wykorzystaniem innych swoich pracowników lub wykonawców zewnętrznych, mówimy o zlecaniu usługi. 46

Personel projektu Podstawowe warunki związane zane z zatrudnianiem personelu: Zgodność z przepisami krajowymi, w tym m. in. prawo pracy, Kodeks cywilny. Personelem nie mogą być pracownicy IZ/IP/IP2/ROEFS jeżeli występuje konflikt interesów lub jeżeli wystąpiłoby podwójne finansowanie. 47

Personel projektu Podstawowe warunki związane zane z zatrudnianiem personelu c.d: Jeżeli personel zatrudniony jest w więcej niż jednym projekcie wydatki są kwalifikowalne, o ile obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie oraz osoba ta: prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów; udostępnia beneficjentowi ewidencję, o której wyżej, w odniesieniu do okresu realizacji projektu beneficjenta. Prawidłowość wyliczenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu może podlegać kontroli. 48

Personel projektu Podstawowe warunki związane zane z zatrudnianiem personelu c.d: Nie są kwalifikowalne wpłaty dokonywane przez pracodawców na Państwowy Fundusz Osób Rehabilitacji Niepełnosprawnych oraz nagrody jubileuszowe. Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu są kwalifikowalne w pełnej wysokości wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. 49

Personel projektu Podstawowe warunki związane zane z zatrudnianiem personelu c.d. : koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy c.d. nie są kwalifikowalne w żadnym przypadku koszty wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego w innej formie niż na podstawie stosunku pracy (np. w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło, czy osób samozatrudnionych); w przypadku zatrudnienia osoby poniżej ½ etatu, koszty związane z wyposażeniem jej stanowiska pracy są kwalifikowalne w ramach projektu wyłącznie w proporcji odpowiadającej zaangażowaniu jej czasu pracy w projekcie; Zwiększenie łącznej kwoty na wynagrodzenie personelu zarządzającego w projekcie wymaga zgody Instytucji Wdrażającej. 50

Personel projektu Stosunek pracy Zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań w ramach projektu powinno być odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy, co oznacza, że w ww. dokumentach należy w sposób wyczerpujący wskazać wszystkie czynności, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu. 51

Personel projektu Stosunek pracy Umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu musi obejmować wszystkie zadania wykonywane przez tą osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez beneficjenta. Oznacza to bezwzględny zakaz zatrudniania własnych pracowników będących personelem projektu do realizacji innych zadań na postawie innych umów np. cywilnoprawnych; jeżeli beneficjent chce zaangażować dotychczasowego pracownika będącego personelem projektu do realizacji innych zadań w ramach projektu, należy zmienić mu zakres obowiązków w ramach stosunku pracy. Wysokość wynagrodzenia dla personelu projektu powinna odpowiadać stawkom stosowanym u beneficjenta poza projektem (zadania rodzajowo podobne). 52

Personel projektu Stosunek cywilnoprawny ograniczenia dot. angażowania personelu na podstawie stosunku cywilnoprawnego: 1. Brak możliwości zawierania umów cywilnoprawnych z personelem projektu zatrudnionym na podstawie stosunku pracy do dodatkowych zadań w projekcie (w takiej sytuacji należy zmienić dotychczasowy zakres obowiązków personelowi projektu patrz powyżej). 2. Zaangażowanie do projektu osoby na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie pracownikiem zatrudnionym na podstawie stosunku pracy ale nie będącej personelem projekt, jest to możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności, gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy (np. są to zajęcia, które można realizować wieczorami lub w weekendy) warunek! ewidencja godzin pracy w ramach umowy cywilnoprawnej. 53

Personel projektu Stosunek cywilnoprawny ograniczenia dot. angażowania personelu na podstawie stosunku cywilnoprawnego c.d.: 3. Ograniczenia w przypadku angażowania jednej osoby w ramach danego projektu na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej. W przypadku gdy jednej osobie powierza się w projekcie kilka zadań na podstawie różnych umów cywilnoprawnych, jest to możliwe wyłącznie gdy spełnione zostaną następujące warunki: obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie nakładają się na siebie), osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach tego projektu, rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy przy czym warunek ten nie dotyczy umów o dzieło. 54

