SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NA USŁUGĘ : wykonania etykiet samoprzylepnych z kodem kreskowym W POSTĘPOWANIU W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO 1
ZATWIERDZAM Warszawa, dnia 19.01.2007 r. data zatwierdzenia: 22.01.2007 r. Nr sprawy OKE-WOA-226 / 01 / WK / 2007 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Informacje ogólne Tryb zamówienia: Przetarg nieograniczony o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 60 000 euro. Zamawiający: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Warszawie tel. 0-22 457 03 35 fax. 0-22 457 03 45 Adres zamawiającego: 00-844 Warszawa ul. Grzybowska 77 REGON: 014987640, NIP: 118-14-52-969, Adres internetowy: www.oke.waw.pl Podstawa prawna: Art. 39 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), przepisy wykonawcze w/w Ustawy oraz SIWZ. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem postępowania jest zamówienie na usługę: wykonania etykiet samoprzylepnych z kodem kreskowym. Opis przedmiotu zamówienia : Opis przedmiotu zamówienia Wykonanie etykiet samoprzylepnych z kodem kreskowym do identyfikacji szkół i uczniów. Kod 128 B -(odmiana rozpoznawalna przez program ABBYY Form Reader 4.1) Rozdzielczość: 300 dpi. Wymiary etykiety: 60x25mm. Materiał: etykiety na rolkach w dwóch kolumnach z perforacją poziomą umożliwiającą jednoczesne oderwanie dwóch sztuk. Pod kodem kreskowym szkoły na etykiecie powinno być umieszczone słowo szkoła i znakowy kod szkoły (wzór nr 1), a w przypadku etykiet dla ucznia słowo i numer Dla każdego ucznia zindywidualizowane etykiety o zmiennej liczbie na oddzielnym arkuszu wg wzoru (3) Ilość 1 514 877 szt. zgodnie z plikami *.xls dostarczonymi Wykonawcy, któremu Zamawiający udzieli zamówienia. 2
Konfekcjonowanie wydrukowanych etykiet z kodem szkoły, a w przypadku egzaminu maturalnego dodatkowo z peselami uczniów, do opakowań zbiorczych (kopert), dla każdej szkoły w ilościach określonych przez zamawiającego i oznaczenie ich naklejką adresową wg zamieszczonego wzoru (2) Zapakowanie kopert w określonej kolejności zgodnie z numeracją przekazaną przez Zamawiającego. Wykonawca, w ciągu 5 dni od daty podpisania umowy dostarcza partię testową 100 szt. etykiet z wybranych przez OKE, 5 różnych szkół, celem sprawdzenia poprawności rozpoznania kodu i weryfikacji zgodności usługi ze specyfikacją. (1) Wzór etykiety z kodem szkoły: szkoła (2) Wzór naklejki adresowej dla szkoły na kopertę z etykietami: <kod szkoły> <numer z listy> <nazwa szkoły> <miejscowość> <ulica> (3) Wzór arkusza dla ucznia: Kowalski Jan Pesel 38051438051 Kodszkoły143805-0110V 3
Liczba naklejek i terminy dostarczenia ich do siedziby OKE: Lp rodzaj egzaminu 1 SP 2 G 3 Matura 4 zawodowy liczba naklejek 121700- etykiet z kodem szkoły 1681 - etykiet z adresem szkoły 270500 z kodem kreskowym szkoły 902 - etykiet z adresem szkoły 455000 - kody kreskowe szkół 522710 - etykiety zindywidualizowane dla 67710 uczniów (z nr pesel) 67710 - etykiety z danymi personalnymi ucznia, kodem szkoły i peselem 974 - etykiety z adresem szkoły Razem matura: 1046394 73000 - kody kreskowe szkół 700 - etykiety z adresem szkoły razem zawodowe : 73700 termin dostawy do OKE 3 tygodnie od dnia podpisania umowy 3 tygodnie od dnia podpisania umowy 3 tygodnie od dnia podpisania umowy do dnia 27.04.2007 Ogółem 1 514 877 Oznaczenie przedmiotu zamówienia Wspólny Słownik Zamówień CPV 22866100-9 Termin wykonania zamówienia Od dnia podpisania umowy w terminie trzech tygodni / szkoły podstawowe, gimnazja, matura /. do dnia 27.04.2007 r. / szkoły zawodowe /. Warunki płatności Płatność za całość, / lub wykonaną część zadania /w terminie 30 dni po realizacji zamówienia i dostarczeniu faktury VAT. Informacje dotyczące wyceny przedmiotu zamówienia - Cena usługi podana w ofercie jest ceną ostateczną, obejmuje całość zamówienia, wszelkie koszty i składniki związane z realizacją umowy w tym koszt konfekcjonowania, opakowania, dostarczenia do siedziby Zamawiającego. 4
