SPIS TREŚCI Wstęp, czyli jak, kto i dlaczego?... 8 Dlaczego kurs i dlaczego ta tematyka?... 8 Jak zorganizowany jest ten kurs?... 8 Dlaczego taka forma?... 9 Jak zbudowane są poszczególne rozdziały?... 9 Jaką metodykę zarządzania projektami będę opisywał?... 9 Nie mam jeszcze aplikacji Microsoft Project. Co zrobić?... 10 Jaką wersję Microsoft Project będę opisywał?... 10 Co nowego w wydaniu 2?... 10 Co zrobić ze znalezionym błędem?... 11 Najtrudniejszy pierwszy krok. Definicja projektu... 13 Data rozpoczęcia / Zakończenia projektu... 15 Kalendarz projektu... 17 Opcje projektu... 24 Definicja projektu. Podsumowanie.... 26 Lista zadań. Pierwsza część trylogii identyfikujemy zadania... 27 Teoria... 27 Praktyka... 28 Rodzaje zadań... 32 Zakończenie... 38 Lista zadań identyfikujemy zadania. Podsumowanie.... 39 Lista zadań. Druga część trylogii szacujemy czas trwania i pracę... 40 Automat vs Manual... 41 Zmiana trybu zadania... 42 Czas czy praca, oto jest pytanie... 43 2
Wpisywanie czasu trwania... 44 Czas ciągły i dni wolne... 47 Podsumowanie i rozwiązanie zagadki znaku zapytania... 50 Lista zadań szacujemy czas trwania i pracę. Podsumowanie.... 51 Lista zadań. Trzecia część trylogii łączymy zadania... 52 Jak łączyć ze sobą zadania, a jak tego nie robić?... 53 Różne sposoby łączenia zadań... 54 Zwłoki... 58 Deadline... 61 Podsumowanie... 62 Lista zadań łączymy zadania. Podsumowanie.... 63 Podstawy zarządzania zasobami... 64 Kogo i czego potrzebujesz do realizacji swojego projektu?... 64 Rodzaje zasobów... 65 Wpisywanie zasobów... 66 Definiowane stawek zasobów... 68 Podsumowanie i parę drobnostek... 70 Podstawy zarządzania zasobami. Podsumowanie.... 72 Podstawy tworzenia przydziałów... 73 Czym są właściwie przydziały?... 73 Praca i koszty... 74 Jak dodawać przydziały. Dwie najprostsze metody... 75 Przydzielanie zasobów typu praca z różnymi wartościami jednostek... 78 Przydzielanie zasobów kosztowych... 79 Nadmierna alokacja... 80 Przydzielanie zasobów materiałowych... 81 3
Przydzielanie dodatkowych zasobów typu praca do zadania... 83 Statystyki... 85 Podsumowanie... 86 Podstawy tworzenia przydziałów. Podsumowanie.... 87 Śledzenie postępów projektu... 88 Plan bazowy... 88 Wartości bazowe, rzeczywiste i aktualne... 92 Jak śledzić i raportować postępy projektu?... 93 Procentowy postęp czasu... 93 Rzeczywista praca i daty zadań... 94 Grafik grafika... 99 Analiza danych i wyciąganie wniosków...102 Podsumowanie... 104 Śledzenie postępów projektu. Podsumowanie.... 105 Część zaawansowana... 106 Widoki, oś czasu i organizator... 107 Czym właściwie są widoki?... 107 Jak modyfikować widoki i tabele?... 110 Zarządzanie tabelami... 111 Tworzenie widoku... 115 Organizer / Organizator... 117 Timeline / Oś czasu... 121 Podsumowanie... 124 Modyfikacje wykresu Gantta... 125 Skala czasu... 125 Linie siatki... 129 4
Paski Gantta... 131 Układ wykresu Gantta... 137 Modyfikacje wybranych pasków wykresu Gantta...138 Rysowanie... 139 Podsumowanie... 140 Niestandardowe pola... 141 Szybki sposób tworzenia niestandardowych kolumn... 141 Poprawny sposób definiowania kolumn... 143 Przykłady... 146 Priorytet zadania... 146 Koszt brutto... 150 Wskaźnik planu bazowego... 154 Kilka dodatkowych słów o formułach... 157 Podsumowanie... 158 Raporty wizualne...159 Historia...159 Zasada działania raportów wizualnych... 160 Przykłady... 161 Zarządzanie szablonami... 165 Rozwiązywanie problemów... 168 Podsumowanie... 170 Wbudowane raporty i dashboards... 171 Tworzymy pierwszy raport... 172 Statyczne elementy /... 175 Tabele / /... 175 Wykresy /...178 5