Personel projektu Osoby samozatrudnione. W przypadku gdy beneficjentem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, może się pojawić sytuacja, w której osoba ta będzie zaangażowana jako personel projektu. Mówimy wtedy o samozatrudnieniu, gdyż wtedy osoba prowadząca działalność gospodarczą i realizująca projekt pełni jednocześnie funkcję np. koordynatora projektu. poniesienie wydatku na wynagrodzenie osoby samozatrudnionej jest dokumentowane dokumentem księgowym np. notą obciążeniową; jeżeli osoba ta wykonuje więcej niż jedno zadanie lub funkcję w projekcie zobowiązana jest prowadzić ewidencję godzin oraz wykonywanych czynności w ramach tych zadań lub funkcji; dokumenty te mogą podlegać kontroli przez Instytucję Pośredniczącą / Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia). 55

Zlecanie zadań merytorycznych Beneficjent może, zgodnie z Wytycznymi, powierzać realizację zadań merytorycznych w ramach projektu wykonawcom zewnętrznym. W takiej sytuacji powinien wskazać we wniosku o dofinansowanie projektu zadania lub ich części, które zamierza zlecać. Zlecenie zadań merytorycznych - powierzenie podmiotowi zewnętrznemu (wykonawcy) realizacji istotnej części zadania lub jego całości np. zlecenie szkolenia firmie szkoleniowej, zlecenie realizacji badania wykonawcy zewnętrznemu. Jako zlecenie zadań merytorycznych nie należy zatem rozumieć zakupu usług np. cateringowych, hotelowych czy zaangażowania trenera do przeprowadzenia szkolenia. W dotychczasowych wersjach wniosku o dofinansowanie projektu możliwe jest wskazanie zlecanych zadań w części dotyczącej opisu realizowanych działań lub szczegółowym budżecie projektu. Beneficjent powinien udokumentować faktyczną realizację zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp 56

Zlecanie zadań merytorycznych Co do zasady, ze zleceniem zadania merytorycznego będziemy mieć do czynienia wówczas, gdy beneficjent przekazuje wykonanie zadania, w tym przeprowadzenie wszystkich niezbędnych czynności w ramach zadania, innemu podmiotowi, tzn. niejako wyprowadza to zadanie na zewnątrz, poza swoją instytucję. W takiej sytuacji beneficjent wyłącza swoje własne bezpośrednie zaangażowanie w to zadanie i finansowanie kosztów administracyjnych związanych z realizacją zleconego zadania merytorycznego. Koszty te przerzucone są na wykonawcę zleconego zadania. W celu stwierdzenia, czy dane zadanie jest zadaniem merytorycznym zleconym czy nie, należy wziąć pod uwagę to, kto ponosi koszty administracyjne związane z wykonaniem tego zadania. Jeśli te koszty ponosi zewnętrzny wykonawca zadania, co do zasady będziemy mieć do czynienia ze zleceniem zadania merytorycznego. Brak wskazania we wniosku o dofinansowanie projektu faktu zlecenia danego zadania merytorycznego stanowi podstawę do uznania kosztów za niekwalifikowalne. 57

Koszty pośrednie nowe zapisy nie obowiązuj zują umów w z 4 i 5 konkursu Wprowadzono limity kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem (tym samym nie ma konieczności sporządzenia przez beneficjenta dla danego projektu metodologii kosztów pośrednich we wniosku o dofinansowanie), np. dla. projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie - 8% kosztów bezpośrednich. W przypadku zlecania zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu ulega pomniejszeniu o wartość zadań zleconych (jeżeli zleca się wszystkie zadania merytoryczne nie ma możliwości rozliczania w projekcie kosztów pośrednich ryczałtem). Katalog kosztów pośrednich jest zamknięty, a koszty wykazane w katalogu kosztów pośrednich nie mogą być wykazywane w ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu Zarządzanie projektem. 58

Zarządzanie projektem - nowe zapisy nie obowiązuj zują umów w z 4 i 5 konkursu Wprowadzono nieprzekraczalne limity, które obowiązują zarówno na etapie konstruowania budżetu projektu, jak też końcowego rozliczenia projektu np. 25% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie. 59

