Spis treści: ZAPYTANIE OFERTOWE W ZAKRESIE WYBORU : INŻYNIERA KONTRAKTU DLA PROJEKTU SOR Lubin 1. Wymagania 2. Podstawowe dane o inwestycji 3. Założenia do opracowania oferty na wykonanie zadania 4. Zakres usług przewidzianych w ramach niniejszego postepowania: 5. Kryteria wyboru oferty 6. Termin złożenia ofert i wymagania 7. Udzielenie zamówienia: 8. Pytania o odpowiedzi 9. Osoby do kontaktu w sprawie oferty 1. Wymagania Oferta powinna obejmować zakres rzeczowy usług konieczny do wykonania zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanych w niniejszym zapytaniu. W oparciu o ten dokument Zamawiający dokona wyboru podmiotu i zleci realizacje usług Inżyniera Kontraktu. Oferta powinna zawierać cenę za wykonanie zadania w oparciu o podany poniżej zakres szczegółowy oraz wykaz obiektów, o których mowa w punkcie 5 podpunkt (ii) niniejszego zapytania ofertowego. 2. Podstawowe dane o inwestycji Inwestor i Beneficjent: Regionalne Centrum Zdrowia Sp. z o.o. ul. Gen. Józefa Bema 5-6, 59-300 Lubin, KRS:0000388035, NIP: 692-24-98-023, REGON: 021537784 Lokalizacja Inwestycji: Lubin, ul. Gen. Józefa Bema 5-6 Obiekt projektowany: Rozbudowa istniejącego szpitala w Lubinie o nowy budynek SOR. Charakterystyczne parametry rozbudowy: Budynek trzykondygnacyjny o łącznej powierzchni 4.500m 2 z lądowiskiem dla helikopterów na dachu. Poza funkcją szpitalnego oddziału ratunkowego, w budynku zlokalizowane będą : pracownia diagnostyczno obrazowa, izby przyjęć: planowych, dziecięca, ginekologiczno-położnicza, nocna i świąteczna pomoc lekarska, blok operacyjny, pracownia endoskopii, centralna sterylizatornia i oddział pediatryczny Inwestycja ma być dofinansowana z budżetu Unii Europejskiej w ramach Krajowego Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowiska, priorytet 9 Wzmocnienie strategicznej infrastruktury ochrony zdrowia wsparcie infrastruktury systemu państwowego ratownictwa medycznego. Główne techniczne etapy inwestycji: - opracowanie koncepcji przestrzenno funkcjonalnej, - wykonanie projektu budowlanego i uzyskanie ostatecznej decyzji o pozwoleniu na budowę, - opracowanie projektów wykonawczych przez wybranego generalnego wykonawcę (w modelu: doprojektuj i wybuduj ), - budowa wraz z uzyskaniem ostatecznej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie,
Aktualnie inwestycja znajduje się w fazie wykonywania projektu budowlanego. 3. Założenia do opracowania oferty na wykonanie zadania: 1. Termin rozpoczęcia świadczenia usług od dnia najpóźniej 20 05.2015 (tj. po podpisaniu umowy). 2. Termin realizacji prac budowlanych: lipiec 2015 luty 2016. 3. Termin zakończenia usług: do 30.06.2016, ale nie krócej niż trzy miesiące od dnia, w którym zostanie uzyskane ostateczne pozwolenie na użytkowanie. 4. Projekt budowlany jest opracowywany przez Projektanta wybranego w ramach przeprowadzonego konkursu ofert. 5. Roboty budowlane realizowane będą w systemie doprojektuj (opracowanie projektu wykonawczego) i wybuduj w oparciu o zmodyfikowane warunki kontraktowe FIDIC. Powyższe terminy mogą ulec zmianie ze względu na toczące się postępowanie administracyjne. 4. Zakres usług przewidzianych w ramach niniejszego postepowania: 4.1. Weryfikacja projektu budowlanego Zleceniobiorca w zakresie swoich usług będzie pełnić rolę konsultanta technicznego przy opracowaniu projektu budowlanego przygotowywanego przez wybranego przez Zamawiającego Projektanta. 