Postępowanie pod nazwą Program komputerowy do rejestracji zleceń, przyjmowania próbek i wystawiania sprawozdań 1. przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu do zarządzania laboratorium (zwanego dalej ZL) dla Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Olsztynie 1.1. Wymagania ogólne: 1. Wdrożenie systemu ZL obejmuje następujące elementy: a) wdrożenie wszystkich funkcjonalności systemu ZL zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, b) udzielenie bezterminowej licencji dla systemu ZL na następujących warunkach: dla jednego serwera aplikacji/jednej bazy danych, dla 4 użytkowników jednoczesnych, bez ograniczenia ilości użytkowników nazwanych i stacji roboczych, bez ograniczeń na ilość danych wprowadzanych do systemu i gromadzonych w transakcyjnej, relacyjnej bazie danych, c) wydanie dedykowanej dokumentacji użytkownika oraz administratora - w tym instrukcji obsługi systemu ZL w języku polskim, d) zainstalowanie i skonfigurowanie systemu ZL na serwerach i stacjach roboczych wskazanych przez Zamawiającego, e) przeszkolenie personelu (administratorów oraz użytkowników) w zakresie korzystania z pełnej funkcjonalności systemu ZL z uwzględnieniem ich ról. Zakres przeszkolenia administratorów powinien uwzględniać administrację bazy danych, w szczególności: zarządzanie bazą, jej optymalizację, przeciwdziałanie usterkom. f) Dostarczenie mechanizmu (w postaci skryptu, bądź innego rozwiązania programowego) archiwizacji całości systemu ZL umożliwiającego odtworzenie całości systemu ZL na dowolny dzień. 2. Zapewnienie 24 miesięcznej gwarancji powdrożeniowej dla systemu ZL, obejmująca bezpłatne usuwanie błędów w dostarczonym oprogramowaniu uniemożliwiających lub istotnie utrudniających korzystanie z systemu ZL. Czas usunięcia błędów oprogramowania umożliwiających korzystanie z systemu ZL max. 48h, czas usunięcia awarii uniemożliwiających korzystanie z systemu ZL max. 24h. Wykonawca winien wskazać nr kontaktowy oraz mail służący do wysyłania zgłoszeń awarii. 3. Przekazanie wszelkich niezbędnych informacji Zamawiającemu o specyfice Systemu ZL oraz informacji technicznych na temat jego prawidłowej eksploatacji. 4. Wykonawca musi posiadać wiedzę i doświadczenie w tworzeniu systemów dla laboratoriów, zwłaszcza dla akredytowanych laboratoriów w przedsiębiorstwach wodociągowo kanalizacyjnych. Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej 3 wdrożenia Systemu w akredytowanych laboratoriach przedsiębiorstw wodociągowo kanalizacyjnych o wartości co najmniej 50 000,00 PLN netto każde. Dowody potwierdzające prawidłowe wykonanie wdrożeń należy załączyć do oferty. 5. Wykonawca musi dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym co najmniej dwoma osobami spełniającymi poniższe warunki: a) ukończone szkolenie auditora wewnętrznego normy PN-EN ISO/IEC 17025:2005 potwierdzone certyfikatem imiennym, który należy załączyć do oferty, 6. Terminy realizacji zamówienia: a) Etap 1 - Instalacja i uruchomienie Systemu w wersji standardowej. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej i opracowanie szczegółowej specyfikacji Systemu w terminie do 4 tygodni od daty podpisania Umowy, b) Etap 2 - Dostosowanie Systemu, wdrożenie Systemu w wersji produkcyjnej w terminie do 21.12.2018r., Strona 1 z 6
c) Etap 3 - Weryfikacja wdrożenia, parametryzacja i optymalizacja oraz przeszkolenie użytkowników i administratorów Systemu 6 tygodni od zakończenia Etapu nr 2. d) Etap 4 - Opieka Gwarancyjna 24 miesiące od zakończenia prac przewidzianych w Etapie nr 3. 1.2. Wymagania techniczne 1. Trójwarstwowa architektura systemu: klient serwer aplikacji baza danych. 2. System ZL, jak też baza danych musi być zainstalowana na maszynie wirtualnej Hyper-V i systemie operacyjnym Windows Server 2012 lub nowszym. 3. System ZL musi działać w oparciu o dostarczoną przez Wykonawcę bazę danych. Dostarczona baza danych nie może stawiać ograniczeń co do wielkości bazy danych, ani pamięci RAM użytej dla jej obsługi. 