UMOWA NR B/WIN/B/X/2/2/3/ /LW/2018 Nr rejestru 46 W dniu... 2018 roku pomiędzy miastem stołecznym Warszawa Dzielnicą Praga-Południe z siedzibą w Warszawie, ul. Grochowska 274, 03-841 Warszawa, posiadającym NIP nr 5252248481, oraz REGON nr 015259640, reprezentowanym przez: 1. Piotra Żbikowskiego Zastępcę Burmistrza Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta m. st. Warszawy GP- OR.0052.3250.2018 z dnia 14.08.2018 r. i 2. Adama Cieciurę Zastępcę Burmistrza Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta m. st. Warszawy GP-OR.0052.3251.2018 z dnia 14.08.2018 r. zwanym w treści umowy Kupującym a....... zwaną w treści umowy Sprzedającym na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017r. poz. 1579) w trybie poza ustawą o zamówieniach publicznych została zawarta umowa następującej treści: 1 1. Kupujący nabywa, a Sprzedający sprzedaje tonery, tusze, bębny do drukarek i kserokopiarek, według wykazu z oferty cenowej stanowiącej załącznik nr 1 do umowy, zwanych dalej przedmiotem umowy lub materiałami eksploatacyjnymi. 2. Materiały eksploatacyjne będą dostarczane sukcesywnie w miarę potrzeb, w ciągu całego okresu obowiązywania umowy, w partiach, na podstawie pisemnych zamówień przesłanych za pomocą faksu lub poczty elektronicznej przez Kupującego. 3. Wszystkie materiały eksploatacyjne do drukarek powinny być objęte gwarancją, nie krótszą niż 2 lata lub wieczystą tzn. do zużycia środka barwiącego. 4. Materiały eksploatacyjne powinny być oryginalne, produkowane przez producenta sprzętu komputerowego, do którego są przeznaczone. 5. Strony dopuszczają nabycie przez Kupującego materiałów eksploatacyjnych równoważnych opisanych w załączniku nr 1. Przez materiały równoważne rozumie się materiały o tożsamym zastosowaniu, jakości równej (nie gorszej) lub lepszej od oryginalnych oferowanych przez producenta danego sprzętu komputerowego, posiadającego tożsame parametry fizyczne, techniczne, funkcjonalne, użytkowe (w
szczególności temperatura topnienia tonera, utrwalenia, pojemność, wydajność, jakość wydruku, pobór energii, poziom emitowanego hałasu itp.) oraz ich użycie nie spowoduje utraty uprawnień wynikających z gwarancji producenta sprzętu, 6. Materiały eksploatacyjne równoważne będą cechować parametry nie gorsze niż: 1) wydajność kaset z tonerem mierzona zgodnie z normą ISO/IEC 19752 lub równoważną nie jest mniejsza niż kaset oryginalnych. 2) kolor barwnika mierzony zgodnie z paletą kolorów RAL z tolerancją 5% w stosunku do materiałów oryginalnych firmowanych przez producenta sprzętu. 7. W przypadku dostarczenia materiałów eksploatacyjnych równoważnych Sprzedający dostarczy na potwierdzenie spełniania parametrów: 1. wyniki testów jakościowych i wydajnościowych potwierdzających zgodność produktu ze standardem ISO/IEC 19752 dla tonerów do monochromatycznych drukarek laserowych, 2. wyniki testów jakościowych i wydajnościowych potwierdzających zgodność produktu ze standardem ISO/IEC 24711 dla wkładów atramentowych (tuszy), 3. wyniki testów jakościowych i wydajnościowych potwierdzających zgodność produktu ze standardem ISO/IEC 19798 dla tonerów kolorowych w postaci zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości zgodnie z 5 ust. 1 pkt. 2) Rozporządzenia z dnia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form jakich te dokumenty mogą być składane. 8. Sprzedający zapewnia, że zastosowanie materiałów równoważnych nie spowoduje obniżenia jakości i efektów pracy sprzętu komputerowego i zapewnia, że materiały równoważne spełniają wymogi określone w ust. 4, 5 i 6. 9. W przypadku powstania wady w sprzęcie komputerowym wynikającym z użycia materiałów równoważnych, Kupujący ma prawo: 1) usunąć wady we własnym zakresie na koszt Sprzedającego (włącznie z transportem), 2) do powołania niezależnego rzeczoznawcy w celu ustalenia przyczyny wady i sposobu jej usunięcia na koszt Sprzedającego, 3) przepis 7 ust. 7 stosuje się. 10. Kupujący ma prawo potrącić koszty, o których mowa wyżej bezpośrednio z zapłaty Sprzedającego za powiadomieniem. 