Rozliczanie wydatków w ramach projektów finansowanych z EFS

Rozliczanie wydatków w ramach projektów finansowanych z EFS Rzeszów, 12 czerwca 2018 r. Departa e t Zarządza ia RPO Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpa kiego Program szkolenia: Praca w systemie SL2014 wprowadzenie Har o ogra płat oś i Wniosek o płat ość zali zkową Wniosek rozli zają wydatki Weryfikacja wniosku o płat ość Korespondencja iędz IZ/IP a Beneficjentem )a ówie ia pu li z e Baza personelu 1

Praca w systemie SL2014 wprowadzenie Ingrid Szrajer Uprawnienia do działa ia w systemie SL2014 Od zawarcia umowy o dofinansowanie beneficjent jest zo owiąza do wykorzystywania systemu SL2014 w procesie rozliczania projektu (m.in. do składa ia w iosków o płat ość, prowadzenia korespondencji z opiekunem projektu itp.). Beneficjent (i Partnerzy) wyznacza osoby uprawnione do wykonywania w jego imieniu i na jego rzecz z oś i związa h z realiza ją Projektu i zgłasza je IZ/IP do pracy w SL2014 podpisują u owę o dofinansowanie. 2

Uprawnienia do działa ia w systemie SL2014 Beneficjent i IZ/IP uz ają za prawnie wiążą e prz jęte w umowie rozwiąza ia stosowane w zakresie komunikacji i wymiany danych w SL2014, bez ożliwoś i kwestionowania skutków ich stosowania. )głosze ie ww. osó, zmiana ich upraw ień lub wycofanie dostępu jest dokonywane na podstawie odpowiedniego wniosku określo ego w Wytycznych w zakresie waru ków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020. Zmiana załą z ika nie wymaga aneksowania umowy. Kompetencje osó upoważ io h do działa ia w systemie Zgodnie z Wnioskiem o nadanie upraw ień, osoba uprawniona otrzymuje uprawnienia do ałoś i aplikacji, w tym: W iosków o płat ość Korespondencji Harmonogramu płat oś i Monitorowania u zest ików projektu Za ówień publicznych Personelu projektu Dokumentacji 3

Kompetencje osó upoważ io h do działa ia w systemie Nie a ożliwoś i ograniczenia upraw ień posz zegól osobom Be efi je t za ezpie za się przed przekro ze ie upraw ień włas ego perso elu wew ętrz ą pro edurą podziału upraw ień w s ste ie SL, zakrese o owiązków każdej z osó oraz ko trolą wew ętrz ą Kompetencje osó upoważ io h do działa ia w systemie W przypadku wytypowania osó, które ędą w s łać wnioski o płat ość warto zadać sobie kilka p tań: Kto podpis wał wnioski o płat ość gdyby ł składa e papierowo? Co się z ie iło w zakresie składa ia w iosków? Co ówią wew ętrze regulacje w zakresie za iąga ia zo owiązań finansowych? Składa ie w iosków o płat ość wiąże się z odpowiedzial oś ią kar ą 4

Kompetencje osó upoważ io h do działa ia w systemie Po zapisaniu umowy system w s ła do wszystkich osó wskazanych jako upoważ io e wiado ość na wskazane adresy i for ują o ożliwoś i działa ia w systemie SL2014 w ramach danej umowy Przed prz stąpie ie do prac w systemie SL2014 ależ zapoz ać się z Podrę z ikie beneficjenta - i struk ją pracy w SL2014, której celem jest prz liże ie fu k jo al oś i SL2014 (aktualna wersja 2.0 z 08.02.2018r.) http://www.rpo.podkarpackie.pl/index.php/dokumenty-programowe/609-podrecznikbeneficjenta-w-zakresie-obslugi-systemu-teleinformatycznego-sl2014-wraz-zinstrukcja-wypelniania-wniosku-o-platnosc http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/podrecznikbeneficjenta-sl2014-power/ Warto też zapoz ać się z i terakt w ą i struk ją ulti edial ą http://instrukcja.sl2014.gov.pl/ 5

Logowanie do systemu Osoby uprawnione do działa ia w SL2014, w korz stują profil zaufany epuap lub bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za po o ą waż ego kwalifikowanego certyfikatu w ramach uwierzytelniania z oś i dokonywanych w ramach SL2014. Zakłada ie konta e-puap 6

