Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 36/2017/KF Dyrektora PSP w Mokrzyskach z dnia 30.11.2017 r. Regulamin udzielania zamówień publicznych i dokonywania wydatków w Publicznej Szkole Podstawowej im. T. Kościuszki w Mokrzyskach Podstawa prawna opracowania: 1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 2077) 2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1579.)
ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 Niniejszy regulamin stosuje się do przygotowania postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane o wartości: 1) równej lub przekraczających równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1579.) udzielanych w trybach dopuszczonych w/w ustawą, 2) nie przekraczających równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1579.) - zwanej dalej ustawą 2 1. Regulamin pomija cytowanie i powoływanie się na właściwe definicje i uregulowania ustawy. 2. Podstawę przeliczenia wartości zamówień stanowi średni kurs złotego w stosunku do euro określony na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów wydanego na podstawie art.35 ust. 3 ustawy. 3. Zakazuje się dzielenia zamówienia na części lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. 3 W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1579.) i Kodeksu cywilnego. ROZDZIAŁ II Zamówienia o wartości przekraczającej równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8) ustawy 4 1. Do przygotowania i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Dyrektor jednostki: 1) powołuje (zmienia skład) komisję przetargową w formie zarządzenia, 2) zaprasza do udziału w pracach komisji biegłych, radcę prawnego lub podejmuje decyzję o zasięgnięciu ich opinii, 3) przyjmuje informacje o istotnych problemach związanych z pracami komisji. 2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. 3. Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań. 1
4. Dyrektor jednostki zatwierdza (podpisuje): 1) wnioski o udzielenie zamówienia, 2) specyfikację istotnych warunków zamówienia, 3) odpowiedzi na zapytania wykonawców kierowane do Zamawiającego a dotyczące wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 4) protokoły postępowań o udzielenie zamówień publicznych, 5) w uzasadnionych przypadkach zmiany w treści specyfikacji oraz treści ogłoszenia o zamówieniu, (w tym wybór najkorzystniejszej oferty, unieważnienia postępowania, odrzucenia oferty lub wykluczenia Wykonawcy), 6) roczne sprawozdanie o udzielonych w danym roku zamówieniach, przekazywane do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. 5. Dyrektor może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności innym pracownikom w formie pisemnej. 5 1. Wyznaczanie osób do składu komisji przetargowej następuje w szczególności z uwzględnieniem odpowiednich kwalifikacji związanych z przedmiotem zamówienia, a także znajomości procedury o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym dyrektora powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. 3. Komisja przetargowa w szczególności przedstawia Kierownikowi Zamawiającego propozycje: 1) wykluczenia Wykonawcy, 2) odrzucenia oferty, 3) wyboru najkorzystniejszej oferty, 4) występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w ustawie. 4. Wykonując czynności komisja przetargowa stosuje przepisy ustawy oraz postanowienia niniejszego Regulaminu. 5. Komisja przetargowa, po jej powołaniu, przystępuje niezwłocznie do wykonywania czynności. 6. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez komisję wymagana jest obecność, co najmniej połowy jej członków. 7. W sprawach spornych komisja przetargowa dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów za i przeciw, rozstrzyga głos przewodniczącego. 8. Członek komisji przetargowej nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast dać uzasadnienie pisemne swojego stanowiska do protokołu postępowania. 2
