MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ PS.III.0931-1-1-10 Kraków, 12 KWI.2010 Pani Małgorzata Koszyk Dyrektor Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łużnej 38-322 Łużna Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w I kwartale 2010 roku, kontrolę kompleksową w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Łużnej (GOPS). Przedmiotem kontroli była struktura organizacyjna Ośrodka, kwalifikacje kadr i realizacja zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gminy wynikających z ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.). Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole, podpisanym przez Panią 25 marca 2010 roku w siedzibie w siedzibie Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego Delegatura w Nowym Sączu. W wyniku kontroli ustalono, że stan zatrudnienia pracowników socjalnych spełnia normę określoną w art. 110 ust. 11 ustawy, zatem zrealizowano zalecenie pokontrolne wydane w wyniku kontroli kompleksowej przeprowadzonej w III kwartale 2005 roku. W trakcie kontroli stwierdzono także, że wykonano zalecenie pokontrolne i Uchwałą Nr XXIII/208/05 Rady Gminy Łużna z dnia 29 grudnia 2005 roku przyjęto Gminną Strategię Rozwiązywania Problemów Społecznych na lata 2006-2010 Gminy Łużna, którą następnie zaktualizowano. Aktualizację Strategii zatwierdzono Uchwałą Nr XX/175/08 Rady Gminy Łużna z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie przyjęcia Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych na lata 2008-2013 Gminy Łużna. Również w ramach realizacji zaleceń opracowano Gminny system profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodziną na lata 2007-2012, który został zatwierdzony Uchwałą Nr IX/70/07 Rady Gminy Łużna z dnia 19 września 2007 roku. Analiza tego dokumentu wykazała, że system zawiera, co prawda elementy diagnozy, ale opartej jedynie na danych Ośrodka. Same założenia systemu jak również planowane efekty działań wydają się zasadne jednak koniecznym jest opracowanie szczegółowej diagnozy i raportów, które pozwolą na opracowanie systemu i programów ukierunkowanych na wszystkie typy dysfunkcji rodzin. Istotne jest zgromadzenie danych ilościowych oraz opracowanie części programowej wraz z harmonogramem planowanych celów i działań, co sprawi, że dokument będzie osadzony w czasie. Ponadto konieczne jest wyznaczenie (partnerów) osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych przedsięwzięć, tak aby zapewniona została odpowiednia 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22* tel. 012 3921591 fax. 012 6160424 http://www.malopolska.uw.gov.pl
koordynacja poszczególnych działań. Wszystkie programy winne być poddawane okresowej ewaluacji, tak aby można było ocenić skutki realizowanych przedsięwzięć. Kontrola wykazała jednak, że Gmina nadal nie realizuje zadania obowiązkowego wynikającego z art. 17 ust.1 pkt 12 i nie zapewnia miejsc w placówkach opiekuńczo wychowawczych wsparcia dziennego. Gmina nie posiada też mieszkań chronionych. Nadmieniam, iż art. 17 ust. 1 pkt 12 ustawy o pomocy społecznej określa, iż do zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym należy cyt.: prowadzenie i zapewnienie miejsc w placówkach opiekuńczo-wychowawczych wsparcia dziennego lub mieszkaniach chronionych. Natomiast art. 71 wprowadza rozróżnienie ww. placówek na dwa typy, a mianowicie, cyt.; w celu wsparcia funkcji opiekuńczych rodziny dziecko może zostać objęte opieką i wychowaniem w następujących placówkach opiekuńczo-wychowawczych wsparcia dziennego: Opiekuńczej, prowadzonej w formie kół zainteresowań, świetlic, klubów, ognisk wychowawczych, które pomagają dzieciom w pokonywaniu trudności szkolnych i organizowaniu czasu wolnego; Specjalistycznej, w której jest realizowany program psychokorekcyjny lub psychoprofilaktyczny, w tym terapia pedagogiczna, psychologiczna, rehabilitacja, resocjalizacja. Ustawodawca nie narzuca obowiązku prowadzenia placówki typu specjalistycznego (ten typ wymaga zatrudnienia specjalistów, np. logopedy, psychologa, terapeuty). Można otworzyć placówki opiekuńcze, które nie wymagają takich nakładów finansowych jak specjalistyczne (muszą w nich być zatrudnieni wychowawcy i kierownik, którzy posiadają kwalifikacje określone w 37 ust. 3 oraz 38 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 października 2007 roku w sprawie placówek opiekuńczowychowawczych (Dz. U. z 2007 r., Nr 201, poz. 1455), ponadto ustawodawca pozostawia wybór prowadzenia na swoim terenie placówki opiekuńczo-wychowawczej