Zarządzenie nr 29 / 2011 z dnia 20 maja 2011 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie realizacji Projektu pt. Diagnoza problemów społecznych i monitoring aktywizacji polityki rozwoju zasobów ludzkich w Katowicach, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie Projektu nr UDA- POKL.07.02.01-24-028/09-00 zawartą w dniu 20 maja 2011 r. pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego Instytucją Pośredniczącą a Miastem Katowice oraz umową partnerską na rzecz realizacji Projektu zawartą w dniu 4 lutego 2011 r. pomiędzy Miastem Katowice Liderem Partnerstwa a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Partnerem, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu UŚ z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 7 Rektora UŚ z dnia 15 lutego 2006 r. w sprawie zasad nadzoru nad realizowaniem projektów z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych zarządza się, co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem Projektu pt. Diagnoza problemów społecznych i monitoring aktywizacji polityki rozwoju zasobów ludzkich w Katowicach, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet i Miasto Katowice, na mocy umowy partnerskiej na rzecz realizacji Projektu wraz z załącznikami zawartej w dniu 4 lutego 2011 r. pomiędzy Miastem Katowice Liderem Partnerstwa a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Partnerem, zwanej w dalszej części zarządzenia umową partnerską. 3. Nadrzędnym dokumentem jest umowa o dofinansowanie Projektu wraz z załącznikami nr zawarta w dniu 20 maja 2011 r. pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego -,,Instytucją Pośredniczącą a Miastem Katowice - Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. 1
II. Zarządzanie Projektem 2 W celu prawidłowej realizacji przedmiotu umowy o dofinansowanie Projektu oraz umowy partnerskiej, powołuje się na okres od dnia 1 maja 2011 r. do dnia 30 kwietnia 2012 r. Zespół Nadzorujący i Zespół Wykonawczy dla potrzeb zarządzania i realizacji Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 3 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju, 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką, 3) Kanclerz, 4) Kwestor, 5) Dziekan Wydziału Nauk Społecznych. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego Projekt należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego, w zakresie realizacji Projektu, 2) uczestniczenie w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu, 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 1. W skład Zespołu Wykonawczego realizacji Projektu wchodzą: 4 1) Kierownik Projektu, 2) Kierownicy merytoryczni poszczególnych zadań badawczych w liczbie 6, w tym przedstawiciel kierowników w pracach Zespołu Projektowego, o którym mowa w 7 ust. 1 umowy partnerskiej, zwani dalej kierownikami zadań badawczych, 3) Osoba odpowiedzialna za obsługę finansowo-księgową Projektu. 2
2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Kierownik Projektu - do jego obowiązków, zgodnie z zarządzeniem nr 7 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 15 lutego 2006 r. w sprawie nadzoru nad realizowaniem projektów z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych oraz postanowieniami Umowy, należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej i zgodnej z harmonogramem, realizacji Projektu i ponoszenie odpowiedzialności z tego tytułu, b) konsultowanie celów badawczych Projektu z Liderem Partnerstwa oraz współdziałanie organizacyjne z kierownikami instytucji, objętych badaniami terenowymi, c) udział w działaniach Lidera Partnerstwa na rzecz promocji Projektu, d) powołanie zespołów badawczych i koordynacja prac kierowników zadań badawczych (od B1 do B6), e) zarządzanie procesem badawczym i wyznaczanie oraz koordynacja celów działania, f) nadzorowanie pracy zespołów ankieterskich, g) komunikacja ze środowiskami społecznymi, objętymi badaniami terenowymi i zapewnianie dobrych praktyk oraz egzekwowanie standardów etycznych w procedurach badawczych, h) opracowanie z autorami Projektu publikacji z badań i popularyzacja wyników prac zespołów badawczych, i) dbałość o wysoki poziom merytoryczny prac badawczych i analitycznych oraz o zgodność działań administracyjnych z obowiązującymi procedurami prawnymi, j) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, k) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, l) udział w cyklicznych spotkaniach Zespołu Projektowego, o którym mowa w 7 ust. 1 umowy partnerskiej, m) reprezentowanie zespołów badawczych Uniwersytetu w pracach Zespołu Projektowego, o którym mowa w 7 ust. 1 umowy partnerskiej, n) przygotowywanie wzorów kart czasu pracy i ich ewidencjonowanie, o) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, p) potwierdzanie dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, q) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu, r) kontrola budżetu Projektu, s) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu, t) parafowanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu, u) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań) oraz organizowanie spotkań informacyjnych, v) niezwłoczne informowanie na piśmie Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu, 3