4.1.1 Zakres usług obejmuje: a) Weryfikację projektu budowlanego oraz ocenę ww. projektu za zgodność z obowiązującymi przepisami budowlanymi jak również wiedzą techniczną (ocena kompletności, zgodności z uzyskanymi decyzjami i uzgodnieniami), zakończona raportem zawierającym ocenę dokumentacji sporządzonej przez biuro projektowe. Projekt budowlany będzie obejmował następujące branże: Branża Architektury Branża Konstrukcyjna Branża Elektryczna oraz Automatyka Branża Technologiczna, Sanitarna oraz HVAC Branża Drogowa b) Usługi doradcze przy optymalizacji ogólnych założeń projektowych przyjętych przez Projektanta. c) Sprawdzenie kompletności przedmiaru robót opracowanego przez Projektanta oraz ocena dokumentacji pod względem jej użycia w procedurze wyboru wykonawcy inwestycji. d) Usługi doradcze przy sprawdzaniu i koordynacji założeń projektowych z dostawcami urządzeń, które będą zastosowane. e) Nadzór nad pracami projektowymi, reprezentując interesy Zamawiającego w kontaktach z Projektantem. Nadzór będzie obejmował sprawdzanie postępu prac projektowych z założonym przez Zamawiającego harmonogramem oraz zgodności z zapisami umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a Projektantem. Prowadzenie i organizacja regularnych spotkań z Projektantem, sporządzenie protokołów z narad. Monitorowanie procedury prowadzącej do uzyskania pozwolenia na budowę przez Projektanta Zamawiającego.
4.2. Przygotowanie specyfikacji oraz uczestnictwo w przygotowaniu postepowania w zakresie wyłonienia Generalnego Wykonawcy wraz z weryfikacją projektów wykonawczych. 4.2.1 Zakres usług obejmuje: a) Uzgodnienie z Zamawiającym zasad procedury w zakresie udzielenia zamówienia oraz kryteriów oceny ofert. b) Przygotowanie planu i harmonogramu procedury w zakresie udzielenia zamówienia. c) Przygotowanie dokumentacji przetargowej (w tym Specyfikacji) na podstawie przekazanego przez Zamawiającego projektu budowlanego wraz z decyzją pozwolenia na budowę oraz oczekiwanymi standardami i wytycznymi dotyczącymi budowy i wykończenia. d) Zdefiniowanie we współpracy z Zamawiającym listy oferentów, którzy zostaną zaproszeni do procedury w zakresie udzielenia zamówienia. e) Przygotowanie zaproszenia do procedury wyboru Generalnego Wykonawcy. f) Przygotowanie instrukcji dla oferentów dotyczącej struktury oferty. g) Przygotowanie tabeli cen jednostkowych/podziału ceny ryczałtowej w oparciu o projekt budowlany i przedmiary robót wykonane przez Projektanta Zamawiającego w formacie Excel. h) Skompletowanie materiałów przetargowych w wersji elektronicznej. k) Sprawdzenie, analiza, oraz zestawienie ofert złożonych Zamawiającemu oraz wydanie rekomendacji odnośnie dalszych czynności związanych z negocjacjami z oferentem. l) Udział w spotkaniach wyjaśniających lub negocjacyjnych z wybranym oferentem/oferentami z głosem doradczym. m) Wydanie pisemnej rekomendacji odnośnie wyboru oferenta. n) Przygotowanie we współpracy z Zamawiającym w oparciu o warunki kontraktowe FIDIC umowy z wykonawcą, obejmującej warunki szczególne kontraktu. o) Ocena projektów wykonawczych (zakończona raportem zawierającym ocenę dokumentacji) pod względem: - poprawności i kompletności -zgodności z projektem budowlanym i przyjętymi założeniami (min z oczekiwanymi standardami i wytycznymi dotyczącymi wykończenia), 4.3. Zarządzanie budową wraz z nadzorem inwestorskim 4.3.1 Zakres usług obejmuje: 4.3.1.1. Czynności wstępne a) Uzgodnienie i opracowanie z Zamawiającym wytycznych niezbędnych do opracowania harmonogramu przez Generalnego Wykonawcę. b) Opiniowanie i uzgodnienie z Generalnym Wykonawcą harmonogramu rzeczowo-finansowego prac przewidzianych niniejszym postępowaniem. c) Opracowanie całościowego harmonogramu dla inwestycji w oparciu o zatwierdzone harmonogramy przedstawione przez Generalnego Wykonawcę. d) Opracowanie i wprowadzenie procedur w formie książki projektu. e) Opracowanie ścieżek komunikacji wraz z instrukcją w formie książki adresowej.