wsparcia dziennego lub też uruchomienie mieszkania chronionego (w zależności od zdiagnozowanych potrzeb na terenie gminy). W ramach oceny prawidłowości przyznawania świadczeń i prowadzenia dokumentacji, sprawdzono wyrywkowo akta osób otrzymujących pomoc wynikającą z realizacji przez Ośrodek zadań określonych w art. 17 i art. 18 ustawy o pomocy społecznej. Ustalono, że w większości prowadzonych postępowań naruszono zapis 2 ust. 3 rozporządzenia w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego, przeprowadzając wywiad w biurze. Ponadto kontrolujący stwierdzili, że daty widniejące w książce wyjść służbowych pracowników nie pokrywają się z datami wpisanymi w arkuszach wywiadu środowiskowego. W większości przypadków data wpływu wniosku do Ośrodka pokrywała się z datą przeprowadzenia wywiadu i oceną sytuacji, jak również proponowanym planem pomocy. Przy czym stwierdzono również, iż pracownicy wskazywali, że miejscem przeprowadzenia wywiadu jest miejscowość zamieszkania wnioskodawcy. Pracownicy socjalni w złożonych kontrolującym wyjaśnieniach podali, że oprócz pracy socjalnej zajmują się szeregiem spraw administracyjno-biurowych. Jak poinformowali, praca w terenie nie jest każdorazowo odnotowywana w ewidencji wyjść, a ponadto, jak to określili cyt. ze względu na dobro dzieci/rodzin wizyty są przeprowadzane w późniejszym terminie niż odnotowywane jest to w rejestrze wniosków i wywiadach. W trakcie prowadzonych postępowań kompletowano wszystkie niezbędne do przyznania świadczeń dokumenty określone w 7 ust.1 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2005 r. Nr 77, poz. 672 z późn. zm.). W toku kontroli zwrócono także uwagę na fakt, iż pracownicy socjalni w arkuszach wywiadów środowiskowych pobieżnie opisywali sytuację rodzinną, zawodową, zdrowotną i materialną klienta oraz osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. 2
Nie dokonywali analizy i oceny sytuacji osoby lub rodziny ubiegającej się o pomoc oraz bardzo rzadko opisywali podejmowaną pracę socjalną w rodzinie. Stwierdzono, że Ośrodek stosuje się do zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku poprzedniej kontroli przeprowadzonej w III kwartale 2005 r. - przy ustalaniu dochodu rodziny odejmowane są składki na Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. W wyniku kontroli ustalono, że wydawane decyzje zawierały aktualną podstawą prawną, pouczenie o możliwości odwołania do organu II instancji oraz zapis mówiący o obowiązku informowania Ośrodka o każdej zmianie sytuacji osobistej i majątkowej podopiecznego. Wszystkim decyzjom nadawano klauzulę natychmiastowej wykonalności. Stwierdzono przypadki, że art. 108 kpa dot. nadania tej klauzuli powołany był tylko w podstawie prawnej decyzji i nie miał odzwierciedlenia w pozostałej części decyzji. Przypominam, że klauzula ta, ma szczególne znaczenie w sprawach pomocy społecznej, gdyż organ administracji może wypłacić stronie świadczenie przed upływem terminu do wniesienia odwołania, czyli praktycznie zaraz po jej wydaniu. Klauzula ta winna być w tych decyzjach sformułowana równie jasno i przejrzyście, jak i pozostała część decyzji. Jej treść, nie może zatem budzić żadnych wątpliwości, z praktyki najczęściej koresponduje z rozstrzygnięciem. Ponadto kontrola wykazała, że Ośrodek dostarcza stronom decyzje w siedzibie Ośrodka, sporadycznie pocztą, a w przypadku decyzji przyznających usługi opiekuńcze potwierdzeń tych dokonywały pracownice Ośrodka (opiekunki wykonujące usługi opiekuńcze). W przypadku decyzji odbieranych przez stronę w Ośrodku strony zgodne z art. 46 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz.1071 z późn. zm) odbierając decyzję potwierdzały jej otrzymanie swym podpisem i wskazywały datę doręczenia. Natomiast zakwestionowano sposób dostarczania decyzji wysyłanych pocztą oraz dostarczanych przez opiekunki. Jak kontrola wykazała, zwłaszcza w aktach dot. przyznania pomocy w formie dożywiania dzieci w szkołach stwierdzono, że w przypadkach gdy rodzice nie zgłaszali się po odbiór decyzji w siedzibie Ośrodka, pracownicy wysyłali takie decyzje ze znaczącym opóźnieniem nawet kilkumiesięcznym, od daty jej wystawienia między innymi w decyzji o sygnaturze: - OPS.5023-218/09 z 4.09.2009 r. przyznającej świadczenie od 7.09.2009 r. potwierdzenie wysłania korespondencji datowane jest 2.12.2009 r., - OPS.5023-216/09 z 07.09.2009 r. przyznającej świadczenie od 7.09.2009 r. potwierdzenie wysłania korespondencji datowane jest 02.12.2009 r., - OPS.5023-215/09, przyznającej