Informatyczne Systemy Zarządzania

Transkrypt

1 1 Informatyczne Systemy Zarządzania Bazy danych MS Access

2 2 Czym jest baza danych Baza danych to zbiór informacji zapisanych zgodnie z określonymi regułami. Jeśli informacje w bazie są powiązane wzajemnie relacjami, mówi się o relacyjnej bazie danych. Bazy danych pozwalają na przechowywanie w zorganizowany sposób informacji, związanych z wybranym zagadnieniem. Ponadto umożliwiają one sortowanie, wyszukiwanie i tworzenie zestawień podsumowujących dla wybranego zagadnienia. Jednym z programów umożliwiających tworzenie i zarządzanie bazami danych jest MS Access. Wpisy do bazy danych nazywane są rekordami. W programach komputerowych do obsługi baz danych, informacje zapisywane są najczęściej w postaci tabel, odpowiadających jakiejś kategorii (wykaz magazynu, lista klientów itd.), takim przypadku rekordem jest każdy wiersz w danej tabeli, a jej kolumny tworzą tzw. pola.

3 3 Tworzenie nowej bazy danych Po otwarciu programu Access wyświetlane jest okno tworzenia nowego projekt. Pozwala ono na wybór szablonu (pusty uniwersalny, można dostosować tabele do swoich potrzeb, pozostałe zaś posiadają predefiniowane tabele zawierające pola o specyficznych nazwach i formatach). Ważnym jest aby przed utworzeniem nowego projektu użytkownik wskazał dogodną ścieżkę zapisu, gdyż wprowadzanie zmian takich jak formatowanie i tworzenie nowych tabel, ustalanie relacji itd. wymaga zapisu po utworzeniu takiej zmiany.

4 4 Tworzenie pól w nowej tabeli Istnieją dwie metody dodawania pól w tabelach: 1. Przycisk nowego pola w domyślnym widoku po otwarciu tabeli. 2. Otwarcie widoku projektu z menu podręcznego wywołanego prawym przyciskiem myszy nad wykazem obiektów w lewej części okna programu. 1 2

5 5 Widok projektu Widok projektu oferuje łatwiejsze edytowanie pól tabeli w porównaniu z domyślnym widokiem arkusza danych. Pole typ dany pozwala na zdefiniowanie rodzaju wprowadzanych informacji (cyfra, tekst, data itd.) Ponadto w widoku projektu dolna część okna zawiera sekcję Właściwości pola, pozwalającą na szczegółowe określenie danych jakie mogą zostać wprowadzone do pola i ich format (np. długość wprowadzonego ciągu znaków, ustalenie czy pole jest wymagane, ustalenie maski formy zapisu np. jak kod pocztowy, nr telefonu itd.) Podczas pierwszego otwarcia widoku projektu lub zapisu tabel można zmienić jej nazwę. Opcja ta również jest dostępna po wywołaniu menu podręcznego nad wybranym obiektem w wykazie po lewej. Powrót do widoku arkusza i zapis zmian są dostępne w menu podręcznym wywołanym nad nazwą obiektu w głównym oknie programu. Przynajmniej jedno z pól musi zostać oznaczone jako Klucz podstawowy jest to pole, które będzie identyfikatorem rekordów, musi ono zawierać unikalne wpisy dla każdego z nich. Domyślnie jest ono numerowane w sposób automatyczny

6 6 Tworzenie nowych obiektów W celu wstawiania kolejnych tabel (i nie tylko) można skorzystać ze wstążki Tworzenie. Wybór przycisku Tabela utworzy nową tabelę w widoku arkusza danych, zaś przycisk Projekt tabeli również tworzy nową tabelę lecz otwiera ją w oknie projektu.

7 7 Polecenia 1. Utworzyć nową bazę danych o nazwie Nauczyciele i uczniowie 2. W powstałej bazie utworzyć dwie tabele, pierwszą z nich nazwać Nauczyciele, drugą Uczniowe 3. Sformatować tabelę Uczniowie tak by zawierała następujące pola: 1. ID ucznia - auto numerowanie 2. Imię - tekst 3. Nazwisko tekst 4. Rok urodzenia - data 5. ID nauczyciela liczba, ustawić pole jako wymagane 4. Tabela Nauczyciele powinna zawierać pola: 1. ID nauczyciela auto numerowanie 2. Imię - tekst 3. Nazwisko - tekst 4. Przedmiot nauczany - tekst 5. Miejsce zamieszkania - tekst 6. Kod- pocztowy tekst, z użyciem maski dla kodu pocztowego 5. Wypełnić tabelę Nauczyciele czterema wpisami 6. Wypełnić tabelę Uczniowie pięcioma wpisami, wpisując w pola ID nauczyciela odpowiednie id z poprzedniej tabeli 7. Zapisać projekt

