OGŁOSZENIE O NABORZE W CELU USTANOWIENIA LISTY REZERWOWEJ Stanowisko Grupa funkcyjna / grupa zaszeregowania Rodzaj umowy Nr ref. Termin składania zgłoszeń: Miejsce zatrudnienia Lista rezerwowa obowiązuje do Liczba kandydatów na liście rezerwowej Specjalista ds. projektów (M/K) AD 6 Pracownik zatrudniony na czas określony VEXT/19/21/AD 6/CD 15.05.2019 r. godz. 24:00 czasu obowiązującego w Alicante (CET) Alicante, HISZPANIA 31.12.2020 r. 6 Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) organizuje procedurę naboru w celu ustanowienia listy rezerwowej osób mogących objąć stanowisko specjalisty ds. projektów w Dziale Obsługi Klienta. 1. INFORMACJE PODSTAWOWE Dział Obsługi Klienta we współpracy ze wszystkimi właściwymi działami odpowiada za opracowywanie i realizację strategii, usług i procesów mających na celu zwiększenie zadowolenia klienta oraz dalsze promowanie kultury doskonałości obsługi klienta w Urzędzie. Dział składa się z dwóch sekcji: Sekcja zarządzania obsługą klienta, która zarządza sprawami związanymi z klientami Urzędu, czyli zajmuje się kwestiami zaangażowania klientów, informacjami zwrotnymi od klientów i skargami klientów oraz udzielaniem informacji. Sekcja komunikacji biznesowej, która zapewnia wielojęzyczną spójność i ukierunkowanie na klienta w informacjach przekazywanych przez Urząd we wszystkich językach UE, zarządzając wszelkimi działaniami językowymi, operacjami i zapewnieniem jakości. Zajmuje się również wsparciem działań logistycznych, w tym zarządzaniem pocztą, wyszukiwaniem, publikacjami i wykonywaniem innych pomocniczych zadań w zakresie zarządzania własnością intelektualną. 2. OBOWIĄZKI W zależności od wyznaczonego obszaru od kandydatów, którzy pomyślnie przejdą proces rekrutacji, oczekuje się realizacji następujących zadań: opracowywanie projektów/inicjatyw związanych z kwestiami językowymi lub zarządzaniem działaniami dotyczącymi klientów oraz sporządzanie dokumentów koncepcyjnych;
zarządzanie projektami/inicjatywami w uzgodnionym czasie, zakresie i z uwzględnieniem ustalonych kosztów oraz pomoc w ich pomyślnej realizacji; zapewnianie dobrej komunikacji z najważniejszymi podmiotami podczas całego cyklu życia projektu (planowanie, wdrażanie, określanie korzyści i realizacja); odpowiednie informowanie zarządu programu w razie potrzeby i dokonywanie terminowej aktualizacji dokumentacji i informacji dotyczących projektu, z wykorzystaniem dostępnych narzędzi korporacyjnych i zatwierdzonych metod; zapewnienie fachowej wiedzy, narzędzi i metodyki w celu zagwarantowania pomyślności projektów poprzez dostarczanie odpowiedniej jakości nowych produktów lub usług w terminie oraz w ramach wyznaczonego budżetu, zgodnie z planem projektu; opracowywanie dokumentacji projektowej, w tym harmonogramów, wykresów i tabel, prezentacji PowerPoint i podobnych. ORAZ W przypadku projektów językowych: LUB przeprowadzanie analizy i oceny oraz wydawanie zaleceń dotyczących najlepszych praktyk w dziedzinie komunikacji wielojęzycznej, technologii językowej i terminologii oraz innych opracowanych zewnętrznie i dostępnych narzędzi i zasobów; uczestnictwo w określaniu, wyborze, instalacji i zastosowaniu sprzętu i oprogramowania w zakresie technologii językowych. W przypadku projektów dotyczących zarządzania obsługą klienta: przeprowadzanie analizy i oceny oraz wydawanie zaleceń dotyczących najlepszych praktyk w dziedzinie działań i narzędzi związanych z zarządzaniem obsługą klienta; uczestnictwo w określaniu, wyborze, instalacji i zastosowaniu rozwiązań dla klienta, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania obsługą klienta i zwiększaniem zadowolenia klienta. Obowiązki wszystkich pracowników: aktywne przyczynianie się do realizacji celów EUIPO zgodnie z planem strategicznym; wykonywanie wszelkich innych zadań i obowiązków związanych z pracą, które mogą zostać zlecone przez bezpośredniego przełożonego. 3. KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI Aby kandydat mógł zostać dopuszczony do procedury naboru, przed upływem terminu składania zgłoszeń musi spełniać wszystkie wymienione poniżej warunki: Warunki ogólne 1 obywatelstwo jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej; 1 Zob. art. 12 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej.