świadczenie od 21.09.2009 r. potwierdzenie wysłania korespondencji datowane jest 2.12.2009 r., - OPS.5023-214/09 z 7.09.2009 r. przyznającej świadczenie od 14.09.2009 r. potwierdzenie wysłania korespondencji datowane jest 3.11.2009 r., - OPS.5023-207/09 z 1.09.2009 r. przyznającej świadczenie od 04.09.2009 r. potwierdzenie wysłania korespondencji datowane jest 2.12.2009 r., Podobne przekroczenia terminu dostarczenia stwierdzono w decyzjach o numerach: OPS.5023-209/09, OPS.5023-208/09, OPS.5023-206/09, OPS.5023-205/09, OPS.5023-204/09. Powyższe jest niezgodne z 32 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków gminnych (Dz.U. z 1999 r. Nr 112, poz 1319 z późn. zm.) cyt. 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, jak również art. 110 kodeksu postępowania administracyjnego, organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest z nią związany od chwili jej 3
doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej. Żaden z obowiązujących przepisów nie przewiduje wykonywania decyzji z terminem wcześniejszym niż natychmiastowy, tj. z chwilą jej wydania. Przyczyna tego jest oczywista - nie ma możliwości wykonania decyzji nieistniejącej. Tak więc, przed wydaniem decyzji administracyjnej przyznającej świadczenie nie ma podstaw prawnych do korzystania przez stronę z tych świadczeń. W odniesieniu do decyzji przyznających usługi opiekuńcze informuję, że możliwe jest dostarczenie decyzji przez opiekunkę zgodnie z art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego, który stanowi, iż cyt. Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.( ), jednak potwierdzenie odbioru decyzji winno być dokonane przez adresata decyzji, a nie jak stwierdzono przez pracownika Ośrodka. W wyniku kontroli decyzji przyznających świadczenia w formie dożywiania uczniów w szkołach stwierdzono uchybienia, gdyż decyzje nie były zgodne z art. 107 kpa, a mianowicie: - w podstawie prawnej brak powołania art. 48 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej, mówiącego o prawie do posiłku. - powołany w podstawie prawnej art. 108 kpa nie miał odzwierciedlenia w pozostałej części decyzji. Stwierdzono także nieprawidłowości w postaci braku czasookresu, na jaki przyznano świadczenie w decyzji znak: OPS.5024-9/09. Natomiast w aktach OPS.5024-20/09, OPS.5024-17/09 stwierdzono brak imienia dziecka wnioskodawcy, któremu przyznano świadczenie na zakup posiłku w szkole. W wyniku kontroli akt przyznających zasiłek okresowy (akta: OPS.5011-8/09), stwierdzono, że błędnie do dochodu rodziny wliczono utracone prawo do zasiłku dla bezrobotnych, co jest niezgodne z art. 8 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej, w którym zostało określone: iż za dochód uważa się sumę miesięcznych przychodów z miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku lub w przypadku utraty dochodu z miesiąca, w którym wniosek został złożony, bez względu na tytuł i źródło ich uzyskania, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, pomniejszoną o: miesięczne obciążenia podatkiem dochodowym od osób fizycznych; składki na ubezpieczenie zdrowotne określone w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu w NFZ oraz ubezpieczenia społeczne określone w odrębnych przepisach, kwotę alimentów świadczonych na rzecz innych osób. Powyższe miało wpływ na zaniżenie kwoty zasiłku okresowego o 133,20 zł. W trakcie czynności kontrolnych wydano decyzję znak jw. i wyrównano stronie należne jej świadczenia za miesiąc wrzesień i październik 2009 roku - w związku z powyższym nie formułuje się zalecenia pokontrolnego. Ponadto stwierdzono niedostateczną pracę socjalną w aktach OPS.5011-2/09. Z wywiadu z klientką wynika, że mąż nie chce podjąć pracy. Pracownik socjalny w trakcie wywiadu nie dokonał ustaleń dot. konieczności zmiany sytuacji rodziny. Nie wykorzystano też możliwości wynikających z zawarcia kontraktu socjalnego. Analiza skontrolowanej dokumentacji dot. przyznania usług opiekuńczych i specjalistycznych usług opiekuńczych (akta: OPS.5025-16/09, OPS-5025-17/09, OPS- 5025-12/09, OPS-5025-7/09, OPS-5025-10/09, OPS-5025-5/09, OPS-5025-11/09, OPS- 5025-1/09, OPS-5025-15/09, OPS-5025-4/09) wykazała, iż pomoc przyznawana była za okres poprzedzający wydanie decyzji. W związku z powyższym należy stwierdzić, iż zgodnie z art. 110 kodeksu postępowania administracyjnego, organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest z nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej. Żaden z obowiązujących przepisów nie przewiduje 4