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków 1. Zasada konkurencyjności 2. Zasada efektywnego zarządzania finansami 60

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków ad. 1 Przy realizacji zamówień zgodnie z Zasadą konkurencyjności należy pamiętać, że: jest stosowana przez beneficjentów, w przypadku których nie ma zastosowania PZP; dotyczy ona wszystkich zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto (tj. bez podatku VAT) wykonywanych na rzecz beneficjenta przez wykonawcę, tj. osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia; zamówienie należy rozumieć jako odpłatną umowę zawieraną pomiędzy beneficjentem/partnerem a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane; do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień CPV; 61

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków zamówienia sumowane są w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta, co oznacza, że beneficjent powinien dokładnie przeanalizować budżet projektu w celu zidentyfikowania tych zamówień, które będą się powtarzać i w których może powstać ryzyko przekroczenia progu, dla którego zasada konkurencyjności jest obowiązkowa; przy sumowaniu zamówień uwzględnia się postanowienia Wspólnego Słownika Zamówień (CPV); wartość zamówienia, o którym mowa w ust. 1, ustalana jest zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych; 62

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Beneficjent weryfikując, do których zamówień w ramach projektu zastosowanie ma zasada konkurencyjności, bierze pod uwagę: wszystkie zamówienia danego rodzaju, zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień w ramach wniosku o dofinansowanie projektu (także w przypadku projektu wieloletniego); ewentualny wzrost wartości zamówienia w przypadku zamówień poniżej określonego progu. 63

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą, co wynika bezpośrednio z Wytycznych. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. Zasada konkurencyjności może mieć zastosowanie do usługi lub dostawy o wartości nieprzekraczającej 14 tys. euro, jeżeli w trakcie projektu okazało się, iż zachodzi konieczność zwiększenia jej zakresu i wartości. W przypadku, gdy łączna wartość danej usługi lub dostawy przekroczy 14 tys. euro, do zlecenia zwiększonego zakresu tej usługi lub dostawy stosuje się zasadę konkurencyjności. 64

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków W celu zapewnienia ww. zasady beneficjent powinien wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, mając na uwadze zapewnienie zachowania uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców. Równocześnie beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie powyższego zapytania ofertowego. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności: opis przedmiotu zamówienia; kryteria oceny oferty; termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 7 dni od dnia otrzymania zapytania ofertowego (z uwagi na fakt, że data otrzymania przez potencjalnego wykonawcę oferty jest kluczowa dla potwierdzenia spełnienia warunku dotyczącego terminu na złożenie oferty, beneficjent powinien posiadać dokumenty potwierdzające otrzymanie przez ten podmiot zapytania ofertowego). 65

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Wybór oferty jest dokumentowany protokołem, do którego załączane są zebrane oferty. W przypadku gdy beneficjent, pomimo wysłania zapytania ofertowego do trzech potencjalnych wykonawców i zamieszczenia oferty na swojej stronie internetowej (o ile taką posiada) oraz w swojej siedzibie, nie otrzymał oferty należy uznać, iż dopełnił wymogów wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. Beneficjent może wówczas udzielić zamówienia bez ponownego przeprowadzenia postępowania w trybie zasady konkurencyjności. Powinien jednak przechowywać dokumentację potwierdzającą dokonanie powyższych czynności. Ponadto w przypadku, gdy beneficjent stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców zamówienia, może zostać wezwany na wniosek Instytucji Wdrażającej lub organów kontrolnych do przedstawienia uzasadnienia wskazującego na obiektywne przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie. Uzasadnienie takie powinno być zawarte w protokole. 66

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Zasady konkurencyjności nie stosuje się do: zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu; zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny. 67

