KODEKS POSTĘPOWANIA ETYCZNEGO I STANDARDÓW POSTĘPOWANIA W BIZNESIE 1
WSTĘP Drodzy Koledzy, Jako przedstawiciele spółek Olympusa w Europie (wszystkie spółki należące do Olympus Europa Holding SE, Olympus KeyMed Group oraz Olympus Biotech International) odpowiadamy za budowanie naszej firmy na pozytywnych podstawach. Niniejszy Kodeks postępowania etycznego i standardów postępowania w biznesie ma nam pomóc zrozumieć, wspólne dla nas wszystkich, wartości i przekonania, za którymi opowiadamy się jako organizacja. Zawiera on wytyczne, ale nie może podejmować za nas decyzji. W razie pytań proszę zwracać się o pomoc do przełożonego, osób pełniących odpowiednie funkcje w naszej firmie albo do Działu Compliance. Zachęcamy każdego pracownika i wszystkie osoby zarządzające do dokładnego zapoznania się z niniejszą broszurą oraz omówienia jej treści z przełożonymi. Kierując się podstawową koncepcją Social IN, świadomi naszych obowiązków jako korporacyjny członek społeczeństwa, jak również jako firma wpływająca na życie osób z różnych kultur i o różnych systemach wartości, Grupa Olympus stale buduje swoją wartość dla społeczeństwa i wpływa na poprawę życia ludzi poprzez produkty i rozwiązania, które projektujemy i dostarczamy. Poniższe zasady Social IN są siłą napędową naszego Kodeksu: INtegrity (Prawość i uczciwość w stosunku do społeczeństwa) 1. Przestrzeganie wysokich standardów etycznych 2. Poszanowanie praw człowieka Grupa Olympus zobowiązuje się do prowadzenia interesów z silnym poczuciem etyki i tym samym ściśle przestrzegać wszystkich właściwych przepisów prawa. INnovation (Tworzenie wartości przez innowacyjność) 3. Dostarczanie innowacyjnych wartości 4. Środowisko pracy wpływające na pozytywną żywiołowość INvolvement (Zaangażowanie społeczne) 5. Harmonia ze środowiskiem 6. Praca na rzecz społeczeństwa 1/2 2 2
WSTĘP Powyższe zasady kierują naszym postępowaniem, zarówno każdego z osobna, jak i firmy jako całości, w celu utrzymania międzynarodowych standardów, jak na przykład Global Compact Organizacji Narodów Zjednoczonych, podpisany przez Olympus Group w 2004 roku. Podpisem tym zadeklarowaliśmy nasze bezwzględne zobowiązanie wypełnienia 10 zasad tego dokumentu, mówiących między innymi o poszanowaniu praw człowieka, przestrzeganiu prawa do tworzenia związków zawodowych, zakazie pracy wymuszonej, zakazie zatrudniania dzieci, odrzuceniu dyskryminacji w pracy, promowaniu ochrony środowiska i technologii przyjaznych środowisku, jak również zwalczania korupcji, szantażu i łapownictwa. W tym miejscu chcielibyśmy zwrócić się do każdego pracownika i każdej osoby zarządzającej w europejskich spółkach Olympusa, z prośbą o współpracę we wprowadzaniu i rozwijaniu naszego Kodeksu: dokument ten może wejść w życie jako zestaw wytycznych i regulacji tylko wtedy, gdy wszyscy będziemy go stosować każdego dnia! Każdy z nas, pracowników, ma obowiązek postępować zgodnie z bieżącym wydaniem Kodeksu. Tylko poprzez stałe i wierne przestrzeganie niniejszych zasad będziemy w stanie zachowywać się odpowiedzialnie z korzyścią dla dobra naszej firmy i społeczności. Zarząd Holding SE Dokument ten może wejść w życie jako zestaw wytycznych i regulacji tylko wtedy, jeśli wszyscy będziemy go stosować w naszym codziennym życiu! 2/2 3 3
ZASTOSOWANIE Niniejszy Kodeks dotyczy wszystkich pracowników i osób zarządzających europejskich spółek Olympusa. Zasady te nie mają być odpowiedzią na wszelkie wątpliwości, ale stanowią źródło istotnych informacji dotyczących sposobu prowadzenia działalności przez firmę. Ich uzupełnienie lub pomoc w ich wdrażaniu mogą stanowić wytyczne wydawane przez oddziały lokalne lub poszczególne działy wewnątrz organizacji. W niektórych sytuacjach, prawa lub zwyczaje obowiązujące w różnych krajach, mogą wymagać od nas modyfikacji opisanych w niniejszym kodeksie praktyk. W razie pytań lub wątpliwości, dotyczących właściwego sposobu postępowania, proszę zwracać się do przełożonych, do osób pełniących odpowiednie funkcje w firmie lub do Działu Complaince. Wszelkie poprawki lub rezygnacja ze