4. System ZL musi działać na serwerze i stacjach roboczych jako strona WWW dostępna w dowolnej przeglądarce internetowej (Chrome, Edge, Firefox), bez konieczności instalowania jakichkolwiek dodatków dla prawidłowego jego działania. 5. Wszystkie moduły funkcjonalne systemu ZL, muszą być zrealizowane w ramach jednej bazy danych i przy użyciu jednej strony WWW systemu ZL. 6. Funkcjonalności systemu ZL nie mogą wymuszać instalowania i używania zewnętrznych programów, poza domyślnymi programami służącymi do otwierania plików takich jak: doc, docx, xls, xlsx, pdf. 7. Struktura ZL oraz jego podział na funkcje musi odzwierciedlać strukturę organizacyjną PWiK Olsztyn oraz obowiązującego w nim systemu zarządzania. 8. Profil działalności laboratorium PWiK Olsztyn obejmuje zakres oznaczeń fizyko-chemiczych wody, ścieków, osadów oraz mikrobiologicznych wody. 9. System ZL musi być zgodny z normami dotyczącymi systemów zarządzania jakością. Musi spełniać wszystkie wymagania wynikające z akredytacji laboratoriów i obecnie obowiązującej normy PN-EN ISO/IEC 17025:2005 + Ap1:2007 oraz mieć możliwość dostosowania do zmian w normie PN-EN ISO/IEC 17025. W szczególności dotyczy to walidacji systemu ZL i stosowanych w nim algorytmów, identyfikowalności danych i rejestrowania zmian oraz bezpieczeństwa danych. 10. Interfejs użytkownika systemu ZL musi być w języku polskim. Musi być przejrzysty i konfigurowalny, poprzez pogrupowanie zawartości w bloki tematyczne, takie jak: praca laboratorium, baza wiedzy, personel, baza kontrahentów, przeglądanie wyników badań, co ma umożliwić łatwe i szybkie wyszukiwanie odpowiednich danych. 11. Dostosowanie interfejsu systemu ZL (nazwy kolumn, etykiety pól, nazwy okienek) do języka pojęć używanego na co dzień przez użytkowników w laboratoriach (np. parametr, cecha, metoda, materiał, itp). 12. System ZL musi zawierać mechanizmy pozwalające na eksport danych do MS Excel. System musi zapewniać możliwość wybrania dowolnego zakresu danych, pogrupowania i posortowania ich przy pomocy dostępnych w systemie narzędzi. 13. Rejestrowanie w systemie ZL czasu, daty i użytkownika przy każdym wprowadzaniu lub zmianie danych, zachowywanie poprzednich wersji danych, możliwość przeglądania historii zmian. 14. Opracowanie na etapie wdrożenia wzorów spawozdań z badań generowanych z systemu ZL zgodnie z wzorami używanymi aktualnie w laboratorium PWiK Olsztyn. 15. System ZL musi umożliwiać: zapisywanie dokumentów generowanych z systemu ZL oraz zewnętrznych plików w bazie danych systemu ZL lub na wydzielonej przestrzeni dyskowej podpis elektroniczny dokumentów generowanych z systemu ZL, Strona 2 z 6
wysyłanie dokumentów generowanych z systemu ZL za pomocą szyfrowanej poczty elektronicznej bezpośrednio z systemu ZL. 16. System ZL musi mieć rozbudowany system uprawnień o hierarchicznej strukturze, pozwalający na zarządzanie uprawnieniami w ramach grup użytkowników i poszczególnych użytkowników. Tworzenie użytkowników i zmiana uprawnień dokonywana przez użytkownika z uprawnieniami Administratora systemu. 17. System ZL musi posiadać mechanizmy wykonywania kopii bezpieczeństwa danych, realizowanych poprzez harmonogram. 18. Możliwość przyszłej integracji z posiadanym przez Zamawiającego systemem mapowym GIS firmy KartGIS 19. System ZL musi być zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym: Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz Ustawy o ochronie Danych Osobowych z dn. 10.05.2018r. 20. System ZS musi posiadać zaimplementowane mechanizmy ochrony danych, w tym: rozliczalności, autentykacji oraz uwierzytelniania. 21. Na czas świadczenia usług serwisowych/gwarancyjnych Wykonawca zobowiązany będzie do podpisania umowy powierzenia danych osobowych. Strona 3 z 6