8 8 Tworzenie relacji Jeśli w projekcie istnieją przynajmniej dwa obiekty typu tabela, można ustanowić relacje pomiędzy rekordami znajdującymi się w nich. Dokonuje się tego poprzez wybranie przycisku Relacje, znajdującego się we wstążce Narzędzia baz danych. Użycie wspomnianego przycisku wywołuje okno, w którym należy Dodać wszystkie tabele dla jakich mają zostać ustalone relacje.

9 9 Tworzenie relacji c.d. Po dodaniu odpowiednich obiektów, w oknie tworzenia relacji zostaną one przedstawione w uproszonej formie, jako obiekty zawierające nazwy pól zawartych w wybranych tabelach. Aby ustalić relację pomiędzy nimi należy zaznaczyć nazwę pola z tabeli pierwszej, a następnie przeciągnąć je do odpowiadającej nazwie pola z tabeli. Wywoła to następujące okno: Zaznaczenie opcji Wymuszaj więzy integralności sprawi, że program będzie wymagał aby wpisy w połączonych polach podczas wypełniania zawartości tabeli spełniały następującą zależność: Wpis do odpowiedniego pola w tabeli drugiej może przyjmować jedynie takie zapisy jakie zostały użyte w polu tabeli pierwszej oznaczone jako klucz. (W dalszej części instrukcji i kolejnych poleceniach zakłada się, że opcja ta będzie aktywna)

10 10 Tworzenie relacji c.d. Jeśli relacja zostanie utworzona pomiędzy dwoma polami będącymi kluczami podstawowymi, powstanie relacja typu jeden do jednego. Jeśli połączenie zostanie utworzone dla pola klucza podstawowego z innym polem nie będącym kluczem utworzona zostanie relacja jeden do wielu. Aby utworzyć relację wiele do wielu, należy utworzyć tabelę pośrednią. Uproszczony schemat takiej relacji wygląda następująco: Tabela 1: *ID tab.1 Pole 1 Pole 2 Pole 3 Tabela pośrednia: *ID wpisu ID tab.1 ID tab.2 Tabela 2: *ID tab.2 Pole 1 Pole 2 Pole 3

11 11 Polecenia W bazie danych Nauczyciele i uczniowie : 1. Zamknąć okna tabel (jeśli są otwarte) 2. Utworzyć relację jeden do wielu pomiędzy polami ID nauczyciela w obydwu tabelach: 1. Całość zatwierdzić poprzez zapisanie i zamknąć okno tworzenia relacji. 2. Otworzyć tabelę Nauczyciele: obok identyfikatorów pojawiły się krzyżyki rozwijające wpisy, sprawdzić ich zawartość. 3. Dodać po jednym nowym uczniu dla każdego nauczyciela bezpośrednio w widoku tabeli Nauczyciele 4. Sprawdzić jak zmieniła się tabela Uczniowie 3. Zmienić utworzony projekt w taki sposób aby nie tylko jeden nauczyciel mógł posiadać wielu uczniów, ale także aby jeden uczeń mógł zostać przypisany do wielu nauczycieli: 1. Wymaga to usunięcia poprzedniej relacji. 2. Usunąć z tabeli Uczniowie pole o nazwie ID Nauczyciela. 3. Utworzyć tabelę pośrednią i wypełnić ją tak by zawierała wpisy łączące każdego ucznia z przynajmniej dwoma nauczycielami i odwrotnie. 4. Utworzyć odpowiedną relację wiele do wielu. 5. Sprawdzić jak wpłynęło to na informacje wyświetlane po rozwinięciu wpisów w utworzonych tabelach. 6. Zapisać projekt

12 12 Tworzenie formularzy Informacje zawarte w tabelach można uzupełniać na kilka sposobów, pierwszym poznanym już jest wypełnianie tabeli poprzez widok arkusza danych. Kolejną bardziej estetyczną z wizualnego punktu widzenia, a także łatwiejszą w orientacji dla użytkownika metodą jest formularz (zwłaszcza przy dużej liczbie rekordów). Najłatwiejszym sposobem tworzenia formularzy jest kreator znajdujący się we wstążce tworzenie.

