Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 4931/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 16 kwietnia 2014 roku REGULAMIN udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 1 Regulamin niniejszy określa zasady udzielania przez Urząd Miejski w Radomiu zamówień, których wartość wyliczona dla wydatków tego samego rodzaju nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, oraz zamówień, których przedmiotem jest nabycie, przygotowanie, produkcja lub koprodukcja materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub Internecie oraz zakup czasu antenowego, a także zasady prowadzenia postępowania oraz sporządzania dokumentacji niezbędnej do jego udzielenia. Regulamin opracowany został na podstawie: 2 1. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2013r. poz. 907 ze zm.) 2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2013, poz. 885 ze zm.). Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 3 1. organizatorach postępowania należy przez to rozumieć komórki organizacyjne, o których mowa w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta w Radomiu. 2. zamówieniu należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi i dostawy nie zaliczane do projektów i robót budowlanych, których wartość wyliczona dla wydatków tego samego rodzaju nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro a także umowy, bez względu na ich wartość, dotyczące nabycia, przygotowania, produkcji lub koprodukcji materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub Internecie oraz zakupu czasu antenowego. 4 Przy udzieleniu zamówienia organizatorzy postępowania winni faktycznie mieć zagwarantowane środki przeznaczone na sfinansowanie zamówienia. 5 1. Określenia przedmiotu zamówienia, ustalenia wartości zamówienia dokonuje organizator postępowania z należytą starannością, w sposób obiektywny i bezstronny z zachowaniem przejrzystości dokonywanych czynności.
2. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Wartość szacunkową zamówienia (tj. całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług ustalone z należytą starannością) oblicza się zgodnie z zasadami postępowania w sprawach o udzielenie zamówień publicznych tj. zgodnie z art. 32 i 34 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z uwzględnieniem średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, aktualnie obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Ustalenie wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. 5. Ustalenie wartości zamówienia polegające na analizie i badaniu rynku może mieć formę ofertowego zapytania przeprowadzonego drogą pisemną, faxową, elektroniczną lub dokonane być w formie rozmowy telefonicznej. W przypadku dokonania czynności w formie rozmowy telefonicznej, osoba jej dokonująca sporządza notatkę, w której zawarta jest co najmniej informacja nt. daty przeprowadzonej rozmowy, nazwy oferenta oraz ceny. 6 1. Udzielenie zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, wymaga wcześniejszego złożenia do Biura Zamówień Publicznych wniosku o wszczęcie postępowania wg załącznika nr 2 do Zarządzenia 4930/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 16 kwietnia 2014r. w sprawie rejestracji w Biurze Zamówień Publicznych planowanych wydatków oraz wniosków o wszczęcie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub o udzielenie informacji o możliwości udzielenia zamówienia, do którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Procedury niniejszego regulaminu w zakresie wyboru wykonawcy ( 7 i 8) nie mają zastosowania do: 1) udzielania zamówień dotyczących usuwania awarii i skutków zdarzeń losowych oraz zakupu materiałów eksploatacyjnych do samochodów, jeżeli ich wartość każdorazowo nie przekracza równowartości kwoty 1.000 euro, 2) udzielania zamówień, których wartość w skali wydatków całego Urzędu nie przekracza równowartości kwoty 3.000 euro, 3) udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, o których mowa w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. 2010 r., Nr 12, poz. 68), 4) udzielania zamówień dotyczących nabycia, przygotowania, produkcji lub koprodukcji materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub Internecie oraz zakupu czasu antenowego. 3. Zamówienia, bez względu na ich wartość winny być dokonywane zgodnie z ustawą o finansach publicznych, w szczególności w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: 1) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, 2) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