wykonywania decyzji z terminem wcześniejszym niż natychmiastowy, tj. z chwilą jej wydania. Przyczyna tego jest oczywista - nie ma możliwości wykonania decyzji nieistniejącej. Tak więc, przed wydaniem decyzji administracyjnej przyznającej świadczenie nie ma podstaw prawnych do korzystania przez stronę z tych świadczeń, bowiem dopiero w trakcie postępowania w sprawie wydania przedmiotowej decyzji winno zostać ustalone, czy dane świadczenie będzie mu przysługiwało. Nieprawidłowym jest działanie Ośrodka, polegające na wydaniu decyzji przyznających świadczenie po uruchomieniu tych świadczeń na rzecz adresatów decyzji. Podobne nieprawidłowości stwierdzono w aktach przyznających świadczenia w formie specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi. Nie stwierdzono niezasadnie przyznanej pomocy. Działając w oparciu o art. 12 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206) w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami proszę Panią o podjęcie stosownych działań mających na celu ich wyeliminowanie poprzez: 1. Uzupełnienie gminnego systemu profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodziną o część diagnostyczną, opracowanie i wdrożenie programów pomocowych nakierowanych na wszystkie typy dysfunkcji rodziny wynikające z diagnozy oraz koordynowanie i uwzględnienie w tym dokumencie szczegółowych zasad i osób odpowiedzialnych za ewaluację działań, tak aby możliwa była okresowa i końcowa ocena osiąganych efektów. 2. Utworzenie placówki opiekuńczo-wychowawczej wsparcia dziennego realizującej zapisy art. 71 ustawy o pomocy społecznej oraz aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 października 2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1455) w sprawie placówek opiekuńczowychowawczych lub mieszkania chronionego. 3. Przeprowadzanie wywiadów środowiskowych zgodnie z 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2005 r. Nr 77, poz. 672 z późn. zm.). 4. Dokonywanie analiz i ocen sytuacji osoby lub rodziny ubiegającej się o pomoc na podstawie przeprowadzonego wywiadu oraz dokładne opisywanie podejmowanej pracy socjalnej, jaka została przeprowadzona w rodzinie, każdorazowo potwierdzając ten fakt. Podejmowanie uzgodnień ze stronami, a w razie potrzeby zawieranie kontraktów, zgodnie z ustawą o pomocy społecznej. 5. W przypadku konieczności zastosowania art. 108 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) dot. nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności, umieszczanie w sentencji informacji o nadaniu ww. klauzuli oraz opisanie przyczyny tego działania w uzasadnieniu każdej decyzji. 6. W decyzjach przyznających świadczenia w ramach programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania : - wskazywanie w podstawie prawnej decyzji administracyjnych, art. 48 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej, mówiącego o prawie do posiłku, - podawanie czasookresu, na jaki przyznano świadczenie, - wskazywanie imienia dziecka, któremu przyznano świadczenie na zakup posiłku w szkole. 5
7. Wydawanie decyzji przyznających świadczenia w formie usług opiekuńczych przed ich rozpoczęciem zgodnie z art. 110 kodeksu postępowania administracyjnego. 8. Przestrzeganie przy wysyłaniu i doręczaniu decyzji administracyjnych zapisu 32 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków gminnych (Dz.U. z 1999 r. Nr 112, poz 1319 z późn. zm.), jak również art. 110 ww. Kodeksu postępowania administracyjnego. O sposobie realizacji powyższych wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Ostateczny termin realizacji zaleceń ujętych w pkt 1 i 2 ustala się na dzień 30 września 2010 roku. Ponadto informuję Panią Kierownik, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej do powyższych zaleceń pokontrolnych można wnieść zastrzeżenia w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania. - W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, kontrolowana jednostka w terminie 30 dni obowiązana jest do powiadomienia mnie o realizacji zaleceń, uwag i wniosków (art. 128 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej). - W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, kontrolowana jednostka w terminie 30 dni jest obowiązana do powiadomienia mnie o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z uwzględnionych (przeze mnie) zastrzeżeń (art. 128 ust. 5 ustawy o pomocy społecznej). Z up. Wojewody Małopolskiego /-/ mgr inż. Małgorzata Lechowicz Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Wójt Gminy Łużna. 6