stosowania niniejszego Kodeksu postępowania etycznego i standardów postępowania w biznesie muszą zostać zatwierdzone w formie pisemnej przez Zarząd Holding SE. Należy pamiętać o tym, że działanie niezgodne z niniejszymi wytycznymi może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, z zakończeniem współpracy włącznie. Niniejsze wytyczne należy stosować w codziennej pracy. W sytuacjach, gdy konieczna jest pomoc we wdrożeniu tych zasad w konkretnych sytuacjach, może jej udzielić bezpośredni przełożony lub kierownik. W niektórych sytuacjach konieczne może być skontaktowanie się z osobami pełniącymi określone funkcje w firmie w celu uzyskania dokładniejszych wytycznych lub opinii. W razie wątpliwości zawsze należy zadawać pytania! Zrozumienie tych wytycznych przez każdego z nas umożliwi firmie i wszystkim jej pracownikom i osobom zarządzającym działanie z pełną rzetelnością i profesjonalizmem. 4 4
UCZCIWA KONKURENCJA Swobodna i uczciwa konkurencja tworzy podstawę naszych relacji biznesowych. Z tego powodu odrzucamy wszelką współpracę z konkurencyjnymi firmami dotyczącą dzielenia się rynkiem i klientami czy przekazywania informacji na temat cen i wielkości produkcji; nie stosujemy również innych nieuczciwych praktyk biznesowych. Przestrzegamy przepisów prawa przeciwdziałających ograniczeniu konkurencji we wszystkich krajach, w których działamy. Od wielu lat jesteśmy jednym z liderów na rynku endoskopii medycznej i serwisowania endoskopów medycznych. Dlatego wszyscy powinniśmy być świadomi faktu, że pozycja lidera rynku wiąże się z poważnym ryzykiem dla firmy. Na przykład trudności w wejściu nowych podmiotów na rynek mogą zostać, w określonych okolicznościach, zinterpretowane jako wynik nadużywania pozycji. Często zależy od analizy konkretnej sytuacji, czy dominująca pozycja na rynku naprawdę istnieje; jeśli ta kwestia nie jest do końca jasna, prosimy o uzyskanie natychmiastowej porady prawnej. Ograniczenie handlu Wszelkie umowy, porozumienia i ustalenia wyrażone lub dorozumiane, formalne lub nieformalne, których celem jest ograniczenie handlu lub wymiany handlowej są zabronione przez przepisy obowiązujące w Unii Europejskiej. Wszyscy pracownicy i osoby zarządzające muszą unikać nawet pozorów zaangażowania w jakiekolwiek działania zmierzające do ograniczenia handlu. Wszelkie pytania proszę kierować do Działu Complaiance. y z konkurencją Rozmowy z przedstawicielami konkurencji i przekazywanie im informacji dotyczących cen lub omawianie jakichkolwiek zagadnień wpływających na ceny, w tym kosztów, warunków kredytowych, podziału rynków, geografii, klientów lub kierunków rozwoju biznesu są przeciwne polityce naszej firmy. Odrzucamy nieuczciwą współpracę z konkurencją i nie stosujemy jakichkolwiek innych nieetycznych i nieuczciwych praktyk biznesowych. 5 5
PRZESTRZEGANIE PRAWA Postępowanie zgodne z przepisami prawa krajowego i międzynarodowego jest sprawą o pierwszorzędnym znaczeniu dla naszej firmy. Każdy pracownik i każda osoba zarządzająca powinna aktywnie stosować regulaminy dotyczące ich pracy i upewnić się, że są one aktualne i zgodne ze zmianami w przepisach. W naszej firmie dokładamy wszelkich starań, aby pracownicy byli odpowiednio poinformowani o przepisach prawa dotyczących ich pracy oraz całej firmy. Każdy pracownik i każda osoba zarządzająca powinna aktywnie stosować regulaminy dotyczące ich pracy i upewnić się, że są one aktualne i zgodne z prawem. 6 6
UCZCIWOŚĆ W KONTAKTACH Z KLIENTAMI Zadowolenie klientów to jedna z naszych głównych zasad. Pomagamy naszym klientom osiągnąć sukces, poprzez rozwój i dostarczanie przynoszących wartość dodaną, ważnych, najwyższej jakości, bezpiecznych i innowacyjnych produktów i usług. W szczególności w sektorze medycznym jesteśmy świadomi naszej ogromnej odpowiedzialności za ochronę zdrowia pacjentów. Nasze podejście do kontaktów z klientem to również uczciwe ich traktowanie przez każdego z naszych pracowników, bez przywilejów czy niesprawiedliwego traktowania. Zabraniamy pracownikom i osobom zarządzającym umyślnego podawania nieprawdziwych informacji naszym partnerom biznesowym. Dane naszych klientów winny być szczególnie dobrze chronione: informacje te przeznaczone są tylko do użytku wewnętrznego; możemy używać informacji o naszych klientach wyłącznie dla celów wewnętrznych, przestrzegając międzynarodowych i obowiązujących na terenie danego kraju przepisów o ochronie danych. Traktujemy naszych klientów uczciwie, bez żadnych przywilejów z powodów pozamerytorycznych. 7 7