korzystanie z pełni praw obywatelskich; uregulowany stosunek do służby wojskowej zgodnie z przepisami prawa; spełnienie wymogów dotyczących predyspozycji do wykonywania obowiązków wiążących się z danym stanowiskiem; zdolność fizyczna do wykonywania przedmiotowych obowiązków. Wykształcenie Wykształcenie na poziomie odpowiadającym ukończonym studiom uniwersyteckim w zwykłym wymiarze przynajmniej trzech lat, potwierdzone dyplomem. Doświadczenie zawodowe / wiedza 2 co najmniej trzyletnie odpowiednie doświadczenie zawodowe w dziedzinie związanej z językami lub obsługą klienta; doświadczenie zawodowe na poziomie zarządzania projektem; certyfikacja w zarządzaniu projektami i/lub analizie biznesowej, np. Prince2, PMP,lub równoważna. Znajomość języków obcych biegła znajomość języka angielskiego (co najmniej na poziomie C1); język 1; dobra znajomość innego języka urzędowego Urzędu (hiszpańskiego, niemieckiego, francuskiego lub włoskiego co najmniej na poziomie B2): język 2. Wskazane poziomy odpowiadają wspólnemu europejskiemu systemowi opisu kształcenia językowego. Znajomość obsługi komputera Umiejętność obsługi komputera na poziomie zaawansowanym jest obowiązkowa. Kandydaci muszą wykazać obszerne doświadczenie zawodowe w zakresie aplikacji komputerowych, takich jak pakiet MS Office lub podobny (głównie Word, Excel, PowerPoint, Outlook), bazy danych i przeszukiwanie internetu. 4. KRYTERIA WYBORU Przy wyborze najlepszych kandydatów do rozmowy kwalifikacyjnej i ewentualnej fazy testowej Urząd będzie brał pod uwagę następujące kwalifikacje: doświadczenie zawodowe w zakresie zaangażowania klientów, zarządzania rozwiązaniami dla klienta, zadowolenia klientów i ich informacji zwrotnych; LUB doświadczenie zawodowe w zakresie czynności językowych, takich jak usługi językowe i przepływ pracy, tłumaczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego, rozpoznawanie mowy; 2 Doświadczenie zawodowe oblicza się od daty uzyskania odpowiedniego dyplomu zapewniającego dostęp do grupy funkcyjnej.
ORAZ wiedza w zakresie procedur związanych ze znakiem towarowym Unii Europejskiej (ZTUE) i zarejestrowanym wzorem wspólnotowym (ZWW); wiedza w zakresie systemów, standardów i polityk zarządzania jakością; dobra znajomość dodatkowego języka urzędowego Urzędu innego niż język 1 i język 2 (co najmniej na poziomie B2). Oprócz spełnienia kryteriów wymienionych powyżej kandydaci zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną i fazę testową zostaną ocenieni pod względem następujących wymogów: Kompetencje W szczególności: komunikacja: komunikowanie się w sposób jasny i precyzyjny, zarówno ustnie, jak i na piśmie; analiza i rozwiązywanie problemów: umiejętność identyfikowania najważniejszych faktów w trudnych zagadnieniach oraz znajdowania kreatywnych i praktycznych rozwiązań; praca z innymi osobami: współpraca z innymi w zespołach i ponad granicami organizacyjnymi z poszanowaniem różnic między poszczególnymi osobami; krzewienie ducha pracy zespołowej poprzez promowanie wspólnych celów i wymianę wiedzy i doświadczeń; uczenie się i rozwój: rozwój i doskonalenie indywidualnych umiejętności oraz wiedzy o organizacji i jej otoczeniu; zaangażowanie w szkolenie innych, dzielenie się wiedzą i systematyczne udoskonalanie metod pracy; wyznaczanie priorytetów i organizacja: zdolność do wyznaczania priorytetów w realizacji najważniejszych zadań, elastyczność w pracy i efektywna organizacja pracy własnej i innych osób; jakość i rezultaty: branie na siebie osobistej odpowiedzialności za osiąganie wysokiej jakości wyników pracy w ramach ustalonych procedur i podejmowanie inicjatywy w tym zakresie; wykazywanie wyraźnej orientacji na klienta (wewnętrznego i zewnętrznego); wdrażanie procesów systemowych i metodycznych w projekty i prace realizowane samodzielnie i przez własny zespół; odporność: produktywność również w czasie pracy pod presją, wykazywanie elastyczności i dostosowywanie się do zmiennego otoczenia pracy; zachęcanie do takiego podejścia innych osób oraz dostosowywanie podejścia swojego i zespołu w celu sprostania zmieniającym się okolicznościom; przywództwo: przewodzenie ludziom i zespołom i zarządzanie nimi z ukierunkowaniem na osiąganie wyników; odpowiednie delegowanie prac w ramach własnego zespołu i przekazywanie jasnych wytycznych; wzbudzanie w ludziach entuzjazmu i promowanie wśród nich pozytywnego podejścia do ich pracy oraz do wkładu, jaki wnoszą w sukces EUIPO.