f) Bieżące zarządzanie przepływem informacji dla fazy czynności wstępnych wraz z dwutygodniowym raportowaniem postępu prac i działań wykonanych przez Generalnego Wykonawcę. g) Reprezentowanie Zamawiającego przed organami administracji samorządowej w związku z czynnościami przewidzianymi dla początkowego etapu budowy. h) Wydanie polecenia rozpoczęcia robót. 4.3.1.2. Czynności zasadnicze na etapie realizacji robót budowlanych a) Przekazanie przy udziale Zamawiającego placu budowy Generalnemu Wykonawcy. b) Sprawowanie w zakresie wynikającym z przepisów ustawy z dnia 07.07.1994r. Prawo budowlane (Dz.U. 1994 Nr 89 poz. 414 z późniejszymi zmianami) nadzoru inwestorskiego. Nadzór inwestorski prowadzony będzie przez zespół inspektorów reprezentujących następujące specjalności: architekturę i konstrukcję, instalacje sanitarne (wodne, grzewcze, wentylacyjne), instalacje elektryczne, instalacje teletechniczne, drogowe c) Zarządzanie przepływem informacji w tym prowadzenie i archiwizacja dokumentacji Inwestycji. d) Kontrola przestrzegania przez Generalnego Wykonawcę (oraz innych wykonawców i dostawców) należytego ładu, porządku, przepisów BHP i ochrony mienia w obrębie placu budowy. e) Koordynacja nadzorów specjalistycznych: autorskiego, geologicznego, innych wynikających ze specyfiki Inwestycji. f) Organizacja, prowadzenie, protokołowanie narad koordynacyjnych. g) Weryfikacja i archiwizacja dokumentacji w zakresie czynności realizowanych przez Generalnego Wykonawcę. h) Potwierdzanie rzeczowego wykonania robót budowlanych w cyklu miesięcznym. i) Opiniowanie zasadności i możliwości technicznych wprowadzenia do realizacji rozwiązań zamiennych, dodatkowych lub zaniechanych wnioskowanych przez strony procesu budowlanego. j) Sprawdzanie zgodności stosowanych przez Wykonawców urządzeń i materiałów z Obowiązującym Prawem, odpowiednimi certyfikatami i świadectwami oraz wytycznymi Zamawiającego. k) Reprezentowanie Zamawiającego przy przeprowadzeniu wszelkich niezbędnych procedur formalno-prawnych przewidzianych w Obowiązującym Prawie dla przedmiotowej Inwestycji, w tym w kontrolach wewnętrznych (przez Zamawiającego i/lub osoby/podmioty z nim współpracujące), jak i prowadzonych przez upoważnione z mocy prawa organy zewnętrzne. l) Opracowywanie miesięcznych sprawozdań rzeczowych z zaawansowania Inwestycji. Zamawiający oczekuje od Zleceniobiorcy odpowiedzialności za utrzymanie harmonogramu budowy. 4.3.1.3. Czynności końcowe a) Powołanie i nadzorowanie prac komisji odbiorowej, w tym przeprowadzenie Prób Końcowych. b) Wydanie Świadectwa Przejęcia Robót. c) Wydanie Świadectwa Wykonania.