PRZESTRZEGANIE ZASAD ZARZĄDZANIA EKSPORTEM I IMPORTEM Zarządzanie to kolejny obszar działania, w którym musimy zrobić wszystko, aby zapoznać się i postępować zgodnie z odpowiednimi przepisami (np. przepisami wydanymi przez Japońskie Ministerstwo ds. Eksportu, Handlu i Przemysłu, przepisami UE dotyczącymi handlu zagranicznego i płatności, przepisami regulującymi import i eksport, embarga i bojkoty). Europejskie spółki Olympusa nie będą importowały ani eksportowały produktów lub technologii, które podlegają ustawowym kontrolom oraz które wymagają licencji eksportowych lub importowych, bez wcześniejszego uzyskania odpowiedniego pozwolenia od właściwych władz lokalnych. W niektórych obszarach działalności musimy spełniać normy określone w dyrektywie UE dotyczącej artykułów podwójnego zastosowania. Powinniśmy być świadomi faktu, iż jako pracownicy lub osoby zarządzające jesteśmy obowiązani stale poszerzać naszą aktualną wiedzę dotyczącą zmian w prawie. W przypadku wątpliwości związanych z przepisami eksportowymi i importowymi należy niezwłocznie zasięgnąć porady prawnej. 8 8
OCHRONA AKTYWÓW FIRMY I TAJEMNIC HANDLOWYCH Ochrona aktywów firmy Każdy pracownik i każda osoba zarządzająca odpowiada za ochronę aktywów firmy. Każdy pracownik i każda osoba zarządzająca odpowiada również za zrozumienie zobowiązania firmy Olympus do ochrony aktywów powierzonych firmie przez klientów lub dostawców oraz za traktowanie ich w odpowiedni sposób. Aktywa firmy obejmują aktywa materialne, jak sprzęt i budynki, ale również fundusze, własność intelektualną, tajemnice handlowe oraz informacje poufne. Ochrona aktywów firmy Olympus wymaga, aby były one w odpowiedni sposób zabezpieczone. Oznacza to zamykanie i ochronę aktywów wartościowych. Nie mogą być one sprzedawane, pożyczane, wypożyczane, oddawane ani modyfikowane w sposób, który wpływałby na ich wartość, chyba że dzieje się tak z przyczyn biznesowych i za zgodą odpowiedzialnego managera Z aktywów materialnych i niematerialnych firmy należy korzystać uważnie i tylko do celów związanych z działalnością firmy. Wykorzystywanie zasobów firmy Zasoby firmy w tym, między innymi, zasoby finansowe, personel, oprogramowanie i sprzęt mogą być wykorzystywane wyłącznie do realizacji uprawnionych celów biznesowych firmy. Przykładowe sytuacje: Pracownik lub osoba zarządzająca nie może odbywać podróży służbowych ani kupować biletów lotniczych po wyższej cenie wyłącznie w celu uzyskania premii dla osób często podróżujących danymi liniami lotniczymi lub innych nagród na swój prywatny użytek. Nikt poza osobami zatrudnionymi w firmie nie może mieć dostępu do komputerów firmy bez uzyskania odpowiedniego zezwolenia. 1/3 9 9
OCHRONA AKTYWÓW FIRMY I TAJEMNIC HANDLOWYCH Aktywa niematerialne i tajemnice handlowe Szczególnie aktywa niematerialne, takie jak patenty, technologie i wiedza dotycząca procesów, są dla nas niezmiernie ważne dla osiągnięcia długotrwałego sukcesu. Obejmują one, między innymi, informacje pochodzące z bezpośredniego dostępu do systemów komputerowych, informacje przechowywane w sieciach, informacje gromadzone na przenośnych mediach elektronicznych oraz informacje wydrukowane. Wynalazki, dokonane na rzecz firmy przez naszych pracowników, osoby zarządzające lub osoby trzecie, muszą, jeśli zachodzi taka konieczność, być prawnie chronione. Ochrona tajemnic przedsiębiorstwa jest równie ważna; tajemnice przedsiębiorstwa to informacje, które nie są powszechnie dostępne, a które są cenne dla naszej firmy lub naszej konkurencji. Dotyczy to informacji strategicznych, informacji o cenach, wielkości produkcji, zapasach