ZMIANY UMOWY O DOFINANSOWA Celem tego dokumentu jest zaprezentowanie możliwości modyfikacji projektu, które mogą być wprowadzone do umowy o dofinansowanie w ramach Programu Współpracy Transgranicznej ENPI Litwa-Polska-Rosja 2007-2013 Podstawowymi zasadami dotyczącymi modyfikacji projektu są zmiany, które mogą być wprowadzone na wniosek a, szczeble decyzyjne oraz dokumenty uzupełniające wymagane dla każdego typu zmiany zostały poniżej opisane. Ostatnia część dotyczy wykorzystania zidentyfikowanych oszczędności w budżetach realizowanych projektów. PODSTAWOWE ZASADY Umowy o dofinansowanie mogą być modyfikowane w uzasadnionych przypadkach w okresie ich obowiązywania, jeżeli okoliczności wdrażania projektu zmieniły się znacząco od momentu podpisania umowy o dofinansowanie (art. 9 Warunków Ogólnych). Jeżeli wnioskowano o wprowadzenie zmian, następujące zasady muszą być przestrzegane: wszystkie zmiany muszą być odpowiednio uzasadnione; umowa o dofinansowanie może być modyfikowana tylko w okresie jej obowiązywania; modyfikacje wymagające zgody WIZ/WKM nie mogą być retroaktywne; zmiany nie mogą być sprzeczne z zasadą równego traktowania projektów; maksymalny poziom dofinansowania nie może być zwiększony; w przypadku zmian wprowadzonych do budżetu należy przedstawić nowy podział budżetu. TYPY ZMIAN Zgodnie z: zapisami Praktycznego Przewodnika Kontraktowania Działań Zewnętrznych UE; Warunki Ogólne do Umowy o dofinansowanie, oraz nota wyjaśniająca Komisji Europejskiej z 25.01.2011 dotycząca modyfikacji propozycji projektowych w następstwie decyzji o udzieleniu dofinansowania zarówno przed jak i po podpisaniu umowy o dofinansowanie (ref. Afres(2011)80040-25/01/2011), zidentyfikowano dwa podstawowe typy zmian: drobne oraz istotne. Typologia zmian, które mogą być wprowadzone przez a została zaprezentowana na załączonym diagramie. Dołączona tabelka zawiera podsumowanie typów modyfikacji projektu, odpowiednich szczebli decyzyjnych oraz dokumentów uzupełniających, które są wymagane od a w związku z procedurą wprowadzania zmian. Zaprezentowana lista możliwych modyfikacji projektu nie jest listą zamkniętą a każdy wniosek będzie oceniany indywidualnie. Wszystkie modyfikacje Umowy o dofinansowanie są wprowadzone pod nadzorem WST. 1
I. Drobne zmiany Drobne zmiany są modyfikacjami, które nie mają wpływu na podstawowy cel Projektu oraz nie wymagają aneksu do Umowy o dofinansowanie. te są wprowadzone do projektu na podstawie powiadomienia/wniosku a pod nadzorem WST. W sytuacji opisanej w Warunkach Ogólnych do Umowy o dofinansowanie oraz/lub w tym dokumencie WIZ rezerwuje sobie prawo do odrzucenia zmiany, o której powiadomił (za pośrednictwem WST). Drobna zmiana może mieć charakter budżetowy lub poza budżetowy. 1. wpływające na wskaźniki projektu o 15% przesunięcie środków pomiędzy liniami budżetowymi 15% (poza kosztami administracyjnymi oraz rezerwą na nieprzewidziane wydatki); przesunięcie środków w ramach jednej linii j te mogą obejmować np. usunięcie bądź wprowadzenie nowej pozycji j (ogólne zasady kwalifikowalności powinny zostać zachowane oraz nowo utworzone pozycje powinny być ściśle związane z celami projektu oraz niezbędne do prawidłowej realizacji planowanych działań); zwiększenie/zmniejszenie planowanych stawek jednostkowych lub zwiększenie/zmniejszenie liczby planowanych pozycji (w sytuacji, gdy nie są one wskaźnikami projektu) w ramach całkowitej kwoty dofinansowania określonej w Umowie. Na podstawie art. 9.2 Warunków Ogólnych, przesunięcia w budżecie mogą być wprowadzone na podstawie wniosku a, w przypadku gdy zmiana: nie wpływa na podstawowy cel projektu (cele oraz działania opisane w aplikacji projektowej) oraz wpływ finansowy jest ograniczony do przesunięcia środków pomiędzy liniami budżetowymi lub przesunięcia pomiędzy liniami budżetowymi, których wartość jest mniejsza bądź równa 15% wartości oryginalnie wprowadzonej do linii j. Linie j, do których można wprowadzać drobne zmiany to: 1. Koszty osobowe, 2. Koszty podróży, 3. Sprzęt i dostawy, 4. Biuro, 5. Inne koszty i usługi zewnętrzne, 6. Roboty, 7. Inne. Limit 15% przesunięć środków pomiędzy liniami budżetowymi dotyczyć całego budżetu a nie tylko budżetów rocznych. w liniach budżetowych nr 8 Rezerwa na nieprzewidziane wydatki oraz nr 10 Koszty administracyjne wymaga aneksu do Umowy o dofinansowanie. 