Łącza...178 Podsumowanie... 179 Eksport i import danych... 180 Metody, które już znamy... 180 Metoda najprostsza... 180 Metoda najpewniejsza... 181 Bez mapy ani rusz... 181 Import... 190 Podsumowanie... 191 Zaawansowane funkcje zasobów... 192 Zmienna w czasie dostępność oraz godziny pracy zasobów... 192 Różne oraz zmienne w czasie stawki zasobów...195 Pozostałe opcje... 199 Podsumowanie...201 Zasoby rodzajowe i budżety... 202 Zasoby rodzajowe... 202 Budżet... 204 Podsumowanie... 209 Alokacja zasobów...210 Jak sprawdzić alokację?...210 Jak rozwiązywać problemy z alokacją?... 214 Metoda 1: Możesz nic nie robić... 214 Metoda 2: Możesz zmienić harmonogram... 215 Metoda 3: Możesz zwiększyć ilość jednostek zasobu... 217 Metoda 4: Możesz zamienić przydziały... 218 Inne metody... 219 6
Automatyczne bilansowanie zasobów... 219 Podsumowanie... 223 Programy i wspólna pula zasobów... 224 Wspólna pula zasobów... 224 Programy, czyli projekty projektów... 228 Podsumowanie... 232 Zaawansowane opcje zadań... 233 Ograniczenia... 233 Kalendarze zadań... 235 Podsumowanie... 237 Dodatek. Co nowego w Microsoft Project?... 238 Wersja 2016... 238 Dodatkowe widoki osi czasu... 238 Zapytaj mnie o... 238 Rezerwacja zasobów... 239 Wersja 2019... 239 Łączenie zadań bezpośrednio z kolumny... 239 Kolumna z nazwą zadania sumarycznego... 240 Etykiety zadań na widoku osi czasu... 241 Wersja Online... 242 Dodatek. Skróty klawiaturowe.... 243 Dodatek. Inne materiały.... 245 7
WSTĘP, CZYLI JAK, KTO I DLACZEGO? Jeśli sięgnąłeś po tę książkę, to zapewne zainteresowała Cię tematyka Microsoft Project. Mam nadzieję, że podtrzymam to zainteresowanie do końca i przekażę Ci kilka wartościowych informacji. Zanim to jednak nastąpi, chciałbym odpowiedzieć na kilka pytań, które zanotowałem, przygotowując ten materiał. To powinno dobrze wprowadzić Cię w ten kurs. Dlaczego kurs i dlaczego ta tematyka? Microsoft Project to aplikacja, którą miałem okazję poznać jako jedną z pierwszych z pakietu Microsoft Office. To też jedna z pierwszych aplikacji, której wykorzystania miałem okazję uczyć jako trener. Mimo upływu czasu ciągle regularnie prowadzę takie szkolenia. Często odpowiadam na podobne pytania oraz pomagam rozwiązywać problemy z nią związane. Aplikacja z jednej strony jest bardzo popularna. Można nawet pokusić się o stwierdzenie, że stanowi standard w świecie rozwiązań służących do tworzenia harmonogramów i zarządzania projektami. Z drugiej strony jest dość skomplikowana, szczególnie jeśli próbujesz samodzielnie ją opanować. To wszystko sprawiło, że postanowiłem zebrać moją wiedzę i doświadczenia w jednym miejscu. Jak zorganizowany jest ten kurs? Niniejszą publikację postanowiłem podzielić na dwie główne części. Pierwsza, podstawowa, jest poświęcona fundamentalnym tematom: jak zdefiniować projekt, utworzyć listę zadań i zasobów, a następnie połączyć je w przydziały, a także jak śledzić postępy projektu. Zgodnie z zasadą Pareto te 20% funkcjonalności spokojnie zaspokoi potrzeby 80% użytkowników Microsoft Project. W części drugiej opisuję mniej oczywiste rzeczy, takie jak: zmienne w czasie właściwości zasobów, nieliniowe rozkłady pracy, bilansowanie zasobów itp. W tym wydaniu kursu, trzecią część poświęconą Microsoft Project Server postanowiłem wyodrębnić jako oddzielną książkę. Pokazuję w niej, 8