Zakłada ie konta e-puap Praca w systemie SL2014 w trybie awaryjnym W przypadku, gdy z powodów technicznych wykorzystanie profilu zaufanego epuap nie jest ożliwe, o czym IZ/IP informuje Beneficjenta na adres e-mail wskazany we Wniosku o Dofinansowanie, uwierzytelnianie astępuje przez wykorzystanie loginu i hasła wygenerowanego przez SL2014, gdzie jako login stosuje się PESEL danej osoby uprawnionej /adres e-mail. 7

8

9

10

Zmiany w projekcie, a jego rozliczanie w systemie SL2014 11

Zmiany w projekcie, a jego rozliczanie w systemie SL2014 Rozliczanie kosztów zgodnie z u ową o dofinansowanie oznacza, że we wnioskach o płat ość Beneficjent ma ożliwość rozliczenia tylko tych kosztów, które są wprowadzone do umowy (rozwijalna lista), zgodnie z zapisami umowy. Należ prz spiesz ć proces inicjowania zmian do projektu dopiero po ich akceptacji i wprowadzeniu do systemu przez I st tu ję, Beneficjent oże rozli z ć nowe pozycje. Należ pa iętać o braku ożliwoś i usu ię ia pozycji, jeśli został do nich przypisane koszty w któr kolwiek z w iosków o płat ość. Zmiany w projekcie, a jego rozliczanie w systemie SL2014 Zmiany powodują e z ia ę udżetu poprzedza zmiana wniosku o dofinansowanie i ustalenie zakresu zmian poprzez system SL2014. Istnieje ożliwość wprowadzania zmian na karcie umowy w trakcie procesu przygotowywania wniosku o płat ość przez Beneficjenta lub weryfikacji wniosku o płat ość przez I st tu ję. Uż tkow ik otrzymuje wów zas przy otwarciu wniosku o płat ość lub jako komunikat w trakcie pracy, jakie zmiany ają e wpł w na dane we wniosku został wprowadzone w umowie o dofinansowanie (np. nowa pozycja albo zmiana nazwy kosztu). 12

Zmiany w projekcie, a jego rozliczanie w systemie SL2014 System SL2014 ędzie w s łał maile na wszystkie na adresy mailowe wskazane we Wnioskach o nadanie dostępu dla osoby uprawnionej i wprowadzone do Karty Umowy, każdorazowo gdy na karcie umowy w systemie SL2014, zosta ą zapisane przez IZ/IP jakiekolwiek zmiany danych oraz i for ują o zatwierdzeniu harmonogramu, wz wają do uzupeł ień doku e tów itp. Beneficjent zo owiązał się w umowie o dofinansowanie do osiąga ia lub zachowania wskaź ików produktu oraz rezultatu Niew ko a ie wskaź ika w projekcie oże sta owić przesła kę do stwierdzenia ieprawidłowoś i i d widual ej oraz skutkować ałoże ie korekty finansowej (Ustawa wdroże iowa Art. 26, ust 6). Reguła propor jo al oś i weryfikowana jest przez IZ/IP na zakoń ze ie realizacji projektu na etapie weryfikacji koń owego wniosku o płat ość. 13

Har o ogra płat oś i Ingrid Szrajer Har o ogra płat oś i Jest to jedna z pierwszych zakładek, która powinna ć uzupeł ia a przez Beneficjenta. Pierwsza wersja Harmonogramu płat oś i ma ć zgodna z wersją papierową ędą ą załą z ikie do umowy o dofinansowanie. Harmonogram jest edytowalny jedynie w zakresie iesię, które jeszcze się nie zakoń z ł stąd, ależ zad ać o uzupeł ie ie tej zakładki ajpóź iej w tym samym iesią u, w któr planowana jest pierwsza zaliczka/refundacja (w przypadku PUP w POWER). Harmonogram przewiduje zęstotliwość składa ia w iosków o płat ość. 14

15

16

Har o ogra płat oś i Harmonogram oże ć aktualizowany po jego zaakceptowaniu (UWAGA: zgod ość kwot w harmonogramie z faktycznie rozliczanymi we wniosku o płat ość lub zmienionymi w wyniku wprowadzenia zmian do umowy). Aby w ioskować o i ą kwotę iż przewidziana w harmonogramie lub przesu ąć zo owiąza ie do rozliczenia w wymaganych 70% dotychczas otrzymanych transz na kolejne iesią e, konieczne jest przesła ie zaktualizowanej wersji harmonogramu przed zakoń ze ie okresu sprawozdawczego. 17