13 13 Tworzenie formularzy c.d. Pierwsze okno formularza, pozwala na wybór pól, które mają być dostępne w formularzu. Dostępne są pola wszystkich tabel utworzonych w danym projekcie, a dodanie ich do formularza następuje poprzez przesunięcie wybranych nazw pól przy wykorzystaniu przycisków oznaczonych symbolami > i >>

14 14 Tworzenie formularzy c.d. Jeśli w poprzednim kroku wybrano pola należące do dwóch różnych obiektów, kolejne okno pozwala na wybór sposobu wyświetlania danych (czy dane z obydwu tabel mają być wyświetlane jako jedność, czy zostać rozróżnione). Podczas wyboru tej opcji, przydatnym może okazać się podgląd wyświetlany bezpośrednio w kreatorze.

15 15 Tworzenie formularzy c.d. Jeśli w pierwszym kroku wybrano pola zawarte jedynie w jednym obiekcie kolejnym krokiem jest wybór układu formularza.

16 16 Tworzenie formularzy c.d. Ostatni krok kreatora pozwala na ustalenie tytułu formularza, a także w jakiej formie ma on zostać przedstawiony po zamknięciu kreatora.

17 17 Wypełnianie formularzy 1 Na rysunku przedstawiono przykładowy formularz utworzony z pól zawartych w dwóch tabelach. (Imię, Nazwisko, Przedmiot i Miejsce zamieszkania pochodzą z tabeli Nauczyciele, zaś z tabeli pośredniej wprowadzono pole ID ucznia. Pozwala to na dodawanie nowych nauczycieli, edytowanie już istniejących danych o nauczycielach, oraz przypisywanie nauczycielom nowych uczniów, poprzez ich nr ID) Aby dodawać nowe rekordy można użyć przycisku Nowy (1) lub klawisza obok przycisków nawigacyjnych (2, 3). 2 3

18 18 Układ tabelaryczny i kolumnowy Dwoma podstawowymi układami dla raportów i formularzy są układy kolumnowy oraz tabelaryczny, różnią się one od siebie pod względem prezentacji pól i rekordów. Kolumnowy Każde pole znajduje się w oddzielnym wierszu, a opisująca je etykieta jest umieszczona po jego lewej stronie. Jednocześnie jest widoczny tylko jeden rekord. Tabelaryczny Etykiety wszystkich pól znajdują się w wierszu w górnej części raportu. Wszystkie rekordy są wyświetlane poniżej. Na rysunku obok przedstawiono różnicę pomiędzy układem Kolumnowym (1) a tabelarycznym (2)

19 19 Polecenia 1. W projekcie Nauczyciele i uczniowie utworzyć nowy formularz: 1. Zawierający następujące pola z tabeli Nauczyciele : Imię, Nazwisko, Przedmiot, Miejsce zamieszkania 2. Zawierający pole ID ucznia z tabeli pośredniej. 3. Wybrać sposób wyświetlania danych przez Nauczyciele, oraz zaznaczyć opcję połączone formularze 4. Wybrać wyjustowany format formularza 5. Nazwać utworzony formularz: Formularz nauczyciele 6. W utworzonym formularzu utworzyć nowego nauczyciela, wypełnić rekord dowolnymi wpisami, przypisać powstałemu nauczycielowi 3 uczniów. 7. Zapisać formularz i sprawdzić czy dane zostały wprowadzone do tabel. 2. Utworzyć formularz pozwalający na dodawanie nowych uczniów 1. Powinien zostać utworzony tylko z pól zawartych w tabeli Uczniowie (pominąć pole ID) 2. Wybrać układ tabelaryczny. 3. Zapisać nowopowstały formularz jako Formularz Uczniowie 4. Otworzyć powstały formularz w widoku projektu, a następnie poszerzyć cały formularz oraz okno Data urodzenia tak by w podstawowym widoku była widoczna cała data. 5. Wprowadzić dwóch nowych uczniów 6. W formularzu poświęconemu nauczycielom przypisać dodanych uczniów do istniejących nauczycieli. 3. Wykonać ćwiczenie z pliku: Ćwiczenie1.pdf

20 20 Tworzenie raportów Podobnie jak w przypadku formularzy, tworzenie raportów może odbywać przy pomocy uproszonego kreatora lub poprzez zaprojektowanie własnego raportu. Aby wywołać kreator raportów należy wybrać odpowiedni przycisk ze wstęgi tworzenie. Kreator ten działa w sposób analogiczny do kreatora formularzy, wymaga ustalenia pól znajdujących się w tabelach i kwerendach projektu, które mają zostać wyświetlone w raporcie. Następnie (w przypadku wybrania pól z kilku obiektów) należy wybrać układ wyświetlania danych ustalić która z tabel jest nadrzędna. Kolejny krok to opcjonalny wybór pola grupującego (jeśli któryś z rekordów dzieli całość tabeli na kilka podgrup) tak by wyniki w raporcie były podzielone na grupy zgodnie z wartościami tego pola. Całość kończy wybór pól sortujących (opcjonalne) i układu raportu.