w jaki sposób wykorzystać tę platformę w typowych i tych mniej standardowych scenariuszach. Znajdziesz ją oczywiście na moim blogu (http://protipblog.pl) Dlaczego taka forma? Książka powstała na podstawie artykułów publikowanych na blogu https://protipblog.pl. Nie ukrywam, że taka forma była przede wszystkim wygodna dla mnie. Pozwalała dopisywać kolejne części kursu na bieżąco i uzupełniać czy poprawiać w odpowiedzi na prośby i komentarze Czytelników. Blog pozwalał również na trochę luźniejszą formę, a nie ma, moim zdaniem, nic gorszego niż sucha i formalna instrukcja obsługi, więc takich opisów starałem się unikać. Z czasem skompletowałem kompendium wiedzy na temat Microsoft Project i naturalnym wydawało się ubrać to w formę książki. Przy okazji mam też komentarz do wszystkich Pań. Nasz język wymaga użycia odpowiednich końcówek. Pisanie obu wersji (np. jeśli utworzyłeś/utworzyłaś ) wydawało mi się zbyt karkołomne, dlatego wszędzie w artykułach zwracać się będę do Ciebie jako Czytelnika, używając tym samym męskiej formy. Mam nadzieję, że mi to wybaczycie i nie potraktujecie tego jako faux pas. Jak zbudowane są poszczególne rozdziały? W każdym rozdziale znajdziesz sporo zrzutów ekranów. Będę prowadzić Cię krok po kroku przez wszystkie czynności i dokładnie opisywać najważniejsze i najtrudniejsze tematy. Jednocześnie będę unikał opisywania tematów błahych, takich jak opis interfejsu czy poszczególnych przycisków. Jestem pewien, że spokojnie sam poradzisz sobie z tymi wyzwaniami. Jaką metodykę zarządzania projektami będę opisywał? Odpowiedź jest krótka żadną. Chcę się skupić na narzędziu. Jeśli dobrze je poznasz, będziesz potrafił wykorzystać je w tej metodyce, z której korzystasz. Możesz też dojść do wniosku, że Microsoft Project w Twoim przypadku nie będzie najlepszym rozwiązaniem do wspomagania takiej metodyki. W końcu nie ma narzędzi idealnych. 9
Nie mam jeszcze aplikacji Microsoft Project. Co zrobić? Nie jest to tania aplikacja, więc zdecydowanie zachęcam do ściągnięcia na początek wersji próbnej. Aktualnie najwygodniej i najszybciej jest to zrobić korzystając z okresu próbnego usługi Microsoft Project Online Professional. Możesz go rozpocząć tutaj: https://protipblog.pl/msproject/trial Jaką wersję Microsoft Project będę opisywał? Większość zrzutów ekranów pochodzi z Microsoft Project Professional Online (wersja z początku 2019 roku) oraz Project Professional 2013. Obie aplikacje są w wersji angielskiej. Wszędzie, gdzie to możliwe dodaję także polskie opisy pól, przycisków i innych elementów interfejsu. Ogólnie rzecz ujmując, nie ma większego znaczenia, z jakiej wersji Microsoft Project aktualnie korzystasz. Podstawowe funkcje nie zmieniły się znacznie od kilku edycji. Jeśli jesteś ciekaw różnic pomiędzy poszczególnymi edycjami Microsoft Project (Standard, Professional oraz Online) zachęcam do przeczytania artykułu i obejrzenia towarzyszącemu mu nagraniu na: https://protipblog.pl/microsoft-project- 2019-ktora-wersja/. Co nowego w wydaniu 2? W tym wydaniu książki zaktualizowałem lekko treść uwzględniając nowe funkcje, które pojawiły się w wersji Microsoft Project 2019. Pojawiły się także nowe dodatki (na końcu książki). Zaktualizowałem także formę ebooka. Jest nowa czcionka, ikony i kilka mniejszych poprawek wizualnych. 10
Co zrobić ze znalezionym błędem? Jeśli znajdziesz błąd w tej publikacji, to będę wdzięczny, jeśli zgłosisz go przez formularz dostępny pod adresem https://protipblog.pl/msproject/ebook/error. Starałem się, aby było ich jak najmniej, ale przy tej ilości treści nie da się ich uniknąć. Liczę na Twoją wyrozumiałość i pomoc. Z góry dziękuję. Miłej lektury! 11