W iosek o płat ość zali zkową Ingrid Szrajer W iosek o płat ość zali zkową Pierwszym wnioskiem o płat ość jest wniosek o zali zkę, w któr ależ w peł ić: Kwotę wnioskowanej zaliczki zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem płat oś i Postęp rzeczowy w zakresie: Wskazania czy w projekcie w stąpił jakieś problemy Opisu działań planowanych do realizacji w aj liższ okresie sprawozdawczym Informacji pod jakim adresem przechowywana jest dokumentacja projektowa 18

W przypadku wniosku o płat ość zali zkową okres za jaki składa jest w iosek jest polem sztucznym technicznym. 19

Kwota zaliczki zgodna z zatwierdzonym harmonogramem 20

21

Nie ależ załą zać żad h doku e tów niewymaganych przez IZ/IP. Raz podłą zo e doku e t, po w sła iu w iosku o płat ość ie ędą ogł ć usu ięte z projektu. 22

23

W iosek rozli zają w datki Ingrid Szrajer 24

25

26

27

28

29

Jeśli w ta eli w stąpią łęd system SL2014 poinformuje o tym Be efi je ta wskazują, w której kolu ie w pliku E el i w któr wierszu, łąd w stąpił. Jeśli łąd jest powtórzo we wszystkich pozycjach danej tabeli p. wprowadzo o kwotę netto dokumentu, podczas gdy w EFS ta pozycja powi a pozostać pusta s ste w każe t le łędów ile wiersz a za iąga a tabela. 30

Po poprawieniu i zapisaniu danych w pliku Excel, ależ ponownie za iąg ąć da e. Jeśli t raze są poprawne system za iąg ie ta elę. Kolejny krok to wyliczenie kosztów pośred i h. Sta owią o e określo w umowie % rozliczanych w ieżą w iosku kosztów ezpośred i h, które wido z e w podsumowaniu na dole tabeli. 31

W li ze ie ależ h w ieżą w iosku o płat ość kosztów pośred i h: zł % = zł System SL2014 sam proponuje wyliczenie dofinansowania w kwocie kosztów pośred i h, zgod ie z uśred io % w ikają z da h wpisanych w karcie umowy. Jeśli ta kwota jest prawidłowa, ależ ją pozostawić, jeśli ato iast Beneficjent chce inaczej w osić wkład włas, oże z ie ić kwotę dofinansowania w rozliczanych kosztach pośred i h. 32

)akładka )wrot /korekt w korz st wa a do prz z a ia się do iekwalifikowal oś i w datków rozli zo h w złożo h w ześ iej w ioska h o płat ość polega na wskazaniu konkretnego wydatku w ra a h da ego WNP i wskaza ia i i us iekwalifikowal ej wartoś i wraz z w jaś ie ie Wyliczenie Źródeł finansowania jeśli beneficjent NIE księguje dofinansowania w rozbiciu na środki UE i BP Da e su ar z e z u ow dla ałego projektu: Koszty kwalifikowalne: 1 440 000,00 Dofinansowanie: 1 296 000,00 UE: 1 224 000,00 Stąd % udziału środków UE w kwo ie dofi a sowa ia to: 1 224 000,00 : 1 296 000,00 = 94,44% % udziału środków BP w kwo ie dofi a sowa ia to: 100% - 94,44% = 5,56% Korz stają z propor ji wyliczonych na podstawie danych z Umowy o dofinansowanie, w sokość dofinansowania ależ prze oż ć przez % udziału odpowiednio środków UE i Budżetu Państwa w ogól ej kwocie dofinansowania, aby w li z ć Źródła finansowania w datków 33

A zate dla da ego w iosku o płat ość korz stają z da h za iąg ięt h do zakładki Projekt: udział środków UE w kwo ie dofinansowania to: zł, % =, zł udział środków BP w kwo ie dofinansowania to: zł, % =, zł Sprawdzenie: zł -, zł =, zł Kwota wkładu włas ego to róż i a łą z ej kwot kosztów kwalifikowal h i kwoty dofinansowania:, zł, zł =, zł 34

W każd o e ie poprzez prz isk sprawdź oż a zwer fikować jakie pola jesz ze ie został w peł io e oraz z ie a łędów ra hu kow h we w iosku. Kwota zaliczek rozliczonych w poprzednich wnioskach jest wielkoś ią su ar z ą po hodzą ą ze złożo h w iosków o płat ość SAMOD)IELNIE su owa ą i wpis wa ą rę z ie przez Be efi je ta Narosłe a ko ie dota j odsetki, jeśli Beneficjent nie jest JST, ależ w kazać. 35

