1/12 ORAZ DOSTĘPU DO POMIESZCZEŃ BIUROWYCH Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) mgr Andrzej Zając Data: 30 sierpnia 2007 r. Data: 3 września 2007 r. Obowiązuje od: 1 października 2007 r. Nr egz.:
2/12 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę
3/12
4/12 Lp. Otrzymujący procedurę ROZDZIELNIK Nr egz. 1. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 1 2. Burmistrz Miasta 2 3. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 3 4. Skarbnik Miasta 4 5. 6. Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Planowania Przestrzennego Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej i Drogownictwa 7. Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 7 8. Naczelnik Wydziału Infrastruktury Społecznej i Promocji 9. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich 9 10. Naczelnik Wydziału Oświaty 10 11. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 11 12. Kierownik Referatu d.s. Zamówień Publicznych 12 13. Kierownik Referatu d.s. Ochrony Środowiska 13 14. Audytor Wewnętrzny 14 15. Komendant Straży Miejskiej 15 16. Radca Prawny 16 17. Pełnomocnik ds. Rozwoju Lokalnego 17 18. Dozorca 18 5 6 8 Data otrzymania Podpis
5/12 SPIS TREŚCI 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY... 6 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA... 6 1. TERMINOLOGIA I SKRÓTY... 6 2. WŁAŚCICIEL PROCEDURY...6 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE... 6 4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA... 7 4.1 Organizacja pracy. 7 4.2 Zabezpieczenie budynku. 8 4.3 Obowiązki pracowników w zakresie postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń biurowych... 8 4.4 Zabezpieczenie pomieszczeń specjalnych. 10 4.5 Zabezpieczenie Ratusza. 11 4.6 Postanowienia końcowe. 11 7. ZAPISY... 11 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW...12 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE... 12
6/12 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest uprządkowanie zasad dotyczących zabezpieczenia budynku, przechowywania kluczy do pomieszczeń biurowych oraz dostępu pracowników do tych pomieszczeń. Niniejszą procedurą Burmistrz Miasta reguluje obowiązki w ww. zakresie, w celu prawidłowego zabezpieczenia przechowywanych w biurach zbiorów danych osobowych oraz zabezpieczenia mienia Urzędu Miasta. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta. 1. TERMINOLOGIA I SKRÓTY Urząd Urząd Miasta USC Urząd Stanu Cywilnego Ratusz budynek Ratusza Miejskiego w Nowym Targu, ul. Rynek 1. Muzeum Muzeum Podhalańskie PTTK mieszczące się na drugim piętrze Ratusza Miejskiego czas pracy czas pracy pracowników Urzędu, ustalony w Regulaminie Pracy Urzędu Miasta oraz bieżącym zarządzeniem Burmistrza Miasta w sprawie czasu pracy. bezpośredni przełożony dla naczelników wydziałów/ kierowników referatów oraz samodzielnych stanowisk Burmistrz lub odpowiedni Zastępca Burmistrza; dla pozostałych pracowników naczelnik wydziału/kierownik referatu; gablota na klucze gablota, w której przechowywane są klucze od pomieszczeń biurowych Urzędu Miasta, mieszcząca się w pomieszczeniu dozorcy pok. nr 24a. Osoba nadzorująca osoba z którą zawarto umowę o nadzór nad budynkiem Ratusza Miejskiego 2. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Naczelnik Wydziału Organizacyjnego. 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 5.1 Pełnomocnik ds. ZJ jest odpowiedzialny za: - rozpowszechnianie procedury użytkownikom za potwierdzeniem w rozdzielniku, - właściwą numerację procedury,
