Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 1 z 9 Strona 1 z Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. ul. Łabędzka 21, 44-121 Gliwice tel.: (032) 237 84 40-41, fax.: (032) 237 84 42, e-mail: biuro@obac.com.pl www.obac.com.pl Informator Ośrodka OBAC Zasady certyfikacji wyrobów 1. Informacja o Ośrodku Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. Od 2002 roku Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. uzyskał akredytację Polskiego Centrum Akredytacji z Warszawy i świadczy usługi w zakresie oceny zgodności wyrobów z normami lub innymi dokumentami normatywnymi. Jednostka Certyfikująca OBAC w zakresie porozumienia jednostek certyfikujących na znak bezpieczeństwa B w ramach Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Badań Technicznych i Atestacji TEST-Q prowadzi dobrowolną certyfikację wyrobów na znak bezpieczeństwa B, na podstawie wymagań dotyczących bezpieczeństwa ustalonych w normach lub/i przepisach prawnych. Od 2004 roku Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. posiada status Jednostki Notyfikowanej nr 1461 świadczący usługi w zakresie oceny zgodności wg dyrektyw 2006/42/WE, 2006/95/WE, 2000/14/WE, 2014/30/UE, 2014/34/UE w ramach posiadanej autoryzacji i notyfikacji udzielonej przez Ministerstwo Gospodarki. W 2014 roku Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. uzyskał akceptację International Electrotechnical Commision (IECEx) w zakresie certyfikacji wyrobów stosowanych w przestrzeniach o zagrożeniu wybuchem (IECEx System, Equipment Scheme 02) z Australii i świadczy usługi w zakresie oceny zgodności z normami IEC dla wyrobów przeznaczonych do stosowaniach w strefach o zagrożeniu wybuchem. 2. Ubieganie się o certyfikację wyrobu Wnioskodawca ubiegający się o certyfikację wyrobu otrzymuje w Ośrodku OBAC niniejszy informator o zasadach certyfikacji wyrobów oraz formularz wniosku o certyfikację. Ośrodek OBAC przeprowadza certyfikację wyrobów na zgodność z normami lub innymi dokumentami normatywnymi wg obowiązujących programów certyfikacji przynależnych do danej grupy wyrobów. Programy certyfikacji dostępne są na stronie internetowej www.obac.com.pl lub w Sekretariacie Ośrodka. Dostępne są poniższe programy certyfikacji: OBAC/PC-1a - Program certyfikacji wyrobów typu 1a OBAC/PC-3 Program certyfikacji wyrobów typu 3 OBAC/PC-N Program certyfikacji wyrobów typu N W ramach udzielonej autoryzacji i notyfikacji ocena zgodności wyrobów prowadzona jest zgodnie z odpowiednimi procedurami oceny zgodności tj.: OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 1 z 9
Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 2 z 9 Strona 2 z - dyrektywa maszynowa nr 2006/42/WE (badanie typu WE pełne zapewnienie jakości), - dyrektywa niskonapięciowa nr 2006/95/WE(sprawozdanie zgodności sprzętu elektrycznego (Artykuł 8), opinia zgodnie z art. 11 ust. 1 lit. b (Artykuł 9)), - dyrektywa hałasowa nr 2000/14/WE (okresowa kontrola zgodności urządzenia z dokumentacją techniczną i sprawdzenie urządzenia w fazie produkcji, weryfikacja jednostkowa, pełne zapewnienie jakości), - dyrektywa ATEX nr 2014/34/UE (badanie typu UE, zgodność z typem w oparciu o wewnętrzną kontrolę produkcji oraz badanie produktów pod nadzorem, zgodność z typem w oparciu o weryfikację produktu, zgodność z typem w oparciu o zapewnienie jakości produktu, zgodność z typem w oparciu o weryfikację produktu, zgodność w oparciu o weryfikację jednostkową, wewnętrzna kontrola produkcji oraz przesłanie dokumentacji technicznej), - dyrektywa EMC nr 2014/30/UE (badanie typu UE dla aparatury elektrycznej). W ramach udzielonej akceptacji International Electrotechnical Commision IECEx w zakresie certyfikacji wyrobów stosowanych w przestrzeniach o zagrożeniu wybuchem (IECEx System, Equipment Scheme 02) z Australii ocen zgodności prowadzona jest w oparciu o normy IEC. Proces certyfikacji wg systemu IECEx 02 dla urządzeń przeznaczonych do stosowania w strefach zagrożonych wybuchem zawiera następujące procedury: - wydanie certyfikatu zgodności CoC, - wydanie raportu z badań i oceny ExTR, - wydanie raportu z oceny systemy zapewnienia jakości (QAR). 