InfofarmApteka DOS Modyfikacje programu pod zmiany wchodzące w 2012 roku! 33-104 Tarnów ul. Rogoyskiego 28 tel. (0-14) 6269806 www.infofarm.com.pl
Wprowadzenie Jak co roku Minister Zdrowia postarał się o to, by nie było nam nudno w okresie przed i po sylwestrowym. A tym razem naprawdę się postarał! Instrukcja została podzielona na 4 części: I Kompendium dla personelu pierwszego stołu. II Co się zmienia od nowego roku III Zadania do wykonania na przełomie roku. IV Zasady działania programu w nowym roku Część pierwsza mieści się na 1 kartce A4, najlepiej ją wydrukować w odpowiedniej ilości egzemplarzy i wręczyć personelowi ekspediującemu. Zarówno przepisy prawne, jak i sam program są prosto z pieca. Nie wszystkie tematy są w pełni jasne. Jak wspominaliśmy należy spodziewać się przynajmniej jeszcze jednej wersji programu przed 16 stycznia. Wtedy też dostarczymy instrukcję do nowego sposobu składania komunikatów XML do NFZ. `
Recepta zwykła wystawiona w starym roku Pierwszy stół kompendium Nic się nie zmienia. Należy rozliczyć według najwyższej dostępnej odpłatności, czyli tak jak w starym roku. Recepta przewlekła wystawiona w starym roku Rozliczamy tak, jak w starym roku. Jeżeli lek lub wyrób medyczny będzie refundowany z dwoma wskazaniami przewlekłymi, należy wybrać niższą odpłatność z dostępnych. Recepta przewlekła wystawiona w nowym roku Nie podlega refundacji, należy wydać na 100%!!!! Recepta zwykła wystawiona w nowym roku Jest to de facto nowa recepta wystawiona na starym blankiecie i za wyjątkiem samego blankietu, który przejściowo może być użyty do 30 czerwca 2012 roku, musi spełniać wymagania recepty nowej. Nowa recepta Na recepcie na leki refundowane pojawi się informacja o poziomie odpłatności przy każdym leku ( B,R,30%,50%,100%). Generalnie należy rozliczać receptę zgodnie z odpłatnością wskazaną przez lekarza. Generalnie! Jednak co zrobić, jeśli lekarz się pomyli lub wpisze odpłatność niewyraźnie lub ją pominie? Aptekarz ma uprawnienie by poprawiać po lekarzu. Tak więc, jeśli odpłatność jest podana źle (co nie w każdym wypadku można stwierdzić aptekarz nie zna wskazania), nieczytelnie lub odpłatność została pominięta, należy rozliczyć receptę według najwyższego z dostępnych dla leku poziomów odpłatności. Marża dla uprawnienia IB na leki nie objęte refundacją Niezależnie od ustawień na sprzedaż pełnopłatną, cena zostanie wyliczona w oparciu o określoną w ustawie tabelę marż degresywnych. Marża jednak nie może być większa, niż 20 zł i jest liczona od ceny zakupu po upuście. Uwaga na leki otrzymane w pakietach promocyjnych!!! Inne uwagi Bezwzględnie wypełniamy informacje o: lekarzu, świadczeniodawcy, PESELu, o zastrzeżeniu Nie zamieniać i o recepcie wystawionej pro auctore i pro familia.