magazynowych, ofertach, dystrybucji produktów itd. Każdy oddział, zgodnie ze swoją specyfiką i wymogami zachowania poufności, musi podjąć odpowiednie środki zapobiegawcze, aby te informacje nie zostały w sposób niezamierzony upublicznione. Dodatkowo wymagamy od naszych pracowników i od osób zarządzających, aby podczas wykonywania swoich obowiązków służbowych, aktywa niematerialne i tajemnice przedsiębiorstwa traktowali w zaufaniu i z wielką ostrożnością. Jako pracownik lub osoba zarządzająca w firmie Olympus każdy z nas obowiązany jest do zachowania wszelkich niezbędnych środków, aby nie dopuścić do niezamierzonego ujawnienia informacji. Również informacje poufne pochodzące od osób trzecich są objęte powyższymi wymogami. Aktywa niematerialne i tajemnice przedsiębiorstwa należy traktować poufnie i z wielką ostrożnością. 2/3 10 10
OCHRONA AKTYWÓW FIRMY I TAJEMNIC HANDLOWYCH Przy zatrudnianiu, każdy pracownik i każda osoba zarządzająca musi podpisać zobowiązanie do ochrony poufnych informacji dotyczących firmy Olympus oraz praw własności intelektualnej w okresie zatrudnienia w firmie Olympus oraz po jego zakończeniu. Po ustaniu zatrudnienia, pracownicy i osoby zarządzające muszą zwrócić do firmy materiały, informacje i dane stanowiące własność firmy, a także patenty i projekty wraz z przeniesieniem ich własności na firmę Olympus. W firmie Olympus od każdego pracownika i od każdej osoby zarządzającej wymagamy osobistej odpowiedzialności za zabezpieczenie wszystkich form aktywów informacyjnych firmy przed utratą, niewłaściwą modyfikacją oraz ujawnieniem jakimkolwiek osobom, które nie mają do tego upoważnienia (wewnętrznego lub określonego w odpowiednich ustawach). W nielicznych przypadkach, na przykład przy współpracy z zewnętrznymi konsultantami lub doradcami, ujawnienie lub przekazanie poufnych informacji osobom trzecim może okazać się niezbędne. W takich przypadkach należy podpisać umowę o ochronie informacji poufnych lub podobny dokument. Nasze patenty zarządzane są centralnie. Jeśli powinny zostać przyznane licencje na te patenty, to każdy pracownik lub osoba zarządzająca jest bezwzględnie obowiązana do powiadomienia o tym Działu Zarządzania Jakością (Olympus Corporate Quality) i odpowiedniego działu europejskiej spółki Olympusa. Zachowywanie zapisów Dokumenty i zapisy dotyczące działalności firmy stanowią istotne aktywa. Obejmują one dane i informacje, krytyczne dla ciągłości naszej działalności, wiążą się z zachowaniem informacji niezbędnych dla ochrony naszych praw oraz uzasadnienia i udokumentowania rozliczeń podatkowych i spełniania wymogów prawnych. Dokumenty i zapisy powinny być tworzone starannie i w dobrej wierze. Nie wolno tworzyć dokumentów fikcyjnych, wprowadzających w błąd lub mających charakter nieuczciwych. Dane i informacje są przechowywane zgodnie z przepisami prawa. Jednocześnie gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych podlega zasadom ekonomii archiwizowania danych i unikania gromadzenia zbędnych danych. 3/3 11 11
KOMUNIKACJA Z MEDIAMI Public relations/prasa Firma Olympus stara się utrzymywać otwartą i spójną komunikację. Dział Corporate Communications i Zarząd każdej europejskiej spółki Olympusa jest odpowiedzialny za wszelkie inicjatywy polegające na komunikacji i kontaktach (na przykład w sprawach dotyczących przedstawienia danych finansowych, informacji o wypadkach i kryzysach, przejęciach i fuzjach oraz zmianach w zarządzie). Oficjalne komunikaty publiczne firmy Olympus są przedstawiane wyłącznie przez dział Corporate Communications lub innych właściwych przedstawicieli działu PR. Bez wcześniejszej zgody, indywidualni pracownicy nie powinni odpowiadać w imieniu firmy Olympus na pytania dotyczące firmy na żadnym forum publicznym, w tym w internecie, oraz w prasie, o ile nie zostali do tego desygnowani. Firma Olympus szanuje wolność opinii wszystkich pracowników, ale pracownicy powinni być świadomi faktu, że opinie i komentarze dotyczące firmy Olympus, niezależnie od tego, czy są one pozytywne czy negatywne, mogą szkodzić interesom firmy Olympus lub jej spółek stowarzyszonych. Pracownicy powinni respektować prawa i interesy firmy Olympus i z wielką ostrożnością upubliczniać swoje prywatne opinie. 1/2 12 12