3. Proces certyfikacji Jednostka Certyfikująca Wyroby Ośrodka Badań Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. prowadzi certyfikację wyrobów na zasadach oceny wyrobów prowadzanej przez stronę trzecią w oparciu o wymagania ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. 2002 Nr 166 poz.1360 z późniejszymi zmianami) oraz poniższych dokumentów normatywnych: - PN-EN ISO/IEC 17065 - Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi. - PN-EN ISO/IEC 17025 - Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących. - PN-EN ISO/IEC 17020 - Ocena zgodności -- Wymagania dotyczące działania różnych rodzajów jednostek przeprowadzających inspekcję - PN-EN ISO/IEC 17007 - Ocena zgodności. Wytyczne dotyczące redagowania dokumentów normatywnych właściwych do stosowania w ocenie zgodności. - PN-EN ISO/IEC 17067 - Ocena zgodności - Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów. Jednostka Certyfikująca Wyroby Ośrodka Badań Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. udziela niezbędnych wskazówek dla sprawnego przeprowadzenia procesu certyfikacji oraz informacji o.: - przepisach krajowych dotyczących badań i certyfikacji przez Kierownika Zespołu Certyfikującego. - rodzaju i zakresu niezbędnych do wykonania badań laboratoryjnych, - laboratoriach badawczych spełniających wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17025, - dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia certyfikacji, - procedurze certyfikacji wyrobów, - sposobie wykorzystania certyfikatu, - opłatach za proces certyfikacji, - zasadach zawieszania i cofania certyfikatów, - możliwości odwołania się od decyzji Ośrodka OBAC. OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 2 z 9
Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 3 z 9 Strona 3 z Wszelkie informacje dotyczące procesu certyfikacji wyrobów dostępne są na stronie internetowej www.obac.com.pl, w siedzibie Ośrodka OBAC, mogą być przesyłane drogą elektroniczną lub listowie do Wnioskującego o certyfikację. 3.1. Złożenie zapytania/ wniosku o certyfikację wyrobu Wnioskodawca ubiegający się o certyfikację wyrobów zobligowany jest złożyć zapytanie o certyfikację wyrobu. Zgłoszenie powinno zawierać informacje dotyczące m.in. - wyrobu, który ma być certyfikowany, - norm lub innych dokumentów normatywnych na zgodność, z którymi ma być przeprowadzona certyfikacja, - ogólnych danych, w tym nazwę i adres(-y) fizycznej(-ych) lokalizacji, oraz znaczące aspekty procesu i działań. Ośrodek OBAC udostępnia Wnioskodawcą formalny wniosek o certyfikację wyrobu, druk nr OBAC/PO-1/F4, który dostępny jest na stronie internetowej www.obac.com.pl lub w sekretariacie Ośrodka. 3.2. Przegląd wniosku o certyfikację Na podstawie otrzymanego formalnego wniosku o certyfikację Jednostka Certyfikująca dokonuje przeglądu wniosku w celu potwierdzenia, że: - informacja o kliencie i wyrobie jest wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji, - wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy a Wnioskodawcą, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm zostały rozwiązane, - zakres wnioskowanej certyfikacji został zdefiniowany, - środki do prowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne, - Jednostka Certyfikująca posiada kompetencje i możliwości do prowadzenia działalności certyfikacyjnej. W przypadku uwag do złożonego w Jednostce Certyfikującej wniosku o certyfikację wyrobu i/lub dokumentów towarzyszących Wnioskodawca jest informowany o konieczności uzupełnienia braków. Na podstawie przeglądu wniosku Jednostka Certyfikująca podejmuje decyzję o rozpoczęciu lub odmowie rozpoczęcia procesu certyfikacji. 