Co się zmienia w zasadach funkcjonowania aptek od nowego roku? Omawiamy te zmiany, które wpływają na funkcje programu komputerowego. W kolejności przypadkowej: 1.Sztywne urzędowe parametry sprzedaży Należy stosować bezwzględnie (pod groźbą kary i zerwania umowy refundacyjnej) ceny i odpłatności zgodne z obwieszczeniem. Tym samym wszystkie funkcjonalności pozwalające na stosowanie obniżonej odpłatności lub obniżanie ceny urzędowej idą do lamusa. Program od nowego roku zignoruje wszystkie ustawienia promocyjne, ignorował będzie również rabat podany w ekspedycji ręcznie lub w oparciu o parametr z karty pacjenta. Ceny i odpłatności urzedowe są święte!! Dla pozycji nierefundowanych rabaty będą mogły być oczywiście naliczne. Wzmocnieniu ulegają funkcje kontrolne programu na etapie przygotowania komunikatu XML. 2.Kilkufazowy proces składania komunikatu XML do NFZ apteka przekazuje w terminie do 5 dni komunikat do NFZ NFZ przekazuj aptece XML zwrotny plus projekt zestawienia zbiorczego w ciągu 5 dni apteka poprawia/usuwa błędy i przesyła komunikat XML (drugi) do NFZ NFZ udostępnia aptece komunikat XML zawierający uzgodnione dane na podstawie komunikatu XML z NFZ apteka sporządza papierowe zestawienie zbiorcze, stanowiące podstawę refundacji i zamykające rozliczenie. Jeśli błędy nie wystąpiły, procedura się oczywiście upraszcza, ale tak czy owak w stosunku do stanu aktualnego mocno komplikuje. Po zamknięciu rozliczenia, korekta jest możliwa tylko po otrzymaniu zgody od dyrektora oddziału NFZ na umotywowany wniosek apteki!!! 1.Nowe rodzaje list leków refundowanych. Nowe przepisy o refundacji nie posługują się wprost dotychczasowym podziałem leków na podstawowe, uzupełniające i na choroby przewlekłe. Nowe listy leków refundowanych zostały oparte na Zakresie wskazań objętych refundacją. Jednak istota sprawy z naszego punktu widzenia niewiele się zmienia. I tak: leki podstawowe i uzupełniające, to aktualnie leki refundowane we wszystkich zarejestrowanych wskazaniach, leki na choroby przewlekłe, to aktualnie listy leków refundowanych na wskazania określone konkretnym stanem klinicznym cukrzyca, osteoporoza, padaczka, itd.. Dlatego też, przynajmniej na razie, nie zmieniamy w programie nazewnictwa list 1.Zmiana zakresu informacji publikowanych w formie wykazów leków refundowanych. Nowe listy refundacyjne zawierają informację o ostatecznej odpłatności pacjenta za opakowanie jednostkowe! To uwalnia program komputerowy od jej wyliczania na podstawie ceny, limitu i poziomu odpłatności. To zmienia nieco sytuację w stosunku do założeń sprzed publikacji obwieszczenia z listami refundacyjnymi. Informacja o ilości DDD w opakowaniu, która stanowi podstawę okreslenia ilości, na jaką przysługuje ryczałt, przestaje mieć
znaczenie, jako parametr do obliczeń. Parametr jednak został wprowadzony i zostanie w karcie leku może przydać się w przyszłości. 2.Nowe recepty Nowe recepty będą miały nowy wzór (rys.1). Rys.1 Nowy wzór recepty Jednak przede wszystkim zmianie ulega zakres informacji na tej recepcie, obowiązki lekarza wystawiającego receptę i obowiązki aptekarza ją realizującego. Problem określenia poziomu odpłatności, który ma związek ze wskazaniem na jakie lek jest przepisywany, ustawodawca przerzucił na lekarza wystawiającego receptę, To on ma obwiązek podania poziomu odpłatności dla każdego przepisanego na recepcie leku. Ustawodawca, jednak równocześnie upoważnił aptekarza do poprawiania ewentualnych błedów i uzupełniania ewentualnych braków w danych z recepty. W efekcie praca farmaceuty się skomplikuje. Nie będzie recept z literką P, za wyjątkiem tych wystawionych w starym roku.