21 21 Polecenia 1. W bazie danych Nauczyciele i uczniowie utworzyć raport o nazwie Kadra i uczniowie będący wykazem nauczycieli wraz z nazwą nauczanego przedmiotu i listą uczniów biorących udział w zajęciach danego nauczyciela. 2. W bazie danych Naprawa samochodów utworzyć raport o nazwie Przychód, powinien zawierać nazwę klienta, nazwę usługi, liczbę części i cenę jednostkową.

22 22 Dodawanie formantów w formularzach i raportach W widoku projektu formularzy i raportów można dodawać nowe elementy, które mają zostać w nich wyświetlone, a które wcześniej nie zostały doń wprowadzone (podczas tworzenia z wykorzystaniem kreatora). Nowe elementy mogą być również polami tekstowymi odnoszącymi się do pól istniejących w obiektach bazy danych. Obiekty te nazywa się formantami, a ich wykaz znajduje się we wstążce Projektowanie gdy formularz lub raport są otwarte w widoku projektu. Aby wprowadzić nowy formant należy wybrać jego ikonę z omawianego wykazu, a następnie zaznaczyć obszar w projekcie jaki ma zajmować. Podstawowymi formantami są: pole tekstowe i etykieta. Etykieta pozwala na wprowadzenie statycznego ciągu znaków będzie on stały dla każdego rekordu wyświetlanego w raporcie lub formularzu. Używa się jej do opisywania pól tekstowych, przedstawienia napisów w nagłówkach itd.. Pola tekstowe natomiast mają charakter dynamiczny - są zmienne dla każdego rekordu. W przypadku formularzy pola tekstowe mogą dotyczyć pól w tabeli i umożliwiać ich wypełnianie poprzez formularz. Zaś w przypadku raportów pola tekstowe pozwalają m.in. na wyświetlanie zawartości pól w tabelach lub przedstawianie wartości zależnych od tych które znajdują się w tabelach.

23 23 Widok projektu raporty Raporty składają się z następujących sekcji: Sekcje nagłówka zawierają informacje wyświetlane w górnej części raportu lub u góry każdej z jego stron. Nagłówek raportu pojawia się tylko raz, na początku raportu. Do nagłówka raportu należą informacje wyświetlane u samej góry (na przykład nazwa firmy, adres i logo). Nagłówek strony jest wyświetlany na każdej stronie raportu. Do nagłówka strony należy zawartość, która ma się pojawiać w górnej części każdej ze stron, na przykład nazwy kolumn. Szczegóły Ta sekcja zawiera większość informacji. Na przykład w sekcji szczegółów faktury znajdują się dane dotyczące poszczególnych zakupionych pozycji oraz ich kosztów. Stopka strony znajduje się na każdej stronie. Stopka raportu jest wyświetlana raz, na końcu raportu. Sekcja stopki strony może zawierać numer strony. W sekcji stopki raportu mogą znajdować się informacje podsumowujące, na przykład suma końcowa.

24 24 Formant przycisku funkcyjnego Wewnątrz formularzy można stosować formant przycisku, któremu można przypisać konkretną funkcję, w tym nawigację pomiędzy kolejnymi stronami formularza i dodawanie nowych rekordów. Jeżeli w przyborniku formantów we wstążce Projektowanie aktywowano funkcję Użyj kreatorów formantów po wstawieniu danego przycisku zostanie otwarty kreator pozwalający w prosty sposób przypisać działanie do dodanego obiektu. Po przypisaniu akcji, kreator pozwala na wybór ikony przycisku, jego etykiety oraz nadanie nazwy obiektu.

25 25 Widok projektu raporty Aby sprawić by w raporcie zostały wyświetlane zawartości rekordów z istniejących już tabel należy na wstążce Projektowanie aktywować przycisk Dodaj istniejące pola. Wywoła on okno w prawej część programu, zawierające wykaz wszystkich pól zawartych w projekcie, posortowanych zgodnie obiektami w jakich się znajdują. Przeciągnięcie danego pola z wykazu do projektu raportu utworzy dwa formanty: pola tekstowego i etykiety.