3.3. Oferta Na podstawie wyniku przeglądu wniosku oraz określeniu przez Zespół Certyfikacji wymaganego zakresu badań laboratoryjnych niezbędnych do przeprowadzenia procesu oceny wyrobu zgłoszonego wnioskiem o certyfikację, Ośrodek OBAC przygotowuje ofertę cenową na przeprowadzenie procesu certyfikacji w oparciu o aktualny cennik opłat za prace objęte procesem certyfikacji wyrobów oraz kosztu badań laboratoryjnych. Oferta cenowa przesyłana jest do Wnioskującego o certyfikację do akceptacji i zatwierdzenia. Jednostka Certyfikująca Wyroby Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. uznaje wyniki badań laboratoryjnych wykonane przez własne laboratorium LABOREx działające zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO/IEC 17025. W przypadku braku możliwości technicznych wykonania badań przez własne laboratorium badawcze LABOREx lub braku laboratoriów akredytowanych w niezbędnym zakresie, Ośrodek OBAC uznaje wyniki badań przeprowadzonych w innych laboratoriach pod warunkiem, że zostały potwierdzone ich kompetencje wg wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17025. Informację o uznanych laboratoriach badawczych przez Ośrodek OBAC można uzyskać w sekretariacie Ośrodka. OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 3 z 9
Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 4 z 9 Strona 4 z 3.4. Podpisanie umowy o certyfikację i nadzorze (jeśli dotyczy) Po zaakceptowaniu oferty cenowej na przeprowadzenie procesu certyfikacji i wymaganego niemniejszym programem nadzoru, Wnioskodawca otrzymuje do akceptacji i podpisania umowę w sprawie świadczenia usług certyfikacyjnych i nadzoru nad certyfikacją. Wnioskodawca zobligowany jest do dostarczenia wymaganej procesem certyfikacji wyrobów dokumentacji technicznej, jak i wytypowanych przez Zespół Certyfikacji próbek wyrobu do badań laboratoryjnych lub w przypadku posiadania przez Wnioskodawcę sprawozdań z badań. Jednostka Certyfikująca wyroby nie przyjmuje sprawozdań z badań wykonanych przez laboratorium nie spełniające wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17025. 3.5. Ocena początkowa procesu produkcyjnego (jeśli dotyczy) Ocena początkowa procesu produkcji Ośrodka OBAC polega na kontroli warunków technicznoorganizacyjnych w miejscu produkcji i sprawdzeniu czy organizacja procesu produkcyjnego oraz prowadzone wewnętrzne kontrole i badania w trakcie produkcji i/lub wyrobu gotowego zapewniają utrzymanie stabilnego poziomu produkcji wyrobu oraz czy wyroby będą stale spełniały wymagania określone w normach lub innych dokumentach normatywnych zgłoszonych wnioskiem o certyfikację. W przypadku posiadania przez Producenta wyrobu zgłoszonego wnioskiem certyfikowanego systemu jakości potwierdzonego przez akredytowaną jednostkę certyfikującą obejmującego wyrób zgłoszony do certyfikacji Ośrodek OBAC może odstąpić od początkowej oceny procesu produkcyjnego, żądając od Wnioskodawcy dowodów potwierdzających decyzję o odstąpieniu. Wnioskodawca informowany jest po rozpoczęciu procesu certyfikacji o terminie i warunkach kontroli. Jeżeli podczas kontroli stwierdzono niezgodności Jednostka Certyfikująca Ośrodka OBAC informuje o tym Wnioskującego. Decyzja o zapewnieniu stabilnego poziomu produkcji przekazywana jest w procesie certyfikacji jako niezbędny wniosek do etapu przeglądu i podjęcia decyzji o udzielenie certyfikacji. 