- Wszystkie wartości określone w formularzu cenowym i ofertowym oraz ostateczną cenę oferty należy podać w złotych polskich, z dokładnością jedynie do dwóch miejsc po przecinku, powiększone o należny podatek VAT. Kwoty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki do 0,4 gr. pomija się, a końcówki 0,5 gr. i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. - Podane ceny w formularzu ofertowym nie mogą ulec zmianie w czasie realizacji całego przedmiotu zamówienia. - Ewentualne upusty oferowane przez Wykonawcę muszą być zawarte w cenie brutto oferty. - Zamawiający udzieli zamówienia temu Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę brutto za całość wykonanej usługi. Uwaga: Zamawiający wymaga oceny wydruku testowej partii wskazanych przez siebie etykiet, dostarczonych do jego siedziby przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia. Warunki udziału w postępowaniu W postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia; Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia. Z treści załączonych do oferty dokumentów musi wynikać jednoznacznie, że w/w warunki Wykonawca spełnił. Opis sposobu przygotowania ofert Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień SIWZ. Wykonawca przedstawia ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej dokumentacji w formie pisemnej, języku polskim pod rygorem nieważności. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji, natomiast Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba, że prośba o wyjaśnienia wpłynęła do Zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający nie udziela żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na zapytania, w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania. Wszystkie zmiany i poprawki naniesione przez Wykonawcę na ofertę i załączniki po ich opracowaniu muszą być naniesione w sposób czytelny i parafowane przez osobę /y/ podpisujące ofertę. Parafowanie dokumentów może nastąpić wyłącznie przez osobę /y/ uprawnione do występowania w imieniu Wykonawcy. Zaleca się aby wszystkie zapisane strony oferty wraz z załącznikami i dokumentami składającymi się na ofertę były ponumerowane, parafowane oraz trwale połączone. - Wszelkie podpisy osób nieupoważnionych do reprezentowania firmy zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy ujawnioną w KRS albo w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wymagają pełnomocnictwa przedstawionego w formie oryginału lub 5
kopii poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem. Pełnomocnictwo winno być zgodne z obowiązującymi przepisami (Dz. U. Nr 110 z 2000 r. poz. 1176 10). Zawartość oferty A) Oferta musi zawierać: Wypełniony formularz oferty załącznik nr 1 do siwz. Wypełniony formularz cenowy załącznik nr 2 do siwz. Oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 oraz, że spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SIWZ. Aktualny wypis /odpis/ z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, z którego musi wynikać, iż Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie będącym przedmiotem postępowania. - Wszystkie wymagane dokumenty należy przedstawić w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osobę / osoby / uprawnione do reprezentowania Wykonawcy w obrocie prawnym lub osobę upoważnioną przez te osoby. - Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składa dokumenty zgodnie z zasadami opisanymi w 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane / Dz. U. Nr 87 poz. 605 /. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami: 1. Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp. Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub za pomocą faksu z wyłączeniem oferty i wniesienia protestu, dla których wymagana jest forma pisemna. 2. W przypadku przekazania korespondencji za pomocą faksu, każda ze stron może żądać niezwłocznego potwierdzenia faktu jej otrzymania również za pomocą faksu 3. Korespondencję przekazaną za pomocą faksu uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do adresata w godzinach pracy Zamawiającego tj. 8:15 16:15 i przed upływem terminu oraz została bezzwłocznie potwierdzona. 