d) Sprawdzenie kompletności dokumentacji odbiorowej opracowanej przez Generalnego Wykonawcę. e) Reprezentowanie Zamawiającego w procesie zawiadomienia o zakończeniu budowy i dostarczenie zgłoszenia do odpowiednich służb przewidzianych w Obowiązującym Prawie. f) Udział (jako pełnomocnik Zamawiającego) w kontrolach ww. służb oraz koordynacja robót do wykonania w wyniku ewentualnych uwag tych służb w trakcie procedur odbiorowych. g) Przygotowanie wniosku o pozwolenia na użytkowanie obiektu wraz załącznikami, złożenie w imieniu Zamawiającego wniosku w PINB oraz nadzorowanie procedury uzyskania pozwolenia. Zamawiający oczekuje od Zleceniobiorcy odpowiedzialności za uzyskanie ostatecznej decyzji pozwolenia na użytkowanie. h) Weryfikacja dokumentacji powykonawczej, w tym części projektowej, która zostanie przekazana przez Generalnego Wykonawcę i dostawców inwestorskich, a następnie przekazanie jej Inwestorowi wraz z Podręcznikiem Utrzymania Obiektu. i) Bieżące zarządzenie przepływem informacji dla fazy czynności końcowych. j) Koordynacja przekazania obiektu oraz infrastruktury (place, parkingi, drogi), które zarówno pod względem technicznym, funkcjonalnym, prawnym oraz estetycznym pozwalają na niezwłoczne rozpoczęcie użytkowania przez Inwestora - zarządcy (administratorowi) obiektu. k) Zarządzanie w Okresie Zgłaszania Wad (3 miesiące) ich usuwaniem. 4.4. Zarządzanie kosztami i kontrola kosztów 4.4.1 Zakres usług obejmuje: 4.4.1.1. Czynności wstępne: a) Uzgodnienie i opracowanie z Zamawiającym wytycznych do opracowania wzoru wniosków o Przejściowe Świadectwa Płatności. b) Opracowanie wzoru dokumentów finansowo rozliczeniowych dla potrzeb robót zamiennych, dodatkowych i uzupełniających. c) Wdrożenie zatwierdzonych procedur. 4.4.1.2. Czynności zasadnicze na etapie realizacji robót budowlanych a) Współpraca z Zamawiającym w codziennym administrowaniu i zarządzaniu umową z Generalnym Wykonawcą w aspekcie finansowym b) Zarządzanie realizacja umowy z Generalnym Wykonawca pod względem finansowym c) Zarządzanie zmianami projektowymi mającymi wpływ na zmiany kosztów, wraz z zarządzaniem przepływem informacji d) Opiniowanie wniosków Wykonawców w sprawie zmiany sposobu wykonania robót budowlanych, w tym zmiany materiałów, maszyn i urządzeń, przebiegu tras, technologii z punktu widzenia wpływu zmian na koszt budowy. e) Analiza kosztów w związku z opracowaniem umów na dodatkowe usługi zlecane przez Zamawiającego w ramach realizacji projektu. f) Prowadzenie bieżących rozliczeń stanu zakontraktowania wprowadzonych zmian kosztowych w stosunku do zatwierdzonego budżetu Inwestycji. g) Opracowanie miesięcznych raportów w zakresie finansowym h) Opracowywanie Przejściowych Świadectw Płatności
i) Prowadzenie archiwizacji dokumentów finansowych opracowanych przez Generalnego Wykonawcę i Inżyniera Kontraktu 4.4.1.3. Czynności końcowe a) Wydanie Końcowego Świadectwa Płatności b) Opracowanie Końcowego raportu finansowego 5. Kryteria wyboru oferty : Zamawiający dokona oceny otrzymanych ofert w oparciu o zaoferowaną przez Wykonawców cenę oraz doświadczenie. Waga poszczególnych kryteriów: (i) Cena 50% - za najkorzystniejszą cenę przyznane zostanie 50 punktów, a za najmniej korzystną 0 punktów. Oferty z ceną pomiędzy najniższą i najwyższą otrzymają liczbę punktów pomiędzy 0 a 50 proporcjonalnie do pozycji jaką zajmuje wartość ceny w przedziale pomiędzy ceną najwyższą a najniższą. (ii) Doświadczenie 50% - każdy oferent złoży informację o obiektach, przy budowie których w ostatnich pięciu latach (tj. od 