Konspekt zajęć dotyczących kwerend Kwerendy służą wyszukiwaniu danych w sposób wiele elastyczniejszy niż przy użyciu samych tylko tabel. Można powiedzieć, że są one specjalną nakładką na tabele pozwalającą wyszukiwanie danych za pomocą wielu kryteriów. Kwerenda może wyszukiwać dane w tylko jednej albo w większej liczbie tabel. Rzadziej kwerendy bazują na innych kwerendach. Podobnie jak w przypadku tworzenia tablic kwerendę można zbudować za pomocą widoku projektu albo kreatora. Ta ostatnia możliwość daje jednak mniejsze możliwości. Raz utworzona kwerenda może być zapisana a następnie otwierana i modyfikowana dowolną liczbę razy. Rysunek powyżej przedstawia widok projektu kwerendy z zadania1. Na szarym tle dodano do widoku tabelę klienci dzięki czemu kwerenda będzie pobierała pola z tej właśnie tabeli. Do dolnej części widoku projektu przenosi się pola albo przeciągając je myszką albo wywołując w część POLE odpowiednie pole za pomocą selektora. Trzecie pole od góry pozwala na zdefiniowanie sortowania według określonego kryterium. Pole POKAŻ daje możliwość wyłączenia w widoku danych widoczności jakiegoś pola. Dzięki temu pole to można wykorzystać do definiowania kwerendy a następnie nie udostępniać do oglądania. Kryteria pozwalają na ograniczenie wybieranych danych według jakiegoś sposobu. Np. dla pola CenaJednostkowa dodanie kryterium >10 spowoduje wybranie tylko tych towarów, których cena jest większa niż 10 zł. Pole poniżej LUB służy do tworzenia alternatywy kryteriów. Np. dodanie tam w poprzednim przykładzie kryterium w tym właśnie polu w postaci =<20 spowoduje że wybrane zostaną produkty o cenie większej niż 10 ale nie większej niż 20. Dla pól tekstowych można posłużyć się wyrażeniami LIKE i symbolami wieloznacznymi * dla dowolnej liczby znaków i? dla jednego znaku. Np. zdefiniowanie kryterium jako LIKE *ek* dla pola NazwaProduktu spowoduje wybranie produktów które w środku swojej nazwy będą miały dwie następujące po sobie litery e oraz k np. Mleko w proszku, Torba ekologiczna. 1
W widoku arkusza danych wcześniejsza kwerenda spowodowała wybranie produktów posortowanych alfabetycznie według nazwy. Duże możliwości daje użycie kwerend podsumowujących. Żeby zmienić zwykłą kwerendę wybierającą na kwerendę podsumowującą należy na pasku zadań włączyć znak sigmy. Wtedy w widoku projektu pojawi się nowe pole: PODUMOWANIE. W kwerendzie podsumowującej przynajmniej jedno pole powinno mieć wybraną w polu PODSUMOWANIE opcję Grupuj według, i dla tego pola (albo kilku pól) kwerenda będzie grupowała dane przy wybieraniu ich z tabeli albo tabel. W naszym przykładzie w tabeli klienci istnieją kraje z których pochodzi po kilku klientów. Grupowanie według pola kraje spowoduje więc pokazanie w wyniku kwerendy nazwy kraju tylko raz: bo według niego pogrupowano dane. W polu PODSUMOWANIE dla drugiej kolumny kwerendy wybrano opcję POLICZ, dzięki czemu w czasie pogrupowanie zostanie policzona liczba wystąpień rekordów (klientów). Wyniki działania tej kwerendy pokazane są niżej 2
W kwerendzie z zadania 7 utworzono pole wyliczane za pomocą konstruktora wyrażeń W konstruktorze dostępne są pola z kwerendy, w której definiowane jest pole wyliczane, jak również z pozostałych kwerend i tabel (oraz formularzy i raportów). W kreatorze widoczne są 3
one w lewej części. Dostępne są również funkcje wbudowane i definiowane przez użytkownika. Większość funkcji wbudowanych ma swoje odpowiedniki w Excelu, choć niektóre z nich znajdują się w innych grupach (np. funkcja SUMA z powodu używania jej w języku SQL jest w grupie AgregatSQL). Wyniki działania kwerend 1. 2. 3. 4. 4
5. 6. 5
7. 8. 6
9. 10. 7
11. 8
Znajdowanie i zastępowanie informacji Proste szukanie Otwórz tabelę Przyciśnij ikonę znajdź szukaj 9
Znaki specjalne Umożliwiają skuteczniejsze szukanie symbole - dowolna liczba znaków? - dowolny pojedynczy znak # - dowolna pojedyncza cyfra [ ] -nawiasy kwadratowe do zawierania [! ] nawiasy kwadratowe do wykluczania Np. Fr = Franciszek, Franciszka, Franca, Francja, Frotka Ma?ia= Maria, Mafia, Magia 199# = 1991,1992,1993,1994......1999 Ma[rf]ia= Maria, Mafia Ma[!rf]ia=Magia 10
Znajdź i zastąp sortowanie Szybkie sortowanie Inaczej niż w excelu nie wymaga zaznaczanie całej tabeli Malejące, rosnące 11
Tworzenie prostych kwerend Co to są kwerendy? Kwerendy pozwalają na wyszukiwanie informacji z tablic albo innych kwerend pod zadanymi kryteriami Można wybierać poszczególne pola z rekordów Można wybierać rekordy z tabel albo kwerend Można wybierać, sumować, uaktualniać, kasować, tworzyć nowe tabele i dodawać rekordy do innej tabeli 12
Sortowanie więcej niż jednego pola Otwieranie już istniejącej kwerendy 13
Tworzenie kwerendy przez kreatora Creating Queries Without the Wizard 14
Siatka kwerendy Tabele albo kwerendy wszystkie pola sortowanie kryteria widoczne Operatory logiczne w kwerendach = (równy/taki sam) < ( mniej niż/mniejszy) > (większy/więcej) <= (mniejsze lub równe) >= (większe lub równe) <> (różne od) And Or Like 15
Wiele kryteriów i kryteria alternatywy Pola wyliczane 16
Kwerendy podsumowujące Pozwalają na podsumowanie danych -liczebność -Max, min -ostatni, pierwszy etc. Można grupować za pomocą jednego lub większej liczby pól Kwerenda podsumowująca: wartość zamówień do wszystkich krajów 17
Tworzenie pól wyliczanych Często lepiej jest wyliczać pewne informacje na podstawie już dostępnych danych niż trzymać je w tabeli jako osobne dane Zamiast trzymania pola: zarobki roczne można w kwerendzie napisać wyrażenie mnożące płacę miesięczną razy 12 PlacaRoczna: [Pracownicy]![Placa]*12 Używanie konstruktora wyrażeń Często stosowane operatory Okno wyrażenia Folder z obiektami Elementy które można przenieść do wyrażenia Elementy które można przenieść do wyrażenia 18
Kwerendy krzyżowe Pozwalają na podsumowanie danych ze względu na co najmniej 2 kryteria Kwerendy z parametrem 19
Kwerendy uaktualniające Zawsze zanim używa się kwerendy aktualizującej powinno się przetestować ją jako wybierającą Pozwalają zmienić wszystkie rekordy w kolumnie Na pewnych wartości Albo tylko te które spełniają określone kryteria Operacje arytmetyczne Kwerendy usuwające działają podobnie jak aktualizujące Kwerendy dołączające 20