w) wnioskowanie o zatrudnienie osób w celu realizacji zadań Projektu, przyznanie premii za zadania dodatkowe lub dodatku uczelnianego, x) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). 2) Kierownicy zadań badawczych - do ich obowiązków należy w szczególności: a) organizowanie prac kierowanych przez siebie zespołów badawczych oraz nadzór merytoryczny nad realizacją zadań badawczych w wymaganym przez Projekt zakresie, b) współdziałanie organizacyjne z kierownikami instytucji, objętych badaniami terenowymi, c) monitorowanie problemów w pracach zespołów badawczych i informowanie Kierownika Projektu o problemach w komunikacji z instytucjami i środowiskami społecznymi, objętymi badaniami terenowymi, d) koordynowanie prac terenowych, w szczególności rozliczanie wykonania badań przez ankieterów, e) opracowanie z autorami Projektu publikacji z badań i popularyzacja wyników prac zespołów badawczych, f) udział w opracowywaniu końcowego raportu i publikacji z wynikami prac zespołów badawczych, g) aktywność na rzecz promocji wyników badań z uwzględnieniem interesów Uniwersytetu jako Partnera, ponadto do obowiązków przedstawiciela kierowników zadań badawczych w pracach Zespołu Projektowego, o którym mowa w 7 ust. 1 umowy partnerskiej należy: h) konsultowanie działań badawczych i koordynowanie kontaktów z instytucjami, objętymi badaniami terenowymi, z Liderem Partnerstwa, i) udział w cyklicznych spotkaniach Zespołu Projektowego, o którym mowa w 7 ust. 1 umowy partnerskiej, j) reprezentowanie merytorycznych i organizacyjnych potrzeb związanych z realizacją zadań badawczych przez zespoły badawcze Uniwersytetu, w pracach Zespołu Projektowego, o którym mowa w 7 ust. 1 umowy partnerskiej. 3) Osoba odpowiedzialna za obsługę finansowo-księgową Projektu - do jej obowiązków należy w szczególności: a) sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie, b) przygotowywanie rachunków do umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie, c) przygotowywanie wniosków o dodatki uczelniane, d) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie zadań realizowanych przez Partnera, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, 4
e) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, f) koordynacja procesu weryfikacji zgromadzonych danych i wprowadzenia ich do generatora wniosków płatniczych, g) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, h) udział w cyklicznych spotkaniach Zespołu Projektowego, o których mowa w 7 ust. 1 umowy partnerskiej. 3. W razie nieobecności Kierownika Projektu lub czasowej niemożności wykonywania przez niego obowiązków, realizacją Projektu zarządza kierownik zadania badawczego, wskazany przez Kierownika Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 6 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Nauk Społecznych. Władze Wydziału Nauk Społecznych są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 7 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) oraz zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego. Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) oraz ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) stosuje się odpowiednio. 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych 5
świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 251, poz. 1852, z późn. zm.), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 2) nawiązania odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) zawarcia umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 4) przyznania premii za zadania dodatkowe pracownikom niebędących nauczycielami akademickimi; 5) przyznania dodatku uczelnianego. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług 8 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie. 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. 6
VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 9 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o dofinansowanie Projektu, umową partnerską oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r. (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 93 Rektora UŚ z dnia 18 października 2010 r.). 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach. VIII. Zakaz zbycia aktywów trwałych 10 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu, opatrzone logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, są ewidencjonowane na osobnych numerach inwentarzowych, a wyodrębniona dokumentacja jest przechowywana w odpowiednio oznaczonych segregatorach i teczkach. 4. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają spisom inwentaryzacyjnym z natury, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a arkusze spisowe winny być opatrzone logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego. 7
IX. Ochrona danych osobowych 11 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu i umowy partnerskiej. 2. Powierza się Kierownikowi Projektu nadzór i koordynowanie ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. 3. Udziela się Kierownikowi Projektu pełnomocnictwa do wydawania w imieniu Rektora specjalnych upoważnień osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych w określonym zakresie oraz do odwoływania tych upoważnień. 4. Dziekan Wydziału Nauk Społecznych Uniwersytetu wyznaczy, w uzgodnieniu z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w Uniwersytecie oraz Kierownikiem Projektu, osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych osobowych, związanych z realizacją Projektu w systemie informatycznym. 5. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych prowadzona jest na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu przez pracownika wyznaczonego przez Dziekana Wydziału, w uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu. X. Postanowienia końcowe 12 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. 8
13 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 maja 2011 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 9