KOMUNIKACJA Z MEDIAMI Zachowanie pracowników w internecie Pracownicy, ze względu na swoje obowiązki, mogą uczestniczyć w publicznych forach internetowych. Pracownikom na tych forach nie wolno reprezentować opinii firmy Olympus, o ile nie zostaną o to wyraźnie poproszeni. Jeżeli pracownicy lub osoby zarządzające umieszczają w internecie informacje dotyczące firmy lub produktów Olympusa, powinni poinformować o naturze swoich relacji z firmą. Wszelkie komentarze powinny ograniczać się do zagadnień znanych pracownikowi. Jeżeli wiadomości dotyczą innych pracowników firmy Olympus, należy wcześniej zawiadomić o tym te osoby, a następnie wysłać kopie wiadomości do tych osób. Pracownicy, tak jak wszyscy, w pełni odpowiadają za umieszczane przez siebie w internecie publikacje prywatne. Jeśli wypowiedzi te mogą być kojarzone z firmą Olympus, to informacje takie powinny być wyraźnie oznaczone jako opinie prywatne, a nie opinie firmy Olympus. Nawet gdy podawane jest oświadczenie o odrzuceniu odpowiedzialności, zasady poufności zachowują ważność w tego rodzaju mediach. Zachowanie się pracowników wpływa na firmę w szerokim zakresie. Pracownicy nie powinni nigdy komentować kwestii poufnych, wewnętrznych spraw firmy, informacji giełdowego, jak również trwających działań prawnych dotyczących firmy Olympus, naszych klientów lub naszych partnerów biznesowych. Prawo krajowe, w zakresie ochrony informacji i danych klienta (np. prawo autorskie, prawa osobowe) dotyczy również mediów społecznych. 2/2 13 13
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH Firma Olympus szanuje podstawowe prawa i obszary wolności osób fizycznych, szczególnie prawo do prywatności, zgodne ze stosownymi przepisami o ochronie danych osobowych. Zbieramy, przetwarzamy i używamy danych osobowych tylko w stopniu koniecznym dla szczegółowo określonych i zgodnych z prawem działań. Przywiązujemy zatem szczególną wagę do organizacji i technicznego aspektu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem. Wszyscy pracownicy i osoby zarządzające są szkolone w zakresie odpowiednich przepisów. 14 14
ZAKAZ WYKORZYSTYWANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH W ROZUMIENIU OBROTU GIEŁDOWEGO (INSIDER TRADING), ZAKAZ MANIPULACJI GIEŁDOWYCH Pracownicy lub osoby zarządzające mogą uzyskać dostęp do informacji związanych z naszą firmą lub prowadzoną przez nas działalnością, które nie są znane ogółowi społeczeństwa. Nazywamy je informacjami niejawnymi w rozumieniu obrotu giełdowego. Naszą polityką jest zakaz wykorzystywania w którymkolwiek momencie takich informacji niejawnych do niewłaściwych celów. Ochrona informacji giełdowego Informacje niejawne w rozumieniu obrotu giełdowego nie mogą być ujawniane nikomu spoza firmy, z wyjątkiem sytuacji koniecznych dla prowadzenia działalności naszej firmy. Transakcje giełdowe i istotne informacje niejawne w rozumieniu obrotu giełdowego Niektóre informacje niejawne mogą być uznane za istotne, to znaczy takie, które mogą wpłynąć na cenę akcji spółki matki (Olympus Corporation, Japonia). Jeżeli pracownik lub osoba zarządzająca jest w posiadaniu istotnych informacji niejawnych dotyczących firmy, wówczas nie powinien obracać akcjami spółki ani innymi instrumentami finansowymi związanymi ze spółką do czasu przekazania tej informacji do wiadomości publicznej. Przykładem informacji, które mogą być istotne, należą wyniki finansowe, plany przejęcia innej firmy lub planowane wprowadzenia na rynek kluczowych produktów. Pewne istotne informacje związane z działalnością firmy Olympus mogą nie wpływać na cenę jej akcji, ale mogą wpływać na cenę akcji innej firmy lub wartość innych inwestycji w firmę. Pracownicy ani osoby zarządzające firmy Olympus nie mogą wykorzystywać istotnych informacji niejawnych w celu zdobycia osobistych korzyści finansowych lub. Do tego rodzaju istotnych informacji niejawnych