3.Odejście od refundowania odpowiedników nie znajdujących się na listach refundowanych Refundowane są wyłącznie produkty lecznicze dla których została wydana decyzja o refundacji (i które zostaną umieszczone na listach leków refundowanych). Dodatkowo by wydać odpowiednik, jako refundowany, musi on mieć tę samą substancję czynną, tę samą drogę podania, tę samą postać oraz te same wskazania, co lek wypisany na recepcie. Z kolei, jeśli istnieje lek, który dodatkowo jest w cenie niższej lub równej limitowi leku wypisanego, to aptekarz ma obowiązek informować o nim i mieć go w aptece. 4.Rozszerzenie zakresu informacji przekazywanych w formie XML do NFZ 1. Określenie, czy lekarz naniósł adnotację Nie zamieniać, oraz czy recepta nie została wystawiona pro acture, czy pro familia. Te informacje można wprowadzać już od dawna, jednak dotychczas z rejestracją tych danych bywało różnie. Od nowego roku należy tego pilnować, bo może zostać to wychwycone na poziomie porównania danych z gabientu lekarskiego i apteki i skutkować zarzutem o nie realizowaniu umowy refundacyjnej. 1.Zakaz reklamy aptek i wspierania sprzedaży produktów refundowanych Aktualne dostępne wykładnie tychże przepisów nakazują daleko posuniętą ostrożność w stosowaniu programów lojalnościowych, a najlepiej powstrzymać się z ich stosowaniem do czasu, kiedy będzie wszystko jasne ( co zrobią najwięksi gracze na rynku). Na pewno należy zaprzestać naliczania punktów za leki refundowane! Jakie prace nas czekają? Zakres prac do wykonania, w związku z nowym rokiem, wygląda następująco: I W starym roku 1.Zainstalowanie programu InfofarmApteka wer. 17 2.Zapoznanie się ze zmianami w programie. 3.Wczytanie BAZYL'a zawierającego zmiany cen, limitów i list (może być pobrany na starej wersji programu). 4.Zaimprotowanie zmian z BAZYL'a. 5.Odebranie i fiskalne rozliczenie wszystkich recept na leki robione. 6.Usunięcie ujemnych kartotek. 7.Odebranie bufora. II Na przełomie 8.Wydruk spisu z natury. 9.Przełączenie programu na działanie według nowych zasad - Trzy kreski ->Rok2012. Funkcja tworzy archiwum z danymi (do późniejszych odczytów w "Trzy kreski - Bazy archiwalne - Odczyt z archiwum - Archiwum na dzień 01-01-12") Zamyka program na 01-01-2012 usuwajac wszystkie dokumenty i zerowe kartoteki, przenosząc tylko stany aktualne i historie punktów. Ksieguje modyfikacje usl (z opcją 'ceny urzędowe wszystkie'), importuje automatycznie tańsze odpowiedniki (sprawdzić poprawność ścieżki do BAZYLA!). Ustawia oplatę ryczałtowa dla leków robionych w wysokości 7.50zł.
10.Wyłączenie lub zmodyfikowanie programów lojalnościowych w części odpowiedzialnej za naliczenie punktów. Działanie programu w 2012 roku 1. Karta leku CtrlF2 Rodzaj produktu XML - (wymagane dane do przekazania w XML) Ilość DDD w opakowaniu - (w przypadku braku określonej opłaty ryczałtowej wyliczana w oparciu o to pole zgodnie z Ustawą) Wysokość opłaty pobieranej od pacjenta: Odpł. bz. do lim.: 0.00 Odpł. rycz: 3.20 Odpł. 30% : -1.00 Odpł. 50% : -1.00 Jeżeli odpłatność jest wpisana wówczas program nie wylicza opłaty pacjenta tylko stosuje wpisaną opłatę. Jeżeli w opłacie wpisane jest '-1' wówczas działają 'stare' algorytmy (opłata jest wyliczana). Dodatkowo w karcie leku w polu 'Oznaczenia' na ostatnim miejscu obsługiwana jest nowa litera : B - w ekspedycji dostępna jest dodatkowo recepta Przewlekła Bezpłatna. N - w ekspedycji dostępna jest dodatkowo recepta Narkotyki Przewl. Bezpl. Przykład: Obecnie występują leki na dwóch listach przewlekłych np. 'Depakine chrono'. W karcie leku jako grupa towarów ustawiona jest lista '100% Przewl_Ryczałt' oraz dodatkowo w 'Oznaczenia' na ostatnim miejscu wpisana litera B. Oznacza to, iż w ekspedycji mamy do wyboru następujące listy: 100%, Przewlekła Ryczałt oraz Przewlekła Bezpłatna. (Dotychczasowa blokada wydawania materiałów opatrunkowych na IB (było M) związana jest aktualnie z Ctrl-F2 - Rodzaj produktu XML - Medyczny) Wszystkie nowe pola importowane są z BAZYLA, w tym oznaczenia - w oparciu o kod choroby przewlekłej. 2. Obliczenia w ekspedycji: - Leki sprzedawane są po 'Stała cena' z karty leku dla typu marży 'Cena urzędowa' (nieistotna jest cena w podkartotekach wyższa/niższa). - Nie są brane żadne upusty zdefiniowane w leku pod CtrlF2 'Rabat dla 1 szt', ceny promocyjne AltF4 etc. - Dla leków recepturowych opłata pacjenta jest równa ryczałtowi (nie działa parametr 'Upust na leki recepturowe'). Na jednej recepcie można wydać pojedynczą ilość leku recepturowego, w przypadku przekroczenia tej ilości recepta nie podlega refundacji, nie można pobrać wówczas opłaty w wysokości dwóch ryczałtów.