3.6. Badania laboratoryjne Jeżeli istnieje konieczność wykonania badań laboratoryjnych na podstawie opracowanego zakresu badań przez Zespół Certyfikacji niezbędnych do przeprowadzenia dalszego procesu oceny i dostarczeniu próbek wyrobu do uzgodnionego z Wnioskodawcą laboratorium Jednostka Certyfikująca zleca wykonanie badań. Po otrzymaniu wyników badań są one przekazywane do Zespołu Certyfikującego wyznaczonego do przeprowadzenia merytorycznej oceny wyrobu. 3.7. Ocena wyrobu Wyznaczony Zespół Specjalistów Jednostki Certyfikującej przeprowadza merytoryczną ocenę wyrobu w odniesieniu do wymagań norm lub innych dokumentów normatywnych zgłoszonych wnioskiem o certyfikację. Jeżeli podczas oceny stwierdzono niezgodności Jednostka Certyfikująca Ośrodka OBAC informuje o tym Wnioskodawcę i jeżeli ten wyraża zainteresowanie kontynuowaniem procesu certyfikacji, przekazuje mu informacje dotyczące dodatkowych działań związanych z oceną potrzebnych do zweryfikowania, czy stwierdzone niezgodności zostały usunięte (np. ponowna ocena dokumentacji, dodatkowe badania). Informacja o wyniku oceny i spełnieniu przez wyrób wymagań dokumentów normatywnych określonych wnioskiem o certyfikację przekazywana jest w dalszej części procesu certyfikacji jako niezbędny wniosek do etapu przeglądu i podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji. OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 4 z 9
Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 5 z 9 Strona 5 z 3.8. Przegląd wyników oceny i decyzja o udzieleniu certyfikacji Całość zgromadzonych informacji, wyniki oceny jak i niezbędne wnioski o zapewnieniu stabilnego poziomu produkcji (jeśli dotyczy) i spełnieniu przez wyrób wymagań dokumentów normatywnych określonych wnioskiem o certyfikację przekazywana jest do Kierownika Jednostki Certyfikującej celem ich przeglądu i podjęcia decyzji. Na podstawie przeglądu wszystkich przekazanych informacji i wyników oceny Kierownik Jednostki Certyfikującej podejmuje decyzje o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu. Klient jest informowany o podjętej decyzji. W przypadku decyzji odmownej Klient otrzymuje pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem. Decyzja o udzieleniu lub odmowie udzielenia certyfikacji podejmowana jest do 7 dni od momentu zakończenia procesu oceny. 3.9. Wydanie certyfikatu Po uzyskaniu pozytywnej decyzji o udzieleniu certyfikacji Jednostka Certyfikująca Ośrodka OBAC przygotowuje odpowiedni certyfikat będący potwierdzeniem udzielenia certyfikacji. 3.10. Nadzór nad udzieloną certyfikacją Jednostka Certyfikująca Ośrodka OBAC zgodnie z niniejszym programem certyfikacji sprawuje nadzór nad udzieloną certyfikacją w czasie ważności certyfikatu poprzez: - nadzór nad sposobem wykorzystywania certyfikatów (natrafienia w deklaracji zgodności, reklamach, katalogach itp., na niewłaściwe powołanie się na system certyfikacji lub wprowadzające w błąd wykorzystanie certyfikatu, podjęcie działań prowadzących do wyeliminowania takiego postępowania i naprawienia jego skutków, poprzez przeprowadzenie przez Posiadacza certyfikatu niezbędnych działań korekcyjnych/ korygujących. Jeżeli Posiadacz certyfikatu dostarcza innym kopie certyfikatu, to powinny być one skopiowane w całości, - nadzór nad procesem produkcji poprzez kontrolę warunków techniczno-organizacyjnych w miejscu produkcji wyrobu objętego udzieloną certyfikacją poszerzoną o sprawdzanie prawidłowości stosowania i wykorzystania certyfikatów przez Posiadacza certyfikatu (jeśli dotyczy) i/lub inspekcję próbek w miejscu produkcji i poddawanie ich działaniom związanym z określeniem w celu sprawdzenia, czy wyroby produkowane po początkowej atestacji spełniają wyspecyfikowane wymagania. 4. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Jednostki Certyfikującej Wyroby Ośrodka OBAC Sp. z o.o. Wszystkie informacje uzyskane w procesie certyfikacji przez Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. są poufne. Wszyscy zaangażowani w proces certyfikacji pracownicy Ośrodka OBAC podpisują deklarację o zachowaniu poufności i braku konfliktu interesów, w której zobowiązują się do zachowania poufności wszystkich informacji i dokumentacji przekazanych przez Wnioskodawcę. Do publicznej wiadomości podawane są informacje o zawieszonych, ograniczonych i cofniętych certyfikatach. Ośrodek OBAC udostępnia na życzenie informację o ważności udzielonych certyfikacji. Wszelkie inne informacje, z wyłączeniem informacji publicznie dostępnych są poufne. Ośrodek OBAC informuje wnioskodawców o zmianach w wymaganiach certyfikacyjnych, jeżeli zmiany te wymagają od wnioskodawcy działań dostosowawczych. Sposób informowania wnioskodawców o zmianach zależy od ich rodzaju. W uzasadnionych przypadkach (np. określonych w umowie) Ośrodek OBAC ma prawo do: - przerwania procesu certyfikacji, OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 5 z 9
Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 6 z 9 Strona 6 z - ograniczenia zakresu certyfikacji. - zawieszenia ważności certyfikatu, - cofnięcia certyfikatu. Rozszerzanie zakresu certyfikatu Ośrodka OBAC stosuje się na wniosek klienta, w przypadku, gdy certyfikat wcześniej nie był wydany dla wyrobu o najwyższym stopniu złożoności. Tok postępowania przebiega jak podczas pierwszego procesu certyfikacji z tą różnicą, że analizowana jest wówczas dokumentacja techniczna wyrobu i dokumentacja znajdująca się w Ośrodku OBAC, związana z udzielonym certyfikatem pod kontem wprowadzonych zmian. Ograniczenie zakresu certyfikatu Ośrodka OBAC stosuje się gdy pojawiają się informacje świadczące o niedotrzymywaniu warunków posiadania certyfikatu. Ośrodek OBAC podejmuje działania sprawdzające o różnej intensywności. Może to być: rozmowa z przedstawicielem posiadacza certyfikatu, sprawdzenie warunków organizacyjno-technicznych lub poddanie wyrobu ponownemu badaniu. W przypadku potwierdzenia zastrzeżeń, Kierownik Jednostki Certyfikującej Ośrodka OBAC podejmuje decyzje o ograniczeniu zakresu certyfikatu. Zawieszenie certyfikatu może nastąpić w przypadku czasowego nie spełnienia warunków certyfikacji. Decyzję o zawieszeniu certyfikatu podejmuje Kierownik Jednostki Certyfikującej Ośrodka OBAC podając datę wejścia w życie tej decyzji. Dodatkowo podawany jest okres jego trwania i warunki przywrócenia ważności certyfikatu. Certyfikat może być również zawieszony na podstawie wystąpienia posiadacza certyfikatu do Ośrodka OBAC. Posiadacz certyfikatu ma prawo w terminie do 14 dni od daty otrzymania decyzji o zawieszeniu certyfikatu złożyć odwołanie Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. W zawiadomieniu o podjętej decyzji umieszczona jest powyższa informacja. Decyzje i dokumenty związane z postępowaniem dotyczącym zawieszania certyfikatu pracownik Ośrodka OBAC przekazuje posiadaczowi certyfikatu listem poleconym lub w inny udokumentowany sposób. Informacja o zawieszonym certyfikacie jest umieszczana na stronie internetowej Ośrodka OBAC po upłynięciu czasu przewidzianego na odwołanie lub rozpatrzenie sprawy. Pod koniec okresu zawieszenia certyfikatu sprawdza się zostały spełnione wcześniej określone warunki, niezbędne do przywrócenia ważności certyfikatu. W przypadku spełnienia tych warunków, przywraca się