11. Przez wady określone w ust. 9 strony rozumieją każdą wadę pogarszającą jakość, użyteczność, wydajność, niezawodność, a także jeśli materiał eksploatacyjny niewłaściwie sygnalizuje stan zużycia. 12. W przypadku ujawnienia wad jakościowych materiałów równoważnych, mimo deklarowania zachowania parametrów, Kupujący ma prawo, wg swojego uznania, zwrócić Sprzedającemu materiały równoważne i zażądać dostawy materiałów pochodzących lub zalecanych przez producenta urządzenia, do którego materiał jest przeznaczony albo wymienić materiały na materiały równoważne wolne od wad, bez zmiany ceny lub kupić je od innego dostawcy a różnicą kosztów obciążyć Sprzedającego. 13. Sprzedający zleconych czynności nie może powierzyć w części lub w całości żadnej osobie trzeciej bez pisemnej zgody Kupującego pod rygorem nieważności. Strona 2 z 8
2 1. Umowa obowiązuje od następnego dnia po jej zawarciu do dnia 27 grudnia 2018 roku albo do wyczerpania środków zarezerwowanych przez Kupującego w budżecie określonych w 3 ust. 2 niniejszej umowy w zależności, która data wystąpi pierwsza. 2. Każda ze stron ma prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem 10-dniowego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia może być skrócony za porozumieniem stron. 3. Umowa może być rozwiązana przez Kupującego bez zachowania okresu wypowiedzenia, ze skutkiem natychmiastowym w dniu dostarczenia wypowiedzenia, w przypadku niedotrzymania przez Sprzedającego obowiązków określonych w umowie, w szczególności w przypadkach: 1) niedotrzymania pełnej oferty asortymentowej lub stałych cen, o których mowa w załączniku nr 1, 2) niezachowania terminu dostawy, o którym mowa w 6 ust.1, 3) niewykonania obowiązku, o którym mowa w 7 ust. 2, 4) niezachowania warunków jakościowych materiałów eksploatacyjnych w trakcie trwania umowy. 3 1. Na dostarczone materiały eksploatacyjne obowiązują ceny jednostkowe zawarte w ofercie cenowej stanowiącej załącznik nr 1 do umowy. 2. Wartość przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty: netto. zł plus podatek VAT zgodny z obowiązującymi przepisami, na dzień zawarcia umowy, wynoszący 23 % w wysokości.. zł. Łączne wynagrodzenie brutto nie może przekroczyć. zł ( słownie:. złotych./100 groszy). 4 1. Kupujący zapłaci Sprzedającemu cenę za zakupione materiały przelewem na konto Sprzedającego, którego numer zostanie wskazany w fakturze, w terminie 21 dni od daty dostarczenia Kupującemu faktury z dokumentami rozliczeniowymi, wystawionymi po wykonaniu każdej poszczególnej dostawy, z tym, że faktura wystawiona w grudniu zostanie zapłacona do 27 grudnia 2018 r. Fakturę Sprzedający wystawi każdorazowo po dokonaniu odbioru ilościowego i jakościowego danej dostawy. 2. Za termin zapłaty strony uznają datę obciążenia konta bankowego Kupującego. 1. Strony dokonają potwierdzenia odbioru przedmiotu umowy w formie pisemnej. 5 2. Kupujący oświadcza, że jako podatnik-nabywca posiada NIP 525-22-48-481, REGON 015259640, zaś odbiorcą faktury i płatnikiem jest Dzielnica Praga-Południe ul. Grochowska 274, 03-841 Warszawa, której adres jest miejscem doręczenia faktury wraz z dokumentami rozliczeniowymi. 3. Faktury będą wystawiane na: nabywca Miasto Stołeczne Warszawa, ul. P. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa, NIP 525-22-48-481 odbiorca (płatnik) Dzielnica Praga-Południe, Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, ul. Grochowska 274, 03-841 Warszawa 4. Sprzedający oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT, posiada NIP, REGON. Strona 3 z 8