7 1. W przypadku udzielania zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, organizator postępowania zobowiązany jest do przekazania zaproszenia do złożenia ofert cenowych do co najmniej trzech wykonawców, w drodze zapytania ofertowego, opisującego przedmiot zamówienia oraz warunki umowy, kierowanego w formie pisemnej, faxowej lub elektronicznej z podaniem terminu składania ofert. 2. Dopuszcza się możliwość udzielenia zamówienia w przypadku, gdy wpłynęła tylko 1 oferta cenowa. 3. Dopuszcza się możliwość negocjacji oferowanych cen. W przypadku uzyskania identycznych najkorzystniejszych ofert, kontrahenci zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych lub zaproszeni do dodatkowych negocjacji. W przypadku negocjacji organizator postępowania obowiązany jest sporządzić notatkę wg załącznika nr 2. 4. Kryterium wyboru oferty, w zależności od rodzaju zamówienia, stanowi cena lub cena i inne kryteria, w szczególności: szybkość dostawy, koszty eksploatacji, gwarancja, walory użytkowe, jakościowe, zaawansowanie techniczne. 5. W przypadku zastosowania więcej niż jednego kryterium oceny ofert - ceny, ocena każdej oferty winna zostać dokonana na podstawie tego samego wzoru uwzględniającego ustalone wagi każdego z kryteriów oceny. 6. W przypadku zastosowania kryterium uznaniowego (jak jakość, walory użytkowe itp.) punktacja winna być przyznawana przez zespół co najmniej trzy osobowy. 7. Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który po uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego w zakresie przedmiotu zamówienia zaoferował najniższą cenę lub którego oferta jest najkorzystniejsza po uwzględnieniu wszystkich wskazanych kryteriów. 8. Czynności, o których mowa powyżej w pkt 1, 2 i 4 należy udokumentować sporządzając Zestawienie ofert cenowych wg załącznika nr 1. 8 1. Udzielenie zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, wymaga sporządzenia umowy lub zlecenia/zapotrzebowania w formie pisemnej w oparciu o Zestawienie ofert cenowych (załącznik nr 1) i notatkę z negocjacji (załącznik nr 2), o ile takie będą prowadzone. 2. Umowy/zlecenia: a) nie mogą wykraczać poza zakres przedmiotu zamówienia, b) mogą być zawierane wyłącznie na czas oznaczony, c) winny być zawierane z uwzględnieniem odpowiednich przepisów Kodeksu cywilnego. 9 Dopuszcza się możliwość odstąpienia za pisemną zgodą Prezydenta Miasta Radomia od zasad określonych w 7 i dokonania zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (np. w przypadku krótkiego terminu realizacji zamówienia, zadania o specjalistycznym charakterze, w przypadku gdy zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca). W tym celu organizator postępowania składa do Prezydenta Miasta Radomia pisemny wniosek,
zawierający uzasadnienia dla odstąpienia od zasad wyboru wykonawcy w trybie, o którym mowa w 7. 10 1. Dyrektor/Kierownik jednostki wszczynającej postępowanie zobowiązany jest do przechowywania całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówienia, umową o jego wykonanie oraz złożonymi i nie podlegającymi zwrotowi ofertami, przez okres ustalony w instrukcji kancelaryjnej, w sposób gwarantujący nienaruszalność ich treści przy zachowaniu tajemnicy służbowej i bezpieczeństwa dokumentów. 2. Archiwizacja dokumentacji w sprawie zamówień publicznych odbywa się na podstawie odrębnych przepisów. 11 W sprawach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się następujące przepisy. 1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2013r. poz. 907 ze zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2013, poz. 885 ze zm.). 3. Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. 2013r.. poz. 168 ze zm.). 4. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. 2014r. poz. 121). 5. Wytyczne Prezydenta Miasta Radomia w sprawie: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki oraz instrukcji archiwalnej. 6. Wytyczne dot. kwalifikowalności wydatków w programie operacyjnym Unii Europejskiej, w ramach którego planowanie jest przedstawienie wydatku jako kwalifikowanego. 12 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
Zestawienie ofert cenowych Zaproszenie do złożenia ofert przekazano do: 1). Załącznik nr 1. 2).. 3).. Do dnia... wpłynęły następujące oferty: L.p. Nazwa wykonawcy Zaoferowana cena Inne oceniane kryteria wraz z ustaloną wagą każdego z kryteriów Wybrano ofertę najtańszą/najkorzystniejszą z innych powodów niż najniższa cena Powody wyboru oferty innej niż oferta z najniższą ceną: Podpis Dyrektora/Kierownika organizatora postępowania Niepotrzebne skreślić
Notatka z negocjacji z dnia... Załącznik nr 2. Spisana w Wydziale/Biurze...przez Przedstawiciele Zamawiającego... Przedstawiciele Wykonawcy... 1. Opis przedmiotu zamówienia... 2. W sprawie realizacji zamówienia zwrócono się do firmy (nazwa, adres)... 4. Ustalenia będące przedmiotem negocjacji: a. Cena: - zaproponowana przez Wykonawcę -... - ustalona po negocjacjach -... b. Dodatkowe kryteria:......... Na tym notatkę zakończono. Podpisy przedstawicieli Zamawiającego Podpisy osób uprawnionych do występowania w imieniu Wykonawcy