ważność certyfikatu, o czym zawiadamiany jest posiadacz w sposób udokumentowany. Okres zawieszenia certyfikatu wliczany jest do okresu jego ważności. Nie powinien przekraczać 6 miesięcy. Certyfikat może być cofnięty w przypadkach: - jeżeli posiadacz certyfikatu nie spełnia zobowiązań finansowych, - jeżeli ma miejsce inne naruszenie warunków umowy w sprawie nadzorowania używania certyfikatu, - jeżeli zostały podjęte przez posiadacza certyfikatu niewystarczające działania w przypadku zawieszenia, - jeżeli normy lub zasady zostają zmienione, a posiadacz certyfikatu albo nie zapewni, albo nie może zapewnić zgodności z nowymi wymaganiami - jeżeli wyrób nie jest już produkowany lub jeżeli posiadacz certyfikatu zaprzestaje działalności. W przypadku stwierdzenia, że wyrób nie spełnia wymagań bezpieczeństwa w stopniu zagrażającym bezpośrednio zdrowiu lub życiu użytkowników, Kierownik Jednostki Certyfikującej OBAC cofa certyfikat w trybie natychmiastowym. OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 6 z 9
Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 7 z 9 Strona 7 z Podejmując decyzję o cofnięciu certyfikatu Kierownik Jednostki Certyfikującej decyduje również o konsekwencjach dotyczących certyfikowanych wyrobów, oraz o innych koniecznych działaniach. Decyzja o cofnięciu certyfikatu i konsekwencjach wyżej opisanych przekazywana jest pisemnie Posiadaczowi certyfikatu. Certyfikat może być także cofnięty w następstwie zgłoszenia przez zainteresowanego dostawcę o rezygnacji z certyfikatu. Cofnięcie certyfikatu jest podstawą do aktualizowania wykazu wydanych certyfikatów. W przypadku zawieszenia lub cofnięcia certyfikacji klient jest zobowiązany do zwrotu na żądanie Ośrodka OBAC wszelkich dokumentów certyfikacyjnych oraz zaprzestania wykorzystywania wszystkich materiałów reklamowych zawierających jakiekolwiek powoływanie się na tą certyfikację. 5. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa klienta Klient zobowiązuje się do spełnienia wymagań certyfikacyjnych oraz zobowiązuje się udostępnić Ośrodkowi OBAC wszystkie dokumenty odnoszące się do certyfikowanego wyrobu oraz zapewnia dostęp do obszarów przedsiębiorstwa związanych z zakresem certyfikacji. Klient będzie informował Ośrodek OBAC o zmianach, które mogą wpływać na spełnianie wymagań stanowiących podstawę certyfikacji. Obejmują one m. in. zmiany dotyczące: - statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego, - struktury organizacyjnej i zarządzania, - adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności, - dokumentacji technicznej oraz procesu produkcyjnego. Klient będzie przechowywał i udostępniał Ośrodkowi OBAC na życzenie lub w czasie auditów zapisy dotyczące wszystkich reklamacji oraz działań korygujących i zapobiegawczych. Klient może powoływać się na uzyskany certyfikat Ośrodka OBAC w prowadzonej działalności reklamowej i w kontaktach z klientami w odniesieniu do działalności objętej zakresem certyfikatu. Klient może wnioskować o: - przerwanie procesu certyfikacji, - rozszerzenie zakresu certyfikatu, - zawieszenie lub cofnięcie certyfikatu, - przedłużenie lub wznowienie ważności certyfikatu. Klient może złożyć skargę lub odwołanie od decyzji do Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. w sprawach dotyczących sposobu przeprowadzenia procesu certyfikacji wyrobów i stosowania nadzoru. Termin odpowiedzi na skargę/odwołanie wynosi 14 dni od daty wpływu do Ośrodka OBAC. Od decyzji wydanych przez Kierownika Jednostki Certyfikującej w procesie certyfikacji i podczas sprawowania nadzoru Klient ma prawo wnieść skargę lub odwołanie w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. W każdej sytuacji Klientowi przysługuje prawo złożenia skargi na działalność Ośrodka OBAC do Polskiego Centrum Akredytacji. 