26 26 Właściwości formantu Raporty mogą zawierać również inne formanty poprawiające estetykę widoku i łatwość odczytu jak np. linie oddzielające pole. Formanty pola tekstowego mogą również zawierać funkcje, zwracające informacje np. o dacie i godzinie utworzenia raportu, a także funkcje obliczające pewne wielkości na podstawie zawartości innych pól. Po dodaniu nowego formantu należy go dwa razy kliknąć lub aktywować przycisk Arkusz właściwości ze wstążki projektowanie, aby wywołać przedstawione na rysunku po lewej. Zaś wybranie przycisku oznaczonego obok pola Źródło formantu wywołuje Konstruktor Wyrażeń. kreator zawierający odnośniki do pól we wszystkich obiektach bazy danych, oraz zawierający wykaz dostępnych funkcji.

27 27 Konstruktor wyrażeń Aby formant zwracał pożądany wynik należy uzupełnić pole formuły. Można tego dokonać ręcznie lub poprzez dodawanie kolejnych elementów wyrażenia z wykazu poniżej pola formuły. Obliczenia powinny rozpoczynać się od znaku równości. W kategorii Typowe wyrażenia zawartości znajdują się formuły pozwalające na zwrócenie informacji o liczbie stron, dacie, czasie itd. Przykładowo formant zawierający następujące wyrażenie: =[xxx]*5 Będzie zwracał wartość pola xxx pomnożoną przez 5 dla każdego kolejnego rekordu.

28 28 Polecenia 1. Otworzyć raport Przychód z bazy danych Naprawa samochodów w widoku projektu. Dodać formant zawierający formułę, która będzie obliczała cenę końcową dla każdego klienta, poprzez pomnożenie liczby sprzedanych części przez ich cenę. LUB Dodać do tabeli Usługi pole obliczeniowe zawierające odpowiedną formułę, zmienić format na walutowy, a następnie dodać do raportu formant zwracający wartość tego pola z odpowiednią etykietą. W stopce raportu dodać pole zwracające sumę wszystkich przychodów, poprzez dodanie formantu zawierającego funkcję SUMA() 2. Utworzyć nowy raport (bez użycia kreatora) dla tej samej bazy danych co w poleceniu pierwszym, tak aby zawierał: 1. Imię i nazwisko klienta 2. Rabat jaki mu przysługuje 3. Markę, model i przebieg samochodu jaki dany klient posiada 4. W nagłówku raportu umieścić napis: Klienci i ich samochody 5. W nagłówku strony powinna znaleźć się data i nr strony 6. W stopce strony powinna znaleźć się informacja typu: strona n z m (np. strona 1 z 3) 3. W tej samej bazie danych utworzyć formularz (bez kreatora), pozwalający na dodawanie nowych pracowników i uzupełnianie informacji o nich. Dodać do formularza trzy przyciski przejścia do następnego rekordu, przejścia do poprzedniego rekordu, tworzenia nowego rekordu.

29 29 Kwerendy Kwerenda to rodzaj zapytania, mającego wyświetlić pewne informacje na podstawie określonych warunków. Mówiąc inaczej, w przypadku baz danych głównym zadaniem kwerend jest wyszukiwanie rekordów spełniających określone przez użytkownika kryteria. Rodzaje kwerend: Kwerendy wybierające najczęściej stosowana, pobiera dane z jednej lub kilku tabel przy użyciu określonych kryteriów i wyświetla je w żądanym porządku Kwerenda parametryczna wykonanie kwerendy powoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym należy podać kryteria wyszukiwania rekordów Kwerenda krzyżowa - wyświetla wartości sumowane (sumy, zliczenia i średnie) z jednego pola w tabeli i na podstawie jednego zestawu faktów grupuje je po lewej stronie arkusza danych, a na podstawie drugiego zestawu faktów w górnej części arkusza. Kwerendy funkcjonalne: usuwająca (usuwa wybrany zestaw rekordów z tabeli), aktualizująca (dokonuje zmian w grupie rekordów, np. zwiększa ceną produktów o 5%), dołączająca (dołącza grupę rekordów z jednej tabeli do drugiej tabeli lub tabel) tworząca tabelę (tworzy nową tabelę na podstawie danych z inny tabel) Aby utworzyć kwerendę w programie Access należy ze wstążki Projektowanie wybrać przycisk Projekt kwerendy. Wywoła on okno tworzenia kwerend podzielone na dwie części: górną przedstawiającą wybrane obiekty do których będzie skierowane zapytanie, a także dolnej zawierającej pola które mają zostać wyświetlone w wyniku działania kwerendy oraz pozwalającej na określenie warunków wyświetlania danych rekordów. Przy pierwszym uruchomieniu projektu kwerendy użytkownik zostanie poproszony o wybranie obiektów zawierających dane źródłowe, na podstawie których zostaną wyświetlone wyniki końcowe.