2. poza adresu, numeru konta lub audytora mogą być przekazane w formie informacji, co jednak nie oznacza, że WIZ nie może sprzeciwić się wyborowi banku lub audytora. techniczne tj: o zmiana adresu, itp., o zmiana szczegółów bankowych, o zmiany w zespole projektowym, wymagają poinformowania przez a w odpowiednim czasie wraz z załączonymi wszystkimi dokumentami uzupełniającymi. 2
W sytuacji, gdy zmienia się nazwa instytucji a lub adres siedziby lub zmiatają się dane bankowe, WIZ musi zostać poinformowany na piśmie oraz należy dostarczyć nową informacje o rachunku bankowym oraz informacje o osobowości prawnej. inne zmiany zmiany, które mogą być wprowadzone do projektu bez aneksu do umowy o dofinansowanie, do których WIZ ma prawo wyrazić swój sprzeciw: o dodatkowy personel Dodając nowy personel zawsze wymagana jest zgoda WIZ, nawet jeśli w budżecie projektu są wystarczające środki. o zmiana audytora WIZ ma prawo wymagać, zmiany audytora o którym mowa w art. 5.2 Warunków Szczegółowych, jeżeli okoliczności, które nie były znane podczas pospisywania Umowy poddają w wątpliwość niezależność oraz standardy zawodowe audytora. o modyfikacja wskaźników rezultatów oraz celów szczegółowych o 15% o drobne zmiany w działaniach (np. przesunięcie realizacji działań pomiędzy okresami raportowymi, drobne zmiany w opisie działań). Drobne zmiany nie mogą zmienić szczegółowego celu projektu jak również celu ogólnego. II. Istotne zmiany Istotne modyfikacje Umowy muszą być wprowadzone za pośrednictwem aneksu podpisanego przez obie strony. te zostały podzielone na dwie grupy, w zależności czy poddają w wątpliwość decyzję o przyznaniu dofinansowania. 1., które nie poddają w przyznaniu dofinansowania, decyzja może być podjęta przez WIZ, tj. w budżecie: o przesunięcia środków, które wpływają na wskaźniki projektu o >15%, o przesunięcia środków pomiędzy liniami budżetowymi, które stanowią więcej niż 15% kwot wyjściowych o zmiana linii j kosztów pośrednich (koszty administracyjne) lub użycie środków rezerwy na nieprzewidziane wydatki; o dodatkowe zewnętrze finansowanie powodujące redukcję grantu lub/oraz procentowa redukcję dofinansowania; poza, tj. o modyfikacja wskaźników rezultatów oraz celów szczegółowych o >15%, o zmiana działań nie wpływająca na zmianę celu ogólnego (np. aktualizacja zakresu działań niezbędnych lub bezpośrednio związanych z wdrażaniem początkowej wersji projektu oraz nie mające znacznego wpływu na ogólny cel projektu). 2., które mogą potencjalnie poddawać w wątpliwość decyzję o, które wymagają decyzji WKM: Zmiana a i/lub Partnera(ów) Istotne zmiany w celach ogólnych projektu Wydłużenie okresu wdrażania projektu w uzasadnionych przypadkach może być wydana zgoda na wydłużenie okresu wdrażania (na podstawie art. 11 Warunków Ogólnych). Jednakże, data zakończenia wdrażania projektu nie może być późniejsza niż 31 grudnia 2014 roku. Dodawanie, usuwanie, zamiana wskaźników 3