Należ sprawdzić czy nie został przekroczone limity przyznane u ową W zakład e Do hód ależ w kazać każd do hód związa z projektem (np. wpisowe pobierane od rodzi ów w przedszkolach) proporcjonalnie pomniejszy on dofinansowanie w ieżą wniosku. 36

37

38

39

Wer fika ja w iosku o płat ość Ingrid Szrajer 40

Weryfikacja w iosków o płat ość Weryfikacja w iosków o płat ość stanowi jed o ześ ie proces monitorowania projektu w zakresie osiąga ia jego elów. )arów o złoże ie wniosku o płat ość, jak i komunikacja z beneficjentem, odbywa się za pośred i twe SL 2014. Wniosek o płat ość jest weryfikowany w ałoś i przez pracownika właś iwej Instytucji, wyznaczonego jako opiekun projektu (zgodnie z zasadą dwó h par o zu, zweryfikowane przez opiekuna dokumenty podlegają ponownej weryfikacji przez ezpośred iego przełożo ego opiekuna projektu lub i ą w z a zo ą oso ę. Weryfikacja w iosków o płat ość Obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa dot zą a minimum 5-10% pozycji w datków, nie mniej iż 3 dokumenty, nie wię ej iż 10 (dotyczy także u zest ików). IZ/IP po otrzymaniu wniosku o płat ość, w terminie 5 dni roboczych od dnia wpł wu wniosku o płat ość sporządza wykaz doku e tów podlegają h analizie i zwraca się do beneficjenta poprzez oduł Korespondencja o ich przekazanie w terminie 5 dni roboczych od otrzymania pow ższego wykazu. 41

Weryfikacja w iosków o płat ość W pró ie doku e tów uwzględ ia e są w sz zegól oś i: w datki związa e z wynagrodzeniami personelu, w datki dot. za ówień o wartoś i przekra zają ej t s. PLN etto, w datki dot. w ko a ia róż ego rodzaju produktów/ opra owań/ ekspert z na rzecz projektu, w sz zegól oś i powstał h jako efekt u ów wil opraw h oraz co do zasady wszystkie za ówie ia o wartoś i współfi a sowa ia rów ej lub w ższej iż próg określo w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo za ówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164, t.j. z póź. zm., zwanej dalej Prawe za ówień pu li z h. Prz kład w oru pró do wer fika ji 42

Beneficjent odpowiada na otrzymane pis o/wido ość i załą za CZYTELNE scany żąda h doku e tów nie ięższe iż 20 MB. Uwaga: dane osobowe podlegają ochronie! RODO anonimizacja i pseudonimizacja P.1. 43

Prz kład zatwierdzonej pierwszej (01) i trzeciej (03) wersji wniosku o płat ość Weryfikacja w iosków o płat ość Jeśli wniosek nie zawiera żad h łędów, zostanie zatwierdzony jako pierwsza wersja wniosku, co potwierdzą ostatnie cyfry numeru wniosku -01 Jeśli wniosek zawiera łęd zostanie odesła Beneficjentowi do poprawy Instytucja oże też samodzielnie kor gować wniosek, wów zas jest on dla niej w peł i edytowalny tak jak u Beneficjenta 44

Wycofanie wniosku przez I st tu ję Kto: Instytucja na wniosek Beneficjenta Kied : po przesła iu do I)/IP, ale przed jego zatwierdze ie Efekt: w iosek wisi w s ste ie, ie oż a go ed tować a i po ow ie przesłać, trze a prz gotować ow w iosek. W ofa ie w iosku oz a za, że w iosek ie został złożo! Usu ię ie wniosku przez Beneficjenta Kto: Be efi je t, gd uz a, że h e prz gotować w iosek od po zątku Kied : przed w sła ie do I)/IP Efekt: w iosek z ika z s ste u, trze a prz gotować w iosek od owa Prz kład wycofania wniosku o płat ość przez I st tu ję 45

Prz kład usu ię ia wniosku o płat ość przez Beneficjenta Korespo de ja iędz IZ/IP a Be efi je te ie t lko w sprawa h w iosku o płat ość I grid Szrajer 46

Wiado oś i ieżą ko takt z I st tu ją, nie wymaga akceptacji przez przełożo ego Opiekuna projektu UWAGA: klik ię ie prz isku W ślij spowoduje at h iastowe w sła ie wido oś i do I st tu ji. 47

Pisma - to oficjalna korespondencja z I st tu ją 48

49

Pis a, podo ie jak wiado ość oż a zapisać w kopia h ro o z h. U ożliwia to pra ę ad doku e te kilku osobom uprawnionym. 50