6. Przedłużenie ważności certyfikacji Przedłużenie ważności certyfikatu następuje na formalny wniosek. Wniosek o przedłużenie ważności certyfikatu powinien być przesłany co najmniej na 2 miesiące przed upływem terminu ważności certyfikatu. Proces certyfikacji związany z przedłużeniem ważności certyfikatu obejmuje przegląd wniosku, akceptację oferty, podpisanie umowy o certyfikację i nadzór (jeśli dotyczy), badania wyrobu w zakresie określonym przez Zespół Certyfikacji, ocenę wyrobu, przegląd i decyzję o udzieleniu certyfikacji, wydanie certyfikatu zgodności, nadzór nad udzieloną certyfikacją. OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 7 z 9
Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 8 z 9 Strona 8 z 7. Zmiany mające wpływ na certyfikację W przypadku zaistnienia zmian mających wpływ na certyfikację, Jednostka Certyfikująca Ośrodka OBAC informuje pisemnie Posiadacza certyfikatu o tym fakcie, podając termin wprowadzenia zmian oraz warunki ich weryfikacji. Jeśli Posiadacz certyfikatu zawiadomi Ośrodek OBAC w wyznaczonym terminie, że nie jest przygotowany na potwierdzenie nowych lub zmienionych wymagań wpływających na udzieloną certyfikacje w terminie i na warunkach określonych przez Ośrodek OBAC uruchomiana jest procedura ograniczenia lub zawieszenia certyfikatu. Jeśli wynik weryfikacji wdrożenia nowych wymagań wpływających na udzieloną certyfikację okaże się niezadowalający lub jeżeli Posiadacz certyfikatu oznajmi, iż nie jest zainteresowany potwierdzeniem nowych wymagań, certyfikat jest ważny do dnia wejścia w życie zmian mających wpływ na certyfikację. Wszelkie zmiany zainicjowane przez Klienta w stosunku do wydanego certyfikatu wymagają złożenia formalnego wniosku. Tok postępowania przebiega jak podczas pierwszego procesu certyfikacji z tą różnicą, że analizowana jest wówczas dokumentacja techniczna wyrobu związana z wprowadzanymi zmianami w celu potwierdzenia dalszego spełniania wymagań stawianych certyfikowanemu wyrobowi. 8. Nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu Nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu Jednostka Certyfikująca dokonuje przez: - sprawdzenie sposobu wykorzystania certyfikatu, - zmiany w statusie własności Posiadacza certyfikatu, - analizę reklamacji zgłaszanych Posiadaczowi certyfikatu i/lub wpływających skarg do Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji Sp. z o.o. oraz zapisów z działań korekcyjnych/korygujących podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu, - ocenę skuteczności działań, podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu w związku z reklamacjami i wszelkimi usterkami wykrytymi w wyrobach, które mają wpływ na ich zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji, W przypadku natrafienia w deklaracji zgodności, reklamach, katalogach itp., na niewłaściwe powołanie się na udzieloną certyfikację lub symbol certyfikacji OBAC Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. podejmuje działania prowadzące do wyeliminowania takiego postępowania i usunięcia jego skutków, poprzez przeprowadzenie przez Posiadacza certyfikatu niezbędnych działań korygujących/korekcyjnych. Jeżeli klient dostarcza innym kopie certyfikatu, to powinny być one skopiowane w całości. 9. Opłaty Wszystkie opłaty związane z procesem certyfikacji (niezależnie od jego wyniku) ponosi Wnioskujący/Posiadacz certyfikatu na podstawie faktur wystawionych przez Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. Opłaty ustala się na podstawie obowiązującego w Ośrodku OBAC Sp z o.o. cennika i ustalane są indywidualnie dla każdego wyrobu, procesu certyfikacji w zależności od stopnia skomplikowania oceny. 10. Bezstronność i poufność procesu certyfikacji Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. działa jako niezależna strona trzecia i zapewnia obiektywność prowadzonych działań poprzez identyfikowanie oraz analizę potencjalnych OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 8 z 9