5. M. St. Warszawa oświadcza, że będzie dokonywało płatności za zakupiony towar z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. 6. Sprzedający oświadcza, że wskazany w fakturze rachunek bankowy jest rachunkiem rozliczeniowym służącym wyłącznie dla celów rozliczeń z tytułu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. 6 1. Sprzedający obowiązany jest dostarczyć Kupującemu zamówione materiały eksploatacyjne na koszt własny w terminie 5 dni roboczych (obowiązujących u Kupującego) od chwili otrzymania zamówienia Kupującego, na adres Urzędu m. st. Warszawy Dzielnicy Praga-Południe, ul. Grochowska 274 pok. 206 w Warszawie. 2. Zamówienie na poszczególne partie materiałów eksploatacyjnych składał będzie upoważniony pracownik Wydziału Informatyki dla Dzielnicy Praga-Południe. 3. Nadzór nad realizacją umowy wykonuje: ze strony Kupującego: Karol Kisiel tel. 22 4435 289 email: kkisiel@um.warszawa.pl ze strony Sprzedającego: tel./fax.. email:. 4. Odbioru dostarczonych materiałów eksploatacyjnych dokona pracownik Wydziału Informatyki dla Dzielnicy Praga-Południe w formie potwierdzenia na fakturze wystawionej przez Sprzedającego w terminie do 7 dni od daty dostawy. 5. Z chwilą odbioru przedmiotu umowy przez Kupującego, przechodzą na niego ryzyka przypadkowej utraty lub uszkodzenia. 6. Strony potwierdzenia odbioru przedmiotu umowy dokonają w formie pisemnej. 7 1. W przypadku ujawnienia wad w przedmiocie umowy, Kupujący drogą elektroniczną lub faksem powiadomi o nich Sprzedającego. 2. Sprzedający w terminie 24 godzin roboczych od godziny otrzymania faksu usunie wady poprzez wymianę materiału eksploatacyjnego na wolny od wad lub uzupełni braki ilościowe. 3. Wadliwe materiały eksploatacyjne albo brakujące materiały eksploatacyjne Sprzedający odbierze/dostarczy na własny koszt. 4. Potwierdzenie godziny powiadomienia stanowi potwierdzenie nadania, drukowane przez fax Kupującego lub data wysłania zapisana w wiadomości elektronicznej. 5. Sprzedający oświadcza, iż na dostarczone materiały eksploatacyjne udziela Kupującemu gwarancji na okres określony dla poszczególnych materiałów eksploatacyjnych, zgodnie z par. 1 ust. 3. 6. Sprzedający oświadcza, iż w przypadku dostarczenia wadliwego materiału eksploatacyjnego skutkującego uszkodzeniem drukarki lub urządzenia, zobowiązuje się do jego naprawy lub czyszczenia drukarki lub innego urządzenia na własny koszt. Strona 4 z 8
7. Sprzedający w przypadku określonym w ust. 6 na czas naprawy urządzenia, dłuższy niż 5 dni robocze, dostarczy urządzenie zastępcze o parametrach nie gorszych od zabranego do naprawy. Koszty związane z dostarczeniem sprzętu łącznie z materiałami eksploatacyjnymi do danej kserokopiarki lub drukarki ponosi Sprzedający. W przypadku gdy Sprzedający odmówi wykonania niniejszego obowiązku, Kupujący, bez wzywania lub informowania Sprzedającego, ma prawo wykonać powyższe czynności we własnym zakresie na koszt Sprzedającego. Powyższy koszt może być potrącony przez Kupującego z wynagrodzenia Sprzedającego, bez uprzedniego powiadomienia lub wezwania do zapłaty. 8 1. Sprzedający zapłaci Kupującemu następujące kary umowne: 1) 2.000,-zł (słownie: dwa tysiące zł) za rozwiązanie umowy przez jedną ze stron z przyczyn, za które odpowiada Sprzedający, 2) 5% wartości brutto zamówionej partii za każdą rozpoczętą dobę opóźnienia w dostawie materiałów eksploatacyjnych, 3) za niedotrzymanie terminu określonego w 7 ust. 2 Sprzedający zapłaci karę Kupującemu w wysokości 5% wartości brutto zareklamowanego (wadliwego)/brakującego materiału eksploatacyjnego za każdą rozpoczęta dobę. 2. Sprzedający za nieprzestrzeganie obowiązków określonych w 1 oraz 9 ust. 1 - ust. 2 zapłaci Kupującemu karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto. 3. Jeśli kary umowne, o których mowa w ust. 1 nie pokryją poniesionej szkody, Kupujący może dochodzić odszkodowania uzupełniającego do pełnej wysokości szkody. 4. Kara umowna może być potrącona przez Kupującego z wynagrodzenia Sprzedającego, bez uprzedniego powiadomienia lub wezwania do zapłaty. 