5. ROZMOWY KWALIFIKACYJNE I TESTY Selekcja wstępna Komisja rekrutacyjna może zwrócić się do kandydatów, których zgłoszenia klasyfikują się wśród najlepiej wykwalifikowanych osób zgodnie z kryteriami wyboru wymienionymi szczegółowo w pkt 4, o zweryfikowanie swoich umiejętności językowych (w szczególności o wypowiedzenie się w języku angielskim i innym języku urzędowym Urzędu), jak również o udowodnienie swojego doświadczenia zawodowego lub innych umiejętności, wiedzy i kompetencji. Fakt zwrócenia się w ramach selekcji wstępnej nie uprawnia kandydata do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną: jest to jedynie pewien krok do wyboru najodpowiedniejszych kandydatów celem zaproszenia ich na rozmowę kwalifikacyjną. Rozmowa kwalifikacyjna Rozmowy kwalifikacyjne będą prowadzone w Alicante w języku angielskim. Ocenie mogą podlegać inne odpowiednie języki zadeklarowane w zgłoszeniu/cv kandydata zgodnie z poziomami wskazanymi w ogłoszeniu o naborze. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej ocenie będzie podlegać wiedza kandydata na temat kwestii dotyczących obowiązków wiążących się z danym stanowiskiem (wiedza techniczna i kompetencje behawioralne), działalności Urzędu i UE oraz predyspozycje kandydata do wykonywania wyznaczonych zadań i pracy w otoczeniu międzynarodowym. Test(y) Ocenę jednego lub kilku z powyższych aspektów dopełni przeprowadzenie jednego bądź kilku testów. Kandydaci zaproszeni do wzięcia udziału w rozmowie kwalifikacyjnej i do przystąpienia do testu otrzymają szczegółowe informacje w tym zakresie w zaproszeniu. 6. INFORMACJE OGÓLNE W celu uzyskania ogólnych informacji na temat procedury naboru i rekrutacji w EUIPO należy kliknąć następujący link. 7. SKŁADANIE ZGŁOSZEŃ Aby wysłać zgłoszenie, należy kliknąć następujący link. Wszelkie dokumenty załączone za pośrednictwem linków lub wszelkie dokumenty, do których odniesiono się w kontekście niniejszego ogłoszenia, uznaje się za część ogłoszenia o naborze. Uwaga: Kandydaci powinni pamiętać, iż informacje zawarte w przedłożonych przez nich zgłoszeniach/cv/profilach stanowią podstawę oceny kryteriów kwalifikacji i wyboru. W związku z tym zaleca się, aby kandydaci przeczytali uważnie wymogi i podali istotne informacje w takim stopniu szczegółowości, jaki pozwala na przeprowadzenie tej oceny. W szczególności należy zwrócić uwagę na informacje dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego kandydatów, a zwłaszcza na dokładne daty, opis zobowiązań, pełnionych obowiązków i wykorzystywanych narzędzi. *W przypadku rozbieżności pomiędzy różnymi wersjami językowymi ogłoszenia właściwą wersją jest wersja angielska.