Załącznik OBAC/PO-1/Z1, wyd.11, 10.04.2018 r. Strona 9 z 9 Strona 9 z konfliktów interesów. Dla zachowania bezstronności procesów oceny wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji Jednostka Certyfikująca Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. nie projektuje oraz nie produkuje wyrobów, które certyfikuje oraz wymaga od swojego personelu wewnętrznego, jak i zewnętrznego ujawniania każdej sytuacji, która może stanowić potencjalny konflikt interesów w przypadku prowadzenia procesów certyfikacji wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji. Ośrodek OBAC zapewnia na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej poufność informacji uzyskanych w procesie certyfikacji. Zasady zarządzania poufnością zostały wdrożone Zarządzeniem Prezesa Zarządu Ośrodka OBAC Sp. z o.o. w sprawie zapewnienia poufności wyników procesów certyfikacyjnych oraz ochrony praw własności klienta. Ośrodek OBAC deklaruje i zapewnia, że: - wszystkie osoby biorące udział w procesie certyfikacji wyrobów w Ośrodku OBAC Sp. z o.o. są zobowiązane do zachowania poufności co do uzyskanych informacji będących własnością klienta, podpisując deklarację o zachowaniu poufności i braku konfliktu interesów. - jeśli prawo będzie wymagało ujawnienia stronie trzeciej jakiejkolwiek informacji pozyskanej w trakcie procesu certyfikacji przez Jednostkę Certyfikującą, Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. jest zobligowany do poinformowania Posiadacza certyfikatu o potrzebie udostępnienia informacji będącej jego własnością. 11. Skargi i odwołania Klient Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o. o ma prawo do wniesienia skargi lub złożenia odwołania od decyzji Jednostki Certyfikującej na każdym etapie postępowania w procesie certyfikacji. Wszelkie skargi lub odwołania należy kierować do Kierownika Jednostki Certyfikującej Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. w sekretariacie Ośrodka OBAC Sp. z o.o. Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. gwarantuje swoim klientom obiektywność i bezstronność w rozpatrywaniu skarg lub odwołań. Wszystkie skargi lub odwołania złożone przez Klienta Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. poddawane są weryfikacji pod względem ich zasadności. Ośrodek OBAC każdorazowo na piśmie informuje Klient o wyniku i zakończeniu postępowania ze skargą lub odwołaniem. Sposób postępowania w przypadku złożenia skargi lub odwołania przebiega zgodnie z procedurą OBAC/PO-9 Skargi i odwołania, dostępną do wglądu na życzenie Klienta w sekretariacie Ośrodka OBAC Sp. z o.o. 12. Odpowiedzialność prawna Wydany przez Jednostkę Certyfikującą Ośrodka OBAC Sp. z o.o. certyfikat zgodności nie zwalnia Posiadacza certyfikatu z odpowiedzialności za wyrób oraz skutki wynikające z użytkowania wyrobu niewłaściwej jakości. Ośrodek Badań Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. w Gliwicach wydając certyfikat zgodności nie bierze odpowiedzialności za ewentualne naruszenie praw wyłącznych i pokrewnych. 13. Informacje dodatkowe Informacje dodatkowe można uzyskać w Sekretariacie Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o., tel. +48 (032) 237 84 40-41, fax.: +48 (032) 237 84 42, e-mail: biuro@obac.com.pl. OBAC/PO-1/Z1 wyd. 11 z 10.04.2018 Strona 9 z 9