należą na przykład plany zainwestowania przez firmę Olympus w inną firmę lub podpisanie znaczącej umowy z dostawcą. We wszystkich sytuacjach zakazu działania na swoją korzyść (na przykład przez obrót akcjami lub inwestowanie), pracownik lub osoba zarządzająca nie może również działać przez osoby trzecie, przekazywać ani ujawniać informacji niejawnych osobom trzecim ani skłaniać do działania osób trzecich. Obrót akcjami lub papierami wartościowymi w oparciu o informacje niejawne, przekazywanie informacji niejawnych osobom trzecim lub obrót papierami wartościowymi przez podstawione osoby trzecie nie jest dopuszczalny, podobnie jak jakiekolwiek zaangażowanie w manipulacje giełdowe. 1/2 15 15
ZAKAZ WYKORZYSTYWANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH W ROZUMIENIU OBROTU GIEŁDOWEGO (INSIDER TRADING), ZAKAZ MANIPULACJI GIEŁDOWYCH Każdy pracownik i każda osoba zarządzająca powinna być świadoma, iż nieprzestrzeganie przepisów prawa krajowego i międzynarodowego w zakresie wykorzystywania informacji niejawnych to przestępstwo, które może nieść za sobą poważne konsekwencje zgodnie z przepisami prawa pracy, prowadzić do procesów o odszkodowanie, a nawet do pozbawienia wolności. Wszelkie potencjalne zagadnienia dotyczące tego typu transakcji należy omówić z Działem Compliance. Osoby zarządzające obowiązują dodatkowe ograniczenia. To samo dotyczy pracowników i współpracowników, którzy mają dostęp do informacji poufnych. 2/2 16 16
UNIKANIE KONFLIKTU INTERESÓW Każdy pracownik lub osoba zarządzająca powinna unikać konfliktu pomiędzy swoimi własnymi interesami, a interesami firmy, które to konflikty mogą pojawić się w związku ze współpracą z partnerami biznesowymi, innymi pracownikami lub osobami trzecimi. Najlepszym działaniem, które może podjąć pracownik lub osoba zarządzająca jest omówienie danej sytuacji z przełożonym, w celu dokonania oceny, czy istnieje problem, a jeżeli tak, w jaki sposób można go rozwiązać. Jeżeli pracownik, przełożony pracownika lub osoba zarządzająca dojdzie do wniosku, że w danej sytuacji występuje lub może występować wątpliwość, która może być postrzegana jako konflikt interesów, należy skonsultować się z Działem Compliance, który we współpracy z odpowiednimi osobami zarządzającymi zajmie się tym zagadnieniem, aby stwierdzić, czy występuje w niej rzeczywisty konflikt interesów lub sytuacja, która może być postrzegana jako konflikt interesów. Jeżeli konflikt istnieje, konieczne może być przeniesienie tego pracownika, zażądanie od niego zrzeczenia się korzyści lub innego sposobu rozwiązania tej sytuacji jako warunku dalszego zatrudnienia. Jeżeli pracownik lub osoba zarządzająca może mieć wpływ na działalność biznesową partnera biznesowego (np.: dostawcy lub klienta), wynikającą np.: z tytułu własności, zatrudnienia członka bliskiej rodziny lub przyjaciela u partnera biznesowego, jest zobowiązany do ujawnienia przełożonemu tych zależności. Korzyści finansowe lub korzyści wynikające z tytułu własności, obejmują inwestycje, posiadanie zabezpieczeń lub umów kredytowych. Każdy pracownik lub osoba zarządzająca pracująca na stanowisku umożliwiającym jej wpływ na nabywanie materiałów lub usług musi oficjalnie zadeklarować wszelkie sytuacje zatrudnienia członka bliskiej rodziny lub przyjaciela przez partnera biznesowego firmy Olympus. Nie jest naszą polityką zniechęcanie członków bliskiej rodziny lub przyjaciół pracowników i osób zarządzających Olympusa do zatrudniania się u naszych partnerów biznesowych. Oczywiste jest, że każdy ma prawo do realizowania wybranej przez siebie drogi zawodowej. Jednak intencją firmy jest upewnianie się, że w wyniku takiego zatrudnienia, na relacje biznesowe nie jest wywierany ani rzeczywisty ani pozorny wpływ. Zawsze należy unikać konfliktów pomiędzy własnym interesem a interesem firmy. 1/2 17 17