9 1. Sprzedający nie może dokonać cesji żadnych praw i roszczeń lub przeniesienia obowiązków wynikających z umowy na rzecz osoby trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody Kupującego pod rygorem nieważności. 2. Bez pisemnej zgody Kupującego, Sprzedający nie ma prawa przelewu wierzytelności na osobę trzecią (art. 509 1 kc) pod rygorem nieważności. 10 Zmiany postanowień umowy strony mogą dokonać w drodze porozumienia w każdym czasie, w przypadku zaistnienia warunku: 1) zmiany nazwy, NIP, Regonu Sprzedającego, jeżeli nie powoduje to zmiany Sprzedającego, 2) siły wyższej. 11 1. Wykonanie niniejszej umowy nie wiąże się z przetwarzaniem danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych, dla których Administratorem Danych jest Prezydent m. st. Warszawy, a co za tym idzie nie wiąże się z dostępem do zasobów systemów informatycznych Urzędu m. st. Warszawy. 2. Sprzedający zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie informacje: a) dotyczące przedmiotu umowy, b) których powziął wiadomość w toku wykonywania umowy, a będące w przedmiocie działania Kupującego lub nie podawanych do publicznej wiadomości, Strona 5 z 8
c) Sprzedający pouczy i zobowiąże osoby uczestniczące w wykonaniu przedmiotu umowy do zachowania tajemnicy. 3. Sprzedający za nieprzestrzeganie obowiązków określonych w 1 oraz 11 ust. 2 zapłaci Kupującemu karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto za każde naruszenie umowy. Przepis 8 ust. 2-4 stosuje się. 4. Sprzedający ponosi pełną odpowiedzialność za ujawnienie wymienionych w ust. 1 danych osobom trzecim do pełnej wysokości szkody 12 1. Wykonanie niniejszej umowy nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., dalej: RODO), dla których Administratorem danych osobowych jest Prezydent m.st. Warszawy. 2. Kupujący oświadcza, iż realizuje obowiązki Administratora Danych Osobowych określone w przepisach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., dalej: RODO) oraz wydanymi na jego podstawie krajowymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych. 3. Sprzedający zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz wydanymi na jego podstawie krajowymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych. 4. Kupujący, w trybie art. 28 RODO powierza Sprzedającemu dane osobowe dotyczące pracowników Kupującego w postaci imion, nazwisk oraz numeru legitymacji służbowej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika Kupującego wyłącznie w/w celu realizacji Umowy do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie. 5. Sprzedający zobowiązuje się przy przetwarzaniu danych osobowych podczas realizacji niniejszej Umowy do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa, odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o którym mowa w art. 32 RODO oraz wydanych na jego podstawie krajowych przepisów z zakresu ochrony danych osobowych. 6. Sprzedający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych. 7. Sprzedający zobowiązuje się do nadania stosownych upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej Umowy oraz będzie prowadził i aktualizował ich rejestr. 8. Sprzedający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b RODO, danych przetwarzanych w zakresie Umowy, a w szczególności nieudostępniania ich innym podmiotom, także w postaci zagregowanych danych statystycznych, zarówno podczas trwania Umowy, jak i po jej ustaniu. 9. Sprzedający może powierzyć dane osobowe do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy oraz po uzyskaniu uprzedniej zgody Kupującego, w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 10. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 9, winien spełniać te same wymogi i obowiązki, jakie zostały nałożone na Sprzedającego w niniejszej Umowie, w szczególności w zakresie gwarancji ochrony powierzonych danych osobowych. 