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Powyższe wyłączenie ogranicza się do przypadków takich relacji zawodowych pomiędzy beneficjentem a personelem, w których występuje element powiązania, przynależności personelu do stałego grona współpracowników beneficjenta. W związku z powyższym, za personel współpracujący uznawany będzie personel związany z beneficjentem w sposób sformalizowany np. w formie pisemnej umowy o współpracy. Personel taki jest lub może być uwzględniony w bazie trenerów, ekspertów, wykonawców, itp., którą prowadzi beneficjent. Współpracy w sposób ciągły lub powtarzalny w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu nie należy mylić z sytuacjami, w których jeden podmiot (niepowiązany w sposób sformalizowany z beneficjentem) otrzymuje w określonym czasie do realizacji więcej niż jedno zamówienie ad hoc. Jednocześnie należy pamiętać, że beneficjent może zostać zobowiązany przez IP / IW (IP2) do wykazania współpracy z podmiotem wyłonionym do realizacji bez przeprowadzenia procedury przewidzianej w zasadzie konkurencyjności. Wprowadzono taryfikator korekt finansowych (podobnie jak przy naruszeniu PZP). 68

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków ad. 2. Zasada efektywnego zarządzania finansami w przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto (tj. bez podatku VAT) beneficjent zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia jego ceny rynkowej, przy czym nie dotyczy to zakupu towaru lub usługi dokonanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. Rozeznanie rynku oznacza porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców. Próg 20 tys. zł netto dotyczy zakupu danej usługi lub towaru w ramach projektu, bez względu na liczbę sztuk zakupywanych w ramach projektu, przy czym dotyczy to wyłącznie usług i towarów o tożsamych parametrach. 69

Reguła a proporcjonalności ci Reguła proporcjonalności - jeżeli nie zrealizowano w projekcie wszystkich założeń merytorycznych IW dokonuje rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu. w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu podmiot będący stroną umowy uznaje wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne; w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona a wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane; zmniejszenie dofinansowania dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte oraz kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich; procent nieosiągnięcia założeń projektu określany jest przez podmiot będący stroną umowy. 70

Reguła a proporcjonalności ci Zastosowanie reguły proporcjonalności ma miejsce pod warunkiem, że niespełnienie założeń projektu wynika z przyczyn leżących po stronie beneficjenta: nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń merytorycznych projektu Instytucja Wdrażająca powinna wziąć pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ. 71

Najważniejsze zmiany obowiązuj zujące od 1 stycznia 2011 r. personel projektu zlecone zadania merytoryczne przejrzystość i konkurencyjność wydatków zasada proporcjonalności 72

Sprawozdawczość wnioski o płatnop atność Nowy wzór wniosku o płatność styczeń 2011 r. to okres przejściowy obowiązkowo po 01.02.2011 r. Można wyznaczać terminy składania wniosków na różne dni tzn. niepełne kwartały, czy miesiące żeby ocena wniosków przez opiekunów rozłożyła się w czasie. Wprowadzono we wnioskach o płatność ocenę realizacji zasady równości szans w projektach. Data złożenia wniosku o płatność to data nadania na poczcie, jeżeli dniem złożenia wniosku jest dzień wolny to obowiązujący termin to następny dzień roboczy. Do naliczania odsetek zastosowanie ma ordynacja podatkowa (odsetki poniżej 6,6 zł nie są zwracane, odsetki zaokrągla się do pełnych złotych itp). 73

Problemy zw. z wejściem w życie nowych Wytycznych 1. Zmiany dotyczące kosztów pośrednich nie dotyczą konkursów ogłoszonych przed 1.01.2011 r. jednakże implikują pewne utrudnienia: w umowach zawartych przed 1.01.2011 r. zgodnie z umową koszty pośrednie rozliczane ryczałtem zdefiniowane stanowią % poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach Projektu bezpośrednich wydatków pomniejszonych o kwotę wydatków w ramach crossfinancingu zgodnie z nowymi Zasadami finansowania pomniejsza się wydatki bezpośrednie o zadania zlecone. 2. Usługi zlecone a zlecone zadania merytoryczne. 3. Wyposażenie dla personelu projektu. 74 74

Inne problemy VAT na usługi szkoleniowe. Obowiązek monitorowania wydatków dotyczących personelu zarządzającego - w związku z powyższym przy najbliższej aktualizacji wniosku o dofinansowanie projektu należy wprost wskazać w szczegółowym budżecie wniosku o dofinansowanie koszt personelu (P), jak i w zestawieniu nr 1 stanowiącym załącznik do Wniosku beneficjenta o płatność. 75

76