Za ówie ia pu li z e Ingrid Szrajer 51

Za ówie ia pu li z e Obecnie tylko Beneficjenci i Partnerzy zo owiąza i do stosowania PZP ają o owiązek w peł ić Moduł Za ówie ia publiczne w przypadku za ówień pow. 30 000 EUR, chyba że umowa o dofinansowanie stanowi inaczej. Informacje wprowadzane są iezwło z ie po podpisaniu umowy z w ko aw ą ależ dołą z ć U owę zawartą z w ko aw ą. Wprowadzenie danych warunkuje zatwierdzenie wniosku o płat ość. Za ówie ia pu li z e Beneficjent zo owiąza jest do przekazywania IZ/IP, na każde jej wezwanie, informacji i w jaś ień na temat za ówień w ramach projektu, w tym wszelkie dokumenty dot zą e postępowań o udzielenie za ówie ia publicznego i zasady ko kure j oś i. 52

Dopiero po zapisaniu i WYSŁANIU Informacji o za ówie iu, aktywne staje się ok o Informacje o kontrakcie 53

54

Baza personelu Ingrid Szrajer 55

Baza personelu Moduł uzupeł ia jest iezależ ie od pozostał h odułów TYLKO dla osó rozliczanych w kosztach ezpośred i h zatrudnionych na podstawie umowy o pra ę, wolontariatu albo ędą h samozatrudnionym partnerem w projekcie (jednoosobowa działal ość gospodarcza). NIE wprowadza się danych osó rozliczanych w kosztach rozliczanych metodami uproszczonymi oraz u ów cywilno-prawnych, chyba że postępowa ie związa e z wyborem osó zaa gażowa h do projektu rozpo zęło się przed 23.08.2017, wów zas ależ je wprowadzić do sytemu SL2014. Baza personelu Rekomendowana jest praca na ieżą o. Brak w peł io h danych na etapie weryfikacji wniosku o płat ość skutkuje odesła ie wniosku do poprawy. System weryfikuje czy zaa gażowa ie osó rozliczanych w kosztach ezpośred i h nie przekracza 276 godzin iesię z ie (przez ał okres kwalifikowania wynagrodzenia do zaa gażowa ia nie wlicza się jedynie urlopu ezpłat ego oraz czy nie dochodzi do podwój ego finansowania w agrodzeń w ramach projektów unijnych rozliczanych w SL2014. 56

W polu Uwagi ależ w jaś ić wszystko to, o oże udzić wątpliwoś i oso wer fikują ej wniosek u ie ożliwiają jej uznanie za koszt kwalifikowalny w agrodzeń tej osoby. 57

Po zapisa iu da h s ste prosi o w peł ie ie zęś i dot zą ej zasu pra tej oso. Jeśli zas pra ędzie uzupeł ia a podstawie kart zasu pra, ależ w peł iać go dopiero po za k ię iu da ego iesią a i otrz a iu podpisa ej przez perso el projektu karty czasu pracy. W s tua ji gd zas pra w ika z doku e ta ji zaa gażowa ia da ej oso do projektu, oż a w peł ić go raz azują a t h i for a ja h. Jeśli s tua ja uleg ie z ia ie, wów zas trze a ędzie poprosić opieku a od od lokowa e da ego iesią a, w celu dokonania poprawy danych. 58

59

Po zapisaniu system SL2014 sprawdza czy wpisana osoba o wskazanym numerze PESEL nie jest zaa gażowa a w i e projekt w t h sa h godzinach i sumuje jej czas pracy. Dlatego oże się pojawić ko u ikat: Komunikaty te nie lokują ożliwoś i w sła ia danych, nie mniej ależ w jaś ić z da ą oso ą jej status w innych projektach i przedstawić karty czasu pracy z tych projektów, gd ż dopóki sytuacja nie zostanie w jaś io a, dopót koszt ten nie ędzie ógł ć uznany za koszt kwalifikowalny. W pierwszej kolej oś i w s ła się dane osoby, astęp ie jej czas pracy, przy czym oż a to zro ić korz stają z fu k jo al oś i w ślij wiele, jeśli wprowadzono wię ej iż jed ą oso ę i wię ej iż jeden iesią. 60

Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpa kiego Departa e t Zarządza ia RPO al. Łukasza Cieplińskiego, - Rzeszów tel. 017/ 747 67 05 mail: drp@podkarpackie.pl www.rpo.podkarpackie.pl Dziękuję Państwu za uwagę Ingrid Szrajer iszrajer@accesconsulting.pl 61