UNIKANIE KONFLIKTU INTERESÓW Pracownicy lub osoby zarządzające, które zechcą podjąć dodatkowe płatne zatrudnienie w innej firmie, muszą przed podjęciem takiego zatrudnienia poinformować o tym odpowiedni dział Human Recources, chyba że sytuacja taka jest już regulowana przez ich umowę o pracę. Pracownicy i osoby zarządzające firmy Olympus nie mogą również prowadzić firm, będących konkurencją dla firmy Olympus, ani jej konkurentów. Firma Olympus nie będzie, pod żadnym pozorem, tolerować podjęcia przez swojego pracownika dodatkowego zatrudnienia w firmie konkurencyjnej. Ograniczenie to nie dotyczy jednak zaangażowania społecznego pracowników i osób zarządzających. 2/2 18 18
PRZEPISY DOTYCZĄCE PREZENTÓW I KORZYŚCI Zaproszenia na lunche służbowe i wręczanie drobnych upominków są częścią codziennej praktyki biznesowej. Jednak sytuacja może stać się problematyczna, gdy prezenty, zaproszenia czy upominki są nadużywane lub można podejrzewać, że są środkiem mającym wpływ na decyzje biznesowe, szczególnie jeśli mamy do czynienia z sektorem publicznym. Dodatkowe informacje zawarte są w części Praca w organizacjach służby ' niniejszego Kodeksu. W każdym wypadku należy upewnić się, że transakcja odbywa się w sposób całkowicie niezależny i przejrzysty, zgodnie z odpowiednimi międzynarodowymi i krajowymi przepisami oraz z zasadami obowiązującymi w firmie i kodeksami zawodowymi. Wręczanie lub przyjmowanie prezentów takich jak gotówka, ekwiwalenty pieniężne lub papiery wartościowe jest zawsze surowo wzbronione. Wręczanie prezentów w postaci podarunków, zaproszeń do udziału w imprezach i innych upominków Zasady dotyczące prezentów i zaproszeń do udziału w imprezach różnią się w zależności od tego, czy transakcje zawierane są w sektorze prywatnym, czy państwowym. Wręczanie łapówek klientom, dostawcom lub innym osobom jest surowo wzbronione. Pracownicy i osoby zarządzające mogą wręczać jedynie prezenty o symbolicznej wartości. Wartość takich prezentów nie może przekraczać obowiązującej w świetle przepisów prawa krajowego maksymalnej wartości nieodpłatnych świadczeń (w Polsce 100 zł rocznie). Wszelkie wyjątki od tej reguły, jeśli są uzasadnione, muszą zawsze zostać udokumentowane i zatwierdzone przez właściwego dyrektora zarządzającego. Należy przy tym także wyważyć i uwzględnić krajowe i/lub korporacyjne przepisy, którym podlega osoba obdarowana. Ponadto posiłki i zaproszenia do udziału w imprezach mogą być fundowane pod warunkiem, iż ich koszt nie przekracza wartości ogólnie przyjętych za rozsądne w takich przypadkach, że nie są one stale fundowane danej osobie, oraz powstają z naszej inicjatywy. Surowo zabrania się oferowania, przyjmowania lub obiecywania prezentów pracownikom administracji publicznej (np. pracownikom ministerstw) lub członkom ich rodzin. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości należy skontaktować się z Działem Compliance. Należy upewnić się, że transakcja odbywa się w sposób całkowicie niezależny i przejrzysty, zgodnie z odpowiednimi międzynarodowymi i krajowymi przepisami oraz z zasadami obowiązującymi w firmie i kodeksami zawodowymi. 1/3 19 19
PRZEPISY DOTYCZĄCE PREZENTÓW I KORZYŚCI Przyjmowanie prezentów, zaproszeń lub innych uprzejmości biznesowych Pracownicy i osoby zarządzające mogą przyjmować prezenty lub podobne uprzejmości biznesowe tylko od czasu do czasu i tylko o symbolicznej wartości. Oczywiście zakazane jest proszenie o jakiekolwiek prezenty. Pracownicy i osoby zarządzające, którzy regularnie otrzymują prezenty lub inne upominki z racji swoich częstych kontaktów z osobami spoza firmy, mają obowiązek przekazać je firmie, jeśli wartość ich przekracza obowiązującą w świetle przepisów prawa krajowego wartość maksymalną nieodpłatnych świadczeń (w Polsce jest to 100 PLN rocznie). Przepis ten ma w szczególności zastosowanie do wszystkich pracowników w okresie Świąt Bożego Narodzenia i innych świąt. Zebrane prezenty będą przekazane organizacjom charytatywnym lub rozdane pracownikom. Każda europejska spółka Olympusa powinna podjąć odpowiednie i skuteczne kroki w tej kwestii. Surowo zabrania się oferowania, przyjmowania lub obiecywania prezentów pracownikom administracji publicznej lub członkom ich rodzin. Pracownicy i osoby zarządzające mogą przyjmować zaproszenia