30 30 Kwerendy c.d. W dolnej części okna tworzenia kwerendy użytkownik będzie mógł wybrać pola jedynie z tych obiektów, które zostały dodane do górnej części. Jeśli wybrano tabele, zostaną również przedstawione relacje pomiędzy nimi, aby ułatwić orientację podczas tworzenia zapytania. Okno sortuj pozwala na sortowanie wyników kwerendy zgodnie z wartościami danego pola. Opcja Pokaż określa czy dane pole ma być wyświetlane w wyniku działania kwerendy (można wybrać pole dla którego zostanie ustalony warunek pozwalający na odrzucenie powiązanych pól lecz jego wartość nie musi być wyświetlana np. W bazie danych posiadającej listę osób i ich wiek, można utworzyć kwerendę zwracającą listę osób w konkretnym wieku, bez przedstawiania pola z tą wartością)

31 31 Kwerendy - kryteria Ostatnie pozycje w oknie kreatora kwerendy to: Kryteria i lub. W polu kryteria należy umieścić formułę określającą warunek na podstawie którego kwerenda wyświetli lub pominie rekord. Pole lub pozwala na określenie kolejnego warunku, który może zakwalifikować rekord do wyświetlenia jeśli nie spełnił on kryterium poprzedniego. Kryteria mogą przyjmować różne formy: Warunku wartości opartych na operatorach arkusza kalkulacyjnego (<,>,=, >=, =<) : np.: >=100 w tym przypadku zostaną wyświetlane tylko te rekordy, które w uwarunkowanym polu zawierają wartość większą bądź równą 100. Warunku ciągu znaków: wpisanie warunku: Like wzorzec pozwala na wyświetlenie rekordów, które w ograniczonym polu zawierają ciąg znaku zgodny ze wzorcem. Wzorzec może być pełnym słowem lub wybranymi znakami uzupełnionymi o operator * (dowolny ciąg znaków) lub? (dowolny znak). Przykłady Warunek: Like P* zwróci rekordy dla których słowo w ograniczanym polu rozpoczyna się na literę P. Warunek: Like A??b zwróci rekordy, dla których słowo w ograniczanym polu rozpoczyna się na literę A, kończy na literę b i składa się z 4 znaków. Warunki można łączyć przy użyciu operatorów logicznych AND (obydwa warunki połączone tym operatorem muszą zostać spełnione), NOT (zwracane są tylko rekordy nie spełniające warunku następującego po tym operatorze), OR (zwraca wyniki spełniające przynajmniej jeden z dwóch warunków, które połączono tym operatorem)

32 32 Polecenia W bazie danych Naprawa samochodów : 1. Utworzyć kwerendę, która wyświetli model, markę, przebieg i właścicieli samochodów o przebiegu większym niż 10000km lub mniejszym niż 1000km 2. Utworzyć podobną kwerendę do poprzedniej, lecz tym razem mają zostać przedstawieni właściciele i samochody, których nazwa marki kończy się na literę a 3. Utworzyć kolejną kwerendę wyświetlającą właścicieli samochodów i informacje o samochodach dla pojazdów o numerze silnika zaczynającym się od litery T lub kończącą się liczbą 5 4. Utworzyć kwerendę, która będzie zawierać wszystkie ograniczenia z poprzednich poleceń, lecz w wyniku kwerendy mają zostać wyświetlone jedynie nazwy właścicieli samochodów, które spełniły kryteria.