7/12 - wyrażanie zgody na udostępnianie procedury osobom nie ujętym w rozdzielniku i oznaczanie odpowiednim oznaczeniem, - podjęcie decyzji o wprowadzeniu nowego wydania procedury, - przechowywanie egzemplarza nr 1 procedury, - archiwizowanie wycofanej procedury. 5.2 Burmistrz Miasta jest odpowiedzialny za: - zatwierdzenie procedury. 5.3 Naczelnik Wydziału Organizacyjnego: - aktualizacja procedury, - nadzór nad przestrzeganiem procedury. 5.4 Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zajmujący samodzielne niezależne stanowiska są odpowiedzialni za: - przestrzeganie procedury, - nadzorowanie przekazanej przez Pełnomocnika ds. ZJ procedury. 5.5 Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za: - zapoznanie się z procedurą, - postępowanie zgodnie z opisanymi w procedurze wytycznymi, - zgłaszanie wniosków dotyczących zmian doskonalących. 4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA. 4.1 Organizacja pracy. 1.Siedzibą Urzędu Miasta jest MIASTO-NOWY TARG, ul. Krzywa 1, powiat nowotarski, województwo małopolskie. 2.Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Ratusza Miejskiego w Nowym Targu, ul. Rynek 1 3.W Urzędzie Miasta obowiązuje pięciodniowy tydzień pracy z następującym rozkładem i wymiarem czasu pracy w poszczególnych dniach tygodnia: poniedziałek od godz. 9 00 do 17 00 od wtorku do piątku od godz. 7 30 do 15 30
8/12 za wyjątkiem harmonogramu pracy sprzątaczek - od poniedziałku do piątku od godz. 12 00 do 20 00, 2 dozorców - od poniedziałku do piątku w godz. od 6 00 do 14 00 i od 13 00 do 21 00 oraz czasu pracy Straży Miejskiej, tj.: poniedziałek, wtorek, środa, piątek w godz. od 7 00 do 21 00 czwartek, sobota w godz. od 5 00 do 20 00 4.2 Zabezpieczenie budynku. 1. Otwarcia budynku Urzędu rano dokonuje dozorca nie wcześniej niż na 45 minut przed godziną rozpoczęcia pracy Urzędu, do którego obowiązków, oprócz określonych w zakresie czynności, należy także: 1/ wydawanie kluczy od pomieszczeń biurowych i administracyjnych pracownikom urzędu rozpoczynającym pracę, 2/ przyjmowanie zdawanych kluczy przez pracowników na koniec dnia pracy urzędu, 3/ zamknięcie dostępu zewnętrznego do budynku Urzędu po zakończeniu dnia pracy. 2. Komplety kluczy wejściowych na teren budynku Urzędu są w osobistym posiadaniu następujących osób: 1/ Burmistrza oraz Zastępców Burmistrza, 2/ dozorcy. 3. Na komplet kluczy, o których mowa w ust.1, składają się klucze od: 1/ drzwi wejściowych budynku, 2/ kraty na korytarzu na I piętrze, 3/ sekretariatu, 4/ podwórza. 4. Utrzymanie skutecznego zabezpieczenia technicznego budynku Urzędu, stosownie do obowiązujących wymogów w tym zakresie (zamknięcia, systemy zamknięć, kraty, kłódki) podlega nadzorowi Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego. 4.3 Obowiązki pracowników w zakresie postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń biurowych. 1.Pracownik, który pobrał klucz od pomieszczenia, przed otwarciem zamków sprawdza od strony wizualnej stan tych zamków i ewentualnych zabezpieczeń zastosowanych przy zamykaniu pomieszczeń.
9/12 2. Po otwarciu pomieszczeń biurowych, jeszcze przed przystąpieniem do pracy, pracownicy sprawdzają stan zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego i komputerowego, a także składowanej w tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposażenia. 3. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpieczeń, o których mowa w ust.1 i 2, pracownik, który to stwierdził, natychmiast powiadamia o tym swojego bezpośredniego przełożonego. 4. Od momentu pobrania kluczy do momentu ich zdania, na pracownikach pomieszczeń biurowych spoczywa pełna odpowiedzialność za ochronę pomieszczeń biurowych w godzinach pracy Urzędu. 5. Po zakończeniu dnia pracy, pracownicy Urzędu zobowiązani są do uporządkowania swoich stanowisk pracy, wykonania czynności zabezpieczających adekwatnych do zastosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych, głównie polegających na: 1/ zabezpieczeniu dokumentacji, 2/ zabezpieczeniu komputerów, dyskietek i płyt CD, 3/ wyłączeniu wszystkich urządzeń energetycznych zasilanych energią elektryczną, grzejniki, czajniki, wentylatory itp.) zgodnie z zasadami bhp, 4/ zamknięciu okien i drzwi, 5/ zdaniu kluczy od pomieszczeń dozorcy. 6. Klucze od biurek stanowiskowych i szaf biurowych są w posiadaniu pracowników, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie. 7. Pracownicy mogą przebywać na terenie Urzędu tylko w godzinach pracy. Przebywanie na terenie Urzędu poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy jest dozwolone za zgodą Burmistrza Miasta lub Sekretarza Miasta. 8. Do otwierania pomieszczeń dla potrzeb wykonania czynności związanych ze sprzątaniem wykorzystywane są komplety kluczy przydzielonych każdej sprzątającej wg rewirów. Po zakończeniu sprzątania, komplety kluczy zdawane są do gabloty na klucze. 9. Przy opuszczaniu pokoju podczas sprzątania, sprzątająca każdorazowo powinna zamykać drzwi. 10. Z uwagi na publiczny charakter działania urzędu oraz ilość wyjść/wejść do budynku, w godzinach pracy Urzędu pracownicy zobowiązani są do reagowania na nietypowe zachowanie osób wchodzących, przebywających i wychodzących z Urzędu, a w szczególności do:
