Zarządzanie finansami w projektach Zagraniczna Mobilność Studentów Niepełnosprawnych oraz Znajdujących Się w Trudnej Sytuacji Materialnej finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) 8 kwietnia 2015 r.
SPIS TREŚCI 1. Kategorie budżetowe w projekcie 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 3. Kwalifikowalność kosztów koszty nieuprawnione 4. Polityka kursowa 5. Typy podstawowych kontroli projektów 6. Dokumentacja projektu
KATEGORIE BUDZETOWE W PROJEKCIE Koszty ryczałtowe Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Wsparcie indywidualne dla Uczestników Projektu Znajdujących się w Trudnej Sytuacji Materialnej Koszty rzeczywiste Wsparcie dla Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE koszty kwalifikowane muszą być rzeczywiście poniesione w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w Umowie finansowej, muszą być racjonalne, ekonomiczne oraz niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone, muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie finansowej, poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył.
Wsparcie Indywidualne KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Koszty bezpośrednio związane z utrzymaniem studentów w ramach mobilności osób ze specjalnymi potrzebami oraz ze środowisk defaworyzowanych w trakcie trwania działania. Kwota ryczałtowa obliczona będzie za pomocą iloczynu liczby dni przypadających na uczestnika i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na dzień, w określonej kategorii właściwej dla kraju przyjmującego. Stawki dla osób ze specjalnymi potrzebami oraz osób znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej w roku konkursowym 2014 będą przyznawane w wysokości określonej zgodnie z wytycznymi w załączniku III do umowy finansowej podpisanej przez NA z uczelnią. http://erasmusplus.org.pl/wp-content/uploads/2014/07/zalacznik_iii_power1.pdf
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) c.d. UWAGA Zgodnie z warunkami ogólnymi, Beneficjent zgadza się na kontrolę ewidencji księgowej swojej organizacji, w celu dokonywania okresowej oceny poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych. Kontrole te nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty dofinansowania w ramach niniejszej Umowy, ale uzyskane ustalenia w efekcie ich przeprowadzenia mogą zostać użyte przez FRSE i KE w kontekście możliwych przyszłych rozwiązań decyzyjnych dotyczących poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu projektów, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty rzeczywiste) c.d. Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami Są to koszty dodatkowe, do tych pokrytych dofinansowaniem w ramach udziału ryczałtowego zgodnie z Artykułem II.16.1 umowy finansowej bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi uczestnikami biorącymi udział w projekcie. Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów rzeczywistych. obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów
PRZESUNIĘCIA POMIĘDZY KATEGORIAMI BUDŻETU Beneficjent będzie mógł dokonywać następujących przesunięć: 100% Wsparcia Indywidualnego dla mobilności studentów posiadających prawo do stypendium socjalnego Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów niepełnosprawnych 100% Wsparcia Indywidualnego dla mobilności studentów niepełnosprawnych Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów posiadających prawo do stypendium socjalnego
Koszty nieuprawnione Kwalifikowalność kosztów Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne: zwroty z kapitału, długi i opłaty z nimi związane, rezerwy na straty lub długi, odsetki dłużne, wątpliwe do odzyskania długi, straty kursowe, koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Beneficjenta, włącznie z kosztami za przelewy bankowe zadysponowane przez FRSE, za które bank obciążył rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Umowie;
Kwalifikowalność kosztów Koszty nieuprawnione koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności koszty pośrednie uznane za niekwalifikowane w ramach przyznanego przez FRSE dofinansowania Projektu Beneficjenta, w przypadku gdy ten ostatni otrzymał dofinansowanie budżetu operacyjnego z funduszy budżetu UE, realizowanego w okresie wdrażania Projektu; koszty najmu lub leasingu sprzętu z opcją wykupu na koniec okresu leasingu lub najmu; wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich; koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych; VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym zakresie.
POLITYKA KURSOWA Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN. Budżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu: 1 Euro = 4,1942 PLN Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie PLN.
POLITYKA KURSOWA c.d. Do przeliczenia na PLN kosztów rzeczywistych poniesionych w innych walutach należy stosować: w przypadku wydatków w EUR kurs 1 Euro = 4,1942 PLN; w przypadku walut innych niż PLN i Euro dzienny kurs wymiany Europejskiego Banku Centralnego, dostępny na stronie internetowej: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch jej stron.
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI 1. Analiza raportu końcowego 2. Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola zza biurka 3. Kontrola w siedzibie Beneficjenta, po zakończeniu realizacji działania 4. Kontrola Systemowa 5. Kontrola Specjalna
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 2. W przypadku Wsparcia Indywidualnego: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu za granicą, w formie Wykazu zaliczeń (dotyczy wyjazdu na studia) lub Zaświadczenia o odbyciu praktyki (dotyczy wyjazdu na praktykę) albo zamiast nich - zaświadczenia o długości trwania pobytu podpisanego przez organizację przyjmującą, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia. *długość trwania pobytu nie zawiera dat podróży
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: 4. W przypadku rzeczywistych kosztów Wsparcia Uczestników Projektu ze Specjalnymi Potrzebami: faktury/rachunki dokumentujące poniesione koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia.
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: Podróż niepełnosprawnego uczestnika mobilności lub osoby towarzyszącej: - imienny bilet z ceną i datą przejazdu; - jeżeli na bilecie imiennym nie ma ceny bilet i faktura; - jeżeli bilet nie jest imienny (np. w przypadku przejazdu koleją i autobusem) bilet razem z oświadczeniem, że podróż miała związek z daną mobilnością; - w przypadku podróży samochodem zgodnie z wymogami obowiązującymi na uczelni; - jeżeli uczestnik i osoba towarzysząca podróżują razem zwrot kosztów podróży przysługuje jednej osobie
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: Pobyt osoby towarzyszącej Pobyt krótkotrwały (do 60 dni): - zakwaterowanie rachunek/faktura; - inne koszty utrzymania związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości liczby dni i kwoty określonej jako dieta przy wyjeździe do danego kraju w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługującej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013, poz.167). Pobyt długotrwały (60 dni i więcej): - zakwaterowanie i inne koszty związane z pobytem - rachunek/faktura, paragony potwierdzające poniesienie wydatków do wysokości miesięcznego wsparcia indywidualnego przysługującego stypendyście niepełnosprawnemu. * Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość zatrudnienia profesjonalnego opiekuna miejscowego
DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.: Profesjonalny opiekun miejscowy: rachunek/faktura; Specjalne materiały dydaktyczne jeśli nie są zapewnione przez uczelnię przyjmującą: rachunek/faktura; Specjalna opieka medyczna dla uczestnika mobilności, w tym rehabilitacja, zakup leków: rachunek/faktura; Specjalne ubezpieczenie dla uczestnika mobilności: rachunek/faktura; Inne koszty wnioskowane przez uczestnika mobilności - jeżeli zalecone w orzeczeniu o niepełnosprawności lub przez lekarza: rachunek/faktura; * Zatrudnienie profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pobytu osoby towarzyszącej ** uczelnia wysyłająca, zgodnie z zasadami rachunkowości, powinna określić, czy faktura lub rachunek powinien być wystawiony na uczelnię, czy na uczestnika mobilności
KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa Zespół Rozliczeń Finansowych: Małgorzata Sztarbała - tel. 22 46 31 134 Justyna Krześniak - tel. 22 46 31 139 Mateusz Drabik tel. 22 46 31 140 Małgorzata Lipska - tel. 22 46 31 143
Dziękujemy za uwagę!