11. Sprzedający ponosi wobec Kupującego pełną odpowiedzialność za niewywiązywanie przez podwykonawcę ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych. 12. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Kupującego, chyba, że obowiązek taki nakłada na Sprzedającego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Sprzedający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Sprzedający informuje Kupującego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. 13. Sprzedający ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, RODO lub wydanymi na jego podstawie krajowymi przepisami z zakresu ochrony Strona 6 z 8
danych osobowych, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym. 14. Kupujący zobowiązuje Sprzedającego do natychmiastowego, tj. bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin, powiadomienia Kupującego o próbie lub fakcie naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji Umowy. Zawiadomienie to powinno być dokonane w formie e-mailowej. 15. Sprzedający na pisemne żądanie Administratora Danych Osobowych, umożliwi Kupującemu przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych. Sprzedający zobowiązuje się, pod rygorem niezwłocznego rozwiązania Umowy, do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Kupującego. 16. Sprzedający po zakończeniu Umowy usunie wszelkie dane osobowe uzyskane na podstawie regulacji Umowy oraz wszelkie ich istniejące kopie w ciągu 7 dni. Po wykonaniu zobowiązania, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym Sprzedający powiadomi Kupującego pisemnie o fakcie usunięcia danych. 17. Kupujący zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Sprzedającego warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. 13 1. Sprzedający oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2018 r., poz. 1330), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Sprzedający wyraża zgodę na udostępnianie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 1, zawartych w niniejszej umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej - również w zakresie firmy. 3. Ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy udostępnieniu, o którym mowa w ust. 1, nie będą podlegały informacje zawarte w załączniku nr 1 do niniejszej umowy stanowiące informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą (wyłącznie w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą) 14 1. W razie powstania sporu związanego z wykonaniem umowy strony będą dążyć do przyjęcia rozwiązania ugodowego bez odwoływania się do pomocy osób trzecich. 2. W przypadku braku rozstrzygnięcia w drodze postępowania, o którym mowa w ust. 1 strony mogą wystąpić na drogę sądową. 3. Sądem właściwym będzie Sąd właściwy miejscowo dla siedziby Urzędu m.st. Warszawa Dzielnicy Praga-Południe ul. Grochowska 274. 15 Integralną część umowy stanowią załącznik nr 1 oferta cenowa Sprzedającego. 16 1. Wszelkie pisma kierowane do stron będą doręczane na adres: a) Kupujący: Urząd Dzielnicy Praga-Południe, ul. Grochowska 274, 04-841 Warszawa, Strona 7 z 8
b) Sprzedający:.. 2. Strony są zobowiązane do wzajemnego powiadamiania się na piśmie o każdej zmianie adresu. Powiadomienie winno być pod rygorem nieważności dokonane w formie pisemnej i doręczone stronie osobiście za pisemnym potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Powiadomienie jest skuteczne od chwili jego otrzymania przez stronę, do której jest adresowane lub w przypadku wysłania listem poleconym, 10 go dnia od daty nadania listu. 3. Zaniechanie powyższego obowiązku powoduje, że pismo wysłane na adres określony w ust. 1 uznaje się za doręczone 10 go dnia od daty nadania listu. 17 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Kupującego i jeden egzemplarz dla Sprzedającego. SPRZEDAJĄCY: KUPUJĄCY: Strona 8 z 8