4. Dodatkowe wyjaśnienia i informacje dotyczące zamówienia można otrzymać w dni robocze pod wymienionymi niżej numerami telefonów, lub osobiście w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr 306. Osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Włodzimierz Kobus tel. 0-22 457 03 20, fax. 0-22 457 03 45 w godz. 8.15-16.15. Termin związania ofertą Okres związania Wykonawców złożoną ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Sposób składania ofert 1. Ofertę, wraz z wymaganymi dokumentami, o treści odpowiadającej treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia należy złożyć przed upływem ostatecznego terminu składania ofert. 2. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w zamkniętej kopercie zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie w poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. 6
Koperta powinna być oznakowana w sposób następujący: Nazwa i adres Wykonawcy, oraz - Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Warszawie ul. Grzybowska 77 00-844 Warszawa oferta w postępowaniu przetargu nieograniczonego na usługę: wykonania etykiet samoprzylepnych z kodem kreskowym Nie otwierać przed dniem 30.01.2007 r. godz. 10:15 3. Skutki prawne nieprawidłowego opakowania i oznakowania oferty ponosi Wykonawca. Ujawnienie treści oferty przed terminem składania ofert, będące wynikiem jej nieprawidłowego oznakowania spowoduje odrzucenie oferty. 4. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę bez ofert częściowych i wariantowych. 5. Złożenie przez jednego Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty częściowej lub zawierającej warianty spowoduje odrzucenie ofert złożonych przez danego Wykonawcę. Miejsce i termin składania ofert 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, Warszawa ul. Grzybowska 77, sekretariat pokój 325 w terminie do dnia 30.01. 2007 roku, do godziny 10:00. 2. Wykonawca może żądać potwierdzenia złożenia oferty na przedłożonym przez siebie dokumencie. 3. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania, po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. 4. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. Miejsce i termin otwarcia ofert 1. Oferty zostaną otwarte w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr 306 w dniu 30.01.2007 r. o godz. 10:15. 2. Otwarcie ofert jest jawne. Sposób obliczania ceny i ocena ofert 1. Oceny ofert będzie dokonywała osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne. 2. Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz poprawia oczywiste omyłki pisarskie oraz rachunkowe w tekście oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. 3. W odniesieniu do Wykonawców, którzy spełnili postawione warunki zostanie dokonana ocena ofert na podstawie jedynego kryterium jakie stanowi cena: waga 100%, podanej przez Wykonawcę łącznej kwoty zamówienia powiększonej o należny podatek VAT. 4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który przedłoży ważną ofertę niepodlegającą odrzuceniu, zawierającą najniższą cenę brutto spośród wszystkich ważnie złożonych ofert. 5. Cena przedstawiona w ofercie jest ceną ostateczną, wyrażoną w złotych polskich, zawiera wszelkie koszty niezbędne przy realizacji zamówienia, jak również uwzględnia ewentualne upusty oferowane przez Wykonawcę. 6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty, jednocześnie umieszczając informacje o których mowa na własnej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym. 7
7. Wybranemu Wykonawcy Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy, której wzór stanowi załącznik nr 4. 8. Wykonawca nie może dokonywać żadnych zmian we wzorze umowy. Istotne postanowienia warunków umowy Istotne dla stron postanowienia określa wzór umowy - załącznik nr 4 do SIWZ. Środki Ochrony Prawnej Wykonawcy, którego interes prawny w toku postępowania o udzielenie zamówienia doznał lub mógł doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2004 r. Nr 19 poz.177 z późn. zm.). Załączniki Następujące załączniki stanowią integralną część SIWZ: Załącznik nr 1 formularz ofertowy Załącznik nr 2 formularz cenowy Załącznik nr 3 formularz oświadczenia Wykonawcy Załącznik nr 4 projekt umowy. 8