na lunche biznesowe i inne wydarzenia biznesowe, o ile są one sporadyczne i o rozsądnej wartości. Zaproszenia pracowników przez osoby trzecie powinny służyć celom biznesowym i zostać zatwierdzone przez przełożonego. Czyste zachęty finansowe nie powinny być akceptowane. Łapówki i nielegalne prowizje Pracownicy i osoby zarządzające nie mogą przyjmować ani wręczać łapówek, ani nielegalnych prowizji. Łapówkę definiuje się jako przekazanie komuś korzyści z intencją uzyskania preferencyjnego traktowania przez obdarowanego. Nielegalne prowizje obejmują zapłatę w gotówce lub jej odpowiedniku, w tym w dobrach, usługach, możliwości skorzystania z własności innej firmy lub umorzeniu zobowiązań dowolnego rodzaju, przekazaną dostawcy lub klientowi w celu bezprawnego uzyskania preferencyjnego traktowania w związku ze sprzedażą lub nabyciem. Nie można proponować łapówek ani nielegalnych prowizji bezpośrednio, ani przez osoby trzecie, w celu zobowiązania obdarowanego do odwzajemnienia przysługi. 2/3 20 20
PRZEPISY DOTYCZĄCE PREZENTÓW I KORZYŚCI Przykład: płacenie spedytorowi za przyspieszenie odprawy celnej nie jest akceptowalne, jeżeli spedytor ten przekupuje urzędnika państwowego lub w inny sposób łamie obowiązujące przepisy. Z drugiej strony dopuszczalne jest przyspieszenie odprawy celnej na drodze przestrzegania przepisów i bez wręczania łapówki urzędnikowi. Te wytyczne mają zastosowanie w każdym kraju, w którym działa Olympus, nawet tam, gdzie ze względu na różnice kulturowe wymiana prezentów i oferowanie korzyści uznawane są za standardową praktykę biznesową. Ściśle przestrzegamy międzynarodowych i krajowych przepisów prawa antykorupcyjnego w każdym kraju. Wszelkie pytania dotyczące konkretnych sytuacji proszę kierować do Działu Compliance. 3/3 21 21
PRACA Z ORGANIZACJAMI SŁUŻBY ZDROWIA I SEKTORA PUBLICZNEGO Prowadzenie działalności biznesowej w sektorze opieki zdrowotnej na całym świecie podlega licznym i ścisłym przepisom prawa, szczególnie gdy w grę wchodzi sektor publiczny. Prawo i zwyczaje związane z działalnością biznesową różnią się znacznie pomiędzy poszczególnymi krajami i na te różnice należy zwrócić szczególną uwagę. Spółki Olympusa w Europie ściśle przestrzegają wszystkich krajowych i międzynarodowych przepisów prawa. Odpowiednie kodeksy postępowania w branży urządzeń medycznych i farmaceutycznej, takie jak EUCOMED i EFPIA są przestrzegane. Wymienione poniżej zasady odnoszą się do naszych kontaktów z osobami (pracującymi w warunkach klinicznych lub nieklinicznych, w tym między innymi, lekarzami, pielęgniarkami, technikami i koordynatorami badań) lub jednostkami (takimi jak szpitale lub organizacje dokonujące zakupów dla grup instytucji), które dokonują bezpośrednich lub pośrednich zakupów produktów firmy Olympus, dokonują ich leasingu, zalecają, stosują, organizują ich zakup lub leasing ( specjaliści w dziedzinie ochrony zdrowia ). Zasady te odnoszą się również do naszych kontaktów z organizacjami sektora publicznego, takimi jak uczelnie publiczne, które nie są zaangażowane w sektorze opieki zdrowotnej. Nasze relacje z naszymi partnerami biznesowymi muszą być ustalane w oparciu o poniższe kluczowe zasady, zgodne z Kodeksem Etycznych Praktyk Biznesowych EUCOMED u: Rozdział ów pomiędzy przemysłem a specjalistami w dziedzinie ochrony zdrowia nie można nadużywać w celu wpływania na zbędne lub niewłaściwe decyzje dotyczące zakupów. Takie kontakty nie powinny być również uzależnione od dokonanych transakcji, stosowania lub zalecania produktów firmy Olympus. Przejrzystość y pomiędzy przemysłem a specjalistami w dziedzinie ochrony zdrowia muszą być przejrzyste i zgodne z przepisami prawa krajowego i lokalnego, regulaminami lub kodeksami postępowania zawodowego. W krajach, gdzie brak jest szczegółowych przepisów, firma Olympus zachowuje właściwą przejrzystość wymagając, aby administrację szpitala, przełożonego specjalistów w dziedzinie ochrony zdrowia lub inne odpowiednie lokalne władze wyczerpująco powiadamiać w formie pisemnej o celu i zakresie takiej interakcji. 1/2 22 22