33 33 Kwerendy dodatkowe operatory Aby określić zakres wartości można użyć operatora BETWEN, pozwalającego na określenie górnej i dolnej granicy wartości jaka musi zostać spełniania, przykład: BETWEN 10 AND 200 ogranicza wyniki do pól w których wartość znajduje się pomiędzy 10 a 200. Operator IN(), pozwala na wprowadzenie listy wyrażeń, dla których wynik zostanie wyświetlony w wyniku uruchomienia kwerendy. Przykładowo po wpisaniu wyrażenia IN( Zabrze, Gliwice, Ruda Śląska ) dla pola Miejsce zamieszkania, zostaną wyświetlone osoby zamieszkujące jedno ze wskazanych na liście miast. Operatory i odnośniki do pól tabel można również stosować w obszarze Pole podczas tworzenia kwerendy, tworząc tzw. wyrażenia. Wynikiem wyrażenia będzie działanie zastosowane w jego formule. Przykładowo jeśli do kwerendy dodano pola o nazwach Zarobek i Podatek (w procentach) W kolejnym polu kwerendy można utworzyć wyrażenie obliczające zarobek po odliczeniu podatku, miało by ono następującą formę: [Zarobek]*(100%-[Podatek]). Podobnie jak w poprzednich przypadkach dla pól zawierających wyrażenia, można stosować kryteria. Operator IS pozwala na wprowadzenie ograniczenia na podstawie charakteru danych znajdujących się w polu, np. kryterium IS null, wyświetli rekordy zawierające pustą wartość dla pola ograniczonego tym kryterium.

34 34 Polecenia W bazie danych Naprawa samochodów : 1. Utworzyć kwerendę,która wyświetli nazwy usług których koszt mieści się w przedziale od 40 do 80 zł, a części niezbędne do jej wykonania posiadają cenę jednostkową mniejszą niż 200 zł. 2. Utworzyć kwerendę, która wyświetli te usługi dla których ceny jednostkowe części są przynajmniej trzykrotnie wyższe od usługi instalacji danej części (należy utworzyć odpowiednie wyrażenie w kwerendzie, a następnie wprowadzić kryterium) 3. Utworzyć kwerendę, która wyświetli jedynie klientów posiadających samochód maki Ford, Toyota i Opel.

35 35 Reguły sprawdzania poprawności Program Access umożliwia ustalenia tzw. reguł poprawności dla pól zawartych w rekordach. Ustalanie takiej reguły odbywa się w widoku projektu tabel. W sekcji Właściwości pola po wybraniu pożądanego pola, dla którego ma zostać ustalona reguła, znajduje się obszar oznaczony etykietą Reguła spr. poprawności. Regułę można wpisać ręcznie lub utworzyć przy pomocy Kreatora wyrażeń. Reguły mogą być wyrażeniami matematycznymi (np. dla pola zawierającego liczbę, można ustalić regułę: >100, wtedy pola te można wypełniać jedynie liczbami większymi od 100). Reguły można łączyć operatorami logicznymi AND, OR, NOT. Podobnie jak w przypadku kwerend można stosować: Porównanie do wzorca. Np. Like ( A* ) takie same operatory jakie omówiono w kwerendach Operator BETWEEN Operat IS Wprowadzanie daty do porównania wymaga użycia symbolu #, np. >=# # AND <# #

36 36 Tworzenie maski wprowadzania danych W oknie Właściwości pola oprócz reguły poprawności można również ustalić maskę wprowadzanych danych. Maska ta pozwala na ustalenie pewnej formy zapisu i zakresu znaków używanych na poszczególnych pozycjach. Przykładowo maska dla wprowadzania kodów pocztowych dla polski powinna pozwalać na wprowadzenie dwóch cyfr, następnie dodawać znak poziomej linii, a następnie umożliwić wprowadzenie kolejnych trzech cyfr. Maskę można wprowadzać bezpośrednio do pola maski lub poprzez wywołanie kreatora masek przyciskiem. Kreator pozwala na wybór jedną z kilku predefiniowanych masek dla często używanych elementów, które w dalszym kroku można przystosować do indywidualnych potrzeb. Maski można stosować jedynie dla pól zawierających typ danych Tekst lub Data, w celu tworzenia masek dla wartości opartych na cyfrach jak np. nr telefonu, kod pocztowy itd. stosuje się typ danych Tekst, a ograniczenie do używania w takim polu jedynie cyfr powinno wynikać z zastosowanych operatorów formule maski.