6 Pracami komisji przetargowej kieruje jej przewodniczący, do którego obowiązków należy w szczególności: 1) organizacja prac komisji przetargowej, w tym uzgadnianie i wyznaczanie terminów jej posiedzeń oraz podział zadań koniecznych do przeprowadzenia postępowania, 2) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 3) przygotowanie treści SIWZ i wyjaśnień do specyfikacji, 4) informowanie Głównego Księgowego o obowiązku przyjęcia i zwrotu Wadium, 5) informowanie Dyrektora o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, nadzór nad terminowym i prawidłowym wykonywaniem czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 6) odebranie od członków komisji, biegłych oraz innych osób wykonujących czynności związane z postępowaniem o zamówienie publiczne, oświadczeń wymaganych przepisami ustawy. 7 Do obowiązków sekretarza komisji przetargowej należy w szczególności: 1) zamieszczanie ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ w miejscach przewidzianych ustawą, w tym BZP lub przekazanie do publikacji UOPWE, 2) zamieszczanie wyjaśnień oraz zmian do specyfikacji w miejscach przewidzianych ustawą, 3) zwoływanie posiedzeń komisji poprzez informowanie o terminie i godzinach posiedzenia, 4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia oraz kompletności dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, 5) przekazanie wykonawcom, którzy złożyli oferty informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz zamieszczenie stosownej informacji na stronie internetowej w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, zgodnie z przepisami art.92 ustawy. 6) sporządzenie protokołu postępowania wraz z załącznikami, zamieszczenie ogłoszenia o udzielenie zamówienia zgodnie z przepisami ustawy, w przypadku zamówienia prowadzonego w trybie negocjacji bez ogłoszenia oraz zamówienia z wolnej ręki zamieszczenie ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy stosownie do przepisów art.62 ust.2a oraz 66 ust.2 ustawy. 8 1. Do obowiązków członków komisji przetargowej należy uczestniczenie w posiedzeniach komisji oraz wykonywanie czynności w zakresie wskazanym przez przewodniczącego komisji przetargowej. 2. Członkowie komisji przetargowej, po ujawnieniu wykonawców ubiegających się lub zamierzających się ubiegać o zamówienie publiczne, składają pisemne oświadczenie, że nie podlegają wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o treści wymaganej przepisami ustawy; 3. W przypadku ujawnienia się w toku prowadzonego postępowania okoliczności, o których mowa w ust.1 członek komisji obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powiadamiając o tym przewodniczącego komisji przetargowej i składając stosowne oświadczenie. 3
9 Udział biegłych w pracach komisji: 1) jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, przewodniczący komisji składa dyrektorowi umotywowany wniosek o powołanie biegłych (rzeczoznawców), 2) decyzję o powołaniu biegłego podejmuje Dyrektor, 3) po podpisaniu umowy oraz zobowiązania do zachowania poufności biegły składa oświadczenie, 4) biegły przedstawia opinię na piśmie w terminie określonym w umowie, a na zaproszenie przewodniczącego komisji bierze udział w posiedzeniach komisji głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. 10 1. Komisja przetargowa kończy prace związane z udzieleniem zamówienia z dniem: 1) unieważnienia postępowania, 2) upływu terminu do wniesienia odwołania na czynności unieważnienia postępowania, 3) podpisania umowy w sprawie udzielenia zamówienia, 2. Po zakończeniu prac komisji dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania w sposób gwarantujący jej nienaruszalność. 3. Umowa z wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą wymaga przed przedłożeniem do podpisu Dyrektora, podpisu Głównego Księgowego. ROZDZIAŁ III Zamówienia o wartości nie przekraczającej równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8) ustawy 11 1. Zamówień o wartości nie przekraczającej równowartość kwoty o której mowa w art. 4 pkt. 8) ustawy, w Publicznej Szkole Podstawowej im. T. Kościuszki w Mokrzyskach udziela Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona. 2. Dokonanie zamówienia zleca ustnie lub pisemnie Dyrektor Szkoły. 3. Wartość zamówień, o której mowa w art. 4 pkt. 8) ustawy określa się bez podatku od towarów i usług (VAT). 4. Określenie przedmiotu zamówienia powinno odpowiadać zadaniu opisanemu w planie finansowym Publicznej Szkoły Podstawowej im. T. Kościuszki w Mokrzyskach i mieścić się w kwocie zaplanowanej na jego realizację. 5. O sposobie przeprowadzenia procedury zamówienia decyduje Dyrektor lub osoba upoważniona, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia oraz jego wartość. 4