- Jako opłata pacjenta brana jest odpowiednia opłata z karty leku (CrtlF2). - Recepty IB na lek 100% - cena detaliczna liczona wg degresji z ustawy (warunek - w karcie leku typ marży musi być inny niż 'cena urzędowa'). - Jeżeli występuje tańszy odpowiednik wyświetlany jest w podpowiedzi wraz z informacją o różnicy w cenie opakowania (komunikat w czerwonym oknie). - Rejestrowana jest cena zakupu brutto. - Obsługiwane są 20 i 22 cyfrowe kody recept. -Wymagane jest wypełnianie nr lekarza i świadczeniodawcy (komunikat w czerwonym oknie) - Maksymalna różnica miedzy datą wystawienia a realizacji recepty 'od' 60 dni (było 62). - Nie wolno łączyć opakowań przy pomocy Ctl-F3. - Ctrl-N ustawia informacje 'Nie zamieniać' (przypomnienie). Dodatkowa uwaga Jeżeli listy ministerialne nie będą zawierały opłaty końcowej pacjenta, program będzie ją wyliczał jak dotychczas, a w przypadku ryczałtów, ilość ryczałtowa wyliczana będzie na podstawie 'Ilość DDD / 30'. Dodatkowa funkcja w sprzedaży: - Dla ufiskalnionych pozycji ShiftF11 możliwość zmiany 'Opłaty do limitu' (nie cała dopłata pacjenta a tylko część do limitu). 3. Import nowych zmian z BAZYL-a Do katalogu z Bazyl trzeba wgrać również Bazyl3.dbf. Nie można korzystać ze starego automatu pbi.exe, a w przypadku korzystania ze starej wersji Probazyla, w programie Apteka należy uruchomić: BAZYL - Indeksowanie - Tylko nieistniejące Magazyn - Modyfikacje USL - Import z BAZYL zaznaczyć : -Liczenie ceny det. -Limit -Grupa towarów -Cena urzędowa -Najmn. zarej. opak. -Kody kreskowe/ean (Importowane kody kreskowe 'Dla wszystkich') -Dodatkowe uprawn. -Ilość DDD -Typ produktu Po imporcie w/w parametrów zostanie wygenerowany wydruk leków z niezgodnymi opakowaniami, zawierający również Leki z grupy 100% wydawane jako zamienniki.... Po wykonaniu powitania roku 2012 /Trzy kreski-rok 2012/ trzeba wejść w karty tych leków, wyzerować limit, przestawić Grupę towarów na wynikającą ze spasowania z Bazylem. 4. Refundacja szczegółowa XML Do 10.01.2012 będzie podpowiadany komunikat w wersji 1.6.
Wszelkie korekty w przyszłości a dotyczące sprzedaży przed 01.01.2011 należy przesyłać do NFZ w XML 1.6. Przed nagraniem refundacji za pierwszy okres 2012 należy uzupełnić następujące dane w Rozliczenia - Parametry - F5 : XML2 Id odb. : kod oddziału np 06 XML2 Id nad. : id apteki np 09R/200000 XML2 inst nad. : jw. XML2 id apteki : jw. XML2 inst apt. : jw. XML2 umowa : wpisać numer umowy z NFZ XML2 Id oddz. : kod oddziału np 06 XML2 REGON : regon apteki Powyższe dane zostaną automatycznie wypełnione w kolejnej wersji programu o ile pozostaną puste (XML2 umowa - w każdym przypadku trzeba uzupełnić ręcznie). Refundację za pierwszy okres 1-15.01.2012 nagrywamy w wersji XML 2.0. Etapy składania sprawozdań w NFZ opisane są w oddzielnej instrukcji. Poprawki do NFZ wysyłamy z kolejnym nr przesłania (jak dotychczas) jednak w nowym formacie XML kolejne nr przesłań mogą tylko poprawiać dane istniejących recept. Nie są automatycznie usuwane ze sprawozdania zwrócone (wycofane) recepty z danego okresu. Aby przesłać XML usuwającego wybraną receptę należy wpisać jej unikatowy identyfikator (podany w komunikacie zwrotnym z NFZ) w polu 'Pozycje usuwane'. W przypadku kilku usuwanych numerów oddzielamy je przecinkiem. 5. Zestawienie 'papierowe' będzie do pobrania z NFZ po zatwierdzeniu XML, bądź drukowane po pobraniu 'Uzgodnionego zestawienia zbiorczego z NFZ' w oddzielnym programie udostępnionym przez nas w późniejszym okresie.