37 37 Operatory maski wprowadzania danych Symbol Działanie 0 Użytkownik musi wprowadzić cyfrę (od 0 do 9). 9 Użytkownik może wprowadzić cyfrę (od 0 do 9). # L Użytkownik może wprowadzić cyfrę, spację, znak plus lub minus. Jeśli ta pozycja zostanie pominięta, program Access wprowadzi tu puste miejsce. Użytkownik musi wprowadzić literę.? Użytkownik może wprowadzić literę. A a & C., : ; - / Użytkownik musi wprowadzić literę lub cyfrę. Użytkownik może wprowadzić literę lub cyfrę. Użytkownik musi wprowadzić dowolny znak lub spację. Użytkownik może wprowadzić znaki lub spacje. Separatory: dziesiętny, tysięcy, daty i godziny. Wybrany znak zależy od ustawień regionalnych systemu Microsoft Windows. > Wszystkie znaki występujące po tym symbolu są wyświetlane jako wielkie litery. < Wszystkie znaki występujące po tym symbolu są wyświetlane jako małe litery.! Powoduje wypełnianie maski wprowadzania od lewej do prawej zamiast od prawej do lewej. \ Znaki następujące bezpośrednio po tym symbolu Informatyczne będą wyświetlane Systemy Zarządzania dosłownie. MS Access

38 38 Przykładowe maski wprowadzania Maska wprowadzania Przykładowa wartość Uwagi (000) (206) (999) ! (206) ( ) (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE #999 >L????L?000L >L<?????????????? GREENGR339M3 MAY R 452B Tomasz Korzun ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN >LL DB W tym przypadku należy wprowadzić numer kierunkowy, ponieważ w tej sekcji maski (ciąg 000 w nawiasach) użyto znaku 0 jako symbolu zastępczego. W tym wypadku w sekcji numeru kierunkowego użyto symbolu zastępczego 9, co powoduje, że numery kierunkowe są opcjonalne. Ponadto użyty wykrzyknik (!) powoduje, że maska jest wypełniana od lewej do prawej. Umożliwia podstawianie liter w miejsce ostatnich czterech cyfr numeru telefonu w formacie amerykańskim. Warto zauważyć, że w sekcji numeru kierunkowego użyto symbolu zastępczego 0, co powoduje, że numer kierunkowy jest obowiązkowy. Dowolna dodatnia lub ujemna liczba zawierająca nie więcej niż cztery znaki, bez separatora tysięcy i miejsc dziesiętnych. Kombinacja liter obowiązkowych (L) i opcjonalnych (?) oraz obowiązkowych cyfr (0). Znak większości wymusza na użytkownikach wpisywanie tekstu wielkimi literami. Aby użyć maski wprowadzania tego typu, należy ustawić dla pola tabeli typ Tekst lub Nota. Obowiązkowy kod pocztowy i opcjonalna sekcja czterech dodatkowych znaków. Imię lub nazwisko z automatyczną wielką literą na początku. Numer książki z tekstem dosłownym, obowiązkową pierwszą i ostatnią cyfrą oraz dowolną kombinacją liter i znaków między tymi cyframi. Kombinacja obowiązkowych liter i znaków (wyłącznie wielkie litery). Maski wprowadzania tego typu można użyć, aby na przykład ułatwić użytkownikom poprawne wprowadzanie Informatyczne numerów katalogowych Systemy Zarządzania lub MS inwentaryzacyjnych. Access

39 39 Ograniczenie zawartości pola do wartości z listy Wybierając typ danych można utworzyć do pola w innej tabeli, zawierającego listę pozycji jaka ma być dostępna w definiowanym polu. Aby tego dokonać należy wcześniej utworzyć tabelę zawierającą wszystkie możliwe pozycje jakie mają zostać udostępnione w liście wyboru. Następnie w tabeli, która ma zawierać listę wyboru w wybranym polu należy wybrać typ danych Kreator odnośników. Pozwala on na wskazanie tabeli zawierającej utworzoną listę, a następnie należy wskazać pole danej tabeli zawierające utworzone dostępne wpisy. Po wyborze rodzaju sortowania i nadaniu nazwy etykiety należy zapisać tabelę. Po otwarciu tabeli zawierającej pole, któremu przypisano taką listę, powinno zawierać rozwijaną listę z pozycjami które wskazano w tabeli źródłowej.

40 40 Polecenia Utworzyć w nowej bazie danych tabelę zawierającą następujące pola: Identyfikator który składa się z cyfry i dwóch liter, oznaczyć go jako klucz główny Imię pole które może zostać wypełnione jedynie literami, a pierwsza będzie zamieniana na dużą literę Nazwisko tak samo jak imię Kod pocztowy użyć maski kodu pocztowego Miejscowość umożliwić wybór z listy, zawierającej 10 wprowadzonych wcześniej miast Dochód umożliwić wprowadzanie jedynie cyfr, oraz ograniczyć wartość pola do przedziału Kod firmowy początek kodu ma zawsze rozpoczynać się od liter KF a następnie zawierać trzy cyfry