2. Wymagania szczegółowe 2.1. Praca laboratorium Rejestracja próbek Obieg próbki w laboratorium Zatwierdzanie wyników badań Sprawozdania z badań 1. Rejestracja i przyjęcie próbek także z użyciem czytników kodów paskowych 2. Automatyczna (lub ręczna) numeracja próbek dla różnych rodzajów zleceń. 3. Przypisanie zakresu badań danej próbce - jako zestaw badań (związany ze zleceniem, obiektem badania itd.) lub poprzez dodawanie i/lub usuwanie pojedynczych badań do próbki. 4. Ustalenie wartości odniesienia i kryteriów dla wyników oznaczeń, o ile istnieją (np. w zestawie badań). 5. Przydzielanie próbek w ramach laboratorium na poszczególnych pracowników. 6. Przegląd postępu pracy nad badanymi próbkami. 1. Wprowadzanie wyników końcowych oznaczeń. Wprowadzanie wyników z podziałem na grupy metod badań. Wprowadzanie według schematu wiele wyników dla jednej próbki lub wiele próbek dla tego samego badania. 2. Możliwość podawania informacji dodatkowych przy niektórych oznaczeniach tj. temperatura. 3. Uwzględnienie specyfiki wprowadzania wyników badań dla badań dla różnych badanych obiektów. 4. Kontrola poprawności wprowadzania wyników. 5. Możliwość zmiany wyników badań wraz z zapisaniem komentarza z powodem zmiany i osobą, która tej zmiany dokonała. Przeglądanie historii wprowadzonych zmian. 6. Obliczanie niepewności zgodnie z formułą właściwą dla danej metody badawczej. 1. Możliwość dokonywania korekt przez zatwierdzającego we wszystkich wynikach badań. 2. Zatwierdzanie wyników zgodnie z uprawnieniami dla pracowników pełniących nadzór nad badaniami. 3. Przygotowywanie sprawozdań z badań zgodnie z ich aktualnymi wzorami. 4. Możliwość wydruku każdego sprawozdania na każdym etapie przebiegu badań. 5. Zapisywanie sprawozdań w repozytorium dokumentów w bazie danych. 6. Możliwość tworzenia sprawozdań w postaci plików doc, pdf, xls, rtf, odt, ods, zapisywanych zewnętrznie celem udostępnienia ich odbiorcom. 7. Weryfikowanie i autoryzacja sprawozdań przez uprawnionych użytkowników. 8. Podpis elektroniczny i wysyłanie sprawozdań e-mailem z systemu ZL. Strona 4 z 6
2.2. Przeglądanie wyników badań Przeglądanie wyników badań 1. Przeglądanie wprowadzonych wyników badań w postaci tabel z możliwością grupowania, sortowania i filtrowania wyników ze względu na: okres czasu, kontrahenta, punkt pobrania, obszar badań, badany obiekt, metody badań, wynik badania, osoby autoryzujące, inne wybrane informacje opisujące próbkę lub badanie. 2. Podsumowanie z informacjami statystycznymi (np. średnia, minimum, maksimum). 3. Możliwość eksportu danych do Excela. 4. Możliwość dostępu do sprawozdań z badań w formie elektronicznej. 2.3. Baza wiedzy Słowniki (wykazy) Metody badań (oznaczeń) Zestawy badań Wykazy punktów pobierania 1. Wykaz badanych obiektów. 2. Wykaz badanych wskaźników (cech, parametrów). 3. Wykaz jednostek w jakich podawane są wyniki oznaczeń dla poszczególnych metod. 4. Wykaz technik pomiarowych. 1. Prowadzenie rejestru metod badań w oparciu o w/w wykazy z możliwością ustalenia wartości wymaganych. 2. Definiowanie algorytmów służących do obliczania niepewności wyniku oraz zaokrąglenia do zadanej ilości miejsc po przecinku lub cyfr znaczących. 3. Archiwizowanie metod poprzez zamykanie wersji i udostępnianie metod tylko w aktualnej wersji. 1. Definiowanie zestawów badań z możliwością ustalenia wartości odniesienia. 2. Zestawy badań mogą być powiązane z różnymi obiektami (np. punkt pobrania). 1. Rejestr punktów pobierania próbek z możliwością ich grupowania. 2. Przypisanie zestawów badań do punktu pobierania. 2.4. Personel Wykaz pracowników 1. Ewidencja personelu. 2. Zapisywanie dokumentów związanych z danym pracownikiem w repozytorium dokumentów (np. zakres obowiązków pracownika). 3. Wykaz upoważnień do wykonywania metod badawczych. Strona 5 z 6
2.5. Zarządzanie Zlecenia Baza kontrahentów 1. Rejestracja zleceń. 2. Automatyczna lub ręczna numeracja zleceń. 3. Możliwość podziału zleceń na zlecenia wewnętrzne, zewnętrzne, stałe. 4. Zapisywanie dokumentów związanych z danym zleceniem w repozytorium dokumentów (np. skan dokumentu zlecenia, zakres zlecenia). 1. Ewidencja wszystkich kontrahentów z podziałem np. na producentów, dostawców wyposażenia, dostawców szkoleń, klientów, podwykonawców. Nadzorowanie adresów. 2. Prowadzanie bazy danych osób kontaktowych u kontrahentów. Strona 6 z 6