10/12 reagowania na wejście do budynku i przebywanie w budynku Urzędu osób będących pod wpływem działania alkoholu lub innych środków odurzających, reagowania na próby niszczenia, wynoszenia lub wywożenia mienia z budynku Urzędu, reagowania na próby wnoszenia do budynku lub wwożenia do budynku Urzędu przedmiotów niebezpiecznych, materiałów lub substancji budzących podejrzenie, itp., natychmiastowego reagowania, poprzez powiadomienie odpowiednich służb oraz osób o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia, a także utraty lub zniszczenia mienia. 4.4 Zabezpieczenie pomieszczeń specjalnych. 1. Pomieszczenia oznaczone numerami: 1/ 6 kasa, 2/ 49 kancelaria tajna, 3/ 77 biuro dowodów osobistych, 4/ 78 ewidencja ludności, sprzątane są wyłącznie w godzinach pracy urzędu i w obecności zatrudnionych tam pracowników. 2. Komplety kluczy od pomieszczenia 6 - kasa przechowują: 1/ kasjerki, ponoszące odpowiedzialność za ich zabezpieczenie, 2/ dozorca w zaplombowanym woreczku na klucze. 3. Komplety kluczy od pomieszczenia 49 - kancelaria tajna przechowują: 1/ Burmistrz Miasta, 2/ Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich, 3/ dozorca w zaplombowanym woreczku na klucze. 4. Komplety kluczy od pomieszczeń 77 biuro dowodów osobistych oraz 78 ewidencja ludności przechowują: 1/ pracownicy biur, ponoszący odpowiedzialność za ich zabezpieczenie, 2/ Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich, 3/ dozorca w zaplombowanym woreczku na klucze.
11/12 4.5 Zabezpieczenie Ratusza. 1.W budynku Ratusza mieści się Urząd Stanu Cywilnego oraz Muzeum Podhalańskie PTTK. 2.USC pracuje w godzinach: poniedziałek - 9 00 do 17 00, wtorek - piątek - 7 30-15 30 3.Muzeum Podhalańskie otwarte jest w godz.: poniedziałek - 9 00 do 18 00, wtorek - piątek - 8 30-15 30 4.Nadzór nad budynkiem Ratusza sprawuje osoba, z którą zawarto umowę na nadzór. 5.Budynek podlega ochronie całodobowej, sprawowanej przez wyspecjalizowaną firmę ochroniarską na podstawie zawartej umowy, która określa szczegóły monitoringu. 6.Klucze oraz hasło do systemu alarmowego w budynku Ratusza są w posiadaniu: 1/ osoby nadzorującej, o której mowa w pkt. 4 2/ pracowników USC, 3/ sprzątającej, która zamyka budynek po zakończeniu pracy USC i Muzeum, 4/ zegarmistrza, który ustawia czas zegara ratuszowego, 5/ Naczelnika Wydziału Organizacyjnego. 7.Przebywanie w budynku poza godzinami pracy możliwe jest tylko za zgodą Burmistrza. Jeżeli Ratusz otwarty jest na w związku z innymi zadaniami niż związane z wykonywaniem pracy przez USC, w budynku powinna obecna być osoba nadzorująca. 4.6 Postanowienia końcowe. 1. Instrukcja wprowadzona jest do użytku służbowego zarządzeniem Burmistrza. 2. Zmiany w instrukcji mogą być dokonywane w trybie przewidzianym dla jej wprowadzenia. 7. ZAPISY Wszelka dokumentacja związana z gospodarowaniem, zabezpieczeniem budynku gromadzona jest w Wydziale Organizacyjnym na stanowisku ds. administracyjnych i gospodarczych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w teczkach rzeczowych o nr: 2015 Gospodarka
12/12 nieruchomościami, lokalami i pomieszczeniami; 2016 Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń; Książka obiektu budowlanego (UM, Ratusz). 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW Brak 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE 1/ Regulamin Pracy Urzędu Miasta. 2/ Zarządzenie Burmistrza Miasta w sprawie czasu pracy Urzędu Miasta w bieżącym kwartale/półroczu. 3/ Ustawa o ochronie danych osobowych.