OSZCZĘDNOŚCI W PROJEKTACH Dwa główne źródła oszczędności mogą być zidentyfikowane: - środki przeznaczone na rezerwę na nieprzewidziane wydatki, która może być włączona do każdego budżetu projektu, ale może zostać użyta tylko w odpowiednio uzasadnionych przypadkach oraz za uprzednią zgodą WIZ (aneks do Umowy); - oszczędności zidentyfikowane podczas realizacji projektu (głównie oszczędności po przetargach). Ze względu na konieczność zapewnienia pełnego wykorzystania środków Programu oraz zważywszy na ograniczenia czasowe wynikające z obowiązku zakończenia wdrażania projektów do 31 grudnia 2014 roku, Beneficjenci powinni maksymalizować rezultaty projektów poprzez pełne wykorzystanie przyznanych środków w ramach Umowy o dofinansowanie na rzecz grup docelowych oraz obszaru przygranicznego. Oszczędności zidentyfikowane w projektach podczas jego wdrażania powinny zostać wykorzystane poprzez poszerzenie zakresu planowanych działań oraz/lub poprzez dodatkowe działania uzupełniające w celu dostarczenia rozszerzonych rezultatów projektu. Wszystkie dodatkowe działania i rezultaty powinny mieć charakter uzupełniający do wdrażanego projektu, zapewniając przyczynienie się w większym stopniu od osiągnięcia celów projektu oraz silniejsze oczekiwane korzyści dla grup docelowych oraz obszaru przygranicznego. Umowy o dofinansowanie mające na celu efektywne wykorzystanie środków projektu powinno nastąpić w odpowiednio uzasadnionych przypadkach, korzystając z procedur opisanych w tym dokumencie. WST skontaktowało się ze wszystkimi ami i poprosiło ich o przedstawienie informacji dotyczącej już zidentyfikowanych oszczędności oraz planu ich wykorzystania. Odpowiedzi ów będą następnie przeanalizowane i zostaną przygotowane aneksy do Umów o dofinansowanie. Spotkanie informacyjne z ami dotyczące wykorzystania środków zostanie zorganizowane. Proszę kontaktować się z menadżerem projektu w WST w celu przedyskutowania planowanych modyfikacji Państwa projektu oraz wybrania najlepszego możliwego rozwiązania zapewniającego prawidłową realizację projektu oraz pełne wykorzystanie przyznanego dofinansowania. 4
Typology of changes in projects which may be introduced upon beneficiaries request Typy zmian wnioskowane przez ów Niewielkie zmiany Istotne zmiany niewpływające na wskaźniki projektu Przesunięcia środków pomiędzy liniami budżetowymi 15% oprócz: kosztów administracyjnych oraz rezerwy na nieprzewidziane wydatki) Przesunięcie środków w ramach jednej linii j Zmiana adresu itp techniczne poza Inne zmiany Dodatkowy personel Wpływające na wskaźniki celów i rezultatów projektu o >15% niepoddające w poza Modyfikacja wskaźników celów szczegółowych oraz rezultatów o >15% Zmiana a oraz/lub Partnera(ów) Istotna zmiana w celach szczegółowych poddające w Zmiana danych bankowych w zespole projektowym Zmiana audytora Zmiana wskaźników szczegółowych celów oraz rezultatów projektu o 15% Pomiędzy liniami budżetowymi >15% Dotyczące kosztów administracyjnych oraz rezerwy na nieprzewidziane wydatki Zmiana działań niewpływających na cel ogólny Wydłużenie okresu wdrażania projektu Dodanie, usunięcie lub zamiana wskaźnika Niewielka zmiana w działaniach Dotyczące dodatkowych funduszy zewnętrznych 5
Niewielkie zmiany Istotne zmiany w budżecie wpływające na wskaźniki projektu o 15% poza niepoddające w poddające w Typy zmian wnioskowane przez ów Przesunięcia środków pomiędzy liniami budżetowymi 15% (oprócz: kosztów administracyjnych oraz rezerwy na nieprzewidziane wydatki) techniczne Inne zmiany poza Przesunięcie środków w ramach jednej linii j Zmiana adresu itp Zmiana danych bankowych w zespole projektowym Dodatkowy personel Zmiana audytora Poziom podejmowania decyzji Aneks do umowy Zmiana wskaźników szczegółowych celów oraz rezultatów projektu o 15% Niewielka zmiana w działaniach (np. przesunięcie działań pomiędzy okresami raportowymi, niewielkie zmiany opisu działań) Wpływające na wskaźniki celów i rezultatów projektu o >15% WIZ TAK Pomiędzy liniami budżetowymi >15% WIZ TAK Dotyczące kosztów administracyjnych oraz rezerwy na nieprzewidziane wydatki WIZ TAK Dotyczące dodatkowych funduszy zewnętrznych WIZ TAK Modyfikacja wskaźników celów szczegółowych oraz rezultatów o >15% WIZ TAK Zmiana działań niewpływających na cel ogólny WIZ TAK Zmiana a oraz/lub Partnera(ów) WKM TAK Istotna zmiana w celach szczegółowych WKM TAK Wydłużenie okresu wdrażania projektu WKM TAK Dodanie, usunięcie lub zamiana wskaźnika WKM TAK 6