6. Procedura udzielenia zamówienia publicznego i dokonania wydatku publicznego winna być poprzedzona ustaleniem jego wartości poprzez np.: 1) rozeznanie cenowe 2) rozeznanie rynku 3) informacji internetowej. 7. W celu dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, jednocześnie umożliwiający terminową realizację zadań, zobowiązuje się upoważnionych pracowników Publicznej Szkoły Podstawowej im. T. Kościuszki w Mokrzyskach, przy dokonywaniu jednorazowych wydatków, do przeprowadzania telefonicznie, faksowo, elektronicznie lub pisemnie negocjacji z przynajmniej jednym oferentem dla: a) robót budowlanych i usług o wartości szacunkowej powyżej 10.000,00 zł do 30.000,00 zł (netto), b) dostaw o wartości szacunkowej powyżej 2.000,00 zł do 5.000,00 zł (netto). 8. Udzielenie zamówienia na usługi, roboty budowlane i dostawy w granicach kwot, o których mowa w pkt 7 ust. a) i b) dopuszcza możliwość zawarcia zlecenia lub umowy na piśmie. 9. Poniżej kwot określonych w pkt 7 ust. a) i b) wydatki publiczne winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, jednocześnie umożliwiający terminową realizację zadań. 12 1.Przy dokonywaniu jednorazowych wydatków publicznych dla: a) robót budowlanych i usług o wartości szacunkowej powyżej 30.000,00 zł (netto) do kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8) ustawy, b) dostaw o wartości szacunkowej powyżej 5.000,00 zł (netto) do kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8) ustawy celem optymalnego wyboru wykonawców, należy dokonać wyboru po rozeznaniu bezpośrednim, telefonicznym, faksowym, elektronicznym (w tym przegląd stron www) lub pisemnym z pośród przynajmniej dwóch oferentów lokalnego lub krajowego rynku potencjalnych wykonawców. Wybór oferenta musi być dokonany w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów jednocześnie umożliwiający terminową realizację zadań. 2.Jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane (z wyjątkiem sytuacji wymagających pilnego wykonania robót) zamówienia udziela się Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań niezbędnych do wykonania zamówienia. 3.Spośród wykonawców, od których uzyskano informacje, osoba odpowiedzialna wybiera wykonawcę, któremu zostanie udzielone zamówienie. 4.Potwierdzeniem uzyskania informacji jest pismo, faks lub e-mail od wykonawcy, notatka służbowa z rozmowy telefonicznej lub wydruk ze strony internetowej itp. 5.Dokumenty potwierdzające powinny wskazywać: 5
1) nazwę i adres wykonawcy (lub adres strony internetowej) 2) cenę, 3) przedmiot zamówienia, 4) warunki wykonania zamówienia, 5) itp. 6.Zamówienia należy udzielić wykonawcy, który w trakcie negocjacji zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę: 1) oferowaną cenę 2) inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia; a) funkcjonalność, b) jakość, c) parametry techniczne, d) koszty eksploatacji, e) termin realizacji zamówienia, f) sposób i termin płatności, g) sposób i termin dostawy, h) koszty dostawy, i) warunki gwarancji, j) itp. 7.Z rozeznania rynku lub rozeznania cenowego winien być sporządzony protokół, zatwierdzony przez Dyrektora Szkoły. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 8.Udzielenie zamówienia na usługi, roboty budowlane i dostawy dla kwot, o których mowa w 12 pkt 1 ust. a) i b) wymaga zawarcia zlecenia lub umowy na piśmie. 13 1. Dopuszcza się wybór oferty od ręki bezpośrednio u jednego Wykonawcy w przypadkach: a) gdy wpłynie tylko jedna oferta po dwukrotnym rozesłaniu zaproszeń, lub jednokrotnym ogłoszeniu postępowania na stronie internetowej szkoły, b) nie cierpiących zwłoki (np. awaria), c) ze względu na szczególną specyfikę (charakter/rodzaj) roboty budowlanej, dostawy lub usługi. 2. Wybór taki należy każdorazowo uzasadnić pisemnie. Dopuszcza się dokonywania w/w opisów bezpośrednio na fakturze lub rachunku jeżeli znajduje się na nich odpowiednia ilość miejsca dla jego prawidłowego dokonania według wzoru PIECZĄTKI Nr 2 (Załącznik nr 2 do regulaminu). 3. Wybór oferty od ręki musi być dokonany w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, jednocześnie umożliwiający terminową realizacje zadań. 6
14 1. W Publicznej Szkole Podstawowej im. T. Kościuszki w Mokrzyskach prowadzony jest rejestr zamówień publicznych, o których mowa w rozdziale II i III Regulaminu, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 i Załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. 2. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach sporządza Dyrektor i przesyła Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie określonym w art.98 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1579.) Załączniki do regulaminu: 1. wzór protokołu postępowania rozeznanie rynku 2. wzór pieczątek w sprawie zastosowanych procedur 3. wzór rejestru zamówień publicznych 7