01-01-2010) pełnił funkcję inżyniera kontraktu o zakresie zbieżnym do opisanego. Za pełnienie funkcji inżyniera kontraktu przy budowie szpitali o powierzchni użytkowej powyżej 5.000 m 2 otrzyma 3 małe punkty. Za pełnienie funkcji inżyniera kontraktu przy budowie obiektu kubaturowego (ale nie szpitala) o powierzchni użytkowej powyżej 7.500 m 2 otrzyma 1 mały punkt. Oferta z największą liczbą małych punktów otrzyma 50 punktów; oferta z najmniejszą liczbą małych punktów otrzyma 0 punktów. Każda inna oferta otrzyma liczbę punktów pomiędzy 0 a 50 proporcjonalnie do pozycji jaką zajmuje liczba małych punktów tej ofert w przedziale pomiędzy najniższą liczbą małych punktów a najwyższą liczbą małych punktów. 6. Termin złożenia ofert i wymagania a) Potencjalni Wykonawcy, których zakres działalności jest spójny z przedmiotem zamówienia, biorący udział w postępowaniu otrzymają treść zapytania ofertowego drogą mailową w tym samym czasie. b) Wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu wyniki postępowania zostaną przesłane drogą e-mailową niezwłocznie po zakończeniu procesu oceny formalnej i merytorycznej złożonych ofert tj. w dniu podpisania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej. c) Zamawiający zastrzega sobie, że rozpatrzy tylko te oferty, które zostaną złożone w wyznaczonym terminie tj. do 08.05.2015 roku, do godziny 11.00. d) Oferty przygotowane w oparciu o załączony do zapytania formularz ofertowy, powinny zostać złożone w Regionalnym Centrum Zdrowia Sp. z o.o., ul. Gen. Józefa Bema 5-6, 59-300 Lubin w Sekretariacie Biura Zarządu w zaklejonej kopercie z dopiskiem: Oferta dotycząca pełnienia funkcji Inżyniera Kontraktu. e) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 8 maja 2015 o godzinie 12:00. f) Zamawiający oczekuje, że Wykonawca wraz z ofertą przedłoży dokumenty potwierdzające status prawny Wykonawcy (tj. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo wpis do krajowego rejestru sądowego) oraz stosowne dokumenty potwierdzające umocowanie (pełnomocnictwo) osoby podpisującej i składającej ofertę.
g) Wykonawca najpóźniej w dniu podpisania umowy przedłoży Zamawiającemu polisę OC dedykowaną umowie na kwotę nie niższą niż 4 000 000 złotych. 7. Udzielenie zamówienia: a) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona, jako najkorzystniejsza w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji cenowych z oferentami po przedstawieniu wszystkich ofert. c) Na podstawie warunków określonych w trakcie procesu wyboru Wykonawców, Zamawiający przedstawi przyszłemu Wykonawcy ostateczną wersję jednostronnie podpisanej umowy, a Wykonawca będzie miał obowiązek podpisać ją i odesłać w terminie 3 dni roboczych od daty jej otrzymania. d) Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę kolejną spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownej oceny. e) Zamawiający pozostawia sobie prawo unieważnienia konkursu ofert bez podawania przyczyny. 8. Pytania i odpowiedzi Zamawiający udzieli odpowiedzi na pytania kierowane do niniejszego zapytania ofertowego. Pytania należy przesyłać do Dyrektora Biura Projektów Inwestycyjnych Michała Hessa za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: michal.hess@emc-sa.pl w terminie do 6.05.2015 roku do godziny 14.00. 9. Osoba do kontaktu w sprawie oferty: Michał Hess Dyrektor Biura projektów Inwestycyjnych EMC Instytut Medyczny SA Wrocław ul. Pilczycka 144-148, 54-144 Wrocław adres do korespondencji: ul. Łowiecka 24, 50-220 Wrocław, bud. H1 mobile.: +48 506153531, e-mail: michal.hess@emc-sa.pl